In Canada, gli addebiti preautorizzati (PAD) rappresentano un metodo semplificato per gestire pagamenti ricorrentiin cui le attività prelevano automaticamente i fondi dai conti bancari dei clienti in base ad accordi prestabiliti. I PAD sono particolarmente utili per le transazioni ricorrenti come servizi in abbonamento o quote associative.

I PAD semplificano il processo di pagamento riducendo il lavoro manuale di addebito per le attività e diminuendo il numero di pagamenti in ritardo o mancati. Per i clienti, i PAD rappresentano un metodo di pagamento conveniente e senza stress che elimina la necessità di tenere traccia dei pagamenti ricorrenti.

In Canada sta aumentando la preferenza dei consumatori per i metodi di pagamento digitali. Nel 2023, il valore totale delle transazioni di pagamento per il commercio al dettaglio in Canada ha raggiunto gli 11,9 trilioni di dollari canadesi e il 13% dei canadesi ha completamente accolto i pagamenti senza contanti. I PAD in Canada offrono alle attività un'opzione di pagamento efficiente e affidabile che tiene il passo con la transizione verso soluzioni di pagamento automatizzate e digitali.

Le attività che desiderano aggiungere i PAD come opzione di pagamento devono comprendere le loro funzioni principali, i clienti primari e le normative pertinenti stabilite da Payments Canada e dal Canadian Payments Act. Di seguito, illustreremo ciò che le attività devono sapere sull'accettazione di questo metodo di pagamento.

Contenuto dell'articolo

• Come funzionano i PAD in Canada?
  
• Per cosa sono usati i PAD in Canada?
  
• I vantaggi di accettare i PAD in Canada
  
• Misure di sicurezza dei PAD in Canada
  
• Requisiti che le attività devono soddisfare per accettare i PAD in Canada
  
• Alternative ai PAD in Canada
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Funzionamento dei PAD in Canada

In Canada, gli addebiti preautorizzati consentono di prelevare automaticamente fondi dal conto bancario di un cliente per pagare un'attività o un'organizzazione. Questo metodo di pagamento è conveniente per i pagamenti ricorrenti mensili, ma funziona anche per le transazioni una tantum o poco frequenti. I PAD offrono ai clienti un modo semplice per garantire che le loro fatture siano pagate in tempo, mentre le attività beneficiano di un flusso di cassa costante e prevedibile. Ecco come funzionano i PAD in Canada:

Accordo PAD

Per stipulare un PAD, il cliente deve compilare un modulo di accordo PAD con l'attività (il creditore). Questo accordo autorizza il creditore a prelevare denaro dal conto bancario del cliente, sia a intervalli regolari che una tantum, e include tutti i termini e le condizioni pertinenti, come l'importo che verrà prelevato (che può essere fisso o variabile), la frequenza dei prelievi e le modalità di cancellazione del PAD.

L'accordo includerà anche i dettagli del conto bancario del cliente e lo scopo dell'addebito. Le attività devono ottenere il consenso esplicito e informato dei clienti per stipulare un PAD e tale consenso deve essere documentato e conservato come prova dell'autorizzazione.

Requisiti di notifica

Se l'importo è variabile (come nel caso di una bolletta, per cui l'importo cambia mensilmente), il creditore deve avvisare il cliente almeno 10 giorni prima di prelevare il denaro per informarlo dell'importo e della data di addebito. Non è richiesta alcuna notifica per gli importi fissi.

Elaborazione dei PAD

Le attività collaborano con un istituto finanziario o un elaboratore di pagamenti terzo per stipulare e gestire le transazioni PAD. L'elaboratore di pagamenti terzo si occuperà del trasferimento dei fondi dal conto del cliente al conto business alla data concordata.

Nella maggior parte dei casi, sono necessari dai tre ai cinque giorni lavorativi affinché una transazione PAD venga elaborata e appaia sull'estratto conto del cliente. Le attività dovrebbero conservare registrazioni accurate di tutti gli accordi e le transazioni PAD e disporre di un sistema per tracciare ogni transazione, inclusi la data, l'importo e i dettagli del cliente.

Annullamento di un PAD

Un cliente può annullare un accordo PAD in qualsiasi momento seguendo la procedura di annullamento descritta nell'accordo stesso. Ciò richiede solitamente una comunicazione scritta al creditore. L'annullamento del PAD non comporta l'annullamento di eventuali accordi o contratti di servizio sottostanti che il cliente potrebbe avere con il creditore, e potrebbe essere necessario concordare metodi di pagamento alternativi.

Le attività devono essere pronte a gestire eventuali cancellazioni o modifiche agli accordi PAD richieste dai clienti e devono informare tempestivamente la propria banca o l'elaboratore di pagamento in merito a qualsiasi modifica agli accordi PAD.

Contestazione di un PAD

Se si verifica un problema con un PAD, ad esempio se viene prelevato un importo errato o il prelievo avviene dopo l'annullamento, i clienti possono contattare la loro banca per contestare la transazione. Le banche hanno un periodo di tempo prestabilito entro il quale i clienti possono contestare un PAD, in genere 90 giorni dalla data della transazione. Le attività dovrebbero avere delle procedure chiare per la gestione delle contestazioni o degli addebiti non autorizzati.

Riconciliazione e contabilità

Le attività dovrebbero integrare le transazioni PAD nel proprio sistema contabile per garantire la precisione della rendicontazione finanziaria e della riconciliazione, nonché esaminare regolarmente le transazioni PAD rispetto agli accordi con i clienti per assicurarne l'accuratezza.

Utilizzi dei PAD in Canada

In Canada, i PAD sono utilizzati in molti settori per la loro praticità e flessibilità. I PAD sono diffusi per il pagamento regolare delle fattura e le transazioni automatiche e sono utilizzati più spesso per addebiti ricorrenti come affitto, tasse scolastiche, quote associative, abbonamenti o importi variabili come le bollette per le utenze basate sul consumo. Sono efficaci anche per il pagamento delle fatture e per le vendite una tantum, in particolare per articoli di alto valore.

Le attività che utilizzano i PAD includono quelle operanti in settori quali organizzazioni non profit, l'e-commerce, il commercio al dettaglio, la tecnologia, i servizi professionali, l'alimentare e le bevande, le palestre e il fitness e la sanità. Questa ampia gamma di settori riflette l'utilità dei PAD in diversi modelli di business e di dimensioni operative. Le piccole imprese, in particolare, beneficiano della sicurezza offerta dai PAD: Payments Canada e la rete bancaria canadese supervisionano queste transazioni e proteggono dalle frodi.

I clienti in Canada apprezzano la comodità e l'affidabilità dei PAD, in particolare per le spese regolari come i pagamenti dei mutui, i premi assicurativi, le bollette, i contributi ai piani di risparmio pensionistico registrati (RRSP) e le quote associative. I PAD consentono ai clienti di effettuare pagamenti puntuali senza dover ricordare le scadenze o eseguire ogni volta il processo di pagamento manuale. Le attività apprezzano invece i ricavi ricorrenti affidabili e puntuali garantite dai trasferimenti automatici di fondi dei PAD.

I PAD sono utilizzati più frequentemente per i seguenti pagamenti:

• Servizi digitali basati su abbonamento
  Le piattaforme di streaming, le riviste online e le aziende SaaS (Software-as-a-Service) utilizzano i PAD gestire le spese ricorrenti relative agli account.

• Iscrizioni mensili
  Le palestre, gli studi di yoga e i centri benessere gestiscono le quote di iscrizione mensili con i PAD.

• Programmi di assistenza all'infanzia
  Molti asili e programmi di doposcuola usano i PAD per la riscossione delle rette e delle quote.

• Spese abitative
  Le associazioni dei proprietari di casa e le amministrazioni condominiali usano i PAD per riscuotere le quote mensili o annuali per le spese di manutenzione e i servizi comunitari. Molte persone effettuano i pagamenti per mutuo e affitto tramite i PAD.

• Pagamenti di veicoli
  Le concessionarie auto e gli istituti finanziari usano i PAD per gestire i pagamenti mensili per il leasing di veicoli o il rimborso di prestiti.

• Servizi business-to-business (B2B)
  Le aziende che forniscono servizi B2B, come i fornitori dia catena di approvvigionamento o consulenti professionale, utilizzano i PAD per semplificare i processi di contabilità fornitori. I PAD automatizzano la fatturazione regolare e la riscossione dei pagamenti da altre attività.

• Servizi Internet e telecomunicazioni
  I fornitori di servizi internet e telecomunicazioni usano i PAD per l'addebito mensile dei servizi.

• Servizi della pubblica amministrazione
  Gli enti locali e i servizi municipali, come l'acqua o la gestione dei rifiuti, spesso usano i PAD per gli addebiti.

I vantaggi di accettare i PAD in Canada

Le attività che accettano i PAD come modalità di pagamento possono ottenere i seguenti vantaggi:

• Maggiore prevedibilità dei flussi di cassa: le piccole imprese spesso devono combattere per mantenere un flusso di cassa costante. I PAD garantiscono pagamenti costanti e puntuali e un flusso di reddito affidabile.

• Transazioni convenienti: i PAD applicano solitamente una commissione pari a circa l'1% del valore della transazione, a seconda dell'elaboratore di pagamento. Al contrario, le commissioni associate all'elaborazione della carta di credito sono solitamente comprese tra il 2% e il 4% del valore della transazione, rendendo i PAD una scelta conveniente per molte attività. Questo basso costo di commissione per transazione rende i PAD particolarmente vantaggiosi per le attività che gestiscono volumi elevati di transazioni di valore non elevato.

• Procedure amministrative semplificate: l'automazione dei pagamenti dei PAD riduce in modo sostanziale il tempo e le risorse necessarie per l'addebito manuale e i follow-up.

• Miglioramento della fiducia dei clienti: i PAD rappresentano un metodo di pagamento riconosciuto e altamente affidabile in Canada. Le attività che accettano i PAD possono usare questa fiducia dei clienti per creare relazioni a lungo termine per i modelli di addebito ricorrente.

• Flessibilità dei pagamenti: i PAD vengono utilizzati per gestire importi di pagamento fissi e variabili. Ciò rappresenta un vantaggio per attività come quelle che operano nel settore dei servizi pubblici o delle telecomunicazioni, in cui l'addebito ai clienti varia in base al consumo mensile.

• Rischi di storno ridotti al minimo: l'autorizzazione diretta elaborata nel sistema dei PAD comporta un minor numero di annullamenti o storni rispetto ai pagamenti con carta di credito.

• Integrazione con i sistemi contabili canadesi: le transazioni PAD si integrano facilmente con software contabili specifici per il Canada, semplificando riconciliazione e rendicontazione finanziaria.

Misure di sicurezza dei PAD in Canada

I PAD in Canada prevedono diverse misure di sicurezza pensate per proteggere le attività e i clienti. Queste misure fanno parte di un framework normativo che garantisce transazioni sicure e affidabili. Le principali misure di sicurezza dei PAD includono:

• Crittografia e trasmissione sicura
  Gli istituti finanziari canadesi crittografano le informazioni PAD in modo simile a come crittografano le informazioni relative ai trasferimenti elettronici. I dati finanziari sensibili vengono trasformati in un codice sicuro durante la trasmissione, impedendo l'accesso non autorizzato. I PAD vengono elaborati attraverso il sistema di compensazione automatizzato canadese (ACSS) e rispettano rigide linee guida di sicurezza.

• Conformità alla Rule H1
  Secondo la Rule H1, prima di attivare un PAD è necessaria un'autorizzazione scritta e firmata del pagatore, per garantire che abbia accettato esplicitamente i Termini dell'addebito. Le recenti modifiche alla Rule H1 hanno eliminato la distinzione tra accordi PAD elettronici e cartacei, creando un processo uniforme per tutti gli accordi PAD.

• Verifica di pagamento
  I beneficiari devono avere in atto procedure "commercialmente ragionevoli" per verificare l'identità del pagatore. La definizione di "commercialmente ragionevole" è stata rivista per consentire ai beneficiari di utilizzare metodi di verifica personalizzati in base alla loro attività e all'accordo PAD.

• Conferma scritta
  I beneficiari devono fornire al pagatore conferma scritta dei dettagli del PAD almeno 10 giorni prima del primo addebito per fare in modo che la transazione venga elaborata. Questa conferma può essere l'accordo PAD stesso o un riepilogo dei termini principali. Questa misura garantisce che il debitore sia ben informato sui termini dell'accordo prima che vengano addebitati i fondi​.

• Misure di trasparenza
  Se il beneficiario sta riscuotendo i pagamenti per conto di un'altra entità, l'accordo PAD deve includere una dichiarazione che descrive l'accordo tra il beneficiario e l'entità che fornisce beni o servizi al debitore. Questo genera trasparenza nelle transazioni dove il beneficiario e il fornitore di beni o servizi non sono la stessa entità.

• Cessazione automatica
  Gli accordi PAD una tantum cessano automaticamente una volta completato il pagamento per evitare addebiti ripetuti non autorizzati e confermare che ogni transazione venga autorizzata in modo esplicito​. Ogni successiva transazione con PAD richiede un nuovo accordo PAD.

Requisiti che le attività devono soddisfare per accettare i PAD in Canada

Le attività canadesi che desiderano accettare i PAD devono attenersi a determinate pratiche per essere conformi al quadro normativo stabilito da Payments Canada. I requisiti operativi sono descritti di seguito:

Accordo PAD

Innanzitutto, le attività devono stipulare un accordo PAD che autorizzi i prelievi dal conto del pagatore. L'accordo PAD deve specificare l'importo dell'addebito, che può essere fisso o variabile, nonché la frequenza dell'addebito, che può essere anch'essa fissa (ad esempio settimanale o mensile) o variabile.

Le attività devono fornire le proprie coordinate bancarie come parte integrante del presente accordo e alcuni istituti finanziari potrebbero richiedere un assegno in bianco per verificare i dettagli del conto. In tali casi, scrivere "NULLO" sull'assegno senza firmarlo è una pratica standard per la prevenzione delle frodi..

Questi accordi devono anche includere data e firma, una dichiarazione che autorizza l'azienda ad addebitare un importo specifico, la categoria del PAD (personale o aziendale), una dichiarazione sul diritto di annullare l'accordo (con un metodo di annullamento chiaramente descritto) e le informazioni di contatto per l'azienda emittente.

Conferma scritta

Gli accordi PAD possono essere stipulati elettronicamente, per iscritto o al telefono. Se l'accordo viene completato elettronicamente o per telefono, la banca deve inviare una conferma scritta descrivendo le specifiche dell'accordo almeno tre giorni prima del primo prelievo.

Notifica di pagamento

Per i PAD con importi variabili, il creditore deve informare il pagatore per iscritto almeno 10 giorni prima del prelievo a meno che questo periodo non sia stato revocato o ridotto.

Approvazione del pagamento

Se l'accordo PAD non definisce la frequenza dei pagamenti o se la frequenza è variabile, il creditore deve ottenere l'approvazione per ogni transazione PAD. Ciò potrebbe implicare l'uso di una password o di un codice di autorizzazione..

Conformità alla Rule H1

Le attività devono rispettare la Rule H1 di Payments Canada, che delinea le responsabilità e gli obblighi relativi ai PAD. Ciò include la firma di un contratto di adesione, che specifica i termini e le condizioni del servizio PAD, e la preparazione e l'attuazione di un accordo PAD del pagante, comunemente noto come autorizzazione dal prelievo diretto, per i clienti.

Tale accordo deve contenere tutte le disposizioni obbligatorie previste dalla Rule H1. Nei casi in cui si ricorra a un fornitore di servizi terzo per l'elaborazione degli addebiti, l'accordo PAD deve identificare il nome del fornitore di servizi come beneficiario che agisce per conto del beneficiario effettivo.

Gli elaboratori di pagamento avranno i propri requisiti per l'implementazione dei pagamenti PAD. Di seguito sono riportati, a titolo esemplificativo, i requisiti di Stripe per le attività che accettano PAD in Canada.

• Acquisizione del mandato: prima di effettuare addebiti sul conto bancario di un cliente, le attività devono ottenere dal cliente un mandato conforme alla Rule H1 con dettagli quali il codice dell'istituto, il codice di transito, il numero di conto, la pianificazione dei pagamenti, il nome e l'indirizzo email. Questo mandato autorizza l'attività a effettuare addebiti sul conto del cliente. Stripe dispone di strumenti come Stripe.js per assistere durante il flusso di pagamento per l'acquisizione di questi mandati e dei dettagli del conto bancario. Stripe offre inoltre la verifica bancaria istantanea.

• Notifiche ai clienti: Stripe richiede alle attività di informare i clienti quando viene stabilito un mandato e di ogni addebito effettuato sul loro conto. Stripe può inviare queste notifiche in modo automatico oppure le attività possono decidere di inviare delle notifiche personalizzate. Le attività, se optano per le notifiche personalizzate, devono supportare tutte le notifiche email richieste, incluse la conferma del mandato e le notifiche di addebito.

• Procedura di contestazione: secondo le regole di Stripe, i clienti possono contestare un PAD tramite la banca entro un massimo di 90 giorni dall'addebito su un conto privato o un massimo di 10 giorni lavorativi su un conto business. Stripe gestisce le notifiche e le detrazioni per gli importi contestati.

• Rimborsi e bonifici: i rimborsi dei PAD elaborati da Stripe devono essere richiesti entro 180 giorni dal pagamento originale e richiedono solitamente tre giorni lavorativi per essere completati. Si raccomanda alle attività di informare i clienti sui tempi di rimborso per evitare confusione.

• Voci per gli estratti conto: le attività devono fornire una ragione sociale da riportare sugli estratti conto dei clienti per ogni pagamento PAD. Le attività possono personalizzare questa voce per ogni transazione aggiornando la voce per gli estratti conto nell'account Stripe.

Alternative ai PAD in Canada

In Canada, le attività hanno a disposizione diverse alternative ai PAD per gestire le transazioni. Sebbene i PAD siano apprezzati per la loro praticità nei pagamenti ricorrenti, in altri mercati vengono utilizzati metodi di pagamento alternativi. Di seguito sono riportate le principali alternative ai PAD:

• Carte di credito e di debito:le carte rappresentano il metodo di pagamento più diffuso in Canada e nel 2023 sono state utilizzate per il 64% di tutte le transazioni di e-commerce. Esse costituiscono una parte significativa delle vendite annuali e rappresentano il metodo di pagamento prevalente nel mercato canadese.

• Trasferimenti online: i trasferimenti online che comportano transazioni elettroniche avviate tramite servizi online continuano a crescere, superando in volume i trasferimenti elettronici di fondi (EFT) personali, inclusi i depositi diretti e i PAD.

• Pagamenti in contanti: il contante è un'opzione di pagamento ancora diffusa in Canada e nel 2023 è stato utilizzato per l'11% delle transazioni. Servizi come il pagamento in contrassegno (COD) di Canada Post soddisfano le esigenze di coloro che preferiscono utilizzare il contante per le transazioni, consentendo loro di pagare in contanti al momento della consegna dell'articolo.

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