Automatisierte Zahlungssysteme kurz erklärt: Funktionsweise und Best Practices

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Akzeptieren Sie Zahlungen online, vor Ort und weltweit mit einer Zahlungslösung, die für jede Art von Unternehmen geeignet ist – vom Start-up bis zum globalen Konzern.

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  1. Einführung
  2. Arten von automatisierten Zahlungssystemen
  3. Wichtige Komponenten von automatisierten Zahlungssystemen
  4. Wie funktionieren automatisierte Zahlungssysteme?
    1. Zahlungsvorgang
    2. Technische Aspekte
    3. Kundenerfahrung
  5. Vorteile bei der Nutzung automatisierter Zahlungssysteme
  6. Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierten Zahlungssystemen
  7. Einrichten eines automatisierten Zahlungssystems
  8. Best Practices für automatisierte Zahlungssysteme
  9. So kann Stripe Sie unterstützen

Mit automatisierten Zahlungssystemen können Privatpersonen und Unternehmen Geld von einem Konto auf ein anderes überweisen, ohne dass eine physische Übertragung von Geldern oder eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist. Diese Systeme funktionieren elektronisch und können Transaktionen nahezu in Echtzeit verarbeiten. Sie werden für verschiedene Zwecke verwendet, z. B. für die Bezahlung von Rechnungen, Gehältern und Lieferantenrechnungen sowie für Kundenkäufe.

Die Technologie hinter diesen Systemen basiert auf Computern und Software, die Zahlungsanweisungen ausführen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Ein Unternehmen kann zum Beispiel automatisierte Zahlungen für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben einrichten. Das System sendet dann automatisch in bestimmten Abständen Gelder an die gewünschte Empfängerin oder den gewünschten Empfänger.

Nach Angaben des McKinsey Global Payments Report 2023 ist der globale Zahlungsumsatz bis 2022 um 11 % auf mehr als 2,2 Billionen USD gestiegen. Dieses Wachstum wurde durch eine Reihe von Faktoren begünstigt, unter anderem durch die Zunahme automatisierter und digitaler Zahlungslösungen.

Aber wie andere Geschäftstechnologien bestehen auch automatisierte Zahlungssysteme aus komplexen Elementen, die eine sorgfältige Planung und Verwaltung erfordern. Die Einführung von automatisierten Zahlungssystemen bietet viele Vorteile, birgt aber auch Risiken und Schwachstellen, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie ein automatisiertes Zahlungssystem für Ihr Unternehmen einrichten, wie Sie es nutzen und welche Best Practices Sie zum Schutz des Systems anwenden können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Arten von automatisierten Zahlungssystemen
  • Wichtige Komponenten von automatisierten Zahlungssystemen
  • Wie funktionieren automatisierte Zahlungssysteme?
  • Vorteile bei der Nutzung automatisierter Zahlungssysteme
  • Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierten Zahlungssystemen
  • Einrichten eines automatisierten Zahlungssystems
  • Best Practices für automatisierte Zahlungssysteme
  • So kann Stripe Sie unterstützen

Arten von automatisierten Zahlungssystemen

Zahlungstechnologien sind vielfältig und dynamisch. Daher können automatisierte Zahlungssysteme ganz unterschiedlich funktionieren. Diese Systeme sind jeweils auf eine bestimmte Art von Transaktion und auf die Unternehmen und Kundschaft zugeschnitten, die sie nutzen. Es gibt ein automatisiertes Zahlungssystem für praktisch alle Transaktionen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über einige der automatisierten Systemarten:

  • Elektronischer Zahlungsverkehr (EFT)
    Der elektronische Zahlungsverkehr (EFT) umfasst viele Arten von digitalen Geldüberweisungen, darunter Banküberweisungen, Lastschriftverfahren und elektronische Schecks. Mit EFTs werden Gelder elektronisch von einem Konto auf ein anderes übertragen, ohne dass Papiergeld benötigt wird.

  • Direkteinzahlung
    Arbeitgeber/innen verwenden diese Methode häufig, um die Gehälter automatisch auf die Bankkonten ihrer Mitarbeitenden einzuzahlen. Sie wird auch für die Auszahlung von Leistungen wie Renten oder Sozialversicherung verwendet.

  • Lastschriftverfahren
    Mit Zahlungen per Lastschriftverfahren können Dritte vom Bankkonto einer Einzelperson direkt Geld abbuchen, in der Regel für Rechnungszahlungen oder Abonnements. Die/der Kontoinhaber/in erteilt z. B. der oder dem Dritten die Erlaubnis, den erforderlichen Betrag jeden Monat einzuziehen.

  • Online-Zahlungsdienstleistungen
    Über diese Plattformen können Nutzer/innen online Gelder senden und empfangen. Sie können für private Überweisungen, wie beispielsweise das Senden von Geld an Bekannte oder Familienmitglieder, oder auch für geschäftliche Transaktionen, wie die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen, verwendet werden.

  • Mobile Zahlungssysteme
    Angesichts der hohen Nutzung von Smartphones werden mobile Zahlungen immer beliebter. Zu diesen Systemen gehören Digital Wallets, die es Kundinnen und Kunden ermöglichen, mobil zu bezahlen oder die Bezahlung durch Scannen mit ihrem Smartphone und durch andere Apps, die Zahlungsinformationen speichern, vorzunehmen.

  • Automated Clearing House (ACH)
    Das ACH-Netzwerk wickelt Massentransaktionen wie Gehaltsabrechnungen, Zahlungen an Lieferanten und Rechnungen von Versorgungsunternehmen in den Vereinigten Staaten ab. Es ist für seine niedrigen Transaktionsgebühren bekannt, wodurch es für viele Unternehmen zu einer bevorzugten Methode geworden ist.

  • Charge Cards und Kreditkarten
    Diese Karten ermöglichen es Kundinnen und Kunden, Einkäufe zu tätigen oder Bargeld bis zu einem bestimmten Betrag abzuheben. Sie müssen das dabei geliehene Geld zurückzahlen, oft mit Zinsen.

  • Point-of-Sale(POS)-Systeme
    Die von Einzelhändlern verwendeten POS-Systeme wickeln Zahlungen von Kundinnen und Kunden ab, wenn diese einen Einkauf tätigen. Moderne POS-Systeme können verschiedene Zahlungsmethoden verarbeiten, darunter Kredit- und Debitkarten und sogar mobile Zahlungen.

  • Kontaktlose Zahlungen
    Bei kontaktlosen Zahlungen wird die Radiofrequenz-Identifikation (RFID) oder die Nahfeldkommunikation (NFC) verwendet, um sichere Zahlungen durch Anlegen oder Vorhalten einer Karte oder eines intelligenten Gerätes an einem Lesegerät durchzuführen – ohne dass eine Karte eingeführt oder eine Unterschrift geleistet werden muss.

  • Zahlungen in Kryptowährungen
    Hierbei handelt es sich um digitale oder virtuelle Währungen, die Kryptografie zur Gewährleistung der Sicherheit verwenden. Die Zahlungen werden ohne eine zentrale Abwicklungsstelle auf Peer-to-Peer-Basis durchgeführt.

Für jedes dieser Systeme gibt es eine Reihe von Protokollen, Sicherheitsmaßnahmen und Einsatzmöglichkeiten. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt, um die sich ändernden Anforderungen der Kundschaft und der Unternehmen zu erfüllen.

Wichtige Komponenten von automatisierten Zahlungssystemen

Trotz der Unterschiede zwischen den automatisierten Zahlungssystemen sind viele wichtige Komponenten ähnlich:

  • Veranlassen einer Transaktion
    Mit der Einleitung einer Transaktion beginnt der Zahlungsvorgang, wenn eine Einzelperson oder ein Unternehmen beschließt, Gelder zu übertragen. Dabei kann es sich um eine einmalige Aktion handeln, z. B. wenn eine Kundin oder ein Kunde einen Artikel online kauft, oder um eine wiederkehrende Anweisung, wie beispielsweise die Einrichtung einer monatlichen Rechnungszahlung.

  • Zahlungsgateways
    Zahlungsgateways fungieren als Vermittler für Online-Transaktionen. Sie erfassen die Zahlungsdaten der Kundin oder des Kunden und senden sie an den Zahlungsabwickler.

  • Zahlungsabwickler
    Zahlungsabwickler überprüfen und verarbeiten Transaktionen. Sie prüfen, ob die/der Zahlungspflichtige über genügend Gelder verfügt, autorisieren die Transaktion und stehen in Verbindung mit den Banken der Kundin oder des Kunden und des Unternehmens.

  • Bankennetzwerke
    Dabei handelt es sich um die Systeme, die die Banken zur Kommunikation untereinander verwenden. Sie übertragen Informationen und Gelder zwischen Banken.

  • Händlerkonten
    Unternehmen benötigen diese Sonderkonten, um Gelder aus Kredit- und Debitkartentransaktionen zu erhalten. Die Gelder werden auf ein Händlerkonto eingezahlt, bevor sie auf das Hauptbankkonto des Unternehmens überwiesen werden.

  • Sicherheitsprotokolle
    Sicherheitsmaßnahmen schützen Transaktionsdaten und verhindern unbefugten Zugriff. Dazu gehören Verschlüsselung, Tokenisierung und die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

  • Nutzerauthentifizierung
    Hierbei handelt es sich um die Überprüfung der Identität der Person, die die Transaktion veranlasst. Zu den Methoden gehören PINs, Passwörter, biometrische Daten und/oder Multifaktorauthentifizierung.

  • Zahlungsabwicklung und Clearing
    Bei diesem Prozess werden die Transaktionsdaten zwischen der Bank der/des Zahlungspflichtigen und der Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers abgeglichen, die Gelder überwiesen und an die Empfängerin oder den Empfänger ausgezahlt.

  • Systeme zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen
    Mit diesen Systemen werden alle auftretenden Unstimmigkeiten oder Probleme bearbeitet, wie beispielsweise nicht autorisierte Transaktionen oder Fehler bei den übertragenen Beträgen.

  • Nutzeroberfläche
    Hierbei handelt es sich um den Teil des Systems, mit dem die Kundinnen und Kunden interagieren. Es sollte einfach sein, den Kundinnen und Kunden die Eingabe der Zahlungsdaten erleichtern und den Transaktionsstatus anzeigen.

  • Buchführung
    Automatisierte Zahlungssysteme speichern Aufzeichnungen über alle Transaktionen. Diese sind für die Buchhaltung und die Rechtskonformität sowie die Bereitstellung einer Transaktionshistorie für Unternehmen und Kundinnen oder Kunden erforderlich.

Jede Komponente muss reibungslos zusammenarbeiten, damit die Zahlungen schnell, genau und sicher verarbeitet werden.

Wie funktionieren automatisierte Zahlungssysteme?

Automatisierte Zahlungssysteme vereinfachen den Prozess von Geldbewegungen zwischen zwei Parteien. Hinter diesen Systemen verbirgt sich eine komplexe Anordnung von technischen und betrieblichen Elementen, die zusammenwirken, um reibungslose, sichere und schnelle Transaktionen zu ermöglichen. Nachfolgend wird die Funktionsweise erläutert:

Zahlungsvorgang

  • Veranlassung der Zahlung: Hier beginnt die Transaktion. Angenommen, eine Kundin oder en Kunde beschließt, einen Online-Kauf zu tätigen. Sie oder er gibt ihre bzw. seine Zahlungsdaten auf der Unternehmenswebsite oder in einer App ein, die diese Informationen dann an das Zahlungsgateway sendet.

  • Zahlungsgateways: Diese fungieren als Brücke zwischen dem Unternehmen und dem Zahlungsabwickler. Sie verschlüsseln die Zahlungsdaten und leiten sie auf sichere Weise an den Zahlungsabwickler weiter.

  • Zahlungsabwickler: Zahlungsabwickler validieren die Zahlungsdetails. Sie prüfen, ob das Konto der/des Zahlungspflichtigen über genügend Gelder verfügt, und genehmigen oder verweigern die Transaktion auf der Grundlage dieser Informationen. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Betrugserkennung und -prävention.

  • Bankennetzwerke und zwischengeschaltete Stellen: Sobald die Transaktion genehmigt ist, wird sie durch die Bankennetzwerke weitergeleitet. Dazu ist eine Kommunikation zwischen der Bank der/des Zahlungspflichtigen und der Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers erforderlich. Zu den zwischengeschalteten Stellen gehören Netzwerke wie Visa oder Mastercard für Kartentransaktionen oder ACH-Netzwerke für direkte Banküberweisungen.

  • Zahlungsabwicklung und Abgleich: Die Gelder werden von der Bank der/des Zahlungspflichtigen an die Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers überwiesen. Dieser Prozess schließt auch den Abgleich der Transaktionsdetails zwischen den beiden Parteien und die Sicherstellung einer genauen Aufzeichnung ein.

  • Verwaltung von Kundenkonten: Während dieses Prozesses werden Kundenkonten von automatisierten Systemen verwaltet, die Transaktionen und Salden verfolgen und digitale Belege ausstellen.

Technische Aspekte

  • Sicherheitsprotokolle
    Sicherheitsmaßnahmen tragen entscheidend zum Schutz sensibler Daten bei. Verschlüsselung, Tokenisierung und die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie PCI DSS können Datenverletzungen und Betrug verhindern.

  • API-Integration
    Automatisierte Zahlungssysteme verwenden häufig Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs), um sich mit verschiedenen Finanzinstituten und Dienstleistern zu verbinden. Auf diese Weise können verschiedene Systeme effektiv und sicher miteinander kommunizieren.

  • Datenverwaltung und -analyse
    Automatisierte Zahlungssysteme speichern große Mengen an Transaktionsdaten. Die Auswertung dieser Daten hilft Unternehmen, das Kundenverhalten zu verstehen, Risiken zu bewältigen und Dienstleistungen zu verbessern.

  • Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit
    Die Systeme können hohe Transaktionsvolumina zuverlässig verarbeiten. Dazu gehören eine umfangreiche Serverinfrastruktur, effiziente Verarbeitungsalgorithmen und Notfallpläne für Systemausfälle.

Kundenerfahrung

  • Nutzeroberfläche
    Der kundenorientierte Aspekt dieser Systeme muss intuitiv und nutzerfreundlich sein. Dazu gehören klare Anweisungen, schnelle Reaktionszeiten und ein reibungsloser Bezahlvorgang.

  • Kundensupport
    Für die Bearbeitung von Anfragen, die Lösung von Problemen und die Aufrechterhaltung des Vertrauens ist ein reaktionsschneller Kundenservice über diese Systeme wichtig.

  • Transparenz und Kommunikation
    Ein effizientes automatisiertes Zahlungssystem setzt voraus, dass die Kundinnen und Kunden über den Status ihrer Transaktionen und alle auftretenden Probleme informiert werden. Dazu gehören Benachrichtigungen in Echtzeit und ein einfacher Zugriff auf die Transaktionshistorie.

Vorteile bei der Nutzung automatisierter Zahlungssysteme

Angesichts des weltweiten digitalen Zahlungstransaktionswerts, der bis 2027 voraussichtlich fast 14,8 Billionen USD erreichen wird, ist die Zahlungsinfrastruktur so wichtig wie nie zuvor. Die Automatisierung Ihrer Zahlungssysteme hat viele Vorteile, solange Sie sie bewusst und durchdacht angehen. Im Folgenden sind einige davon aufgeführt:

  • Betriebliche Effizienz
    Die Automatisierung des Zahlungsprozesses optimiert die Abläufe und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für die Dateneingabe und den Abgleich. Durch die Integration von Zahlungssystemen mit Buchhaltungssoftware erfolgt die Finanzberichterstattung in Echtzeit und ermöglicht eine reaktionsschnelle, strategische Entscheidungsfindung.

  • Finanzielle Genauigkeit
    Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei Finanztransaktionen. Ausgeklügelte Algorithmen sorgen dafür, dass die Zahlungen in der richtigen Höhe verarbeitet und an die richtigen Empfänger/innen gesendet werden. Diese Genauigkeit ist besonders für Umgebungen mit hohem Transaktionsaufkommen wertvoll.

  • Kostenmanagement
    Neben den Einsparungen bei den direkten Kosten für Material und Transaktionsgebühren reduzieren automatisierte Systeme auch die indirekten Kosten, die mit Fehlerkorrekturen, finanziellen Verzögerungen und dem Zeitaufwand für manuelle Prozesse verbunden sind. Im Laufe der Zeit können diese Einsparungen beträchtlich sein und Kapital für Investitionen in anderen Bereichen des Unternehmens freisetzen.

  • Liquiditätsoptimierung
    Durch die präzise Steuerung des Zahlungszeitpunkts unterstützen automatisierte Systeme Unternehmen bei der Optimierung ihrer Liquidität. Dies verbessert das Liquiditätsmanagement, da die Unternehmen fundierte Entscheidungen über kurzfristige Investitionen und Kreditaufnahmen treffen können.

  • Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen
    Automatisierte Zahlungssysteme verfügen in der Regel über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, die vor Betrug und Diebstahl schützen. Dazu können Multifaktorauthentifizierung, Verschlüsselung, Tokenisierung und Anomalieerkennungssysteme gehören, die verdächtige Transaktionsaktivitäten identifizieren und stoppen.

  • Nutzerfreundlichkeit
    Mit automatisierten Zahlungen müssen sich Kundinnen und Kunden keine Fälligkeitstermine mehr merken und Zahlungen nicht mehr manuell einreichen. Auf diese Weise können Sie die Kundenbindung verbessern und die Zahl der Zahlungsverzögerungen verringern. Für Unternehmen sind automatisierte Zahlungen bei der Gehaltsabrechnung, bei der Bezahlung von Lieferanten und bei der Überweisung von Steuern praktisch – alles kann im Voraus geplant und fortlaufend ausgeführt werden.

  • Digitale Aufzeichnungen und Compliance
    Automatisierte Systeme erstellen digitale Aufzeichnungen für jede Transaktion und vereinfachen so die Einhaltung von Finanzvorschriften und Steuergesetzen. Umfassende digitale Aufzeichnungen erleichtern Audits und können bei Finanzprüfungen von unschätzbarem Wert sein.

  • Kundenvertrauen und Kundenzufriedenheit
    Automatisierte Zahlungsoptionen können die Kundenerfahrung verbessern und durch eine zuverlässige und kontinuierliche Zahlungsabwicklung Vertrauen schaffen. Dies ist besonders wichtig bei abonnementbasierten Modellen, bei denen die einfache und zuverlässige Zahlungsabwicklung direkt mit der Kundenbindung verknüpft ist.

  • Nachhaltige Verfahren
    Durch die Abschaffung papierbasierter Verfahren und die Verringerung des Bedarfs an physischen Transporten tragen automatisierte Zahlungssysteme zu den Nachhaltigkeitszielen eines Unternehmens bei.

  • Globale Skalierbarkeit
    Für Unternehmen, die in mehreren Märkten tätig sind, bieten automatisierte Zahlungssysteme eine skalierbare Lösung für die Abwicklung von Transaktionen in verschiedenen Währungen und in unterschiedlichen aufsichtsrechtlichen Umgebungen. Diese globale Skalierbarkeit ist für Unternehmen, die ihre Marktpräsenz erweitern und gleichzeitig die betriebliche Komplexität minimieren möchten, von entscheidender Bedeutung.

Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierten Zahlungssystemen

Automatisierte Zahlungssysteme bringen besondere Herausforderungen mit sich. Ihr Zahlungssystem sollte Ihren aktuellen Anforderungen gerecht werden, aber auch flexibel genug sein, um zukünftige Änderungen in Ihrem Unternehmen zu bewältigen. Dazu müssen Sie zunächst wissen, welche Herausforderungen Sie erwarten:

  • Systemintegration
    Die Integration neuer Zahlungslösungen in bestehende Finanzsysteme kann komplex sein. Dieser Vorgang erfordert eine sorgfältige Planung, qualifizierte IT-Unterstützung und möglicherweise Änderungen an bestehenden Arbeitsabläufen.

  • Compliance und aufsichtsrechtliche Aspekte
    Finanztransaktionen sind gesetzlich stark geregelt und automatisierte Systeme unterliegen einer Vielzahl von Vorschriften, die von der jeweiligen Rechtsprechung abhängen. Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert ständige Wachsamkeit und kann mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden sein.

  • Sicherheitsrisiken
    Selbst mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen besteht immer noch das Risiko von Cyberangriffen oder Datenschutzverletzungen. Mit der zunehmenden Komplexität der Zahlungssysteme werden auch die Methoden der Cyberkriminellen immer ausgefeilter. Unternehmen müssen sich über die Best Practices zum Schutz sensibler Finanzdaten auf dem Laufenden halten.

  • Schulung und Akzeptanz der Nutzer/innen
    Die Akzeptanz neuer Systeme kann bei den Mitarbeitenden sowie Kundinnen und Kunden auf Widerstand stoßen, insbesondere wenn sie nicht nutzerfreundlich sind. Um die Akzeptanz der Nutzer/innen und eine ordnungsgemäße Verwaltung zu gewährleisten, sind umfangreiche Schulungen und Change-Management-Verfahren erforderlich.

  • Transaktionsfehler und angefochtene Zahlungen
    Auch bei automatisierten Systemen können Fehler auftreten. Fehlerhafte Zahlungen können zu Anfechtungen führen, deren Beilegung zeitaufwändig sein kann und möglicherweise die Kundenbeziehungen beeinträchtigt.

  • Betriebsstörungen
    Die Umstellung auf ein automatisiertes System kann den normalen Geschäftsbetrieb vorübergehend unterbrechen. Eine sorgfältige Planung ist erforderlich, um Ausfallzeiten zu minimieren und sicherzustellen, dass wichtige Zahlungsfunktionen während der Umstellung funktionsfähig bleiben.

  • Kosten
    Die Anfangskosten für die Einführung automatisierter Zahlungssysteme können hoch sein. Unternehmen müssen die Anfangsinvestition in Software und Hardware sowie die laufenden Kosten für Wartung, Updates und Sicherheit berücksichtigen.

  • Abhängigkeit vom Anbieter
    Die Abhängigkeit von Drittanbietern für die Zahlungsabwicklung kann zu Problemen führen, insbesondere wenn es beim Anbieter zu Ausfällen oder anderen Problemen kommt. Unternehmen müssen über Notfallpläne verfügen, um solche Situationen handhaben zu können.

  • Globale Probleme mit Transaktionen
    Für international tätige Unternehmen kann es kompliziert sein, mit mehreren Währungen, unterschiedlichen Transaktionsgebühren und grenzüberschreitenden Vorschriften umzugehen. Automatisierte Systeme sollten für diese Komplexität ausgelegt sein.

  • Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes
    Mit dem Aufkommen von Datenschutzgesetzen wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen besonders vorsichtig sein, wie sie mit Kundendaten umgehen. Automatisierte Zahlungssysteme müssen diesen Gesetzen entsprechen, was sich als komplexe und kontinuierliche Aufgabe erweisen kann.

Einrichten eines automatisierten Zahlungssystems

Stellen Sie bei der Einrichtung eines automatisierten Zahlungssystems für Ihr Unternehmen sicher, dass das System Ihre betrieblichen Anforderungen, Ihre Sicherheitsanforderungen und alle relevanten Finanzvorschriften erfüllt. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über diesen Vorgang:

  • Bewertung der Anforderungen: Beginnen Sie mit einer gründlichen Bewertung des Zahlungsbedarfs Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie das Transaktionsvolumen, die Zahlungsarten (z. B. Anbieterzahlungen, Gehaltsabrechnungen, Kundentransaktionen) und alle spezifischen Branchenanforderungen. So können Sie den Umfang und die Art des benötigten Systems bestimmen.

  • Marktforschung: Führen Sie Marktforschung über verfügbare Zahlungssysteme durch, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Achten Sie auf Funktionen, Kosten, Nutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen und den Ruf des Anbieters. Es ist auch ratsam, sich bei Kolleginnen und Kollegen oder Branchenverbänden nach Empfehlungen umzusehen.

  • Auswahl des Anbieters: Wählen Sie einen Anbieter basierend auf Ihren Recherchen aus. Achten Sie nicht nur auf das Produkt, sondern auch auf den Kundenservice, den Support und die Erfolgsbilanz des Anbieters in Bezug auf Aktualisierungen und die Lösung von Problemen.

  • Aufsichtsrechtliche Compliance: Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte System alle relevanten Finanzvorschriften erfüllt, insbesondere die Vorschriften zum Datenschutz und zur Betrugsprävention. Möglicherweise müssen Sie dazu Rechtsexpertinnen oder -experten hinzuziehen.

  • Planung der Integration: Planen Sie die Integration des neuen Systems in Ihre bestehende Finanz- und IT-Infrastruktur. Dabei kann es sich um Software, cloudbasierte Dienste oder Point-of-Sale-Hardware handeln.

  • Sicherheitsmaßnahmen: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung oder einer/einem externen Sicherheitsberater/in zusammen, um die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Multifaktorauthentifizierung.

  • Tests: Bevor Sie das System in Betrieb nehmen, testen Sie es gründlich mit einer Reihe von Transaktionen, um sicherzustellen, dass es korrekt und sicher funktioniert. Beseitigen Sie alle auftretenden Probleme und wiederholen Sie den Test bei Bedarf.

  • Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System. Die Schulung sollte die Handhabung des täglichen Betriebs, die Überwachung von Sicherheitsprotokollen und die Behebung allgemeiner Probleme umfassen.

  • Onboarding von Kundschaft und Lieferanten: Wenn sich Ihr automatisiertes Zahlungssystem auf Kundinnen und Kunden oder Anbieter auswirkt, entwickeln Sie einen Plan für deren Einbindung. Dazu kann das Verfassen von Anweisungen zur Einrichtung von Konten, zur Autorisierung von Zahlungen und zum Verständnis neuer Abrechnungszyklen gehören.

  • Bereitstellung: Sobald die Tests abgeschlossen und alle Beteiligten geschult sind, führen Sie das neue System ein. Ein schrittweiser Ansatz, der mit einer kleineren Gruppe beginnt, bevor er auf alle Nutzer/innen ausgeweitet wird, kann die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb minimieren.

  • Überwachung und Support: Nach der Bereitstellung überwachen Sie die Transaktionen kontinuierlich auf Probleme und bieten den Kundinnen und Kunden fortlaufenden Support. Stellen Sie sich darauf ein, Probleme umgehend anzusprechen und zu lösen.

  • Bewertung und Anpassung: Bewerten Sie die Leistung des Systems regelmäßig. Sammeln Sie Feedback von Nutzerinnen und Nutzern und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz und die Kundenerfahrung zu verbessern.

  • Aufrechterhaltung der Compliance: Halten Sie das System mit den neuesten Sicherheitspatches und gesetzlichen Änderungen auf dem neuesten Stand. Regelmäßige Audits können sicherstellen, dass das System gesetzeskonform und sicher bleibt.

Best Practices für automatisierte Zahlungssysteme

Die Anwendung von Best Practices für automatisierte Zahlungssysteme ist notwendig, um eine positive Kundenerfahrung zu gewährleisten und Ihre internen Prozesse reibungslos und mit so wenig unnötigen Kosten und Schwachstellen wie möglich ablaufen zu lassen. Zu diesen Best Practices gehören die folgenden Verfahren:

  • Aktualisieren Sie die Software regelmäßig: Halten Sie die Software Ihres Zahlungssystems auf dem neuesten Stand. Neue Versionen enthalten oft Patches für Sicherheitslücken, die seit der letzten Aktualisierung entdeckt wurden.

  • Verwenden Sie zuverlässige Authentifizierungsmethoden: Schützen Sie Ihr System mit sicheren Authentifizierungsverfahren. Lassen Sie es nicht bei einfachen Passwörtern bewenden und implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die eine zweite Form der Verifizierung erforderlich macht.

  • Überwachen Sie Transaktionen rigoros: Verfolgen Sie Transaktionen sorgfältig, um ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Automatisierte Systeme können Anomalien erkennen, aber die Überwachung durch Menschen kann feststellen, ob es sich um Fehlalarme oder echte Probleme handelt.

  • Bilden Sie Ihr Team aus: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team weiß, wie man das Zahlungssystem benutzt, und dass es über gängige Betrugsverfahren oder Sicherheitsbedrohungen Bescheid weiß. Regelmäßige Schulungen können alle Beteiligten über die neuesten Sicherheitspraktiken auf dem Laufenden halten.

  • Erstellen Sie einen Reaktionsplan: Wenn etwas nicht richtig läuft, müssen Sie in der Lage sein, schnell zu reagieren. Erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit Sicherheitsverletzungen, einschließlich der Frage, wer zu benachrichtigen ist und welche Schritte zur Eindämmung des Problems zu unternehmen sind.

  • Sichern Sie Ihre Daten: Sichern Sie regelmäßig die Daten Ihres Zahlungssystems. Im Falle eines Systemausfalls oder eines Cyberangriffs benötigen Sie Back-ups, um verlorene Informationen wiederherzustellen.

  • Wählen Sie zuverlässige Partner: Arbeiten Sie mit Banken und Finanzinstituten zusammen, die für ihre Zuverlässigkeit und ihren Kundenservice bekannt sind. Wenn Sie auf Probleme stoßen, benötigen Sie einen Partner, der reaktionsschnell und hilfsbereit ist.

  • Achten Sie auf die Einhaltung der Compliance: Informieren Sie sich über die aufsichtsrechtlichen Bestimmungen, die Ihr Zahlungssystem betreffen, und stellen Sie sicher, dass Sie diese erfüllen. Dazu können Finanzvorschriften, Datenschutzgesetze und Branchenstandards gehören.

  • Überprüfung und Audit: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zahlungsprozesse, um sicherzustellen, dass sie Ihrem Unternehmen noch immer einen effektiven Nutzen bringen und nicht veraltet sind.

  • Bieten Sie einen hervorragenden Kundenservice: Automatisierte Systeme können für Kundinnen und Kunden mitunter frustrierend sein, weil sie sich nicht zurechtfinden. Geben Sie klare Anweisungen für die Nutzung und halten Sie sich bereit, um bei Bedarf zu unterstützen.

  • Ermutigen Sie zu Feedback: Hören Sie sich das Feedback von Kundinnen und Kunde sowie Mitarbeitenden an. Sie könnten Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, die Sie nicht bedacht haben.

  • Planen Sie für Ausfallzeiten: Manchmal fallen Systeme aus. Erstellen Sie einen Plan, wie Sie Zahlungen abwickeln, wenn Ihr automatisiertes System vorübergehend nicht verfügbar ist.

Wie strikt oder locker Sie sich an diese Best Practices halten, wird sich darauf auswirken, wie sehr Ihr Unternehmen von der Zahlungsautomatisierung profitiert – und wie gut Sie möglichen Herausforderungen ausweichen können. Durchdachte Details bei der Automatisierung des Zahlungsverkehrs schaffen ein stärkeres, zuverlässigeres Unternehmen.

So kann Stripe Sie unterstützen

Für die meisten Unternehmen hängt die erfolgreiche Implementierung und Verwaltung ihres automatisierten Zahlungssystems davon ab, dass sie über die richtigen Zahlungsanbieter verfügen. So ist beispielsweise die gesamte Suite der Zahlungslösungen von Stripe mit automatisierten Zahlungsstrategien kompatibel, und zwar unabhängig davon, ob dies Ihr gesamtes Zahlungssystem oder nur einen Teil davon umfasst. Stripe unterstützt die Automatisierung des Zahlungsverkehrs für Unternehmen durch ein umfangreiches Angebot an Funktionen und Produkten, die so angepasst sind, dass die Effizienz maximiert und manuelle Eingriffe reduziert werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Abwicklung mit Stripe funktioniert:

  • Umfassende Zahlungsabwicklung
    Stripe automatisiert die gesamte Zahlungsabwicklung, vom Akzeptieren verschiedener Zahlungsformen – einschließlich Karten und Digital Wallets – bis hin zur korrekten Abrechnung der Gelder auf dem Bankkonto des Unternehmens. Diese Automatisierung ist wichtig für Unternehmen, die skalieren und gleichzeitig ihren Verwaltungsaufwand minimieren möchten.

  • Abonnementdienste und Abrechnung
    Mit Stripe Billing automatisieren Unternehmen ihre wiederkehrenden Rechnungen, Abonnements und Rechnungsstellung. Sie können komplexe Abrechnungsszenarien einrichten, wie beispielsweise gestaffelte Preise oder nutzungsabhängige Abrechnungen, die Stripe automatisch verwaltet und bei Bedarf die Abrechnungszyklen und -beträge anpasst.

  • Steuerverarbeitung
    Stripe Tax automatisiert die Berechnung von Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer (VAT) für jede Transaktion. Dies vermeidet manuelle Steuerberechnungen und hält Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung von Steuervorschriften auf dem Laufenden.

  • Umsatzsicherung
    Stripe hilft dabei, den Dunning-Prozess zu automatisieren und versucht, fehlgeschlagene Zahlungen durch Smart Retries wieder einzuziehen. Auch die Aktualisierung der Zahlungsinformationen wird für die Kundschaft vereinfacht.

  • Finanzberichterstattung und Compliance
    Stripe automatisiert die Finanzberichterstattung und Compliance-Aufgaben, wie beispielsweise die Umsatzrealisierung und die Berichterstattung. Mit Tools wie Stripe Sigma können Unternehmen automatisch Finanzberichte erstellen und Einblicke in ihre Daten gewinnen, was zu einer fundierten Entscheidungsfindung beitragen kann.

  • Globale Reichweite mit lokalisierten Zahlungen
    Stripe unterstützt die Verarbeitung von Globalen Zahlungen, indem es automatisch Transaktionen in mehreren Währungen abwickelt und sich an lokale Zahlungsmethoden hält, sodass die Komplexität von internationalen Verkäufen reduziert wird.

Erfahren Sie mehr über die automatisierten Zahlungsmöglichkeiten von Stripe.

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