No Canadá, os débitos pré-autorizados (PADs) são um método simplificado para gerenciamento de pagamentos recorrentes. Os PADs simplificam o processo de pagamento, deduzindo automaticamente os fundos das contas bancárias dos clientes de acordo com contratos predeterminados. Esse método é particularmente útil para transações recorrentes, como serviços de assinatura ou taxas de associação. Os PADs reduzem o trabalho manual de faturamento para as empresas e diminuem o número de pagamentos atrasados ou ignorados. Para os clientes, os PADs são uma forma de pagamento conveniente e descomplicada que elimina o incômodo de acompanhar pagamentos recorrentes.

Há uma preferência crescente por formas de pagamento digitais no Canadá. Em 2022, o valor total das transações de pagamento no Canadá atingiu 11,7 trilhões de dólares canadenses (CAD), com pagamentos em dinheiro representando apenas 0,5% do valor total das transações. No Canadá, os PADs oferecem às empresas uma opção de pagamento confiável e eficiente que acompanha a evolução rumo às soluções de pagamento automatizadas. O serviço deve se tornar um recurso cada vez mais relevante na crescente economia digital.

As empresas que desejam adicionar PADs como opção de pagamento precisam entender os recursos principais, os clientes mais importantes e os e regulamentos relevantes definidos pela Payments Canada e pela Lei de Pagamentos do Canadá. Este guia explica o que as empresas precisam saber sobre como aceitar essa forma de pagamento.

O que há neste artigo?

• Como funcionam os PADs no Canadá?
  
• Onde os PADs são usados no Canadá?
  
• Para que são usados os PADs no Canadá?
  
• Benefícios de aceitar PADs no Canadá
  
• Medidas de segurança de PADs no Canadá
  
• Requisitos para as empresas aceitarem PADs no Canadá
  
• Alternativas aos PADs no Canadá
  

Como funcionam os PADs no Canadá?

Os débitos pré-autorizados no Canadá retiram automaticamente fundos da conta bancária de um cliente para pagar uma empresa ou organização. Esta forma de pagamento é conveniente para pagamentos recorrentes, mas também funciona para transações avulsas ou pouco frequentes. Os PADs oferecem aos clientes uma maneira descomplicada de garantir que suas contas sejam pagas no prazo, enquanto as empresas se beneficiam de um fluxo de caixa estável e previsível. Veja como os PADs funcionam no Canadá.

• Contrato de PAD
  Para configurar um PAD, o cliente deve preencher um formulário de contrato de PAD com a empresa (o beneficiário). Este contrato dá ao beneficiário permissão para retirar dinheiro da conta bancária do cliente, em intervalos regulares ou de forma avulsa, e inclui todos os termos e condições relevantes, como o valor que será retirado (que pode ser fixo ou variável), a frequência das retiradas e como cancelar o PAD. O contrato também incluirá os dados da conta bancária do cliente e a finalidade do débito. As empresas devem obter consentimento explícito e informado dos clientes para configurar um PAD, e esse consentimento deve ser documentado e retido como comprovante de autorização.

• Requisitos de notificação
  Se o valor for variável (como uma conta de serviços públicos, em que o valor muda mensalmente), o beneficiário deve notificar o cliente pelo menos 10 dias antes de retirar o dinheiro para informá-lo do valor e da data do débito. Para valores fixos, como uma tarifa de assinatura mensal, essa notificação pode não ser necessária.

• Processamento de PADs
  As empresas trabalham com uma instituição financeira ou um processador externo de pagamentos para configurar e gerenciar transações de PAD. Ele processará a transferência de fundos da conta do cliente para a conta empresarial na data acordada. Na maioria dos casos, uma transação de PAD leva de três a cinco dias úteis para ser processada e aparecer no extrato bancário do cliente. As empresas devem manter registros precisos de todos os contratos e transações de PAD e ter um sistema para rastrear cada transação, incluindo a data, o valor e os detalhes do cliente.

• Cancelamento de um PAD
  Um cliente pode cancelar um contrato de PAD a qualquer momento seguindo o processo de cancelamento descrito no contrato. Geralmente, é necessário notificar o beneficiário por escrito. O cancelamento de PAD não cancela nenhum contrato de serviço ou outro contrato que o cliente possa ter com o beneficiário. Pode ser necessário que o cliente faça acordos de pagamento alternativos. As empresas devem estar preparadas para processar qualquer cancelamento ou modificação em contratos de PAD que os clientes solicitarem e devem notificar imediatamente seu banco ou processador de pagamentos sobre qualquer alteração nos contratos de PAD.

• Contestação de um PAD
  Se houver um problema com um PAD (por exemplo, se o valor incorreto for retirado ou ocorrer uma retirada após o cancelamento), os clientes podem entrar em contato com o banco para contestar a transação. Os bancos têm um prazo definido para os clientes contestarem um PAD, que normalmente é de 90 dias a partir da data da transação. As empresas devem dispor de processos claros para lidar com contestações ou débitos não autorizados.

• Reconciliação e contabilidade
  As empresas devem integrar transações de PAD ao seu sistema contábil para obter relatórios financeiros e reconciliação precisos, além de validar regularmente as transações de PAD em relação aos contratos do cliente para garantir a exatidão.

Onde os PADs são usados no Canadá?

No Canadá, clientes de diversos setores usam os PADs pela conveniência e flexibilidade. Os débitos pré-autorizados são particularmente populares para pagamentos de contas normais e transações automáticas. Centenas de milhões de PADs são processados anualmente no Canadá.

Empresas que usam PADs incluem as de setores como sem fins lucrativos, e-commerce, varejo, tecnologia, serviços profissionais, alimentos e bebidas, academias e fitness, e saúde. Essa grande variedade de setores reflete a utilidade dos PADs em diferentes modelos de negócios e escalas operacionais. As pequenas empresas, em particular, se beneficiam do aspecto de segurança dos PADs: a Payments Canada e a rede bancária canadense supervisionam essas transações e oferecem proteção contra fraudes.

Os PADs são frequentemente usados para cobranças recorrentes, como aluguéis, mensalidades escolares, tarifas de associação, assinaturas ou valores variáveis, como contas de serviços públicos, com base no uso. Eles também são eficazes para pagamentos de faturas e para vendas avulsas, principalmente de itens de valor elevado. Os PADs permitem que as empresas personalizem o cronograma e o valor dos pagamentos de acordo com as necessidades de todas as partes.

Os clientes no Canadá apreciam a conveniência e a confiabilidade dos PADs, principalmente para despesas regulares, como pagamentos de hipotecas, prêmios de seguro, contas de serviços públicos e taxas de associação. Os PADs permitem que os clientes sejam pontuais nos pagamentos, sem precisar se lembrar de datas de vencimento ou passar pelo processo de pagamento manual a cada vez.

Para que são usados os PADs no Canadá?

Os PADs estão profundamente incorporados ao cenário de pagamentos do Canadá. As empresas apreciam o fluxo de caixa confiável e oportuno proporcionado pelas transferências automáticas de fundos dos PADs, e os clientes valorizam a capacidade de acompanhar facilmente transações recorrentes e garantir um serviço ininterrupto. Os PADs são usados com mais frequência para os seguintes pagamentos:

• Serviços digitais por assinatura
  Plataformas de streaming, revistas online e empresas de software como serviço (SaaS) usam PADs para acompanhar as tarifas de conta recorrentes.

• Mensalidades
  Academias, estúdios de ioga e centros de bem-estar gerenciam as tarifas mensais de associação com PADs.

• Programas de creche
  Muitas creches e programas pós-escola usam PADs para mensalidades e cobrança de tarifas.

• Tarifas de habitação
  Associações de proprietários e conselhos de condomínio usam PADs para coletar taxas mensais ou anuais para serviços comunitários e de manutenção. Muitas pessoas pagam hipoteca e aluguel via PADs.

• Pagamentos de veículos
  Concessionárias de automóveis e instituições financeiras usam PADs para gerenciar pagamentos mensais de leasing de veículos ou pagamentos de empréstimos.

• Serviços B2B
  Empresas que fornecem serviços B2B, como fornecedores de cadeia de suprimentos ou consultorias profissionais, usam os PADs para otimizar os processos de contas a pagar. Os PADs automatizam o faturamento e a cobrança de pagamentos regulares de outras empresas.

• Serviços de telecomunicações e internet
  Provedores de serviços de telecomunicações e internet utilizam PADs no faturamento mensal de seus serviços.

• Serviços públicos
  Serviços governamentais e municipais locais, como a gestão de água ou resíduos, muitas vezes usam PADs para faturamento.

Benefícios de aceitar PADs no Canadá

Empresas que aceitam PADs como forma de pagamento podem obter os seguintes benefícios:

• Maior previsibilidade do fluxo de caixa: muitas vezes, pequenas empresas têm dificuldade para manter um fluxo de caixa consistente. Os PADs garantem pagamentos pontuais e consistentes e um fluxo de renda confiável.

• Transações econômicas: normalmente, os PADs cobram uma tarifa de transação de cerca de 1% do valor da transação, dependendo do processador de pagamentos. Por outro lado, as tarifas associadas ao processamento de cartões de crédito costumam ser de 2% a 4% do valor da transação, tornando os PADs uma escolha econômica para muitas empresas. Essa tarifa de baixo custo por transação significa que os PADs podem ser particularmente vantajosos para empresas que lidam com grandes volumes de transações de pequeno valor.

• Processos administrativos otimizados: a automação de pagamentos dos PADs reduz substancialmente o tempo e os recursos necessários para cobranças e acompanhamentos manuais.

• Maior confiança do cliente: os PADs são uma forma de pagamento reconhecida e altamente confiável no Canadá. Empresas que aceitam PADs podem aproveitar essa confiança para ajudar a construir relacionamentos de longo prazo com os clientes com base em modelos de faturamento recorrente.

• Flexibilidade de pagamentos: os PADs são excepcionalmente versáteis no gerenciamento de valores de pagamento fixos e variáveis. Essa é uma vantagem para empresas como serviços públicos ou telecomunicações, em que o faturamento do cliente varia conforme o uso mensal.

• Riscos de estorno minimizados: o processo de autorização direta integrado ao sistema de PADs reduz o número de anulações ou estornos em comparação aos pagamentos com cartão de crédito.

• Integração com sistemas contábeis canadenses: as transações de PAD são facilmente integradas a softwares contábeis, simplificando a reconciliação e os relatórios financeiros.

Medidas de segurança de PADs no Canadá

Os PADs no Canadá incluem várias medidas de segurança destinadas a proteger empresas e clientes. Essas medidas fazem parte de uma estrutura regulamentada que garante transações seguras e confiáveis. As principais medidas de segurança dos PADs incluem:

• Criptografia e transmissão segura
  As instituições financeiras no Canadá criptografam os dados dos PADs de maneira semelhante aos dados de transferência eletrônica. Os dados financeiros sigilosos são transformados em um código seguro durante a transmissão, impedindo o acesso não autorizado. Os PADs são processados por meio do Sistema Automatizado de Liquidação de Compensação (ACSS) do Canadá e seguem diretrizes rígidas de segurança.

• Conformidade com a regra H1
  De acordo com a regra H1, uma autorização por escrito e assinada do pagador é necessária antes de iniciar um PAD, para garantir a concordância explícita dele com os termos do débito. As empresas devem ter contratos de autorização de PAD que cumpram os requisitos de conteúdo estabelecidos na regra H1. Mudanças recentes na regra H1 removeram a distinção entre contratos eletrônicos e impressos de PAD, criando um processo uniforme para todos esses contratos.

• Verificação de pagamento
  Os beneficiários precisam ter procedimentos "comercialmente razoáveis" para verificar a identidade do pagador. Esses procedimentos devem estar alinhados com os métodos usados para verificar identidade em tipos similares de empresas e aplicativos de pagamento. A definição de "comercialmente razoável" foi revista para permitir que os beneficiários utilizem métodos de verificação adaptados às suas atividades e ao seu contrato de PAD.

• Confirmação por escrito
  Os beneficiários devem fornecer ao pagador confirmação por escrito dos dados de PAD pelo menos 10 dias antes do primeiro débito para que a transação seja processada. Essa confirmação pode ser o próprio contrato de PAD ou um resumo de seus principais termos. Essa medida garante que o pagador seja bem-informado sobre os termos do contrato antes de qualquer débito de fundos.

• Medidas de transparência
  Se um beneficiário cobrar pagamentos em nome de outra entidade, o contrato de PAD deve incluir uma declaração descrevendo o acordo entre o beneficiário e a entidade que fornece produtos ou serviços ao pagador. Isso cria transparência em transações em que o beneficiário e o fornecedor de bens ou serviços não são a mesma entidade.

• Rescisão automática
  Os contratos avulsos de PAD são encerrados automaticamente assim que o pagamento é concluído para evitar débitos repetidos não autorizados e confirmar que cada transação é explicitamente autorizada. Qualquer transação de PAD subsequente exige um novo contrato de PAD.

Requisitos para as empresas aceitarem PADs no Canadá

Empresas no Canadá que desejam aceitar PADs devem aderir a determinadas práticas exigidas para conformidade com a estrutura regulatória definida pela Payments Canada. Esses requisitos operacionais estão descritos a seguir.

• Contrato de PAD
  Primeiro, as empresas precisam estabelecer um contrato de PAD que conceda permissão para saques da conta do pagador. O contrato de PAD deve especificar o valor do débito, que pode ser um valor fixo ou variável, bem como a frequência do débito, que também pode ser fixa (por exemplo, semanal ou mensal) ou variável. As empresas precisam fornecer seus dados bancários como parte deste contrato. Algumas instituições financeiras podem solicitar um cheque não preenchido para verificar os dados da conta. Nesses casos, uma prática padrão é não assiná-lo e escrever "NULO" para prevenir fraudes. Esses contratos também devem incluir uma data e assinatura, uma declaração autorizando a empresa a debitar um valor específico, a categoria de PAD (pessoal ou empresarial), uma declaração sobre o direito de cancelar o contrato (com um método de cancelamento claramente descrito) e dados de contato da empresa emissora.

• Confirmação por escrito
  Os contratos de PAD podem ser configurados eletronicamente, por escrito ou por telefone. Se o contrato for celebrado eletronicamente ou por telefone, o banco deverá enviar uma confirmação por escrito detalhando os detalhes do contrato pelo menos três dias antes da primeira retirada.

• Notificação de pagamento
  Para PADs com valores de pagamento variáveis, o beneficiário deve notificar o pagador por escrito pelo menos 10 dias antes da retirada, a menos que esse período seja dispensado ou reduzido.

• Aprovação do pagamento
  Se o contrato de PAD não definir a frequência dos pagamentos, ou se a frequência for variável, o beneficiário deverá obter aprovação para cada transação de PAD. Isso pode envolver o uso de uma senha ou um código para autorização.

• Conformidade com a regra H1
  As empresas devem cumprir a regra H1 da Payments Canada, que descreve as responsabilidades e obrigações relacionadas aos PADs. Isso inclui a assinatura de um contrato de inscrição, que detalha os termos e condições do serviço de PAD, e a preparação e implementação de um Contrato de PAD do Pagador, conhecido geralmente como Autorização de Retirada Direta, com os clientes. Esse contrato deve conter todas as disposições obrigatórias exigidas pela regra H1. Nos casos em que um prestador de serviços externo é utilizado para o processamento de débitos, o Contrato de PAD deve identificar o nome do prestador de serviços como um beneficiário agindo em nome do beneficiário real.

Os processadores de pagamentos têm seus próprios requisitos para implementar pagamentos com PAD. Os requisitos da Stripe para que as empresas aceitem PADs no Canadá são descritos a seguir como exemplo.

• Coleta de mandatos: antes de debitar a conta bancária de um cliente, as empresas devem coletar um mandato do cliente em conformidade com a regra H1 que contenha dados como número da instituição, número de trânsito, número da conta, cronograma de pagamento, nome e e-mail. Este mandato autoriza a empresa a debitar a conta do cliente. A Stripe tem ferramentas como Stripe.js para ajudar o fluxo de pagamento na coleta desses mandatos e dados de contas bancárias. A Stripe também oferece verificação bancária instantânea.

• Notificações do cliente: a Stripe exige que as empresas informem aos clientes quando um mandato é estabelecido e todos os débitos realizados na conta deles. A Stripe pode enviar automaticamente essas notificações ou as empresas podem optar por enviar notificações personalizadas. Se escolherem essa opção, as empresas devem aceitar todas as notificações por e-mail necessárias, incluindo confirmação de mandato e notificações de débito.

• Processo de contestação: pelas regras da Stripe, os clientes podem contestar um PAD pelo banco em até 90 dias após o débito em uma conta de pessoa física ou até 10 dias úteis após o débito em uma conta empresarial. A Stripe processa notificações e deduções de valores contestados.

• Reembolsos e repasses: os reembolsos de PADs processados pela Stripe devem ser enviados em até 180 dias após o pagamento original e costumam levar três dias úteis para serem concluídos. Para evitar confusões, as empresas devem informar aos clientes o prazo de reembolso.

• Descrições no extrato: as empresas devem informar um nome de empresa a ser incluído nos extratos bancários dos clientes para cada pagamento de PAD. As empresas podem personalizar essa descrição para cada transação atualizando a descrição no extrato da conta Stripe.

Alternativas aos PADs no Canadá

No Canadá, as empresas têm várias alternativas aos PADs para lidar com transações. Embora os PADs sejam populares por sua conveniência em pagamentos recorrentes, outras formas de pagamento são usadas em mercados diferentes. As principais alternativas de pagamento aos PADs estão descritas a seguir.

• Cartões de crédito e débito: os cartões são o modo mais comum de fazer compras no Canadá e foram usados em 33% de todas as transações de e-commerce em 2022. Eles representam uma parcela significativa das vendas anuais e são uma forma de pagamento dominante no mercado canadense.

• Transferências online: as transferências online que envolvem transações eletrônicas iniciadas por serviços online representaram 5% dos pagamentos em 2022, superando pela primeira vez o volume das transferências eletrônicas de fundos (TEFs), incluindo depósitos diretos e PADs.

• Pagamentos em dinheiro: o dinheiro continua sendo uma forma de pagamento no Canadá e foi usado em 10% das transações em 2022. Serviços como o Collect on Delivery (COD) do Canada Post atendem a indivíduos que preferem usar dinheiro em espécie nas transações, permitindo que paguem em dinheiro quando recebem um item.