Es posible que elegir un sistema de puntos de venta (POS) sea una de las decisiones relacionadas con pagos más importantes para tu empresa. Con el software y el hardware de sistema POS adecuados, tu configuración de pagos puede facilitar las transacciones sin esfuerzo, lo que se traduce en un aumento de los ingresos y de la satisfacción del cliente. Sin embargo, elegir una configuración de sistema POS incorrecta puede hacer que las transacciones estén plagadas de fricciones e ineficiencias que obstaculicen el funcionamiento de tu empresa.

El mercado de software de sistema POS se valoró en 11,990 millones de dólares estadounidenses en 2022, que se prevé que crezca casi un 10 % año tras año. Con un tamaño de mercado tan considerable, no es de extrañar que las empresas tengan un número abrumador de opciones de sistemas POS.

Abordaremos lo que debes saber sobre los sistemas POS y los puntos clave a considerar al elegir el mejor para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Qué tipo de empresas necesitan un sistema POS?
  
• Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema POS
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es el hardware y el software que permiten a las empresas aceptar pagos de los clientes. Sin embargo, cada vez más, los sistemas POS hacen mucho más:

• Actualizar el inventario
  
• Seguir las ventas
  
• Gestionar la caja registradora
  
• Imprimir recibos
  
• Escanear códigos de barras y códigos QR
  
• Fichar la entrada y salida de los empleados
  
• Ejecutar informes sobre ventas y otros análisis
  
• Gestionar las cuentas de los clientes y las recompensas
  

Algunos sistemas POS se basan completamente en software y no incluyen hardware físico. Estos servicios principalmente atienden a empresas solo en línea que no aceptan pagos en persona. En el caso de los sistemas POS que sí aceptan pagos en persona, algunos componentes de hardware pueden incluir:

• Lector de tarjetas
  
• Dispositivo conectado
  
• Cajón de efectivo
  
• Escáner de código de barras
  
• Impresora de recibos
  

Los sistemas POS pueden procesar ventas, aceptar varios métodos de pago, analizar datos de ventas, generar informes, capturar datos de clientes, realizar un seguimiento del inventario y mejorar la retención de clientes y los esfuerzos de marketing. Esto es lo que hace que elegir el sistema POS adecuado sea tan importante: más allá del procesamiento de transacciones, el sistema POS puede asumir múltiples tareas importantes para tu negocio.

Para obtener más información sobre los tipos de sistemas POS y cómo funcionan, lee nuestra guía sobre sistemas POS.

¿Qué tipo de empresas necesitan un sistema POS?

Cualquier empresa que acepte pagos de clientes puede beneficiarse del uso de un sistema POS, pero es especialmente esencial para los negocios que aceptan pagos que no son en efectivo.

Si bien es cierto que cualquier negocio que acepta pagos probablemente necesite algún tipo de sistema POS, cada negocio es diferente y no existe una regla estricta. Debido a que no todos los sistemas POS tienen los mismos componentes o características, decidir cuál es el adecuado para tu empresa requiere una comprensión detallada de las necesidades.

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema POS

Al igual que con cualquier elección relacionada con tu empresa, elegir el sistema POS adecuado implica aclarar las necesidades, comprender lo que es posible, identificar los costos y analizar las opciones para decidir cuál se adapta mejor a tus parámetros. Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de buscar soluciones de sistema POS:

Tipo de hardware

Tu hardware de sistema POS dependerá de dónde y cómo funciona tu empresa, y es posible que no necesites ningún hardware. Por ejemplo, un minorista de ecommerce sin locales físicos no necesitará terminales de sistema POS físicos, mientras que el propietario de una cadena de tintorerías sí los necesitará. Incluso para las empresas que aceptan pagos en persona, existen variaciones en las necesidades de hardware de los sistemas POS. Por ejemplo, si diriges una empresa que ofrece servicios a domicilio a los clientes, es posible que tu equipo de empleados necesite dispositivos de sistemas POS móviles que les permitan aceptar pagos sobre la marcha.

Facilidad de uso

Si un sistema POS cuenta con características impresionantes y funcionalidad dinámica, pero resulta difícil de adoptar para tu equipo, es posible que el esfuerzo no valga la pena. A la hora de examinar los posibles sistemas POS, no te limites a fijarte en lo que son capaces de hacer por tu negocio, sino que profundiza para conocer la experiencia de usuario. El sistema POS adecuado ayudará a que tu empresa funcione sin problemas, no debe crear un nuevo conjunto de problemas para ti y tu equipo.

Implementación e integración

En lugar de considerar los méritos de un sistema POS en el vacío, piensa en cómo funcionaría dentro de tu empresa tal como existe en la actualidad. ¿Qué software, aplicaciones y otras soluciones ya estás utilizando con las que tendría que integrarse un sistema POS? ¿Cómo lo usarías realmente? Por ejemplo, Stripe Terminal te permite gestionar todas tus ventas en línea y fuera de línea en un solo lugar con una única integración, ya que funciona a la perfección con Stripe Payments, Connect y Billing.

Cumplimiento de la normativa PCI

Es importante que cualquier sistema POS esté equipado para cumplir con las reglas de cumplimiento de la normativa del sector de tarjetas de pago (PCI). Estas fueron establecidas por el Consejo de Normas de Seguridad de la PCI, un colectivo de grandes empresas involucradas en el procesamiento de pagos electrónicos que creó un conjunto de estándares para ayudar a las empresas a proteger los datos de pago y prevenir el fraude en torno a las transacciones con tarjetas de los consumidores. Algunos de los requisitos incluyen cifrado punto a punto (P2PE), que utiliza un proceso denominado tokenización para ocultar información confidencial del titular de la tarjeta, como el número de la tarjeta, durante el proceso de transacción. Stripe Terminal utiliza P2PE y está completamente equipado para cumplir con los estándares de cumplimiento de la normativa PCI, una herramienta imprescindible para cualquier sistema POS que estés considerando.

Para qué tareas necesita un sistema POS

La mayoría de los sistemas POS modernos promocionan muchas funcionalidades además de su funcionalidad principal de aceptar pagos. El proceso de elección de un sistema POS es la oportunidad perfecta para hacer una lista de todas las tareas operativas involucradas en la gestión de su negocio, que se puede dividir en tres categorías:

• Tareas para las que ya tienes una buena solución
  
• Tareas para las que tienes una solución, pero no estás contento con ella
  
• Tareas para las que no tienes ninguna solución
  

En la segunda y tercera categoría es donde un sistema POS podría ofrecer el mayor valor para tu empresa. Como punto de partida, consulta la breve lista de características y funcionalidades enumeradas anteriormente. Quizás lo más importante es un sistema POS que actualice automáticamente tu inventario, maneje la facturación y proporcione una solución omnicanal que integre tus informes de ventas en línea y en persona. O tal vez tus necesidades más apremiantes involucran características completamente diferentes. El objetivo es comprender qué características son más importantes para tu negocio y encontrar una solución adecuada.

Costos

Al igual que las necesidades relacionadas con el sistema POS de cada empresa varían, también lo harán los costos asociados. La lista de características imprescindibles y agradables resultará útil cuando comparez los costos respectivos de diferentes proveedores de sistema POS. Esta etapa tiene que ver con las compensaciones. Por ejemplo, tal vez necesites terminales de sistema POS para 40 tiendas minoristas y un proveedor ofrezca una economía unitaria favorable para las empresas que se están instalando a escala, pero no tienen algunas de las características que esperabas. Otro proveedor puede ofrecer un alto grado de personalización y un servicio al cliente excepcional, pero puede costar demasiado para tu presupuesto. Mantenerte firme sobre las necesidades esenciales y el presupuesto es vital para encontrar el sistema POS ideal para tu empresa. Aquí encontrarás más detalles sobre las tarifas de Stripe, incluido Stripe Terminal.

Escalabilidad

La mejor configuración de pago es aquella que se adapta a tus necesidades actuales y que también puede crecer con tu empresa en el futuro. Lo más probable es que tengas planes sobre hacia dónde quieres llevar tu negocio en los próximos meses y años. Asegúrate de que el sistema POS que elijas siga siendo pertinente para tu empresa a medida que crece y evoluciona.