En Canadá, los débitos preautorizados (PAD) son un método simplificado para gestionar pagos recurrentes en los que las empresas deducen fondos automáticamente de las cuentas bancarias de los clientes según acuerdos predeterminados. Los PAD son especialmente útiles para transacciones recurrentes como servicios de suscripción o cuotas de socios.

Los PAD simplifican el proceso de pago reduciendo el trabajo manual de facturación para las empresas y disminuyendo el número de pagos atrasados o no efectuados. Para los clientes, los PAD son un método de pago cómodo y sin estrés que termina con las molestias de estar al día con los pagos recurrentes.

La preferencia de los consumidores por los métodos de pago digitales está creciendo en Canadá. En 2023, el valor total de las transacciones de pago minoristas en Canadá alcanzó los 11,9 billones de dólares canadienses, y el 13 % de los canadienses había dejado de utilizar completamente el dinero en efectivo. Los PAD en Canadá ofrecen a las empresas una opción de pago eficiente y fiable permite seguir el ritmo de la tendencia de las soluciones de pago digitales y automatizadas.

Las empresas que deseen añadir los PAD como opción de pago deberán conocer sus funciones clave, sus clientes principales y la normativa pertinente establecida por Payments Canada y la Ley de Pagos Canadiense. A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre la aceptación de este método de pago.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?
  
• ¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?
  
• Ventajas de aceptar los PAD en Canadá
  
• Medidas de seguridad de los PAD en Canadá
  
• Requisitos para que las empresas acepten los PAD en Canadá
  
• Alternativas a los PAD en Canadá
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Payments?
  

¿Cómo funcionan los PAD en Canadá?

Los débitos preautorizados en Canadá retiran automáticamente fondos de la cuenta bancaria de un cliente para pagar a una empresa u organización. Este método de pago es útil para pagos mensuales recurrentes, pero también funciona para transacciones únicas o poco frecuentes. Los PAD ofrecen a los clientes una forma sencilla de garantizar que sus facturas se paguen a tiempo, mientras que las empresas se benefician de un flujo de caja estable y predecible. Así es como funcionan los PAD en Canadá:

Acuerdo de PAD

Para configurar un PAD, el cliente debe completar un formulario de acuerdo PAD con la empresa (el emisor de la factura). Este acuerdo le da al emisor de la factura permiso para retirar dinero de la cuenta bancaria del cliente, ya sea a intervalos regulares o de forma puntual, e incluye todos los términos y condiciones pertinentes, como la cantidad que se retirará (que puede ser fija o variable), la frecuencia de las extracciones y cómo cancelar el PAD.

El acuerdo también incluirá los datos bancarios del cliente y el motivo del débito. Las empresas deben obtener el consentimiento explícito e informado de los clientes para configurar un PAD, y dicho consentimiento debe documentarse y conservarse como prueba de autorización.

Requisitos de notificación

Si el importe es variable (como una factura de servicios públicos, cuyo importe cambia cada mes), el emisor de la factura debe notificar al cliente al menos 10 días antes de retirar el dinero para informarle del importe y la fecha del débito. No es necesario notificar los importes fijos.

Procesamiento de los PAD

Las empresas trabajan con una institución financiera o un procesador de pagos externo para configurar y gestionar las transacciones PAD. El procesador de pagos externo se encargará de transferir los fondos de la cuenta del cliente a la cuenta de empresa en la fecha acordada.

En la mayoría de los casos, una transacción PAD tarda entre tres y cinco días laborables en procesarse y aparecer en el extracto bancario del cliente. Las empresas deben llevar un registro preciso de todos los acuerdos y transacciones PAD y disponer de un sistema de seguimiento de cada transacción, que incluya la fecha, el importe y los datos del cliente.

Cancelación de un PAD

Un cliente puede cancelar un acuerdo PAD en cualquier momento siguiendo el proceso de cancelación descrito en el acuerdo. Para ello suele ser necesario notificarlo por escrito al emisor de la factura. La cancelación del PAD no anula ningún acuerdo o contrato de servicio subyacente que el cliente pueda tener con el emisor de la factura, por lo que es posible que tenga que tomar otras medidas de pago.

Las empresas deben estar preparadas para procesar cualquier cancelación o modificación de los acuerdos PAD que soliciten los clientes y deben notificar a su banco o al procesador de pagos con prontitud cualquier cambio en los acuerdos PAD.

Impugnación de un PAD

Si surge algún problema con un PAD (por ejemplo, si se retira un importe incorrecto o se produce una retirada después de la cancelación), los clientes pueden ponerse en contacto con su banco para disputar la transacción. Los bancos disponen de un plazo determinado para que los clientes puedan disputar un PAD, que suele ser de 90 días a partir de la fecha de la transacción. Las empresas deben disponer de procesos claros para gestionar las disputas o los adeudos no autorizados.

Conciliación y contabilidad

Las empresas deben integrar las transacciones PAD en su sistema contable para obtener informes financieros precisos y conciliación, así como revisar periódicamente las transacciones PAD con los acuerdos con los clientes para garantizar su exactitud.

¿Dónde se utilizan los PAD en Canadá?

En Canadá, los clientes de muchos sectores comerciales utilizan los PAD por su comodidad y flexibilidad. Los PAD son especialmente populares para el pago regular de facturas y transacciones automáticas. En Canadá se procesan cada año cientos de millones de PAD.

Entre las empresas que utilizan los PAD se encuentran las de sectores como el de las organizaciones sin ánimo de lucro, el e-commerce, el comercio minorista, la tecnología, los servicios para profesionales, la alimentación y las bebidas, los gimnasios y el cuidado de la salud. Esta amplia variedad de sectores refleja la utilidad de los PAD en diferentes modelos de negocio y escalas operativas. Las pequeñas empresas, en particular, se benefician del aspecto de seguridad de los PAD: Payments Canada y la red bancaria canadiense supervisan estas transacciones y ofrecen protección contra el fraude.

Los PAD se utilizan con mayor frecuencia para cargos recurrentes, como alquileres, matrículas, cuotas de afiliación, suscripciones o importes variables como facturas de servicios públicos basadas en el uso. También son eficaces para el pago de facturas y ventas puntuales, sobre todo de artículos caros. Los PAD permiten a las empresas adaptar el calendario y el importe del pago a las necesidades de todas las partes.

Los clientes en Canadá aprecian la comodidad y fiabilidad de los PAD, especialmente para gastos regulares como pagos de hipotecas, primas de seguros, facturas de servicios públicos y cuotas de afiliación. Los PAD permiten a los clientes realizar los pagos a tiempo sin necesidad de recordar las fechas de vencimiento o pasar cada vez por el proceso de pago manual.

¿Para qué se utilizan los PAD en Canadá?

Los PAD están profundamente arraigados en el ámbito de los pagos en Canadá. Las empresas aprecian el flujo de caja fiable y puntual que proporcionan las transferencias automáticas de fondos de los PAD, y los clientes valoran la posibilidad de seguir el ritmo de las transacciones recurrentes sin esfuerzo y garantizar un servicio ininterrumpido. Los PAD se utilizan con mayor frecuencia para los siguientes pagos:

• Servicios digitales por suscripción
  Las plataformas de streaming, las revistas en línea y las empresas de software como servicio (SaaS) utilizan los PAD para mantenerse al día con las comisiones recurrentes de las cuentas.

• Cuotas de afiliación mensuales
  Gimnasios, estudios de yoga y centros de bienestar gestionan las cuotas mensuales de afiliación con los PAD.

• Programas de cuidado de niños
  Muchas guarderías y programas extraescolares utilizan los PAD para la matrícula y el cobro de cuotas.

• Cuotas de alojamiento
  Asociaciones de propietarios y juntas de condominios utilizan los PAD para cobrar cuotas mensuales o anuales por el mantenimiento y los servicios comunitarios. Muchas personas realizan pagos de hipotecas y alquileres a través de los PAD.

• Pagos de vehículos
  Los concesionarios de automóviles y las instituciones financieras utilizan los PAD para la gestión de los pagos mensuales de arrendamiento de vehículos o devoluciones de préstamos.

• Servicios de empresa a empresa (B2B)
  Las empresas que prestan servicios B2B, como proveedores de la cadena de suministro o consultorías profesionales, utilizan los PAD para agilizar sus procesos de deudas pendientes. Los PAD automatizan la facturación periódica y el cobro de pagos de otras empresas.

• Telecomunicaciones y servicios de Internet
  Los proveedores de servicios de telecomunicaciones e Internet utilizan los PAD para la facturación mensual de sus servicios.

• Servicios de la administración pública
  Las administraciones locales y los servicios municipales, como el agua o la gestión de residuos, suelen utilizar los PAD para la facturación.

Medidas de seguridad de los PAD en Canadá

Los PAD en Canadá incluyen varias medidas de seguridad diseñadas para proteger a empresas y clientes. Estas medidas forman parte de un marco regulado que garantiza transacciones seguras y fiables. Las principales medidas de seguridad son estas:

• Cifrado y transmisión segura
  Las instituciones financieras de Canadá cifran la información de PAD de forma similar a como cifran la información de las transferencias electrónicas. Los datos financieros sensibles se transforman en un código seguro durante la transmisión, impidiendo el acceso no autorizado. Los PAD se procesan a través del Sistema Automatizado de Compensación y Cobro (ACSS, por sus siglas en inglés) de Canadá y se rigen por estrictas directrices de seguridad.

• Cumplimiento de la norma H1
  Según la norma H1, se requiere una autorización escrita y firmada del ordenante antes de iniciar un PAD, para garantizar que el ordenante ha aceptado explícitamente las condiciones del adeudo. Los recientes cambios en la Norma H1 han eliminado la distinción entre acuerdos PAD electrónicos y en papel, creando un proceso uniforme para todos los acuerdos PAD.

• Verificación de pagos
  Los beneficiarios deben contar con procedimientos «comercialmente razonables» para verificar la identidad del pagador. La definición de «comercialmente razonable» se ha revisado para permitir a los beneficiarios utilizar métodos de verificación adaptados a su negocio y a su acuerdo de PAD.

• Confirmación por escrito
  Los beneficiarios deben confirmar por escrito los datos de PAD al ordenante al menos 10 días antes del primer adeudo para que la operación pueda procesarse. Esta confirmación puede ser el propio acuerdo de PAD o un resumen de sus principales condiciones. Esta medida garantiza que el ordenante esté bien informado sobre las condiciones del acuerdo antes de que se le carguen los fondos​.

• Medidas de transparencia
  Si un beneficiario está cobrando pagos en nombre de otra entidad, el acuerdo de PAD debe incluir una declaración que describa el acuerdo entre el beneficiario y la entidad que proporciona bienes o servicios al ordenante. Esto crea transparencia en las transacciones en las que el beneficiario y el proveedor de bienes o servicios no son la misma entidad.

• Rescisión automática
  Los acuerdos de PAD únicos finalizan de forma automática una vez que se ha completado el pago para evitar adeudos repetidos no autorizados y confirmar que cada transacción esté explícitamente autorizada​. Cualquier transacción de PAD posterior requiere un nuevo acuerdo de PAD.

Requisitos para que las empresas acepten los PAD en Canadá

Las empresas de Canadá que deseen aceptar PAD deben adherirse a ciertas prácticas para el cumplimiento del marco normativo establecido por Payments Canada. Los requisitos operativos se describen a continuación:

Acuerdo de PAD

En primer lugar, las empresas deben establecer un acuerdo PAD que conceda permiso para retirar fondos de la cuenta del pagador. El acuerdo PAD debe especificar el importe del débito, que puede ser un importe fijo o variable, así como la frecuencia del débito, que también puede ser fija (por ejemplo, semanal o mensual) o variable.

Las empresas deben proporcionar su información bancaria como parte de este acuerdo, y algunas instituciones financieras pueden solicitar un cheque en blanco para verificar los datos de la cuenta. En tales casos, escribir "VOID" en el cheque sin firmarlo es una práctica estándar para la prevención de fraude.

Estos acuerdos también deben incluir una fecha y una firma, una declaración autorizando a la empresa a cobrar una cantidad específica, la categoría del PAD (personal o empresarial), una declaración sobre el derecho a cancelar el acuerdo (con un método de cancelación claramente descrito) y la información de contacto de la empresa emisora.

Confirmación por escrito

Los acuerdos de PAD pueden establecerse de forma electrónica, por escrito o por teléfono. Si el acuerdo se completa electrónicamente o por teléfono, se espera que el banco envíe una confirmación por escrito detallando las especificaciones del acuerdo al menos tres días antes de la primera extracción.

Notificación de pago

En el caso de los PAD con importes de pago variables, el emisor de la factura debe notificarlo por escrito al ordenante al menos 10 días antes de la retirada, a menos que se renuncie a este plazo o se reduzca.

Aprobación de pago

Si el acuerdo de PAD no define la frecuencia de los pagos, o si la frecuencia es variable, el emisor de la factura debe obtener la aprobación de cada transacción de PAD. Esto puede implicar el uso de una contraseña o un código de autorización.

Cumplimiento de la norma H1

Las empresas deben adherirse a Payments Canada's Rule H1, que describe las responsabilidades y obligaciones relativas a los PAD. Esto incluye la firma de un acuerdo de inscripción, que detalla los términos y condiciones del servicio PAD, y la preparación e implementación de un acuerdo PAD del pagador, comúnmente conocido como autorización de extracción directa, para los clientes.

Este acuerdo debe contener todas las disposiciones obligatorias exigidas por la Norma H1. En los casos en que se utilice un proveedor de servicios externo para el procesamiento de los débitos, el acuerdo PAD debe identificar el nombre del proveedor de servicios como beneficiario que actúa en nombre del beneficiario real.

Los responsables del tratamiento de pagos tendrán sus propios requisitos para implementar los pagos PAD. A continuación se describen, a modo de ejemplo, los requisitos de Stripe para que las empresas acepten los PAD en Canadá.

• Recogida del mandato: antes de realizar un cargo en la cuenta bancaria de un cliente, las empresas deben recoger un mandato del cliente conforme a la norma H1 con datos como el número de entidad, el número de tránsito, el número de cuenta, el calendario de pagos, el nombre y el correo electrónico. Este mandato autoriza a la empresa a realizar el cargo en la cuenta del cliente. Stripe dispone de herramientas como Stripe.js para ayudar durante el flujo de pago a recopilar estos mandatos y datos de la cuenta bancaria. Asimismo, Stripe ofrece una verificación bancaria instantánea.

• Notificaciones a los clientes: Stripe requiere que las empresas informen a los clientes cuando se establece un mandato y de cada adeudo realizado desde su cuenta. Stripe puede enviar estas notificaciones automáticamente o las empresas pueden optar por enviar notificaciones personalizadas. Si se opta por las notificaciones personalizadas, las empresas deben admitir todas las notificaciones por correo electrónico requeridas, incluidas las notificaciones de confirmación de mandato y adeudo.

• Proceso de disputa: según las reglas de Stripe, los clientes pueden disputar un PAD a través de su banco hasta 90 días después de un adeudo en una cuenta personal o hasta 10 días hábiles después de un adeudo en una cuenta comercial. Stripe gestiona las notificaciones y las deducciones de los importes disputados.

• Reembolsos y pagos: los reembolsos de PAD procesados por Stripe deben presentarse en un plazo de 180 días desde el pago original y suelen tardar tres días laborables en completarse. Las empresas deben informar a los clientes sobre los plazos de reembolso para evitar confusiones.

• Descripciones de cargos en el extracto bancario: las empresas deben proporcionar un nombre comercial para que aparezca en los extractos bancarios de los clientes por cada pago de PAD. Las empresas pueden personalizar esta descripción del cargo para cada transacción actualizándola en el extracto de su cuenta de Stripe.

Alternativas a los PAD en Canadá

En Canadá, las empresas disponen de varias alternativas a los PAD para gestionar las transacciones. Aunque los PAD son populares por su comodidad en los pagos recurrentes, en diferentes mercados se utilizan otros métodos de pago. A continuación se describen las principales alternativas de pago de los PAD.

• Tarjetas de crédito y débito: Las tarjetas son la forma más común de comprar en Canadá y se utilizaron para el 64 % de todas las transacciones de e-commerce en 2023. Representan una parte importante de las ventas anuales y son un método de pago dominante en el mercado canadiense.

• Transferencias en línea: Las transferencias en línea que implican transacciones electrónicas iniciadas a través de servicios en línea siguen creciendo, superando en volumen a las transferencias electrónicas de fondos (TEF) personales, incluidos los depósitos directos y los PAD.

• Pagos en efectivo: el efectivo es una opción de pago habitual en Canadá y se utilizó para el 11 % de las transacciones en 2023. Servicios como el envío contra reembolso (COD, por sus siglas en inglés) de Canada Post atienden a las personas que prefieren utilizar efectivo para las transacciones, permitiéndoles pagar en efectivo una vez reciben un artículo.

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