Es posible que elegir un sistema de puntos de venta (POS) sea una de las decisiones relacionadas con pagos más importantes para tu empresa. Con el software y el hardware de sistema POS adecuados, tu configuración de pagos puede facilitar las transacciones sin esfuerzo, lo que se traduce en un aumento de los ingresos y de la satisfacción del cliente. Sin embargo, elegir una configuración de sistema POS incorrecta puede hacer que las transacciones estén plagadas de fricciones e ineficiencias que obstaculicen el funcionamiento de tu empresa.

El mercado de software de sistema POS se valoró en 11,990 millones de dólares estadounidenses en 2022, que se prevé que crezca casi un 10 % año tras año. Con un tamaño de mercado tan considerable, no es de extrañar que las empresas tengan un número abrumador de opciones de sistemas POS.

Abordaremos lo que debes saber sobre los sistemas POS y los puntos clave a considerar al elegir el mejor para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Qué tipo de empresas necesitan un sistema POS?
  
• Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema POS
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es la combinación de hardware y software que permite a las empresas aceptar pagos de los clientes. No obstante, los sistemas POS hacen cada vez más cosas; por ejemplo, las siguientes:

• Actualizar el inventario.
  
• Hacer un seguimiento de las ventas.
  
• Administrar la caja registradora.
  
• Imprimir recibos.
  
• Escanear códigos de barras y QR.
  
• Fichar al entrar y al salir.
  
• Elaborar informes sobre ventas y otros análisis.
  
• Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes.
  

Algunos sistemas POS se basan íntegramente en software y no tienen ningún hardware físico. Esto lo utilizan principalmente las empresas que solo operan por Internet y no aceptan pagos en persona. En el caso de los sistemas POS que sí aceptan pagos en persona, los componentes de hardware pueden ser, entre otros, los siguientes:

• Lector de tarjetas
  
• Dispositivo conectado
  
• Caja registradora
  
• Escáner de código de barras
  
• Impresora de recibos
  

Los sistemas POS pueden procesar ventas, aceptar varios métodos de pago, analizar datos de ventas, generar informes, capturar datos de los clientes, hacer un seguimiento del inventario y mejorar la retención de clientes y las iniciativas de marketing. Esto es lo que hace que sea tan importante elegir el sistema POS adecuado. Más allá del mero procesamiento de transacciones, el sistema POS puede asumir varias tareas importantes de tu empresa.

Para obtener más información acerca de los tipos de sistemas POS y cómo funcionan, consulta nuestra guía de sistemas POS.

¿Qué tipo de empresas necesitan un sistema POS?

Cualquier empresa que acepte pagos de clientes puede beneficiarse del uso de un sistema POS, pero es especialmente esencial para los negocios que aceptan pagos que no son en efectivo.

Si bien es cierto que cualquier negocio que acepta pagos probablemente necesite algún tipo de sistema POS, cada negocio es diferente y no existe una regla estricta. Debido a que no todos los sistemas POS tienen los mismos componentes o características, decidir cuál es el adecuado para tu empresa requiere una comprensión detallada de las necesidades.

¿Qué debe tenerse en cuenta a la hora de elegir un sistema POS?

Al igual que con cualquier elección que concierne a tu negocio, elegir el sistema POS adecuado implica tener claras las necesidades, comprender qué es posible, identificar los costes y analizar las opciones para decidir cuál se ajusta mejor a los parámetros de tu empresa. Aquí explicamos lo que debe tenerse en cuenta cuando se analizan soluciones de sistema POS:

Tipo de hardware

Las necesidades de hardware de sistema POS de tu empresa dependerán de dónde y cómo opera tu negocio. Incluso es posible que no necesite ningún hardware. Por ejemplo, un minorista de e-commerce sin tiendas físicas no necesita terminales de sistema POS físicos, mientras que el propietario de una cadena de lavanderías sí. Incluso en el caso de las empresas que aceptan pagos en persona, las necesidades de hardware de sistema POS varían. Por ejemplo, si diriges un negocio que presta servicios a domicilio a los clientes, es posible que tu plantilla necesite dispositivos de sistema POS móviles que les permitan aceptar pagos en sus desplazamientos.

Facilidad de uso

Si un sistema POS tiene funciones impresionantes y funcionalidad dinámica, pero es difícil de utilizar para tu equipo, quizá las ventajas no compensan el esfuerzo. Cuando analices posibles sistemas POS, no mires solamente lo que puede hacer para tu empresa: profundiza para saber cómo es la experiencia del usuario. El sistema POS adecuado ayudará a que tu negocio funcione con más fluidez. No debería crear complicaciones para ti y tu equipo.

Implementación e integración

En lugar de considerar las ventajas de cualquier sistema POS por sí solo, piensa en cómo funcionaría en tu empresa tal como es ahora. ¿Qué software, aplicaciones y otras soluciones utilizáis ya con las que tendría que integrarse un sistema POS? ¿Cómo lo usaríais realmente? Por ejemplo, Stripe Terminal permite gestionar todas las ventas por Internet y sin conexión en un mismo lugar con una sola integración, ya que funciona sin problemas con Stripe Payments, Connect y Billing.

Cumplimiento de la normativa PCI

Es importante que cualquier sistema POS esté equipado de forma que satisfaga las reglas de cumplimiento de la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI, por sus siglas en inglés). Estas reglas las estableció el PCI Security Standards Council, un colectivo de grandes empresas involucradas en el procesamiento de pagos electrónicos que creó un conjunto de normas para ayudar a las empresas a proteger los datos de los pagos y a evitar el fraude en las transacciones con tarjetas de consumidores. Algunos de los requisitos incluyen cifrado de punto a punto (P2PE), que utiliza un proceso denominado tokenización para ocultar la información confidencial del titular de la tarjeta, como el propio número de la tarjeta, durante la transacción. Terminal utiliza P2PE y está totalmente equipado para cumplir la normativa PCI, algo imprescindible en cualquier sistema POS que estés considerando.

¿Para qué tareas necesita tu empresa un sistema POS?

La mayoría de los sistemas POS actuales ofrecen muchas funciones, además de la funcionalidad básica de aceptar pagos. El proceso de elegir un sistema POS es la oportunidad perfecta para hacer una lista de todas las tareas operativas involucradas en la dirección de un negocio, que se pueden dividir en tres categorías:

• Tareas para las que tu empresa ya tiene una buena solución.
  
• Tareas para las que tu empresa tiene solución, pero no os satisface.
  
• Tareas para las que tu empresa no tiene solución.
  

La segunda y la tercera categorías es donde un sistema POS puede aportar más valor a tu negocio. Como punto de partida, vuelve a consultar la breve lista de funciones del principio. Quizá lo más importante es que sea un sistema POS que actualice automáticamente el inventario, controle la facturación y proporcione una solución omnicanal que integre los informes de ventas por Internet y en persona. O quizá las necesidades más apremiantes implican funciones totalmente diferentes. El objetivo es comprender qué funciones son más importantes para tu empresa y buscar la solución que las tenga.

Costes

Igual que varían las necesidades de cada empresa relacionadas con el sistema POS, varían también los costes asociados. La lista de funciones imprescindibles y las que simplemente son interesantes es muy útil cuando se comparan los respectivos costes de diferentes proveedores de sistemas POS. Esta fase va de hacer concesiones. Por ejemplo, puede que tu empresa necesite terminales de sistema POS para 40 tiendas de comercio minorista y un proveedor ofrezca una economía unitaria favorable para empresas que se están estableciendo a gran escala, pero no tenga algunas de las características que querías. Otro proveedor podría ofrecer un alto nivel de personalización y un servicio de atención al cliente excepcional, pero costar demasiado para el presupuesto de tu empresa. Mantenerse firme en cuanto a las necesidades básicas y el presupuesto es fundamental para encontrar el sistema POS ideal para tu empresa. Aquí puedes consultar más detalles sobre los precios de Stripe, incluido Terminal.

Escalabilidad

La mejor configuración de pagos es la que satisface las necesidades actuales de tu empresa y puede crecer a medida que lo haga tu negocio en el futuro. Lo más probable es que tengas planes para tu empresa en los próximos meses y años. Asegúrate de que el sistema POS que elijas será adecuado para tu negocio a medida que crezca y evolucione.