Las empresas que dependen de métodos de pago tradicionales, como cheques impresos o transferencias electrónicas, a menudo se enfrentan a retrasos, altas comisiones de procesamiento y riesgos de seguridad. Los pago con cheques electrónicos proporcionan una solución de pago más rápida y rentable que puede ayudar a mejorar el flujo de caja mientras se cobran fondos de la cuenta bancaria de un cliente.

Un cheque electrónico, también conocido por su nombre en inglés «eCheck», es una versión digital de un cheque impreso tradicional. Cuando usas un cheque electrónico, los fondos se transfieren electrónicamente de la cuenta corriente del pagador a la cuenta del beneficiario a través de un ACH payment (pago de ACH). Esto es similar al proceso de un cheque impreso, pero mucho más rápido y sin el elemento físico.

Nacha, el sistema que rige los pagos de ACH, reported (informado) gestionó 30 mil millones de transacciones por un valor de 76,7 billones de dólares en 2022. La cantidad de transacciones y su importe total ha crecido constantemente en la última década. Para las empresas, aceptar cheques electrónicos es una forma eficiente de cobrar pagos, especialmente en pagos recurrentes, como alquileres y compras de alto valor.

A continuación, hablaremos de lo que debes saber para aceptar cheques electrónicos de clientes de la manera más segura, confiable y eficiente posible, independientemente del canal que uses.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan los cheques electrónicos?
  
• Beneficios de aceptar cheques electrónicos para las empresas
  
• Desafíos de aceptar cheques electrónicos
  
• Prácticas recomendadas para aceptar cheques electrónicos
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funcionan los cheques electrónicos?

Los cheques electrónicos transfers (transfieren) fondos de una cuenta bancaria a otra mediante el pago de ACH. La naturaleza digital de un pago con cheque electrónico agiliza el proceso y resulta más práctica y segura que los cheques impresos. Este es un resumen del proceso habitual:

• Autorización: en primer lugar, el pagador debe dar permiso explícito para que el importe del pago se retire electrónicamente de su cuenta bancaria. Puede autorizar la transacción a través de un formulario en línea protegido, una llamada telefónica o un documento firmado.

• Recopilación de datos bancarios: después de obtener la autorización, el beneficiario recopila la información bancaria necesaria del pagador. Por lo general, esto incluye el número de enrutamiento del banco y el número de cuenta del pagador.

• Envío para su procesamiento: una vez que el beneficiario tiene la autorización y los datos bancarios, envía esta información por medio de un software especializado payment gateway (pasarela de pagos) u otro método de pago que admita proceso de pago con cheque electrónico. El envío activa un proceso electrónico para iniciar la transferencia de fondos.

• Inicio de la transacción ACH: la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) facilita el movimiento de dinero e información entre los bancos involucrados. El banco del beneficiario envía los datos del pago a la red ACH, que luego se coordina con el banco del pagador para la verificación y transferencia.

• Verificación: tras recibir la solicitud, el banco del pagador verifica la información de la cuenta y la disponibilidad de fondos suficientes. Si todo es correcto, el banco aprueba la transacción para su posterior procesamiento.

• Transferencia de fondos: una vez aprobada, la ACH inicia la transferencia de fondos de la cuenta bancaria del pagador a la cuenta bancaria del beneficiario. El tiempo depende de varios factores, como las instituciones involucradas y los detalles del calendario de procesamiento de la red ACH. (Acredita pagos four times a day (cuatro veces al día), pero está fuera de línea los fines de semana y días festivos).

• Confirmación y mantenimiento de registros: cuando la transacción se completa correctamente, ambas partes suelen obtener comprobantes de confirmación. Estos registros electrónicos son más fáciles de gestionar y almacenar que los registros impresos y se pueden recuperar fácilmente para fines de auditing (auditoría) o para consultar el historial de transacciones.

• Acreditación de fondos: finalmente, la ACH liquida todas las transacciones con los bancos.

Beneficios de aceptar cheques electrónicos para empresas

El valor de aceptar cheques electrónicos depende de la eficacia con la que los gestione una empresa dentro de su ecosistema de pagos general. Estos son algunos de los posibles beneficios para las empresas:

• Rentabilidad: los cheques electrónicos tienen comisiones de procesamiento más bajas en comparación con pagos con tarjeta de crédito o transferencias electrónicas. Esto impacta especialmente con altos volúmenes de transacciones.

• Medidas de seguridad: los cheques electrónicos usan la red ACH para las transacciones, que incluye numerosos protocolos de seguridad como el encryption (cifrado), la autenticación y la prevención de fraude. Estas funcionalidades crean un entorno más seguro para las transacciones de las empresas y los clientes y la protección de datos, como los números de cuenta bancaria.

• Tiempo de procesamiento más rápido: mientras que los cheques tradicionales pueden tardar varios días en cobrarse, los cheques electrónicos suelen cobrarse en un solo día hábil. Este cobro más rápido mejora la velocidad a la que las empresas pueden acceder a los fondos, lo que es muy beneficioso para las empresas con márgenes operativos ajustados.

• Mejora de la gestión del efectivo: con tiempos de procesamiento más rápidos, las empresas pueden pronosticar con mayor precisión los fondos que tendrán disponibles. Esto favorece la toma de decisiones sobre inversiones, nóminas y otros gastos operativos que requieren liquidez a corto plazo.

• Conveniencia: los cheques electrónicos son prácticos para las empresas y los clientes, ya que no es necesario ir al banco a depositar cheques; además, muchos sistemas de software financiero pueden registrar automáticamente estas transacciones, lo que reduce la carga de trabajo administrativo.

• Mitigación disputas: los pagos de ACH suelen requerir verificación de cuentas bancarias, lo que requiere que el cliente proporcione evidencia de que tiene acceso a la cuenta bancaria que se está debitando. Estas funcionalidades ayudan a reducir las transacciones fraudulentas, lo que conduce a una menor cantidad de disputas y a la posibilidad de pérdida de ingresos.

• Respetuosos con el medioambiente: los cheques electrónicos son un método de pago digital que se alinea con los valores ambientales de muchos clientes y empresas actuales. Reducir el uso de cheques impresos también disminuye la necesidad de espacio de almacenamiento físico.

• Aumento de la satisfacción del cliente: ofrecer multiple payment options (varias opciones de pago), incluidos los cheques electrónicos, permite adaptarte a las diversas preferencias de los clientes para que a ellos les resulte más fácil hacer negocios contigo. Este tipo de flexibilidad puede mejorar la satisfacción y la fidelidad de la clientela.

• Acceso a un mercado más amplio: todavía hay clientes y empresas que evitan usar credit cards (tarjetas de crédito) por diferentes motivos, como las comisiones elevadas o la posible acumulación de deudas. Ofrecer cheques electrónicos como alternativa podría hacer que tu empresa sea más atractiva para estos segmentos y, en consecuencia, ampliar tu base de clientes.

• Pagos recurrentes y suscripciones: los cheques electrónicos son muy convenientes para las estructuras de recurring payments (pagos recurrentes), como las subscriptions (suscripciones) porque sus comisiones son más bajas y por las funcionalidades de seguridad que ofrecen.

Desafíos de aceptar cheques electrónicos

Los pagos con cheques electrónicos se consideran bastante seguros para las empresas y los clientes, pero siguen teniendo riesgos y desafíos potenciales. Las empresas que aceptan pagos con cheques electrónicos deben tener en cuenta estos factores para que las operaciones y la mitigación de riesgos sean fluidas.

Estos son los desafíos comunes asociados con la aceptación de cheques electrónicos como método de pago:

• Riesgos de fraude: ningún método de pago puede proteger completamente contra el fraud (fraude). Las técnicas, como el hijacking account (secuestro de cuentas) o el uso de información de cuentas robadas, aún se pueden producir y dar lugar a transacciones no autorizadas. Es importante adoptar preventive strategies (estrategias preventivas) para reducir el riesgo, como seguimiento de transacciones, verificación de cuentas y capas de seguridad adicionales.

• Fondos insuficientes: al igual que los cheques tradicionales, los cheques electrónicos están sujetos al riesgo de fondos insuficientes en la cuenta del pagador. No existe la autorización en tiempo real para verificar los fondos disponibles antes de procesar el pago.

• Ajustes operativos: es posible que las empresas que no hayan aceptado cheques electrónicos anteriormente deban modificar sus prácticas contables y tenedurías de libros para adaptarse a este nuevo método. Esto podría implicar cambios en los sistemas de software o una capacitación adicional del personal, lo que requiere más tiempo y recursos.

• Transacciones revocadas: una transacción con cheque electrónico se puede revocar después de que se haya depositado en la cuenta del beneficiario, lo que representa un desafío para garantizar los ingresos. Estas revocaciones pueden ocurrir hasta 60 días después de la transacción, lo que genera un período prolongado de incertidumbre.

• Uso internacional limitado: La red ACH da soporte principalmente a instituciones financieras de los EE. UU. Si una parte importante de tu base de clientes es internacional, tendrás que usar métodos de pago alternativos para las global transactions (transacciones internacionales, como transferencias electrónicas o pagos con tarjeta de crédito.

• Comisiones iniciales por configuración y costos continuos: según tu institución financiera y los detalles de las operaciones de tu empresa, puede haber comisiones por configuración. Si bien estos costos generalmente son más baratos que las comisiones por transacción con tarjeta de crédito, no los pases por alto. Algunos servicios de cheque electrónico también podrían tener cargos por comisiones mensuales, por transacción o por pago que podrían reducir el flujo de caja de la empresa.

• Reticencias de los clientes: a pesar de sus ventajas, los cheques electrónicos todavía no se usan ni se conocen tanto como otros métodos, como las tarjetas de crédito o, incluso, los cheques tradicionales. Enseñar a los clientes los beneficios y las funcionalidades de seguridad de los cheques electrónicos puede requerir una inversión en recursos de marketing e información.

• Complejidad normativa: como método de pago regulado según la normativa de transferencia electrónica de fondos (EFT), los cheques electrónicos conllevan obligaciones legales, incluidos los derechos del consumidor y las medidas de protección contra fraudes. Esta complejidad puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas que no cuentan con recursos legales especializados.

• Confirmación de transacciones retrasadas: aunque los cheques electrónicos suelen cobrarse más rápido que sus homólogos impresos, no ofrecen la confirmación de pago instantánea que se obtiene en las transacciones con tarjeta de crédito o débito. Esto podría ser una desventaja en situaciones que requieren una verificación inmediata o se benefician de ella.

• Compatibilidad del sistema: no todo el software financiero está configurado para procesar cheques electrónicos, es posible que las empresas deban actualizar sus sistemas o invertir en un nuevo software. Esta transición requiere una inversión de dinero y puede implicar la capacitación del personal.

Prácticas recomendadas para aceptar cheques electrónicos

Determinar el mejor enfoque para aceptar y gestionar cheques electrónicos requiere comprender tus necesidades, tus vulnerabilidades específicas y las preferencias de tus clientes. Si bien la estrategia de cada empresa puede diferir, adoptar prácticas recomendadas del sector puede mejorar las operaciones, reducir el riesgo de fraude y aumentar el flujo de caja.

Estas son algunas prácticas recomendadas generalmente reconocidas para aceptar cheques electrónicos:

• Procesos de autenticación más estrictos: cuando se selecciona un servicio de terceros para la verificación de cuentas e identidad, busca funcionalidades como la validación en tiempo real con datos bancarios activos. El objetivo es detectar inconsistencias antes de que se produzca una transacción, lo que reduce en gran medida el riesgo de fraude. Implementa un proceso dual de verificación en el que se confirme la identidad de un cliente al inicio y al final de la transacción. Este método de validación dual puede detectar errores o actividades no autorizadas antes de que se transfieran fondos, lo que brinda otra oportunidad para la fraud prevention (prevención de fraude).

• Configuraciones de seguridad avanzadas: implementa un sistema de control de acceso establecido en funciones dentro de tu payment software (software de pago). Si proporcionas niveles escalonados de acceso a los empleados establecidos en sus funciones laborales, reduces el riesgo de fraude interno o mal manejo de datos. Emplea algoritmos de IA para monitorear el comportamiento transaccional a lo largo del tiempo. Estos algoritmos se adaptan al comportamiento normal y pueden marcar actividades genuinamente sospechosas o posibles fraudes en comparación con los conjuntos de reglas estáticas. Cifra todos los números de cuentas bancarias y la información de pago durante la transmisión de datos para evitar filtraciones de datos.

• Auditorías de transacciones y seguridad: los registros transaccionales pueden suministrar datos para el análisis de comportamiento. Aplica IA para analizar registros e identificar patrones que puedan indicar actividades fraudulentas. Las auditorías internas periódicas también deben incluir pruebas de estrés de tus medidas de seguridad e identificar posibles vulnerabilidades en tu proceso que podrían explotarse. Implementa herramientas de conciliación automatizadas para verificar transacciones duplicadas con cheques electrónicos y asegúrate de que los pagos se procesen una sola vez.

• Educación del cliente: proporciona a los clientes un dashboard digital interactivo donde puedan hacer seguimiento del estado de sus transacciones con cheque electrónico en tiempo real. Prepara este dashboard con funcionalidades como notificaciones basadas en el envío para hitos de transacciones importantes a fin de fomentar la participación activa. Crea recursos de contenido que guíen a los clientes a través de escenarios problemáticos que podrían encontrar, como [failed transactions (transacciones fallidas)]((https://stripe.com/docs/declines) o disputes (disputas). Asegúrate de que estas guías ofrezcan soluciones específicas, que brinden a los clientes una sensación de empoderamiento y reduzcan su dependencia del servicio al cliente. Describir claramente los beneficios de los cheques electrónicos y en qué se diferencian de otros métodos de pago, como transferencias electrónicas y pagos con tarjeta de crédito, puede mejorar la adopción.

• Proceso y perfeccionamiento de las herramientas: considera la posibilidad de programar el procesamiento de tu cheque electrónico establecido en función de datos estadísticos, como las horas de alto tráfico y la duración típica entre la emisión y la acreditación de un cheque. Optimizar esto puede minimizar la presión sobre los recursos del sistema, reducir los costos y darte una mejor idea de cuándo se completará la transacción. Selecciona una pasarela de pagos escalable que pueda adaptarse a los cambios futuros en el ecosistema de pagos. Dada la rápida evolución tecnológica, quedarte en un sistema rígido podría provocar ineficiencias en el futuro y pérdida de oportunidades.

Cómo puede ayudar Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pago unificada y global que ayuda a cualquier empresa, desde startups en expansión hasta empresas internacionales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte con lo siguiente:

• Optimizar la experiencia del proceso de compra: crea una experiencia de cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario de pago prediseñadas, acceso a más de 100 métodos de pago, incluidas las que requieren números de enrutamiento ABA. Desde transferencias bancarias hasta ACH Direct Debit, la integración es sencilla.
  
• Conciliar pagos automáticamente: facilita la conciliación de pagos que utilizan números de enrutamiento ABA con un motor de conciliación automático que utiliza cuentas bancarias virtuales para cada cliente y herramientas de resolución de problemas.
  
• Gestionar devoluciones de forma sencilla: realiza reembolsos o devuelve el exceso de fondos, incluso para transferencias bancarias.
  
• Llegar a nuevos mercados más rápido: conéctate con clientes de todo el mundo y reduce la complejidad y el costo de la gestión de múltiples monedas con opciones de pago transfronterizas, disponibles en 195 países en más de 135 monedas.
  
• Mejorar el rendimiento de los pagos: aumenta los ingresos con una gama de herramientas de pago personalizables y fáciles de configurar, que incluyen protección contra fraudes que no requieren programación y funcionalidades avanzadas para mejorar las tasas de autorización.
  
• Avanzar más rápido con una plataforma flexible y confiable para el crecimiento: desarrolla en una plataforma diseñada para crecer contigo, con un tiempo de actividad del 99.999 % y confiabilidad líder en el sector.
  

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede potenciar tus pagos en línea y en persona o empezar hoy.