Elektronische Zahlungsmethoden haben erheblich an Bedeutung gewonnen. Der Wert digitaler Zahlungen wird im Jahr 2023 voraussichtlich fast 9,5 Bio. USD erreichen. Laut PwC wird das Volumen der bargeldlosen Zahlungen zwischen 2020 und 2025 voraussichtlich um mehr als 80 % steigen. Da immer mehr Unternehmen ihre E-Commerce-Präsenz ausbauen und ein höheres Volumen an digitalen Zahlungen akzeptieren, müssen Unternehmen die steuerlichen Auswirkungen von Zahlungsabwicklungsgebühren kennen, um die Abzüge zu maximieren und die Gesamtsteuerschuld zu reduzieren.

Im Folgenden erörtern wir, wie sich Gebühren für die Zahlungsabwicklung auf die Unternehmenssteuern auswirken. Hier finden Sie das nötige Wissen, damit Ihr Unternehmen alle ihm zustehenden Steuervorteile nutzen kann. Wenn Sie die besten Verfahren für den Abzug dieser Gebühren kennen, können Sie die Steuerstrategie Ihres Unternehmens optimieren und Ihre finanziellen Ergebnisse maximieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungsabwicklungsgebühren?
  
• Sind die Gebühren für die Zahlungsabwicklung steuerlich absetzbar?
  
• Sind die Transaktionsgebühren steuerlich absetzbar?
  
• Sind Händlergebühren steuerlich absetzbar?
  
• Best Practices für die Abschreibung von Zahlungsabwicklungsgebühren
  

Was sind Zahlungsabwicklungsgebühren?

Zahlungsabwicklungsgebühren sind Gebühren, die Unternehmen als Gegenleistung für die Inanspruchnahme von Zahlungsabwicklungsdiensten zahlen müssen, die die Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Kundinnen und Kunden erleichtern. Dank dieser Dienste können Unternehmen Kredit- und Debitkarten, digitale Geldbörsen, mobile Zahlungen und andere elektronische Zahlungen akzeptieren.

Diese Gebühren umfassen oft mehrere Komponenten:

• Abwicklungsgebühren
  Die ausstellenden Banken erheben Abwicklungsgebühren, die in der Regel den größten Anteil an den Zahlungsabwicklungsgebühren ausmachen. Sie werden von den Kartennetzwerken festgelegt und sind in der Regel nicht verhandelbar.

• Assessment-Gebühr
  Die Kartennetzwerke erheben Assessment-Gebühren. Sie sind geringer als die Abwicklungsgebühren, aber in der Regel auch nicht verhandelbar.

• Abwickler-Transaktionsgebühr
  Hierbei handelt es sich um die Gebühr, die der Zahlungsabwickler erhebt, d. h. der Dienstleister, der die Kartentransaktionen für das Unternehmen abwickelt. Diese Gebühr ist oft verhandelbar und kann je nach Zahlungsabwickler stark variieren.

Manche Zahlungsabwickler erheben auch zusätzliche Gebühren für Dienstleistungen wie die Bearbeitung von Rückbuchungen, den Zugang zu Zahlungs-Gateways oder die PCI-Konformität, um nur einige zu nennen. Die genaue Höhe dieser Gebühren kann von verschiedenen Faktoren abhängen, z. B. von der Art der Transaktion (persönlich oder online), der Art der verwendeten Karte (Debit- oder Kreditkarte, Prämienkarte vs. Nicht-Prämienkarte) und der Art des Geschäfts.

Sind die Gebühren für die Zahlungsabwicklung steuerlich absetzbar?

Zahlungsabwicklungsgebühren gelten in der Regel als notwendige Geschäftsausgaben und sind in vielen Ländern, auch in den Vereinigten Staaten, steuerlich absetzbar. Dazu gehören Gebühren für Kreditkartentransaktionen, Online-Zahlungsplattformen und sogar Bankgebühren im Zusammenhang mit Geschäftstransaktionen.

Die IRS-Publikation 535 gibt allgemeine Hinweise dazu, was als abzugsfähige Geschäftsausgabe betrachtet werden kann. Hier sind ein paar wichtige Punkte aus diesem Dokument:

• Gewöhnliche und notwendige Ausgaben
  Abzugsfähig sind nur Ausgaben, die sowohl gewöhnlich als auch notwendig sind. Eine gewöhnliche Ausgabe wird definiert als eine Ausgabe, die in Ihrem Gewerbe oder Ihrer Firma üblich und anerkannt ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine Ausgabe, die für Ihr Gewerbe oder Ihren Betrieb nützlich und angemessen ist.

• Laufende Ausgaben vs. Investitionsausgaben
  Betriebsausgaben sind in der Regel in dem Jahr absetzbar, in dem sie anfallen. Wenn die Ausgaben jedoch einen Nutzen bringen, der länger als ein Jahr andauert (z. B. der Kauf von Ausrüstung), müssen sie u. U. aktiviert und über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden.

• Private vs. geschäftliche Ausgaben
  Nur der geschäftliche Teil einer Ausgabe ist abzugsfähig. Wenn eine Ausgabe teilweise privat und teilweise geschäftlich ist, muss sie entsprechend aufgeteilt werden.

Zahlungsabwicklungsgebühren sind absetzbar, da sie als notwendige Ausgaben im Rahmen der Geschäftstätigkeit angesehen werden. Diese Gebühren fallen in der Regel unter die Kategorie „Bankgebühren“ o. ä. in Anlage C (Formular 1040), Gewinn oder Verlust aus Gewerbebetrieb für Einzelunternehmer/innen oder den entsprechenden Teil der Steuererklärung für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften oder andere Wirtschaftseinheiten.

Sind die Transaktionsgebühren steuerlich absetzbar?

Transaktionsgebühren, die über einen Zahlungsabwickler anfallen, sind in der Regel steuerlich absetzbar, da sie auch als gewöhnliche und notwendige Ausgaben gelten, die in direktem Zusammenhang mit dem Betrieb Ihres Unternehmens stehen. Durch den Abzug von Transaktionsgebühren verringern Sie das zu versteuernde Einkommen, was eine Steuerersparnis bedeutet.

Führen Sie sorgfältig Buch über die Transaktionsgebühren, wenn Sie diese von der Steuer absetzen wollen. So sollten Sie Rechnungen, Quittungen und Auszüge des Zahlungsdienstleisters als Nachweis für die gezahlten Gebühren aufbewahren. Mit diesen Unterlagen belegen Sie Ihre Abzüge und dokumentieren Ihre Steuererklärungen.

Sind Händlergebühren steuerlich absetzbar?

Im Allgemeinen sind anfallende Händlergebühren für Unternehmen steuerlich absetzbar. Diese Gebühren gelten als gewöhnliche und notwendige Ausgaben, die direkt mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängen. Wenn Sie Kreditkartenzahlungen von Kundinnen und Kunden akzeptieren, können Sie die vom Zahlungsabwickler oder Händlerdiensteanbieter erhobenen Gebühren absetzen und so Ihr zu versteuerndes Einkommen verringern und Steuern einsparen.

Auch in diesem Fall müssen Sie unbedingt Buch über die anfallenden Händlergebühren führen, um einen korrekten Abzug zu gewährleisten. Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge Ihres Zahlungsabwicklers oder Händlerdiensteanbieters als Beleg für die gezahlten Gebühren auf, um die Abzugsfähigkeit im Falle einer Steuerprüfung nachzuweisen.

Beachten Sie dabei, dass die Steuergesetze je nach Land variieren können. Auch wenn die nationalen Steuergesetze in der Regel den Abzug von Zahlungsabwicklungsgebühren zulassen, empfiehlt es sich dennoch, sich von einer Fachkraft in den Bereichen Steuern und Buchhaltung beraten zu lassen, die mit den spezifischen Steuervorschriften und -regelungen des jeweiligen Geschäftsstandorts vertraut ist. Eine individuelle, auf die Gegebenheiten Ihres Unternehmens abgestimmte Beratung ist dabei äußerst sinnvoll und sorgt dafür, dass Sie Ihre Abzugsmöglichkeiten maximieren und gleichzeitig alle geltenden Steuergesetze einhalten.

Best Practices für die Abschreibung von Zahlungsabwicklungsgebühren

Wenn Sie Zahlungsabwicklungsgebühren von Ihren Steuern abziehen möchten – oder sich auf die nächste Steuerperiode vorbereiten –, sollten Sie folgende Best Practices beachten, um die Steuererklärung reibungsloser zu gestalten:

• Genaue Buchführung
  Bewahren Sie unbedingt Rechnungen, Quittungen und andere Belege auf, um Ihre Steuerabzüge nachzuweisen. Es gilt die Regel: Wenn Sie eine Ausgabe von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie über entsprechende Belege verfügen. Führen Sie Verfahren zur Sammlung und Sortierung dieser Belege ein, damit Sie sie nicht erst bei der Steuererklärung zusammensuchen müssen.

• Geschäftliche und private Ausgaben trennen
  Trennen Sie klar zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung. Ziehen Sie nur die Gebühren ab, die in direktem Zusammenhang mit Ihrem Geschäftsbetrieb stehen. Getrennte Bankkonten oder der Einsatz einer Buchhaltungssoftware erleichtern die korrekte Verfolgung und Kategorisierung der Ausgaben.

• Ausgaben richtig einordnen
  Melden Sie Zahlungsabwicklungsgebühren in den entsprechenden Steuerformularen und Kategorien. In den USA beispielsweise geben Einzelunternehmen diese Gebühren in Schedule C (Formular 1040) unter „Bankgebühren“ an.

• Steuerberatung einholen
  Artikel wie dieser bieten allgemeine Informationen, keine persönliche Beratung, und sind daher kein Ersatz für die Beratung durch Steuerfachleute. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Steuer- oder Buchhaltungsfachkraft mit dem Schwerpunkt Unternehmenssteuern. Sie hilft Ihnen dabei, die Komplexität der Steuergesetze zu durchschauen, berechtigte Abzüge zu ermitteln und Ihre Steuerstrategie zu optimieren. Ein spezialisierte Fachkraft kann Sie individuell und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten beraten und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherstellen.

• Immer auf dem neuesten Stand bleiben
  Die Steuergesetzgebung ist keine feste Größe im Geschäftsleben – sie ändert sich in der Regel Jahr für Jahr. Halten Sie sich über relevante Steuervorschriften und -richtlinien auf dem Laufenden, abonnieren Sie offizielle Steuerpublikationen, besuchen Sie Seminare oder Webinare und konsultieren Sie seriöse Quellen, damit Sie stets über Änderungen informiert sind, die sich auf die Absetzbarkeit von Zahlungsabwicklungsgebühren auswirken könnten.

Best practices for writing off payment processing fees

When deducting payment processing fees from your taxes—or preparing for the next tax season—here are some best practices you can follow to make tax time smoother:

• Accurate recordkeeping: It’s important to keep invoices, receipts, and any other supporting documentation to substantiate your deductions. A good rule: if you’re going to deduct any expense on your taxes, you need to have documentation. Establish processes that make accumulating and organizing this documentation a regular part of your business operations so you don’t have to search for it at tax time.

• Separate business and personal expenses: Clearly distinguish between business and personal expenses related to payment processing. Deduct only the fees that are directly associated with your business operations. Keeping separate bank accounts or using accounting software can assist in tracking and categorizing expenses correctly.

• Classify expenses correctly: Use the appropriate tax forms and categories when reporting payment processing fees. For example, in the US, sole proprietors report these fees under “bank fees” on Schedule C (Form 1040). The correct form for a limited liability company (LLC) to report these fees in the US depends on how the LLC is structured and taxed. A single-member LLC reports the fees on Schedule C (Form 1040), a multimember LLC does so on form 1065, an LLC taxed as an S-Corp uses Form 1120-S, and an LLC taxed as a C-Corp uses form 1120. LLCs would typically report the fees under “bank fees.”

• Consult with a tax professional: Articles like this one provide basic information, not personalized guidance, and aren’t a substitution for the advice of a tax expert. Work with a qualified tax professional or accountant who specializes in business taxes to help you work through the complexities of tax laws, identify eligible deductions, and refine your tax strategy.

• Stay informed: Tax policies are not static parts of doing business—they tend to change from year to year. Stay updated on relevant tax regulations and guidelines, subscribe to official tax resources, attend seminars or webinars, and consult reputable sources to stay informed about changes that could affect the deductibility of payment processing fees. In the US, there are generally few limitations on deducting processing fees for businesses, except for specific cases, such as when a business is classified as a passive activity or when processing fees are tied to the acquisition of a long-term asset. However, limitations could always change, so it’s important to stay aware.

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