Automated payment systems explained: How they work and best practices

Payments
Payments

Ontvang over de hele wereld online en fysieke betalingen met een betaaloplossing die past bij elke onderneming, van veelbelovende start-ups tot multinationals.

Meer informatie 
  1. Inleiding
  2. Soorten geautomatiseerde betaalsystemen
  3. Belangrijke onderdelen van geautomatiseerde betaalsystemen
  4. Hoe werken geautomatiseerde betaalsystemen?
    1. Betaalproces
    2. Technische aspecten
    3. Klantervaring
  5. Voordelen van het gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen
  6. Uitdagingen in verband met geautomatiseerde betaalsystemen
  7. Een geautomatiseerd betaalsysteem opzetten
  8. Best practices voor geautomatiseerde betaalsystemen
  9. Hoe Stripe kan helpen

Met geautomatiseerde betaalsystemen kunnen particulieren en ondernemingen geld overmaken van de ene rekening naar de andere zonder dat er fysiek valuta moet worden gewisseld of handmatige verwerking nodig is. Deze systemen werken elektronisch en kunnen transacties vrijwel direct verwerken. Ze worden voor verschillende doeleinden gebruikt, zoals voor het betalen van rekeningen, salarissen en facturen van leveranciers, evenals voor aankopen van klanten.

De technologie achter deze systemen omvat computers en software die betaalinstructies uitvoeren wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Een onderneming kan bijvoorbeeld geautomatiseerde betalingen voor regelmatig terugkerende uitgaven instellen. Het gebruikte systeem stuurt met vaste tussenpozen automatisch geld naar de aangewezen ontvanger.

Volgens het McKinsey Global Payments Report 2023 zijn de wereldwijde inkomsten uit betalingen in 2022 met 11% gestegen tot meer dan $ 2,2 biljoen dollar. Deze groei werd gedreven door een reeks factoren, waaronder de opkomst van geautomatiseerde en digitale betaaloplossingen.

Maar net als andere bedrijfstechnologieën hebben geautomatiseerde betaalsystemen complexiteiten die zorgvuldige planning en beheer vereisen om aan te pakken. Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen, maar er zijn ook risico's en kwetsbaarheden waarmee ondernemingen rekening moeten houden. Hieronder leggen we uit hoe je een geautomatiseerd betaalsysteem voor je onderneming opzet, aan de slag gaat en best practices implementeert om het te beschermen.

Wat staat er in dit artikel?

  • Soorten geautomatiseerde betaalsystemen
  • Belangrijke onderdelen van geautomatiseerde betaalsystemen
  • Hoe werken geautomatiseerde betaalsystemen?
  • Voordelen van het gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen
  • Uitdagingen in verband met geautomatiseerde betaalsystemen
  • Een geautomatiseerd betaalsysteem opzetten
  • Best practices voor geautomatiseerde betaalsystemen
  • Hoe Stripe kan helpen

Soorten geautomatiseerde betaalsystemen

Betaaltechnologie is gevarieerd en dynamisch, en geautomatiseerde betaalsystemen kunnen op meerdere manieren werken. Elk type geautomatiseerd systeem is geschikt voor een specifiek type transactie en de ondernemingen en klanten die ze gebruiken. Er is een geautomatiseerd betaalsysteem voor bijna elk soort transactie. Hier is een overzicht van enkele van de geautomatiseerde systeemtypen:

  • Elektronische overboeking (EFT)
    Electronische overboekingen (EFTs) bestaan uit allerlei soorten overschrijvingen van digitale bedrage, waaronder bankoverschrijvingen, automatische incasso's en electronische cheques. EFT's verplaatsen elektronisch geld van de ene rekening naar de andere, zonder dat er papiergeld nodig is.

  • Directe storting
    Werkgevers gebruiken deze methode vaak om het loon automatisch op bankrekeningen van werknemers te storten. Het wordt ook gebruikt voor het versturen van uitkeringen zoals pensioenen of sociale zekerheid.

  • Automatische incasso
    Met automatische incasso's kan een derde partij rechtstreeks geld opnemen van iemands bankrekening, meestal voor factuurbetalingen of abonnementen. De rekeninghouder geeft toestemming aan de derde partij om elke maand het benodigde bedrag af te schrijven.

  • Online betaaldiensten
    Met deze platforms kunnen gebruikers online geld verzenden of ontvangen. Ze kunnen worden gebruikt voor persoonlijke overschrijvingen, bijvoorbeeld door geld te sturen naar vrienden of familie, of voor zakelijke transacties, zoals het betalen voor goederen en diensten.

  • Mobiele betaalsystemen
    Met het wijdverbreide gebruik van smartphones worden mobiele betalingen steeds populairder. Deze systemen omvatten digitale wallets waarmee klanten met één tik kunnen betalen of hun telefoon kunnen scannen, samen met andere apps die betaalgegevens opslaan.

  • Automated Clearing House (ACH)
    Het ACH-netwerk verwerkt bulktransacties, zoals salarisadministratie, leveranciersbetalingen en energierekeningen, in de Verenigde Staten. Het staat bekend om zijn lage transactiekosten, waardoor het voor veel ondernemingen een voorkeursmethode is.

  • Betaalkaarten en creditcards
    Met deze betaalkaarten kunnen klanten aankopen doen of contant geld opnemen tot een bepaalde limiet. Ze moeten het geleende geld terugbetalen, vaak met rente.

  • Point-of-sale-systemen (POS)
    POS-systemen, die door winkels worden gebruikt, verwerken betalingen van klanten wanneer ze een aankoop doen. Moderne POS-systemen kunnen verschillende betaalmethoden verwerken, waaronder creditcards en debitcards, en zelfs mobiele betalingen.

  • Contactloos betalen
    Contactloze betalingen maken gebruik van radiofrequentie-identificatie (RFID) of NFC-technologie (near-field communication) om veilig te betalen door met een betaalkaart of smartapparaat in de buurt van een lezer te tikken of ermee te zwaaien, zonder dat je een betaalkaart hoeft in te voeren of een handtekening hoeft te zetten.

  • Betalingen met cryptovaluta's
    Dit zijn digitale of virtuele valuta's die cryptografie gebruiken voor beveiliging. Betalingen worden peer-to-peer uitgevoerd zonder een centrale verwerkingsautoriteit.

Al deze systemen hebben hun eigen set protocollen, beveiligingsmaatregelen en toepassingen. Ze zijn voortdurend in ontwikkeling en voegen nieuwe functies toe om aan de veranderende eisen van klanten en ondernemingen te voldoen.

Belangrijke onderdelen van geautomatiseerde betaalsystemen

Ondanks de verschillen tussen geautomatiseerde betaalsystemen zijn veel van de belangrijkste componenten vergelijkbaar:

  • Transacties starten
    Het starten van een transactie is het begin van het betaalproces, wanneer een persoon of een onderneming besluit geld over te maken. Dit kan een eenmalige handeling zijn, zoals een klant die online een artikel koopt, of een terugkerende opdracht, zoals het instellen van een maandelijkse factuurbetaling.

  • Betaalgateways
    Betaalgateways fungeren als tussenpersoon voor online transacties. Ze leggen betaalgegevens van de klant vast en sturen deze naar de betalingsverwerker.

  • Betalingsverwerkers
    Betalingsverwerkers verifiëren en verwerken transacties. Ze controleren of de betaler voldoende saldo heeft, autoriseren de transactie en communiceren met de banken van de klant en de onderneming.

  • Bancaire netwerken
    Dit zijn de systemen die banken gebruiken om met elkaar te communiceren. Ze dragen informatie en geld over tussen banken.

  • Verkopersaccounts
    Ondernemingen hebben deze gespecialiseerde bankrekeningen nodig om geld te ontvangen uit creditcard- en debitcardtransacties. Het geld wordt gestort op een verkopersaccount voordat het wordt overgeschreven naar de primaire bankrekening van de onderneming.

  • Beveiligingsprotocollen
    Beveiligingsmaatregelen beschermen transactiegegevens en voorkomen ongeoorloofde toegang. Voorbeelden zijn encryptie, tokenisatie en naleving van beveiligingsstandaarden in de branche, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

  • Gebruikersauthenticatie
    Dit omvat het verifiëren van de identiteit van de persoon die de transactie initieert. Methoden zijn onder meer pincodes, wachtwoorden, biometrische gegevens en/of multifactorauthenticatie.

  • Vereffening en clearing
    Dit proces omvat het afstemmen van de transactiegegevens tussen de bank van de betaler en de begunstigde, het overmaken van het geld en het uitbetalen van de beoogde ontvanger.

  • Systemen voor geschillenbeslechting
    Deze systemen verwerken eventuele meningsverschillen of problemen die zich voordoen, zoals ongeoorloofde transacties of fouten in het overgemaakte bedrag.

  • Gebruikersinterface
    Dit is het deel van het systeem dat klanten te zien krijgen. Het moet eenvoudig zijn, klanten in staat stellen gemakkelijk betaalgegevens in te voeren en de transactiestatus weergeven.

  • Bijhouden van gegevens
    Geautomatiseerde betaalsystemen houden alle transacties bij. Dat is nodig voor de boekhouding, het handhaven van wettelijke compliance en het verstrekken van een transactiegeschiedenis voor zowel ondernemingen als klanten.

Elk onderdeel moet soepel samenwerken, zodat betalingen snel, nauwkeurig en veilig worden verwerkt.

Hoe werken geautomatiseerde betaalsystemen?

Geautomatiseerde betaalsystemen vereenvoudigen het proces van het overmaken van geld van de ene partij naar de andere. Deze systemen omvatten een complexe orkestratie van technische en operationele elementen die samenwerken om soepele, veilige en snelle transacties te creëren. Zo werken ze:

Betaalproces

  • Initiëren van betaling: Dit is waar de transactie begint. Een klant besluit bijvoorbeeld een online aankoop te doen. Hij of zij voert diens betaalgegevens in op de website van de onderneming of de app, die deze informatie vervolgens doorstuurt naar de betaalgateway.

  • Betaalgateways: Deze slaan een brug tussen de onderneming en de betalingsverwerker. Ze versleutelen de betaalgegevens en sturen deze op een veilige manier door naar de betalingsverwerker.

  • Betalingsverwerkers: Betalingsverwerkers valideren de betaalgegevens. Ze controleren of de rekening van de betaler voldoende saldo of krediet heeft, en keuren vervolgens de transactie goed of weigeren op basis van deze informatie. Zij spelen een belangrijke rol bij het opsporen en voorkomen van fraude.

  • Banknetwerken en tussenpersonen: Zodra de transactie is goedgekeurd, gaat deze via banknetwerken. Hierbij gaat het om communicatie tussen de bank van de betaler en de bank van de begunstigde. Tot de tussenpersonen behoren in dit verband netwerken zoals Visa of Mastercard voor kaarttransacties, of ACH-netwerken voor rechtstreekse bankoverschrijvingen.

  • Vereffening en reconciliatie: Geld wordt overgemaakt van de bank van de betaler naar de bank van de betaler. Dit proces omvat ook het afstemmen van de transactiegegevens tussen de twee partijen en het zorgen voor een nauwkeurige administratie.

  • Beheer van klantrekeningen: Gedurende dit hele proces beheren geautomatiseerde systemen klantrekeningen, houden ze transacties en saldo's bij en bieden ze digitale ontvangstbewijzen.

Technische aspecten

  • Beveiligingsprotocollen
    Beveiligingsmaatregelen zijn essentieel voor de bescherming van gevoelige gegevens. Encryptie, tokenisatie en naleving van beveiligingsstandaarden zoals PCI DSS kunnen datalekken en fraude voorkomen.

  • API-integratie
    Geautomatiseerde betaalsystemen maken vaak gebruik van application programming interfaces (API's) om te integreren met verschillende financiële instellingen en dienstverleners. Hierdoor kunnen verschillende systemen effectief en veilig met elkaar communiceren.

  • Gegevensbeheer en -analyse
    Geautomatiseerde betaalsystemen slaan enorme hoeveelheden transactiegegevens op. Door deze gegevens te analyseren, krijgen ondernemingen inzicht in klantgedrag, kunnen ze risico's beheren en kunnen ze hun diensten verbeteren.

  • Schaalbaarheid en betrouwbaarheid
    De systemen kunnen grote hoeveelheden transacties betrouwbaar verwerken. Dit omvat een uitgebreide serverinfrastructuur, efficiënte verwerkingsalgoritmen en noodplannen voor systeemuitval.

Klantervaring

  • Gebruikersinterface
    Het klantgerichte aspect van deze systemen moet intuïtief en gemakkelijk te navigeren zijn. Denk hierbij aan duidelijke instructies, snelle reactietijden en een soepel afrekenproces.

  • Klantenondersteuning
    Een responsieve klantenservice van deze systemen is belangrijk voor het afhandelen van vragen, het oplossen van problemen en het behouden van vertrouwen.

  • Transparantie en communicatie
    Het is essentieel voor efficiënte geautomatiseerde betaalsystemen om klanten op de hoogte te houden van de status van hun transacties en eventuele problemen die zich voordoen. Dit omvat meldingen in real time en eenvoudige toegang tot transactiegeschiedenissen.

Voordelen van het gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen

Aangezien de wereldwijde waarde van digitale betalingen in 2027 naar verwachting bijna $ 14,8 biljoen dollar zal bedragen, is betaalinfrastructuur belangrijker dan ooit. Het automatiseren van je betaalsystemen heeft veel voordelen, zolang je het maar bewust en doordacht aanpakt. Hier zijn enkele van die voordelen:

  • Operationele efficiëntie
    Het automatiseren van het betaalproces stroomlijnt de bedrijfsvoering en vermindert de handmatige werkzaamheden die nodig zijn voor gegevensinvoer en reconciliatie. Door betaalsystemen te integreren met boekhoudsoftware, vindt de financiële rapportage in real time plaats om responsieve, strategische besluitvorming mogelijk te maken.

  • Financiële precisie
    Automatisering minimaliseert menselijke fouten in financiële transacties. Geavanceerde algoritmes zorgen ervoor dat betalingen voor het juiste bedrag worden verwerkt en naar de juiste ontvangers worden gestuurd. Deze precisie is vooral waardevol in omgevingen met grote volumetransacties.

  • Kostenbeheersing
    Geautomatiseerde systemen besparen niet alleen op de directe kosten van materialen en transactiekosten, maar verminderen ook de indirecte kosten die gepaard gaan met foutcorrectie, financiële vertragingen en tijd die wordt besteed aan handmatige processen. Na verloop van tijd kunnen deze besparingen aanzienlijk zijn, waardoor kapitaal vrijkomt voor investeringen in andere delen van de onderneming.

  • Liquiditeitsoptimalisatie
    Door de timing van betalingen nauwkeurig te regelen, helpen geautomatiseerde systemen ondernemingen hun liquiditeit te optimaliseren. Dit verbetert het cashmanagement, aangezien ondernemingen weloverwogen beslissingen kunnen nemen over kortetermijninvesteringen en leningen.

  • Verbeterde beveiligingsmaatregelen
    Systemen voor het automatiseren van betalingen worden meestal geleverd met geavanceerde beveiligingsfuncties die bescherming bieden tegen fraude en diefstal. Deze kunnen systemen voor multifactorauthenticatie, encryptie, tokenisatie en anomaliedetectie omvatten die verdachte transactieactiviteiten identificeren en stoppen.

  • Gebruiksgemak
    Met geautomatiseerde betalingen hoeven klanten geen vervaldatums meer te onthouden en betalingen handmatig in te dienen. Dit kan de klantenbinding verbeteren en het aantal achterstallige betalingen verminderen. Voor ondernemingen zijn geautomatiseerde betalingen handig voor salarisadministratie, betalingen aan leveranciers en belastingafdrachten, die allemaal van tevoren kunnen worden gepland en consistent kunnen worden uitgevoerd.

  • Digitale administratie en compliance
    Geautomatiseerde systemen creëren digitale records voor elke transactie, waardoor de naleving van financiële regelgeving en belastingwetgeving wordt vereenvoudigd. Uitgebreide digitale administratie maakt audits eenvoudiger en kan van onschatbare waarde zijn tijdens financiële audits.

  • Vertrouwen en tevredenheid van de klant
    Geautomatiseerde betaalopties kunnen de klantervaring verbeteren en vertrouwen wekken door middel van betrouwbare en consistente betalingsverwerking. Dit is met name van belang bij abonnementsmodellen waarbij het gemak en de betrouwbaarheid van de verwerking van betalingen direct zijn gekoppeld aan de klantenbinding.

  • Duurzame praktijken
    Door op papier gebaseerde processen te elimineren en de behoefte aan fysiek transport te verminderen, dragen geautomatiseerde betaalsystemen bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.

  • Wereldwijde schaalbaarheid
    Voor ondernemingen die actief zijn in meerdere markten bieden geautomatiseerde betaalsystemen een schaalbare oplossing voor het afhandelen van transacties in verschillende valuta's en in verschillende juridische omgevingen. Deze wereldwijde schaalbaarheid is essentieel voor ondernemingen die hun marktbereik willen vergroten en tegelijkertijd de toename van de operationele complexiteit tot een minimum willen beperken.

Uitdagingen in verband met geautomatiseerde betaalsystemen

Geautomatiseerde betaalsystemen hebben unieke uitdagingen. Je betaalsysteem moet voldoen aan je huidige behoeften, maar ook flexibel genoeg zijn om eventuele toekomstige veranderingen in je onderneming op te vangen. Dit begint met weten welke uitdagingen je kunt verwachten:

  • Systeemintegratie
    Het integreren van nieuwe betaaloplossingen met verouderde financiële systemen kan complex zijn. Dit proces vereist een zorgvuldige planning, bekwame IT-ondersteuning en mogelijke wijzigingen in bestaande workflows.

  • Compliance- en regelgevingskwesties
    Financiële transacties zijn sterk gereguleerd en geautomatiseerde systemen moeten voldoen aan een groot aantal regels die per rechtsgebied verschillen. Het naleven van deze voorschriften vereist voortdurende waakzaamheid en kan veel administratief werk met zich meebrengen.

  • Veiligheidsrisico's
    Zelfs met geavanceerde beveiligingsmaatregelen bestaat er nog steeds een risico op cyberaanvallen of datalekken. Naarmate betaalsystemen geavanceerder worden, worden ook de methoden die door cybercriminelen worden gebruikt steeds geraffineerder. Organisaties moeten op de hoogte blijven van best practices om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

  • Training en acceptatie van gebruikers
    Medewerkers en klanten kunnen zich verzetten tegen het adopteren van nieuwe systemen, vooral als ze niet gebruiksvriendelijk zijn. Uitgebreide training en wijzigingsbeheerpraktijken zijn noodzakelijk om gebruikersacceptatie en goed beheer te garanderen.

  • Transactiefouten en chargebacks
    Zelfs met geautomatiseerde systemen kunnen er fouten optreden. Onjuiste betalingen kunnen leiden tot chargebacks. Het oplossen van deze chargebacks kan tijdrovend zijn en kan gevolgen hebben voor de relatie met klanten.

  • Operationele verstoringen
    De overgang naar een geautomatiseerd systeem kan de normale bedrijfsvoering tijdelijk verstoren. Een zorgvuldige planning is vereist om downtime tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat belangrijke betaalfuncties tijdens de overgang functioneel blijven.

  • Kosten
    De initiële kosten voor het implementeren van geautomatiseerde betaalsystemen kunnen hoog oplopen. Organisaties moeten rekening houden met de initiële investering in software en hardware, naast de lopende kosten voor onderhoud, updates en beveiliging.

  • Afhankelijkheid van leveranciers
    Vertrouwen op externe leveranciers voor de verwerking van betalingen kan tot problemen leiden, vooral als de leverancier te maken krijgt met storingen of andere problemen. Organisaties moeten noodplannen hebben om dergelijke situaties het hoofd te bieden.

  • Problemen met wereldwijde transacties
    Voor internationaal opererende ondernemingen kan het ingewikkeld zijn om met meerdere valuta's, verschillende transactiekosten en grensoverschrijdende regelgeving om te gaan. Geautomatiseerde systemen moeten worden uitgerust om met deze complexiteit om te gaan.

  • Zorgen over de privacy van klanten
    Met de opkomst van wetten op het gebied van gegevensbescherming, zoals de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moeten ondernemingen bijzonder voorzichtig zijn met hoe ze omgaan met klantgegevens. Geautomatiseerde betaalsystemen moeten aan deze wetten voldoen, wat een complexe en voortdurende taak kan zijn.

Een geautomatiseerd betaalsysteem opzetten

Wanneer je een geautomatiseerd betaalsysteem voor je onderneming opzet, moet je ervoor zorgen dat het systeem aansluit bij je operationele behoeften, je beveiligingsvereisten en alle relevante financiële regelgeving. Hier is een overzicht van het proces:

  • Beoordeling van de behoeften: Begin met een grondige beoordeling van de betaalbehoeften van de onderneming. Houd rekening met het volume van transacties, soorten betalingen (bijv. leveranciersbetalingen, salarisadministratie, klanttransacties) en eventuele specifieke vereisten van de branche. Dit helpt bij het bepalen van de schaal en het type systeem dat nodig is.

  • Marktonderzoek: Doe marktonderzoek over beschikbare betaalsystemen die aansluiten bij de eisen van je onderneming. Kijk naar functies, kosten, gebruiksgemak, compatibiliteit met bestaande systemen en reputatie van leveranciers. Het is ook verstandig om collega's of branchegroepen te raadplegen voor aanbevelingen.

  • Selectie van leveranciers: Kies een leverancier op basis van je onderzoek. Denk niet alleen aan het product, maar ook aan de klantenservice, ondersteuning en staat van dienst van de leverancier bij het uitvoeren van updates en het oplossen van problemen.

  • Compliance met regelgeving: Controleer of het systeem dat je kiest voldoet aan alle relevante financiële voorschriften, met inbegrip van die voor gegevensbescherming en fraudepreventie. Je moet hier mogelijk juridische experts voor raadplegen.

  • Planning van de integratie: Plan de integratie van het nieuwe systeem met je bestaande financiële en IT-infrastructuur. Dit kan software, cloudgebaseerde diensten of point-of-sale-hardware zijn.

  • Beveiligingsmaatregelen: Werk samen met je IT-afdeling of een externe beveiligingsconsultant om de nodige beveiligingsmaatregelen te implementeren. Deze kunnen encryptie, toegangscontroles en multifactorauthenticatie omvatten.

  • Testen: Voordat je live gaat, moet je het systeem grondig testen met een reeks transacties om na te gaan of het correct en veilig werkt. Pak eventuele problemen aan en test indien nodig opnieuw.

  • Training: Train je personeel in het gebruik van het nieuwe systeem. De training moet betrekking hebben op het afhandelen van dagelijkse activiteiten, het toezicht houden op beveiligingsprotocollen en het oplossen van veelvoorkomende problemen.

  • Onboarding van klanten en leveranciers: Als je geautomatiseerde betaalsysteem gevolgen heeft voor klanten of leveranciers, maak dan een plan om ze te onboarden. Hieronder valt mogelijk het schrijven van instructies voor het instellen van accounts, het autoriseren van betalingen en het begrijpen van nieuwe facturatiecycli.

  • Implementatie: Zodra het testen is voltooid en alle partijen zijn opgeleid, rol je het nieuwe systeem uit. Een gefaseerde aanpak, waarbij je begint bij een kleinere groep en deze vervolgens uitbreidt naar alle gebruikers, kan de impact op de bedrijfsvoering tot een minimum beperken.

  • Monitoring en ondersteuning: Controleer na de implementatie transacties continu op eventuele problemen en bied doorlopende ondersteuning aan klanten. Wees voorbereid om problemen snel aan te pakken en op te lossen.

  • Evaluatie en bijsturing: Evalueer de prestaties van het systeem regelmatig. Verzamel feedback van gebruikers en stuur indien nodig aanpassingen door om de efficiëntie en klantervaring te verbeteren.

  • Handhaving van de naleving: Houd het systeem up-to-date met de nieuwste beveiligingspatches en wijzigingen in de regelgeving. Regelmatige audits kunnen ervoor zorgen dat het systeem compliant en veilig blijft.

Best practices voor geautomatiseerde betaalsystemen

Het toepassen van best practices voor geautomatiseerde betaalsystemen is noodzakelijk om een goede klantervaring te behouden en je interne activiteiten soepel te laten verlopen, met zo min mogelijk onnodige kosten en kwetsbaarheden. Deze best practices zijn onder meer:

  • Werk de software regelmatig bij: Houd de software van je betaalsysteem up-to-date. Nieuwe versies bevatten vaak patches voor beveiligingsproblemen die sinds de laatste update zijn ontdekt.

  • Gebruik effectieve authenticatiemethoden: Bescherm je systeem met krachtige authenticatiepraktijken. Ga verder dan basiswachtwoorden en implementeer tweefactorauthenticatie, waarbij een tweede vorm van verificatie vereist is.

  • Controleer transacties nauwgezet: Volg transacties zorgvuldig om ongebruikelijke activiteiten vroegtijdig op te sporen. Geautomatiseerde systemen kunnen anomalieën signaleren, maar menselijk toezicht kan bepalen of het valse alarmen of echte problemen zijn.

  • Train je team: Zorg ervoor dat je team begrijpt hoe het betaalsysteem moet worden gebruikt en op de hoogte is van veelvoorkomende oplichting of beveiligingsrisico's. Regelmatige trainingssessies kunnen iedereen op de hoogte houden van de nieuwste beveiligingspraktijken.

  • Zorg voor een responsplan: Als er iets misgaat, moet je snel kunnen reageren. Zorg voor een plan voor het omgaan met inbreuken op de beveiliging, inclusief wie op de hoogte moet worden gesteld en welke stappen moeten worden genomen om het probleem in te perken.

  • Maak een back-up van gegevens: Maak regelmatig een back-up van de gegevens van je betaalsysteem. Als je een systeemstoring of cyberaanval ondervindt, heb je back-ups nodig om verloren informatie te herstellen.

  • Kies betrouwbare partners: Werk samen met banken en financiële instellingen die bekend staan om hun betrouwbaarheid en klantenservice. Als je tegen problemen aanloopt, wil je een partner die responsief en behulpzaam is.

  • Houd rekening met naleving: Blijf op de hoogte van de wettelijke vereisten die van invloed zijn op je betaalsysteem en zorg ervoor dat je deze naleeft. Dit kunnen financiële regelgeving, wetten inzake gegevensbescherming en industrienormen zijn.

  • Beoordeling en audit: Controleer regelmatig je betaalprocessen om na te gaan of ze nog steeds goed werken voor je onderneming en niet verouderd zijn.

  • Bied een uitstekende klantenservice: Geautomatiseerde systemen kunnen soms frustrerend zijn voor klanten om te navigeren. Zorg voor duidelijke gebruiksaanwijzingen en wees klaar om te helpen wanneer dat nodig is.

  • Moedig feedback aan: Luister naar feedback van zowel klanten als medewerkers. Ze kunnen problemen of mogelijke verbeteringen identificeren die je niet hebt overwogen.

  • Plan voor downtime: Soms vallen systemen uit. Zorg dat je een plan hebt voor hoe je betalingen afhandelt als je geautomatiseerde systeem tijdelijk niet beschikbaar is.

Hoe strikt of losjes je deze aanbevolen werkwijzen volgt, is van invloed op de mate waarin je onderneming profiteert van automatisering van betalingen en hoe goed je mogelijke uitdagingen kunt vermijden. Doordachte aandacht voor details bij het automatiseren van betalingen zal leiden tot een sterkere, betrouwbaarde onderneming.

Hoe Stripe kan helpen

Voor de meeste ondernemingen is het succesvol implementeren en beheren van hun geautomatiseerde betaalsysteem afhankelijk van de juiste betaalproviders. Het complete pakket betaaloplossingen van Stripe is bijvoorbeeld compatibel met geautomatiseerde betaalstrategieën, of dat nu je hele betaalsysteem omvat of slechts een deel ervan. Stripe ondersteunt betaalautomatisering voor ondernemingen via een uitgebreide set functies en producten, die zijn afgestemd op maximale efficiëntie en minder handmatige interventie. Zo ziet dat eruit met Stripe:

  • Uitgebreide betalingsverwerking
    Stripe automatiseert het hele betaaltraject, van het accepteren van verschillende betaalformulieren, waaronder betaalkaarten en digitale wallets, om ervoor te zorgen dat geld correct wordt vereffend op de bankrekening van de onderneming. Deze automatisering is belangrijk voor ondernemingen die willen opschalen en tegelijk de administratieve lasten tot een minimum willen beperken.

  • Abonnementsdiensten en facturatie
    Met Stripe Billing automatiseren ondernemingen hun terugkerende facturatie, abonnementen en facturatie. Ze kunnen complexe facturatiescenario's instellen, zoals gestaffelde tarieven of facturatie op basis van gebruik. Stripe beheert deze automatisch door facturatiecycli en bedragen zo nodig aan te passen.

  • Fiscale afhandeling
    Stripe Tax automatiseert de berekening van omzetbelasting en belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor elke transactie. Zo voorkom je handmatige belastingberekening en blijven ondernemingen op de hoogte van fiscale compliance.

  • Omzetherstel
    Stripe helpt bij het automatiseren van het incassoproces om mislukte betalingen alsnog te innen via Smart Retries. Ook kunnen klanten eenvoudig hun betaalgegevens bijwerken.

  • Financiële verslaggeving en compliance
    Stripe automatiseert financiële verslaglegging en compliancetaken, zoals omzetverantwoording en rapportage. Met tools zoals Stripe Sigma kunnen ondernemingen automatisch financiële rapporten genereren en inzichten uit hun gegevens halen, wat kan leiden tot beter onderbouwde besluitvorming.

  • Wereldwijd bereik met gelokaliseerde betalingen
    Stripe ondersteunt de verwerking van wereldwijde betalingen door transacties in meerdere valuta's automatisch te verwerken in overeenstemming met lokale betaalmethoden, waardoor de complexiteit van internationale verkoop wordt verminderd.

Lees meer over de geautomatiseerde betaalmogelijkheden.

De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak een account en begin direct met het ontvangen van betalingen. Contracten of bankgegevens zijn niet vereist. Je kunt ook contact met ons opnemen om een pakket op maat voor je onderneming samen te stellen.
Payments

Payments

Ontvang over de hele wereld online en fysieke betalingen met een betaaloplossing die past bij elke onderneming.

Documentatie voor Payments

Vind een whitepaper over de integratie van de betaal-API's van Stripe.