In Canada zijn vooraf geautoriseerde afschrijvingen of PAD's (pre-authorized debits) een gestroomlijnde methode voor ondernemingen om terugkerende betalingen te beheren. PAD's vereenvoudigen het betaalproces door het geld automatisch van de bankrekening van de klant af te schrijven volgens vooraf bepaalde afspraken. Deze methode is vooral handig voor terugkerende transacties zoals abonnementsdiensten of contributie. PAD's verminderen het aantal handmatige facturatietaken voor ondernemingen en het aantal late of gemiste betalingen. Voor klanten zijn PAD's een handige en stressvrije betaalmethode die het gedoe van het bijhouden van terugkerende betalingen wegneemt.

Er is een groeiende voorkeur voor digitale betaalmethoden in Canada. In 2022 bedroeg de totale waarde van betalingstransacties in Canada 11,7 biljoen Canadese dollar (CAD), waarbij contant geld slechts 0,5% van alle transactiewaarde innam. PAD's in Canada bieden ondernemingen een efficiënte en betrouwbare betaaloptie die aansluit op de verschuiving naar digitale en geautomatiseerde betaaloplossingen. De dienst zal een steeds relevantere functie worden in de groeiende digitale economie.

Ondernemingen die PAD's als betaaloptie willen toevoegen, moeten inzicht hebben in de belangrijkste kenmerken, belangrijkste klanten en relevante regelgeving die is vastgesteld door Payments Canada en de Canadian Payments Act. In deze gids lees je wat ondernemingen moeten weten over het accepteren van deze betaalmethode.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken PAD's in Canada?
  
• Waar worden PAD's gebruikt in Canada?
  
• Waarvoor worden PAD's gebruikt in Canada?
  
• Voordelen van het accepteren van PAD's in Canada
  
• Beveiligingsmaatregelen van PAD's in Canada
  
• Vereisten voor ondernemingen om PAD's in Canada te accepteren
  
• Alternatieven voor PAD's in Canada
  

Hoe werken PAD's in Canada?

Met PAD's in Canada wordt automatisch geld van de bankrekening van een klant afgeschreven om een onderneming of organisatie te betalen. Deze betaalmethode is handig voor terugkerende betalingen, maar werkt ook voor eenmalige of onregelmatige transacties. PAD's bieden klanten een probleemloze manier om te zorgen dat hun rekeningen op tijd worden betaald, terwijl ondernemingen profiteren van een stabiele en voorspelbare cashflow. PAD's werken in Canada als volgt.

• PAD-overeenkomst
  Om een PAD in te stellen, moet een klant een formulier invullen voor de PAD-overeenkomst met de onderneming (de factureerder). Deze overeenkomst geeft de factureerder toestemming om regelmatig of eenmalig geld af te schrijven van de bankrekening van de klant en bevat alle relevante voorwaarden, zoals het bedrag dat wordt afgeschreven (dat vast of variabel kan zijn), de frequentie van de afschrijvingen en hoe de PAD kan worden opgezegd. De overeenkomst bevat ook de bankrekeninggegevens van de klant en het doel van de afschrijving. Ondernemingen moeten expliciete en geïnformeerde toestemming van klanten krijgen om een PAD in te stellen. Deze toestemming moet worden gedocumenteerd en bewaard als bewijs van autorisatie.

• Meldingsplicht
  Als het bedrag variabel is (zoals bij een energierekening, waar het bedrag maandelijks verandert), moet de factureerder de klant ten minste 10 dagen voordat het geld wordt afgeschreven op de hoogte stellen van het bedrag en de datum van afschrijving. Voor vaste bedragen, zoals maandelijkse abonnementskosten, is deze melding mogelijk niet verplicht.

• Verwerking van PAD's
  Ondernemingen werken samen met een financiële instelling of een externe betalingsverwerker voor het instellen en beheren van PAD-transacties. Zij zorgen voor de overdracht van geld van de rekening van de klant naar de zakelijke rekening op de afgesproken datum. In de meeste gevallen duurt het drie tot vijf werkdagen voordat een PAD-transactie is verwerkt en op het bankafschrift van de klant verschijnt. Ondernemingen moeten alle PAD-overeenkomsten en -transacties nauwkeurig bijhouden en een systeem hebben om elke transactie te volgen, inclusief de datum, het bedrag en de klantgegevens.

• Een PAD opzeggen
  Een klant kan een PAD-overeenkomst op elk gewenst moment opzeggen door de opzeggingsprocedure te volgen die in de overeenkomst wordt beschreven. Dit vereist meestal dat de factureerder schriftelijk op de hoogte wordt gesteld. Het opzeggen van de PAD betekent niet dat eventuele onderliggende serviceovereenkomsten of contracten tussen klant en factureerder worden opgezegd. Het kan zijn dat de klant alternatieve betalingsregelingen moet treffen. Ondernemingen moeten voorbereid zijn op het verwerken van opzeggingen of wijzigingen in PAD-overeenkomsten waar klanten om vragen en moeten hun bank of betalingsverwerker onmiddellijk inlichten over eventuele wijzigingen in de PAD-overeenkomsten.

• Chargeback aanvragen voor een PAD
  Als er een probleem is met een PAD, bijvoorbeeld als het onjuiste bedrag wordt afgeschreven of als een afschrijving plaatsvindt na een opzegging, kunnen klanten contact opnemen met hun bank om een chargeback aan te vragen voor de transactie. Banken hanteren een vast tijdsbestek waarbinnen klanten een chargeback kunnen aanvragen voor een PAD, meestal 90 dagen vanaf de transactiedatum. Ondernemingen moeten duidelijke processen hebben voor de afhandeling van chargebacks of niet-geautoriseerde afschrijvingen.

• Reconciliatie en boekhouding
  Ondernemingen moeten PAD-transacties integreren in hun boekhoudsysteem voor nauwkeurige financiële verslaglegging en reconciliatie, en regelmatig de nauwkeurigheid van PAD-transacties controleren aan de hand van klantovereenkomsten.

Waar worden PAD's gebruikt in Canada?

In Canada gebruiken klanten in veel sectoren PAD's vanwege het gemak en de flexibiliteit. PAD's zijn vooral populair voor regelmatige factuurbetalingen en automatische transacties. Per jaar worden honderden miljoenen PAD's verwerkt in Canada.

Ondernemingen die gebruikmaken van PAD's zijn onder andere actief in sectoren als non-profit, e-commerce, detailhandel, technologie, professionele dienstverlening, voeding en dranken, sportscholen en fitness, en gezondheidszorg. Deze verscheidenheid aan sectoren weerspiegelt het nut van PAD's in verschillende businessmodellen en operationele schalen. Vooral kleine bedrijven profiteren van het beveiligingsaspect van PAD's: Payments Canada en het Canadian Banking-netwerk houden toezicht op deze transacties en bieden bescherming tegen fraude.

PAD's worden het vaakst gebruikt voor terugkerende betalingen, zoals huur, collegegeld, contributie, abonnementen of variabele bedragen zoals energierekeningen op basis van gebruik. Ze zijn ook handig voor factuurbetalingen en voor eenmalige aankopen, met name dure artikelen. Met PAD's kunnen bedrijven het betaalschema en het bedrag aanpassen aan de behoeften van alle partijen.

Klanten in Canada waarderen het gemak en de betrouwbaarheid van PAD's, vooral voor reguliere uitgaven zoals hypotheekbetalingen, verzekeringspremies, energierekeningen en contributie. Met PAD's kunnen klanten op tijd betalen zonder dat ze vervaldatums hoeven te onthouden of elke keer het proces van handmatige betaling hoeven te doorlopen.

Waarvoor worden PAD's gebruikt in Canada?

PAD's zijn niet meer weg te denken in de Canadese betaalwereld. Ondernemingen waarderen de betrouwbare en tijdige cashflow die de automatische overschrijvingen van PAD's bieden, en klanten vinden het prettig dat ze terugkerende transacties en een ononderbroken service garanderen. PAD's worden het vaakst gebruikt voor de volgende betalingen:

• Digitale diensten op abonnementsbasis
  Streamingplatforms, online tijdschriften en SaaS-bedrijven (Software-as-a-Service) gebruiken PAD's voor terugkerende accountkosten.

• Maandelijkse contributie
  Sportscholen, yogastudio's en wellnesscentra beheren de maandelijkse contributie met PAD's.

• Kinderopvang
  Veel kinderdagverblijven en instellingen voor naschoolse opvang gebruiken PAD's voor het innen van de kosten.

• Huisvestingskosten
  Vve's gebruiken PAD's om de maandelijkse of jaarlijkse kosten te innen voor gemeenschappelijk onderhoud en diensten. Veel mensen betalen hun hypotheek of huur via PAD's.

• Betalingen voor voertuigen
  Autodealers en financiële instellingen gebruiken PAD's voor het beheren van maandelijkse leasebetalingen of aflossingen van leningen.

• B2B-diensten
  Bedrijven die B2B-diensten leveren, zoals leveranciers in de toeleveringsketen of professionele adviesbureaus, gebruiken PAD's om hun crediteurenadministratie te stroomlijnen. PAD's automatiseren reguliere facturatie en het innen van betalingen bij andere ondernemingen.

• Telecommunicatie- en internetdiensten
  Aanbieders van telecommunicatie- en internetdiensten gebruiken PAD's voor de maandelijkse facturatie van hun diensten.

• Overheidsdiensten
  Lokale overheden en gemeentelijke diensten, zoals water- of afvalbeheer, gebruiken vaak PAD's voor facturatie.

Voordelen van het accepteren van PAD's in Canada

Bedrijven die PAD's als betaalmethode accepteren, kunnen profiteren van de volgende voordelen:

• Verbeterde voorspelbaarheid van de cashflow: Kleine bedrijven worstelen vaak met het handhaven van een consistente cashflow. PAD's garanderen tijdige en consistente betalingen en een betrouwbare inkomstenstroom.

• Kosteneffectieve transacties: PAD's brengen doorgaans transactiekosten in rekening van ongeveer 1% van de transactiewaarde, afhankelijk van de betalingsverwerker. Kosten voor creditcardverwerking vormen doorgaans 2% tot 4% van de transactiewaarde, waardoor PAD's voor veel bedrijven een kosteneffectieve keuze zijn. Deze lage kosten per transactie betekenen dat PAD's met name voordelig kunnen zijn voor bedrijven die grote hoeveelheden transacties met een kleine waarde verwerken.

• Gestroomlijnde administratieve processen: Automatische betalingen via PAD's kosten aanzienlijk minder tijd en middelen dan handmatige facturatie en follow-ups.

• Verbeterd klantvertrouwen: PAD's zijn een erkende en zeer vertrouwde betaalmethode in Canada. Bedrijven die PAD's accepteren, kunnen dit klantvertrouwen gebruiken om langdurige relaties met klanten op te bouwen rond terugkerende facturatiemodellen.

• Flexibele betalingen: PAD's zijn zeer veelzijdig in het beheren van zowel vaste als variabele betalingen. Dit is een voordeel voor bedrijven zoals nutsbedrijven of telecombedrijven, waar de klantfactuur varieert op basis van maandelijks gebruik.

• Minimale risico's op chargebacks: Het directe autorisatieproces dat in het systeem van PAD's is ingebouwd, leidt tot minder terugboekingen of chargebacks vergeleken met creditcardbetalingen.

• Integratie met Canadese boekhoudsystemen: Transacties via PAD's kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met specifieke boekhoudsoftware, waardoor reconciliatie en financiële rapportage eenvoudiger worden.

Beveiligingsmaatregelen van PAD's in Canada

PAD's in Canada bevatten verschillende beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om bedrijven en klanten te beschermen. Deze maatregelen maken deel uit van een gereguleerd kader dat zorgt voor veilige en betrouwbare transacties. De belangrijkste beveiligingsmaatregelen van PAD's zijn onder meer:

• Encryptie en veilige overdracht
  Financiële instellingen in Canada versleutelen PAD-gegevens op een vergelijkbare manier als voor elektronische overdrachtsgegevens. De gevoelige financiële gegevens worden tijdens de overdracht omgezet in een beveiligde code, waardoor ongeoorloofde toegang wordt voorkomen. PAD's worden verwerkt via het Automated Clearing Settlement System (ACSS) van Canada en voldoen aan strikte veiligheidsrichtlijnen.

• Naleving van Rule H1
  Volgens Rule H1 is een ondertekende, schriftelijke machtiging van de betaler vereist voordat een PAD wordt gestart, om er zeker van te zijn dat de betaler expliciet heeft ingestemd met de voorwaarden van de afschrijving. Bedrijven moeten PAD-autorisatieovereenkomsten hebben die voldoen aan de inhoudsvereisten die worden vermeld in Rule H1. Recente wijzigingen in Rule H1 hebben het onderscheid tussen elektronische en papieren PAD-overeenkomsten opgeheven, waardoor een uniform proces is ontstaan voor alle PAD-overeenkomsten.

• Betalingsverificatie
  Begunstigden moeten 'commercieel redelijke' procedures hebben om de identiteit van de betaler te verifiëren. Deze procedures moeten in overeenstemming zijn met de gebruikte methoden voor identiteitsverificatie in vergelijkbare typen bedrijfs- en betalingsaanvragen. De definitie van 'commercieel redelijk' is herzien om begunstigden in staat te stellen verificatiemethoden te gebruiken die zijn afgestemd op hun bedrijf en PAD-regeling.

• Schriftelijke bevestiging
  Begunstigden moeten de betaling ten minste 10 dagen voor de eerste afschrijving schriftelijk bevestigen aan de betaler om de transactie te kunnen verwerken. Deze bevestiging kan de PAD-overeenkomst zelf zijn of een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden. Deze maatregel zorgt ervoor dat de betaler goed op de hoogte is van de voorwaarden van de overeenkomst voordat er geld wordt afgeschreven.

• Transparantiemaatregelen
  Als een begunstigde betalingen int namens een andere entiteit, moet de PAD-overeenkomst een verklaring bevatten waarin de regeling wordt beschreven tussen de begunstigde en de entiteit die goederen of diensten aan de betaler levert. Dit zorgt voor transparantie bij transacties waarbij de begunstigde en de aanbieder van goederen of diensten niet dezelfde entiteit zijn.

• Automatische beëindiging
  Eenmalige PAD-overeenkomsten worden automatisch beëindigd zodra de betaling is voltooid, om niet-geautoriseerde herhaalde afschrijvingen te voorkomen en te bevestigen dat elke transactie expliciet is geautoriseerd. Voor elke volgende PAD-transactie is een nieuwe PAD-overeenkomst vereist.

Vereisten voor ondernemingen om PAD's in Canada te accepteren

Ondernemingen in Canada die PAD's willen accepteren, moeten zich houden aan bepaalde vereiste praktijken voor naleving van het regelgevingskader dat is vastgesteld door Payments Canada. Deze operationele vereisten worden hieronder beschreven.

• PAD-overeenkomst
  Ten eerste moeten ondernemingen een PAD-overeenkomst opstellen die toestemming geeft voor afschrijvingen van de rekening van de betaler. In de PAD-overeenkomst moet het bedrag van de afschrijving worden vermeld, dat vast of variabel kan zijn, evenals de frequentie van de afschrijving, die ook vast (bijv. wekelijks of maandelijks) of variabel kan zijn. Ondernemingen moeten hun bankgegevens verstrekken als onderdeel van deze overeenkomst en sommige financiële instellingen kunnen om een blanco cheque vragen om rekeninggegevens te verifiëren. In dergelijke gevallen is het een standaardpraktijk voor fraudepreventie om 'VOID' op de cheque te schrijven zonder deze te ondertekenen. Deze overeenkomsten moeten ook een datum en handtekening bevatten, een verklaring waarin de onderneming wordt gemachtigd een bepaald bedrag af te schrijven, de PAD-categorie (persoonlijk of zakelijk), een verklaring over het recht om de overeenkomst op te zeggen (met een duidelijk omschreven opzeggingsmethode) en contactgegevens van de uitgevende onderneming.

• Schriftelijke bevestiging
  PAD-overeenkomsten kunnen elektronisch, schriftelijk of telefonisch worden opgesteld. Als de overeenkomst elektronisch of telefonisch wordt gesloten, wordt van de bank verwacht dat deze ten minste drie dagen voor de eerste afschrijving een schriftelijke bevestiging stuurt met de details van de overeenkomst.

• Betalingsmelding
  Voor PAD's met variabele bedragen moet de factureur de betaler ten minste 10 dagen voorafgaand aan de afschrijving schriftelijk op de hoogte stellen, tenzij van deze periode wordt afgezien of deze wordt verkort.

• Goedkeuring van betaling
  Als de frequentie van betalingen niet is vastgelegd in de PAD-overeenkomst, of als de frequentie variabel is, moet de factureerder goedkeuring verkrijgen voor elke PAD-transactie. Hierbij kan het gaan om het gebruik van een wachtwoord of een code voor autorisatie.

• Naleving van Rule H1
  Ondernemingen moeten zich houden aan Rule H1 van Payments Canada, waarin de verantwoordelijkheden en verplichtingen met betrekking tot PAD's worden beschreven. Dit omvat het ondertekenen van een inschrijvingsovereenkomst, waarin de algemene voorwaarden van de PAD-dienst worden beschreven, en het voorbereiden en implementeren van een PAD-overeenkomst voor betalers, algemeen bekend als Direct Withdrawal Authorization, voor klanten. Deze overeenkomst dient alle dwingende bepalingen te bevatten zoals vereist in Rule H1. In gevallen waarin een externe dienstverlener wordt gebruikt voor de verwerking van afschrijvingen, moet de PAD-overeenkomst de naam van de dienstverlener vermelden als begunstigde die namens de daadwerkelijke begunstigde handelt.

Betalingsverwerkers hebben hun eigen vereisten om PAD-betalingen te implementeren. De vereisten van Stripe voor ondernemingen om PAD's te accepteren in Canada worden hieronder als voorbeeld gegeven.

• Machtiging verkrijgen: Voordat ondernemingen een bedrag afschrijven van de bankrekening van een klant, moeten ze een klantmachtiging verkrijgen die voldoet aan Rule H1, met gegevens zoals banknummer, transitnummer, rekeningnummer, betaalschema, naam en e-mailadres. Met deze machtiging kan de onderneming een bedrag afschrijven van de rekening van de klant. Stripe heeft tools zoals Stripe.js om tijdens het betaalproces te helpen bij het verzamelen van deze machtigingen en bankrekeninggegevens. Stripe biedt ook directe bankverificatie.

• Meldingen aan klanten: Stripe vereist dat ondernemingen klanten informeren wanneer een machtiging wordt opgesteld en bij elke afschrijving van hun rekening. Stripe kan deze meldingen automatisch versturen, maar ondernemingen kunnen er ook voor kiezen om meldingen op maat te sturen. Als ondernemingen kiezen voor meldingen op maat, moeten ze alle vereiste e-mailmeldingen ondersteunen, waaronder bevestigingen van machtigingen en afschrijvingen.

• Chargebackprocedure: Volgens de regels van Stripe kunnen klanten tot 90 dagen na een afschrijving van een persoonlijke rekening, en tot 10 werkdagen na een afschrijving van een zakelijke rekening via hun bank een chargeback aanvragen voor een PAD. Stripe verwerkt meldingen en afschrijvingen voor chargebackbedragen.

• Terugbetalingen en uitbetalingen: Terugbetalingen van PAD's die door Stripe worden verwerkt, moeten binnen 180 dagen na de oorspronkelijke betaling worden ingediend en nemen meestal drie werkdagen in beslag. Ondernemingen moeten klanten informeren over de terugbetalingstermijn om verwarring te voorkomen.

• Omschrijvingen op bankafschriften: Ondernemingen moeten een bedrijfsnaam opgeven die op het bankafschrift van de klant moet worden vermeld voor elke PAD-betaling. Ondernemingen kunnen deze omschrijving voor elke transactie aanpassen door de omschrijving op het bankafschrift van hun Stripe-account bij te werken.

Alternatieven voor PAD's in Canada

In Canada hebben ondernemingen verschillende alternatieven voor PAD's voor het afhandelen van transacties. PAD's zijn populair vanwege het gebruiksgemak bij terugkerende betalingen, maar in verschillende markten worden ook andere betaalmethoden gebruikt. De belangrijkste betaalalternatieven voor PAD's worden hieronder beschreven.

• Creditcards en debitcards: Creditcards en debitcards zijn het meest gangbaar om te winkelen in Canada en werden gebruikt voor 33% van alle e-commercetransacties in 2022. Ze vertegenwoordigen een aanzienlijk deel van de jaaromzet en zijn een dominante betaalmethode op de Canadese markt.

• Online overschrijvingen: Online overschrijvingen waarbij elektronische transacties via online diensten worden geïnitieerd, waren in 2022 goed voor 5% van de betalingen. Dat was voor het eerst meer dan persoonlijke elektronische overboekingen (EFT's) in volume, inclusief directe stortingen en PAD's.

• Contante betalingen: Contant geld is een doorlopende betaaloptie in Canada en werd in 2022 voor 10% van de transacties gebruikt. Diensten zoals Collect on Delivery (COD) van Canada Post zijn geschikt voor personen die liever contant geld gebruiken voor transacties door hen contant te laten betalen zodra een artikel is aangekomen.