Más tarde o más temprano, una empresa tendrá clientes que no pagarán. Normalmente, es llegados a este punto, al emitir una reclamación de pago a la persona o empresa morosa, cuando surge la cuestión de los intereses de demora. Ahora bien, ¿qué son los intereses de demora, hasta cuánto pueden ascender y cómo se calculan? Este artículo te dará las respuestas a todas estas preguntas.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué son los intereses de demora?
- ¿Cómo rige la ley los intereses de demora?
- ¿Cuándo se pueden cobrar intereses de demora?
- ¿Cómo se calculan los intereses de demora?
- ¿Cómo se exigen los intereses de demora?
- ¿Cómo se pueden evitar los intereses de demora?
¿Qué son los intereses de demora?
Los intereses de demora son un tipo de interés que se cobra cuando tu cliente no paga una factura a tiempo. En otras palabras, los intereses de demora se imponen en caso de pagar tarde. Se suman al importe de la factura original para motivar a tu cliente en mora a que cumpla su obligación de pago. No obstante, los intereses de demora también se cobran para compensar el esfuerzo invertido y las pérdidas sufridas a consecuencia de la demora en el pago.
En concreto, los bancos (es decir, las entidades de crédito) cobran intereses de demora cuando una persona prestataria no efectúa a tiempo uno de los pagos acordados de un préstamo. No obstante, en las transacciones comerciales y de servicios también se pueden aplicar intereses de demora cuando las facturas no se pagan a tiempo.
Es importante diferenciar entre intereses de demora y comisiones por reclamación de pago. Estas últimas las fijan las entidades acreedoras a su discreción dentro de un marco en particular, mientras que el importe de los intereses de demora que se pueden cobrar está definido por ley.
¿Cómo rige la ley los intereses de demora?
El cobro y el importe de los intereses de demora se rigen por la sección 288 del código civil alemán (BGB, por sus siglas en alemán). Según esta legislación, las deudas pendientes pueden estar sujetas a intereses de demora. El importe de dichos intereses de demora se calcula mediante el actual tipo de interés básico publicado por el banco central alemán, el Deutsche Bundesbank.
Desde el punto de vista jurídico, el código civil diferencia dos tipos de morosidad:
- Por falta de aceptación: cuando no se aceptan las mercancías.
- Por impago: cuando no se pagan las facturas.
Las empresas pueden cobrar intereses de demora solo por impagos (en otras palabras, si su cliente no paga una factura e incurre en un retraso en los pagos). Las empresas son libres de decidir si desean cobrar intereses de demora o no, ya que no son obligatorios.
¿Cuándo se pueden cobrar intereses de demora?
Las empresas deben respetar un período determinado para poder cobrar intereses de demora. Normalmente, se estipula un período de 30 días para clientes, siempre que dicho período se haya acordado como plazo de pago. No obstante, con clientes empresariales, se puede elegir un plazo de pago más largo o más corto. Por norma general, debes tener en cuenta que la fecha de prestación del servicio al cliente es decisiva a la hora de establecer el plazo pertinente. Tu cliente incurre en mora únicamente cuando una factura queda pendiente de pago una vez transcurrido este período, y es entonces cuando podrás cobrarle intereses de demora como reclamante del pago.
En el caso de que hayáis acordado un plazo de pago más breve, también puedes cobrarle intereses de demora antes, siempre que la factura siga pendiente al final del período acordado. Debéis definir el plazo de pago con precisión por adelantado o en el momento de emitir la factura.
¿Cómo se calculan los intereses de demora?
El importe que se impone en concepto de intereses de demora se calcula mediante el actual tipo de interés básico publicado por el Deutsche Bundesbank. Este tipo de interés fijo se publica dos veces al año (el 1 de enero y el 1 de julio) en el boletín oficial federal del Estado alemán, de conformidad con las disposiciones preceptivas. Desde el 1 de enero de 2024, el tipo de interés básico ha sido del 3,62 %.
El tipo de interés básico está sujeto a cambios. Toda aquella persona que desee cobrar intereses de demora debe consultar el tipo de interés básico antes de calcular los intereses de demora. También importa si tu cliente a quien le vas a reclamar intereses de demora es una persona particular o una empresa. En el caso de clientes empresariales, los intereses de demora se calculan añadiendo 9 puntos porcentuales al tipo de interés básico, mientras que este importe adicional es de 5 puntos porcentuales con el resto de la clientela.
De conformidad con la sección 288 BGB, se puede reclamar un interés sobre las deudas cuando el pago se demora. Si tenemos en cuenta el tipo de interés básico, se pueden aplicar preceptivamente los siguientes intereses de demora:
Transacciones con particulares: 8,62 %
Cálculo: 3,62 % + 5 puntos porcentuales = 8,62 %
Transacciones con clientes empresariales: 12,12 %
Cálculo: 3,62 % + 9 puntos porcentuales = 12,62 %
El tipo de interés básico se indica siempre per annum, ya que es un tipo de interés anual. Es importante calcular los intereses de demora con exactitud cada día del período correspondiente durante el cual la persona deudora no pagó e incurrió en mora (los días de retraso en el pago). A la hora de calcular los intereses de demora, conviene seguir estas cuatro reglas:
- Averigua el actual tipo de interés básico.
- Determina cuántos puntos porcentuales debes añadir, según si tu cliente es una empresa (B2B) o una persona particular (B2C).
- Calcula el número de días de mora.
- Calcula el interés del período de mora.
Aquí tienes dos ejemplos que te ayudarán a calcular los intereses de demora:
Ejemplo de cálculo para clientes B2C
Tu cliente B2C te debe 1000 euros y ha incurrido en 100 días de mora. Los intereses de demora por el período de mora son los siguientes:
Importe de la factura × (tipo de interés básico + 5 puntos porcentuales) × días de mora/365 = comisión por mora
1000 euros × (3,62 % + 5 puntos porcentuales) × 100/365 = 23,61 euros
El importe total, incluidos los intereses de demora, es de 1023,61 euros.
Ejemplo de cálculo para clientes B2B
Tu cliente B2B te debe 1000 euros y ha incurrido en 100 días de mora. A la hora de calcular los intereses de demora, debes tener en cuenta únicamente un tipo de interés básico:
Importe de la factura × (tipo de interés básico + 9 puntos porcentuales) × días de mora/365 = comisión por mora
1000 euros × (3,62 % + 9 puntos porcentuales) × 100/365 = 34,57 euros
El importe total, incluidos los intereses de demora, es de 1034,57 euros.
Consejo: Puedes utilizar una calculadora en línea de intereses de demora para comprobar y revisar tus cálculos.
¿Cómo se exigen los intereses de demora?
Cuando tu cliente incumple un plazo de pago acordado, lo mejor es enviar en primer lugar un recordatorio de pago, el cual debe incluir toda la información de la factura original y establecer un nuevo plazo de pago. Si la persona deudora sigue sin pagar una vez vencido este nuevo plazo, puedes iniciar el proceso de reclamación de pago. Por norma general, debes enviar tres cartas de reclamación de pago antes de emprender procedimientos judiciales. También puedes calcular intereses de demora dentro del proceso de reclamación de pago.
Una carta de reclamación de pago debe contener los siguientes datos:
- la fecha de vencimiento del pago de la factura;
- una mención al recordatorio de pago y la fecha en la que se envió;
- la indicación de los intereses de demora y comisiones por reclamación de pago pertinentes.
Fija un nuevo plazo de pago en la carta de reclamación de pago. Si tienes que recurrir a una segunda y una tercera carta de reclamación de pago, tendrás que ajustar los intereses de demora con arreglo al número de días de mora. Debes indicar claramente en estas cartas que la persistencia en el impago generará otros costes (entre otros, las costas del proceso judicial). Lo mejor es enviar las cartas de reclamación de pago por correo certificado para recibir un justificante de la entrega.
Si las cartas de reclamación de pago extrajudiciales no logran la reacción deseada, te convendrá recurrir a los servicios de alguien para que te asesore jurídicamente o a una empresa de cobro de deudas. De este modo, se aumenta la presión sobre la persona deudora. En este caso, los días de mora adicionales también generarán intereses de demora por vencimiento.
¿Cómo se pueden evitar los intereses de demora?
Si alguien de tus clientes incumple un pago, lo mejor es ponerse en contacto con esa persona directamente y hablarlo con ella. En la mayoría de los casos, los impagos se deben a malentendidos o se producen porque una factura no ha llegado al departamento contable o se ha perdido. También puede darse el caso de que una persona deudora se haya enfrentado temporalmente a dificultades financieras y que esto provocara el incumplimiento del primer plazo.
Si, con un primer recordatorio de pago no lograr el efecto deseado, prueba a averiguar por qué se ha incumplido el pago. Por norma general, la mejor forma de solucionar problemas es hablando directamente con alguien. Si te pones en contacto con tu cliente y fijas un nuevo plazo de pago, podrías ahorrarte la necesidad de recurrir al proceso de reclamación de pago. Aunque ni aun así logres el efecto deseado, debes seguir de todos modos la vía oficial y enviar cartas de reclamación de pago del importe pendiente. Tener un cierto grado de indulgencia a la hora de ocuparse de las deudas no solo es aconsejable, sino que puede repercutir positivamente sobre tu relación comercial. Lo mejor es comunicarse de forma abierta y directa con tus clientes que incurran en mora.
Asimismo, puedes tratar de evitar tales situaciones cuando emitas tus facturas.
Cómo protegerse contra impagos y evitar el tener que cobrar intereses de demora
Cuando emitas facturas, comprueba que el plazo de pago esté claramente visible. De este modo, te evitarás malentendidos. Si en la factura no figura el plazo de pago, tu cliente no podrá incurrir en mora y te enfrentarás a problemas legales a la hora de reclamar tu dinero.
Asimismo, es aconsejable ofrecer a tus clientes métodos de pago que les faciliten el pago. También puedes crear incentivos de pago adicionales como, por ejemplo, conceder descuentos por pagar pronto. Así, podrás prevenir la morosidad y evitarte la necesidad de cobrar intereses de demora.
Además, puedes mencionar en la factura que se cobrarán intereses de demora en el caso de que se produzcan retrasos en el pago. De este modo, dejas claro que a ambas partes os interesa que los pagos sean puntuales. Si, además, ofreces un descuento por pagar pronto, transmitirás a tus clientes la impresión de que les estás invitando a pagar a tiempo en vez de imponerles un plazo.