I Kanada är förhandsgodkända betalningar (PADs) en effektiv metod för företag att hantera återkommande betalningar. PADs förenklar betalningsprocessen genom att automatiskt dra pengar från kundernas bankkonton enligt förutbestämda avtal. Denna metod är särskilt användbar för återkommande transaktioner som abonnemangstjänster eller medlemsavgifter. PADs minskar det manuella faktureringsarbetet för företag och minskar antalet försenade eller missade betalningar. För kunder är förhandsgodkända betalningar en bekväm och stressfri betalningsmetod som eliminerar besväret med att hålla jämna steg med återkommande betalningar.

Det finns en växande efterfrågan på digitala betalningsmetoder i Kanada. År 2022 uppgick det totala värdet av betalningstransaktioner i Kanada till 11,7 biljoner kanadensiska dollar (CAD), varav kontanter endast utgjorde 0,5 % av det totala transaktionsvärdet. Förhandsgodkända betalningar i Kanada erbjuder företag ett effektivt och pålitligt betalningsalternativ som håller jämna steg med övergången till digitala och automatiserade betalningslösningar. Tjänsten kommer att bli en allt mer relevant funktion i den växande digitala ekonomin.

Företag som vill lägga till PADs som betalningsalternativ måste förstå deras huvudfunktioner, primära kunder och relevanta regelverk som fastställts av Payments Canada och Canadian Payments Act. Den här guiden går igenom vad företag behöver veta om att ta emot den här betalningsmetoden.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar PADs i Kanada?
  
• Var används PADs i Kanada?
  
• Vad används PADs till i Kanada?
  
• Fördelar med att acceptera PADs i Kanada
  
• Säkerhetsåtgärder för PADs i Kanada
  
• Krav för att företag ska kunna acceptera PADs i Kanada
  
• Alternativ till PADs i Kanada
  

Hur fungerar PADs i Kanada?

Förhandsgodkända betalningar i Kanada drar automatiskt medel från en kunds bankkonto för att betala ett företag eller en organisation. Denna betalningsmetod är praktisk för återkommande betalningar, men den fungerar också för engångstransaktioner eller sällsynta transaktioner. PADs erbjuder kunderna ett problemfritt sätt att säkerställa att deras räkningar betalas i tid, samtidigt som företag kan dra nytta av ett stadigt och förutsägbart kassaflöde. Så här fungerar PADs i Kanada.

• PAD-avtal
  För att konfigurera en PAD måste kunden fylla i ett PAD-avtalsformulär med företaget (faktureraren). Detta avtal ger parten som fakturerar kunden tillåtelse att dra pengar från kundens bankkonto, antingen med jämna mellanrum eller på engångsbasis, och det innehåller även alla relevanta villkor, till exempel det belopp som kommer att dras (som kan vara fast eller rörligt), hur ofta det kommer att dras och hur man avbryter ett PAD-avtal. Avtalet kommer också att innehålla kundens bankkontouppgifter och syftet med debiteringen. Företag måste erhålla uttryckligt och informerat samtycke från kunden för att upprätta en PAD, och detta samtycke bör dokumenteras och sparas som bevis på auktoriseringen.

• Informeringskrav
  Om beloppet varierar (t.ex. en elräkning, där beloppet ändras varje månad) måste den fakturerande parten meddela kunden minst 10 dagar innan pengarna dras för att informera hen om beloppet och datumet för debiteringen. För fasta belopp, till exempel en månatlig abonnemangsavgift, kanske detta meddelande inte krävs.

• Bearbetning av PADs
  Företag arbetar med ett finansinstitut eller en tredjepartsleverantör av betaltjänster för att konfigurera och hantera PAD-transaktioner. Dessa leverantörer kommer att hantera överföringen från kundens konto till företagskontot på det överenskomna datumet. I de flesta fall tar det tre till fem arbetsdagar innan en PAD-transaktion behandlas och visas på kundens kontoutdrag. Företag bör föra korrekta register över alla PAD-avtal och PAD-transaktioner, samt ha ett system för att spåra varje transaktion, inklusive datum, belopp och kunduppgifter.

• Avbryta ett PAD-avtal
  En kund kan när som helst säga upp ett PAD-avtal genom att följa den uppsägningsprocess som beskrivs i avtalet. Vanligtvis krävs det att man meddelar faktureraren skriftligen. Om kunden annullerar ett PAD-avtal leder det inte till att eventuella underordnade serviceavtal eller kontrakt annulleras. Kunden kan behöva ordna alternativa betalningslösningar för dessa. Företag bör vara beredda att behandla eventuella uppsägningar eller ändringar av PAD-avtal som kunder begär och bör meddela sin bank eller betalleverantör omedelbart om eventuella ändringar i PAD-avtalen.

• Bestrida en PAD-debitering
  Om det uppstår ett problem med en PAD-debitering, till exempel om fel belopp har dragits eller om en överföring sker efter att PAD-avtalet avslutats, kan kunderna kontakta sin bank för att bestrida transaktionen. Banker har en fast tidsram inom vilken kunder kan bestrida en PAD, vanligtvis 90 dagar från transaktionsdatumet. Företag ska ha tydliga processer för hantering av tvister och obehöriga debiteringar.

• Avstämning och redovisning
  Företag bör integrera PAD-transaktioner i sina redovisningssystem för korrekt finansiell rapportering och avstämning, samt regelbundet granska PAD-transaktioner mot kundavtal för att säkerställa att allting är korrekt.

Var används PADs i Kanada?

I Kanada använder kunder inom många branscher PADs eftersom de är praktiska och flexibla. PADs är särskilt populära för återkommande fakturabetalningar och automatiska transaktioner. Hundratals miljoner PADs behandlas årligen i Kanada.

PADs används av företag inom sektorer som e-handel, detaljhandel, teknik, professionella tjänster, ideell verksamhet, mat och dryck, gym och fitness samt hälso- och sjukvård. Detta breda utbud av branscher återspeglar hur användbara PADs kan vara inom olika affärsmodeller och verksamheter. Särskilt små företag kan dra nytta av säkerhetsaspekten av PADs: Payments Canada och det kanadensiska banknätverket övervakar dessa transaktioner och tillhandahåller skydd mot bedrägeri.

PADs används oftast för återkommande debiteringar såsom hyra, skolavgifter, medlemsavgifter, abonnemang eller variabla belopp som baseras på användning (t.ex. elräkningar). De är också effektiva för fakturabetalningar och för engångsförsäljningar, särskilt för varor med stora prislappar. PADs gör det möjligt för företag att skräddarsy betalningsplaner och belopp så att de passar alla parters behov.

Kunder i Kanada uppskattar att PADs är praktiska och pålitliga, särskilt för regelbundna utgifter som bolånebetalningar, försäkringspremier, elräkningar och medlemsavgifter. PADs gör det möjligt för kunder att betala i tid utan att behöva komma ihåg förfallodatum eller betala manuellt varje gång.

Vad används PADs till i Kanada?

PADs är djupt inbäddade i Kanadas betalningsprocesser. Företag uppskattar det pålitliga och förutsägbara kassaflöde som automatiska överföringar medför, och kunderna värdesätter möjligheten att hålla jämna steg med återkommande transaktioner utan att anstränga sig eller riskera att en tjänst avbryts. PADs används oftast för följande typer av betalningar:

• Abonnemangsbaserade digitala tjänster
  Streamingplattformar, nättidningar och företag som erbjuder molnbaserade mjukvarutjänster (software-as-a-service) använder PADs för att hantera återkommande kontoavgifter.

• Månatliga medlemskap
  Gym, yogastudior och hälsocenter hanterar månatliga medlemsavgifter med PADs.

• Förskoleprogram
  Många förskolor och fritidsprogram använder PADs för att samla in undervisningsavgifter.

• Hyra och boendeavgifter
  Bostadsrättsföreningar och hyresrättsföreningar använder PADs för att samla in månatliga eller årliga avgifter för underhåll och andra tjänster. Många människor betalar bolån och hyra med hjälp av PADs.

• Fordonsbetalningar
  Bilhandlare och finansinstitut använder PADs för att hantera månatliga leasingbetalningar och lånebetalningar.

• Business-to-business-tjänster (B2B)
  Företag som tillhandahåller B2B-tjänster – som leverantörer i en leveranskedja eller konsultföretag – använder PADs för att effektivisera sina leverantörsreskontraprocesser. PADs automatiserar regelbunden fakturering och betalningsdebiteringar från andra företag.

• Telekom- och internettjänster
  Telekom- och internetleverantörer använder PADs för månatlig fakturering av sina tjänster.

• Statliga tjänster
  Lokala myndigheter och kommunala tjänster, t.ex. vatten- och avfallshantering, använder ofta PADs för fakturering.

Fördelar med att acceptera PADs i Kanada

Företag som accepterar PADs som betalningsmetod kan dra nytta av följande fördelar:

• Förbättrad förutsägbarhet i kassaflödet: Små företag har ofta problem med att upprätthålla ett konsekvent kassaflöde. PADs garanterar snabba och konsekventa betalningar och en pålitlig inkomstström.

• Kostnadseffektiva transaktioner: PADs medför vanligtvis en transaktionsavgift på cirka 1 % av transaktionsvärdet, beroende på betalleverantören. Avgifter i samband med kreditkortsbetalningar är vanligtvis 2 till 4 % av transaktionsvärdet, vilket gör PADs till ett kostnadseffektivt val för många företag. Denna låga kostnad per transaktion innebär att PADs kan vara särskilt fördelaktiga för företag som hanterar stora volymer av mindre transaktioner.

• Effektiviserade administrativa processer: Betalningsautomatisering med PADs minskar avsevärt den tid och de resurser som krävs för manuell fakturering och uppföljning.

• Förbättrat kundförtroende: PADs är en väletablerad och mycket pålitlig betalningsmetod i Kanada. Företag som accepterar PADs kan använda detta kundförtroende för att bygga långsiktiga relationer med kunder kring modeller för återkommande fakturering.

• Betalningsflexibilitet: PADs är exceptionellt mångsidiga när det gäller att hantera både fasta och variabla betalningsbelopp. Detta är en fördel för företag som tillhandahåller t.ex. el-, vatten- och telekomtjänster, där kundfaktureringen varierar baserat på månatlig användning.

• Minskade risker för återkreditering: Den direkta auktoriseringsprocessen som är inbyggd i PAD-systemet leder till färre återföringar och återkrediteringar jämfört med kreditkortsbetalningar.

• Integrering med kanadensiska redovisningssystem: PAD-transaktioner kan enkelt integreras med bokföringsprogram som är specifikt avsedda för Kanada, vilket förenklar avstämning och finansiell rapportering.

Säkerhetsåtgärder för PADs i Kanada

PADs i Kanada inkluderar flera säkerhetsåtgärder som är utformade för att skydda både företag och kunder. Dessa åtgärder är en del av ett reglerat ramverk som säkerställer säkra och pålitliga transaktioner. De viktigaste säkerhetsåtgärderna för PADs inkluderar:

• Kryptering och säker överföring
  Finansinstitut i Kanada krypterar PAD-information på ungefär samma sätt som de krypterar e-Transferinformation. De känsliga finansiella uppgifterna omvandlas till en säker kod under överföringen, vilket förhindrar obehörig åtkomst. PADs behandlas genom Kanadas Automated Clearing Settlement System (ACSS) och följer strikta säkerhetsprotokoll.

• Efterlevnad av Rule H1
  Enligt Rule H1 krävs ett undertecknat, skriftligt godkännande från betalaren innan en PAD initieras, detta för att säkerställa att betalaren uttryckligen har godkänt villkoren för debiteringen. Företag måste ha PAD-auktoriseringsavtal som uppfyller de innehållskrav som anges i Rule H1. De senaste ändringarna av Rule H1 har tagit bort skillnaden mellan elektroniska och pappersbaserade PAD-avtal, vilket skapat en enhetlig process för alla PAD-avtal.

• Betalningsverifiering
  Betalningsmottagarna måste ha ”kommersiellt rimliga” processer för att kontrollera betalarens identitet. Dessa processer måste ligga i linje med de metoder som används för identitetsverifiering i liknande typer av affärs- och betalningsprogram. Definitionen av ”kommersiellt rimlig” har reviderats för att göra det möjligt för betalningsmottagare att använda verifieringsmetoder som är skräddarsydda för deras verksamhet och PAD-arrangemang.

• Skriftlig bekräftelse
  Betalningsmottagaren måste tillhandahålla en skriftlig bekräftelse av PAD-uppgifterna till betalaren minst 10 dagar före den första debiteringen för att transaktionen ska kunna behandlas. Denna bekräftelse kan vara själva PAD-avtalet eller en sammanfattning av dess nyckelvillkor. Denna åtgärd säkerställer att betalaren är väl informerad om avtalsvillkoren innan några pengar dras.

• Transparensåtgärder
  Om en betalningsmottagare tar emot betalningar för ett annat företags räkning måste PAD-avtalet innehålla en förklaring som beskriver arrangemanget mellan betalningsmottagaren och det företag som tillhandahåller varor eller tjänster till betalaren. Detta skapar transparens i transaktioner där betalningsmottagaren och leverantören av varor eller tjänster inte är samma företag.

• Automatisk uppsägning
  Engångsavtal för PADs avslutas automatiskt när betalningen har slutförts för att förhindra obehöriga upprepade debiteringar och för att bekräfta att varje transaktion är uttryckligen auktoriserad. Varje efterföljande PAD-transaktion kräver ett nytt PAD-avtal.

Krav för att företag ska kunna acceptera PADs i Kanada

Företag i Kanada som vill ta emot PADs måste följa vissa rutiner som krävs för att följa det regelverk som fastställts av Payments Canada. Dessa operativa krav beskrivs nedan.

• PAD-avtal
  Till att börja med måste företag upprätta ett PAD-avtal som ger dem tillstånd att dra betalningar från betalarens konto. PAD-avtalet måste specificera debiteringsbeloppet, som kan vara ett fast eller rörligt belopp, samt debiteringsfrekvensen, som också kan vara fast (t.ex. veckovis eller månadsvis) eller rörlig. Företag måste tillhandahålla sina bankuppgifter som en del av detta avtal, och vissa finansinstitut kan begära en blankocheck för att verifiera kontouppgifter. I sådana fall är det standard att skriva ”VOID” på checken utan att underteckna den för att motverka bedrägerier. Dessa avtal måste också innehålla ett datum och en underskrift, en redogörelse som auktoriserar företaget att debitera ett visst belopp, PAD-kategorin (privat eller företag), en förklaring om rätten att säga upp avtalet (med en tydligt beskriven uppsägningsmetod) och kontaktinformation för det utfärdande företaget.

• Skriftlig bekräftelse
  PAD-avtal kan upprättas elektroniskt, skriftligt eller via telefon. Om avtalet ingås elektroniskt eller per telefon förväntas banken skicka en skriftlig bekräftelse med detaljerna i avtalet minst tre dagar före den första debiteringen.

• Betalningsavisering
  För PADs med variabla betalningsbelopp måste faktureraren meddela betalaren skriftligen minst 10 dagar före debiteringen, såvida denna period inte avstås eller förkortas.

• Betalningsgodkännande
  Om PAD-avtalet inte definierar betalningsfrekvensen, eller om frekvensen varierar, måste parten som fakturerar få ett godkännande för varje PAD-transaktion. Detta kan innebära användning av ett lösenord eller en kod för auktorisering.

• Efterlevnad av Rule H1
  Företag måste följa Payments Canadas Rule H1, som beskriver ansvar och skyldigheter när det gäller PADs. Detta inkluderar att underteckna ett registreringsavtal, som beskriver villkoren för PAD-tjänsten, och att förbereda och implementera ett PAD-avtal för betalaren, allmänt känt som Direct Withdrawal Authorization. Detta avtal ska innehålla alla obligatoriska bestämmelser som krävs enligt Rule H1. I de fall där en tredjepartsleverantör används för debiteringsbehandling måste PAD-avtalet identifiera tjänsteleverantörens namn som en mottagare som agerar på uppdrag av den faktiska mottagaren.

Betalleverantörer har sina egna krav för att implementera PAD-betalningar. Stripes krav för att företag ska kunna acceptera PADs i Kanada beskrivs nedan som exempel.

• Inhämta medgivande: Innan företag kan dra en betalning från en kunds bankkonto måste de erhålla ett medgivande från kunden som uppfyller Rule H1 och som innehåller uppgifter som institutionsnummer, transitnummer, kontonummer, betalningsplan, namn och e-postadress. Detta medgivande ger företaget rätt att debitera kundens konto. Stripe har verktyg som Stripe.js som underlättar betalningsflödet genom att samla in dessa medgivanden och bankkontouppgifter. Stripe erbjuder också omedelbar bankverifiering.

• Kundmeddelanden: Stripe kräver att företag informerar sina kunder när ett medgivande har upprättas och om varje debitering som görs från kundens konto. Stripe kan skicka dessa meddelanden automatiskt, eller så kan företag välja att skicka anpassade meddelanden. Om företag väljer anpassade meddelanden måste de ha stöd för alla obligatoriska e-postaviseringar, inklusive medgivandebekräftelser och debiteringsaviseringar.

• Process för tvister: Enligt Stripes regler kan kunder bestrida en PAD-debitering via sin bank i upp till 90 dagar efter en debitering på ett personligt konto och upp till 10 arbetsdagar efter en debitering på ett företagskonto. Stripe hanterar meddelanden och avdrag för bestridda belopp.

• Återbetalningar och utbetalningar: Återbetalningar av PAD-debiteringar som behandlas av Stripe måste skickas inom 180 dagar efter den ursprungliga betalningen. De tar normalt tre arbetsdagar att slutföra. Företag ska informera kunderna om återbetalningstiden för att undvika förvirring.

• Kontoutdragsbeskrivningar: Företag måste ange ett företagsnamn som visas på kundernas kontoutdrag för varje PAD-debitering. Företag kan anpassa denna beskrivning för varje transaktion genom att uppdatera utdragsbeskrivningen för sina Stripe-konton.

Alternativ till PADs i Kanada

I Kanada har företag flera alternativ till PADs för att hantera transaktioner. PADs är populära för att de är bekväma vid återkommande betalningar, men andra betalningsmetoder används på olika marknader. De primära betalningsalternativen till PADs beskrivs nedan.

• Kredit- och betalkort: Kort är det vanligaste sättet att handla i Kanada och användes för 33 % av alla e-handelstransaktioner 2022. De står för en betydande del av den årliga försäljningen och är den dominerande betalningsmetoden på den kanadensiska marknaden.

• Onlineöverföringar: Onlineöverföringar som inbegriper elektroniska transaktioner som initieras via onlinetjänster stod för 5 % av betalningarna 2022, vilket överträffade personliga elektroniska överföringar (EFT) i volym för första gången, inklusive direkta insättningar och PADs.

• Kontantbetalningar: Kontanter är ett betalningsalternativ i Kanada och användes för 10 % av transaktionerna 2022. Tjänster som Canada Posts Collect on Delivery (COD) vänder sig till individer som föredrar att använda kontanter för transaktioner genom att låta dem betala kontant när en vara anländer.