Elektronische betaalmethoden winnen aanzienlijk aan populariteit: de wereldwijde omzet uit betalingen zal naar verwachting $ 2,4 biljoen bereiken in 2029. Naarmate meer ondernemingen hun e-commerce uitbreiden en grotere volumes aan digitale betalingen accepteren, is het belangrijk om de fiscale gevolgen van verwerkingskosten te begrijpen om aftrekposten te maximaliseren en de totale belastingplicht te verlagen.

Verwerkingskosten worden over het algemeen beschouwd als aftrekbare bedrijfskosten. Hieronder bespreken we hoe verwerkingskosten van invloed zijn op de belasting van de onderneming, zodat je weet hoe je alle belastingvoordelen kunt krijgen waar de onderneming recht op heeft. Door inzicht te krijgen in de beste werkwijzen voor het aftrekken van deze kosten, kun je de belastingstrategie van je onderneming verfijnen en je financiële resultaten maximaliseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn verwerkingskosten voor betalingen?
  
• Zijn verwerkingskosten voor betalingen fiscaal aftrekbaar?
  
• Zijn transactiekosten fiscaal aftrekbaar?
  
• Zijn kosten van verkopers fiscaal aftrekbaar?
  
• Hoe je betalingsverwerkings- en transactiekosten als kosten van de onderneming kunt opgeven in je belastingaangifte
  
• Best practices voor het afschrijven van betalingsverwerkingskosten
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat zijn verwerkingskosten voor betalingen?

Betalingsverwerkingskosten zijn kosten die ondernemingen moeten betalen in ruil voor het gebruik van betalingsverwerkingsdiensten, die de transacties tussen de onderneming en zijn klanten mogelijk maken. Dankzij deze diensten kunnen ondernemingen creditcards en debitcards, digitale wallets, mobiele betalingen en andere elektronische betalingen accepteren.

Deze kosten bestaan vaak uit verschillende onderdelen:

• Interbancaire kosten: uitgevende banken brengen interbancaire kosten in rekening, en dit soort kosten vormt doorgaans het grootste deel van de kosten voor betalingsverwerking. Ze worden vastgesteld door de kaartnetwerken en zijn over het algemeen niet onderhandelbaar. Ze variëren vaak tussen 1% en 3% van het transactiebedrag plus een vast bedrag.

• Beoordelingskosten: de kaartnetwerken brengen beoordelingskosten in rekening. Deze zijn lager dan de interbancaire kosten, maar staan meestal ook niet ter discussie. Ze variëren doorgaans van ongeveer 0,10% tot 0,15% van het transactietotaal.

• Opval van de verwerker: dit zijn de kosten die in rekening worden gebracht door de betalingsverwerker, het bedrijf dat de dienst levert om kaarttransacties voor de onderneming te verwerken. Deze vergoeding is vaak onderhandelbaar en kan sterk verschillen van de ene verwerker tot de andere. Ze wordt vaak weergegeven als een percentage van het transactiebedrag plus een vast bedrag.

Sommige betalingsverwerkers berekenen ook extra kosten voor diensten zoals het afhandelen van chargebacks, toegang tot een betaalgateway of PCI-compliance, onder andere. Het exacte bedrag van deze kosten kan variëren, afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type transactie (persoonlijk versus online), het type kaart dat wordt gebruikt (betaalkaart versus creditcard, kaart met beloningen versus kaart zonder beloningen) en de aard van de onderneming.

Zijn de verwerkingskosten voor betalingen fiscaal aftrekbaar?

Verwerkingskosten voor betalingen worden over het algemeen beschouwd als noodzakelijke zakelijke uitgaven en zijn in veel rechtsgebieden, waaronder de Verenigde Staten, fiscaal aftrekbaar. Dit omvat kosten voor creditcardtransacties, online betalingsplatforms en zelfs bankkosten met betrekking tot zakelijke transacties.

Deze kosten vallen doorgaans onder de categorie ‘bankkosten’ of iets dergelijks op Schedule C (Formulier 1040), Winst of verlies uit bedrijf voor eenmanszaken en freelancers, of het overeenkomstige deel van de belastingaangifte voor ondernemingen, vennootschappen of andere ondernemingen.

IRS Publicatie 535 biedt algemene richtlijnen over wat als aftrekbare zakelijke kosten kan worden beschouwd. Hier zijn enkele belangrijke punten uit dit document:

• Gebruikelijke en noodzakelijke kosten: om aftrekbaar te zijn, moeten zakelijke kosten zowel gebruikelijk als noodzakelijk zijn. Een gebruikelijke kostenpost wordt gedefinieerd als een kostenpost die gebruikelijk en geaccepteerd is in jouw onderneming. Een noodzakelijke kostenpost wordt gedefinieerd als een kostenpost die nuttig en passend is voor jouw onderneming.

• Lopende kosten versus kapitaalkosten: kosten van de onderneming zijn meestal aftrekbaar in het jaar waarin ze worden gemaakt. Als de kosten echter leiden tot een voordeel dat langer dan een jaar duurt (zoals de aankoop van apparatuur), moeten ze mogelijk worden geactiveerd en in de loop van de tijd worden afgeschreven, in plaats van in één keer te worden afgetrokken.

• Persoonlijke versus zakelijke uitgaven: alleen het zakelijke deel van een uitgave is aftrekbaar. Als een uitgave deels persoonlijk en deels zakelijk is, moet deze op de juiste manier worden opgesplitst.

Zijn transactiekosten fiscaal aftrekbaar?

Transactiekosten die via een betalingsverwerker worden gemaakt, zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar, aangezien ze worden beschouwd als gewone en noodzakelijke kosten die rechtstreeks verband houden met de bedrijfsvoering van je onderneming. Dit geldt ook voor transactiekosten voor cryptovaluta, die eveneens fiscaal aftrekbaar zijn. Door transactiekosten af te trekken, kun je je belastbaar inkomen verlagen, wat leidt tot belastingbesparingen.

Houd een nauwkeurige administratie bij van de transactiekosten als je van plan bent deze af te trekken van de belastingen van je bedrijf. Dit betekent dat je de facturen, ontvangstbewijzen en afschriften die door de betalingsverwerker hebt verstrekt moet bewaren als bewijs van de betaalde kosten. Deze gegevens helpen je aftrekposten te onderbouwen en je belastingaangiften te ondersteunen.

Zijn de kosten van verkopers fiscaal aftrekbaar?

Kosten van verkopers die bedrijven maken, zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar. Deze kosten worden beschouwd als gewone en noodzakelijke uitgaven die direct verband houden met de bedrijfsvoering van de onderneming. Wanneer je creditcardbetalingen van klanten accepteert, kun je de kosten die door de betalingsverwerker of verkoper in rekening worden gebracht, aftrekken, waardoor je belastbaar inkomen daalt en je belastingbesparing toeneemt.

Nogmaals, om ervoor te zorgen dat je de juiste bedragen aftrekt, moet je de verkoperskosten die je maakt bijhouden. Bewaar facturen, ontvangstbewijzen of afschriften van je betaaldienstverlener of verkoper als bewijs van de betaalde kosten, zodat je je aftrek kunt staven in geval van een belastingcontrole.

Belastingwetten kunnen verschillen, afhankelijk van je regio. Hoewel federale belastingwetten doorgaans de aftrek van verwerkingskosten toestaan, is het toch een goed idee om een fiscalist of accountant te raadplegen die bekend is met de specifieke belastingregels en -voorschriften in de plaatsen waar je als onderneming zaken doet.

Hoe je betalingsverwerkings- en transactiekosten als zakelijke uitgave kunt opgeven in je belastingaangifte

Zo kun je deze fiscaal aftrekbare kosten opgeven:

• Categoriseer de kosten correct: kosten voor betalingsverwerking worden over het algemeen aangemerkt als gewone en noodzakelijke zakelijke kosten en worden meestal in je boekhouding geboekt onder ‘bankkosten’, ‘kosten van verkopers’ of ‘kosten voor betalingsverwerking’.

• Verzamel documentatie: vraag maandelijkse afschriften op bij je betaaldienstverlener waarop alle kosten staan die gedurende het belastingjaar in rekening zijn gebracht. De meeste betaaldienstverleners bieden een jaarlijks kostenoverzicht aan.

• Noteer de kosten in je boekhoudsoftware: zorg ervoor dat alle kosten in je boekhoudsysteem worden geregistreerd onder de juiste uitgavencategorie, zodat ze correct in je jaarrekening terechtkomen.

• Trek ze af op het juiste belastingformulier: als eenmanszaak geef je dit aan op Schedule C (Formulier 1040) onder ‘Overige uitgaven’. Voor vennootschappen en S-corps: geef dit aan op Formulier 1065 of Formulier 1120-S. C-corps geven dit aan op Formulier 1120.

• Raadpleeg een fiscalist: verwerkingskosten zijn over het algemeen eenvoudig af te trekken, maar als je kosten aanzienlijk zijn of je onderneming complex is, kan een belastingadviseur ervoor zorgen dat ze optimaal worden gecategoriseerd en dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Best practices voor het aftrekken van verwerkingskosten voor betalingen

Wanneer je verwerkingskosten voor betalingen van je belasting aftrekt – of je voorbereidt op het volgende belastingseizoen – zijn hier enkele best practices die je kunt volgen om de belastingaangifte soepeler te laten verlopen:

• Nauwkeurige administratie: het is belangrijk om facturen, ontvangstbewijzen en andere ondersteunende documentatie te bewaren om je aftrekposten te onderbouwen. Een goede regel: als je kosten van je belasting wilt aftrekken, moet je daar documentatie voor hebben. Zorg voor processen die het verzamelen en ordenen van deze documentatie tot een vast onderdeel van je bedrijfsvoering maken, zodat je er tijdens de belastingaangifte niet naar hoeft te zoeken.

• Scheid zakelijke en persoonlijke uitgaven: maak een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke uitgaven die verband houden met betalingsverwerking. Trek alleen de kosten af die direct verband houden met je onderneming. Het aanhouden van aparte bankrekeningen of het gebruik van boekhoudsoftware kan helpen bij het correct bijhouden en categoriseren van uitgaven.

• Classificeer uitgaven correct: gebruik de juiste belastingformulieren en categorieën bij het aangeven van kosten voor betalingsverwerking. In de VS geven eenmanszaken deze kosten bijvoorbeeld aan onder ‘bankkosten’ op Schedule C (Formulier 1040). Het juiste formulier voor een bedrijf met beperkte aansprakelijkheid (LLC) om deze kosten in de VS aan te geven, hangt af van hoe het bedrijf is gestructureerd en wordt belast. Een LLC met één vennoot rapporteert de kosten op Schedule C (Formulier 1040), een LLC met meerdere vennoten doet dit op formulier 1065, een LLC die als S-Corp wordt belast gebruikt Formulier 1120-S, en een LLC die als C-Corp wordt belast gebruikt formulier 1120. LLC's rapporteren de kosten doorgaans onder ‘bankkosten’.

• Raadpleeg een fiscalist: artikelen zoals dit bieden basisinformatie, geen persoonlijk advies, en zijn geen vervanging voor het advies van een belastingdeskundige. Werk samen met een gekwalificeerde fiscalist of accountant die gespecialiseerd is in belastingen voor ondernemingen om je te helpen bij het doorgronden van de complexiteit van de belastingwetgeving, het identificeren van aftrekposten en het verfijnen van je belastingstrategie.

• Blijf op de hoogte: belastingbeleid is geen vaststaand onderdeel van de onderneming – het verandert vaak van jaar tot jaar. Blijf op de hoogte van relevante belastingregels en richtlijnen, abonneer je op officiële belastingbronnen, woon seminars of webinars bij en raadpleeg betrouwbare bronnen om op de hoogte te blijven van veranderingen die van invloed kunnen zijn op de aftrekbaarheid van verwerkingskosten. In de VS zijn er over het algemeen weinig beperkingen op het aftrekken van verwerkingskosten voor ondernemingen, behalve in specifieke gevallen, zoals wanneer een onderneming wordt aangemerkt als een passieve activiteit of wanneer verwerkingskosten verband houden met de aanschaf van een langetermijnactivum. Beperkingen kunnen echter altijd veranderen, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Met Stripe Payments kunnen ondernemingen meer dan 125 betaalmethoden instellen en accepteren, waaronder ACH Credit Transfers. Het biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming – van opschalende start-ups tot wereldwijde ondernemingen – helpt om online, bij fysieke betalingen en overal ter wereld betalingen te accepteren.

Stripe Payments kan je helpen:

• Automatische betalingen te reconciliëren: reconcilieer ACH Credit Transfers eenvoudig met een specifieke betaling of factuur met behulp van een automatische reconciliatie- engine die virtuele bankrekeningen voor elke klant gebruikt en tools voor probleemoplossing.

• Terugbetalingen te vereenvoudigen: geef geld terug of stuur overtollige bedragen terug naar de klant.

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces en Link, de digitale wallet van Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen, of ga vandaag nog aan de slag.