Com sistemas de pagamento automatizados, pessoas físicas e empresas transferem dinheiro de uma conta para outra sem troca de moeda física ou processamento manual. Esses sistemas eletrônicos podem processar transações quase imediatas. São utilizados para diversas finalidades, como pagamento de contas, salários e faturas de fornecedores, bem como compras de clientes.

A tecnologia desses sistemas envolve computadores e software que executam instruções de pagamento quando determinadas condições são atendidas. Por exemplo, uma empresa pode configurar pagamentos automatizados para despesas recorrentes. O sistema envia dinheiro automaticamente para o destinatário designado em intervalos definidos.

De acordo com o Relatório Global de Pagamentos da McKinsey de 2023, as receitas globais de pagamentos aumentaram 11% em 2022, atingindo mais de US$ 2,2 trilhões. Esse crescimento resulta de uma série de fatores, inclusive novas soluções de pagamento automatizadas e digitais.

Mas, assim como outras tecnologias empresariais, os sistemas de pagamento automatizados têm complexidades que exigem planejamento e gerenciamento cuidadosos. A adoção de sistemas de pagamento automatizados tem muitas vantagens, mas também há riscos e vulnerabilidades a considerar. Veja abaixo como configurar um sistema de pagamentos automatizado para sua empresa, começar a usá-lo e implementar práticas recomendadas para protegê-lo.

Neste artigo:

• Tipos de sistemas de pagamento automatizados
  
• Principais componentes dos sistemas de pagamento automatizados
  
• Como funcionam os sistemas automatizados de pagamento?
  
• Vantagens dos sistemas de pagamento automatizados
  
• Desafios dos sistemas de pagamento automatizados
  
• Como configurar um sistema de pagamento automatizado
  
• Práticas recomendadas de sistemas de pagamento automatizados
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

Tipos de sistemas de pagamento automatizados

A tecnologia de pagamento é variada e dinâmica, e os sistemas de pagamento automatizados podem funcionar de várias maneiras. Cada tipo de sistema automatizado atende a um tipo específico de transação e às empresas e clientes que os utilizam. Existem sistemas automatizado para praticamente todos os tipos de transações. Visão geral de alguns dos tipos de sistemas automatizados:

• Transferência eletrônica de fundos (TEF)
  Transferências eletrônicas de fundos (EFTs) incluem muitos tipos de transferências digitais, inclusive wire transfers, débitos automáticos e cheques eletrônicos. EFTs movimentam valores de uma conta para outra eletronicamente, sem precisar de papel-moeda.

• Depósito direto
  Os empregadores costumam usar esse método para depositar automaticamente os salários nas contas bancárias dos funcionários. Também é usado para distribuir vantagens como aposentadorias ou previdência social.

• Débito automático
  Pagamentos por débito automático permitem que terceiros retirem fundos diretamente da conta bancária de um indivíduo, normalmente para pagamentos de contas ou assinaturas. O titular da conta concede permissão para que o terceiro debite o valor necessário a cada mês.

• Serviços de pagamento online
  Essas plataformas permitem enviar e receber dinheiro online. Eleas podem ser usados para transferências pessoais, como enviar dinheiro para amigos ou familiares, ou para transações comerciais, como pagamento de bens e serviços.

• Sistemas de pagamento móveis
  Com o uso generalizado de smartphones, pagamentos móveis têm se tornado cada vez mais populares. Esses sistemas incluem carteiras digitais que permitem aos clientes fazer pagamentos por aproximação ou ler com o celular, e outros aplicativos que armazenam dados de pagamento.

• Automated Clearing House (ACH)
  A rede ACH processa transações em lote, como folha de pagamento, pagamentos de fornecedores e contas de serviços públicos, nos Estados Unidos. É conhecida pelas tarifas reduzidas, sendo preferida por muitas empresas.

• Cartões de cobrança e cartões de crédito
  Com esses cartões, os clientes podem fazer compras ou saques até um determinado limite. Eles precisam pagar esse empréstimo, muitas vezes com juros.

• Sistemas de ponto de venda (POS)
  Usados por varejistas, os sistemas de POS processam pagamentos de clientes quando eles estão fazendo uma compra. Sistemas de POS modernos podem processar diferentes formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, e inclusive pagamentos móveis.

• Pagamentos por aproximação
  Pagamentos por aproximação com identificação por radiofrequência (RFID) ou tecnologia de comunicação de campo próximo (NFC) para pagar com segurança aproximando o cartão ou dispositivo inteligente de uma máquina, sem inserir o cartão ou fornecer uma assinatura.

• Pagamentos em criptomoedas
  São moedas digitais ou virtuais que usam criptografia para segurança. Os pagamentos são feitos ponto a ponto, sem uma autoridade central de processamento.

Cada um desses sistemas tem seu próprio conjunto de protocolos, medidas de segurança e usos. Eles estão em constante evolução, adicionando novos recursos para atender às demandas de clientes e empresas.

Principais componentes dos sistemas de pagamento automatizados

Apesar da variação entre os sistemas de pagamento automatizados, vários dos principais componentes são semelhantes:

• Iniciação de transação
  O início da transação é o início do processo de pagamento, quando uma pessoa física ou jurídica decide transferir fundos. Pode ser uma ação pontual, como um cliente comprar um item online, ou uma instrução recorrente, como configurar um pagamento de conta mensal.

• Gateways de pagamento
  Gateways de pagamento são intermediários para transações online. Eles capturam dados de pagamento do cliente e os enviam ao processador de pagamentos.

• Processadores de pagamentos
  Processadores de pagamento verificam e processam transações. Eles verificam se o pagador tem fundos suficientes, autorizam a transação e se comunicam com os bancos do cliente e da empresa.

• Redes bancárias
  Esses são os sistemas que os bancos usam para se comunicar uns com os outros. Eles transferem informações e fundos entre bancos.

• Contas de comerciantes
  As empresas precisam dessas contas bancárias especializadas para receber dinheiro de transações de cartão de crédito e débito. Os fundos são depositados em uma conta de comerciante antes de serem transferidos para a conta bancária principal da empresa.

• Protocolos de segurança
  As medidas de segurança protegem os dados das transações e evitam o acesso não autorizado. Podem incluir criptografia, tokenização e conformidade com os padrões de segurança do setor, como o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

• Autenticação do usuário
  Verificação da identidade da pessoa que inicia a transação. Pode ser feita com PINs, senhas, biometria e/ou autenticação multifator.

• Liquidação e compensação
  Esse processo envolve a reconciliação dos detalhes da transação entre os bancos do pagador e do beneficiário, a transferência dos fundos e o repasse ao destinatário pretendido.

• Sistemas de resolução de litígios
  Esses sistemas gerenciam divergências ou problemas como transações não autorizadas ou erros no valor transferido.

• Interface de usuário
  Esta é a parte do sistema com a qual os clientes interagem. Ela precisa ser simples, permitir que os clientes insiram facilmente os detalhes de pagamento e mostrar o status da transação.

• Manutenção de registros
  Os sistemas de pagamento automatizados mantêm registros de todas as transações. Eles são necessários para contabilidade, conformidade jurídica e histórico de transações para empresas e clientes.

Cada componente deve trabalhar em conjunto para que os pagamentos sejam processados com rapidez, precisão e segurança.

Como funcionam os sistemas de pagamento automatizados?

Os sistemas de pagamento automatizados simplificam o processo de movimentação de dinheiro entre uma parte e outra. Esses sistemas envolvem uma orquestração complexa de elementos técnicos e operacionais que trabalham juntos para criar transações suaves, seguras e rápidas. Veja como funcionam:

Processo de pagamento

• Início do pagamento: aqui a transação começa. Por exemplo, o cliente decide fazer uma compra online. Ele inserem os dados de pagamento no site da empresa ou aplicativo, que envia esses dados para o gateway de pagamentos.

• Gateways de pagamentos: fazem a ponte entre a empresa e o processador de pagamentos. Eles criptografam e encaminham os dados ao processador de pagamentos de forma segura.

• Processadores de pagamentos: os processadores de pagamentos validam os dados. Eles verificam se a conta do pagador tem fundos ou crédito suficientes e aprovam ou recusam a transação com base nessas informações. Seu papel na detecção e prevenção de fraudes é importante.

• Redes bancárias e intermediários: depois de aprovada, a transação passa pelas redes bancárias, com comunicação entre o banco do pagador e o do beneficiário. Os intermediários podem ser bandeiras como Visa ou Mastercard para transações com cartão ou redes ACH para transferências bancárias.

• Liquidação e conciliação: os fundos são transferidos do banco do pagador para o banco do beneficiário. Esse processo também envolve a conciliação dos detalhes da transação entre as duas partes e a garantia de registros precisos.

• Gerenciamento de contas de clientes: durante todo esse processo, sistemas automatizados gerenciam contas de clientes, rastreiam transações e saldos e fornecem recibos digitais.

Aspectos técnicos

• Protocolos de segurança
  Medidas de segurança são fundamentais para proteger dados confidenciais. Criptografia, tokenização e aderência a padrões de segurança como o PCI DSS podem evitar violações de dados e fraudes.

• Integração de APIs
  Os sistemas de pagamento automatizados normalmente usam interfaces de programação de aplicativos (APIs) para integrar várias instituições financeiras e prestadores de serviços. Assim, vários sistemas podem se comunicar de forma eficaz e segura.

• Gerenciamento e análise de dados
  Sistemas de pagamento automatizados armazenam grandes quantidades de dados de transações. A análise desses dados ajuda a entender o comportamento do cliente, gerenciar riscos e melhorar os serviços.

• Escalabilidade e confiabilidade
  Os sistemas gerenciam grandes volumes de transações com segurança, e usam ampla infraestrutura de servidores, algoritmos de processamento eficientes e planos de contingência para tempos de inatividade do sistema.

Experiência do cliente

• Interface de usuário
  A interação desses sistemas com o cliente intuitiva e fácil de navegar, com instruções claras, resposta rápida e um processo de checkout tranquilo.

• Atendimento ao cliente
  O atendimento ágil ao cliente desses sistemas é importante para resolver consultas e problemas e manter a confiança.

• Transparência e comunicação
  Manter os clientes informados sobre o status de suas transações e quaisquer problemas que surjam é essencial para sistemas de pagamento automatizados e eficientes. Isso exige notificações em tempo real e fácil acesso a históricos de transações.

Vantagens dos sistemas de pagamento automatizados

Com a expectativa de que o valor global das transações de pagamentos digitais atinja quase US$ 14,8 trilhões até 2027, a infraestrutura de pagamentos nunca foi tão importante. A automação de sistemas de pagamento tem muitos vantagens, desde que feita forma intencional e ponderada. Algumas vantagens:

• Eficiência operacional
  A automação do processo de pagamento dinamiza as operações, reduzindo o trabalho manual necessário para a entrada de dados e a reconciliação. Com integração de sistemas de pagamento com softwares contábeis, os relatórios financeiros acontecem em tempo real para permitir a tomada de decisões estratégicas e ágeis.

• Precisão financeira
  A automação minimiza erros humanos em transações financeiras. Algoritmos sofisticados garantem que os pagamentos sejam processados no valor correto e enviados aos destinatários corretos. Essa precisão é particularmente valiosa em ambientes com muitas transações.

• Gestão de custos
  Além de economizar nos custos diretos de materiais e taxas de transação, os sistemas automatizados reduzem os custos indiretos associados à correção de erros, atrasos financeiros e tempo gasto em processos manuais. Com o tempo, essas economias podem ser substanciais, liberando capital para investimento em outras áreas do negócio.

• Otimização da liquidez
  Sistemas automatizados controlam com precisão o cronograma de pagamentos e ajudam as empresas a otimizar sua liquidez. Isso melhora a gestão de caixa, uma vez que as empresas podem tomar decisões informadas sobre investimentos e empréstimos de curto prazo.

• Medidas de segurança reforçadas
  Sistemas de automação de pagamentos normalmente têm recursos avançados de segurança que protegem contra fraudes e roubo. Algumas delas: autenticação multifator, criptografia, tokenização e sistemas de detecção de anomalias que identificam e interrompem atividades de transações suspeitas.

• Conveniência para o usuário
  Com pagamentos automáticos, os clientes não precisam mais se lembrar de datas de vencimento e enviar pagamentos manualmente. Isso pode melhorar a retenção de clientes e reduzir o número de pagamentos atrasados. Para as empresas, os pagamentos automatizados são convenientes para folha de pagamento, pagamentos de fornecedores e remessas de impostos, que podem ser agendados com antecedência e executados de forma consistente.

• Registro digital e conformidade
  Sistemas automatizados criam registros digitais para cada transação, simplificando a conformidade com regulamentos financeiros e legislação tributária. Manter registros digitais completos facilita as auditorias e ajuda muito as revisões financeiras.

• Confiança e satisfação do cliente
  Opções automáticas de pagamento podem melhorar a experiência do cliente, gerando confiança por meio de um processamento de pagamentos confiável e estável. Isso é particularmente importante em modelos de assinatura em que a facilidade e a confiabilidade do processamento de pagamentos estão diretamente ligados à retenção de clientes.

• Práticas sustentáveis
  Ao eliminar processos em papel e reduzir a necessidade de transporte físico, os sistemas de pagamento automatizados contribuem para as metas de sustentabilidade de uma organização.

• Escala global
  Para empresas que operam em vários mercados, sistemas de pagamento automatizados fornecem uma solução escalável para transações em moedas e ambientes regulatórios diversos. Essa escalabilidade global é fundamental para empresas que desejam expandir seu alcance de mercado e minimizar a complexidade operacional.

Desafios dos sistemas de pagamento automatizados

Sistemas de pagamento automatizados têm desafios únicos. Seu sistema de pagamentos deve atender às suas necessidades atuais, mas também ser flexível o suficiente para gerenciar alterações futuras em seus negócios. Para começar, saiba quais desafios esperar:

• Integração de sistemas
  A integração de novas soluções de pagamento com sistemas financeiros legados pode ser complexa. Esse processo requer planejamento cuidadoso, suporte de TI qualificado e alterações nos fluxos de trabalho existentes.

• Conformidade e questões regulatórias
  As transações financeiras são altamente regulamentadas e os sistemas automatizados devem obedecer a uma infinidade de regras que variam de acordo com a jurisdição. O cumprimento destas normas exige uma vigilância constante e pode exigir muito trabalho administrativo.

• Riscos de segurança
  Mesmo aplicando medidas avançadas de segurança, ainda há risco de ataques cibernéticos ou violações de dados. À medida que os sistemas de pagamento se tornam mais sofisticados, o mesmo acontece com os métodos usados pelos cibercriminosos. As organizações precisam acompanhar as práticas recomendadas para proteger dados financeiros confidenciais.

• Treinamento e aceitação de usuários
  Funcionários e clientes podem resistir aos novos sistemas, especialmente se não forem fáceis de usar. Treinamento intensivo e práticas de gerenciamento de mudanças são necessários para garantir a aceitação e gestão adequadas.

• Erros de transação e contestações
  Mesmo com sistemas automatizados, erros podem ocorrer. Pagamentos incorretos podem gerar contestações, e a resolução dessas disputas pode ser demorada e prejudicar o relacionamento com os clientes.

• Interrupções operacionais
  A transição para um sistema automatizado pode interromper temporariamente as operações comerciais normais. É preciso planejar cuidadosamente para minimizar indisponibilidades e garantir a estabilidade das funções importantes de pagamento durante a transição.

• Custos
  Os custos iniciais para implementar sistemas de pagamento automatizados podem ser altos. As organizações devem considerar o investimento inicial em software e hardware, além dos custos contínuos de manutenção, atualizações e segurança.

• Dependência de fornecedores
  Depender de fornecedores externos para o processamento de pagamentos pode gerar desafios, especialmente se o sistema do fornecedor ficar indisponível. As organizações precisam ter planos de contingência para lidar com essas situações.

– Problemas globais de transações
Para empresas que operam internacionalmente, pode ser complicado gerir várias moedas, tarifas de transação e regulamentações internacionais. Os sistemas automatizados devem estar equipados para lidar com essas complexidades.

• Preocupações com a privacidade do cliente
  Com o surgimento de leis de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da Europa (GDPR), as empresas precisam ser particularmente cuidadosas com o tratamento de dados dos clientes. Sistemas de pagamento precisam cumprir essas leis, tarefa que pode ser complexa e contínua.
  

Como configurar um sistema de pagamentos automatizado

Ao configurar um sistema de pagamento automatizado para sua empresa, verifique se o sistema está alinhado com suas necessidades operacionais, seus requisitos de segurança e quaisquer regulamentações financeiras relevantes. Esta é uma visão geral do processo:

• Avaliação de necessidades: comece com uma avaliação completa das necessidades de pagamento da sua empresa. Considere o volume de transações, tipos de pagamentos (ex.: pagamentos de fornecedores, folha de pagamento, transações de clientes) e quaisquer requisitos específicos do setor. Isso ajuda a avaliar a escala e o tipo de sistema necessário.

• Pesquisa de mercado: realize pesquisas de mercado sobre sistemas de pagamento que atendam às necessidades do seu negócio. Analise recursos, custos, facilidade de uso, compatibilidade com sistemas existentes e reputação do fornecedor. Também é aconselhável pedir recomendações de colegas ou grupos do setor.

• Seleção de fornecedores: escolha considerando não só o produto, mas também o atendimento ao cliente, o suporte e o histórico de atualizações e solução de problemas do fornecedor.

• Conformidade regulatória: verifique se o sistema escolhido cumpre todos os regulamentos financeiros pertinentes, inclusive os de proteção de dados e prevenção de fraudes. Pode ser recomendável consultar advogados.

• Planejamento de integração: planeje a integração do novo sistema com sua infraestrutura financeira e de TI existente, como softwares, serviços em nuvem ou hardwares de ponto de venda.

• Medidas de segurança: colabore com seu departamento de TI ou um consultor de segurança externo para implementar as medidas de segurança necessárias, como criptografia, controles de acesso e autenticação multifator.

• Testes: antes de entrar em produção, teste minuciosamente se o sistema opera corretamente e com segurança, com várias transações. Resolva os problemas que surgirem e teste novamente conforme necessário.

• Treinamento: treine sua equipe para usar o novo sistema, inclusive gerenciamento de operações diárias, supervisão de protocolos de segurança e solução de problemas comuns.

• Onboarding de clientes e fornecedores: se o seu sistema de pagamento automatizado afetar clientes ou fornecedores, tenha um plano de onboarding, que pode incluir instruções escritas sobre configuração de contas, autorização de pagamentos e novos ciclos de faturamento.

• Implantação: assim que os testes forem concluídos e todas as partes forem treinadas, implemente o novo sistema. Implementar em fases, começando com um grupo menor, pode minimizar o impacto nas operações.

• Monitoramento e suporte: após a implantação, monitore problemas nas transações e forneça suporte contínuo aos clientes. Esteja preparado para resolver problemas prontamente.

• Avaliação e ajuste: avalie o desempenho do sistema regularmente. Receba feedback dos usuários e faça os ajustes necessários para melhorar a eficiência e a experiência do cliente.

• Manutenção da conformidade: atualize o sistema com patches de segurança e mudanças regulatórias. Auditorias regulares podem garantir a conformidade e segurança.

Práticas recomendadas para sistemas de pagamento automatizados

Empregar as melhores práticas para sistemas de pagamento automatizados é necessário para manter a experiência do cliente e suas operações internas otimizadas, com o mínimo possível de custos e vulnerabilidades. Práticas recomendadas:

• Atualização regular de softwares: mantenha o software do sistema de pagamentos atualizado. Versões novas costumam corrigir vulnerabilidades de segurança descobertas desde a última atualização.

• Use métodos de autenticação fortes: proteja seu sistema com práticas de autenticação fortes. Não se restrinja às senhas básicas; implemente a autenticação de dois fatores, que exige uma segunda forma de verificação.

• Monitore as transações rigorosamente: rastreie cuidadosamente as transações para detectar qualquer atividade incomum. Sistemas automatizados podem sinalizar anomalias, mas a supervisão humana pode distinguir alarmes falsos ou problemas genuínos.

• Eduque sua equipe: verifique se sua equipe sabe como usar o sistema de pagamentos e conhece os golpes ou ameaças à segurança mais comuns. Sessões de treinamento regulares atualizam a todos sobre as práticas de segurança mais recentes.

• Tenha um plano de resposta: se algo der errado, você precisa reagir rapidamente. Prepare um plano para violações de segurança, inclusive quem notificar e quais medidas tomar para conter o problema.

• Backup de dados: faça backup regularmente dos dados do seu sistema de pagamentos. Em caso de falha no sistema ou ataque cibernético, você precisa de backups para restaurar informações perdidas.

• Escolha parceiros confiáveis: trabalhe com bancos e instituições financeiras reconhecidos pela confiabilidade e atendimento ao cliente. Se você tiver problemas, é importante ter um parceiro responsivo e útil.

• Conformidade: mantenha-se informado sobre os requisitos regulatórios para seu sistema de pagamentos e verifique se estão sendo cumpridos. Podem ser regulamentos financeiros, leis de proteção de dados e padrões do setor.

• Revisão e auditoria: revise e audite periodicamente seus processos de pagamento para confirmar que eles continuam atendendo sua empresa com eficiência e não ficaram desatualizados.

• Prestar excelente serviço ao cliente: sistemas automatizados às vezes podem irritar o cliente durante a navegação. Forneça instruções claras de uso e esteja pronto para ajudar quando necessário.

• Incentive o feedback: ouça os comentários de clientes e funcionários. Eles podem identificar problemas ou melhorias que você não considerou.

• Planeje o que fazer em caso de indisponibilidade: às vezes, o sistema vai cair. Tenha um plano para gerenciar pagamentos se o sistema automatizado ficar temporariamente indisponível.

Seguir essas práticas recomendadas com mais ou menos rigor determina o quanto sua empresa vai aproveitar a automação de pagamentos e evitar dificuldades. Cuidar dos detalhes na automação de pagamentos deixará sua empresa mais forte e confiável.

Como a Stripe pode ajudar

Para a maioria das empresas, o sucesso ao implementar e gerenciar um sistema de pagamentos automatizado depende dos provedores de pagamentos. Por exemplo, o conjunto de soluções da Stripe é compatível com estratégias automatizadas, seja para todo o sistema de pagamentos ou apenas uma parte dele. A Stripe permite automação de pagamentos para empresas com um amplo conjunto de recursos e produtos, personalizados para maximizar a eficiência e diminuir a intervenção manual. Veja como isso acontece na Stripe:

• Processamento de pagamentos abrangente
  A Stripe automatiza toda a jornada de pagamento, da aceitação de várias formas de pagamento, inclusive cartões e carteiras digitais até a liquidação correta dos fundos na conta bancária da empresa. Essa automação é importante para empresas que desejam crescer e minimizar encargos administrativos.

• Serviços de assinatura e faturamento
  Com o Stripe Billing, as empresas automatizam suas cobranças recorrentes, assinaturas e faturamento. É possível configurar cenários de cobrança complexos, como preços escalonados ou cobrança por uso, e a Stripe gerencia tudo automaticamente, ajustando os ciclos e valores conforme necessário.

• Gestão tributária
  O Stripe Tax automatiza o cálculo do imposto sobre vendas e imposto sobre valor agregado (IVA) de cada transação. Isso evita o cálculo manual de impostos e mantém as empresas em conformidade fiscal.

• Recuperação de receitas
  A Stripe ajuda a automatizar o processo de cobrança, tentando recuperar pagamentos malsucedidos por meio de tentativas inteligentes. Além disso, os clientes podem atualizar os dados de pagamento.

• Relatórios financeiros e conformidade
  A Stripe automatiza tarefas de conformidade e relatórios financeiros, como reconhecimento de receitas e relatórios. Com ferramentas como o Stripe Sigma, basta gerar automaticamente relatórios financeiros e usar esses dados para tomar decisões mais embasadas.

• Alcance global com pagamentos localizados
  A Stripe faz processamento global de pagamentos com gerenciamento automático de transações em várias moedas e conformidade com formas de pagamento locais, reduzindo a complexidade das vendas internacionais.

Conheça as funções de automação de pagamentos da Stripe.