De keuze voor een POS-systeem (POS is misschien wel een van de belangrijkste betalingsgerelateerde beslissingen voor je bedrijf. Met de juiste POS-software en hardware kun je moeiteloze transacties uitvoeren, waardoor je omzet en klanttevredenheid stijgen. Maar als je de verkeerde POS configuratie kiest, kunnen transacties worden overspoeld met frictie en inefficiënties die je bedrijf nadelig beïnvloeden.

De wereldwijde POS-softwaremarkt werd in 2022 gewaardeerd op $ 11,99 miljard, die naar verwachting jaar op jaar met bijna 10% zal groeien. Met zo'n aanzienlijke marktomvang is het geen verrassing dat bedrijven een overweldigend aantal POS-systeemkeuzes hebben.

We bespreken wat je moet weten over POS-systemen en de belangrijkste punten waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van het beste systeem voor je bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een POS-systeem?
  
• Wat voor soort bedrijven hebben een POS-systeem nodig?
  
• Waar je op moet letten bij het kiezen van een POS-systeem
  

Wat is een POS systeem?

Een POS-systeem is de hardware en software waarmee bedrijven betalingen van klanten kunnen accepteren. In toenemende mate doen POS-systemen echter veel meer, waaronder:

• Inventaris bijwerken
  
• Bijhouden van de verkoop
  
• Beheren van de kassalade
  
• Afdrukken van bonnen
  
• Scannen van barcodes en QR-codes
  
• Medewerkers in- en uitklokken
  
• Uitvoeren van rapporten over verkoop en andere analyses
  
• Beheren van klantaccounts en beloningen
  

Sommige POS-systemen zijn volledig op software gebaseerd en bevatten geen fysieke hardware. Deze zijn voornamelijk bedoeld voor online bedrijven die geen fysieke betalingen accepteren. Voor POS-systemen die fysieke betalingen accepteren, kunnen enkele hardwarecomponenten het volgende zijn:

• Kaartlezer
  
• Aangesloten apparaat
  
• Kassalade
  
• Barcode scanner
  
• Kassabon printer
  

POS-systemen kunnen verkopen verwerken, verschillende betaalmethoden accepteren, verkoopgegevens analyseren, rapporten genereren, klantgegevens vastleggen, voorraad bijhouden en klantbehoud en marketinginspanningen verbeteren. Daarom is het kiezen van het juiste POS-systeem zo belangrijk. Naast het verwerken van transacties kan je POS-systeem ook meerdere belangrijke taken voor je bedrijf op zich nemen.

Voor meer informatie over de soorten POS systemen en hoe ze werken, lees je onze POS-gids.

Welke soorten bedrijven hebben een POS-systeem nodig?

Elk bedrijf dat betalingen van klanten accepteert, kan baat hebben bij het gebruik van een POS-systeem, maar het is vooral essentieel voor bedrijven die niet-contante betalingen accepteren.

Hoewel het waar is dat elk bedrijf dat betalingen accepteert waarschijnlijk een of andere vorm van een POS-systeem nodig heeft, is elk bedrijf anders en is er geen vaste regel. Omdat niet elk POS-systeem dezelfde componenten of functies heeft, moet je een gedetailleerd begrip van je behoeften hebben om te bepalen welke het beste bij je bedrijf past.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een POS-systeem?

Zoals bij elke keuze met betrekking tot je bedrijf, omvat het kiezen van het juiste POS-systeem het verduidelijken van je behoeften, begrijpen wat mogelijk is, het identificeren van kosten en het analyseren van de opties om te beslissen welke het beste bij je parameters past. Dit is waar je rekening mee moet houden bij het onderzoeken van POS-oplossingen:

Type hardware

Je POS-hardware die nodig zijn, hangt af van waar en hoe je bedrijf actief is, en het is mogelijk dat je helemaal geen hardware nodig hebt. Een e-commerceretailer zonder fysieke locaties heeft bijvoorbeeld geen fysieke POS-terminals nodig, terwijl de eigenaar van een keten van stomerijen dat wel heeft. Zelfs voor bedrijven die fysieke betalingen accepteren, zijn er verschillen in POS-hardwarebehoeften. Als je bijvoorbeeld een bedrijf runt dat thuisdiensten aan klanten levert, hebben je medewerkers mogelijk mobiele POS-apparaten nodig waarmee ze onderweg betalingen kunnen accepteren.

Gebruiksgemak

Als een POS-systeem indrukwekkende functies en dynamische functionaliteit heeft, maar moeilijk te adopteren blijkt voor je team, is de inspanning misschien niet de moeite waard. Kijk bij het doorlichten van potentiële POS-systemen niet alleen naar wat ze voor je bedrijf kunnen betekenen, maar graaf dieper om meer te weten te komen over de gebruikerservaring. Het juiste POS-systeem helpt je bedrijf soepeler te werken - het zou geen nieuwe reeks problemen voor jou en je team moeten veroorzaken.

Implementatie en integratie

In plaats van de voordelen van een POS-systeem in een vacuüm te overwegen, kun je nadenken over hoe het zou werken binnen je bedrijf zoals het momenteel bestaat. Met welke software, apps en andere oplossingen gebruik je al waarmee een POS-systeem moet worden geïntegreerd? Hoe zou je het eigenlijk gebruiken? Zo kun je met Stripe Terminal al je online en offline verkopen op één plek en met één integratie beheren, omdat het naadloos werkt in combinatie met Stripe Payments, Connect en Billing.

PCI-compliance

Het is belangrijk dat elk POS-systeem is uitgerust om de complianceregels van de PCI-industrie (Payment Card Industry) te handhaven. Deze zijn opgesteld door de PCI Security Standards Council, een collectief van grote bedrijven die zich bezighouden met de verwerking van elektronische betalingen en die een reeks normen hebben opgesteld om bedrijven te helpen betaalgegevens te beschermen en fraude bij transacties met consumentenkaarten te voorkomen. Enkele van de vereisten zijn point-to-point-encryptie (P2PE), waarbij een proces wordt gebruikt dat tokenisatie wordt genoemd om gevoelige informatie van de kaarthouder, zoals het kaartnummer zelf, tijdens het transactieproces te verbergen. Stripe Terminal maakt gebruik van P2PE en is volledig uitgerust om de PCI-normen te handhaven, een absolute must-have voor elk POS systeem dat je overweegt.

Voor welke taken heb je een POS systeem nodig?

De meeste moderne POS-systemen hebben veel functies naast hun kernfunctionaliteit van het accepteren van betalingen. Het proces van het kiezen van een POS-systeem is de perfecte gelegenheid om een lijst te maken van alle operationele taken die komen kijken bij het runnen van je bedrijf, die kan worden onderverdeeld in drie categorieën:

• Taken waar je al een goede oplossing voor hebt
  
• Taken waar je een oplossing voor hebt, maar waar je niet tevreden mee bent
  
• Taken waar je geen oplossing voor hebt
  

In de tweede en derde categorie kan een POS-systeem de meeste waarde voor je bedrijf opleveren. Raadpleeg om te beginnen de korte lijst met functies en functionaliteit die eerder zijn vermeld. Misschien wel het belangrijkste is een POS-systeem dat je voorraad automatisch bijwerkt, facturering afhandelt en een omnichannel-oplossing biedt die je online en persoonlijke verkooprapportage integreert. Of misschien hebben je meest dringende behoeften betrekking op totaal verschillende functies. Het doel is om te begrijpen welke functies het belangrijkst zijn voor je bedrijf en een passende oplossing te vinden.

Kosten

Net zoals de POS-systeemgerelateerde behoeften van elk bedrijf variëren, zullen ook de bijbehorende kosten variëren. De lijst met must-have en nice-to-have functies zal nuttig zijn wanneer je de respectieve kosten van verschillende POS-providers vergelijkt. In deze fase draait alles om compromissen. Misschien heb je bijvoorbeeld POS-terminals nodig voor 40 winkellocaties en biedt één aanbieder een gunstig eenheidsrendement voor bedrijven die zich op grote schaal opzetten, maar hebben ze niet alle functies waar je op had gehoopt. Een andere aanbieder biedt misschien een hoge mate van maatwerk en uitzonderlijke klantenservice, maar kost misschien te veel voor je budget. Standvastig blijven over je essentiële behoeften en budget zijn van vitaal belang voor het vinden van het ideale POS-systeem voor je bedrijf. Hier vind je meer informatie over de tarieven voor Stripe, inclusief Stripe Terminal.

Schaalbaarheid

De beste betaalconfiguratie is er een die werkt voor je huidige behoeften en die ook in de toekomst met je bedrijf kan meegroeien. De kans is groot dat je plannen hebt voor waar je de komende maanden en jaren met je bedrijf naartoe wilt. Zorg ervoor dat het POS-systeem dat je kiest relevant blijft voor je bedrijf terwijl het groeit en evolueert.