En Canadá, los adeudos preautorizados (PAD, por sus siglas en inglés) son un método simplificado para que las empresas gestionen pagos recurrentes. Los PAD simplifican el proceso de pago deduciendo fondos automáticamente de las cuentas bancarias de los clientes según acuerdos predeterminados. Este método es especialmente útil para transacciones recurrentes como servicios de suscripción o cuotas de afiliación. Los PAD reducen el trabajo de facturación manual para las empresas y disminuyen el número de pagos atrasados o no efectuados. Para los clientes, los PAD son un método de pago cómodo y sin estrés que acaba con la molestia de mantenerse al día con los pagos recurrentes.

La preferencia por los métodos de pago digitales es cada vez mayor en Canadá. En 2022, el valor total de las transacciones de pago en Canadá alcanzó los 11,7 billones de dólares canadienses (CAD), y la contabilidad de caja representó solo el 0,5 % del valor total de las transacciones. Los PAD en Canadá ofrecen a las empresas una opción de pago eficiente y fiable que sigue el ritmo de la evolución hacia soluciones de pago automatizadas y digitales. Este servicio está llamado a convertirse en un elemento cada vez más importante en la creciente economía digital.

Las empresas que deseen añadir los PAD como opción de pago deberán conocer sus funciones clave, los principales clientes y la normativa pertinente establecida por Payments Canada y la Ley canadiense de pagos. Esta guía abarcará lo que las empresas necesitan saber sobre la aceptación de este método de pago.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?
  
• ¿Dónde se utilizan los PAD en Canadá?
  
• ¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?
  
• Ventajas de aceptar los PAD en Canadá
  
• Medidas de seguridad de los PAD en Canadá
  
• Requisitos para que las empresas acepten los PAD en Canadá
  
• Alternativas a los PAD en Canadá
  

¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?

En Canadá, los débitos preautorizados o PAD retiran automáticamente fondos de la cuenta bancaria de un cliente para pagar a una empresa u organización. Este método de pago es conveniente para pagos recurrentes, pero también funciona para transacciones únicas o poco frecuentes. Los PAD ofrecen a los clientes una forma sencilla de asegurarse de que sus facturas se pagan a tiempo, mientras que las empresas se benefician de un flujo de caja constante y predecible. Así funcionan los PAD en Canadá.

• Acuerdo de PAD
  Para establecer un PAD, el cliente debe rellenar un formulario de acuerdo de PAD con la empresa (el emisor de la factura). Este acuerdo autoriza al emisor de la factura a retirar dinero de la cuenta bancaria del cliente, ya sea a intervalos regulares o de una sola vez, e incluye todos los términos y condiciones pertinentes, como el importe que se retirará (que puede ser fijo o variable), la frecuencia de las retiradas y cómo cancelar el PAD. El acuerdo también incluirá los datos de la cuenta bancaria del cliente y la finalidad del adeudo. Las empresas deben obtener el consentimiento explícito e informado de los clientes para establecer un PAD, y este consentimiento debe documentarse y conservarse como prueba de la autorización.

• Requisitos de notificación
  Si el importe es variable (como una factura de servicios públicos, cuyo importe cambia cada mes), el emisor de la factura debe notificar al cliente al menos 10 días antes de retirar el dinero para informarle del importe y la fecha del cargo. En el caso de importes fijos, como una comisión por suscripción mensual, esta notificación puede no ser necesaria.

• Procesamiento de los PAD
  Las empresas trabajan con una entidad financiera o un procesador de pagos externo para establecer y gestionar las transacciones de PAD. Se encargarán de transferir los fondos de la cuenta del cliente a la cuenta de la empresa en la fecha acordada. En la mayoría de los casos, una transacción de PAD tarda entre tres y cinco días laborables en procesarse y aparecer en el extracto bancario del cliente. Las empresas deben mantener registros precisos de todos los acuerdos y transacciones de PAD, y disponer de un sistema de seguimiento de cada transacción, que incluya la fecha, el importe y los datos del cliente.

• Cancelación de un PAD
  Un cliente puede cancelar un acuerdo de PAD en cualquier momento siguiendo el proceso de cancelación descrito en el acuerdo. Para ello, suele ser necesario notificarlo por escrito al emisor de la factura. La cancelación del PAD no cancela ningún contrato de servicio o acuerdo subyacente que el cliente pueda tener con el emisor de la factura, por lo que es posible que tenga que hacer otros arreglos de pago. Las empresas deben estar preparadas para procesar cualquier cancelación o modificación de los acuerdos de PAD que soliciten los clientes y deben informar a su banco o procesador de pagos rápidamente acerca de cualquier cambio en los acuerdos de PAD.

• Impugnación de un PAD
  Si surge algún problema con un PAD (por ejemplo, si se retira un importe incorrecto o se produce una retirada después de la cancelación), los clientes pueden ponerse en contacto con su banco para disputar la transacción. Los bancos disponen de un plazo determinado para que los clientes puedan disputar un PAD, que suele ser de 90 días a partir de la fecha de la transacción. Las empresas deben disponer de procesos claros para gestionar las disputas o los adeudos no autorizados.

• Conciliación y contabilidad
  Las empresas deben integrar las transacciones de PAD en su sistema contable para que los informes financieros y la conciliación, sean precisos, así como revisar periódicamente las transacciones PAD comparándolas con los acuerdos con los clientes para garantizar su exactitud.

¿Dónde se utilizan los PAD en Canadá?

En Canadá, los clientes de muchos sectores comerciales utilizan los PAD por su comodidad y flexibilidad. Los PAD son especialmente populares para el pago regular de facturas y transacciones automáticas. En Canadá se procesan cada año cientos de millones de PAD.

Entre las empresas que utilizan los PAD se encuentran las de sectores como el de las organizaciones sin ánimo de lucro, el e-commerce, el comercio minorista, la tecnología, los servicios para profesionales, la alimentación y las bebidas, los gimnasios y el cuidado de la salud. Esta amplia variedad de sectores refleja la utilidad de los PAD en diferentes modelos de negocio y escalas operativas. Las pequeñas empresas, en particular, se benefician del aspecto de seguridad de los PAD: Payments Canada y la red bancaria canadiense supervisan estas transacciones y ofrecen protección contra el fraude.

Los PAD se utilizan con mayor frecuencia para cargos recurrentes, como alquileres, matrículas, cuotas de afiliación, suscripciones o importes variables como facturas de servicios públicos basadas en el uso. También son eficaces para el pago de facturas y ventas puntuales, sobre todo de artículos caros. Los PAD permiten a las empresas adaptar el calendario y el importe del pago a las necesidades de todas las partes.

Los clientes en Canadá aprecian la comodidad y fiabilidad de los PAD, especialmente para gastos regulares como pagos de hipotecas, primas de seguros, facturas de servicios públicos y cuotas de afiliación. Los PAD permiten a los clientes realizar los pagos a tiempo sin necesidad de recordar las fechas de vencimiento o pasar cada vez por el proceso de pago manual.

¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?

Los PAD están profundamente arraigados en el ámbito de los pagos en Canadá. Las empresas aprecian el flujo de caja fiable y puntual que proporcionan las transferencias automáticas de fondos de los PAD, y los clientes valoran la posibilidad de seguir el ritmo de las transacciones recurrentes sin esfuerzo y garantizar un servicio ininterrumpido. Los PAD se utilizan con mayor frecuencia para los siguientes pagos:

• Servicios digitales por suscripción
  Las plataformas de streaming, las revistas en línea y las empresas de software como servicio (SaaS) utilizan los PAD para mantenerse al día con las comisiones recurrentes de las cuentas.

• Cuotas de afiliación mensuales
  Gimnasios, estudios de yoga y centros de bienestar gestionan las cuotas mensuales de afiliación con los PAD.

• Programas de cuidado de niños
  Muchas guarderías y programas extraescolares utilizan los PAD para la matrícula y el cobro de cuotas.

• Cuotas de alojamiento
  Asociaciones de propietarios y juntas de condominios utilizan los PAD para cobrar cuotas mensuales o anuales por el mantenimiento y los servicios comunitarios. Muchas personas realizan pagos de hipotecas y alquileres a través de los PAD.

• Pagos de vehículos
  Los concesionarios de automóviles y las instituciones financieras utilizan los PAD para la gestión de los pagos mensuales de arrendamiento de vehículos o devoluciones de préstamos.

• Servicios de empresa a empresa (B2B)
  Las empresas que prestan servicios B2B, como proveedores de la cadena de suministro o consultorías profesionales, utilizan los PAD para agilizar sus procesos de deudas pendientes. Los PAD automatizan la facturación periódica y el cobro de pagos de otras empresas.

• Telecomunicaciones y servicios de Internet
  Los proveedores de servicios de telecomunicaciones e Internet utilizan los PAD para la facturación mensual de sus servicios.

• Servicios de la administración pública
  Las administraciones locales y los servicios municipales, como el agua o la gestión de residuos, suelen utilizar los PAD para la facturación.

Ventajas de aceptar los PAD en Canadá

Las empresas que aceptan los PAD como método de pago disfrutan de las siguientes ventajas:

• Mayor previsibilidad del flujo de caja: las pequeñas empresas a menudo tienen dificultades para mantener un flujo de caja constante. Los PAD garantizan pagos puntuales y constantes, así como un flujo de ingresos fiable.

• Transacciones rentables: los PAD suelen cobrar una comisión por transacción de alrededor del 1 % del valor de la transacción, dependiendo del procesador de pagos. En cambio, las comisiones asociadas al procesamiento de tarjetas de crédito suelen oscilar entre el 2 % y el 4 % del valor de la transacción, lo que convierte a los PAD en una opción rentable para muchas empresas. Este bajo coste por transacción significa que los PAD pueden ser especialmente ventajosos para las empresas que gestionan grandes volúmenes de transacciones de poco valor.

• Agilización de los procesos administrativos: la automatización de pagos de los PAD reduce sustancialmente el tiempo y los recursos necesarios para la facturación manual y el seguimiento.

• Mayor confianza de los clientes: los PAD son un método de pago reconocido y de gran confianza en Canadá. Las empresas que aceptan los PAD pueden utilizar esta confianza del cliente para ayudar a construir relaciones a largo plazo con los clientes en torno a modelos de facturación recurrente.

• Flexibilidad de pago: los PAD son excepcionalmente versátiles a la hora de gestionar importes de pago tanto fijos como variables. Esta es una ventaja para empresas como las de servicios públicos o telecomunicaciones, en las que la facturación al cliente varía en función del uso mensual.

• Riesgos de contracargo minimizados: el proceso de autorización directa incorporado en el sistema de PAD se traduce en menos anulaciones o contracargos en comparación con los pagos con tarjeta de crédito.

• Integración con los sistemas contables canadienses: las transacciones de PAD se integran de forma fácil con el software de contabilidad específico de Canadá, lo que simplifica la conciliación y los informes financieros.

Medidas de seguridad de los PAD en Canadá

Los PAD en Canadá incluyen varias medidas de seguridad diseñadas para proteger a empresas y clientes. Estas medidas forman parte de un marco regulado que garantiza transacciones seguras y fiables. Las principales medidas de seguridad de los PAD son estas:

• Cifrado y transmisión segura
  Las instituciones financieras de Canadá cifran la información de los PAD de forma similar a como cifran la información de las transferencias electrónicas. Los datos financieros sensibles se transforman en un código seguro durante la transmisión, lo que impide el acceso no autorizado. Los PAD se procesan a través del sistema canadiense Automated Clearing Settlement System (ACSS) y cumplen estrictas directrices de seguridad.

• Cumplimiento de la norma H1
  Según la norma H1, antes de iniciar un PAD se requiere una autorización escrita y firmada del ordenante, para garantizar que este ha aceptado explícitamente las condiciones del adeudo. Las empresas deben disponer de acuerdos de autorización de PAD que cumplan los requisitos de contenido establecidos en la norma H1. Los cambios recientes en la norma H1 han eliminado la distinción entre acuerdos de PAD electrónicos y en papel, lo que ha creado un proceso uniforme para todos los acuerdos de PAD.

• Verificación de pagos
  Los beneficiarios deben disponer de procedimientos «comercialmente razonables» para verificar la identidad del ordenante. Estos procedimientos deben estar en consonancia con los métodos utilizados para verificar la identidad en tipos similares de aplicaciones comerciales y de pago. La definición de «comercialmente razonable» se ha revisado para permitir a los beneficiarios utilizar métodos de verificación adaptados a su empresa y a su acuerdo de PAD.

• Confirmación por escrito
  Los beneficiarios deben confirmar por escrito los datos de PAD al ordenante al menos 10 días antes del primer adeudo para que la operación pueda procesarse. Esta confirmación puede ser el propio acuerdo de PAD o un resumen de sus principales condiciones. Esta medida garantiza que el ordenante esté bien informado sobre las condiciones del acuerdo antes de que se le carguen los fondos​.

• Medidas de transparencia
  Si un beneficiario está cobrando pagos en nombre de otra entidad, el acuerdo de PAD debe incluir una declaración que describa el acuerdo entre el beneficiario y la entidad que proporciona bienes o servicios al ordenante. Esto crea transparencia en las transacciones en las que el beneficiario y el proveedor de bienes o servicios no son la misma entidad.

• Rescisión automática
  Los acuerdos de PAD únicos finalizan de forma automática una vez que se ha completado el pago para evitar adeudos repetidos no autorizados y confirmar que cada transacción esté explícitamente autorizada​. Cualquier transacción de PAD posterior requiere un nuevo acuerdo de PAD.

Requisitos para que las empresas acepten los PAD en Canadá

Las empresas de Canadá que deseen aceptar los PAD deben adherirse a ciertas prácticas requeridas para cumplir con el marco normativo establecido por Payments Canada. Estos requisitos operativos se describen a continuación.

• Acuerdo de PAD
  En primer lugar, las empresas deben establecer un acuerdo de PAD que autorice la retirada de fondos de la cuenta del ordenante. El acuerdo de PAD debe especificar el importe del adeudo, que puede ser un importe fijo o variable, así como la frecuencia del adeudo, que también puede ser fija (por ejemplo, semanal o mensual) o variable. Las empresas deben proporcionar su información bancaria como parte de este acuerdo, y algunas instituciones financieras pueden solicitar un cheque en blanco para verificar los datos de la cuenta. En estos casos, para prevenir el fraude suele ser habitual escribir «VOID» en el cheque sin firmarlo. Estos acuerdos también deben incluir una fecha y una firma, una declaración autorizando a la empresa a cobrar una cantidad específica, la categoría del PAD (personal o empresarial), una declaración sobre el derecho a cancelar el acuerdo (con un método de cancelación claramente descrito) y la información de contacto de la empresa emisora.

• Confirmación por escrito
  Los acuerdos de PAD pueden establecerse de forma electrónica, por escrito o por teléfono. Si el acuerdo se completa electrónicamente o por teléfono, se espera que el banco envíe una confirmación por escrito detallando las especificaciones del acuerdo al menos tres días antes de la primera retirada.

• Notificación de pago
  En el caso de los PAD con importes de pago variables, el emisor de la factura debe notificarlo por escrito al ordenante al menos 10 días antes de la retirada, a menos que se renuncie a este plazo o se reduzca.

• Aprobación de pago
  Si el acuerdo de PAD no define la frecuencia de los pagos, o si la frecuencia es variable, el emisor de la factura debe obtener la aprobación de cada transacción de PAD. Esto puede implicar el uso de una contraseña o un código de autorización.

• Cumplimiento de la norma H1
  Las empresas deben cumplir la norma H1 de Payments Canada, que describe las responsabilidades y obligaciones relativas a los PAD. Esto incluye la firma de un acuerdo de inscripción, que detalla los términos y condiciones del servicio de PAD, y la preparación e implementación de un acuerdo de PAD del ordenante, comúnmente conocido como «autorización de retirada directa», para los clientes. Este acuerdo debe contener todas las disposiciones obligatorias exigidas por la norma H1. En los casos en que se utilice un proveedor de servicios externo para el procesamiento de adeudos, el acuerdo de PAD debe identificar el nombre del proveedor de servicios como beneficiario que actúa en nombre del beneficiario real.

Los procesadores de pagos tendrán sus propios requisitos para implementar los pagos de PAD. A continuación se describen, a modo de ejemplo, los requisitos de Stripe para que las empresas acepten PAD en Canadá.

• Recogida del mandato: antes de realizar un cargo en la cuenta bancaria de un cliente, las empresas deben recoger un mandato del cliente conforme a la norma H1 con datos como el número de entidad, el número de tránsito, el número de cuenta, el calendario de pagos, el nombre y el correo electrónico. Este mandato autoriza a la empresa a realizar el cargo en la cuenta del cliente. Stripe dispone de herramientas como Stripe.js para ayudar durante el flujo de pago a recopilar estos mandatos y datos de la cuenta bancaria. Asimismo, Stripe ofrece una verificación bancaria instantánea.

• Notificaciones a los clientes: Stripe requiere que las empresas informen a los clientes cuando se establece un mandato y de cada adeudo realizado desde su cuenta. Stripe puede enviar estas notificaciones automáticamente o las empresas pueden optar por enviar notificaciones personalizadas. Si se opta por las notificaciones personalizadas, las empresas deben admitir todas las notificaciones por correo electrónico requeridas, incluidas las notificaciones de confirmación de mandato y adeudo.

• Proceso de disputa: según las reglas de Stripe, los clientes pueden disputar un PAD a través de su banco hasta 90 días después de un adeudo en una cuenta personal o hasta 10 días hábiles después de un adeudo en una cuenta comercial. Stripe gestiona las notificaciones y las deducciones de los importes disputados.

• Reembolsos y pagos: los reembolsos de PAD procesados por Stripe deben presentarse en un plazo de 180 días desde el pago original y suelen tardar tres días laborables en completarse. Las empresas deben informar a los clientes sobre los plazos de reembolso para evitar confusiones.

• Descripciones de cargos en el extracto bancario: las empresas deben proporcionar un nombre comercial para que aparezca en los extractos bancarios de los clientes por cada pago de PAD. Las empresas pueden personalizar esta descripción del cargo para cada transacción actualizándola en el extracto de su cuenta de Stripe.

Alternativas a los PAD en Canadá

En Canadá, las empresas disponen de varias alternativas a los PAD para gestionar las transacciones. Aunque los PAD son populares por su comodidad en los pagos recurrentes, en diferentes mercados se utilizan otros métodos de pago. A continuación se describen las principales alternativas de pago de los PAD.

• Tarjetas de crédito y débito: las tarjetas son la forma más común de comprar en Canadá y se utilizaron para el 33 % de todas las transacciones de e-commerce en 2022. Representan una parte significativa de las ventas anuales y son un método de pago dominante en el mercado canadiense.

• Transferencias en línea: las transferencias en línea que implican transacciones electrónicas iniciadas a través de servicios por Internet representaron el 5 % de los pagos en 2022, superando por primera vez en volumen a las transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) personales, lo que incluye los depósitos directos y los PAD.

• Pagos en efectivo: el efectivo es una opción de pago continua en Canadá y se utilizó para el 10 % de las transacciones en 2022. Servicios como el envío contra reembolso (COD, por sus siglas en inglés) de Canada Post atienden a las personas que prefieren utilizar efectivo para las transacciones, permitiéndoles pagar en efectivo una vez que reciben un artículo.