Förr eller senare kommer ett företag att ha en kund som inte gör en betalning. Vanligtvis är det vid denna tidpunkt, när man utfärdar dunning till personen eller företaget med utebliven betalning, som frågan om dröjsmålsränta uppstår. Men vad är räntan för uteblivna betalningar, hur höga kan de vara och hur beräknas det? Vår artikel ger dig svaren.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är dröjsmålsränta?
- Hur regleras dröjsmålsränta enligt lag?
- När kan du debitera dröjsmålsränta?
- Hur beräknas dröjsmålsränta?
- Hur kräver man dröjsmålsränta?
- Hur kan man undvika dröjsmålsränta?
Vad är dröjsmålsränta?
Dröjsmålsränta är en form av ränta som debiteras när en kund inte betalar en faktura i tid. Med andra ord tas dröjsmålsränta ut vid sena betalningar. De läggs till det ursprungliga fakturabeloppet för att motivera den försumliga kunden att uppfylla sin betalningsskyldighet. Som ersättning för den ansträngning och förlust som uppstått till följd av den sena betalning debiteras dock även dröjsmålsränta.
Specifikt debiterar banker – det vill säga långivare – dröjsmålsränta när en låntagare inte gör en överenskommen betalning av lånet i tid. Handels- och tjänstetransaktioner kan dock också bli föremål för dröjsmålsränta när fakturor inte betalas i tid.
Det är viktigt att skilja på dröjsmålsränta och dunning-avgifter. De senare fastställs av borgenärerna efter eget gottfinnande inom en viss ram, medan storleken på dröjsmålsränta som kan tas ut definieras i lag.
Hur regleras dröjsmålsränta enligt lag?
Debitering av dröjsmålsränta och dess belopp regleras i avsnitt 288 i den tyska civillagen (BGB). Med stöd av denna lagstiftning kan utestående skulder bli föremål för dröjsmålsränta. Beloppet för sådan dröjsmålsränta beräknas med hjälp av den aktuella basräntan som publiceras av den tyska centralbanken, Deutsche Bundesbank.
Ur ett juridiskt perspektiv skiljer civilrätten mellan två typer av sena betalningar:
- Utebliven acceptans – när varor inte accepteras
- Utebliven betalning – när fakturor inte betalas
Företag kan endast ta ut dröjsmålsränta på uteblivna betalningar – med andra ord om en kund inte betalar en faktura och hamnar efter med sina betalningar. Företag kan fritt bestämma om de vill ta ut dröjsmålsränta eller inte – det är inte obligatoriskt.
När kan du debitera dröjsmålsränta?
Företag måste iaktta en viss tidsperiod innan de kan debitera dröjsmålsränta. Vanligtvis föreskrivs en 30-dagarsperiod för kunder, förutsatt att detta har överenskommits som en tidsfrist för betalningar. Med företagskunder kan dock en längre eller kortare tidsfrist för betalning väljas. Som en allmän regel måste du notera att datumet för delgivning till kunden är avgörande för att fastställa den relevanta tidsfristen. Det är först när en faktura förblir utestående efter att denna period har löpt ut som kunden hamnar i dröjsmål och du som borgenär kan debitera dröjsmålsränta.
Om du har kommit överens om en kortare betalningstidsfrist kan du också debitera dröjsmålsränta tidigare – förutsatt att fakturan fortfarande är utestående i slutet av den överenskomna perioden. Du måste ange en exakt betalningstidsfrist i förskott eller när fakturan utfärdas.
Hur beräknas dröjsmålsränta?
Det belopp som tas ut för dröjsmålsränta beräknas med hjälp av den aktuella basräntan som publiceras av Deutsche Bundesbank. Denna fasta ränta publiceras två gånger om året (1 januari och 1 juli) i Federal Gazette i enlighet med lagstadgade bestämmelser. Sedan den 1 januari 2024 har basräntan varit 3,62 %.
Basräntan kan komma att ändras. Den som vill debitera dröjsmålsränta bör först kontrollera basräntan innan de beräknar sin dröjsmålsränta. Det spelar också roll om du tar ut dröjsmålsränta på en privatperson eller företagskund. För företagskunder beräknas dröjsmålsräntan genom att lägga till 9 procentenheter till basräntan, medan detta tilläggsbelopp är 5 procentenheter för privatpersoner.
Enligt avsnitt 288 BGB kan ränta tas ut på skulder när de är försenade. Genom att beakta den nuvarande basränta är följande lagstadgade dröjsmålsränta tillämplig:
Transaktioner med privatpersoner: 8,62 %
Kalkyl: 3,62 % + 5 procentenheter = 8,62 %
Transaktioner med företagskunder: 12,62 %
Kalkyl: 3,62 % + 9 procentenheter = 12,62 %
Basräntan betecknas alltid ”per år” (som en årlig ränta). Det är viktigt att du beräknar dröjsmålsränta korrekt varje dag för den relevanta perioden då gäldenären inte gjorde betalning. Vid beräkning av dröjsmålsränta lönar det sig att följa dessa fyra regler:
- Ta reda på den aktuella basräntan.
- Räkna ut hur många procentenheter du måste lägga till – business-to-business (B2B) eller business-to-consumer (B2C).
- Beräkna antalet dagar som betalningen varit utebliven.
- Beräkna räntan för dagar med utebliven betalning.
Här är två exempel som hjälper dig att beräkna dröjsmålsränta:
Räkneexempel för B2C-kunder
En B2C-kund är skyldig dig 1 000 EUR och ligger 100 dagar efter med betalningen. Dröjsmålsräntan för perioden beräknas enligt följande:
Fakturabelopp x (basränta + 5 procentenheter) x dagar med utebliven betalning/365 = dröjsmålsräntan
1 000 EUR x (3,62 % + 5 procentenheter) x 100/365 = 23,61 EUR
Det totala beloppet inklusive dröjsmålsränta är 1 023,61 EUR.
Räkneexempel för B2B-kunder
En B2B-kund är skyldig dig 1 000 EUR och ligger 100 dagar efter med betalningen. Vid beräkning av dröjsmålsränta finns det bara en basränta som du måste ta hänsyn till:
Fakturabelopp x (basränta + 9 procentenheter) x dagar med utebliven betalning/365 = dröjsmålsränta
1 000 EUR x (3,62 % + 9 procentenheter) x 100/365 = 34,57 EUR
Det totala beloppet inklusive dröjsmålsränta är 1 034,57 EUR.
Tips: Du kan använda en onlinekalkylator för dröjsmålsränta för att kontrollera och granska dina beräkningar.
Hur kräver man dröjsmålsränta?
När en kund inte håller en överenskommen betalningsfrist är det bäst att först skicka en betalningspåminnelse. Detta bör inkludera all information från den ursprungliga fakturan och ange en ny tidsfrist för betalning. Om gäldenären fortfarande inte betalar inom denna nya tidsfrist kan du inleda dunning. Som en allmän regel bör du skicka tre dunning-brev innan du vidtar juridiska åtgärder. Du kan också beräkna dröjsmålsränta som en del av dunning-processen.
Ett dunning-brev ska innehålla följande information:
- Datum då fakturan förföll till betalning
- Hänvisning till betalningspåminnelsen och dess datum
- Indikation på tillämplig dröjsmålsränta och dunning-avgifter
Ange en ny tidsgräns för betalning i dunning-brevet. Om det krävs ett andra och tredje dunning-brev måste du justera de dröjsmålsräntan i enlighet med antalet dagar utan betalning. I det andra och tredje dunning-brevet måste du tydligt ange att ytterligare kostnader kommer att uppstå om inte inkommer (rättegångskostnader osv.). Det är bäst att skicka dunning-brev med rekommenderat brev så att du får ett mottagningsbevis.
Om de utomrättsliga dunning-breven inte ger önskat svar bör du anlita en juridisk rådgivare eller ett inkassoföretag. Detta ökar pressen på gäldenären. Återigen leder ytterligare dagar utan betalning till att nya dröjsmålsränta förfaller till betalning.
Hur kan man undvika dröjsmålsränta?
När en kund missar en betalning är det bäst att kontakta kunden direkt och diskutera det med dem. I de flesta fall beror missade betalningar på missförstånd eller på att en faktura inte har nått ekonomiavdelningen eller har kommit bort. Det kan också vara så att en gäldenär tillfälligt har haft ekonomiska svårigheter och det har lett till att den första tidsfristen har missats.
När du har skickat en första betalningspåminnelse som inte uppnår önskad effekt bör du försöka ta reda på varför betalningen har missats. Att prata med någon direkt är vanligtvis det bästa sättet att lösa problem. Att kontakta din kund och sätta en ny tidsfrist för betalning kan innebära att du inte behöver ta till dunning-processen. Även om detta inte uppnår önskad effekt bör du ändå följa den officiella metoden och skicka dunning-brev för det utestående beloppet. En viss grad av eftergift är tillrådligt vid hantering av skulder och kan ha en positiv effekt på din affärsrelation. Det är bäst att kommunicera öppet och direkt med kunder i efterhand.
Du kan också försöka undvika sådana situationer när du utfärdar dina fakturor.
Så skyddar du dig mot missade betalningar och undviker att behöva debitera dröjsmålsränta
När du utfärdar fakturor ska du kontrollera att tidsfristen för betalning är väl synlig. Detta kommer att förhindra missförstånd. Om tidsfristen för betalning saknas på fakturan kan din kund inte hamna efter med betalningar, och du kommer att möta juridiska problem när du ska kräva dina pengar.
Det är också lämpligt att erbjuda dina kunder betalningsmetoder som gör det enkelt att betala. Du kan också skapa ytterligare incitament för betalningar, till exempel genom att bevilja rabatter för tidiga betalningar. Dessa kan förhindra sena betalningar och behovet av att debitera dröjsmålsränta.
Dessutom kan du inkludera en referens på fakturan om att dröjsmålsränta kommer att debiteras vid sen betalning. Detta gör det tydligt att det ligger i båda parters intresse att betalningarna sker i tid. Om du också erbjuder en rabatt för tidig betalning verkar det som om du uppmanar kunderna att betala i tid snarare än att införa en tidsfrist.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.