Elektroniska betalningsmetoder blir allt populärare. Digitala betalningar förväntas uppgå till nästan 9,5 biljoner dollar under 2023. Och enligt PwC förväntas volymen av kontantlösa betalningar öka med mer än 80 % från 2020 till 2025. I takt med att fler företag utökar sin e-handelsaktivitet accepterar större volymer av digitala betalningar, är det viktigt att förstå de skattemässiga konsekvenserna av betalningshanteringsavgifter för att maximera avdragen och minska den totala skatteskulden.

Nedan kommer vi att gå igenom hur avgifter för betalningshantering påverkar den skatt som företag betalar, så att du har all den kunskap du behöver för att ta del av alla de skatteförmåner som ditt företag har rätt till. Genom att förstå vedertagen praxis för att dra av dessa avgifter kan du förfina ditt företags skattestrategi och maximera dina ekonomiska resultat.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är avgifter för betalningshantering?
  
• Är avgifter för betalningshantering avdragsgilla?
  
• Är transaktionsavgifter avdragsgilla?
  
• Är handlaravgifter avdragsgilla?
  
• Vedertagen praxis för att dra av betalningsavgifter
  

Vad är avgifter för betalningshantering?

Betalningshanteringsavgifter är avgifter som företag måste betala för att använda betalningshanteringstjänster som möjliggör transaktionerna mellan företaget och dess kunder. Dessa tjänster gör det möjligt för företag att acceptera kredit- och betalkort, e-plånböcker, mobila betalningar och andra elektroniska betalningar.

Dessa avgifter består ofta av flera komponenter:

• Interchange-avgifter
  Utfärdande banker tar ut interchange-avgifter, som vanligtvis utgör den största delen av avgifterna vid betalningshantering. De fastställs av kortbetalningsnätverken och är i allmänhet inte förhandlingsbara.

• Bedömningsavgifter
  Kortbetalningsnätverken tar ut bedömningsavgifter. De är mindre än interchange-avgifterna men tenderar också att inte vara förhandlingsbara.

• Betalleverantörerns påslag
  Detta är den avgift som tas ut av betalleverantören, som är det företag som behandlar korttransaktioner åt företaget. Denna avgift är ofta förhandlingsbar och kan variera mycket från en betalleverantör till en annan.

Vissa betalleverantörer tar också ut extra avgifter för tjänster som hantering av återkrediteringar (chargebacks), tillgång till betalningsgateways eller PCI-efterlevnad, bland annat. Det exakta beloppet för dessa avgifter kan variera beroende på flera faktorer, såsom typen av transaktion (i fysisk miljö jämfört med online), vilken typ av kort som används (betalkort jämfört med kreditkort, förmånskort jämfört med icke-förmånskort) och verksamhetens art.

Är avgifter för betalningshantering avdragsgilla?

Betalningshanteringsavgifter anses i allmänhet vara en nödvändig företagskostnad och är avdragsgilla i många jurisdiktioner, inklusive USA. Detta inkluderar avgifter för kreditkortstransaktioner, onlinebetalningsplattformar och till och med bankavgifter relaterade till företagstransaktioner.

Publikation 535 från IRS ger allmän vägledning om vad som kan betraktas som en avdragsgill företagskostnad. Här följer viktiga punkter från detta dokument:

• Vanliga och nödvändiga utgifter
  För att en företagskostnad ska vara avdragsgill måste den vara både vanlig och nödvändig. En vanlig utgift definieras som en som är vanlig och accepterad i din bransch eller verksamhet. En nödvändig utgift definieras som en som är till gagn för och lämplig för din bransch eller ditt företag.

• Löpande kostnader och kapitalkostnader
  Företagskostnader är i allmänhet avdragsgilla under det år de uppkommer. Men om utgiften resulterar i en förmån som kommer att vara längre än ett år (t.ex. inköp av utrustning) kan den behöva kapitaliseras och skrivas av över tid i stället för att dras av på en gång.

• Pesonliga utgifter och företagsrelaterade utgifter
  Endast den delen av en kostnad som är företagsrelaterad är avdragsgill. Om en utgift är delvis personlig och delvis företagsrelaterad, måste den delas upp på lämpligt sätt.

Betalningshanteringsavgifter är avdragsgilla eftersom de anses vara en nödvändig kostnad för att bedriva näringsverksamhet. Dessa avgifter skulle vanligtvis falla under kategorin "bankavgifter" eller liknande på schema C (formulär 1040), vinst eller förlust från företaget för enskild firma eller motsvarande del av skattedeklarationen för aktiebolag, handelsbolag eller andra bolagsformer

Är transaktionsavgifter avdragsgilla?

Transaktionsavgifter som uppstår via en betalleverantör är i allmänhet avdragsgilla, eftersom de också anses vara vanliga och nödvändiga utgifter som är direkt relaterade till driften av ditt företag. Genom att dra av transaktionsavgifter kan du minska din beskattningsbara inkomst, vilket resulterar i skattebesparingar.

För noggranna register över transaktionsavgifter om du planerar att dra av dem på ditt företags skatt. Detta innebär att behålla fakturor, kvitton och kontoutdrag från betalleverantören som underlag för de avgifter som betalats. Dessa register kommer att hjälpa till att styrka dina avdrag och stödja dina skattedeklarationer.

Är handlaravgifter avdragsgilla?

Handlaravgifter som företag ådrar sig är i allmänhet avdragsgilla. Dessa avgifter anses vara vanliga och nödvändiga utgifter som är direkt kopplade till driften av ditt företag. När du tar emot kreditkortsbetalningar från kunder kan du dra av de avgifter som tas ut av betalleverantören eller leverantören av handlartjänster. Detta minskar din beskattningsbara inkomst och därmed din skatt.

Återigen, för att säkerställa att avdragen blir korrekta är det viktigt att föra register över de handlaravgifter du ådrar dig. Spara fakturor, kvitton eller kontoutdrag från din betalleverantör eller leverantör av handlartjänster som underlag för de avgifter som betalats, som stöd för ditt avdrag i händelse av en skatterevision.

Det är värt att notera att skattelagarna kan skilja sig åt beroende på din jurisdiktion. Även om federala skattelagar vanligtvis tillåter avdrag för betalningshanteringsavgifter, är det fortfarande en bra idé att rådgöra med en skatteexpert eller revisor som är bekant med de specifika skattereglerna och förordningarna där ditt företag är verksamt. Det är viktigt att få personlig rådgivning baserad på ditt företags omständigheter, så att du kan maximera dina berättigade avdrag samtidigt som du följer alla tillämpliga skattelagar.

Vedertagen praxis för att dra av avgifter för betalningshantering

När du drar av avgifter för betalningshantering från skatten, eller förbereder dig för nästa deklarationsperiod, följer här några rekommendationer för att göra ditt företags beskattning mer hanterbar.

• Korrekt redovisning
  Det är viktigt att spara fakturor, kvitton och andra underlag som styrker dina avdrag. En bra regel: om du ska dra av några utgifter i din deklaration måste du ha underlag som styrker dem. Ta fram rutiner som gör det till en regelbunden del av ditt företags verksamhet att samla in och organisera dessa underlag, så att du inte behöver leta efter dem när det är dags att deklarera.

• Separera företagsutgifter och privata utgifter
  Gör en tydlig åtskillnad mellan företagsutgifter och privata utgifter i samband med betalningshantering. Dra endast av de avgifter som direkt hänför sig till din företagsverksamhet. Att hålla separata bankkonton eller använda bokföringsprogram kan hjälpa till att spåra och kategorisera utgifter korrekt.

• Klassificera utgifter korrekt
  Använd lämpliga skatteformulär och skattekategorier när du rapporterar avgifter för betalningshantering. I USA deklarerar exempelvis enskilda firmor dessa avgifter under "bankavgifter" i schema C (formulär 1040).

• Rådgör med en skatteexpert
  Artiklar som den här ger grundläggande information, inte personlig rådgivning, och är inte en ersättning för råd från en skatteexpert. Arbeta med en kvalificerad skatteexpert eller revisor som är specialiserad på företagsskatter för att hjälpa dig med komplexa skattelagar, identifiera berättigade avdrag och optimera din skattestrategi. En professionell kan ge personlig rådgivning som är skräddarsydd för ditt företag och se till att skattereglerna följs.

• Håll dig informerad
  Skattepolitik är inte en statisk del en företags verksamhet utan tenderar att utvecklas från år till år. Håll dig uppdaterad om relevanta skatteregler och riktlinjer, prenumerera på officiella skatteresurser, delta i seminarier eller webbinarier och konsultera välrenommerade källor för att hålla dig informerad om förändringar som kan påverka avdragsrätten för betalningshanteringsavgifter.

Best practices for writing off payment processing fees

When deducting payment processing fees from your taxes—or preparing for the next tax season—here are some best practices you can follow to make tax time smoother:

• Accurate recordkeeping: It’s important to keep invoices, receipts, and any other supporting documentation to substantiate your deductions. A good rule: if you’re going to deduct any expense on your taxes, you need to have documentation. Establish processes that make accumulating and organizing this documentation a regular part of your business operations so you don’t have to search for it at tax time.

• Separate business and personal expenses: Clearly distinguish between business and personal expenses related to payment processing. Deduct only the fees that are directly associated with your business operations. Keeping separate bank accounts or using accounting software can assist in tracking and categorizing expenses correctly.

• Classify expenses correctly: Use the appropriate tax forms and categories when reporting payment processing fees. For example, in the US, sole proprietors report these fees under “bank fees” on Schedule C (Form 1040). The correct form for a limited liability company (LLC) to report these fees in the US depends on how the LLC is structured and taxed. A single-member LLC reports the fees on Schedule C (Form 1040), a multimember LLC does so on form 1065, an LLC taxed as an S-Corp uses Form 1120-S, and an LLC taxed as a C-Corp uses form 1120. LLCs would typically report the fees under “bank fees.”

• Consult with a tax professional: Articles like this one provide basic information, not personalized guidance, and aren’t a substitution for the advice of a tax expert. Work with a qualified tax professional or accountant who specializes in business taxes to help you work through the complexities of tax laws, identify eligible deductions, and refine your tax strategy.

• Stay informed: Tax policies are not static parts of doing business—they tend to change from year to year. Stay updated on relevant tax regulations and guidelines, subscribe to official tax resources, attend seminars or webinars, and consult reputable sources to stay informed about changes that could affect the deductibility of payment processing fees. In the US, there are generally few limitations on deducting processing fees for businesses, except for specific cases, such as when a business is classified as a passive activity or when processing fees are tied to the acquisition of a long-term asset. However, limitations could always change, so it’s important to stay aware.

How Stripe Payments can help

Stripe Payments enables businesses to set up and accept 125+ payment methods, including ACH Credit Transfers. It provides a unified, global payments solution that helps any business—from scaling startups to global enterprises—accept payments online, in person, and around the world.

Stripe Payments can help you:

• Reconcile payments automatically: Easily reconcile ACH Credit Transfers to a specific payment or invoice with an automatic reconciliation engine that uses virtual bank accounts for each customer and tools for troubleshooting.

• Simplify refunds: Make refunds or return excess funds to the customer.

• Optimize your checkout experience: Create a frictionless customer experience and save thousands of engineering hours with prebuilt payment UIs and Link, Stripe’s digital wallet.

• Expand to new markets faster: Reach customers worldwide and reduce the complexity and cost of multicurrency management with cross-border payment options, available in 195 countries across 135+ currencies.

• Unify payments in person and online: Build a unified commerce experience across online and in-person channels to personalize interactions, reward loyalty, and grow revenue.

• Improve payments performance: Increase revenue with a range of customizable, easy-to-configure payment tools, including no-code fraud protection and advanced capabilities to improve authorization rates.

• Move faster with a flexible, reliable platform for growth: Build on a platform designed to scale with you, with 99.999% historical uptime and industry-leading reliability.

Learn more about how Stripe Payments can power your online and in-person payments, or get started today.