In Canada zijn vooraf geautoriseerde afschrijvingen (PAD's, Pre-Authorized Debits) een makkelijke manier om terugkerende betalingen te regelen, waarbij bedrijven automatisch geld van de bankrekening van klanten afschrijven volgens vooraf afgesproken regels. PAD's zijn vooral handig voor terugkerende transacties zoals abonnementen of lidmaatschapsgelden.

PAD's maken het betalingsproces makkelijker door minder handmatig facturatiewerk voor bedrijven en minder late of gemiste betalingen. Voor klanten zijn PAD's een handige en stressvrije betaalmethode die het gedoe van terugkerende betalingen wegneemt.

De voorkeur van consumenten voor digitale betaalmethoden groeit in Canada. In 2023 bedroeg de totale waarde van retailbetalingstransacties in Canada 11,9 biljoen CAD, en 13% van de Canadezen betaalde volledig cashloos. PAD's in Canada bieden bedrijven een efficiënte en betrouwbare betalingsoptie die gelijke tred houdt met de verschuiving naar digitale en geautomatiseerde betalingsoplossingen.

Bedrijven die PAD's als betaaloptie willen toevoegen, moeten de belangrijkste kenmerken, primaire klanten en relevante regelgeving van Payments Canada en de Canadian Payments Act begrijpen. Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over het accepteren van deze betaalmethode.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken PAD's in Canada?
  
• Waar worden PAD's voor gebruikt in Canada?
  
• Voordelen van het accepteren van PAD's in Canada
  
• Beveiligingsmaatregelen van PAD's in Canada
  
• Wat bedrijven moeten doen om PAD's te accepteren in Canada
  
• Alternatieven voor PAD's in Canada
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Hoe werken PAD's in Canada?

Bij PAD's (Pre-Authorized Debits, vooraf geautoriseerde afschrijvingen) in Canada wordt er automatisch geld van de bankrekening van een klant afgeschreven om een bedrijf of organisatie te betalen. Deze betaalmethode is handig voor maandelijks terugkerende betalingen, maar werkt ook voor eenmalige of onregelmatige transacties. PAD's bieden klanten een makkelijke manier om ervoor te zorgen dat hun rekeningen op tijd worden betaald, terwijl bedrijven profiteren van een stabiele en voorspelbare cashflow. Zo werken PAD's in Canada:

PAD-overeenkomst

Om een PAD in te stellen, moet een klant een PAD-overeenkomst invullen met het bedrijf (de factureerder). Deze overeenkomst geeft de factureerder toestemming om geld van de bankrekening van de klant af te schrijven, hetzij op regelmatige tijdstippen, hetzij eenmalig, en bevat alle relevante voorwaarden, zoals het bedrag dat wordt afgeschreven (dat vast of variabel kan zijn), de frequentie van de afschrijvingen en hoe de PAD kan worden opgezegd.

De overeenkomst bevat ook de bankgegevens van de klant en het doel van de afschrijving. Bedrijven moeten expliciete en geïnformeerde toestemming van klanten krijgen om een PAD in te stellen en deze toestemming moet worden gedocumenteerd en bewaard als bewijs van autorisatie.

Meldingsplicht

Als het bedrag kan veranderen (zoals bij een energierekening, waar het bedrag elke maand anders is), moet de factureerder de klant minstens 10 dagen voordat het geld wordt afgeschreven laten weten hoeveel er wordt afgeschreven en wanneer. Voor vaste bedragen is dit niet nodig.

PAD's verwerken

Bedrijven werken samen met een financiële instelling of een externe betalingsverwerker om PAD-transacties op te zetten en te beheren. De externe betalingsverwerker zorgt ervoor dat het geld op de afgesproken datum van de rekening van de klant naar de zakelijke rekening wordt overgemaakt.

Meestal duurt het drie tot vijf werkdagen voordat een PAD-transactie is verwerkt en op het afschrift van de klant staat. Bedrijven moeten een goede administratie bijhouden van alle PAD-overeenkomsten en -transacties en een systeem hebben om elke transactie te volgen, inclusief de datum, het bedrag en de klantgegevens.

Een PAD annuleren

Een klant kan een PAD-overeenkomst op elk moment annuleren door het annuleringsproces te volgen dat in de overeenkomst staat beschreven. Hiervoor moet meestal schriftelijk kennis worden gegeven aan de factureerder. Het annuleren van de PAD betekent niet dat de onderliggende dienstverleningsovereenkomst of het contract dat de klant met de factureerder heeft, wordt geannuleerd. Het kan zijn dat de klant een andere betalingsregeling moet treffen.

Bedrijven moeten erop voorbereid zijn om annuleringen of wijzigingen van PAD-overeenkomsten op verzoek van klanten te verwerken en moeten hun bank of betalingsverwerker onmiddellijk op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in de PAD-overeenkomsten.

Een PAD betwisten

Als er iets mis is met een PAD, bijvoorbeeld als er een verkeerd bedrag is afgeschreven of als er na annulering toch een afschrijving plaatsvindt, kunnen klanten contact opnemen met hun bank om de transactie te betwisten. Banken hebben een bepaalde termijn waarbinnen klanten een PAD kunnen betwisten, meestal 90 dagen vanaf de transactiedatum. Bedrijven moeten duidelijke procedures hebben voor het afhandelen van geschillen of ongeoorloofde afschrijvingen.

Afstemming en boekhouding

Bedrijven moeten PAD-transacties in hun boekhoudsysteem opnemen voor een goede financiële rapportage en reconciliatie, en ze moeten PAD-transacties regelmatig checken aan de hand van klantovereenkomsten om zeker te zijn dat alles klopt.

Waarvoor worden PAD's gebruikt in Canada?

In Canada worden PAD's in veel sectoren gebruikt vanwege hun gemak en flexibiliteit. PAD's zijn populair voor het betalen van vaste rekeningen en automatische transacties en worden het meest gebruikt voor terugkerende kosten zoals huur, collegegeld, lidmaatschapskosten, abonnementen of variabele bedragen zoals rekeningen voor nutsvoorzieningen op basis van verbruik. Ze zijn ook handig voor het betalen van facturen en voor eenmalige verkopen, vooral van dure artikelen.

Bedrijven die PAD's gebruiken, zijn onder andere bedrijven in sectoren zoals non-profit, e-commerce, detailhandel, technologie, zakelijke dienstverlening, voedingsmiddelen en dranken, sportscholen en fitness, en gezondheidszorg. Deze brede waaier aan sectoren laat zien hoe handig PAD's zijn voor verschillende businessmodellen en operationele schalen. Vooral kleine bedrijven profiteren van de veiligheid die PAD's bieden: Payments Canada en het Canadian Banking Network houden toezicht op deze transacties en beschermen tegen fraude.

Klanten in Canada waarderen het gemak en de betrouwbaarheid van PAD's, vooral voor regelmatige uitgaven zoals hypotheekbetalingen, verzekeringspremies, energierekeningen, bijdragen aan geregistreerde pensioenspaarplannen (RRSP) en lidmaatschapsgelden. Met PAD's kunnen klanten tijdig betalen zonder dat ze de vervaldata hoeven te onthouden of elke keer handmatig moeten betalen. En bedrijven waarderen de betrouwbare en tijdige terugkerende inkomsten die de automatische overboekingen van PAD's opleveren.

PAD's worden het vaakst gebruikt voor de volgende betalingen:

• Digitale diensten op abonnementsbasis
  Streamingplatforms, online tijdschriften en software-as-a-service (SaaS)-bedrijven gebruiken PAD's om terugkerende accountkosten bij te houden.

• Maandelijkse contributie
  Sportscholen, yogastudio's en wellnesscentra beheren de maandelijkse contributie met PAD's.

• Kinderopvang
  Veel kinderdagverblijven en instellingen voor naschoolse opvang gebruiken PAD's voor het innen van de kosten.

• Huisvestingskosten
  Vve's gebruiken PAD's om de maandelijkse of jaarlijkse kosten te innen voor gemeenschappelijk onderhoud en diensten. Veel mensen betalen hun hypotheek of huur via PAD's.

• Betalingen voor voertuigen
  Autodealers en financiële instellingen gebruiken PAD's voor het beheren van maandelijkse leasebetalingen of aflossingen van leningen.

• B2B-diensten
  Bedrijven die B2B-diensten leveren, zoals leveranciers in de toeleveringsketen of professionele adviesbureaus, gebruiken PAD's om hun crediteurenadministratie te stroomlijnen. PAD's automatiseren de regelmatige facturatie en inning van betalingen van andere bedrijven.

• Telecommunicatie- en internetdiensten
  Aanbieders van telecommunicatie- en internetdiensten gebruiken PAD's voor de maandelijkse facturatie van hun diensten.

• Overheidsdiensten
  Lokale overheden en gemeentelijke diensten, zoals water- of afvalbeheer, gebruiken vaak PAD's voor facturatie.

Voordelen van het accepteren van PAD's in Canada

Bedrijven die PAD's als betaalmethode accepteren, kunnen profiteren van de volgende voordelen:

• Verbeterde voorspelbaarheid van de cashflow: Kleine bedrijven worstelen vaak met het handhaven van een consistente cashflow. PAD's garanderen tijdige en consistente betalingen en een betrouwbare inkomstenstroom.

• Voordelige transacties: PAD's rekenen meestal transactiekosten van ongeveer 1% van de transactiewaarde, afhankelijk van de betalingsverwerker. Daarentegen zijn de kosten voor creditcardverwerking meestal 2% tot 4% van de transactiewaarde, waardoor PAD's voor veel bedrijven een voordelige keuze zijn. Door deze lage kosten per transactie zijn PAD's vooral handig voor bedrijven die veel kleine transacties doen.

• Gestroomlijnde administratieve processen: Automatische betalingen via PAD's kosten aanzienlijk minder tijd en middelen dan handmatige facturatie en follow-ups.

• Verbeterd klantvertrouwen: PAD's zijn een erkende en zeer vertrouwde betaalmethode in Canada. Bedrijven die PAD's accepteren, kunnen dit klantvertrouwen gebruiken om langdurige relaties met klanten op te bouwen rond terugkerende facturatiemodellen.

• Flexibele betalingen: PAD's worden gebruikt voor het beheren van zowel vaste als variabele betalingen. Dit is een voordeel voor bedrijven zoals nutsbedrijven of telecombedrijven, waar de klantfactuur varieert op basis van maandelijks gebruik.

• Minimale risico's op chargebacks: Het directe autorisatieproces dat in het PAD-systeem is ingebouwd, zorgt voor minder chargebacks of chargebacks in vergelijking met creditcardbetalingen.

• Integratie met Canadese boekhoudsystemen: PAD-transacties kunnen makkelijk worden geïntegreerd met Canadese boekhoudsoftware, wat reconciliatie en financiële rapportage makkelijker maakt.

Beveiligingsmaatregelen van PAD's in Canada

PAD's in Canada bevatten verschillende beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om bedrijven en klanten te beschermen. Deze maatregelen maken deel uit van een gereguleerd kader dat zorgt voor veilige en betrouwbare transacties. De belangrijkste beveiligingsmaatregelen zijn onder meer:

• Encryptie en veilige overdracht
  Financiële instellingen in Canada versleutelen PAD-gegevens op een vergelijkbare manier als voor elektronische overdrachtsgegevens. De gevoelige financiële gegevens worden tijdens de overdracht omgezet in een beveiligde code, waardoor ongeoorloofde toegang wordt voorkomen. PAD's worden verwerkt via het Automated Clearing Settlement System (ACSS) van Canada en voldoen aan strikte veiligheidsrichtlijnen.

• Naleving van Rule H1
  Volgens Rule H1 is een ondertekende, schriftelijke machtiging van de betaler vereist voordat een PAD wordt gestart, om er zeker van te zijn dat de betaler expliciet heeft ingestemd met de voorwaarden van de afschrijving. Recente wijzigingen in Rule H1 hebben het onderscheid tussen elektronische en papieren PAD-overeenkomsten opgeheven, waardoor een uniform proces is ontstaan voor alle PAD-overeenkomsten.

• Betalingsverificatie
  Betalingsontvangers moeten "commercieel redelijke" procedures hebben om de identiteit van de betaler te checken. De definitie van "commercieel redelijk" is aangepast, zodat betalingsontvangers verificatiemethoden kunnen gebruiken die bij hun bedrijf en PAD-regeling passen.

• Schriftelijke bevestiging
  Begunstigden moeten de betaling ten minste 10 dagen voor de eerste afschrijving schriftelijk bevestigen aan de betaler om de transactie te kunnen verwerken. Deze bevestiging kan de PAD-overeenkomst zelf zijn of een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden. Deze maatregel zorgt ervoor dat de betaler goed op de hoogte is van de voorwaarden van de overeenkomst voordat er geld wordt afgeschreven.

• Transparantiemaatregelen
  Als een begunstigde betalingen ontvangt namens een andere entiteit, moet de PAD-overeenkomst een verklaring bevatten waarin de afspraak tussen de begunstigde en de entiteit die goederen of diensten levert aan de betaler wordt beschreven. Dit zorgt voor transparantie in transacties waarbij de begunstigde en de leverancier van goederen of diensten niet dezelfde entiteit zijn.

• Automatische beëindiging
  Eenmalige PAD-overeenkomsten worden automatisch beëindigd zodra de betaling is voltooid om ongeoorloofde herhaalde afschrijvingen te voorkomen en te bevestigen dat elke transactie expliciet is geautoriseerd. Voor elke volgende PAD-transactie is een nieuwe PAD-overeenkomst vereist.

Vereisten voor ondernemingen om PAD's in Canada te accepteren

Bedrijven in Canada die PAD's willen accepteren, moeten zich houden aan bepaalde regels om te voldoen aan het regelgevingskader dat is vastgesteld door Payments Canada. De operationele vereisten worden hieronder beschreven:

PAD-overeenkomst

Eerst moeten bedrijven een PAD-overeenkomst sluiten die toestemming geeft voor afschrijvingen van de rekening van de betaler. In de PAD-overeenkomst moet het bedrag van de afschrijving worden vermeld, dat een vast of variabel bedrag kan zijn, evenals de frequentie van de afschrijving, die ook vast (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) of variabel kan zijn.

Bedrijven moeten hun bankgegevens verstrekken als onderdeel van deze overeenkomst, en sommige financiële instellingen kunnen om een blanco cheque vragen om de rekeninggegevens te verifiëren. In dergelijke gevallen is het gebruikelijk om "VOID" (ongeldig) op de cheque te schrijven zonder deze te ondertekenen voor fraudepreventie.

Deze overeenkomsten moeten ook een datum en handtekening bevatten, een verklaring waarin de onderneming wordt gemachtigd een bepaald bedrag af te schrijven, de PAD-categorie (persoonlijk of zakelijk), een verklaring over het recht om de overeenkomst op te zeggen (met een duidelijk omschreven opzeggingsmethode) en contactgegevens van de uitgevende onderneming.

Schriftelijke bevestiging

PAD-overeenkomsten kunnen elektronisch, schriftelijk of telefonisch worden opgesteld. Als de overeenkomst elektronisch of telefonisch wordt gesloten, wordt van de bank verwacht dat deze ten minste drie dagen voor de eerste afschrijving een schriftelijke bevestiging stuurt met de details van de overeenkomst.

Betalingsmelding

Voor PAD's met variabele bedragen moet de factureerder de betaler ten minste 10 dagen voorafgaand aan de afschrijving schriftelijk op de hoogte stellen, tenzij van deze periode wordt afgezien of deze wordt verkort.

Goedkeuring van betalingen

Als de PAD-overeenkomst de frequentie van betalingen niet vastlegt of als de frequentie variabel is, moet de factureerder voor elke PAD-transactie goedkeuring krijgen. Hiervoor kan een wachtwoord of een code voor autorisatie nodig zijn.

Naleving van Rule H1

Bedrijven moeten zich houden aan Payments Canada's Rule H1, die de verantwoordelijkheden en verplichtingen van betalingsverwerkers met betrekking tot PAD's beschrijft. Dit omvat het ondertekenen van een inschrijvingsovereenkomst, waarin de voorwaarden van de PAD-dienst worden beschreven, en het opstellen en implementeren van een PAD-overeenkomst voor betalers, beter bekend als Direct Withdrawal Authorization (machtiging voor directe afschrijving), voor klanten.

Deze overeenkomst moet alle verplichte bepalingen bevatten zoals vereist onder Rule H1. In gevallen waarin een externe dienstverlener wordt gebruikt voor debetverwerking, moet in de PAD-overeenkomst de naam van de dienstverlener worden vermeld als begunstigde die optreedt namens de daadwerkelijke begunstigde.

Betalingsverwerkers hebben hun eigen vereisten om PAD-betalingen te implementeren. De vereisten van Stripe voor ondernemingen om PAD's te accepteren in Canada worden hieronder als voorbeeld gegeven.

• Machtiging verkrijgen: Voordat ondernemingen een bedrag afschrijven van de bankrekening van een klant, moeten ze een klantmachtiging verkrijgen die voldoet aan Rule H1, met gegevens zoals banknummer, transitnummer, rekeningnummer, betaalschema, naam en e-mailadres. Met deze machtiging kan de onderneming een bedrag afschrijven van de rekening van de klant. Stripe heeft tools zoals Stripe.js om tijdens het betaalproces te helpen bij het verzamelen van deze machtigingen en bankrekeninggegevens. Stripe biedt ook directe bankverificatie.

• Meldingen aan klanten: Stripe vereist dat ondernemingen klanten informeren wanneer een machtiging wordt opgesteld en bij elke afschrijving van hun rekening. Stripe kan deze meldingen automatisch versturen, maar ondernemingen kunnen er ook voor kiezen om meldingen op maat te sturen. Als ondernemingen kiezen voor meldingen op maat, moeten ze alle vereiste e-mailmeldingen ondersteunen, waaronder bevestigingen van machtigingen en afschrijvingen.

• Chargebackprocedure: Volgens de regels van Stripe kunnen klanten tot 90 dagen na een afschrijving van een persoonlijke rekening, en tot 10 werkdagen na een afschrijving van een zakelijke rekening via hun bank een chargeback aanvragen voor een PAD. Stripe verwerkt meldingen en afschrijvingen voor chargebackbedragen.

• Terugbetalingen en uitbetalingen: Terugbetalingen van PAD's die door Stripe worden verwerkt, moeten binnen 180 dagen na de oorspronkelijke betaling worden ingediend en nemen meestal drie werkdagen in beslag. Ondernemingen moeten klanten informeren over de terugbetalingstermijn om verwarring te voorkomen.

• Omschrijvingen op bankafschriften: Ondernemingen moeten een bedrijfsnaam opgeven die op het bankafschrift van de klant moet worden vermeld voor elke PAD-betaling. Ondernemingen kunnen deze omschrijving voor elke transactie aanpassen door de omschrijving op het bankafschrift van hun Stripe-account bij te werken.

Alternatieven voor PAD's in Canada

In Canada hebben bedrijven verschillende alternatieven voor PAD's om transacties te verwerken. Hoewel PAD's populair zijn vanwege hun gemak bij terugkerende betalingen, worden in verschillende markten andere betaalmethoden gebruikt. De belangrijkste alternatieven voor PAD's worden hieronder beschreven:

• Creditcards en debitcards: Kaarten zijn de meest gebruikte manier om te winkelen in Canada en werden in 2023 gebruikt voor 64% van alle e-commercetransacties. Ze vertegenwoordigen een aanzienlijk deel van de jaarlijkse omzet en zijn een dominante betaalmethode op de Canadese markt.

• Online overschrijvingen: Online overschrijvingen waarbij elektronische transacties via online diensten worden geïnitieerd, blijven groeien en overtreffen qua volume de persoonlijke elektronische overboekingen (EFT's), inclusief directe stortingen en PAD's.

• Contante betalingen: Contant geld is nog steeds een veelgebruikte betaalmethode in Canada en werd in 2023 voor 11% van de transacties gebruikt. Diensten zoals Canada Post's Collect on Delivery (COD) zijn er voor mensen die liever contant betalen, omdat ze dan pas hoeven te betalen als het pakketje is bezorgd.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elk bedrijf, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, persoonlijk en overal ter wereld betalingen kan accepteren.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden, waaronder PAD's en Link, de digitale wallet van Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Persoonlijke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en persoonlijke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Meer informatie over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga vandaag nog aan de slag.