Elektronische betaalmethoden hebben aanzienlijk aan populariteit gewonnen, waarbij de waarde van digitale betalingen naar verwachting bijna $ 9,5 biljoen in 2023. En volgens PwC zal het volume van girale betalingen naar verwachting toenemen met meer dan 80% van 2020 tot 2025. Naarmate meer bedrijven hun e-commerce grotere hoeveelheden digitale betalingen accepteren, is inzicht in de fiscale gevolgen van verwerkingskosten voor betalingen van groot belang om aftrekposten te maximaliseren en de totale verschuldigde belasting te verminderen.

Hieronder bespreken we hoe verwerkingskosten voor betalingen van invloed zijn op de zakelijke belastingen en geven we je de nodige kennis om elk belastingvoordeel te ontvangen waarvoor je bedrijf in aanmerking komt. Als je inzicht krijgt in de aanbevolen werkwijzen voor het aftrekken van deze kosten, kun je de belastingstrategie van je bedrijf verfijnen en je financiële resultaten maximaliseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn verwerkingskosten voor betalingen?
  
• Zijn de verwerkingskosten van betalingen fiscaal aftrekbaar?
  
• Zijn transactiekosten fiscaal aftrekbaar?
  
• Zijn de kosten van de handelaar fiscaal aftrekbaar?
  
• Best practices voor het afschrijven van verwerkingskosten voor betalingen
  

Wat zijn verwerkingskosten voor betalingen?

Verwerkingskosten voor betalingen zijn kosten die bedrijven moeten betalen in ruil voor het gebruik van betalingsverwerking diensten die de transacties tussen het bedrijf en zijn klanten vergemakkelijken. Met deze diensten kunnen bedrijven creditcards en debitcards accepteren, digitale portemonnees, mobiele betalingen, en andere elektronische betalingen.

Deze vergoedingen omvatten vaak verschillende componenten:

• Interbancaire kosten
  Uitgevende banken brengen interbancaire kosten in rekening, en dit soort kosten vormt doorgaans het grootste deel van de kosten voor de verwerking van betalingen. Ze worden ingesteld door de kaartnetwerken en zijn over het algemeen niet onderhandelbaar.

• Beoordelingskosten
  De kaartnetwerken brengen beoordelingskosten in rekening. Ze zijn kleiner dan de interbancaire vergoedingen, maar zijn meestal ook niet onderhandelbaar.

• Processor opmaak
  Dit zijn de kosten die in rekening worden gebracht door de betalingsverwerker, het bedrijf dat de dienst voor het verwerken van kaarttransacties voor het bedrijf levert. Deze vergoeding is vaak bespreekbaar en kan sterk verschillen van verwerker tot verwerker.

Sommige betalingsverwerkers brengen ook extra kosten in rekening voor diensten zoals chargeback afhandeling, toegang tot betaalgateway of PCI-compliance, onder andere. De exacte hoogte van deze kosten kan variëren, afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type transactie (fysiek versus online), het type betaalkaart dat wordt gebruikt (debetkaart versus creditcard, spaarkaart versus niet-beloningskaart) en de aard van het bedrijf.

Zijn de verwerkingskosten voor betalingen fiscaal aftrekbaar?

Verwerkingskosten voor betalingen worden over het algemeen beschouwd als noodzakelijke zakelijke uitgaven en zijn in veel rechtsgebieden, waaronder de Verenigde Staten, fiscaal aftrekbaar. Dit omvat kosten voor creditcardtransacties, online betalingsplatforms en zelfs bankkosten met betrekking tot zakelijke transacties.

IRS Publicatie 535 geeft algemene richtlijnen over wat kan worden beschouwd als aftrekbare bedrijfskosten. Hier zijn enkele belangrijke punten uit dit document:

• Gewone en noodzakelijke uitgaven
  Om aftrekbaar te zijn, moeten zakelijke kosten zowel gewoon als noodzakelijk zijn. Een gewone uitgave wordt gedefinieerd als een uitgave die gebruikelijk is en wordt geaccepteerd in je handel of bedrijf. Een noodzakelijke uitgave wordt gedefinieerd als een uitgave die nuttig en geschikt is voor je handel of bedrijf.

• Lopende uitgaven vs. kapitaaluitgaven
  Zakelijke kosten zijn meestal aftrekbaar in het jaar dat ze worden gemaakt. Als de kosten echter resulteren in een voordeel dat langer dan een jaar duurt (zoals de aanschaf van apparatuur), moet dit mogelijk in de loop van de tijd worden geactiveerd en afgeschreven, in plaats van in één keer af te trekken.

• Persoonlijke vs. zakelijke uitgaven
  Alleen het zakelijke deel van een uitgave is aftrekbaar. Als een uitgave deels persoonlijk en deels zakelijk is, moet deze op de juiste manier worden verdeeld.

Verwerkingskosten voor betalingen zijn aftrekbaar omdat ze worden beschouwd als noodzakelijke kosten om zaken te doen. Deze kosten vallen doorgaans onder de categorie 'bankkosten' of iets dergelijks op Schema C (formulier 1040), winst of verlies uit bedrijf voor eenmanszaken of het overeenkomstige deel van de belastingaangifte voor bedrijven, vennootschappen of andere zakelijke entiteiten.

Zijn transactiekosten fiscaal aftrekbaar?

Transactiekosten die via een betalingsverwerker worden gemaakt, zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar, aangezien ze ook worden beschouwd als gewone en noodzakelijke kosten die rechtstreeks verband houden met de werking van je bedrijf. Door transactiekosten af te trekken, kun je je belastbaar inkomen verlagen, wat resulteert in belastingbesparing.

Houd een nauwkeurige administratie bij van de transactiekosten als je van plan bent deze af te trekken van de belastingen van je bedrijf. Dit betekent dat je de facturen, ontvangstbewijzen en afschriften die door de betalingsverwerker hebt verstrekt moet bewaren als bewijs van de betaalde kosten. Deze gegevens helpen je aftrekposten te onderbouwen en je belastingaangiften te ondersteunen.

Zijn de kosten van een handelaar fiscaal aftrekbaar?

Handelaarskosten die door bedrijven worden gemaakt, zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar. Deze kosten worden beschouwd als gewone en noodzakelijke uitgaven die rechtstreeks verband houden met de werking van je bedrijf. Wanneer je creditcardbetalingen van klanten accepteert, kun je de kosten die door de betalingsverwerker of aanbieder van handelsdiensten, waardoor je belastbaar inkomen daalt en je belastingbesparing toeneemt.

Nogmaals, om nauwkeurige inhoudingen te garanderen, is het belangrijk om de handelaarskosten die je moet betalen bij te houden. Bewaar facturen, ontvangstbewijzen of afschriften die door je betalingsverwerker of dienstverlener zijn verstrekt als documentatie van de betaalde kosten ter ondersteuning van je aftrek in het geval van een belastingaudit.

Het is vermeldenswaard dat belastingwetten kunnen verschillen, afhankelijk van je rechtsgebied. Hoewel de federale belastingwetgeving meestal toestaat dat verwerkingskosten voor betalingen worden afgetrokken, is het toch een goed idee om een belastingadviseur of accountant te raadplegen die bekend is met de specifieke belastingregels en -voorschriften op de plaatsen waar je zakendoet. Het is waardevol om persoonlijk advies te krijgen op basis van de omstandigheden van je bedrijf, zodat je je in aanmerking komende aftrekposten maximaliseert en tegelijkertijd voldoet aan alle toepasselijke belastingwetten.

Aanbevolen werkwijzen voor het afschrijven van verwerkingskosten voor betalingen

Wanneer je verwerkingskosten voor betalingen aftrekt van je belastingen of je voorbereidt op het volgende belastingseizoen, volgen hier enkele aanbevolen werkwijzen die je kunt volgen om de belastingtijd soepeler te laten verlopen:

• Nauwkeurige administratie
  Het is belangrijk dat je facturen, ontvangstbewijzen en andere ondersteunende documentatie bewaart om je inhoudingen te onderbouwen. Een goede regel: als je kosten van je belastingen wilt aftrekken, moet je documentatie hebben om dit te staven. Richt processen in die het verzamelen en organiseren van deze documentatie tot een vast onderdeel van je bedrijfsvoering maken, zodat je er niet naar hoeft te zoeken tijdens de belastingtijd.

• Aparte zakelijke en persoonlijke uitgaven
  Maak een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke uitgaven voor de verwerking van betalingen. Trek alleen de kosten af die direct verband houden met je bedrijfsvoering. Het bijhouden van aparte bankrekeningen of het gebruik van boekhoudsoftware kan helpen bij het correct volgen en categoriseren van uitgaven.

• Uitgaven correct classificeren
  Gebruik de juiste belastingformulieren en -categorieën bij het aangeven van verwerkingskosten voor betalingen. In de Verenigde Staten rapporteren eenmanszaken deze kosten bijvoorbeeld onder 'bankkosten' in Schedule C (Form 1040).

• Overleg met een belastingadviseur
  Artikelen zoals deze bieden basisinformatie, geen persoonlijke begeleiding, en zijn geen vervanging voor het advies van een belastingdeskundige. Werk samen met een gekwalificeerde belastingadviseur of accountant die is gespecialiseerd in zakelijke belastingen om je te helpen de complexe aspecten van belastingwetgeving te oplossen, in aanmerking komende aftrekposten te identificeren en je belastingstrategie te verfijnen. Een professional kan persoonlijk advies geven dat is afgestemd op je bedrijf en ervoor zorgen dat de belastingregels worden nageleefd.

• Blijf op de hoogte
  Belastingbeleid is geen vast onderdeel van zakendoen. Het verandert meestal van jaar tot jaar. Blijf op de hoogte van relevante fiscale regelgeving en richtlijnen, abonneer je op officiële belastingbronnen, woon seminars of webinars bij en raadpleeg gerenommeerde bronnen om op de hoogte te blijven van wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de aftrekbaarheid van verwerkingskosten voor betalingen.