Formas de pagamento eletrônicas ganharam força significativa, e o valor dos pagamentos digitais deve atingir quase US$ 9,5 trilhões em 2023. Segundo a PwC, o volume de pagamentos sem dinheiro deve aumentar mais de 80% de 2020 a 2025. Com mais empresas expandindo para o e-commerce e aceitando mais pagamentos digitais, entender as implicações fiscais das tarifas de processamento de pagamentos é importante para maximizar as deduções e reduzir a carga fiscal.

Discutimos aqui como as tarifas de processamento de pagamentos afetam os impostos, explicando como receber todos os benefícios fiscais para os quais sua empresa se qualifica. Compreendendo as práticas recomendadas para deduzir essas tarifas, você pode refinar a estratégia fiscal da sua empresa e maximizar seus resultados financeiros.

Neste artigo:

• O que são tarifas de processamento de pagamentos?
  
• É possível deduzir tarifas de processamento de pagamentos do imposto?
  
• As tarifas de transação são dedutíveis?
  
• As tarifas do comerciante são dedutíveis?
  
• Práticas recomendadas para deduzir tarifas de processamento de pagamentos
  

O que são tarifas de processamento de pagamentos?

As tarifas de processamento de pagamentos são valores que as empresas devem pagar por serviços de processamento de pagamentos, que gerenciam as transações entre a empresa e seus clientes. Esses serviços permitem às empresas aceitar cartões de crédito e débito, carteiras digitais, pagamentos móveis, e outros pagamentos eletrônicos.

Essas tarifas geralmente envolvem vários componentes:

• Comissões interbancárias
  Os Bancos emissores cobram comissões interbancárias, e esse tipo de tarifa normalmente constitui a maior parte das tarifas de processamento de pagamentos. Elas são definidas pelas bandeiras de cartão e geralmente são inegociáveis.

• Tarifas de avaliação
  As bandeiras de cartão cobram tarifas de avaliação. Elas são menores que as tarifas interbancárias, mas também tendem a ser inegociáveis.

• Margem do processador
  Esta é a tarifa cobrada pelo processador de pagamentos, que é a empresa que fornece o serviço de processamento de transações com cartão para a empresa. Esta tarifa é muitas vezes negociável e pode variar muito de um processador para outro.

Alguns processadores de pagamentos também cobram tarifas adicionais por serviços como estornos, acesso a gateway de pagamentos ou conformidade com PCI, entre outros. O valor exato dessas tarifas depende de vários fatores, como o tipo de transação (presencial ou online), o tipo de cartão utilizado (débito ou crédito, cartão de recompensas ou cartão comum) e tipo de empresa.

É possível deduzir tarifas de processamento de pagamentos do imposto?

As tarifas de processamento de pagamentos são geralmente consideradas despesas empresariais necessárias e são dedutíveis em muitas jurisdições, como os Estados Unidos. Isso inclui tarifas para transações com cartão de crédito, plataformas de pagamento online e até tarifas bancárias par a transações comerciais.

A Publicação 535 do IRS indica o que pode ser considerado despesa comercial dedutível. Alguns pontos-chave deste documento:

• Despesas ordinárias e necessárias
  Para ser dedutível, uma despesa comercial deve ser ordinária e necessária. Uma despesa ordinária é aquela que é comum e aceita em sua área ou negócio. Uma despesa necessária é definida como aquela que é útil e apropriada para sua área ou negócio.

• Despesas correntes x despesas de capital
  As despesas comerciais geralmente são dedutíveis no ano em que são incorridas. No entanto, se a despesa resultar em um benefício que durará mais de um ano (como a compra de equipamentos), ela pode ter que ser capitalizada e depreciada ao longo do tempo, em vez de deduzida de uma só vez.

• Despesas pessoais e comerciais
  Somente a parte comercial de uma despesa é dedutível. Se uma despesa for em parte pessoal e em parte empresarial, ela precisa ser dividida adequadamente.

As tarifas de processamento de pagamentos são dedutíveis porque são consideradas um custo necessário para fazer negócios. Essas tarifas normalmente se enquadram na categoria de "tarifas bancárias" ou similares no Anexo C (Formulário 1040), Lucros ou Perdas da Empresa para empresários individuais ou a parte correspondente da declaração de imposto de renda para corporações, sociedades ou outras pessoas jurídicas.

As tarifas de transação são dedutíveis?

As tarifas de transação incorridas por meio de um processador de pagamentos geralmente são dedutíveis, pois também são consideradas despesas ordinárias e necessárias diretamente relacionadas à operação do seu negócio. Ao deduzir as tarifas de transação, você pode reduzir sua receita tributável e pagar menos impostos.

Mantenha registros precisos das tarifas de transação se pretender deduzi-las dos impostos da sua empresa. É preciso guardar faturas, recibos e extratos fornecidos pelo processador de pagamentos como comprovação das tarifas pagas. Esses registros ajudam a fundamentar suas deduções e respaldar suas declarações.

As tarifas do comerciante são dedutíveis?

Normalmente, as tarifas de comerciante incorridas pelas empresas são dedutíveis. Essas tarifas são consideradas despesas ordinárias e necessárias diretamente associadas à operação do seu negócio. Ao aceitar pagamentos de clientes com cartão de crédito, você pode deduzir as tarifas cobradas pelo processador de pagamentos ou provedor de serviços ao comerciante, reduzindo sua renda tributável e economizando em impostos.

Mais uma vez, para garantir deduções precisas, é importante registrar as tarifas do comerciante que você paga. Guarde faturas, recibos ou extratos fornecidos pelo seu processador de pagamentos ou prestador de serviços de comerciante como documentação das tarifas pagas para apoiar sua dedução em caso de auditoria fiscal.

Vale ressaltar que as legislações tributárias podem ser diferentes dependendo da sua jurisdição. Embora as leis tributárias federais geralmente permitam a dedução de tarifas de processamento de pagamento, é recomendável consultar um profissional ou contador familiarizado com as regras e regulamentos fiscais específicos das localidades onde você opera. É importante obter orientação personalizada de acordo com as circunstâncias da sua empresa, garantindo que você maximize as deduções qualificadas e cumpra todas as leis tributárias.

Práticas recomendadas para deduzir tarifas de processamento de pagamentos

Ao deduzir tarifas de processamento de pagamento dos seus impostos, ou preparar-se para a próxima temporada de impostos, veja estas práticas recomendadas que você pode seguir para facilitar a declaração:

• Arquivos completos
  É importante guardar faturas, recibos e qualquer outra documentação comprobatória para fundamentar suas deduções. Uma boa regra: se você vai deduzir qualquer despesa em seus impostos, você precisa ter documentação para comprová-la. Configure processos que regularizem o arquivamento e a organização dessa documentação em suas operações comerciais, para que você não precise procurá-la no momento da declaração.

• Separe despesas comerciais e pessoais
  Separe despesas comerciais e pessoais relacionadas ao processamento de pagamentos. Debite apenas as tarifas diretamente associadas às operações da sua empresa. Tenha contas bancárias separadas ou use um software de contabilidade para acompanhar e categorizar as despesas corretamente.

• Classifique as despesas corretamente
  Use os informes e categorias fiscais adequados para declarar tarifas de processamento de pagamentos. Por exemplo, nos EUA, empresários individuais informam essas tarifas como "tarifas bancárias" no Anexo C (Formulário 1040).

• Consulte um profissional
  Artigos como este fornecem informações básicas, não orientação personalizada e não substituem um especialista em impostos. Consulte um profissional fiscal ou contador qualificado especializado em impostos comerciais para acompanhar as complexidades da legislação tributária, identificar deduções e refinar sua estratégia fiscal. Um profissional pode fornecer aconselhamento personalizado sob medida para sua empresa e garantir sua conformidade tributária.

• Mantenha-se informado
  As políticas fiscais não são estáticas, é comum haver mudanças de um ano para o outro. Acompanhe a regulamentação fiscal relevante, assine recursos fiscais oficiais, participe de seminários ou webinars e consulte fontes confiáveis para se manter informado sobre as alterações que podem afetar a dedutibilidade das tarifas de processamento de pagamentos.

Best practices for writing off payment processing fees

When deducting payment processing fees from your taxes—or preparing for the next tax season—here are some best practices you can follow to make tax time smoother:

• Accurate recordkeeping: It’s important to keep invoices, receipts, and any other supporting documentation to substantiate your deductions. A good rule: if you’re going to deduct any expense on your taxes, you need to have documentation. Establish processes that make accumulating and organizing this documentation a regular part of your business operations so you don’t have to search for it at tax time.

• Separate business and personal expenses: Clearly distinguish between business and personal expenses related to payment processing. Deduct only the fees that are directly associated with your business operations. Keeping separate bank accounts or using accounting software can assist in tracking and categorizing expenses correctly.

• Classify expenses correctly: Use the appropriate tax forms and categories when reporting payment processing fees. For example, in the US, sole proprietors report these fees under “bank fees” on Schedule C (Form 1040). The correct form for a limited liability company (LLC) to report these fees in the US depends on how the LLC is structured and taxed. A single-member LLC reports the fees on Schedule C (Form 1040), a multimember LLC does so on form 1065, an LLC taxed as an S-Corp uses Form 1120-S, and an LLC taxed as a C-Corp uses form 1120. LLCs would typically report the fees under “bank fees.”

• Consult with a tax professional: Articles like this one provide basic information, not personalized guidance, and aren’t a substitution for the advice of a tax expert. Work with a qualified tax professional or accountant who specializes in business taxes to help you work through the complexities of tax laws, identify eligible deductions, and refine your tax strategy.

• Stay informed: Tax policies are not static parts of doing business—they tend to change from year to year. Stay updated on relevant tax regulations and guidelines, subscribe to official tax resources, attend seminars or webinars, and consult reputable sources to stay informed about changes that could affect the deductibility of payment processing fees. In the US, there are generally few limitations on deducting processing fees for businesses, except for specific cases, such as when a business is classified as a passive activity or when processing fees are tied to the acquisition of a long-term asset. However, limitations could always change, so it’s important to stay aware.

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