L'automazione dei pagamenti consente a privati e attività di trasferire denaro da un conto all'altro senza ricorrere al cambio fisico di valute o all'elaborazione manuale. I sistemi di automazione dei pagamenti funzionano elettronicamente e sono in grado di elaborare le transazioni in modo quasi istantaneo. Sono utilizzati per scopi diversi, come gli acquisti dei clienti e i pagamenti di bollette, stipendi e fatture dei fornitori.

Secondo il Rapporto McKinsey del 2023 sui pagamenti globali, nel periodo 2018-2023 i ricavi dei pagamenti globali sono aumentati del 7% all'anno, e hanno superato i 2.400 miliardi di dollari. Questa crescita è stata determinata da una serie di fattori, compreso l'aumento delle soluzioni di pagamento automatizzate e digitali.

Tuttavia, come avviene con altre tecnologie per le attività, i sistemi di pagamento automatizzati presentano delle complessità, la cui risoluzione richiede attenzione nella pianificazione e nella gestione. L'adozione di sistemi di pagamento automatizzati presenta molti vantaggi, ma anche rischi e vulnerabilità che le attività devono considerare. Di seguito parleremo dei modi per impostare un sistema di pagamento automatizzato per l'attività, iniziare a usarlo e implementare le best practice che aiutano a proteggerlo.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'automazione dei pagamenti?
  
• Tipi di sistemi di pagamento automatizzati
  
• Principali componenti dei sistemi di pagamento automatizzati
  
• Come funziona l'automazione dei pagamenti?
  
• Quali sono i componenti tecnici che consentono l'automazione dei pagamenti?
  
• Vantaggi dell'automazione dei pagamenti per le attività
  
• Problematiche associate ai sistemi di pagamento automatizzati
  
• Come configurare un sistema di pagamento automatizzato
  
• Best practice per l'automazione dei pagamenti
  
• In che modo Stripe può essere d'aiuto
  

Che cos'è l'automazione dei pagamenti?

L'automazione dei pagamenti è l'uso della tecnologia per gestire le procedure di pagamento. Quando si verificano determinate condizioni, computer e software eseguono le istruzioni di pagamento dietro le quinte. Ad esempio, un'azienda potrebbe impostare dei pagamenti automatici per le spese ricorrenti e il suo sistema invierà automaticamente il denaro al destinatario designato a intervalli prestabiliti.

Tipi di sistemi di pagamento automatizzati

La tecnologia dei pagamenti è varia e dinamica e i sistemi di pagamento automatizzati possono funzionare in modi diversi. Ogni tipo di sistema automatizzato si rivolge a un tipo specifico di transazione, nonché alle attività e ai clienti che lo utilizzano. Ecco una panoramica di alcuni tipi di sistemi automatizzati:

• Trasferimento elettronico di fondi (EFT): l'EFT comprende molti tipi di trasferimenti digitali di denaro, inclusi i bonifici bancari, gli addebiti diretti e gli assegni elettronici. Sposta i fondi da un conto all'altro con sistemi elettronici, senza bisogno di denaro cartaceo.

• Versamento diretto: i datori di lavoro utilizzano spesso questo metodo per depositare automaticamente gli stipendi sui conti bancari dei dipendenti. Viene utilizzato anche per erogare prestazioni come pensioni e sussidi di previdenza sociale.

• Addebito diretto: i pagamenti con addebito diretto consentono a una terza parte di prelevare i fondi direttamente dal conto bancario di una persona, solitamente per il pagamento di bollette o abbonamenti. Il titolare del conto corrente autorizza la terza parte ad addebitare ogni mese l'importo richiesto.

• Servizi di pagamento online: queste piattaforme consentono agli utenti di inviare e ricevere denaro online. Possono essere utilizzati per trasferimenti personali (ad esempio, invio di denaro ad amici o familiari) o per transazioni commerciali (ad esempio, pagamento di beni e servizi).

• Sistemi di pagamento da dispositivo mobile: con la diffusione degli smartphone, i pagamenti da dispositivo mobile sono utilizzati sempre più spesso. Questi sistemi includono i wallet, che consentono ai clienti di effettuare pagamenti con un tocco o una scansione del telefono, oltre ad altre app che memorizzano le informazioni di pagamento.

• Automated Clearing House (ACH): la rete ACH gestisce le transazioni di massa, come buste paga, pagamenti dei fornitori e bollette negli Stati Uniti. È nota per applicare commissioni ridotte sulle transazioni, e per questo è preferita da molte attività.

• Carte di debito e di credito: queste carte permettono ai clienti di fare acquisti o prelevare contanti fino a un certo limite. Il denaro preso in prestito deve essere restituito, spesso con interessi.

• Sistemi POS (Point-of-Sale)_ utilizzati dai rivenditori, i sistemi POS elaborano i pagamenti dei clienti durante gli acquisti. I moderni sistemi POS possono gestire diversi metodi di pagamento, tra cui carte di credito e di debito e persino pagamenti da dispositivo mobile.

• Pagamenti contactless: i pagamenti contactless utilizzano l'identificazione a radiofrequenza (RFID) o la tecnologia NFC (Near Field Communication) per effettuare pagamenti sicuri toccando un lettore o avvicinandogli una carta o un dispositivo intelligente, senza dover inserire la carta o firmare.

• Pagamenti in criptovalute: si tratta di valute digitali o virtuali che utilizzano la crittografia come misura di sicurezza. I pagamenti sono trasferimenti punto-a-punto senza un organo di elaborazione centralizzato.

Tutti questi sistemi hanno una propria serie di protocolli, misure di sicurezza e utilizzi. Lo sviluppo e l'aggiunta di nuove funzioni sono costanti, in modo da soddisfare le mutevoli esigenze dei clienti e delle attività.

Principali componenti dei sistemi di pagamento automatizzati

Nonostante l'ampia variabilità dei sistemi di pagamento automatizzati, molti componenti principali sono simili:

• Avvio della transazione: l'avvio della transazione è l'inizio del processo di pagamento, quando una persona o un'attività decide di trasferire dei fondi. Può trattarsi di un'azione una tantum (ad esempio, un cliente che acquista un articolo online) o di un ordine ricorrente (ad esempio, l'impostazione del pagamento di una bolletta mensile).

• Gateway di pagamento: i gateway di pagamento fungono da intermediari per le transazioni online. Acquisiscono i dati del pagamento dal cliente e li inviano all'elaboratore del pagamento.

• Elaboratori dei pagamenti: gli elaboratori dei pagamenti verificano ed elaborano le transazioni. Verificano se il pagatore dispone di fondi sufficienti, autorizzano la transazione e comunicano con le banche del cliente e dell'attività.

• Reti bancarie: sono i sistemi che le banche utilizzano per comunicare tra loro. Trasferiscono informazioni e fondi tra le banche.

• Conti esercenti: le attività hanno bisogno di questi conti bancari specializzati per ricevere il denaro delle transazioni con carte di credito e di debito. I fondi vengono depositati su un conto esercente prima di essere trasferiti sul conto bancario principale dell'attività.

• Protocolli di sicurezza: l'integrazione di misure di sicurezza può proteggere i dati delle transazioni e impedire l'accesso non autorizzato. Esse comprendono la crittografia, la tokenizzazione e la conformità agli standard di sicurezza del settore, come il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Autenticazione dell'utente: consiste nel verificare l'identità della persona che ha avviato la transazione. I metodi includono numeri di identificazione personale (PIN), password, biometria e autenticazione a più fattori.

• Regolazione e compensazione: questo processo prevede la riconciliazione dei dettagli della transazione tra le banche del pagatore e del beneficiario, il trasferimento dei fondi e il pagamento del destinatario.

• Sistemi di risoluzione delle contestazioni: questi sistemi gestiscono eventuali divergenze o problemi che si presentano, come le transazioni non autorizzate e gli errori nell'importo trasferito.

• Interfaccia utente: questa è la parte del sistema con cui interagiscono i clienti. Deve essere semplice, consentire ai clienti di inserire facilmente i dettagli del pagamento e mostrare lo stato della transazione.

• Rendicontazione: i sistemi di pagamento automatizzati conservano le registrazioni di tutte le transazioni. Queste sono necessarie per la contabilità, per mantenere la conformità legale e per fornire una cronologia delle transazioni alle attività e ai clienti.

Tutti i componenti devono essere pienamente interoperabili affinché i pagamenti vengano elaborati in modo tempestivo, accurato e sicuro.

Come funziona l'automazione dei pagamenti?

L'automazione dei pagamenti semplifica il processo di trasferimento di denaro da una parte a un'altra. Comporta una complessa orchestrazione di fattori tecnici e operativi, che cooperano per creare transazioni fluide, sicure e rapide. Ecco come funziona il processo di pagamento:

1. Avvio: la transazione inizia da questo punto. Ad esempio, un cliente decide di effettuare un acquisto online. Inserisce i dettagli del pagamento nel sito web o nell'app dell'attività, che quindi invia le informazioni al gateway di pagamento.

2. Gateway di pagamento: questi fungono da ponte tra l'azienda e l'elaboratore del pagamento. Crittografano i dati del pagamento e li inoltrano all'elaboratore del pagamento in modo sicuro e protetto.

3. Elaboratori di pagamento: gli elaboratori di pagamento convalidano i dettagli del pagamento. Verificano se il conto del pagatore ha fondi o credito sufficienti, quindi approvano o rifiutano la transazione in base a quelle informazioni. Svolgono un ruolo importante nella prevenzione delle frodi.

4. Reti bancarie e intermediari: una volta approvata la transazione, questa passa attraverso le reti bancarie. Questo comporta la comunicazione tra le banche del pagatore e del beneficiario. Gli intermediari comprendono i circuiti come Visa e Mastercard per le transazioni con carta, e le reti ACH per i bonifici bancari diretti.

5. Regolamento e riconciliazione: i fondi vengono trasferiti dalla banca del pagatore a quella del beneficiario. Questo processo richiede la riconciliazione dei dettagli della transazione tra le due parti e la scrittura di registrazioni accurate.

6. Gestione dei conti dei clienti: in questo processo, i sistemi automatizzati gestiscono i conti dei clienti, tengono traccia delle transazioni e dei saldi, elaborano le fatture e forniscono le ricevute digitali.

Problematiche associate ai sistemi di pagamento automatizzati

I sistemi di pagamento automatizzati presentano problematiche specifiche. Il sistema scelto dovrà soddisfare le attuali esigenze, ma anche essere sufficientemente flessibile per gestire eventuali cambiamenti futuri dell'attività. È quindi necessario sapere quali problematiche aspettarsi:

• Integrazione di sistemi
  L'integrazione delle nuove soluzioni di pagamento con i sistemi finanziari legacy può rivelarsi complessa. Questo processo richiede un'attenta pianificazione, un tipo qualificato di assistenza IT ed eventuali cambiamenti dei flussi di lavoro esistenti.

• Problemi normativi e di conformità
  Le transazioni finanziarie sono altamente regolamentate e i sistemi automatizzati devono essere conformi a una moltitudine di norme che variano in base alla giurisdizione. Il rispetto di tali normative richiede una vigilanza continua e può comportare un notevole onere amministrativo.

• Rischi per la sicurezza
  Anche con misure di sicurezza avanzate, esistono comunque i rischi di attacchi informatici o violazioni dei dati. I sistemi di pagamento diventano sempre più sofisticati, ma lo stesso vale per i metodi usati dai criminali informatici. Le organizzazioni devono tenersi aggiornate sulle best practice per la protezione dei dati finanziari sensibili.

• Formazione e accettazione degli utenti
  I dipendenti e i clienti possono essere restii ad adottare nuovi sistemi, soprattutto se non sono intuitivi. Per garantire l'accettazione degli utenti e la corretta gestione, è necessario provvedere a corsi completi di formazione e adottare procedure di gestione del cambiamento.

• Errori delle transazioni e contestazioni
  Anche i sistemi automatizzati sono soggetti a errori. I pagamenti non corretti possono portare a contestazioni, la cui risoluzione può essere lunga e sfavorevole per le relazioni con i clienti.

• Interruzioni operative
  Il passaggio a un sistema automatizzato può comportare l'interruzione temporanea delle normali procedure operative aziendali. È necessaria un'attenta pianificazione volta a ridurre i tempi di inattività e garantire la continuità operativa delle funzioni essenziali per i pagamenti durante la transizione.

• Costi
  I costi iniziali per l'implementazione di sistemi di pagamento automatizzati possono essere elevati. Le organizzazioni devono valutare l'investimento iniziale in software e hardware, oltre ai costi ricorrenti associati a manutenzione, aggiornamenti e sicurezza.

• Dipendenza dal fornitore
  La scelta di affidarsi a terze parti per l'elaborazione dei pagamenti può comportare difficoltà, soprattutto in caso di interruzioni del servizio o di altri problemi del fornitore. Le organizzazioni dovranno implementare piani di contingenza per gestire tali situazioni.

• Problemi delle transazioni globali
  Per le attività che operano a livello internazionale, può essere complicato gestire più valute, commissioni variabili sulle transazioni e normative transfrontaliere. I sistemi automatizzati devono essere equipaggiati per gestire queste complessità.

• Timori sulla privacy dei clienti
  Con l'aumento di leggi sulla protezione dei dati, come il GDPR (General Data Protection Regulation) in Europa, le attività devono prestare particolare attenzione alle modalità di trattamento dei dati dei clienti. I sistemi di pagamento automatizzati devono rispettare la conformità a tali leggi, il che può essere un'attività complessa e continuativa.

Vantaggi dell'automazione dei pagamenti per le attività

Poiché il valore delle transazioni del mercato globale dei pagamenti digitali dovrebbe raggiungere quasi 38,07 migliaia di miliardi di dollari entro il 2030, l'infrastruttura dei pagamenti è più importante che mai. L'automatizzazione dei sistemi di pagamento offre molti vantaggi, purché la si affronti in modo intenzionale e ponderato. Eccone alcuni:

• Efficienza operativa: l'automazione del processi di pagamento semplifica le operazioni, riducendo il lavoro manuale necessario per l'inserimento dei dati e la riconciliazione. L'integrazione dei sistemi di pagamento con il software di contabilità consente di creare i report finanziari in tempo reale, per un processo decisionale reattivo e informato.

• Accuratezza finanziaria: l'automazione riduce al minimo gli errori umani nelle transazioni finanziarie. Algoritmi sofisticati assicurano che i pagamenti siano elaborati con l'importo corretto e inviati ai destinatari corretti. Questa precisione è particolarmente preziosa negli ambienti con transazioni di valore elevato.

• Risparmi sui costi: oltre a risparmiare sui costi diretti dei materiali e sulle commissioni per le transazioni, i sistemi automatizzati possono ridurre i costi indiretti relativi alla correzione degli errori, ai ritardi finanziari e al tempo dedicato ai processi manuali. Nel tempo, questi risparmi possono essere sostanziali e liberano capitali da investire in altre aree dell'attività.

• Miglioramento della liquidità: grazie al controllo preciso della tempistica dei pagamenti, i sistemi automatizzati aiutano le attività a perfezionare la gestione della liquidità e dei flussi di cassa. In questo modo si migliora la gestione della liquidità, in quanto le attività possono prendere decisioni informate sugli investimenti e sui prestiti a breve termine.

• Misure di sicurezza avanzate: i sistemi di automazione dei pagamenti sono in genere dotati di funzioni di sicurezza avanzate che proteggono dalle frodi e dai furti. Queste possono includere l'autenticazione multifattoriale, la crittografia, la tokenizzazione e i sistemi di rilevamento delle anomalie, che bloccano le transazioni sospette.

• Comodità per l'utente: con i pagamenti automatizzati, i clienti non devono più ricordare le scadenze ed effettuare manualmente i pagamenti. Questo può aumentare i tassi di fidelizzazione dei clienti e ridurre al minimo i ritardi nei pagamenti. Per le attività, i pagamenti automatizzati sono utili per le buste paga, i pagamenti dei fornitori e le scadenze fiscali, tutte operazioni che possono essere programmate in anticipo ed eseguite coerentemente.

• Registrazioni digitali e conformità: i sistemi automatizzati creano registrazioni digitali per ogni transazione, semplificando la conformità alle normative finanziarie e alle leggi fiscali. Una registrazione digitale completa può facilitare gli audit e rivelarsi preziosa nelle revisioni finanziarie.

• Fidelizzazione e soddisfazione del cliente: le opzioni di pagamento automatizzate possono migliorare l'esperienza del cliente, creando fiducia attraverso un'elaborazione dei pagamenti affidabile e coerente. Ciò è particolarmente importante nei modelli basati su abbonamenti, dove la facilità e l'affidabilità nell'elaborazione dei pagamenti sono direttamente collegate alla fidelizzazione dei clienti.

• Procedure sostenibili: grazie all'eliminazione dei procedimenti cartacei e alla minore necessità di trasporti fisici, i sistemi di pagamento automatizzati contribuiscono agli obiettivi di sostenibilità delle organizzazioni.

• Scalabilità globale: per le aziende che operano in più mercati, i sistemi di pagamento automatizzati offrono una soluzione flessibile per gestire le transazioni in valute diverse e ambienti normativi differenti. La scalabilità globale è importante per le attività che desiderano espandere la loro copertura dei mercati, riducendo al minimo la complessità operativa.

Problematiche associate ai sistemi di pagamento automatizzati

I sistemi di pagamento automatizzati presentano difficoltà particolari. Il sistema di pagamento deve essere adatto alle tue attuali esigenze ed essere abbastanza flessibile da gestire qualsiasi futuro cambiamento della tua attività. Per questo è necessario conoscere le difficoltà che si possono prevedere:

• Integrazione nel sistema: l'integrazione delle nuove soluzioni di pagamento con i sistemi finanziari tradizionali può essere complessa. Questo processo richiede un'attenta pianificazione, un supporto informatico (IT) qualificato ed eventuali modifiche dei flussi di lavoro esistenti.

• Conformità e questioni normative: le transazioni finanziarie sono fortemente regolamentate e i sistemi automatizzati devono rispettare molteplici norme che variano a seconda della giurisdizione. L'osservanza di queste norme richiede una vigilanza costante e può comportare un notevole onere amministrativo.

• Rischi per la sicurezza: anche con misure di sicurezza avanzate, esiste il rischio di attacchi informatici o violazioni dei dati. Man mano che i sistemi di pagamento diventano più sofisticati, lo sono anche i metodi utilizzati dai criminali informatici. Le organizzazioni devono rimanere aggiornate sulle best practice per proteggere i dati finanziari sensibili.

• Formazione e accettazione da parte degli utenti: i dipendenti e i clienti potrebbero essere restii ad adottare nuovi sistemi, soprattutto se non sono facili da usare. Per garantire l'accettazione da parte degli utenti e una gestione adeguata, è necessaria una formazione approfondita, insieme a procedure per la gestione del cambiamento.

• Errori nelle transazioni e contestazioni: gli errori possono verificarsi anche con i sistemi automatizzati. Gli errori nei pagamenti possono generare contestazioni e la loro risoluzione potrebbe richiedere molto tempo e influire sulle relazioni con i clienti.

• Interruzioni operative: la transizione a un sistema automatizzato può interrompere temporaneamente le normali operazioni dell'attività. È necessaria un'attenta pianificazione per ridurre al minimo i tempi di inattività e assicurare che le importanti funzioni di pagamento continuino a funzionare durante la transizione.

• Costi: i costi iniziali per l'implementazione dei sistemi di pagamento automatizzati possono essere elevati. Le organizzazioni devono valutare l'investimento iniziale in termini di software e hardware, oltre ai costi ricorrenti relativi a manutenzione, aggiornamenti e sicurezza.

• Dipendenza dal fornitore: affidarsi a fornitori terzi per l'elaborazione dei pagamenti può creare difficoltà, soprattutto se il fornitore è soggetto a interruzioni o altri problemi. Le organizzazioni devono implementare piani di emergenza per gestire queste situazioni.

• Problemi con le transazioni globali: per le attività che operano a livello internazionale, la gestone di più valute, commissioni variabili per le transazioni e regolamenti transfrontalieri può essere complessa. I sistemi automatizzati devono essere predisposti per gestire queste complessità.

• Preoccupazioni per la privacy dei clienti: con l'aumento delle leggi sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in Europa, le attività devono prestare attenzione al modo in cui gestiscono i dati dei clienti. I sistemi di pagamento automatizzati devono essere conformi a queste leggi, e questo può rappresentare un impegno complesso e continuativo.

Come configurare un sistema di pagamento automatizzato

Quando imposti un sistema di pagamento automatizzato per la tua attività, assicurati che il sistema sia allineato con le tue esigenze operative, i tuoi requisiti di sicurezza e le normative finanziarie in vigore. Ecco una panoramica del processo:

1. Valuta le tue esigenze: inizia con una valutazione approfondita delle esigenze di pagamento della tua attività. Considera il volume delle transazioni, le tipologie di pagamenti (ad esempio, pagamenti di fornitori, buste paga, transazioni dei clienti) e qualsiasi requisito specifico del settore. Questo ti aiuterà a determinare le dimensioni e il tipo di sistema necessario.

2. Effettua una ricerca di mercato: effettua una ricerca di mercato sui sistemi di pagamento disponibili, adatti alle esigenze della tua attività. Valuta le funzioni, i costi, la facilità d'uso, la compatibilità con i sistemi esistenti e la reputazione del fornitore. Inoltre, è saggio consultare colleghi e gruppi di settore per ricevere consigli.

3. Scegli un fornitore basandoti sulla ricerca: valuta il prodotto e l'assistenza ai clienti, il supporto tecnico e i precedenti del fornitore riguardo agli aggiornamenti e alla risoluzione dei problemi.

4. Accertati della conformità alle normative: verifica che il sistema scelto sia conforme a tutte le normative finanziarie in vigore, comprese quelle relative alla protezione dei dati e alla prevenzione delle frodi. Questo potrebbe comportare il ricorso a consulenti legali.

5. Pianifica l'integrazione: delinea il modo in cui il tuo nuovo sistema si integrerà con l'infrastruttura finanziaria e informatica esistente. Questo potrebbe comportare un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), servizi basati su cloud o hardware POS.

6. Implementa le misure di sicurezza: collabora con la divisione IT o con un consulente esterno per la sicurezza per implementare le misure di sicurezza necessarie. Queste potrebbero includere la crittografia, il controllo degli accessi e l'autenticazione a più fattori.

7. Esegui un test dell'integrazione: prima di avviare l'integrazione, esegui un test accurato del sistema con una serie di transazioni per confermarne il funzionamento corretto e sicuro. Affronta gli eventuali problemi che si presentano e ripeti il test se necessario.

8. Istruisci il personale: istruisci il personale sull'uso del nuovo sistema. La formazione dovrà riguardare la gestione delle operazioni quotidiane, l'esame dei protocolli di sicurezza e la risoluzione dei problemi più comuni.

9. Attiva clienti e fornitori: se il sistema di pagamento automatizzato interessa clienti o fornitori, sviluppa un piano per attivarli. Può essere necessario scrivere le istruzioni sull'attivazione degli account, l'autorizzazione dei pagamenti e i nuovi cicli di fatturazione.

10. Effettua l'implementazione: una volta completati i test e istruiti tutti i partecipanti, puoi procedere all'implementazione del nuovo sistema. Un approccio graduale, iniziando con un piccolo gruppo prima di estendere il sistema a tutti gli utenti, può ridurre al minimo qualsiasi interruzione delle operazioni dell'attività.

11. Monitoraggio e assistenza: dopo l'implementazione, esegui un monitoraggio costante delle transazioni per individuare eventuali problemi e fornisci assistenza continua ai clienti. Sii pronto ad affrontare e risolvere tempestivamente i problemi.

12. Valuta e adeguati: valuta regolarmente le prestazioni del sistema. Raccogli il feedback degli utenti e apporta le modifiche necessarie per migliorare l'efficienza e l'esperienza del cliente.

13. Mantieni la conformità: mantieni aggiornato il sistema con le ultime patch della sicurezza e le modifiche delle normative. Verifiche regolari possono garantire che il sistema rimanga conforme e sicuro.

Best practice per l'automazione dei pagamenti

L'adozione delle best practice per i sistemi di pagamento automatizzati è necessaria per garantire una buona esperienza al cliente e mantenere il regolare funzionamento delle operazioni interne, riducendo al massimo costi inutili e vulnerabilità. Le best practice includono le seguenti:

• Aggiorna regolarmente il software: mantieni aggiornato il software del sistema di pagamento. Le nuove versioni spesso includono patch per le vulnerabilità della sicurezza individuate dopo l'ultimo aggiornamento.

• Utilizza metodi di autenticazione avanzati: proteggi il sistema con procedure di autenticazione avanzate. Non limitarti alle password di base, ma implementa l'autenticazione a due fattori, che richiede una seconda forma di verifica.

• Monitora rigorosamente le transazioni: monitora con attenzione le transazioni per rilevare in anticipo eventuali attività insolite. I sistemi automatizzati possono contrassegnare le anomalie, ma i controlli manuali possono aiutare a determinare se si tratta di falsi allarmi o di problemi reali.

• Istruisci il tuo team: assicurati che il tuo team comprenda come utilizzare il sistema di pagamento e sia consapevole delle truffe e delle minacce alla sicurezza più frequenti. Sessioni di formazione regolari possono mantenere tutti aggiornati sulle ultime pratiche di sicurezza.

• Implementa un piano di risposta: se qualcosa va storto, devi essere in grado di reagire rapidamente. Crea un piano per gestire le violazioni della sicurezza, indicando chi sarà notificato e quali misure intraprendere per contenere il problema.

• Esegui il backup dei dati: esegui regolarmente il backup dei dati del sistema di pagamento. Se si verificano errori o attacchi informatici, avrai bisogno dei backup per ripristinare le informazioni perse.

• Scegli partner affidabili: lavora con banche e istituti finanziari noti per la loro affidabilità e l'assistenza alla clientela. In caso di problemi, vorrai lavorare con un partner reattivo e disponibile.

• Mantieni la conformità: informati sui requisiti normativi che influiscono sul tuo sistema di pagamento e assicurati di essere conforme. Questi possono comprendere normative finanziarie, leggi sulla protezione dei dati e standard di settore.

• Esamina e controlla: esamina e controlla periodicamente i processi di pagamento per verificare che rispondano ancora efficacemente alle esigenze dell'attività e non siano diventati obsoleti.

• Offri un servizio di assistenza clienti eccellente: muoversi nei sistemi automatizzati può a volte risultare frustrante per i clienti. Fornisci istruzioni chiare per l'uso e preparati ad aiutare se necessario.

• Incoraggia il feedback: presta attenzione al feedback di clienti e dipendenti. Potrebbe identificare problemi o potenziali miglioramenti che non hai considerato.

• Pianifica in caso di inattività: a volte i sistemi si bloccano. Pianifica come gestire i pagamenti se il suo sistema automatizzato è temporaneamente non disponibile.

I vantaggi offerti alle attività dall'automazione dei pagamenti dipendono da quanto riuscirai a seguire queste best practice e ad affrontare eventuali difficoltà. Facendo rigorosamente attenzione ai dettagli dell'automazione dei pagamenti, la tua attività sarà più solida e affidabile.

In che modo Stripe può essere d'aiuto

Per la maggior parte delle attività, il successo dell'implementazione e della gestione di un sistema di pagamento automatizzato dipende dalla presenza di fornitori di servizi di pagamento adeguati. Ad esempio, l'intera suite di soluzioni di pagamento di Stripe è compatibile con le strategie dei pagamenti automatizzati, sia per l'intero sistema di pagamento o di una sola parte di esso. Stripe supporta l'automazione dei pagamenti per le attività attraverso un'ampia gamma di funzioni e prodotti, personalizzati per massimizzare l'efficienza e ridurre l'intervento manuale. Ecco cosa offre Stripe:

• __ Elaborazione completa dei pagamenti__: Stripe automatizza l'intero percorso di pagamento, dall'accettazione di metodi di pagamento diversi, incluse le carte e i wallet, fino alla garanzia che i fondi siano correttamente regolati sul conto bancario dell'attività. Questa automazione è importante per le attività che desiderano ingrandire le proprie dimensioni riducendo al minimo il carico amministrativo.

• Servizi di abbonamento e fatturazione: con Stripe Billing, le aziende automatizzano gli addebiti ricorrenti, gli abbonamenti e la fatturazione. Possono impostare scenari di fatturazione complessi, come la tariffazione per scaglioni e la fatturazione basata sull'utilizzo, che Stripe gestisce automaticamente adattando, se necessario, i cicli e gli importi delle fatture.

• Gestione delle imposte: Stripe Tax automatizza il calcolo dell'imposta sulle vendite e dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) per ogni transazione. Questo evita il calcolo manuale delle imposte e mantiene le attività aggiornate per la conformità fiscale.

• Recupero dei ricavi: Stripe aiuta ad automatizzare il processo dei solleciti di pagamento e cerca di recuperare i pagamenti non andati a buon fine grazie a Smart Retries. Inoltre, facilita l'aggiornamento dei dati di pagamento da parte dei clienti.

• Rendicontazione finanziaria e conformità: Stripe automatizza le attività di rendicontazione finanziaria e di conformità, come il riconoscimento dei ricavi e i report. Con strumenti come Stripe Sigma, le aziende possono generare automaticamente i report finanziari e ottenere informazioni dai loro dati, favorendo un processo decisionale più informato.

• Copertura globale con i pagamenti localizzati: Stripe supporta l'elaborazione globale dei pagamenti gestendo automaticamente le transazioni in più valute, conformandosi ai metodi di pagamento locali e riducendo la complessità delle vendite internazionali.

Per saperne di più sulle funzionalità di pagamento automatizzato di Stripe.