Die Automatisierung des Zahlungsverkehrs ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, Geld von einem Konto auf ein anderes zu übertragen, ohne dass ein physischer Umtausch oder eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist. Systeme zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs arbeiten elektronisch und können Transaktionen fast sofort abwickeln. Sie werden für verschiedene Zwecke eingesetzt, beispielsweise für Kundeneinkäufe und Zahlungen auf Rechnungen, Gehältern und Lieferantenrechnungen.

Laut dem McKinsey Global Payments Report 2023 sind die weltweiten Umsätze im Zahlungsverkehr zwischen 2018 und 2023 jährlich um 7 % auf mehr als 2,4 Billionen US-Dollar gestiegen. Dieses Wachstum ist auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen, darunter die Zunahme automatisierter und digitaler Zahlungslösungen.

Wie andere Geschäftstechnologien auch, weisen automatisierte Zahlungssysteme jedoch Komplexitäten auf, die eine sorgfältige Planung und Verwaltung erfordern. Die Einführung automatischer Zahlungssysteme bietet viele Vorteile, aber es gibt auch Risiken und Schwachstellen, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein automatisiertes Zahlungssystem für Ihr Unternehmen einrichten, es in Betrieb nehmen und Best Practices zu seinem Schutz implementieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Zahlungsautomatisierung?
  
• Arten von automatisierten Zahlungssystemen
  
• Wichtige Komponenten von automatisierten Zahlungssystemen
  
• Wie funktioniert die Zahlungsautomatisierung?
  
• Welche technischen Komponenten ermöglichen die Zahlungsautomatisierung?
  
• Vorteile der Zahlungsautomatisierung für Unternehmen
  
• Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierten Zahlungssystemen
  
• Einrichten eines automatisierten Zahlungssystems
  
• Best Practices für die Zahlungsautomatisierung
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Was ist Zahlungsautomatisierung?

Die Zahlungsautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Verwaltung des Zahlungsablaufs. Hinter den Kulissen führen Computer und Software Zahlungsanweisungen aus, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Ein Unternehmen könnte etwa automatisierte Zahlungen für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben einrichten. Das System sendet dann automatisch in festgelegten Intervallen Geld an die/den angegebene/n Empfänger/in.

Arten von automatisierten Zahlungssystemen

Die Zahlungstechnologie ist vielfältig und dynamisch und automatisierte Zahlungssysteme können auf verschiedene Weise funktionieren. Jede Art von automatisiertem System ist auf eine bestimmte Transaktionsart und die Unternehmen bzw. Kundinnen und Kunden zugeschnitten, die es nutzen. Hier finden Sie eine Übersicht über einige Arten von automatisierten Systemen:

• Elektronischer Geldtransfer (Electronic Funds Transfer; EFT): EFTs umfassen viele Arten von digitalen Geldüberweisungen, einschließlich Banküberweisungen, Lastschriftverfahren und elektronische Schecks. Sie übertragen Geld elektronisch von einem Konto auf ein anderes, ohne dass Papiergeld erforderlich ist.

• Direkte Einzahlung: Arbeitgeber verwenden diese Methode häufig, um Löhne automatisch auf die Konten ihrer Mitarbeitenden einzuzahlen. Sie wird auch für die Auszahlung von Sozialleistungen wie Renten und Sozialversicherungsbeiträgen verwendet.

• Lastschriftverfahren: Beim Lastschriftverfahren kann ein Dritter Geld direkt vom Bankkonto einer Person abheben, in der Regel für die Begleichung von Rechnungen oder Abos. Die Kontoinhaberin/Der Kontoinhaber erteilt dem Dritten die Erlaubnis, jeden Monat den erforderlichen Betrag abzubuchen.

• Online-Zahlungsdienste: Diese Plattformen ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, online Geld zu senden und zu empfangen. Sie können für private Überweisungen (z. B. Geldsendungen an Freunde oder Familienangehörige) oder für geschäftliche Transaktionen (z. B. Bezahlung von Waren und Dienstleistungen) genutzt werden.

• Mobile Zahlungssysteme: Mit der zunehmenden Verbreitung von Smartphones werden mobile Zahlungen immer beliebter. Zu diesen Systemen gehören Digital Wallets, mit denen Kundinnen und Kunden Zahlungen durch Antippen oder Scannen über ihre Smartphones vornehmen können, sowie andere Apps, in denen Zahlungsinformationen gespeichert werden.

• Automated Clearing House (ACH): Das ACH-Netzwerk wickelt in den Vereinigten Staaten Massentransaktionen ab, beispielsweise Gehaltszahlungen, Lieferantenzahlungen und Versorgungsrechnungen. Es ist bekannt für seine niedrigen Transaktionsgebühren und daher für viele Unternehmen die bevorzugte Zahlungsmethode.

• Charge Cards und Kreditkarten: Mit diesen Karten können Kundinnen und Kunden bis zu einem bestimmten Limit Einkäufe tätigen oder Bargeld abheben. Sie müssen das geliehene Geld zurückzahlen, oft mit Zinsen.

• Point-of-Sale-Systeme (POS): POS-Systeme werden von Einzelhändlern verwendet und verarbeiten Zahlungen von Kundinnen und Kunden, wenn diese Einkäufe tätigen. Moderne POS-Systeme können verschiedene Zahlungsmethoden verarbeiten, darunter Kredit- und Debitkarten und sogar mobile Zahlungen.

• Kontaktloses Bezahlen: Beim kontaktlosen Bezahlen wird mithilfe von Radiofrequenz-Identifikation (RFID) oder Nahfeldkommunikation (NFC) sicher bezahlt, indem eine Karte oder ein Smart-Gerät an ein Lesegerät gehalten oder darüber gewischt wird – ohne dass eine Karte eingeführt oder eine Unterschrift geleistet werden muss.

• Zahlungen mit Kryptowährungen: Dies sind digitale oder virtuelle Währungen, die Kryptographie zur Sicherheit verwenden. Die Zahlungen erfolgen als Peer-to-Peer-Überweisungen ohne zentrale Verarbeitungsinstanz.

Jedes dieser Systeme verfügt über eigene Protokolle, Sicherheitsmaßnahmen und Verwendungszwecke. Sie werden ständig weiterentwickelt und um neue Funktionen erweitert, um den sich wandelnden Anforderungen von Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen gerecht zu werden.

Wichtige Komponenten von automatisierten Zahlungssystemen

Trotz der Unterschiede zwischen den automatisierten Zahlungssystemen sind viele wichtige Komponenten ähnlich:

• Transaktionsauslösung:Die Transaktionsauslösung ist der Beginn des Zahlungsvorgangs, wenn eine Einzelperson oder ein Unternehmen beschließt, Gelder zu überweisen. Dabei kann es sich um eine einmalige Aktion handeln (z. B. eine Kundin/ein Kunde, der einen Artikel online kauft) oder um eine wiederkehrende Anweisung (z. B. die Einrichtung einer monatlichen Rechnungszahlung).

• Payment Gateways: Payment Gateways fungieren als Vermittler für Online-Transaktionen. Sie erfassen die Zahlungsdaten der Kundin/des Kunden und leiten diese an den Zahlungsabwickler weiter.

• __ Zahlungsabwickler:__ Zahlungsabwickler überprüfen und verarbeiten Transaktionen. Sie prüfen, ob der Zahler über ausreichende Mittel verfügt, autorisieren die Transaktion und kommunizieren mit den Banken der Kundinnen und Kunden bzw. des Unternehmens.

• Bankennetzwerke: Dies sind die Systeme, die Banken zur Kommunikation untereinander verwenden. Sie übertragen Informationen und Gelder zwischen den Banken.

• Händlerkonten: Unternehmen benötigen diese speziellen Bankkonten, um Geld aus Kredit- und Debitkartentransaktionen zu empfangen. Die Gelder werden zunächst auf ein Händlerkonto eingezahlt, bevor sie auf das Hauptbankkonto des Unternehmens übertragen werden.

• Sicherheitsprotokolle: Durch den Einsatz von Sicherheitsmaßnahmen können Transaktionsdaten geschützt und unbefugter Zugriff verhindert werden. Dazu gehören Verschlüsselung, Tokenisierung und Compliance mit Sicherheitsstandards der Branche wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Benutzerauthentifizierung: Hierbei wird die Identität der Person überprüft, die die Transaktion initiiert hat. Zu den Methoden gehören persönliche Identifikationsnummern (PINs), Passwörter, biometrische Daten und Multifaktor-Authentifizierung.

• Zahlungsabwicklung und Clearing: Dieser Prozess beinhaltet das Abgleichen der Transaktionsdaten zwischen der Bank des Zahlers und der des Zahlungsempfängers, die Übertragung der Gelder und die Auszahlung an die/den vorgesehene/n Empfänger/in.

• Systeme zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen: Diese Systeme behandeln alle auftretenden Unstimmigkeiten oder Probleme, wie z. B. nicht autorisierte Transaktionen und Fehler bei den übertragenen Beträgen.

• Nutzeroberfläche: Dies ist der Teil des Systems, mit dem Kundinnen und Kunden interagieren. Es muss einfach zu bedienen sein, den Kundinnen und Kunden die einfache Eingabe von Zahlungsdaten ermöglichen und den Transaktionsstatus anzeigen.

• Aufbewahrung von Unterlagen: Automatisierte Zahlungssysteme speichern alle Transaktionen. Die Aufzeichnungen sind für die Buchhaltung und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften erforderlich und dienen sowohl Unternehmen als auch Kundinnen und Kunden als Transaktionshistorie.

Jede Komponente muss reibungslos zusammenarbeiten, damit Zahlungen schnell, genau und sicher abgewickelt werden.

Wie funktioniert die Zahlungsautomatisierung?

Die Zahlungsautomatisierung vereinfacht den Prozess des Geldtransfers von einer Partei zur anderen. Sie umfasst eine komplexe Koordination technischer und betrieblicher Elemente, die zusammenwirken, um reibungslose, sichere und schnelle Transaktionen zu ermöglichen. So funktioniert der Zahlungsprozess:

1. Initiierung: Hier beginnt die Transaktion. Eine Kundin bzw. ein Kunde entscheidet sich beispielsweise für einen Online-Kauf. Sie/Er gibt ihre/seine Zahlungsdaten auf der Website oder in der App des Unternehmens ein, die diese Informationen dann an das Payment Gateway weiterleitet.

2. Payment Gateways: Diese fungieren als Brücke zwischen dem Unternehmen und dem Zahlungsabwickler. Sie verschlüsseln die Zahlungsdaten und leiten sie auf sichere Weise an den Zahlungsabwickler weiter.

3. Zahlungsabwickler: Zahlungsabwickler validieren die Zahlungsdaten. Sie prüfen, ob das Konto des Zahlers über ausreichend Guthaben oder Kredit verfügt und genehmigen oder lehnen die Transaktion auf der Grundlage dieser Informationen ab. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Betrugsprävention .

4. Bankennetzwerke und Zwischenhändler: Sobald die Transaktion genehmigt ist, wird sie über Bankennetzwerke abgewickelt. Dies beinhaltet die Kommunikation zwischen der Bank des Zahlers und der des Zahlungsempfängers. Zu den Zwischenhändlern zählen Netzwerke wie Visa und Mastercard für Kartentransaktionen und ACH-Netzwerke für direkte Banküberweisungen.

5. Zahlungsabwicklung und Abgleich: Die Gelder werden von der Bank der/des Zahlungspflichtigen an die Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers überwiesen. Dieser Prozess schließt auch den Abgleich der Transaktionsdetails zwischen den beiden Parteien und die Sicherstellung einer genauen Aufzeichnung ein.

6. Verwaltung von Kundenkonten: Während dieses Prozesses verwalten automatisierte Systeme die Kundenkonten, verfolgen Transaktionen und Kontostände, bearbeiten Rechnungen und stellen digitale Zahlungsbelege aus.

Welche technischen Komponenten ermöglichen die Zahlungsautomatisierung?

Dies sind die Komponenten, die automatisierte Zahlungen ermöglichen und sichern:

• Sicherheitsprotokolle: Sicherheitsmaßnahmen sind für den Schutz sensibler Daten von entscheidender Bedeutung. Verschlüsselung, Tokenisierung und die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie PCI DSS können Datenschutzverletzungen und Betrug verhindern.

• Integration von APIs:Automatisierte Zahlungssysteme verwenden häufig APIs, um sich mit verschiedenen Finanzinstituten und Dienstleistern zu verbinden. Dadurch können verschiedene Systeme effektiv und sicher miteinander kommunizieren.

• Datenverwaltung und -analyse: Automatisierte Zahlungssysteme speichern riesige Mengen an Transaktionsdaten. Die Einsicht in diese Daten ermöglicht es Unternehmen, das Verhalten ihrer Kundinnen und Kunden zu analysieren und zu verstehen, Risiken zu managen und ihre Dienstleistungen zu verbessern.

• Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit: Diese Systeme können hohe Transaktionsvolumen zuverlässig verarbeiten. Dies erfordert eine umfangreiche Serverinfrastruktur, effiziente Verarbeitungsalgorithmen und Notfallpläne für Systemausfälle.

Diese Komponenten prägen das Kundenerlebnis:

• Nutzeroberfläche: Der kundenorientierte Aspekt dieser Systeme muss intuitiv und einfach zu bedienen sein. Das bedeutet, klare Anweisungen bereitzustellen, Reaktionszeiten zu verkürzen und den Bezahlvorgang reibungsloser zu gestalten.

• Kundensupport: Ein reaktionsschneller Kundenservice dieser Systeme ist wichtig für die Bearbeitung von Anfragen, die Lösung von Problemen und die Aufrechterhaltung des Vertrauens.

• Transparenz und Kommunikation: Für effiziente automatisierte Zahlungen ist es wichtig, Kundinnen und Kunden über den Status ihrer Transaktionen und etwaige Probleme auf dem Laufenden zu halten. Dazu gehören Echtzeitbenachrichtigungen und ein einfacher Zugriff auf Transaktionshistorien.

Vorteile der Zahlungsautomatisierung für Unternehmen

Da der Transaktionswert des globalen Marktes für digitale Zahlungen bis 2030 voraussichtlich auf nahezu 38,07 Billionen US-Dollar steigen wird, ist die Zahlungsinfrastruktur wichtiger denn je. Die Automatisierung Ihrer Zahlungssysteme hat viele Vorteile, sofern Sie dabei bewusst und überlegt vorgehen. Hier sind einige davon:

• Operative Effizienz: Die Automatisierung des Zahlungsprozesses vereinfacht die Abläufe und reduziert den manuellen Aufwand für die Dateneingabe und den Abgleich. Durch die Integration von Zahlungssystemen in die Buchhaltungssoftware erfolgt die Finanzberichterstattung in Echtzeit und ermöglicht so eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung.

• Finanzielle Präzision: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei finanziellen Transaktionen. Ausgefeilte Algorithmen sorgen dafür, dass Zahlungen in der richtigen Höhe abgewickelt und an die richtigen Empfänger/innen gesendet werden. Diese Präzision ist besonders wertvoll in Umgebungen mit hohen Transaktionswerten.

• Kosteneinsparungen: Neben den direkten Materialkosten und Transaktionsgebühren können automatisierte Systeme auch die indirekten Kosten senken, die durch Fehlerkorrekturen, finanzielle Verzögerungen und den Zeitaufwand für manuelle Prozesse entstehen. Im Laufe der Zeit können diese Einsparungen erheblich sein und Kapital für Investitionen in anderen Bereichen des Unternehmens freisetzen.

• Verbesserung der Liquidität: Durch die präzise Steuerung des Zahlungszeitpunkts helfen automatisierte Systeme Unternehmen, ihre Liquidität und ihren Cashflow zu optimieren. Dies verbessert das Cash-Management, da Unternehmen fundierte Entscheidungen über kurzfristige Investitionen und Kreditaufnahmen treffen können.

• Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen: Zahlungsautomatisierungssysteme verfügen in der Regel über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, die vor Betrug und Diebstahl schützen. Dazu gehören Multifaktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Tokenisierung und Anomalie-Erkennungssysteme, die verdächtige Transaktionen und Aktivitäten unterbinden.

• Nutzerfreundlichkeit: Dank automatisierter Zahlungen müssen sich Kundinnen und Kunden keine Fälligkeitstermine mehr merken und Zahlungen nicht mehr manuell vornehmen. Dies kann die Kundenbindungsrate erhöhen und verspätete Zahlungen minimieren. Für Unternehmen sind automatisierte Zahlungen praktisch für Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und Steuerüberweisungen – all dies kann im Voraus geplant und konsistent ausgeführt werden.

• Digitale Aufbewahrung von Unterlagen und Compliance: Automatisierte Systeme erstellen digitale Aufzeichnungen für jede Transaktion und vereinfachen so die Compliance mit Finanzvorschriften und Steuergesetzen. Eine umfassende digitale Aufbewahrung von Unterlagen kann Audits erleichtern und sich bei Finanzprüfungen als unschätzbar wertvoll erweisen.

• __ Kundenvertrauen und -zufriedenheit:__ Automatisierte Zahlungsoptionen können das Kundenerlebnis verbessern und durch zuverlässige, konsistente Zahlungsabwicklung Vertrauen schaffen. Dies ist besonders wichtig bei Abo-Modellen, bei denen die Einfachheit und Zuverlässigkeit der Zahlungsabwicklung in direktem Zusammenhang mit der Kundenbindung steht.

• Nachhaltige Praktiken: Durch die Abschaffung papierbasierter Prozesse und die Reduzierung des physischen Transportbedarfs tragen automatisierte Zahlungssysteme zu den Nachhaltigkeitszielen eines Unternehmens bei.

• Globale Skalierbarkeit: Für Unternehmen, die in mehreren Märkten tätig sind, bieten automatisierte Zahlungssysteme eine flexible Lösung für die Abwicklung von Transaktionen in verschiedenen Währungen und in unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen. Diese globale Skalierbarkeit ist wichtig für Unternehmen, die ihre Marktpräsenz erweitern und gleichzeitig die operative Komplexität minimieren möchten.

Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierten Zahlungssystemen

Automatisierte Zahlungssysteme bringen besondere Herausforderungen mit sich. Ihr Zahlungssystem sollte Ihren aktuellen Anforderungen gerecht werden und auch flexibel genug sein, um zukünftige Änderungen in Ihrem Unternehmen zu bewältigen. Dazu müssen Sie zunächst wissen, welche Herausforderungen Sie erwarten:

• Systemintegration: Die Integration neuer Zahlungslösungen in bestehende Finanzsysteme kann komplex sein. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, kompetente IT-Unterstützung und möglicherweise Änderungen an bestehenden Arbeitsabläufen.

• Compliance- und regulatorische Fragen: Finanztransaktionen sind stark reguliert und automatisierte Systeme müssen eine Vielzahl von Vorschriften erfüllen, die je nach Zuständigkeitsbereich variieren. Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert ständige Wachsamkeit und kann mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden sein.

• Sicherheitsrisiken: Selbst mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen besteht immer noch das Risiko von Cyberangriffen oder Datenschutzverletzungen. Mit der zunehmenden Komplexität von Zahlungssystemen werden auch die Methoden der Cyberkriminellen immer ausgefeilter. Unternehmen müssen sich über Best Practices zum Schutz sensibler Finanzdaten auf dem Laufenden halten.

• Benutzerschulung und Akzeptanz: Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden könnten sich gegen die Einführung neuer Systeme sträuben, insbesondere wenn diese nicht benutzerfreundlich sind. Um die Akzeptanz der Nutzerinnen und Nutzer und eine ordnungsgemäße Verwaltung zu gewährleisten, sind umfassende Schulungen und Change-Management-Maßnahmen erforderlich.

• Transaktionsfehler und Zahlungsanfechtungen: Auch bei automatisierten Systemen können Fehler auftreten. Fehlerhafte Zahlungen können zu Anfechtungen führen, deren Beilegung zeitaufwändig sein kann und die Beziehungen zu Kundinnen und Kunden beeinträchtigen kann.

• Betriebsstörungen: Die Umstellung auf ein automatisiertes System kann den normalen Geschäftsbetrieb vorübergehend unterbrechen. Eine sorgfältige Planung ist erforderlich, um Ausfallzeiten zu minimieren und sicherzustellen, dass wichtige Zahlungsfunktionen während der Umstellung weiterhin funktionieren.

• Kosten: Die Vorlaufkosten für die Implementierung automatisierter Zahlungssysteme können hoch sein. Unternehmen müssen neben den laufenden Kosten für Wartung, Updates und Sicherheit auch die Anfangsinvestitionen in Software und Hardware berücksichtigen.

• Abhängigkeit von Anbietern: Die Abhängigkeit von Drittanbietern für die Zahlungsabwicklung kann zu Schwierigkeiten führen, insbesondere wenn der Anbieter Ausfälle oder andere Probleme hat. Unternehmen müssen Notfallpläne für solche Situationen bereithalten.

• Globale Transaktionsprobleme: Für international tätige Unternehmen kann es kompliziert sein, mit mehreren Währungen, unterschiedlichen Transaktionsgebühren und grenzüberschreitenden Vorschriften umzugehen. Automatisierte Systeme müssen für diese Komplexität ausgerüstet sein.

• Datenschutzbedenken der Kundinnen/Kunden: Mit dem Aufkommen von Datenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa müssen Unternehmen vorsichtig mit Kundendaten umgehen. Automatisierte Zahlungssysteme müssen diese Gesetze erfüllen, was eine komplexe und fortlaufende Aufgabe sein kann.

Einrichten eines automatisierten Zahlungssystems

Stellen Sie bei der Einrichtung eines automatisierten Zahlungssystems für Ihr Unternehmen sicher, dass das System Ihre betrieblichen Anforderungen, Ihre Sicherheitsanforderungen und alle relevanten Finanzvorschriften erfüllt. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über diesen Vorgang:

1. Beurteilen Sie Ihren Bedarf: Beginnen Sie mit einer gründlichen Beurteilung des Zahlungsbedarfs Ihres Unternehmen. Berücksichtigen Sie das Transaktionsvolumen, Zahlungsarten (z. B. Lieferantenzahlungen, Gehaltsabrechnungen, Kundentransaktionen) und alle spezifischen Branchenanforderungen. Dies hilft Ihnen dabei, den Umfang und die Art des erforderlichen Systems zu bestimmen.

2. Marktforschung durchführen: Führen Sie eine Marktforschung über verfügbare Zahlungssysteme durch, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei Funktionen, Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen und den Ruf des Anbieters. Es ist auch ratsam, Kolleginnen und Kollegen oder Branchenverbände um Empfehlungen zu bitten.

3. Wählen Sie einen Anbieter auf der Grundlage Ihrer Recherchen aus: Berücksichtigen Sie sowohl das Produkt als auch den Kundenservice, den Support und die Erfolgsbilanz des Anbieters in Bezug auf Updates und die Lösung von Problemen.

4. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte System alle relevanten Finanzvorschriften erfüllt, einschließlich der Vorschriften zum Datenschutz und zur Betrugsprävention. Dazu müssen Sie möglicherweise rechtliche Experten zu Rate ziehen.

5. Planen Sie die Integration: Skizzieren Sie, wie Ihr neues System in Ihre bestehende Finanz- und IT-Infrastruktur integriert werden soll. Dies kann ERP-Software (Enterprise Resource Planning, ERP), cloudbasierte Dienste oder POS-Hardware umfassen.

6. Sicherheitsmaßnahmen implementieren: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung oder einem externen Sicherheitsberater zusammen, um die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Dazu können Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Multifaktor-Authentifizierung gehören.

7. Testen Sie die Integration: Bevor Sie live gehen, testen Sie das System gründlich mit einer Reihe von Transaktionen, um sicherzustellen, dass es korrekt und sicher funktioniert. Kümmern Sie sich um alle auftretenden Probleme und testen Sie bei Bedarf erneut.

8. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Verwendung des neuen Systems. Die Schulung sollte die Handhabung der täglichen Abläufe, die Überwachung der Sicherheitsprotokolle und die Behebung allgemeiner Probleme umfassen.

9. Onboarding von Kundinnen/Kunden und Lieferanten: Wenn Ihr automatisiertes Zahlungssystem Auswirkungen auf Kundinnen und Kunden oder Lieferanten hat, entwickeln Sie einen Plan für deren Onboarding. Dies könnte das Verfassen von Anweisungen zur Einrichtung von Konten, zur Autorisierung von Zahlungen und zum Verständnis neuer Abrechnungszyklen umfassen.

10. Einführung: Sobald die Tests abgeschlossen sind und alle Beteiligten geschult sind, führen Sie das neue System ein. Ein schrittweiser Ansatz – beginnend mit einer kleineren Gruppe, bevor das System auf alle Nutzerinnen und Nutzer ausgeweitet wird – kann Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs minimieren.

11. Überwachung und Support: Nach der Einführung überwachen Sie die Transaktionen kontinuierlich auf etwaige Probleme und bieten den Kundinnen und Kunden fortlaufenden Support. Stellen Sie sich darauf ein, Probleme umgehend anzusprechen und zu lösen.

12. Bewerten und anpassen: Bewerten Sie regelmäßig die Leistung des Systems. Sammeln Sie Feedback von Nutzerinnen und Nutzern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, um die Effizienz und das Kundenerlebnis zu verbessern.

13. Compliance aufrechterhalten: Halten Sie das System mit den neuesten Sicherheitspatches und gesetzlichen Änderungen auf dem neuesten Stand. Regelmäßige Audits können sicherstellen, dass das System konform und sicher bleibt.

Best Practices für die Automatisierung von Zahlungen

Die Anwendung von Best Practices für automatisierte Zahlungssysteme ist notwendig, um eine positive Kundenerfahrung zu gewährleisten und Ihre internen Prozesse reibungslos und mit so wenig unnötigen Kosten und Schwachstellen wie möglich ablaufen zu lassen. Zu diesen Best Practices gehören die folgenden Verfahren:

• Aktualisieren Sie die Software regelmäßig: Halten Sie die Software Ihres Zahlungssystems auf dem neuesten Stand. Neue Versionen enthalten oft Patches für Sicherheitslücken, die seit der letzten Aktualisierung entdeckt wurden.

• Verwenden Sie zuverlässige Authentifizierungsmethoden: Schützen Sie Ihr System mit sicheren Authentifizierungsverfahren. Lassen Sie es nicht bei einfachen Passwörtern bewenden und implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die eine zweite Form der Verifizierung erforderlich macht.

• Überwachen Sie Transaktionen rigoros: Verfolgen Sie Transaktionen sorgfältig, um ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Automatisierte Systeme können Anomalien erkennen, aber die Überwachung durch Menschen kann feststellen, ob es sich um Fehlalarme oder echte Probleme handelt.

• Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team mit der Nutzung des Zahlungssystems vertraut ist und über gängige Betrugsmaschen und Sicherheitsrisiken informiert ist. Regelmäßige Schulungen tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden über die neuesten Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden sind.

• Haben Sie einen Reaktionsplan: Wenn etwas schief geht, müssen Sie in der Lage sein, schnell zu reagieren. Erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit Sicherheitsverletzungen, einschließlich der Frage, wer zu benachrichtigen ist und welche Schritte zu unternehmen sind, um das Problem einzudämmen.

• Sichern Sie Ihre Daten: Sichern Sie regelmäßig die Daten Ihres Zahlungssystems. Im Falle eines Systemausfalls oder eines Cyberangriffs benötigen Sie Back-ups, um verlorene Informationen wiederherzustellen.

• Wählen Sie zuverlässige Partner: Arbeiten Sie mit Banken und Finanzinstituten zusammen, die für ihre Zuverlässigkeit und ihren Kundenservice bekannt sind. Wenn Probleme auftreten, brauchen Sie einen Partner, der schnell reagiert und Ihnen hilft.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Informieren Sie sich über die für Ihr Zahlungssystem geltenden gesetzlichen Vorschriften und stellen Sie sicher, dass Sie diese einhalten. Dazu können Finanzvorschriften, Datenschutzgesetze und Branchenstandards gehören.

• Überprüfung und Audit: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zahlungsprozesse, um sicherzustellen, dass sie Ihrem Unternehmen noch immer einen effektiven Nutzen bringen und nicht veraltet sind.

• Bieten Sie einen hervorragenden Kundenservice: Automatisierte Systeme können für Kundinnen und Kunden mitunter frustrierend sein, weil sie sich nicht zurechtfinden. Geben Sie klare Anweisungen für die Nutzung und halten Sie sich bereit, um bei Bedarf zu unterstützen.

• Ermutigen Sie zu Feedback: Hören Sie sich das Feedback von Kundinnen und Kunde sowie Mitarbeitenden an. Sie könnten Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, die Sie nicht bedacht haben.

• Planen Sie Ausfallzeiten ein: Manchmal fallen Systeme aus. Planen Sie, wie Sie Zahlungen abwickeln, wenn Ihr automatisiertes System vorübergehend nicht verfügbar ist.

Wie strikt oder locker Sie sich an diese Best Practices halten, wird sich darauf auswirken, inwieweit Ihr Unternehmen von der Zahlungsautomatisierung profitiert – und wie gut Sie mögliche Herausforderungen bewältigen können. Durchdachte Details bei der Automatisierung des Zahlungsverkehrs schaffen ein stärkeres, zuverlässigeres Unternehmen.

So kann Stripe Sie unterstützen

Für die meisten Unternehmen hängt die erfolgreiche Implementierung und Verwaltung eines automatisierten Zahlungssystems von der Wahl der richtigen Zahlungsdienstleister ab. So ist beispielsweise die gesamte Palette der Zahlungslösungen von Stripe mit automatisierten Zahlungsstrategien kompatibel, unabhängig davon, ob Ihre Strategie Ihr gesamtes Zahlungssystem oder nur einen Teil davon umfasst. Stripe unterstützt die Zahlungsautomatisierung für Unternehmen durch eine umfangreiche Reihe von Funktionen und Produkten, die auf maximale Effizienz und minimale manuelle Eingriffe zugeschnitten sind. Das bietet Stripe:

• Umfassende Zahlungsabwicklung: Stripe automatisiert die gesamte Zahlungsabwicklung, von der Akzeptanz verschiedener Zahlungsmethoden – einschließlich Karten und Digital Wallets – bis hin zur korrekten Abrechnung der Gelder auf dem Bankkonto des Unternehmens. Diese Automatisierung ist wichtig für Unternehmen, die skalieren und gleichzeitig ihren Verwaltungsaufwand minimieren möchten.

• Abonnementdienste und Abrechnung: Mit Stripe Billing automatisieren Unternehmen ihre wiederkehrende Abrechnung, Abos und Abrechnungen. Sie können komplexe Abrechnungsszenarien wie gestaffelte Preise und nutzungsabhängige Abrechnung einrichten, die dann von Stripe automatisch verwaltet werden – wobei Abrechnungszyklen und Beträge bei Bedarf angepasst werden.

• Steuerabwicklung: Stripe Tax automatisiert die Berechnung der Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.) für jede Transaktion. Dadurch entfällt die manuelle Steuerberechnung und Unternehmen bleiben in Sachen Steuerkonformität immer auf dem neuesten Stand.

• Umsatzsicherung Stripe hilft bei der Automatisierung des Dunning-Prozesses und versucht, fehlgeschlagene Zahlungen durch Smart Retries einzuziehen. Dies erleichtert Kundinnen und Kunden zudem die Aktualisierung ihrer Zahlungsinformationen.

• Finanzielle Berichterstattung und Compliance: Stripe automatisiert die Finanzberichterstattung und Compliance-Aufgaben wie Umsatzrealisierung und Berichterstattung. Mit Tools wie Stripe Sigma können Unternehmen automatisch Finanzberichte erstellen und Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen, was eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.

• Globale Reichweite mit lokalisierten Zahlungen: Stripe unterstützt die globale Zahlungsabwicklung, indem es automatisch Transaktionen in mehreren Währungen abwickelt und lokale Zahlungsmethoden anpasst, wodurch die Komplexität internationaler Verkäufe reduziert wird.

Erfahren Sie mehr über die automatisierten Zahlungsfunktionen von Stripe.