Toute entreprise est confrontée tôt ou tard au défaut de paiement d’un de ses clients. En général, c’est à ce stade, lors de la relance de la personne ou de l’entreprise en défaut, que se pose la question des intérêts de retard. Mais qu’entend-on exactement par intérêts de retard, quel peut en être le niveau et comment les calcule-t-on ? Notre article vous donne toutes les réponses à ce sujet.
Sommaire
- Que sont les intérêts de retard ?
- Comment les intérêts de retard sont-ils régis par la loi ?
- Quand pouvez-vous facturer des intérêts de retard ?
- Comment les intérêts de retard sont-ils calculés ?
- Comment exiger des intérêts de retard ?
- Comment éviter les intérêts de retard ?
Que sont les intérêts de retard ?
Les intérêts de retard sont un type d’intérêts qui sont facturés lorsqu’un client ne règle pas une facture à temps. En d’autres termes, des intérêts de retard sont perçus en cas de retard de paiement. Ils sont ajoutés au montant initial de la facture afin d’inciter le client défaillant à remplir son obligation de paiement. Du reste, des intérêts de retard sont également facturés pour compenser les efforts et les pertes occasionnés par ce paiement tardif.
Pour être plus précis, ce sont les banques, c’est-à-dire les prêteurs, qui facturent des intérêts de retard lorsqu’un emprunteur n’effectue pas à temps un paiement convenu. Par ailleurs, les transactions commerciales et de services peuvent également faire l’objet d’intérêts de retard lorsque des factures ne sont pas acquittées à temps.
Il est important de distinguer les intérêts de retard des frais de relance. Ces derniers sont fixés par les créanciers à leur discrétion dans un cadre particulier, tandis que le montant des intérêts de retard facturables est fixé par voie légale.
Comment les intérêts de retard sont-ils régis par la loi ?
La perception d’intérêts de retard, de même que leur montant, sont des principes régis par l’article 288 du code civil allemand (BGB). D’après cette législation, toute dette impayée peut donner lieu à des intérêts de retard. Le montant de ces intérêts est calculé sur la base du taux de base en vigueur publié par la banque centrale allemande (Deutsche Bundesbank).
D’un point de vue juridique, le code civil distingue deux types de retard de paiement :
- Défaut d’acceptation : lorsque des marchandises ne sont pas acceptées
- Défaut de paiement : lorsque des factures n’ont pas été réglées
Les entreprises peuvent facturer des intérêts de retard uniquement en cas de défaut de paiement, c’est-à-dire lorsqu’un client n’a pas réglé une facture et est en retard dans ses paiements. Les entreprises sont libres de décider si elles souhaitent facturer ou non des intérêts de retard. Ces derniers ne sont en aucun cas obligatoires.
Quand pouvez-vous facturer des intérêts de retard ?
Avant de pouvoir facturer des intérêts de retard, les entreprises doivent respecter un certain délai. En règle générale, un moratoire de 30 jours est prévu pour les clients, sous réserve qu’un délai de paiement ait été convenu en ce sens. S’agissant des clients professionnels, il est possible d’opter pour un délai de paiement plus long ou plus court. Il est à noter qu’en général, la date de la prestation en faveur du client est déterminante pour établir le délai pertinent. Ce n’est que lorsqu’une facture demeure impayée après l’expiration de ce délai que le client devient défaillant et que vous pouvez donc lui facturer des intérêts de retard en tant que créancier.
Si vous avez convenu un délai de paiement plus court, vous pouvez également facturer des intérêts de retard plus tôt, à condition que la facture soit toujours impayée à l’expiration de la période convenue. Vous devez fixer un délai de paiement précis à l’avance ou lors de l’émission de la facture.
Comment les intérêts de retard sont-ils calculés ?
Le montant des intérêts de retard est calculé sur la base du taux de base en vigueur publié par la Deutsche Bundesbank. Ce taux d'intérêt forfaitaire est communiqué deux fois par an (le 1er janvier et le 1er juillet) dans le Journal officiel fédéral, conformément aux dispositions légales. Depuis le 1er janvier 2024, le taux de base s'élève à 3,62 %
et est sujet à modification. Toute personne qui souhaite facturer des intérêts de retard doit vérifier le taux de base avant de calculer le montant des intérêts. En outre, le prélèvement d’intérêts de retard auprès d’un client particulier ou professionnel n’a pas la même incidence. Pour les entreprises, les intérêts de retard sont calculés en ajoutant 9 points de pourcentage au taux de base, alors que ce montant supplémentaire est de 5 points de pourcentage pour les clients particuliers.
Conformément à l’article 288 de la loi BGB, les dettes peuvent être soumises à des intérêts moratoires. Si l'on tient compte du taux de base actuel, les intérêts de retard légaux suivants s'appliquent :
Transactions avec des clients particuliers : 8,62 %
Calcul : 3,62 % + 5 points de pourcentage = 8,62 %.
Transactions avec des clients professionnels : 12,12 %
Calcul : 3,62 % + 9 points de pourcentage = 12,62 %.
Le taux de base est toujours spécifié « per annum », c'est-à-dire en taux annuel. Il est important que vous calculiez précisément les intérêts de retard pour chaque jour de la période concernée durant laquelle le débiteur n’a pas effectué le paiement et est devenu défaillant (jours d’arriérés). Pour calculer les intérêts de retard, il convient de respecter les quatre règles suivantes :
- Déterminez le taux de base en vigueur.
- Déterminez le nombre de points de pourcentage que vous devez ajouter, d’entreprise à entreprise (B2B) ou d’entreprise à consommateur (B2C).
- Calculez le nombre de jours d’arriérés.
- Calculez les intérêts pour la période de carence.
Pour y voir plus clair, voici deux exemples de calcul des intérêts de retard :
Exemple de calcul pour un client B2C
Un client B2C vous doit 1 000 euros et présente 100 jours de retard. Les intérêts de retard pour la période de carence sont calculés comme suit :
Montant de la facture x (taux de base + 5 points de pourcentage) x nombre de jours d'arriérés ÷ 365 = pénalités de retard
1 000 euros x (3,62 % + 5 points de pourcentage) x 100 ÷ 365 = 23,61 euros
Le montant total, y compris les intérêts de retard, s'élève donc à 1 023,61 euros.
Exemple de calcul pour un client B2B
Un client B2B vous doit 1 000 euros et présente 100 jours de retard. Pour calculer les intérêts de retard, il n’y a qu’un seul taux de base à prendre en considération :
Montant de la facture x (taux de base + 9 points de pourcentage) x jours d'arriérés ÷ 365 = pénalités de retard
1 000 euros x (3,62 % + 9 points de pourcentage) x 100 ÷ 365 = 34,57 euros
Le montant total, y compris les intérêts de retard, s'élève donc à 1 034,57 euros.
Conseil : pour vérifier et réviser vos calculs, vous pouvez vous aider d'un calculateur d'intérêts de retard en ligne.
Comment exiger des intérêts de retard ?
Lorsqu’un client ne respecte pas un délai de paiement convenu, il est préférable, dans un premier temps, de lui adresser un rappel de paiement. Celui-ci doit mentionner toutes les informations figurant sur la facture d’origine et fixer un nouveau délai de règlement. Si le débiteur ne paie toujours pas au terme de ce nouveau délai, vous pouvez procéder à une relance. En général, vous devez envoyer jusqu’à trois lettres de relance avant d’entamer une action en justice. Vous pouvez également calculer les intérêts de retard dans le cadre du processus de relance.
Une lettre de relance doit contenir les informations suivantes :
- Date à laquelle la facture aurait dû être réglée
- Référence au rappel de paiement et à sa date
- Indication des intérêts de retard et des frais de relance applicables
Fixez un nouveau délai de paiement dans votre lettre de relance. Si une deuxième, puis une troisième lettre de relance est nécessaire, vous devrez réajuster les intérêts de retard en fonction du nombre de jours d’arriérés. Vous devez stipuler clairement, dans vos deuxième et troisième lettres de relance, que des frais supplémentaires (frais de justice, etc.) sont à prévoir en cas de non-paiement. Il est préférable d’envoyer les lettres de relance par courrier recommandé afin de recevoir une preuve d’envoi.
Si vos lettres de relance extrajudiciaires ne produisent pas les résultats escomptés, il convient de faire appel à un conseiller juridique ou à une société de recouvrement de créances. La pression sur le débiteur est ainsi accrue. Là encore, les jours de retard supplémentaires entraînent l’exigibilité de nouveaux intérêts de retard.
Comment éviter les intérêts de retard ?
Lorsqu’un client n’effectue pas un paiement, il est préférable de le contacter directement et d’en discuter avec lui. Dans la plupart des cas, les paiements non effectués sont dus à des malentendus, ou au fait qu’une facture n’est pas parvenue au service comptable ou a été égarée. Il peut également arriver qu’un débiteur ait été temporairement confronté à des difficultés financières ayant entraîné le dépassement de la première date d’échéance.
Après avoir envoyé un premier rappel de paiement qui n’a pas eu l’effet escompté, essayez de connaître la raison pour laquelle le paiement n’a pas été effectué. Le fait de vous adresser directement à quelqu’un est généralement le meilleur moyen de résoudre les problèmes. En contactant votre client et en lui fixant un nouveau délai de paiement, vous n’aurez peut-être pas besoin de recourir à la procédure de relance. Même si vous n’obtenez pas l’effet escompté, vous devez vous conformer à la voie officielle et adresser des lettres de relance pour le montant en souffrance. Une certaine indulgence est conseillée dans le traitement des dettes, et elle peut avoir un effet positif sur vos relations commerciales. Il est préférable de communiquer ouvertement et directement avec les clients en retard de paiement.
En outre, vous pouvez tenter d’éviter de telles situations lors de l’émission de vos factures.
Comment se prémunir contre les retards de paiement et éviter d’avoir à facturer des intérêts de retard ?
Lors de l’émission de vos factures, vérifiez que la date limite de paiement est clairement visible. Vous éviterez ainsi les malentendus. Si la date limite de paiement ne figure pas sur la facture, la règle des arriérés ne s’applique pas à votre client et vous ferez face à des problèmes juridiques pour réclamer votre argent.
Il est également conseillé de proposer à vos clients des moyens de paiement qui facilitent le règlement. Vous pouvez également créer des incitations de paiement supplémentaires, par exemple en accordant des escomptes pour paiement anticipé. Vous éviterez ainsi tout paiement tardif, ainsi que la nécessité de facturer des intérêts de retard.
En outre, vous pouvez mentionner sur votre facture que des intérêts sont exigibles en cas de retard de paiement. En clair, il est donc dans l’intérêt des deux parties que les paiements soient ponctuels. Si vous proposez par ailleurs un escompte pour paiement anticipé, vous donnerez davantage l’impression d’inciter vos clients à payer à temps plutôt que de leur imposer une date limite.