Los métodos de pago electrónicos son cada vez más populares. Se espera que los pagos digitales alcancen casi los 9,5 billones de dólares en 2023. Según PwC, se calcula que el volumen de pagos sin efectivo aumentará más de un 80 % entre 2020 y 2025. Dado que cada vez son más las empresas que amplían su actividad de e-commerce y aceptan volúmenes superiores de pagos digitales, es importante conocer las implicaciones fiscales de las comisiones por el procesamiento de pagos para maximizar el volumen desgravado y reducir así la cuota tributaria.

Aquí explicamos de qué forma afectan las comisiones por el procesamiento de pagos a los impuestos que pagan las empresas. Te decimos lo que debes saber para aprovechar todos los beneficios fiscales a los que tiene derecho tu empresa. Si conoces las mejores prácticas para desgravar estas comisiones, puedes optimizar la estrategia fiscal de tu empresa y maximizar los resultados económicos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las comisiones por el procesamiento de pagos?
  
• ¿Las comisiones por el procesamiento de pagos desgravan fiscalmente?
  
• ¿Las comisiones de las transacciones desgravan fiscalmente?
  
• ¿Las comisiones comerciales desgravan fiscalmente?
  
• Mejores prácticas para desgravar las comisiones por el procesamiento de pagos
  

¿Qué son las comisiones por el procesamiento de pagos?

Son cargos que las empresas deben pagar por utilizar servicios de procesamiento de pagos, que facilitan las transacciones entre los negocios y sus clientes. Estos servicios permiten a las empresas aceptar tarjetas de crédito y débito, monederos digitales, pagos a través de dispositivos móviles y otros tipos de pagos electrónicos.

Estas comisiones a menudo engloban varios componentes:

• Tasas de intercambio
  Los bancos emisores cobran tasas de intercambio. Esta suele ser la parte más grande de las comisiones por el procesamiento de pagos. Las establecen las redes de tarjetas y, generalmente, no son negociables.

• Tasa de evaluación
  Las redes de tarjetas cobran tasas de evaluación. Son inferiores a las tasas de intercambio, pero también tienden a no ser negociables.

• Recargo del procesador
  Esta es la comisión que cobra el procesador de pagos, que es la empresa que proporciona el servicio de procesamiento de transacciones con tarjeta para las empresas. Esta comisión suele ser negociable y puede variar mucho de un procesador a otro.

Algunos procesadores de pagos cobran también otras comisiones por servicios como la gestión de contracargos, el acceso a pasarelas de pago o el cumplimiento de la normativa PCI, entre otros. El importe exacto de estas comisiones puede variar en función de diversos factores, como el tipo de transacción (en persona o en línea), el tipo de tarjeta utilizada (de débito o de crédito, de recompensas o no de recompensas) y la naturaleza del negocio.

¿Las comisiones por el procesamiento de pagos desgravan fiscalmente?

Por lo general, se consideran un gasto necesario de la empresa y desgravan fiscalmente en muchas jurisdicciones, incluido Estados Unidos. Aquí se incluyen las comisiones de las transacciones con tarjeta de crédito, las plataformas de pagos por Internet e incluso las comisiones bancarias relacionadas con las transacciones comerciales.

La publicación 535 de la IRS proporciona información orientativa general sobre los gastos que se pueden desgravar. Recogemos aquí algunos puntos de este documento:

• Gastos ordinarios y necesarios
  Para poder desgravar un gasto, debe ser ordinario y necesario. Se considera un gasto ordinario el que es común y aceptado en tu sector o negocio. Se considera un gasto necesario el que es útil y apropiado para tu sector o negocio.

• Gastos corrientes y gastos de capital
  Los gastos de una empresa suelen ser desgravables en el ejercicio en el que se han producido. Sin embargo, si el gasto tiene un beneficio que va a durar más de un año (por ejemplo, la compra de equipamiento), se puede capitalizar y amortizar a lo largo del tiempo, en lugar de desgravarlo de una vez.

• Gastos personales y gastos empresariales
  Solo la parte empresarial de un gasto se puede desgravar. Si un gasto es en parte personal y en parte empresarial, debe dividirse como corresponda.

Las comisiones por procesamiento de pagos se pueden desgravar porque se consideran un coste necesario para hacer negocios. Normalmente, estas comisiones entran en la categoría de «comisiones bancarias» o similar en el modelo Schedule C (Form 1040), Profit or Loss from Business para empresas unipersonales, o la parte correspondiente del impuesto en el caso de corporaciones, sociedades u otras entidades empresariales.

¿Las comisiones de las transacciones desgravan fiscalmente?

Por lo general, las comisiones de las transacciones en las que se incurre con un procesador de pagos desgravan fiscalmente, puesto que también se consideran gastos ordinarios y necesarios directamente relacionados con el funcionamiento de tu negocio. Al desgravar las comisiones de las transacciones, puedes reducir la base imponible y, por tanto, obtener un ahorro fiscal.

Mantén un registro exacto de las comisiones de las transacciones si tienes previsto desgravarlas en las declaraciones fiscales de tu empresa. Esto implica guardar las facturas, los recibos y los extractos que te dé el procesador de pagos como prueba de haber pagado esas comisiones. Estos registros ayudarán a justificar la desgravación y respaldarán las declaraciones fiscales de tu empresa.

¿Las comisiones comerciales desgravan fiscalmente?

Por lo general, las comisiones comerciales que pagan las empresas desgravan fiscalmente. Estas comisiones se consideran gastos ordinarios y necesarios asociados directamente al funcionamiento de tu negocio. Cuando aceptas pagos con tarjeta de crédito de tus clientes, puedes desgravar las comisiones que cobra el procesador de pagos o el proveedor de servicios para comerciantes. De este modo, reduces la base imponible y, por tanto, obtienes un ahorro fiscal.

De nuevo, para garantizar una desgravación exacta, es importante mantener un registro de las comisiones comerciales en las que incurre tu empresa. Guarda las facturas, los recibos o los extractos proporcionados por el procesador de pagos o el proveedor de servicios de comerciante como justificante de las comisiones pagadas para respaldar la desgravación en el caso de una inspección fiscal.

Cabe señalar que la legislación fiscal puede variar de una jurisdicción a otra. Mientras las leyes federales suelen permitir la desgravación de las comisiones por el procesamiento de pagos, es aconsejable consultar a un asesor fiscal que esté familiarizado con la normativa específica de los lugares donde opera tu empresa. Es importante obtener asesoramiento personalizado en función de las circunstancias de tu negocio, ya que esto garantiza que tu empresa aplique el máximo de desgravaciones que correspondan sin dejar de cumplir toda la legislación fiscal aplicable.

Mejores prácticas para desgravar las comisiones por el procesamiento de pagos

Aquí te indicamos algunas mejores prácticas que puedes seguir a la hora de desgravar las comisiones por procesamiento de pagos de los impuestos que paga tu empresa (o cuando prepares la siguiente declaración de impuestos) para que la fiscalidad de tu empresa sea más llevadera:

• Mantener un registro exacto
  Es importante guardar las facturas, los recibos y cualquier otra documentación para justificar la desgravación. Una buena norma: si vas a desgravar algún gasto en la declaración de impuestos, debes disponer de documentación que lo acredite. Establece procesos para que la acumulación y organización de esta documentación forme parte de las operaciones de la empresa, de modo que no haya que buscarla en el momento de hacer la declaración fiscal.

• Separar los gastos empresariales de los personales
  Distingue claramente entre gastos empresariales y gastos personales en relación con el procesamiento de pagos. Desgrava únicamente las comisiones que están asociadas directamente a las operaciones de la empresa. Mantener cuentas bancarias separadas o usar algún programa de contabilidad puede ayudar a controlar y clasificar los gastos correctamente.

• Clasificar los gastos correctamente
  Usa los formularios y las categorías fiscales que correspondan para declarar las comisiones por procesamiento de pagos. Por ejemplo, en Estados Unidos, las empresas unipersonales utilizan el apartado «bank fees» (comisiones bancarias) del modelo Schedule C (Form 1040) para declarar estas comisiones.

• Consultar a un asesor fiscal
  Los artículos como este proporcionan información básica, no asesoramiento personalizado, y no sustituyen las recomendaciones de un experto fiscal. Trabaja con un asesor fiscal cualificado que esté especializado en fiscalidad empresarial para que te ayude a resolver la complejidad de las leyes fiscales, identificar las desgravaciones aplicables y optimizar tu estrategia fiscal. Un profesional puede proporcionar asesoramiento específico para tu empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.

• Mantenerse informado
  Las políticas fiscales no son una parte estática de hacer negocios, sino que tienden a evolucionar de un año para otro. Mantente al día de las normativas y directrices fiscales pertinentes, suscríbete a recursos oficiales en materia fiscal, asiste a seminarios o seminarios web, y consulta fuentes acreditadas para estar informado sobre los cambios que podrían afectar a la desgravación de las comisiones por procesamiento de pagos.

Best practices for writing off payment processing fees

When deducting payment processing fees from your taxes—or preparing for the next tax season—here are some best practices you can follow to make tax time smoother:

• Accurate recordkeeping: It’s important to keep invoices, receipts, and any other supporting documentation to substantiate your deductions. A good rule: if you’re going to deduct any expense on your taxes, you need to have documentation. Establish processes that make accumulating and organizing this documentation a regular part of your business operations so you don’t have to search for it at tax time.

• Separate business and personal expenses: Clearly distinguish between business and personal expenses related to payment processing. Deduct only the fees that are directly associated with your business operations. Keeping separate bank accounts or using accounting software can assist in tracking and categorizing expenses correctly.

• Classify expenses correctly: Use the appropriate tax forms and categories when reporting payment processing fees. For example, in the US, sole proprietors report these fees under “bank fees” on Schedule C (Form 1040). The correct form for a limited liability company (LLC) to report these fees in the US depends on how the LLC is structured and taxed. A single-member LLC reports the fees on Schedule C (Form 1040), a multimember LLC does so on form 1065, an LLC taxed as an S-Corp uses Form 1120-S, and an LLC taxed as a C-Corp uses form 1120. LLCs would typically report the fees under “bank fees.”

• Consult with a tax professional: Articles like this one provide basic information, not personalized guidance, and aren’t a substitution for the advice of a tax expert. Work with a qualified tax professional or accountant who specializes in business taxes to help you work through the complexities of tax laws, identify eligible deductions, and refine your tax strategy.

• Stay informed: Tax policies are not static parts of doing business—they tend to change from year to year. Stay updated on relevant tax regulations and guidelines, subscribe to official tax resources, attend seminars or webinars, and consult reputable sources to stay informed about changes that could affect the deductibility of payment processing fees. In the US, there are generally few limitations on deducting processing fees for businesses, except for specific cases, such as when a business is classified as a passive activity or when processing fees are tied to the acquisition of a long-term asset. However, limitations could always change, so it’s important to stay aware.

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