Au Canada, les débits préautorisés (DPA) constituent une méthode simplifiée permettant aux entreprises de gérer les paiements récurrents. Ils facilitent le processus de paiement en déduisant automatiquement les fonds des comptes bancaires des clients selon des accords prédéfinis. Cette méthode est particulièrement utile pour les transactions récurrentes, comme les services d'abonnement ou les cotisations d'adhésion. De plus, les DPA réduisent le travail de facturation manuelle pour les entreprises et diminuent le nombre de paiements en retard ou non effectués. Pour les clients, il s'agit d'une option de paiement pratique et sans stress qui élimine les tracas liés aux paiements récurrents.

La préférence pour les moyens de paiement numérique est de plus en plus marquée au Canada. EEn 2022, la valeur totale des transactions de paiement au Canada a atteint 11,7 billions de dollars canadiens, les espèces ne représentant que 0,5 % de la valeur totale de ces transactions. Au Canada, les DPA offrent aux entreprises une option de paiement efficace et fiable qui s'adapte à l'évolution vers le numérique et les solutions de paiement automatisées. Ce service est appelé à gagner en puissance dans une économie numérique en pleine croissance.

Les entreprises qui souhaitent ajouter les DPA comme option de paiement doivent être conscientes de leurs caractéristiques, de leurs principaux clients et des règlements pertinents établis par Paiements Canada et la loi canadienne sur les paiements. Ce guide présente tout ce que les entreprises doivent savoir pour accepter ce moyen de paiement.

Sommaire

• Fonctionnement des DPA au Canada
  
• Dans quels secteurs les DPA sont-ils utilisés au Canada ?
  
• Dans quel contexte les DPA sont-ils utilisés au Canada ?
  
• Avantages des DPA au Canada
  
• Mesures de sécurité appliquées aux DPA au Canada
  
• Conditions à remplir par les entreprises pour accepter les DPA au Canada
  
• Solutions comparables aux DPA au Canada
  

Fonctionnement des DPA au Canada

Au Canada, les débits préautorisés permettent de prélever automatiquement des fonds sur le compte bancaire d'un client pour payer une entreprise ou une organisation. Ce mode de paiement est particulièrement intéressant pour les paiements récurrents, mais il fonctionne également pour les transactions ponctuelles ou peu fréquentes. En outre, les DPA offrent aux clients un moyen simple de s'assurer que leurs factures sont payées à temps tandis que les entreprises bénéficient d'un flux de trésorerie régulier et prévisible. Voici comment fonctionnent les DPA au Canada.

• Accord de DPA
  Pour mettre en place un DPA, le client doit remplir un formulaire d'accord de DPA avec l'entreprise (l'émetteur de la facture). Cet accord autorise l'émetteur de la facture à prélever de l'argent sur le compte bancaire du client, soit à intervalles réguliers, soit en une seule fois. Il comprend toutes les conditions pertinentes, comme le montant qui sera prélevé (qui peut être fixe ou variable), la fréquence des prélèvements et les modalités d'annulation des DPA. Il doit également inclure les coordonnées du compte bancaire du client et l'objet du prélèvement. Pour mettre en place un DPA, les entreprises doivent obtenir le consentement explicite et éclairé de leurs clients, qui doit être documenté et conservé comme preuve de l'autorisation.

• Obligation de notification
  Si le montant est variable (comme dans le cas d'une facture d'eau ou d'électricité, dont le montant change tous les mois), l'émetteur de la facture est tenu d'avertir le client au moins 10 jours avant le prélèvement pour l'informer du montant et de la date du débit. Pour les montants fixes, tels que les frais d'abonnement mensuels, cette notification n'est pas obligatoire.

• Traitement des DPA
  Les entreprises doivent faire appel à une institution financière ou à un prestataire de services de paiement tiers pour mettre en place et gérer les transactions par DPA. Cette entité se chargera du transfert des fonds depuis le compte du client vers le compte de l'entreprise à la date convenue. Dans la plupart des cas, il faut compter trois à cinq jours ouvrables pour qu'une transaction par DPA soit traitée et apparaisse sur le relevé bancaire du client. Nous vous conseillons de tenir des registres complets et précis des accords et transactions de DPA, en disposant, par exemple, d'un système de suivi pour chaque transaction, qui comprend la date, le montant et les informations sur le client.

• Annulation d'un DPA
  Un client peut annuler un accord de DPA à tout moment en suivant la procédure d'annulation qui y est décrite. Pour ce faire, il doit généralement informer l'émetteur de la facture par écrit. Cependant, l'annulation du DPA n'annule pas l'accord de service ou le contrat sous-jacent que le client peut avoir avec l'émetteur de la facture, il est donc possible qu'il doive prendre d'autres dispositions de paiement. Les entreprises doivent se tenir prêtes à traiter toute demande d'annulation ou de modification des accords de DPA par les clients. Le cas échéant, elles doivent notifier rapidement à leur banque ou à leur prestataire de services de paiement toute modification de ces accords.

• Contestation d'un DPA
  En cas de problème avec un DPA (par exemple, si le montant prélevé est incorrect ou si un prélèvement a lieu après l'annulation), les clients peuvent contacter leur banque pour contester la transaction. Les banques disposent d'un délai déterminé pendant lequel les clients peuvent contester un DPA, généralement 90 jours à compter de la date de la transaction. Les entreprises doivent donc mettre en place des procédures claires pour gérer les litiges ou les débits non autorisés.

• Rapprochement et comptabilité
  Les entreprises doivent intégrer les transactions par DPA dans leur système comptable afin d'assurer la précision des rapports financiers et des rapprochements. Pour ce faire, nous vous conseillons de comparer régulièrement les transactions par DPA avec les accords conclus avec les clients afin d'en garantir l'exactitude.

Dans quels secteurs les DPA sont-ils utilisés au Canada ?

Au Canada, les clients de nombreux secteurs d'activité utilisent les DPA pour leur côté pratique et adaptable. Ce moyen de paiement est particulièrement utilisé pour les paiements réguliers et les transactions automatiques. Des centaines de millions de DPA sont traités chaque année au Canada.

Les entreprises de différents secteurs utilisent les DPA : organisations à but non lucratif, e-commerce, commerce en ligne, technologie, services B2B, agroalimentaire, sport, soins de santé, etc. Ce large éventail d'industries reflète l'utilité des DPA pour différents modèles économiques et échelles opérationnelles. Les petites entreprises bénéficient tout particulièrement de l'aspect sécuritaire des DPA, car Paiements Canada et le réseau bancaire canadien supervisent ces transactions et offrent une protection contre la fraude.

Les DPA sont le plus souvent utilisés pour les paiements récurrents, comme le loyer, les frais de scolarité, les cotisations d'adhésion et les abonnements, ou les montants variables, comme les factures d'eau ou d'électricité basées sur l'utilisation. Ils fonctionnent également pour les paiements de factures et pour les ventes uniques, en particulier les articles à prix élevé. En définitive, ils permettent aux entreprises d'adapter la fréquence et le montant des paiements aux besoins de tout un chacun.

Les clients canadiens apprécient la praticité et la fiabilité des DPA, en particulier pour les dépenses régulières telles que les mensualités de prêt immobilier, les primes d'assurance, les factures d'eau ou d'électricité et les cotisations. De plus, ils leur permettent d'effectuer des paiements en temps voulu sans avoir à se souvenir des dates d'échéance ou à payer manuellement à chaque fois.

Dans quel contexte les DPA sont-ils utilisés au Canada ?

Les DPA sont profondément ancrés dans le paysage des paiements au Canada. Les entreprises profitent de la fiabilité et de la rapidité des flux de trésorerie que procurent les transferts automatiques de fonds avec les DPA, et les clients valorisent la possibilité de suivre les transactions récurrentes facilement tout en bénéficiant d'un service ininterrompu. Les DPA sont le plus souvent utilisés dans les contextes suivants.

• Services numériques par abonnement
  Les plateformes de streaming, les magazines en ligne et les éditeurs de logiciels en tant que service (SaaS) utilisent les DPA pour faire face aux frais de compte récurrents.

• Adhésion mensuelle
  Les salles de sport, les studios de yoga et les centres de bien-être gèrent les frais d'adhésion mensuels à l'aide des DPA.

• Programmes de garde d'enfants
  Nombreux sont les programmes d'activités périscolaires et les garderies qui utilisent les DPA pour la collecte des frais et des droits d'inscription.

• Frais de logement
  Les associations de propriétaires et les copropriétés des immeubles se servent des DPA pour collecter les cotisations mensuelles ou annuelles pour l'entretien et les parties communes. De nombreuses personnes effectuent également des paiements pour leurs mensualités de prêt immobilier et leurs loyers par le biais des DPA.

• Paiements des véhicules
  Les concessionnaires automobiles et les institutions financières s'appuient sur les DPA pour gérer les paiements mensuels de location de véhicules ou les remboursements de prêts.

• Services d'entreprise à entreprise (B2B)
  Les entreprises qui fournissent des services B2B, comme les fournisseurs de chaînes logistiques ou les consultants professionnels, utilisent les DPA pour rationaliser leurs processus de comptabilité fournisseurs. Ce mode de paiement permet notamment d'automatiser la facturation régulière et le recouvrement des paiements auprès d'autres entreprises.

• Télécommunications et Internet
  Les fournisseurs de services de télécommunications et d'Internet facturent leurs services mensuellement par le biais des DPA.

• Services de l'État
  Les administrations locales et les services municipaux qui s'occupent, par exemple, de la gestion de l'eau ou des déchets, utilisent souvent les DPA pour la facturation.

Avantages liés à l'acceptation des DPA au Canada

Les entreprises qui acceptent les paiements par DPA sont susceptibles de bénéficier des avantages suivants.

• Amélioration de la prévisibilité des flux de trésorerie : les petites entreprises ont souvent du mal à maintenir un flux de trésorerie régulier. Les DPA garantissent des paiements ponctuels et réguliers ainsi qu'un flux de bénéfices fiable.

• Transactions rentables : les DPA impliquent généralement des frais de transaction d'environ 1 % de la valeur de la transaction, en fonction du prestataire de services de paiement. Les frais associés au traitement des cartes bancaires représentent, quant à eux, entre 2 et 4 % de la valeur de la transaction, les DPA sont donc un choix rentable pour de nombreuses entreprises. Ce faible coût par transaction en fait une option particulièrement avantageuse pour les entreprises qui traitent des volumes importants de transactions de faible valeur.

• Simplification des processus administratifs : l'automatisation des paiements par DPA augmente considérablement le temps et les ressources qui seraient autrement nécessaires à la facturation et au suivi manuels des transactions.

• Amélioration de la confiance des clients : les DPA sont un moyen de paiement reconnu et extrêmement fiable au Canada. Les entreprises qui acceptent les DPA peuvent se baser sur la confiance accordée par les clients pour établir des relations à long terme autour de modèles de facturation récurrente.

• Flexibilité des paiements : les DPA sont exceptionnellement polyvalents quand il s'agit de gérer des montants fixes et variables. Ils représentent un véritable atout pour les entreprises telles que les services publics ou les télécommunications, pour lesquelles la facturation des clients varie en fonction de la consommation mensuelle.

• Réduction des risques de contestation de paiement : le processus d'autorisation directe intégré au système des DPA entraîne moins d'annulations ou de contestations de paiement que pour les paiements par carte bancaire.

• Intégration avec les systèmes comptables canadiens : les transactions par DPA sont facilement intégrées dans les logiciels de comptabilité propres au Canada, ce qui simplifie les rapprochements et l'établissement des rapports financiers.

Mesures de sécurité appliquées aux DPA au Canada

Les DPA au Canada comportent plusieurs mesures de sécurité destinées à protéger les entreprises et les clients. Elles font partie d'un cadre réglementé qui garantit des transactions sûres et fiables, dont en voici quelques exemples.

• Chiffrement et transfert sécurisé
  Au Canada, les institutions financières chiffrent les informations relatives aux DPA, tout comme elles le feraient avec les transferts électroniques. Les données financières sensibles sont transformées en un code sécurisé lors de la transmission, ce qui empêche tout accès non autorisé. Les DPA sont traités par le Système automatisé de compensation et de règlement (SACR) du Canada selon des directives strictes en matière de sécurité.

• Conformité à la règle H1
  Conformément à la règle H1, une autorisation écrite et signée du payeur est requise avant d'initier un DPA, afin de s'assurer que ce dernier a explicitement accepté les conditions du débit. Les entreprises doivent donc disposer d'accords d'autorisation de DPA conformes aux exigences de contenu énoncées dans la règle H1. Les changements récents apportés à cette règle ont supprimé la distinction entre les accords de DPA électroniques et papier, créant ainsi une procédure uniforme pour l'ensemble des accords de DPA.

• Vérification de l'identité du payeur
  Les bénéficiaires doivent disposer de procédures « commercialement raisonnables » pour vérifier l'identité du payeur. Ces procédures doivent être conformes aux méthodes utilisées pour la vérification d'identité dans des types similaires d'applications commerciales et de paiement. La définition de « commercialement raisonnable » a été revue pour permettre aux bénéficiaires d'utiliser des méthodes de vérification adaptées à leur entreprise et à leur accord de DPA.

• Confirmation écrite
  Le bénéficiaire doit fournir une confirmation écrite des informations de DPA au payeur au moins 10 jours avant le premier débit pour que l'opération soit traitée. Cette confirmation peut être l'accord de DPA lui-même ou un résumé de ses conditions principales. Cette mesure permet de s'assurer que le payeur est bien informé des conditions de l'accord avant que les fonds ne soient débités.​

• Mesures de transparence
  Si un bénéficiaire perçoit des paiements pour le compte d'une autre entité, l'accord de DPA doit inclure une déclaration décrivant l'arrangement établi entre le bénéficiaire et l'entité qui fournit des biens ou des services au payeur. Dans le cas où ces deux acteurs ne sont pas la même entité, cette étape permet d'offrir une transparence totale au payeur.

• Résiliation automatique
  Les accords de DPA ponctuels se terminent automatiquement une fois le paiement effectué, ce qui permet d'éviter les débits répétés non autorisés et de confirmer l'autorisation explicite de chaque transaction.​ Toute opération de DPA ultérieure nécessite un nouvel accord de DPA.

Conditions à remplir par les entreprises pour accepter les DPA au Canada

Les entreprises canadiennes qui souhaitent accepter les DPA doivent respecter certaines pratiques pour se conformer au cadre réglementaire établi par Paiements Canada. Ces exigences sont décrites ci-dessous.

• Accord de DPA
  Tout d'abord, les entreprises doivent établir un accord de DPA qui autorise les prélèvements sur le compte du payeur. Cet accord doit préciser le montant du débit, qui peut être fixe ou variable, ainsi que sa fréquence, qui peut également être fixe (par exemple, hebdomadaire ou mensuelle) ou variable. Les entreprises doivent fournir leurs informations bancaires dans le cadre de cet accord. Certaines institutions financières peuvent également demander un chèque en blanc pour vérifier les informations du compte. Dans ce cas, l'inscription de la mention « ANNULÉ » sur le chèque non signé est une pratique courante pour la prévention de la fraude. L'accord doit également comporter une date et une signature, une déclaration autorisant l'entreprise à prélever un montant spécifique, la catégorie du DPA (personnel ou professionnel), une déclaration sur le droit d'annulation de l'accord (avec une procédure d'annulation clairement définie) et les coordonnées de l'entreprise émettrice.

• Confirmation écrite
  Les accords de DPA peuvent être conclus par voie électronique, par écrit ou par téléphone. Si l'accord est conclu par voie électronique ou par téléphone, la banque est tenue d'envoyer une confirmation écrite détaillant les spécificités de l'accord au moins trois jours avant le premier prélèvement.

• Confirmation du paiement
  Pour les DPA à montant variable, l'émetteur de la facture doit informer le payeur par écrit au moins 10 jours avant le prélèvement, à moins que ce délai ne soit supprimé ou raccourci.

• Autorisation de paiement
  Si l'accord de DPA ne définit pas la fréquence des paiements, ou si cette fréquence est variable, l'émetteur de la facture doit obtenir une approbation pour chaque transaction par DPA. Cette étape peut impliquer l'utilisation d'un mot de passe ou d'un code pour l'autorisation.

• Conformité à la règle H1
  Les entreprises doivent se conformer à la règle H1 de Paiements Canada, qui décrit les responsabilités et les obligations relatives aux DPA. Elles comprennent la signature d'un accord d'adhésion, qui détaille les conditions du service DPA, ainsi que la préparation et la mise en œuvre d'un Accord de DPA du payeur, communément appelé Autorisation de retrait direct, pour les clients. Cet accord doit contenir toutes les dispositions obligatoires prévues par la règle H1. Si un fournisseur de services tiers s'occupe du traitement des débits, l'accord de DPA doit indiquer le nom de ce fournisseur en tant que bénéficiaire agissant pour le compte du bénéficiaire réel.

Les prestataires de services de paiement ont chacun leurs propres exigences pour mettre en œuvre les paiements par DPA. Vous trouverez ci-dessous les exigences de Stripe, à titre d'exemple, pour que les entreprises puissent accepter les DPA au Canada.

• Recouvrement du mandat : avant de débiter le compte bancaire d'un client, l'entreprise doit recueillir un mandat conforme à la règle H1. Ce mandat, qui autorise l'entreprise à débiter le compte du client, doit contenir les informations suivantes : le numéro de l'institution, le numéro de transit, le numéro de compte, le calendrier de paiement, le nom et l'adresse e-mail. Stripe dispose d'outils comme Stripe.js pour aider à collecter ces mandats et coordonnées bancaires pendant le tunnel de paiement. Nous proposons également une vérification bancaire instantanée.

• Notifications au client : Stripe exige des entreprises qu'elles informent les clients dès l'établissement d'un mandat et pour chaque prélèvement effectué sur leur compte. Nous pouvons envoyer ces notifications automatiquement ou vous pouvez choisir d'envoyer des notifications personnalisées. Si vous optez pour cette dernière solution, vous devez envoyer toutes les notifications par e-mail requises, y compris les confirmations de mandat et les notifications de débit.

• Procédure en cas de litige : selon les règles de Stripe, le client dispose de 90 jours pour contester un DPA auprès de sa banque si le prélèvement a été effectué sur un compte personnel, ou de 10 jours ouvrables s'il s'agit d'un compte professionnel. Stripe prend en charge la gestion des notifications et des déductions pour les montants contestés.

• Remboursements et virements : les remboursements de DPA traités par Stripe doivent être soumis dans les 180 jours suivant le paiement initial et prennent généralement trois jours ouvrables. Les entreprises doivent informer leurs clients de la date de remboursement afin d'éviter toute confusion.

• Libellé de relevé bancaire : les entreprises doivent fournir un nom d'entreprise qui figurera sur les relevés bancaires des clients pour chaque paiement par DPA. Elles peuvent personnaliser cette appellation pour chaque transaction en mettant à jour le libellé de relevé bancaire de leur compte Stripe.

Solutions comparables aux DPA au Canada

Au Canada, les entreprises disposent de plusieurs solutions comparables aux DPA pour traiter leurs transactions. S'ils sont très utilisés pour les paiements récurrents, d'autres moyens de paiement peuvent se prêter à différents marchés. Voici les principales solutions comparables aux DPA.

• Cartes de crédit et de débit : les cartes bancaires sont le moyen le plus courant de faire des achats au Canada. Elles ont d'ailleurs été utilisées pour 33 % de toutes les transactions e-commerce en 2022. De plus, elles représentent une part importante des ventes annuelles et constituent un moyen de paiement dominant sur le marché canadien.

• Transferts en ligne : les transferts en ligne, qui impliquent des transactions électroniques initiées par le biais de services en ligne, représentaient 5 % des paiements en 2022, dépassant pour la première fois en volume les transferts électroniques de fonds (TEF) personnels, y compris les versements automatiques et les DPA.

• Paiements en liquide : l'argent liquide est une option de paiement courante au Canada qui a été utilisée pour 10 % des transactions en 2022. Des services comme l'envoi contre remboursement de Postes Canada permettent à ceux qui préfèrent les transactions en espèces de payer une fois l'article entre leurs mains.