In Canada, gli addebiti preautorizzati (PAD) sono un metodo semplificato per le attività di gestire i pagamenti ricorrenti. I PAD semplificano la procedura di pagamento detraendo i fondi automaticamente dai conti bancari dei clienti in base ad accordi prestabiliti. Questo metodo è particolarmente utile per transazioni ricorrenti come i servizi di abbonamento o le quote associative. I PAD riducono il carico amministrativo manuale per le attività e il numero di pagamenti mancati o in ritardo. Per i clienti, i PAD sono una modalità di pagamento pratica e conveniente che elimina il fastidio di dover stare al passo con i pagamenti ricorrenti.

In Canada la preferenza per le modalità di pagamento digitali è in aumento. Nel 2022, il valore totale delle transazioni di pagamento in Canada ha raggiunto 11,7 bilioni di dollari canadesi (CAD) e il contante corrispondeva appena allo 0,5% del valore di tutte le transazioni. I PAD in Canada offrono alle attività un'opzione di pagamento efficiente e affidabile che tiene il passo con la transizione verso soluzioni di pagamento automatizzate e digitali. Il servizio è destinato a diventare una funzionalità sempre più rilevante nella crescente economia digitale.

Le attività che intendono aggiungere i PAD come opzione di pagamento devono comprendere le funzionalità chiave, i clienti principali e le normative rilevanti stabilite da Payments Canada e dal Canadian Payments Act. Questa guida illustrerà quello che le attività devono sapere per accettare questa modalità di pagamento.

Contenuto dell'articolo

• Come funzionano i PAD in Canada?
  
• Dove sono usati i PAD in Canada?
  
• Per cosa sono usati i PAD in Canada?
  
• I vantaggi di accettare i PAD in Canada
  
• Misure di sicurezza dei PAD in Canada
  
• Requisiti da soddisfare per accettare i PAD in Canada
  
• Alternative ai PAD in Canada
  

Come funzionano i PAD in Canada?

Gli addebiti preautorizzati in Canada prelevano automaticamente i fondi da un conto bancario di un cliente per pagare un'attività o organizzazione. Questa modalità di pagamento è conveniente per i pagamenti ricorrenti, ma funziona anche per le transazioni una tantum o poco frequenti. I PAD offrono ai clienti un modo pratico per assicurarsi che le loro fatture vengano pagate puntualmente, mentre le attività possono beneficiare di un flusso di cassa fisso e prevedibile. Ecco come funzionano i PAD in Canada.

• Contratto PAD
  Per attivare un PAD, un cliente deve completare un modulo di contratto PAD con l'attività (il creditore). Questo accordo autorizza il creditore a prelevare denaro dal conto bancario del cliente, sia a intervalli regolari che su base una tantum, e include tutti i termini e le condizioni rilevanti, come l'importo che verrà prelevato (che può essere fisso o variabile), la frequenza dei prelievi e come annullare il PAD. L'accordo comprenderà anche i dettagli del conto bancario del cliente e lo scopo dell'addebito. Le attività devono ottenere il consenso esplicito e informato dai clienti per attivare un PAD e questo consenso deve essere documentato e conservato come prova di autorizzazione.

• Requisiti di notifica
  Se l'importo è variabile (come nel caso di una bolletta, per cui l'importo cambia mensilmente), il creditore deve avvisare il cliente almeno 10 giorni prima di prelevare il denaro per informarlo dell'importo e della data di addebito. Per gli importi fissi, come una tariffa di abbonamento mensile, questa notifica potrebbe non essere necessaria.

• Elaborazione dei PAD
  Le attività collaborano con un istituto finanziario o un elaboratore di pagamento terzo per attivare e gestire le transazioni con PAD. Questi gestiranno il trasferimento di fondi dal conto del cliente al conto dell'attività alla data concordata. Nella maggior parte dei casi, sono necessari tra i tre e i cinque giorni lavorativi perché una transazione con PAD venga elaborata e visualizzata nell'estratto conto del cliente. Le attività dovrebbero registrare accuratamente tutti i contratti PAD e le relative transazioni e disporre di un sistema per tenere traccia di ogni transazione, compresa la data, l'importo e i dettagli del cliente.

• Annullamento di un PAD
  Un cliente può annullare un contratto PAD in qualsiasi momento seguendo la procedura di annullamento descritta nell'accordo. Normalmente questa prevede una notifica scritta al creditore. Annullando il PAD non viene annullato nessun accordo o contratto di servizio sottostante che il cliente ha con il creditore, quindi potrebbe essere necessario concordare modalità di pagamento alternative. Le attività dovrebbero essere pronte a elaborare qualsiasi annullamento o modifica ai contratti PAD che i clienti richiedono e dovrebbero informare prontamente la banca o l'elaboratore di pagamento di qualsiasi modifica agli accordi.

• Contestazione di un PAD
  Se si verifica un problema con un PAD, ad esempio se viene prelevato un importo non corretto o il prelievo avviene dopo l'annullamento, i clienti possono contattare la loro banca per contestare la transazione. Le banche hanno un periodo di tempo prestabilito entro il quale i clienti possono contestare un PAD, generalmente 90 giorni dalla data della transazione. Le attività dovrebbero avere delle procedure chiare per la gestione delle contestazioni o degli addebiti non autorizzati.

• Riconciliazione e contabilità
  Le attività dovrebbero integrare le transazioni con PAD nel loro sistema contabile per una reportistica finanziaria e riconciliazione precise e confrontare regolarmente le transazioni con PAD con gli accordi con i clienti per garantirne l'accuratezza.

Dove sono usati i PAD in Canada?

In Canada, clienti di diversi settori usano i PAD per la loro convenienza e flessibilità. I PAD sono particolarmente utilizzati per il pagamento di fatture regolari e le transazioni automatiche. Centinaia di milioni di PAD vengono elaborati annualmente in Canada.

Tra le attività che usano i PAD sono incluse quelle in settori quali non profit, e-commerce, commercio al dettaglio, tecnologia, servizi professionali, cibo e bevande, palestre e fitness e assistenza sanitaria. Questa ampia gamma di settori riflette l'utilità dei PAD in diversi modelli di business e dimensioni operative. In particolare, le piccole attività traggono vantaggio dall'aspetto relativo alla sicurezza dei PAD: Payments Canada e il circuito bancario canadese supervisionano queste transazioni e offrono protezione contro le frodi.

I PAD vengono spesso utilizzati per gli addebiti ricorrenti, come affitto, tasse scolastiche, quote associative, abbonamenti o importi variabili come bollette basate sull'utilizzo. Sono anche utili per il pagamento di fatture e per le vendite una tantum, in particolare in caso di acquisti importanti. I PAD consentono alle attività di personalizzare la pianificazione e l'importo dei pagamenti in base alle esigenze di tutte le parti.

I clienti canadesi apprezzano la convenienza e l'affidabilità dei PAD, in particolare per spese regolari quali pagamenti del mutuo, premi assicurativi, bollette e quote associative. I PAD consentono ai clienti di pagare in modo puntuale senza dover ricordare date di scadenza o eseguire la procedura di pagamento manuale ogni volta.

Per cosa sono usati i PAD in Canada?

I PAD sono profondamente radicati nella scena dei pagamenti del Canada. Le attività apprezzano il flusso di cassa affidabile e puntuale che il trasferimento automatico di fondi dei PAD offre, mentre i clienti apprezzano la capacità di gestire senza sforzo le transazioni ricorrenti garantendo un servizio senza interruzioni. I PAD sono più frequentemente usati per i seguenti pagamenti:

• Servizi digitali basati su abbonamento
  Le piattaforme di streaming, le riviste online e le società SaaS (software-as-a-service) usano i PAD per gestire le spese di gestione ricorrenti.

• Iscrizioni mensili
  Le palestre, gli studi di yoga e i centri benessere gestiscono le quote di iscrizione mensili con i PAD.

• Programmi di assistenza all'infanzia
  Molti asili e programmi di doposcuola usano i PAD per la riscossione di tasse e contributi.

• Spese abitative
  Le associazioni dei proprietari di casa e le amministrazioni condominiali usano i PAD per riscuotere le quote mensili o annuali per le spese di manutenzione e i servizi comunitari. Molte persone effettuano i pagamenti per mutuo e affitto tramite i PAD.

• Pagamenti per veicoli
  Le concessionarie auto e gli istituti finanziari usano i PAD per gestire i pagamenti mensili per il leasing di veicoli o il rimborso di prestiti.

• Servizi business-to-business (B2B)
  Le aziende che offrono servizi B2B, come fornitori di catene di approvvigionamento o consulenti professionali, usano i PAD per semplificare la contabilità fornitori. I PAD automatizzano la fatturazione regolare e la riscossione dei pagamenti da altre attività.

• Servizi Internet e telecomunicazioni
  I fornitori di servizi Internet e telecomunicazioni usano i PAD per l'addebito mensile dei servizi.

• Servizi della pubblica amministrazione
  Gli enti locali e i servizi municipali, come l'acqua o la gestione dei rifiuti, spesso usano i PAD per gli addebiti.

I vantaggi di accettare i PAD in Canada

Le attività che accettano i PAD come modalità di pagamento possono ottenere i seguenti vantaggi:

• Maggiore prevedibilità dei flussi di cassa: le piccole attività spesso devono combattere per mantenere un flusso di cassa costante. I PAD garantiscono pagamenti costanti e puntuali e un flusso di reddito affidabile.

• Transazioni convenienti: i PAD generalmente addebitano una commissione per le transazioni pari a circa l'1% del valore della transazione, dipendentemente dall'elaboratore di pagamento. Al contrario, le commissioni associate all'elaborazione delle carte di credito sono normalmente tra il 2% e il 4% del valore della transazione, rendendo i PAD una scelta conveniente per molte attività. Questa commissione a basso costo per le transazioni fa in modo che i PAD siano particolarmente vantaggiosi per le attività che gestiscono volumi elevati di transazioni di piccolo valore.

• Procedure amministrative semplificate: l'automazione dei pagamenti dei PAD riduce in modo sostanziale il tempo e le risorse necessarie per l'addebito manuale e i follow-up.

• Miglioramento della fiducia dei clienti: i PAD sono una modalità di pagamento riconosciuta e altamente affidabile in Canada. Le attività che accettano i PAD possono usare questa fiducia dei clienti per creare relazioni a lungo termine per i modelli di addebito ricorrente.

• Flessibilità dei pagamenti: i PAD sono estremamente versatili nella gestione di importi fissi e variabili. Questo è un vantaggio per le attività come utenze pubbliche o telecomunicazioni, per le quali l'addebito al cliente varia in base all'utilizzo mensile.

• Riduzione del rischio di storno: il processo di autorizzazione diretta integrato nel sistema dei PAD genera meno annullamenti o storni rispetto ai pagamenti con carta di credito.

• Integrazione con i sistemi contabili canadesi: le transazioni con PAD si integrano facilmente con il software contabile specifico del Canada, semplificando la riconciliazione e la reportistica finanziaria.

Misure di sicurezza dei PAD in Canada

I PAD in Canada prevedono diverse misure di sicurezza progettate per proteggere le attività e i clienti. Queste misure fanno parte di un framework normativo che garantisce transazioni sicure e affidabili. Le principali misure di sicurezza dei PAD includono:

• Crittografia e trasmissione sicura
  Gli istituti finanziari in Canada crittografano le informazioni dei PAD in modo simile a come crittografano le informazioni sui trasferimenti elettronici. I dati finanziari sensibili vengono trasformati in un codice sicuro durante la trasmissione, impedendo accessi non autorizzati. I PAD sono elaborati tramite l'Automated Clearing Settlement System (ACSS) del Canada e rispettano rigorose linee guida di sicurezza.

• Conformità alla Rule H1
  In base alla Rule H1, prima di attivare un PAD è necessaria un'autorizzazione scritta firmata del debitore per assicurarsi che abbia acconsentito in modo esplicito ai termini dell'addebito. Le attività devono avere accordi di autorizzazione per i PAD conformi ai requisiti di contenuto definiti nella Rule H1. Recenti modifiche alla Rule H1 hanno rimosso la distinzione tra accordi cartacei ed elettronici, creando un processo uniforme per tutti i contratti PAD.

• Verifica di pagamento
  I beneficiari devono avere procedure "commercialmente ragionevoli" per verificare l'identità del debitore. Queste procedure devono essere in linea con i metodi usati per verificare l'identità in tipologie simili di applicazioni aziendali e di pagamento. La definizione di "commercialmente ragionevoli" è stata rivista per consentire ai beneficiari di usare metodi di verifica personalizzati in base al contratto PAD e commerciale.

• Conferma scritta
  I beneficiari devono fornire al debitore conferma scritta dei dettagli del PAD almeno 10 giorni prima del primo addebito per fare in modo che la transazione venga elaborata. Questa conferma può essere il contratto PAD stesso o un riepilogo dei termini principali. Questa misura garantisce che il debitore sia ben informato sui termini dell'accordo prima che vengano addebitati i fondi​.

• Misure di trasparenza
  Se il beneficiario sta riscuotendo i pagamenti per conto di un'altra entità, il contratto PAD deve includere una dichiarazione che descrive l'accordo tra il beneficiario e l'entità che fornisce beni o servizi al debitore. Questo genera trasparenza nelle transazioni dove il beneficiario e il fornitore di beni o servizi non sono la stessa entità.

• Cessazione automatica
  I contratti PAD una tantum cessano automaticamente una volta completato il pagamento per evitare addebiti ripetuti non autorizzati e confermare che ogni transazione venga autorizzata in modo esplicito​. Ogni successiva transazione con PAD richiede un nuovo contratto PAD.

Requisiti da soddisfare per accettare i PAD in Canada

Le attività in Canada che intendono accettare i PAD devono aderire a determinate pratiche per la conformità con il framework normativo definito da Payments Canada. Questi requisiti operativi sono descritti di seguito.

• Contratto PAD
  Innanzitutto, le attività devono stabilire un contratto PAD che conceda l'autorizzazione per i prelievi dal conto del debitore. Il contratto PAD deve specificare l'importo dell'addebito, che può essere fisso o variabile, oltre alla frequenza dell'addebito, che allo stesso modo può essere fissa (ad esempio, settimanale o mensile) o variabile. Le attività devono fornire le informazioni bancarie come parte dell'accordo e alcuni istituti finanziari possono richiedere un assegno in bianco per verificare i dati del conto. In questi casi, è pratica standard scrivere "VOID" sull'assegno senza firmarlo per la prevenzione delle frodi. Questi accordi devono anche includere data e firma, una dichiarazione che autorizza l'azienda ad addebitare un importo specifico, la categoria del PAD (personale o aziendale), una dichiarazione sul diritto di annullare l'accordo (con un metodo di annullamento chiaramente descritto) e le informazioni di contatto per l'azienda emittente.

• Conferma scritta
  I contratti PAD possono essere sottoscritti elettronicamente, per iscritto o al telefono. Se l'accordo viene completato elettronicamente o per telefono, la banca deve inviare una conferma scritta descrivendo le specifiche dell'accordo almeno tre giorni prima del primo prelievo.

• Notifica di pagamento
  Per i PAD con importi variabili, il creditore deve informare il debitore per iscritto almeno 10 giorni prima del prelievo a meno che questo periodo non sia stato revocato o ridotto.

• Approvazione del pagamento
  Se il contratto PAD non definisce la frequenza dei pagamenti o se la frequenza è variabile, il creditore deve ottenere l'approvazione per ogni transazione con PAD. Questo potrebbe richiedere l'uso di una password o di un codice per l'autorizzazione.

• Conformità alla Rule H1
  Le attività devono rispettare la Rule H1 di Payments Canada, che definisce le responsabilità e gli obblighi relativi ai PAD. Questi includono la firma di un accordo di iscrizione, che definisce i termini e le condizioni del servizio PAD, e la preparazione e l'implementazione di un contratto PAD del pagante, noto comunemente come autorizzazione di addebito diretto, per i clienti. Questo accordo deve contenere tutte le disposizioni obbligatorie richieste dalla Rule H1. Nei casi in cui venga usato un fornitore di servizi terzo per l'elaborazione dell'addebito, il contratto PAD deve identificare il nome del fornitore di servizi come beneficiario che agisce per conto del beneficiario effettivo.

Gli elaboratori di pagamento avranno i propri requisiti per implementare i pagamenti con PAD. I requisiti di Stripe per le attività che intendono accettare i PAD in Canada sono elencati di seguito, a titolo esemplificativo.

• Acquisizione del mandato: prima di effettuare addebiti sul conto bancario di un cliente, le attività devono ottenere dal cliente un mandato conforme alla Rule H1 con dettagli quali il codice dell'istituto, il codice di transito, il numero di conto, la pianificazione dei pagamenti, il nome e l'email. Questo mandato autorizza l'attività a effettuare addebiti sul conto del cliente. Stripe dispone di strumenti come Stripe.js per assistere durante il flusso di pagamento per la raccolta di questi mandati e dei dettagli del conto bancario. Stripe offre inoltre la verifica bancaria immediata.

• Notifiche ai clienti: Stripe richiede che le attività informino i clienti quando viene stabilito un mandato e di ogni addebito effettuato sul loro conto. Stripe può inviare queste notifiche in modo automatico oppure le attività possono decidere di inviare delle notifiche personalizzate. Se optano per le notifiche personalizzate, le attività devono supportare tutte le notifiche email richieste, incluse la conferma del mandato e le notifiche di addebito.

• Procedura di contestazione: in base alle regole di Stripe, i clienti possono contestare un PAD tramite la banca entro un massimo di 90 giorni dall'addebito su un conto privato o un massimo di 10 giorni lavorativi su un conto aziendale. Stripe gestisce le notifiche e le detrazioni per gli importi contestati.

• Rimborsi e bonifici: i rimborsi dei PAD elaborati da Stripe devono essere inviati entro 180 giorni dal pagamento originale e in genere vengono completati in tre giorni. Le attività devono informare i clienti sulle tempistiche dei rimborsi onde evitare confusione.

• Voci per gli estratti conto: le attività devono fornire una ragione sociale da riportare sugli estratti conto dei clienti per ogni pagamento PAD. Le attività possono personalizzare questa voce per ogni transazione aggiornando la voce per gli estratti conto nell'account Stripe.

Alternative ai PAD in Canada

In Canada, le attività hanno a disposizione diverse alternative ai PAD per gestire le transazioni. Sebbene i PAD siano popolari per la loro convenienza nei pagamenti ricorrenti, altre modalità di pagamento vengono utilizzate in diversi mercati. Le principali alternative di pagamento ai PAD sono descritte di seguito.

• Carte di credito e di debito: le carte sono il modo più comune per effettuare acquisti in Canada e sono state usate per il 33% di tutte le transazioni di e-commerce nel 2022. Rappresentano una parte considerevole delle vendite annuali e sono una modalità di pagamento dominante nel mercato canadese.

• Trasferimenti online: i trasferimenti online che coinvolgono transazioni elettroniche avviate tramite servizi online rappresentavano il 5% dei pagamenti nel 2022, superando in volume i trasferimenti elettronici di fondi (EFT) personali per la prima volta, inclusi i depositi diretti e i PAD.

• Pagamenti in contante: il contante è un'opzione di pagamento costante in Canada ed è stato usato per il 10% delle transazioni nel 2022. I servizi come Collect on Delivery (COD) di Canada Post sono rivolti alle persone che preferiscono usare i contanti per le transazioni e consentono di pagare in contanti quando l'articolo viene consegnato.