Unternehmen werden früher oder später damit konfrontiert, dass eine Kundin oder ein Kunde nicht zahlt. Spätestens dann, wenn man die betreffende Person oder ein Unternehmen anmahnen muss, stellt sich die Frage nach der Berechnung von Verzugszinsen. Aber was sind Verzugszinsen, wie hoch dürfen sie sein und wie berechnet man sie? Unser Artikel gibt Ihnen darauf Antworten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Verzugszinsen?
  
• Wie sind Verzugszinsen gesetzlich festgelegt?
  
• Ab wann dürfen Sie Verzugszinsen erheben?
  
• Wie werden Verzugszinsen berechnet?
  
• Wie fordern Sie Verzugszinsen ein?
  
• Wie können Sie Verzugszinsen vermeiden?
  

Was sind Verzugszinsen?

Verzugszinsen sind ein Zinssatz, der berechnet werden kann, wenn eine Kundin bzw. ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt. Verzugszinsen werden also erhoben, wenn ein Zahlungsverzug entsteht. Sie werden zum ursprünglichen Rechnungsbetrag addiert, um die säumige Kundschaft zur Zahlung zu motivieren. Verzugszinsen werden aber auch erhoben, um den Aufwand und Schaden zu ersetzen, der durch eine verspätete Zahlung entstanden ist.

Insbesondere Banken – als die Kreditgeber – berechnen Verzugszinsen, wenn beispielsweise ein/e Kreditnehmer/in die vereinbarte Darlehensrate verspätet zahlt. Aber auch bei Handels- und Dienstleistungsgeschäften können Verzugszinsen auf einen nicht beglichenen Rechnungsbetrag erhoben werden.

Verzugszinsen müssen von den Mahngebühren unterschieden werden: Letztere werden von Gläubigerinnen und Gläubigern nach eigenem Ermessen innerhalb eines bestimmten Rahmens selbst festgelegt, während die Höhe der Verzugszinsen gesetzlich geregelt ist.

Wie sind Verzugszinsen gesetzlich festgelegt?

Das Erheben und die Höhe von Verzugszinsen sind nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 288 geregelt. Nach diesem Paragrafen sind Geldschulden bei Zahlungsverzug zu verzinsen. Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach dem aktuellen Basiszinssatz, der von der Deutschen Bundesbank festgelegt wird.
Im BGB wird rein rechtlich zwischen zwei Arten von Zahlungsverzug unterschieden:

1. Annahmeverzug – bei Nichtannahme von Ware
   
2. Schuldnerverzug – bei Nichtbezahlung von Rechnungen
   

Unternehmer/innen können nur bei Schuldnerverzug Verzugszinsen berechnen – wenn also eine Kundin bzw. ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt und dadurch in Zahlungsverzug kommt. Unternehmer/innen können dabei selbst entscheiden, ob sie Verzugszinsen verlangen oder nicht – verpflichtet sind sie dazu nicht.

Ab wann dürfen Sie Verzugszinsen erheben?

Unternehmen müssen eine bestimmte Frist wahren, bevor Sie Verzugszinsen erheben dürfen. In der Regel gilt Privatkundschaft gegenüber die 30-Tage-Frist, insofern als Zahlungsziel 30 Tage vereinbart worden sind. Bei Geschäftskundschaft kann das Zahlungsziel auch kürzer oder länger gewählt werden. Grundsätzlich müssen Sie dabei beachten, dass der Tag der Zustellung bei der Kundschaft maßgebend ist für die Fristwahrung. Erst wenn eine Rechnung nach Ablauf dieser Frist noch nicht beglichen ist, kommt die Kundin bzw. der Kunde in Zahlungsverzug und Sie dürfen als Gläubiger/in Verzugszinsen geltend machen.

Wenn Sie eine kürzere Zahlungsfrist vereinbart haben, dürfen Sie auch entsprechend früher Verzugszinsen erheben – sofern nach Ablauf der vereinbarten Frist die entsprechende Rechnung noch immer offen ist. Entscheidend ist, dass Sie vor oder mit der Rechnungsstellung einen genauen Termin als Zahlungsziel festgesetzt haben.

Wie werden Verzugszinsen berechnet?

Die Verzugszinsen werden nach dem aktuellen Basiszinssatz berechnet, der von der Deutschen Bundesbank festgelegt wird. Dieser feste Zinssatz wird nach gesetzlichen Vorgaben zweimal im Jahr im Bundesanzeiger veröffentlicht (zum 1. Januar und 1. Juli). Seit dem 01.01.2024 beträgt der Basiszinssatz 3,62 %.

Der Basiszinssatz kann sich dementsprechend immer wieder ändern. Wenn Sie Verzugszinsen erheben wollen, sollten Sie vor der Berechnung immer den momentan geltenden Basiszinssatz in Erfahrung bringen und die Verzugszinsen danach berechnen. Entscheidend für die Berechnung ist auch, ob Sie der Privat- oder Geschäftskundschaft gegenüber Verzugszinsen erheben möchten. Bei Geschäftskundschaft addieren Sie für den Verzugszinssatz zum Basiszinssatz +9 % hinzu, bei Privatpersonen +5 %.

Nach § 288 BGB ist eine Geldschuld während des Verzugs zu verzinsen. Unter Berücksichtigung des aktuellen Basiszinssatzes ergeben sich demnach folgende gesetzliche Verzugszinsen:

Geschäfte mit Privatpersonen: 8,62 %
Berechnung: 3,62 % + 5 Prozentpunkte = 8,62 %
Geschäfte mit Geschäftskundschaft: 12,62 %
Berechnung: 3,62 % + 9 Prozentpunkte = 12,62 %

Der Basiszinssatz gilt immer „per annum“ (aufs Jahr). Sie müssen die Verzugszinsen deshalb tagesgenau auf den betreffenden Zeitraum berechnen, in dem die Schuldnerin bzw. der Schuldner die Zahlung versäumt hat und in Verzug geraten ist (Säumnistage). Gehen Sie bei der Berechnung der Verzugszinsen am besten in vier Schritten vor:

• Schritt 1: Aktuellen Basiszinssatz ermitteln
  
• Schritt 2: Prozentpunkte feststellen – für B2B-Kundschaft oder Privatpersonen
  
• Schritt 3: Anzahl der Säumnistage ermitteln
  
• Schritt 4: Zinsen für den Verzugszeitraum berechnen
  

Wir geben Ihnen hier zwei konkrete Beispiele für die Berechnung der Verzugszinsen:

Rechenbeispiel für Privatkundschaft

Eine Kundin/ein Kunde schuldet Ihnen 1.000 Euro und ist seit 100 Tagen in Verzug. Die Verzugszinsen für die Verzugsdauer berechnen sich wie folgt:
Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5%) x Verzugstage/365 = Verzugszinsen
1000 € x (3,62% + 5%) x 100/365 = 23,61 €
Die Gesamtsumme inklusive der Verzugszinsen beträgt also 1023,61 €.

Rechenbeispiel für B2B-Kundschaft

Eine B2B-Kundin bzw. ein B2B-Kunde schuldet Ihnen 1.000 Euro und ist seit 100 Tagen in Verzug. Bei der Berechnung der Verzugszinsen müssen Sie nur einen anderen Basiszinssatz beachten:

Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 9%) x Verzugstage/365 = Verzugszinsen
1000 € x (3,62% + 9%) x 100/365 = 34,57 €
Die Gesamtsumme inklusive der Verzugszinsen beträgt also 1034,57 €.

Tipp: Um Ihre Berechnungen zu überprüfen und zu verifizieren, können Sie einen Online-Verzugszinsenrechner nutzen.

Wie fordern Sie Verzugszinsen ein?

Wenn eine Kundin bzw. ein Kunde das vereinbarte Zahlungsziel nicht eingehalten hat, können Sie mit einer freundlich geschriebenen Zahlungserinnerung darauf reagieren. Diese sollte alle Daten der Originalrechnung enthalten und ein neues Zahlungsziel festlegen. Lässt die Schuldnerin bzw. der Schuldner auch diese Frist verstreichen, können Sie ein Mahnverfahren starten. In der Regel schreiben Sie drei Mahnungen, bevor Sie gerichtlich vorgehen. In den Mahnschreiben berechnen Sie dann auch die Verzugszinsen.

Eine Mahnung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Zeitpunkt der Fälligkeit des Rechnungsbetrags
  
• Hinweis auf die erfolgte Zahlungserinnerung mit Datum
  
• Aufstellung fälliger Verzugszinsen und Mahngebühren
  

Setzen Sie im ersten Mahnschreiben eine neue Frist zur Zahlung. Falls danach noch eine zweite und dritte Mahnung erforderlich wird, müssen Sie in diesen die Verzugszinsen anpassen (Säumnistage). Geben Sie in Mahnung 2 und 3 einen deutlichen Hinweis darauf, dass bei Nichtzahlung weitere Kosten entstehen (Gerichtskosten etc.). Diese Mahnschreiben versenden Sie am besten per Einschreiben, um einen Nachweis für die Zustellung zu haben.

Bleibt das außergerichtliche Anmahnen erfolglos, sollten Sie einen Rechtsbeirat oder eine Inkassofirma hinzuziehen. Das erhöht den Druck auf die Schuldnerin bzw. den Schuldner. Auch hier werden durch zusätzliche Säumnistage neue Verzugszinsen fällig.

Wie können Sie Verzugszinsen vermeiden?

Kommt eine Kundin bzw. ein Kunde in Zahlungsverzug, sollten Sie freundlich reagieren und möglichst direkten Kontakt aufnehmen. Oft liegt ein Missverständnis vor und die Rechnung ist in der Buchhaltung Ihrer Kundschaft nicht angekommen oder übersehen worden. Es kann auch sein, dass ein/e Schuldner/in sich kurzzeitig in finanziellen Schwierigkeiten befindet und deshalb die erste Zahlungsfrist verstreichen lässt.

Versuchen Sie nach einer Zahlungserinnerung – sofern diese keinen Erfolg hatte – die Gründe für den Zahlungsverzug herauszufinden. Oft funktioniert das im persönlichen Gespräch am besten. Wenn Sie dann Ihrer Kundschaft entgegenkommen und eine neue Zahlungsfrist setzen, die großzügig bemessen ist, kann das ein Mahnverfahren überflüssig machen. Erst wenn auch das nichts bewirkt, sollten Sie den offiziellen Weg gehen und den offenen Rechnungsbetrag anmahnen. Eine gewisse Gelassenheit im Forderungsmanagement ist also angebracht und kann sich positiv auf die Geschäftsbeziehung in der Zukunft auswirken. Es ist immer besser, mit der säumigen Kundschaft ganz offen und direkt zu kommunizieren.
Sie können der Möglichkeit, dass eine solche Situation entsteht, aber auch schon bei der Rechnungsstellung entgegenwirken.

Wie Sie einem Zahlungsverzug vorbeugen und Verzugszinsen vermeiden

Achten Sie bei der Rechnungsstellung darauf, dass die Zahlungsfrist deutlich zu erkennen ist. Dann gibt es keine Missverständnisse. Wenn das Zahlungsziel auf der Rechnung fehlt, kommt Ihre Kundschaft erst gar nicht in Zahlungsverzug und Sie haben rein rechtlich Probleme, Ihr Geld einzufordern.

Bieten Sie Ihrer Kundschaft in der Rechnung außerdem Zahlungsmethoden an, die eine Zahlung ganz einfach machen. Sie können auch zusätzliche Zahlungsanreize schaffen – zum Beispiel durch eine Skonto-Gewährung. Allein das kann einen Zahlungsverzug und das Berechnen von Verzugszinsen vermeiden.

Natürlich können Sie auch bereits in der Rechnung darauf hinweisen, dass bei nicht fristgerechter Zahlung Verzugszinsen entstehen. Damit machen Sie klar, dass eine pünktliche Zahlung im Interesse beider Parteien liegt. Wenn Sie gleichzeitig auch Skonto gewähren, treten Sie Ihrer Kundschaft nicht zu nahe, sondern laden sie zu einer pünktlichen Zahlung ein.