Ondernemingen die afhankelijk zijn van traditionele betaalmethoden zoals papieren cheques of bankoverschrijvingen, hebben vaak te maken met vertragingen, hoge verwerkingskosten en beveiligingsrisico's. Betalingen met e-cheques bieden een snellere, kosteneffectievere betalingsoplossing die kan helpen de cashflow te verbeteren en tegelijkertijd geld te innen bij de bankrekening van de klant.

Een elektronische cheque, gewoonlijk een "e-cheque" genoemd, is een digitale versie van een traditionele papieren cheque. Wanneer u een e-cheque gebruikt, wordt het geld elektronisch overgemaakt van de account van de betaler naar de account van de begunstigde via ACH betaling. Dit is vergelijkbaar met de procedure die plaatsvindt met een papieren cheque, maar veel sneller en zonder het fysieke element.

Nacha, het systeem dat ACH betalingen regelt, gerapporteerd die in 2022 30 miljard transacties ter waarde van 76,7 biljoen dollar afhandelt. Het aantal transacties en het totale bedrag daarvan is de afgelopen tien jaar gestaag gegroeid. Voor ondernemingen is het accepteren van e-cheques een efficiënte manier om betalingen te berekenen, met name voor grote of terugkerende betalingen zoals huur en waardevolle aankopen.

Hieronder bespreken we wat u moet weten om e-cheques van klanten zo betrouwbaar en efficiënt mogelijk te accepteren, ongeacht welk kanaal u gebruikt.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken e-cheques?
  
• Voordelen van het accepteren van e-cheques voor ondernemingen
  
• Uitdagingen bij het accepteren van e-cheques
  
• Best practices voor het accepteren van e-cheques
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Hoe werken e-cheques?

betaalproces met e-cheques overschrijvingen elektronisch geld overmaken van de ene bankrekening naar de andere via het ACH-netwerk. Het digitale karakter van een e-cheque-betaling versnelt het proces en is handiger en veiliger dan papieren cheques. Hier volgt een overzicht van hoe het proces werkt:

• Autorisatie: eerst moet de betaler expliciet toestemming geven voor de elektronische afschrijving van het betalingsbedrag van diens bankrekening. De transactie kan geautoriseerd worden via een beveiligd online formulier, een telefoontje of een ondertekend document.

• Verzamelen van bankgegevens: na het verkrijgen van autorisatie verzamelt de begunstigde de benodigde bankgegevens van de betaler. Dit omvat meestal het routingnummer van de bank en het bankrekeningnummer van de betaler.

• Indienen voor verwerking: met de autorisatie en bankgegevens in de hand dient de begunstigde deze informatie in via een gespecialiseerde betaalgateway of andere betalingssoftware die e-cheque-betaling ondersteunt. De indiening activeert elektronisch verwerken om het proces van geldoverschrijving te starten.

• Initiëren van de ACH-transactie: het ACH-netwerk (Automated Clearing House) maakt het verkeer van geld en informatie tussen de betrokken banken mogelijk. De bank van de betaler dient de betaalgegevens in bij het ACH-netwerk, dat vervolgens coördineert met de bank van de betaler voor verificatie en overschrijving.

• Verificatie: na ontvangst van het verzoek verifieert de bank van de betaler de bankrekeninggegevens en de beschikbaarheid van voldoende saldo. Als alles klopt, keurt de bank de transactie goed voor verdere verwerking.

• Geldoverschrijving: na goedkeuring initieert de ACH de overboeking van het bedrag van de bankrekening van de betaler naar de bankrekening van de begunstigde. De timing is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de betrokken instellingen en de specifieke kenmerken van het verwerkingsschema van het ACH-netwerk. (Het verrekent betalingen vier keer per dag, maar is offline in het weekend en op feestdagen.)

• Bevestiging en archivering: nadat de transactie met succes is afgerond, ontvangen beide partijen doorgaans bevestigingsbewijzen. Deze elektronische dossiers zijn gemakkelijker te beheren en op te slaan in vergelijking met papieren dossiers, en ze kunnen gemakkelijk worden opgevraagd voor auditing of transactiegeschiedenis.

• Vereffening: tot slot verrekent de ACH alle transacties met de banken.

Voordelen van het accepteren van e-cheques voor ondernemingen

De waarde van het accepteren van elektronische cheques hangt af van hoe goed een onderneming ze beheert binnen diens algehele betalingsecosysteem. Hier volgen een aantal potentiële voordelen voor ondernemingen:

• Kostenefficiënt: e-cheques hebben lagere verwerkingskosten in vergelijking met creditcardbetalingen of bankoverschrijvingen. Dit heeft vooral gevolgen bij hoge transactievolumes.

• Veiligheidsmaatregelen: e-cheques maken gebruik van het ACH-netwerk voor transacties, dat tal van beveiligingsprotocollen omvat, zoals encryptie, authenticatie en fraudepreventie. Deze functies creëren een veiligere transactie omgeving voor zowel ondernemingen als klanten en beschermen gevoelige gegevens zoals bankrekeningnummers.

• Snellere verwerkingstijd: terwijl het verwerken van traditionele cheques enkele dagen in beslag kan nemen, worden e-cheques vaak binnen één werkdag verwerkt. Deze snellere verwerkingstijd verbetert de snelheid waarmee bedrijven toegang hebben tot geld, wat vooral gunstig is voor bedrijven met krappe operationele marges.

• Verbeterd geldbeheer:dankzij snellere verwerkingstijden kunnen ondernemingen hun beschikbare geld nauwkeuriger voorspellen. Dit verbetert de besluitvorming over investeringen, salarisadministratie en andere bedrijfskosten die liquiditeit op korte termijn vereisen.

• Gemak: e-cheques zijn handig voor zowel ondernemingen als klanten. Het is niet nodig om naar de bank te gaan om cheques te storten, en veel financiële softwaresystemen kunnen deze transacties automatisch registreren, waardoor de administratieve werklast wordt verminderd.

• Chargeback beslechting: ACH-betalingen vereisen doorgaans verificatie van de bankrekening, waarbij de klant bewijs moet verstrekken dat ze toegang hebben tot de bankrekening die wordt afgeschreven. Dergelijke functies helpen frauduleuze transacties te verminderen, wat leidt tot minder chargeback en kans op gederfde inkomsten.

• Milieuvriendelijk: e-cheques zijn een papierloze methode van betaling, die aansluit bij de milieuwaarden van veel moderne klanten en ondernemingen. Door het gebruik van papieren cheques te verminderen, is er ook minder fysieke opslagruimte nodig.

• Verhoogde klanttevredenheid: het aanbieden van meerdere betalingsopties, inclusief e-cheques, biedt plaats aan een breder scala aan betaalvoorkeuren voor de klant, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om zaken met u te doen. Dit soort flexibiliteit kan de tevredenheid en loyaliteit van klanten verbeteren.

• Toegang tot een bredere markt: sommige klanten en ondernemingen vermijden nog steeds het gebruik van creditcards vanwege verschillende zorgen, zoals hoge kosten of het potentieel voor schuldopbouw. Het aanbieden van e-cheques als alternatief kan uw onderneming aantrekkelijker maken voor deze segmenten, waardoor uw klantenbestand mogelijk wordt uitgebreid.

• Terugkerende betalingen en abonnementen: e-cheques zijn zeer geschikt voor terugkerende betaling structuren zoals abonnementen, dankzij hun lagere kosten en beveiligingsfuncties.

Uitdagingen bij het accepteren van e-cheques

Elektronische chequebetalingen worden als redelijk veilig beschouwd voor ondernemingen en klanten, maar ze hebben nog steeds potentiële risico's en uitdagingen. Bedrijven die betalingen met e-cheques accepteren, moeten rekening houden met deze factoren voor een soepele bedrijfsvoering en risicobeperking.

Hier volgen veelvoorkomende uitdagingen die gepaard gaan met het accepteren van e-cheques als betaling:

• Fraude risico's: geen enkele betaalmethode kan volledig beschermen tegen fraude. Technieken als rekeningovername of het gebruik van gestolen rekeninginformatie kunnen nog steeds voorkomen en leiden tot ongeoorloofde transacties. Het is belangrijk om preventieve strategieën toe te passen om risico's te verminderen, zoals waakzame transactiecontrole, accountverificatie en extra beveiligingslagen.

• Onvoldoende geld: net als traditionele cheques zijn e-cheques onderhevig aan het risico dat er onvoldoende saldo op de rekening van de betaler staat. Er is geen realtime autorisatie om het beschikbare saldo te verifiëren voordat de betaling wordt verwerkt.

• Operationele aanpassingen: ondernemingen die nog niet eerder e-cheques hebben geaccepteerd, moeten mogelijk hun boekhoudpraktijken aanpassen om aan deze nieuwe methode te voldoen. Dit kan gaan om aanpassingen in softwaresystemen of extra training van het personeel, wat extra tijd en middelen vereist.

• Transactie terugboekingen: een e-cheque-transactie kan worden teruggedraaid nadat deze op de rekening van de ontvanger is gestort, wat een uitdaging vormt voor inkomstenzekerheid. Deze terugboekingen vinden meestal plaats tot 60 dagen na de transactie, waardoor een langere periode van onzekerheid ontstaat.

• Beperkt internationaal gebruik: het ACH-netwerk ondersteunt voornamelijk financiële instellingen uit de VS. Als een groot deel van uw klant internationaal is, kunt u overwegen alternatieve betaalmethoden te gebruiken voor wereldwijde transacties, zoals bankoverschrijvingen of betalingen met creditcard.

• Initiële opstartkosten en lopende kosten: afhankelijk van uw financiële instelling en de specifieke kenmerken van uw activiteiten, kunnen er opstartkosten zijn. Hoewel deze kosten over het algemeen goedkoper zijn dan transactiekosten van creditcards, mag u ze niet over het hoofd zien. Sommige e-cheque-services kunnen ook maandelijkse kosten, transactiekosten of kosten per betaling in rekening brengen, wat de cashflow van uw onderneming kan verminderen.

• Terughoudendheid van klanten: ondanks hun voordelen worden e-cheques nog steeds niet zo veel gebruikt of begrepen als andere methoden zoals creditcards of zelfs traditionele cheques. Om klanten voor te lichten over de voordelen en beveiligingsfuncties van e-cheques kan een investering in marketing- en informatiemiddelen nodig zijn.

• Regelgevingscomplexiteit: als gereguleerde betaalmethode onder de regelgeving voor elektronische overschrijven (EFT), worden e-cheques geleverd met een reeks juridisch verplichtingen, waaronder consumentenrechten en fraudebeschermingsmaatregelen. Deze complexiteit kan vooral een uitdaging zijn voor kleine ondernemingen die mogelijk niet over speciale juridische middelen beschikken.

• Vertraagde transactiebevestiging: hoewel e-cheques doorgaans sneller worden gewist dan hun papieren tegenhangers, bieden ze niet de onmiddellijke betalingsbevestiging die credit- of debitcard transacties bieden. Dit kan een nadeel zijn in scenario's die onmiddellijke verificatie vereisen of er baat bij hebben.

• Systeemcompatibiliteit: niet alle financiële software is geconfigureerd om e-cheques af te handelen, dus ondernemingen moeten mogelijk hun systemen bijwerken of investeren in nieuwe software. Deze overgang vereist een geldelijke investering en kan het trainen van personeel met zich meebrengen.

Best practices voor het accepteren van e-cheques

Om de beste aanpak te bepalen voor het accepteren en beheren van elektronische cheques, moet u inzicht hebben in uw behoeften, uw specifieke kwetsbaarheden en de voorkeuren van uw klanten. Hoewel de strategie van elk bedrijf kan verschillen, kan het toepassen van branche best practices de bedrijfsvoering verbeteren, fraude risico's verminderen en de cashflow vergroten.

Hier zijn enkele algemeen aanvaarde best practices voor het accepteren van e-cheques:

• Striktere authenticatieprocessen: wanneer u een service van derden selecteert voor account- en identiteitsverificatie, zoekt u naar kenmerken zoals realtime validatie aan de hand van live bankgegevens. Het doel is om inconsistenties op te sporen voordat een transactie plaatsvindt, waardoor het risico op fraude aanzienlijk wordt verkleind. Implementeer een dubbele verificatieprocedure waarbij de identiteit van een klant zowel bij het begin als het einde van een transactie wordt bevestigd. Deze methode met dubbele validatie kan fouten of ongeoorloofde activiteiten opsporen voordat geld worden overgedragen, wat een extra mogelijkheid biedt voor fraudepreventie.

• Geavanceerde beveiligingsconfiguraties: implementeer een rol-gebaseerd toegangscontrolesysteem binnen uw betalingssoftware. Door werknemers gelaagde toegangsniveaus te bieden op basis van hun functie, verkleint u het risico op interne fraude of verkeerde verwerking van gegevens. Gebruik AI-algoritmen om transactiegedrag in de loop van de tijd te volgen. Deze algoritmen passen zich aan normaal gedrag aan en kunnen echt verdachte activiteiten of mogelijke fraude signaleren, in vergelijking met statische regelsets. Versleutel alle bankrekeningnummers en betaalinformatie tijdens de gegevensoverdracht om datalekken te voorkomen.

• Transactie- en beveiligingsaudits: transactionele logboeken kunnen gegevens leveren voor gedragsanalyse. Pas AI toe om logboeken te analyseren en patronen te identificeren die kunnen duiden op frauduleuze activiteiten. Periodieke interne audits moeten ook stresstests omvatten van uw beveiligingsmaatregelen en het identificeren van mogelijke kwetsbaarheden in uw procedure die kunnen worden uitgebuit. Implementeer geautomatiseerde reconciliatie-tools om dubbele e-cheque-transacties te verifiëren en ervoor te zorgen dat betalingen slechts één keer worden verwerkt.

• Klantcontrole: bied klanten een interactief digitaal dashboard waar ze de status van hun e-cheque-transacties in realtime kunnen volgen. Rust dit dashboard uit met functies zoals push-notificaties voor belangrijke transactionele mijlpalen om actieve betrokkenheid te stimuleren. Maak content resources die klanten door probleemscenario's leiden die ze kunnen tegenkomen, zoals mislukte transacties of geschillen. Zorg ervoor dat deze handleidingen specifieke oplossingen bieden, waardoor klanten een gevoel van controle krijgen en hun afhankelijkheid van klantenservice wordt verminderd. Door de voordelen van e-cheques duidelijk te schetsen en hoe ze verschillen van andere betaalmethoden, zoals bankoverschrijvingen en betalingen met creditcards, kan de acceptatie worden verbeterd.

• Verfijning van procedure en tools: overweeg om de verwerking van uw e-cheques te plannen op basis van statistische gegevens, zoals drukke uren en de typische duur tussen de uitgifte van een cheque en de goedkeuring ervan. Door dit te optimaliseren, kunt u de belasting van systeembronnen minimaliseren, de kosten verlagen en u een beter idee geven van wanneer de transactie zal zijn voltooid. Selecteer een schaalbare betaalgateway die zich kan aanpassen aan toekomstige veranderingen in het betalingsecosysteem. Gezien de snelle technologische evolutie, kan het vasthouden aan een rigide systeem leiden tot toekomstige inefficiënties en gemiste kansen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betalingsoplossing die elke onderneming helpt - van start-ups tot wereldwijde ondernemingen - online, persoonlijk en over de hele wereld betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenproces te optimaliseren: creëer een soepele klantervaring en bespaar duizenden uren aan engineering met kant-en-klare betaalinterfaces en toegang tot meer dan 100 betaalmethoden, waaronder methoden waarvoor ABA-routingnummers nodig zijn. Van bankoverschrijvingen tot automatische incasso's via ACH Direct Debit, integratie is eenvoudig.
  
• Betalingen automatisch te reconciliëren: maak het eenvoudiger om betalingen ​​te reconciliëren die gebruikmaken van ABA-routingnummers met een automatische reconciliatie-engine die virtuele bankrekeningen voor elke klant gebruikt en hulpmiddelen voor probleemoplossing.
  
• Gemakkelijk geld terug te betalen: doe terugbetalingen of retourneer overtollige bedragen, zelfs bij bankoverschrijvingen.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Meer informatie over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen mogelijk kan maken, of hoe je ermee aan de slag kan.