Tarde o temprano, una empresa tendrá un cliente que no realice un pago. Por lo general, es en este punto, al emitir la reclamación de pagos a la persona o empresa en mora, que surge la cuestión de los intereses por pago atrasado. Pero, ¿qué son los intereses por pago atrasado, qué tan altos son y cómo se calculan? En nuestro artículo encontrarás las respuestas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cómo se rigen en la ley los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cuándo se pueden cobrar los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cómo se calculan los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cómo exiges los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cómo puedes evitar los intereses por pago atrasado?
  

¿Qué son los intereses por pago atrasado?

Los intereses por pago atrasado son una forma de interés que se cobra cuando un cliente no paga una factura a tiempo. En otras palabras, los intereses por pago atrasado se cobran en caso de atraso en el pago. Se suman al importe original de la factura para motivar al cliente moroso a cumplir con su obligación de pago. Sin embargo, los intereses por pago atrasado también se cobran como compensación por el esfuerzo y la pérdida incurridos como resultado del pago atrasado.

Concretamente, los bancos (es decir, los prestamistas) cobran intereses por pago atrasado cuando un prestatario no realiza el pago del préstamo acordado a tiempo. Sin embargo, las transacciones comerciales y de servicios también pueden estar sujetas a intereses por pago atrasado cuando las facturas no se pagan a tiempo.

Es importante diferenciar los intereses por pago atrasado de las comisiones por reclamación de pagos, que los acreedores fijan a su criterio dentro de un marco determinado, mientras que el importe de los intereses por pago atrasado que se pueden cobrar está definido por ley.

¿Cómo se rigen en la ley los intereses por pago atrasado?

El cobro de intereses por pago atrasado, y su importe, se rige por el Artículo 288 del Código Civil Alemán (BGB). Sobre la base de esta legislación, las deudas pendientes pueden estar sujetas a intereses por pago atrasado. El importe de dichos intereses por pago atrasado se calcula utilizando la tasa base actual publicada por el banco central alemán, Deutsche Bundesbank.

Desde una perspectiva legal, el Código Civil hace una diferencia entre dos tipos de pagos atrasados:

1. Incumplimiento de la aceptación: cuando no se aceptan las mercancías
   
2. Incumplimiento de pago: cuando no se pagan las facturas
   

Las empresas solo pueden cobrar intereses por pago atrasado sobre los pagos en mora (en otras palabras, si un cliente no paga una factura y está atrasado en los pagos). Las empresas son libres de decidir si desean cobrar intereses por pago atrasado o no, no son obligatorios.

¿Cuándo se pueden cobrar intereses por pago atrasado?

Las empresas deben respetar un período determinado antes de cobrar intereses por pago atrasado. Por lo general, se estipula un período de 30 días para los clientes, siempre que se haya acordado como plazo de pago. Sin embargo, en el caso de los clientes empresariales, se puede elegir un plazo de pago más largo o más corto. Como regla general, debes tener en cuenta que la fecha de la prestación de servicios al cliente es decisiva a la hora de establecer el plazo correspondiente. Solo cuando una factura permanece pendiente después de que haya transcurrido este plazo, el cliente incurre en incumplimiento y puedes cobrar intereses por pago atrasado como acreedor.

Cuando hayas acordado un plazo de pago más corto, también puedes cobrar intereses por pago atrasado antes, siempre que la factura esté pendiente al final del período acordado. Debes establecer un plazo de pago preciso por adelantado o cuando emitas la factura.

¿Cómo se calculan los intereses por pago atrasado?

El importe cobrado por intereses por pago atrasado se calcula utilizando el tipo básico actual publicado por el Deutsche Bundesbank. Este tipo de interés fijo se publica dos veces al año (el 1 de enero y el 1 de julio) en el Boletín Federal de acuerdo con las disposiciones legales. Desde el 1 de enero de 2024, la tasa base es del 3.62 %.

La tasa base está sujeta a cambios. La persona que desee cobrar intereses por pago atrasado primero debe consultar la tasa base antes de calcular los intereses por pagos atrasados. También marca la diferencia si se cobran intereses por pagos atrasados a un particular o a un cliente empresarial. En el caso de estos últimos, los intereses por pagos atrasados se calculan sumando 9 puntos porcentuales a la tasa base, mientras que este importe adicional es de 5 puntos porcentuales para los clientes.

De conformidad con el Artículo 288 del BGB, las deudas pueden estar sujetas a intereses por mora. Teniendo en cuenta la tasa base actual, se aplican los siguientes intereses por pago atrasado legales:

Transacciones con particulares: 8.62 %
Cálculo: 3.62 % + 5 puntos porcentuales = 8.62 %

Transacciones con clientes empresariales: 12.12 %
Cálculo: 3.62 % + 9 puntos porcentuales = 12.62 %

La tasa base siempre se indica “por año” (como una tasa anual). Es importante que calcules los intereses por pago atrasado con precisión cada día para el período correspondiente en el que el deudor no efectuó el pago y comenzó a estar en mora (días de atraso). Cuando calcules los intereses por pago atrasado, sigue estas cuatro reglas:

1. Averigua la tasa base actual.
   
2. Determina cuántos puntos porcentuales debes sumar: business to business (B2B) o business-to-consumer (B2C).
   
3. Calcula el número de días de atraso.
   
4. Calcula los intereses del período de morosidad.
   

Estos son dos ejemplos para calcular los intereses por pago atrasado:

Ejemplo de cálculo para clientes B2C

Un cliente B2C te debe 1000 euros y tiene 100 días de atraso. Los intereses por pago atrasado por el período de morosidad se calculan de la siguiente manera:

Importe de la factura x (tasa base + 5 puntos porcentuales) x días de mora/365 = comisión por mora
1000 euros x (3.62 % + 5 puntos porcentuales) x 100/365 = 23.61 euros
El importe total incluidos los intereses por pago atrasado es de 1023.61 euros.

Ejemplo de cálculo para clientes B2B

Un cliente B2B te debe 1000 euros y tiene 100 días de atraso. Cuando calculas los intereses por pago atrasado, solo hay una tasa base que debes tener en cuenta:

Importe de la factura x (tasa base + 9 puntos porcentuales) x días de mora/365 = comisión por mora
1000 euros x (3.62 % + 9 puntos porcentuales) x 100/365 = 34.57 euros
El importe total incluidos los intereses por pago atrasado es de 1034.57 euros.

Consejo: Puedes utilizar una calculadora en línea de intereses por pago atrasado para comprobar y revisar tus cálculos.

¿Cómo exiges los intereses por pago atrasado?

Cuando un cliente no cumple el plazo de pago acordado, lo mejor es enviar primero un recordatorio de pago, que debe incluir toda la información de la factura original y establecer un nuevo plazo de pago. Si el deudor sigue sin pagar en ese plazo, puedes iniciar la reclamación de pagos. Por regla general, debes enviar tres cartas de reclamación de pagos antes de emprender acciones legales. También puedes calcular los intereses por pago atrasado cuando se procese la reclamación de pagos.

Una carta de reclamación de pagos debe contener la siguiente información:

• Fecha de vencimiento del pago de la factura
  
• Referencia al recordatorio de pago y su fecha
  
• Indicación de los intereses por pago atrasado y las comisiones de reclamación de pagos aplicables
  

Establece un nuevo plazo de pago en la carta de reclamación de pagos. Si se requiere una segunda y tercera carta de reclamación de pagos, tendrás que ajustar los intereses por pago atrasado en función de la cantidad de días de retraso. Debes indicar con claridad en la segunda y tercera carta de reclamación de pagos que surgirán costos adicionales si queda el pago pendiente (costos judiciales, etc.). Lo mejor es enviar cartas de reclamación de pagos por correo certificado para que recibas el comprobante de entrega.

Si con las cartas de reclamación de pagos extrajudiciales no logras la respuesta deseada, debes contratar a un asesor legal o firma de cobro de deudas. Esto aumenta la presión sobre el deudor. Una vez más, los días adicionales de atraso conducen a nuevos intereses por pago atrasado que vencen.

¿Cómo se pueden evitar los intereses por pago atrasado?

Cuando un cliente no realiza un pago, lo mejor es ponerse en contacto directamente con el cliente y hablar al respecto. En la mayoría de los casos, los pagos no realizados se deben a malentendidos o a que una factura no ha llegado al Departamento de Cuentas o se ha perdido. También puede ser que un deudor haya tenido temporalmente dificultades financieras y eso llevó a que se incumpliera el primer plazo.

Después de enviar el primer recordatorio de pago que no logra el efecto deseado, trata de averiguar por qué no se ha efectuado el pago. Hablar directamente con alguien suele ser la mejor manera de resolver problemas. Comunicarte con tu cliente y fijar un nuevo plazo de pago puede significar que no necesitas recurrir al proceso de reclamación de pagos. Incluso si con esto no se logra el efecto deseado, debes seguir el proceso oficial y enviar cartas de reclamación de pagos por el importe adeudado. Es recomendable cierto grado de indulgencia cuando se trata de deudas y puede tener un efecto positivo en la relación de tu empresa. Lo mejor es comunicarte de manera abierta y directa con los clientes en mora.

También puedes intentar evitar este tipo de situaciones durante la emisión de facturas.

Cómo protegerse contra los pagos faltantes y evitar que se cobren intereses por pago atrasado

Cuando se emitan las facturas, comprueba que la fecha límite de pago esté claramente visible. Esto evitará malentendidos. Si falta la fecha límite de pago en la factura, tu cliente no puede entrar en mora, y te enfrentarás a problemas legales para reclamar tu dinero.

También es recomendable ofrecerles a tus clientes métodos de pago que faciliten el pago. También puedes crear incentivos de pago adicionales, por ejemplo, otorgando descuentos por pagos anticipados. Con esto se pueden evitar pagos atrasados y la necesidad de cobrar intereses por pago atrasado.

Además, puedes incluir en la factura una referencia de que se cobrarán intereses de morosidad en caso de pago atrasado. Esto deja en claro que es de interés de ambas partes que los pagos sean puntuales. Si además ofreces un descuento por pago anticipado, entonces parece que estás invitando a los clientes a pagar a tiempo en lugar de imponer una fecha límite.