En Canadá, los débito preautorizados (PAD) son un método simplificado para gestionar pagos recurrentes, mediante el cual las empresas deducen fondos automáticamente de las cuentas bancarias de los clientes según acuerdos previamente establecidos. Los PAD son útiles sobre todo para transacciones recurrentes, como servicios por suscripción o cuotas de membresía.

Los PAD simplifican el proceso de pago, reducen el trabajo manual de facturación de las empresas y disminuyen el número de pagos atrasados o pendientes. Para los clientes, los PAD son un método de pago cómodo y sin complicaciones, que evita tener que preocuparse por los pagos recurrentes.

La preferencia de los clientes por los métodos de pago digitales sigue creciendo en Canadá. En 2023, el valor total de las transacciones de pago minoristas en Canadá alcanzó 11.9 billones CAD, y el 13 % de los canadienses había adoptado por completo el pago sin efectivo. Los PAD en Canadá ofrecen a las empresas una opción de pago eficiente y confiable, que acompaña la tendencia hacia soluciones de pago digitales y automatizadas.

Las empresas que quieran incorporar los PAD como opción de pago deben conocer sus principales características, sus clientes habituales y la normativa correspondiente establecida por Payments Canada y la Ley canadiense de pagos. A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre la aceptación de este método de pago.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?
  
• ¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?
  
• Beneficios de aceptar los PAD en Canadá
  
• Medidas de seguridad de los PAD en Canadá
  
• Requisitos para que las empresas acepten PAD en Canadá
  
• Alternativas a los PAD en Canadá
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?

En Canadá, los débitos preautorizados retiran automáticamente fondos de la cuenta bancaria de un cliente para realizar pagos a una empresa u organización. Este método de pago resulta conveniente para pagos mensuales recurrentes, aunque también puede utilizarse para transacciones únicas o poco frecuentes. Los PAD ofrecen a los clientes una forma sencilla y segura de asegurarse de que sus facturas se paguen a tiempo, mientras que las empresas se benefician de un flujo de caja constante y previsible. A continuación, se explica cómo funcionan los PAD en Canadá:

Acuerdo de PAD

Para establecer un PAD, el cliente debe completar un formulario de acuerdo de débito preautorizado con la empresa (el emisor de la factura). Este acuerdo autoriza al emisor a retirar fondos de la cuenta bancaria del cliente, ya sea de forma periódica o por única vez, e incluye todos los términos y condiciones pertinentes, como el monto que se retirará (que puede ser fijo o variable), la frecuencia de los débitos y el procedimiento para cancelar el PAD.

El acuerdo también incluirá los datos de la cuenta bancaria del cliente y la finalidad del débito. Las empresas deben obtener el consentimiento explícito e informado de los clientes para establecer un PAD, y dicho consentimiento debe documentarse y conservarse como prueba de la autorización.

Requisitos de notificación

Si el monto es variable (como una factura de servicios públicos, en la que el importe cambia cada mes), el emisor de la factura debe notificar al cliente al menos 10 días antes de debitar los fondos a fin de informarle el monto y la fecha del débito. No se requiere notificación en el caso de montos fijos.

Procesamiento de los PAD

Las empresas trabajan con una institución financiera o con un procesador de pagos externo para establecer y gestionar las transacciones de PAD. El procesador de pagos externo se encarga de transferir los fondos desde la cuenta del cliente hacia la cuenta de la empresa en la fecha acordada.

En la mayoría de los casos, una transacción de PAD tarda entre tres y cinco días hábiles en procesarse y reflejarse en el extracto bancario del cliente. Las empresas deben mantener un registro preciso de todos los acuerdos y transacciones de PAD, y contar con un sistema de seguimiento para cada operación, que incluya la fecha, el monto y los datos del cliente.

Cancelación de un PAD

El cliente puede cancelar un acuerdo de PAD en cualquier momento mediante el proceso de cancelación establecido en el propio acuerdo. Por lo general, esto requiere notificar por escrito al emisor de la factura. La cancelación del PAD no implica la cancelación de ningún contrato o acuerdo de servicios subyacente que el cliente tenga con el emisor, por lo que podría ser necesario establecer métodos de pago alternativos.

Las empresas deben estar preparadas para procesar cualquier cancelación o modificación de los acuerdos de PAD solicitada por los clientes, y deben notificar con prontitud a su banco o al procesador de pagos sobre cualquier cambio en dichos acuerdos.

Disputa de un PAD

Si surge algún problema con un PAD (por ejemplo, si se debitara un monto incorrecto o se realizara un retiro después de la cancelación) los clientes pueden ponerse en contacto con su banco para impugnar la transacción. Los bancos establecen un plazo determinado dentro del cual los clientes pueden impugnar un PAD, normalmente 90 días desde la fecha de la transacción. Las empresas deben contar con procesos claros para gestionar disputas o débitos no autorizados.

Conciliación y contabilidad

Las empresas deben integrar las transacciones de PAD en su sistema contable para obtener informes financieros precisos y realizar la conciliación, así como revisar periódicamente estas transacciones comparándolas con los acuerdos con los clientes para garantizar su exactitud.

¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?

En Canadá, los PAD se utilizan en muchos sectores por su comodidad y flexibilidad. Son populares para el pago de facturas periódicas y transacciones automáticas, y se emplean principalmente para cobros recurrentes como alquileres, matrículas, cuotas de membresía, suscripciones o montos variables, como las facturas de servicios públicos según el consumo. También resultan eficaces para pagos de facturas y para ventas únicas, en especial de artículos de alto valor.

Entre las empresas que utilizan PAD se encuentran aquellas de sectores como organizaciones sin fines de lucro, comercio electrónico, comercio minorista, tecnología, servicios profesionales, alimentación y bebidas, gimnasios y centros de fitness, y salud. Esta amplia gama de sectores refleja la utilidad de los PAD en distintos modelos de negocio y tamaños operativos. Las pequeñas empresas, en particular, se benefician de la seguridad que ofrecen los PAD: Payments Canada y la red bancaria canadiense supervisan estas transacciones y protegen contra el fraude.

Los clientes en Canadá valoran la comodidad y fiabilidad de los PAD, en especial para gastos regulares como pagos de hipotecas, primas de seguros, facturas de servicios públicos, aportes al plan de ahorro registrado para la jubilación (RRSP) y cuotas de membresía. Los PAD permiten a los clientes hacer los pagos puntualmente sin tener que recordar las fechas de vencimiento ni procesar el pago manualmente cada vez. Asimismo, las empresas valoran la fiabilidad y puntualidad de los ingresos recurrentes que brindan las transferencias automáticas de fondos de los PAD.

Los PAD se utilizan con mayor frecuencia para los siguientes pagos:

• Servicios digitales basados en suscripción
  Las plataformas de streaming, las revistas en línea y las empresas de software como servicio (SaaS) utilizan los PAD para pagar de manera automática las comisiones recurrentes de sus cuentas.

• Membresías mensuales
  Los gimnasios, estudios de yoga y centros de bienestar gestionan las comisiones mensuales de membresía mediante PAD.

• Programas de cuidado de menores
  En muchas guarderías y programas extraescolares se usan los PAD para el cobro de matrículas y comisiones.

• Comisiones de vivienda
  Las comunidades de propietarios y las juntas de condominios utilizan los PAD para cobrar las cuotas mensuales o anuales destinadas al mantenimiento y servicios comunitarios. Muchas personas realizan sus pagos de hipotecas y alquileres mediante PAD.

• Pagos de vehículos
  Los concesionarios de automóviles y las entidades financieras utilizan los PAD para gestionar los pagos mensuales del arrendamiento de vehículos o los reembolsos de préstamos.

• Servicios Business to business (B2B)
  Las empresas que prestan servicios B2B, como los proveedores de la cadena de suministro o las consultorías profesionales, utilizan los PAD para agilizar sus procesos de cuentas por pagar. Los PAD automatizan la facturación periódica y el cobro de pagos entre empresas.

• Servicios de telecomunicaciones e internet
  Los proveedores de servicios de telecomunicaciones e internet utilizan los PAD para facturar mensualmente sus servicios.

• Servicios gubernamentales
  Los gobiernos locales y los servicios municipales, como el suministro de agua o la gestión de residuos, suelen utilizar los PAD para facturar sus servicios.

Beneficios de aceptar los PAD en Canadá

Las empresas que aceptan los PAD como método de pago pueden obtener los siguientes beneficios:

• Mayor previsibilidad del flujo de caja: las pequeñas empresas suelen enfrentar dificultades para mantener un flujo de caja constante. Los PAD garantizan pagos puntuales y regulares, así como un flujo de ingresos confiable.

• Transacciones rentables: los PAD suelen cobrar una comisión por transacción de aproximadamente el 1 % del valor de la operación según el procesador de pagos. En cambio, las comisiones asociadas al procesamiento de tarjetas de crédito suelen oscilar entre el 2 % y el 4 % del valor de la transacción, lo que convierte a los PAD en una opción rentable para muchas empresas. Esta baja comisión por transacción hace que los PAD sean particularmente beneficiosos para las empresas que manejan grandes volúmenes de transacciones de bajo valor.

• Procesos administrativos simplificados: la automatización de pagos mediante PAD reduce considerablemente el tiempo y los recursos necesarios para la facturación y el seguimiento manual.

• Mayor confianza de los clientes: los PAD son un método de pago reconocido y de gran confianza en Canadá. Las empresas que los aceptan pueden aprovechar esta confianza para fortalecer relaciones a largo plazo con sus clientes, en especial en torno a modelos de facturación recurrente.

• Flexibilidad de pago: los PAD se utilizan para gestionar pagos fijos y variables. Esto representa una ventaja para empresas como las de servicios públicos o telecomunicaciones, donde la facturación del cliente varía según el consumo mensual.

• Minimización de los riesgos de contracargo: el proceso de autorización directa integrado en el sistema de PAD genera menos revocaciones o contracargo en comparación con los pagos con tarjeta de crédito.

• Integración en los sistemas contables canadienses: las transacciones de PAD se integran fácilmente con el software contable canadiense, lo que facilita la conciliación y la elaboración de informes financieros.

Medidas de seguridad de los PAD en Canadá

Los PAD en Canadá incluyen diversas medidas de seguridad diseñadas para proteger a las empresas y a los clientes. Estas medidas forman parte de un marco normativo que garantiza transacciones seguras y confiables. Entre las principales medidas de seguridad se incluyen las siguientes:

• Cifrado y transmisión segura
  Las instituciones financieras en Canadá cifran la información de los PAD de manera similar a como cifran la información de las transferencias electrónicas. Los datos financieros sensibles se convierten en un código seguro durante la transmisión, lo que impide el acceso no autorizado. Los PAD se procesan a través del Sistema Automatizado de Compensación y Liquidación de Canadá (ACSS) y se rigen por estrictas directrices de seguridad.

• Cumplimiento de la normativa H1
  Según la normativa H1, se exige una autorización escrita y firmada del pagador antes de iniciar un PAD para garantizar que el pagador ha aceptado explícitamente las condiciones del débito. Los cambios recientes en la normativa H1 han eliminado la distinción entre acuerdos de PAD electrónicos y en papel, lo que genera un proceso uniforme para todos los acuerdos de PAD.

• Verificación del pago
  Los beneficiarios deben contar con procedimientos «comercialmente razonables» para verificar la identidad del pagador. La definición de «comercialmente razonable» se ha revisado para permitir a los beneficiarios utilizar métodos de verificación adaptados a su negocio y al acuerdo de PAD.

• Confirmación por escrito
  Los beneficiarios deben entregar una confirmación por escrito de los detalles del PAD al pagador al menos 10 días antes del primer débito para que la transacción pueda procesarse. Esta confirmación puede ser el propio acuerdo de PAD o un resumen de sus condiciones fundamentales. Esta medida garantiza que el pagador esté bien informado sobre las condiciones del acuerdo antes de que se realice cualquier débito de fondos.

• Medidas de transparencia
  Si un beneficiario cobra pagos en nombre de otra entidad, el acuerdo de PAD debe incluir una declaración en la que se especifique el acuerdo entre el beneficiario y la entidad que ofrece bienes o servicios al pagador. Esto garantiza transparencia en las transacciones en las que el beneficiario y el proveedor de bienes o servicios no son la misma entidad.

• Terminación automática
  Los acuerdos de PAD de una sola vez finalizan automáticamente una vez que se ha completado el pago para evitar débitos repetidos no autorizados y confirmar que cada transacción está explícitamente autorizada. Para cualquier transacción de PAD posterior, se exige un nuevo acuerdo de PAD.

Requisitos para que las empresas puedan aceptar PAD en Canadá

Las empresas canadienses que quieran aceptar PAD deben cumplir con ciertas prácticas para ajustarse al marco normativo establecido por Payments Canada. A continuación, se detallan los requisitos operativos:

Acuerdo de PAD

En primer lugar, las empresas deben establecer un acuerdo de PAD que autorice los débitos desde la cuenta del pagador. En el acuerdo de PAD, se debe especificar el monto del débito, que puede ser fijo o variable, así como la frecuencia del débito, que también puede ser fija (por ejemplo, semanal o mensual) o variable.

Las empresas deben brindar sus datos bancarios como parte de este acuerdo y algunas instituciones financieras pueden solicitar un cheque en blanco para verificar los datos de la cuenta. En esos casos, escribir “VOID” en el cheque sin firmarlo es una práctica estándar de prevención de fraude.

Estos acuerdos también deben incluir la fecha y la firma, una declaración que autorice a la empresa a debitar un monto específico, la categoría del PAD (personal o de negocio), una declaración sobre el derecho a cancelar el acuerdo (con un método de cancelación claramente definido) y la información de contacto de la empresa emisora.

Confirmación por escrito

Los acuerdos de PAD pueden establecerse electrónicamente, por escrito o por teléfono. Si el acuerdo se completa de forma electrónica o telefónica, se espera que el banco envíe una confirmación por escrito con los detalles del acuerdo al menos tres días antes del primer débito.

Notificación de pago

En el caso de los PAD con montos de pago variables, el emisor de la factura debe notificar por escrito al pagador al menos 10 días antes del débito, a menos que se haya renunciado a este plazo o se haya reducido.

Aprobación de pagos

Si el acuerdo de PAD no define la frecuencia de los pagos o si esta es variable, el emisor de la factura debe obtener autorización para cada transacción de PAD. Esto puede implicar el uso de una contraseña o un código de autorización.

Cumplimiento de la normativa H1

Las empresas deben cumplir con la normativa H1 de Payments Canada, en la que se establecen las responsabilidades y obligaciones relacionadas con los PAD. Esto incluye firmar un acuerdo de inscripción, en el que se detallan los términos y condiciones del servicio de PAD, así como preparar e implementar un acuerdo de PAD del pagador, que suele llamarse Autorización de débito directo, para los clientes.

Este acuerdo debe incluir todas las disposiciones obligatorias que se exigen en la normativa H1. En los casos en que se utilice un proveedor de servicios externo para procesar los débitos, en el acuerdo de PAD se debe identificar el nombre del proveedor como beneficiario que actúa en representación del beneficiario real.

Los procesadores de pagos tienen sus propios requisitos para implementar los pagos mediante PAD. A continuación, se describen como ejemplo los requisitos de Stripe para que las empresas puedan aceptar PAD en Canadá.

• Cobro de órdenes: antes de realizar un cargo en la cuenta bancaria de un cliente, las empresas deben obtener una orden del cliente conforme a la normativa H1, que incluya datos como el número de la entidad, el número de tránsito, el número de cuenta, el calendario de pagos, el nombre y el correo electrónico. En esta orden, se autoriza a la empresa a realizar débitos en la cuenta del cliente. Stripe ofrece herramientas como Stripe.js para facilitar la recopilación de estas órdenes y de los datos de la cuenta durante el flujo de pago. Stripe también ofrece verificación bancaria instantánea.

• Notificaciones a los clientes: Stripe exige que las empresas informen a los clientes cuando se establezca una orden y sobre cada débito realizado en su cuenta. Stripe puede enviar estas notificaciones automáticamente o las empresas pueden optar por enviar notificaciones personalizadas. Si se elige esta opción, las empresas deben brindar todas las notificaciones por correo electrónico requeridas, incluidas las notificaciones de confirmación de la orden y de débito.

• Proceso de disputa: según las normas de Stripe, los clientes pueden disputar un PAD a través de su banco hasta 90 días después de un débito en una cuenta personal, o hasta 10 días hábiles después de un débito en una cuenta de empresa. Stripe se encarga de las notificaciones y los débitos de los importes en disputa.

• Reembolsos y transferencias: los reembolsos de PAD procesados por Stripe deben solicitarse en un plazo de 180 días después del pago original y generalmente tardan tres días hábiles en completarse. Las empresas deben informar a sus clientes sobre los plazos de reembolso para evitar confusiones.

• Descripciones del cargo en el extracto bancario: las empresas deben brindar un nombre de la empresa que aparezca en los extractos bancarios de los clientes para cada pago mediante PAD. Las empresas pueden personalizar esta descripción para cada transacción si actualizan la descripción del cargo en el extracto bancario en su cuenta de Stripe.

Alternativas a los PAD en Canadá

En Canadá, las empresas disponen de varias alternativas a los PAD para gestionar sus transacciones. Aunque los PAD son populares por su comodidad en los pagos recurrentes, en distintos mercados se utilizan otros métodos de pago. A continuación, se presentan las principales alternativas de pago a los PAD:

• Tarjetas de crédito y débito: las tarjetas son la forma más frecuente de comprar en Canadá y se utilizaron en el 64 % de todas las transacciones de comercio electrónico en 2023. Representan una parte importante de las ventas anuales y son un método de pago dominante en el mercado canadiense.

• Transferencias en línea: las transferencias en línea que implican transacciones electrónicas iniciadas a través de servicios en línea continúan en aumento y superan en volumen a las transferencias electrónicas de fondos (TEF) personales, incluidos los depósitos directos y los PAD.

• Pagos en efectivo: el efectivo sigue siendo una opción de pago habitual en Canadá y se utilizó en el 11 % de las transacciones en 2023. Servicios como Collect on Delivery (COD) de Canada Post están disponibles para personas que prefieren usar efectivo en sus compras y les permiten pagar en efectivo cuando reciben el artículo.

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