I Kanada är förhandsgodkända betalningar (PADs) en effektiviserad metod för att hantera återkommande betalningar där företag drar pengar automatiskt från kundernas bankkonton enligt förutbestämda avtal. PADs är särskilt användbara för återkommande transaktioner som prenumerationstjänster eller medlemsavgifter.

PADs förenklar betalningsprocessen genom att minska det manuella faktureringsarbetet för företag och minska antalet sena eller uteblivna betalningar. För kunderna är PADs en bekväm och stressfri betalningsmetod som eliminerar besväret med att hålla reda på återkommande betalningar.

Konsumenternas preferens för digitala betalningsmetoder växer i Kanada. År 2023 uppgick det totala värdet av betalningstransaktioner i detaljhandeln i Kanada till 11,9 biljoner CAD, och 13 % av kanadensarna kör helt kontantfritt. PADs i Kanada erbjuder företag ett effektivt och tillförlitligt betalningsalternativ som håller jämna steg med utvecklingen mot digitala och automatiserade betalningslösningar.

Företag som vill lägga till PAD som ett betalningsalternativ måste förstå deras viktigaste funktioner, primära kunder och relevanta regler som fastställts av Payments Canada och Canadian Payments Act. Nedan förklarar vi vad företag bör veta om att acceptera denna betalningsmetod.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar PADs i Kanada?
  
• Vad används PADs till i Kanada?
  
• Fördelar med att acceptera PADs i Kanada
  
• Säkerhetsåtgärder för PADs i Kanada
  
• Krav för att företag ska kunna acceptera PADs i Kanada
  
• Alternativ till PADs i Kanada
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Hur fungerar PADs i Kanada?

Förhandsgodkända betalningar i Kanada drar automatiskt medel från en kunds bankkonto för att betala ett företag eller en organisation. Denna betalningsmetod är praktisk för månatliga återkommande betalningar, men den fungerar också för engångstransaktioner eller sällsynta transaktioner. PADs erbjuder kunderna ett problemfritt sätt att säkerställa att deras räkningar betalas i tid, samtidigt som företag kan dra nytta av ett stadigt och förutsägbart kassaflöde. Så här fungerar PADs i Kanada.

PAD-avtal

För att upprätta PAD måste kunden fylla i ett PAD-avtalsformulär med företaget (fakturautställaren). Detta avtal ger fakturautställaren tillstånd att ta ut pengar från kundens bankkonto, antingen regelbundet eller vid ett enstaka tillfälle, och innehåller alla relevanta villkor, t.ex. det belopp som ska tas ut (som kan vara fast eller rörligt), hur ofta uttagen ska göras och hur PAD ska sägas upp.

Avtalet ska också innehålla kundens bankkontouppgifter och syftet med debiteringen. Företag måste få uttryckligt och informerat samtycke från kunder för att inrätta en PAD och detta samtycke bör dokumenteras och sparas som bevis på auktorisation.

Informeringskrav

Om beloppet är rörligt (t.ex. en elräkning där beloppet ändras varje månad) måste fakturautställaren meddela kunden minst 10 dagar innan pengarna dras för att informera om beloppet och datumet för debiteringen. För fasta belopp krävs ingen avisering.

Bearbetning av PADs

Företag samarbetar med ett finansinstitut eller en tredjepartsbetalleverantör för att skapa och hantera PAD-transaktioner. Tredjepartsbetalleverantören hanterar överföringen av medel från kundens konto till företagskontot på det överenskomna datumet.

I de flesta fall tar det tre till fem arbetsdagar innan en PAD-transaktion har behandlats och syns på kundens kontoutdrag. Företag bör föra noggranna register över alla PAD-avtal och transaktioner och ha ett system för att spåra varje transaktion, inklusive datum, belopp och kundinformation.

Avbryta ett PAD-avtal

En kund kan när som helst säga upp ett PAD-avtal genom att följa den uppsägningsprocess som anges i avtalet. Detta kräver vanligtvis att fakturautställaren meddelas skriftligen. Att säga upp PAD-avtalet innebär inte att något underliggande serviceavtal eller kontrakt som kunden har med fakturautställaren sägs upp, och kunden kan behöva uppföra alternativa betalningsupplägg.

Företag bör vara beredda att hantera eventuella uppsägningar eller ändringar av PAD-avtal som kunder begär och bör omedelbart meddela sin bank eller betalleverantör om eventuella ändringar av PAD-avtalen.

Bestrida en PAD-debitering

Om det uppstår ett problem med en PAD-debitering, till exempel om fel belopp har dragits eller om en överföring sker efter att PAD-avtalet avslutats, kan kunderna kontakta sin bank för att bestrida transaktionen. Banker har en fast tidsram inom vilken kunder kan bestrida en PAD, vanligtvis 90 dagar från transaktionsdatumet. Företag ska ha tydliga processer för hantering av tvister och obehöriga debiteringar.

Avstämning och redovisning

Företag bör integrera PAD-transaktioner i sina redovisningssystem för korrekt finansiell rapportering och avstämning, samt regelbundet granska PAD-transaktioner mot kundavtal för att säkerställa att allting är korrekt.

Vad används PADs till i Kanada?

I Kanada används PAD i många branscher för att de är praktiska och flexibla. PAD är populära för regelbundna fakturabetalningar och automatiska transaktioner och används oftast för återkommande avgifter som hyra, undervisning, medlemsavgifter, prenumerationer, eller rörliga belopp som elräkningar som baseras på användning. De är också effektiva för fakturabetalningar och för engångsförsäljning, särskilt för dyra varor.

Företag som använder PADs finns bland annat inom sektorer som ideell sektor, e-handel, detaljhandel, teknik, professionella tjänster, mat och dryck, gym och fitness samt sjukvård. Detta breda spektrum av branscher visar hur användbara PADs är för olika affärsmodeller och verksamhetsskalor. Särskilt småföretag drar nytta av den säkerhet som PADs ger: Payments Canada och Canadian Banking Network övervakar dessa transaktioner och skyddar mot bedrägerier.

Kunderna i Kanada uppskattar PADs bekvämlighet och tillförlitlighet, särskilt när det gäller regelbundna utgifter som bolån, försäkringspremier, elräkningar, inbetalningar till RRSP (Registered Retirement Savings Plan) och medlemsavgifter. Med PADs kan kunderna göra betalningar i rätt tid utan att behöva komma ihåg förfallodatum eller gå igenom den manuella betalningsprocessen varje gång. Och företagen uppskattar de pålitliga och snabba återkommande intäkterna som automatisk överföring med PADs ger.

PADs används oftast för följande typer av betalningar:

• Abonnemangsbaserade digitala tjänster
  Streamingplattformar, onlinetidningar och SaaS-företag (Software-as-a-Service) använder PADs för att hålla jämna steg med återkommande kontoavgifter.

• Månatliga medlemskap
  Gym, yogastudior och hälsocenter hanterar månatliga medlemsavgifter med PADs.

• Förskoleprogram
  Många förskolor och fritidsprogram använder PADs för att samla in undervisningsavgifter.

• Hyra och boendeavgifter
  Bostadsrättsföreningar och hyresrättsföreningar använder PADs för att samla in månatliga eller årliga avgifter för underhåll och andra tjänster. Många människor betalar bolån och hyra med hjälp av PADs.

• Fordonsbetalningar
  Bilhandlare och finansinstitut använder PADs för att hantera månatliga leasingbetalningar och lånebetalningar.

• Business-to-business-tjänster (B2B)
  Företag som tillhandahåller B2B-tjänster, t.ex. leverantörer i leveranskedjan eller professionella konsultföretag, använder PADs för att effektivisera sina processer för leverantörsskulder. PADs automatiserar regelbunden fakturering och inkassering av betalningar från andra företag.

• Telekom- och internettjänster
  Telekom- och internetleverantörer använder PADs för månatlig fakturering av sina tjänster.

• Statliga tjänster
  Lokala myndigheter och kommunala tjänster, t.ex. vatten- och avfallshantering, använder ofta PADs för fakturering.

Fördelar med att acceptera PADs i Kanada

Företag som accepterar PADs som betalningsmetod kan dra nytta av följande fördelar:

• Förbättrad förutsägbarhet i kassaflödet: Små företag har ofta problem med att upprätthålla ett konsekvent kassaflöde. PADs garanterar snabba och konsekventa betalningar och en pålitlig inkomstström.

• Kostnadseffektiva transaktioner: PADs tar normalt ut en transaktionsavgift på cirka 1 % av transaktionsvärdet, beroende på betalleverantör. Däremot är avgifterna för kreditkortsbehandling normalt 2–4 % av transaktionsvärdet, vilket gör PADs till ett kostnadseffektivt val för många företag. Denna låga kostnad per transaktion innebär att PADs kan vara särskilt fördelaktigt för företag som hanterar stora volymer av små transaktioner.

• Effektiviserade administrativa processer: Betalningsautomatisering med PADs minskar avsevärt den tid och de resurser som krävs för manuell fakturering och uppföljning.

• Ökat kundförtroende: PAD är en erkänd och mycket pålitlig betalningsmetod i Kanada. Företag som accepterar PAD kan använda detta kundförtroende för att bygga långvariga relationer med kunder med återkommande faktureringsmodeller.

• Betalningsflexibilitet: PADs används för att hantera fasta och rörliga betalningsbelopp. Detta är en fördel för företag som allmännyttiga bolag eller telekomföretag, där kundfaktureringen varierar beroende på månatlig användning.

• Minimerad risk för återkreditering: Den direkta auktoriseringsprocessen som är inbyggd i PAD-systemet leder till färre återföringar eller återkrediteringar jämfört med kreditkortsbetalningar.

• Integration med kanadensiska redovisningssystem: PAD-transaktioner kan enkelt integreras med kanadensiska redovisningsprogram, vilket förenklar avstämningar och finansiell rapportering.

Säkerhetsåtgärder för PADs i Kanada

PADs i Kanada inkluderar flera säkerhetsåtgärder som är utformade för att skydda både företag och kunder. Dessa åtgärder är en del av ett reglerat ramverk som säkerställer säkra och pålitliga transaktioner. De viktigaste säkerhetsåtgärderna inkluderar:

• Kryptering och säker överföring
  Finansinstitut i Kanada krypterar PAD-information på liknande sätt som de krypterar information om e-överföringar. De känsliga finansiella uppgifterna omvandlas till en säker kod under överföringen, vilket förhindrar obehörig åtkomst. PADs behandlas genom Kanadas Automated Clearing Settlement System (ACSS) och följer strikta säkerhetsriktlinjer.

• Efterlevnad av Rule H1
  Enligt Rule H1 krävs ett undertecknat, skriftligt tillstånd från betalaren innan en PAD initieras, för att säkerställa att betalaren uttryckligen har godkänt villkoren för debiteringen. De senaste ändringarna i Rule H1 har tagit bort skillnaden mellan elektroniska PAD-avtal och PAD-avtal i pappersform, vilket skapar en enhetlig process för alla PAD-avtal.

• Betalningsverifiering
  Betalningsmottagarna måste ha ”affärsmässigt rimliga” rutiner för att kontrollera betalarens identitet. Definitionen av ”affärsmässigt rimliga” har reviderats för att göra det möjligt för betalningsmottagare att använda verifieringsmetoder som är anpassade till deras verksamhet och PAD-upplägg.

• Skriftlig bekräftelse
  Betalningsmottagaren måste tillhandahålla en skriftlig bekräftelse av PAD-uppgifterna till betalaren minst 10 dagar före den första debiteringen för att transaktionen ska kunna behandlas. Denna bekräftelse kan vara själva PAD-avtalet eller en sammanfattning av dess nyckelvillkor. Denna åtgärd säkerställer att betalaren är väl informerad om avtalsvillkoren innan några pengar dras.

• Transparensåtgärder
  Om en betalningsmottagare tar emot betalningar för ett annat företags räkning måste PAD-avtalet innehålla en förklaring som beskriver arrangemanget mellan betalningsmottagaren och det företag som tillhandahåller varor eller tjänster till betalaren. Detta skapar transparens i transaktioner där betalningsmottagaren och leverantören av varor eller tjänster inte är samma företag.

• Automatisk uppsägning
  Engångsavtal för PADs avslutas automatiskt när betalningen har slutförts för att förhindra obehöriga upprepade debiteringar och för att bekräfta att varje transaktion är uttryckligen auktoriserad. Varje efterföljande PAD-transaktion kräver ett nytt PAD-avtal.

Krav för att företag ska kunna acceptera PADs i Kanada

Företag i Kanada som vill ta emot PADs måste följa vissa rutiner för att följa det regelverk som fastställts av Payments Canada. De operativa kraven beskrivs nedan:

PAD-avtal

För det första måste företagen upprätta ett PAD-avtal som ger tillstånd till uttag från betalarens konto. PAD-avtalet måste ange debiteringsbeloppet, som kan vara ett fast eller rörligt belopp, samt debiteringsfrekvensen, som också kan vara fast (t.ex. varje vecka eller månad) eller rörlig.

Företagen måste lämna sina bankuppgifter som en del av detta avtal, och vissa finansinstitut kan begära en blank check för att verifiera kontouppgifter. I sådana fall är det vanligt att skriva ”VOID” på checken utan att underteckna den för att förebygga bedrägerier.

Dessa avtal måste också innehålla ett datum och en underskrift, en redogörelse som auktoriserar företaget att debitera ett visst belopp, PAD-kategorin (privat eller företag), en förklaring om rätten att säga upp avtalet (med en tydligt beskriven uppsägningsmetod) och kontaktinformation för det utfärdande företaget.

Skriftlig bekräftelse

PAD-avtal kan upprättas elektroniskt, skriftligt eller via telefon. Om avtalet ingås elektroniskt eller per telefon förväntas banken skicka en skriftlig bekräftelse med detaljerna i avtalet minst tre dagar före den första debiteringen.

Betalningsavisering

För PADs med variabla betalningsbelopp måste faktureraren meddela betalaren skriftligen minst 10 dagar före debiteringen, såvida denna period inte avstås eller förkortas.

Godkännande av betalning

Om PAD-avtalet inte definierar betalningsfrekvensen, eller om frekvensen varierar, måste parten som fakturerar få ett godkännande för varje PAD-transaktion. Detta kan innebära användning av ett lösenord eller en kod för auktorisering.

Efterlevnad av Rule H1

Företag måste följa Payments Canadas Rule H1, som beskriver ansvar och skyldigheter avseende PAD. Detta inkluderar att underteckna ett registreringsavtal, som beskriver villkoren för PAD-tjänsten, och att förbereda och implementera ett Payor's PAD-avtal, allmänt känt som Direct Withdrawal Authorization, för kunder.

Detta avtal bör innehålla alla obligatoriska bestämmelser som krävs enligt Rule H1. I de fall en tredjepartsleverantör används för debitering måste PAD-avtalet identifiera tjänsteleverantörens namn som en mottagare som agerar på uppdrag av den faktiska mottagaren.

Betalleverantörer kommer att ha sina egna krav för att implementera PAD-betalningar. Stripes krav för att företag ska kunna ta emot PADs i Kanada beskrivs nedan som ett exempel.

• Inhämta medgivande: Innan företag kan dra en betalning från en kunds bankkonto måste de erhålla ett medgivande från kunden som uppfyller Rule H1 och som innehåller uppgifter som institutionsnummer, transitnummer, kontonummer, betalningsplan, namn och e-postadress. Detta medgivande ger företaget rätt att debitera kundens konto. Stripe har verktyg som Stripe.js som underlättar betalningsflödet genom att samla in dessa medgivanden och bankkontouppgifter. Stripe erbjuder också omedelbar bankverifiering.

• Kundmeddelanden: Stripe kräver att företag informerar sina kunder när ett medgivande har upprättas och om varje debitering som görs från kundens konto. Stripe kan skicka dessa meddelanden automatiskt, eller så kan företag välja att skicka anpassade meddelanden. Om företag väljer anpassade meddelanden måste de ha stöd för alla obligatoriska e-postaviseringar, inklusive medgivandebekräftelser och debiteringsaviseringar.

• Process för tvister: Enligt Stripes regler kan kunder bestrida en PAD-debitering via sin bank i upp till 90 dagar efter en debitering på ett personligt konto och upp till 10 arbetsdagar efter en debitering på ett företagskonto. Stripe hanterar meddelanden och avdrag för bestridda belopp.

• Återbetalningar och utbetalningar: Återbetalningar av PAD-debiteringar som behandlas av Stripe måste skickas inom 180 dagar efter den ursprungliga betalningen. De tar normalt tre arbetsdagar att slutföra. Företag ska informera kunderna om återbetalningstiden för att undvika förvirring.

• Kontoutdragsbeskrivningar: Företag måste ange ett företagsnamn som visas på kundernas kontoutdrag för varje PAD-debitering. Företag kan anpassa denna beskrivning för varje transaktion genom att uppdatera utdragsbeskrivningen för sina Stripe-konton.

Alternativ till PADs i Kanada

I Kanada har företag flera alternativ till PADs för att hantera transaktioner. PADs är populära för att de är bekväma vid återkommande betalningar, men andra betalningsmetoder används på olika marknader. De primära betalningsalternativen till PADs beskrivs nedan.

• Kredit- och betalkort: Kort är det vanligaste sättet att handla i Kanada och användes för 64 % av alla e-handelstransaktioner 2023. De står för en betydande del av den årliga försäljningen och är den dominerande betalningsmetoden på den kanadensiska marknaden.

• Onlineöverföringar: Onlineöverföringar, som innebär elektroniska transaktioner som initieras via onlinetjänster, fortsätter att öka och överträffar elektroniska överföringar (EFT) i volym, inklusive direktinsättningar och PADs.

• Kontantbetalningar: Kontanter är ett betalningsalternativ i Kanada och användes för 11 % av transaktionerna 2023. Tjänster som Canada Posts Collect on Delivery (COD) vänder sig till individer som föredrar att använda kontanter för transaktioner genom att låta dem betala kontant när en vara anländer.

Hur Stripe Payments kan hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera din upplevelse i kassan: Skapa en smidig upplevelse för kunden och spara tusentals teknikertimmar med förbyggda användargränssnitt för betalningar, tillgång till över 125 betalningsmetoder, inklusive PADs, och Link, Stripes e-plånbok.
  
• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.
  
• Skapa en enhetlig betalningsupplevelse i fysiskt miljö och online: Bygg en enhetlig handelsupplevelse i alla digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.
  
• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.
  
• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.
  

Läs mer om hur Stripe Payments kan underlätta dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.