Un cheque electrónico, también conocido por su nombre en inglés «eCheck» y como «débito directo a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH)», es una versión digital de un cheque impreso tradicional. Cuando usas un cheque electrónico, los fondos se transfieren electrónicamente de la cuenta corriente del pagador a la cuenta del beneficiario a través de un pago ACH. El proceso es similar al que se sigue con un cheque impreso, pero mucho más rápido y sin tener que usar ningún elemento físico.

La Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas (Nacha), el sistema que regula los pagos ACH, registró 30,000 millones de transacciones por un valor de USD 76.7 billones en 2022. El número de transacciones y su importe total no han dejado de crecer durante la última década.

A continuación, te contamos lo que debes saber para aceptar cheques electrónicos de clientes de la manera más segura, confiable y eficiente posible, independientemente del canal que uses.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan los cheques electrónicos?
  
• Beneficios de aceptar cheques electrónicos para las empresas
  
• Desafíos de aceptar cheques electrónicos
  
• Prácticas recomendadas para aceptar cheques electrónicos
  
• ¿Qué productos de Stripe admiten pagos con cheques electrónicos?
  
• Cómo aceptar cheques electrónicos con Stripe
  

¿Cómo funcionan los cheques electrónicos?

Los cheques electrónicos transfieren fondos de una cuenta bancaria a otra. La naturaleza digital de un pago con cheque electrónico agiliza el proceso y resulta más práctica y segura que los cheques impresos. Este es un resumen del proceso habitual:

• Autorización: en primer lugar, el pagador debe dar permiso explícito para que los fondos se retiren de su cuenta bancaria. Puede autorizar la transacción a través de un formulario en línea protegido, una llamada telefónica o un documento firmado.

• Recopilación de datos bancarios: después de obtener la autorización, el beneficiario recopila la información bancaria necesaria del pagador. Por lo general, esto incluye el número de enrutamiento del banco y el número de cuenta del pagador.

• Envío para su procesamiento: una vez que el beneficiario tiene la autorización y los datos bancarios, envía esta información por medio de una especializada pasarela de pagos especializada u otro software. El envío activa un proceso electrónico para iniciar la transferencia de los fondos.

• Inicio de la transacción ACH: la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) facilita el movimiento de dinero e información entre los bancos involucrados. El banco del beneficiario envía los datos del pago a la red ACH, que luego se coordina con el banco del pagador para la verificación y transferencia.

• Verificación: tras recibir la solicitud, el banco del pagador verifica la información de la cuenta y la disponibilidad de fondos suficientes. Si todo es correcto, el banco aprueba la transacción para su posterior procesamiento.

• Transferencia de fondos: una vez aprobada, la ACH inicia la transferencia de fondos de la cuenta bancaria del pagador a la cuenta bancaria del beneficiario. Esto podría tener efecto inmediato o demorar algunos días hábiles, según varios factores, como las instituciones involucradas y los detalles del calendario de procesamiento de la red ACH (acredita los fondos de los pagos cuatro veces al día, salvo los fines de semana y días festivos).

• Confirmación y mantenimiento de registros: Una vez que la transacción se completa correctamente, ambas partes suelen obtener comprobantes de confirmación. Estos registros electrónicos son más fáciles de gestionar y almacenar que los registros impresos y se pueden recuperar fácilmente para fines de auditoría o para consultar el historial de transacciones.

• Acreditación de fondos: por último, la ACH acredita los fondos de todas las transacciones con los bancos y, de este modo, se completa todo el proceso.

Beneficios de aceptar cheques electrónicos para empresas

El valor de aceptar cheques electrónicos depende de la eficacia con la que los gestione una empresa dentro de su ecosistema de pagos general. Estos son algunos de los posibles beneficios para las empresas:

• Rentabilidad
  Las transacciones de los cheques electrónicos tienen costos más bajos que las de los pagos con tarjeta de crédito. Esto es de particular importancia cuando el volumen de transacciones es elevado.

• Medidas de seguridad
  Los cheques electrónicos usan la red ACH para las transacciones, que incluye numerosos protocolos de seguridad como el cifrado y la autenticación. Estas funcionalidades crean un entorno más seguro para las transacciones tanto para las empresas como para los clientes.

• Tiempo de procesamiento más rápido
  Mientras que los cheques tradicionales pueden tardar varios días en cobrarse, los cheques electrónicos suelen cobrarse en un solo día hábil. Este cobro más rápido mejora la velocidad a la que las empresas pueden acceder a los fondos, lo que es especialmente beneficioso para las empresas con márgenes operativos ajustados.

• Gestión de caja mejorada
  Con tiempos de procesamiento más rápidos, las empresas pueden pronosticar con mayor precisión los fondos que tendrán disponibles. Esto favorece la toma de decisiones sobre inversiones, nóminas y otros gastos que requieren liquidez a corto plazo.

• Conveniencia
  Los cheques electrónicos son prácticos tanto para las empresas como para los clientes, ya que no es necesario ir al banco para depositar cheques; además, muchos sistemas de software financiero pueden registrar automáticamente estas transacciones, lo que reduce la carga de trabajo administrativo.

• Menos contracargos
  La red ACH cuenta con funcionalidades que dificultan que los clientes inicien contracargos, en comparación con las transacciones facilitadas por las redes de tarjetas de crédito. Una menor cantidad de contracargos supone menos problemas administrativos y menos pérdidas potenciales de ingresos.

• Ecológicos
  Los cheques electrónicos son un método de pago digital que está en consonancia con los valores ambientales de muchos consumidores y empresas actuales. Reducir el uso de cheques impresos también disminuye la necesidad de espacio de almacenamiento físico.

• Mayor satisfacción del cliente
  Ofrecer varias opciones de pago, incluidos los cheques electrónicos, te permite adaptarte a las diversas preferencias de los clientes para que a ellos les resulte más fácil hacer negocios contigo. Este tipo de flexibilidad puede mejorar la satisfacción y la fidelidad de la clientela.

• Acceso a un mercado más amplio
  Todavía hay consumidores y empresas que evitan usar tarjetas de crédito por diferentes motivos, como las comisiones elevadas o la posible acumulación de deudas. Ofrecer cheques electrónicos como alternativa podría hacer que tu negocio sea más atractivo para estos segmentos y, en consecuencia, ampliar tu base de clientes.

• Cumplimiento de la normativa
  El uso de cheques electrónicos está regulado por la ley de los EE. UU., que estipula un proceso estructurado de resolución de disputas y ofrece protección contra las actividades fraudulentas.

• Pagos recurrentes
  Los cheques electrónicos son muy convenientes para las estructuras de pagos recurrentes, como las suscripciones, porque sus comisiones son más bajas y por las funcionalidades de seguridad que ofrecen.

Desafíos de aceptar cheques electrónicos

Los cheques electrónicos se consideran bastante seguros para las empresas y los clientes, pero pueden suponer algunos riesgos. Te compartimos un breve resumen de los desafíos comunes asociados con la aceptación de cheques electrónicos como método de pago:

• Riesgos de fraude
  A pesar de que los cheques electrónicos suelen ser seguros, ningún método de pago puede proteger completamente contra el fraude. Aún se practican técnicas como el robo de cuentas o el uso de información de cuentas robadas, por lo que es importante adoptar estrategias preventivas, como la supervisión minuciosa de las transacciones y la implementación de capas de seguridad adicionales.

• Fondos insuficientes
  Al igual que los cheques tradicionales, los cheques electrónicos están sujetos al riesgo de que no haya fondos suficientes en la cuenta del pagador.

• Ajustes operativos
  Es posible que las empresas que no hayan aceptado cheques electrónicos anteriormente deban modificar sus prácticas de contabilidad y tenedurías de libros para adaptarse a este nuevo método. Esto podría implicar cambios en los sistemas de software o una capacitación adicional del personal, lo que requiere tiempo y recursos.

• Anulaciones de transacciones
  Una transacción con un cheque electrónico se puede anular después de que se haya depositado en la cuenta del destinatario, lo que representa un reto para garantizar los ingresos. Estas anulaciones pueden ocurrir hasta 60 días después de la transacción, lo que genera un período prolongado de incertidumbre.

• Uso internacional limitado
  La red ACH da soporte principalmente a instituciones financieras de los EE. UU. Si una parte importante de tu base de clientes es internacional, tendrás que usar métodos de pago alternativos para las transacciones internacionales.

• Cargos de instalación inicial y costos continuos
  Dependiendo de tu institución financiera y de las características específicas de tus operaciones comerciales, podrían aplicarse cargos asociados con la instalación de la funcionalidad para aceptar cheques electrónicos. Si bien estos costos suelen ser más bajos que las comisiones por las transacciones con tarjeta de crédito, no los pases por alto.

• Reticencia de los clientes
  A pesar de sus ventajas, los cheques electrónicos todavía no se usan ni se conocen tanto como otros métodos, como las tarjetas de crédito o incluso los cheques tradicionales. Educar a los clientes sobre los beneficios y las funcionalidades de seguridad de los cheques electrónicos puede requerir una inversión en recursos de marketing e información.

• Complejidad del marco normativo
  Como método de pago regulado, los cheques electrónicos entrañan un conjunto de obligaciones legales, incluidos los derechos del consumidor y las medidas de protección contra el fraude. Esta complejidad puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas que no cuentan con recursos legales especializados.

• Retraso en la confirmación de la transacción
  Aunque los cheques electrónicos suelen cobrarse más rápido que los de sus homólogos impresos, no ofrecen la confirmación de pago instantánea que se obtiene en las transacciones con tarjeta de crédito o débito. Esto podría ser una desventaja en situaciones que requieren una verificación inmediata o se benefician de ella.

• Compatibilidad con el sistema
  Como no todo el software financiero está configurado para procesar cheques electrónicos, es posible que las empresas deban actualizar sus sistemas o invertir en un nuevo software. Esta transición requiere una inversión de dinero y puede implicar la capacitación del personal.

Prácticas recomendadas para aceptar cheques electrónicos

Para determinar cuál es el mejor enfoque para aceptar y gestionar cheques electrónicos, es necesario comprender tus necesidades, tus vulnerabilidades específicas y las preferencias de tus clientes. Es probable que tu estrategia difiera de la de empresas comparables. Sin embargo, existen algunas prácticas recomendadas generalmente reconocidas para aceptar cheques electrónicos:

Procesos de autenticación más rigurosos

Al seleccionar un servicio de terceros para la verificación de cuentas e identidades, busca funcionalidades como la validación en tiempo real con datos bancarios activos. El objetivo es detectar inconsistencias antes de que se haga una transacción, lo que reduce en gran medida el riesgo de fraude.

Implementa un proceso de doble verificación en el que se confirme la identidad de un cliente tanto al inicio como al final de una transacción. Este método de doble validación puede detectar errores o actividades no autorizadas antes de que se transfieran los fondos, lo que supone otra oportunidad para prevenir fraude.

Configuraciones de seguridad avanzadas

Implementa un sistema de control de acceso basado en funciones en tu software para procesar pagos. Al proporcionar niveles escalonados de acceso a los empleados en función de sus puestos de trabajo, se reduce el riesgo de fraude a nivel interno o de errores de gestión de los datos.

Usa algoritmos de machine learning para supervisar el comportamiento en las transacciones a lo largo del tiempo. Estos algoritmos se adaptan al comportamiento normal y pueden marcar actividades realmente sospechosas, en comparación con los conjuntos de reglas estáticas.

Auditorías de las transacciones y de seguridad

Los registros de las transacciones pueden aportar datos para analizar el comportamiento. Aplica el machine learning para analizar los registros e identificar patrones que puedan indicar actividades fraudulentas.

Las auditorías internas periódicas también deben comprender pruebas de estrés de tus medidas de seguridad e identificar posibles vulnerabilidades en el proceso que podrían aprovecharse.

Capacitación del cliente

Ofréceles a tus clientes un panel digital interactivo donde puedan hacer un seguimiento del estado de sus transacciones con cheques electrónicos en tiempo real. Incorpora en este panel funcionalidades como las notificaciones push para hitos importantes de las transacciones con el objetivo de fomentar la participación.

Crea recursos de contenido que orienten a los clientes en situaciones problemáticas con las que se pueden encontrar, como transacciones fallidas o disputas. Asegúrate de que estos recursos ofrezcan soluciones específicas, para darles a los clientes una sensación de autonomía y reducir su dependencia del servicio de atención al cliente.

Optimización de procesos y herramientas

Considera la posibilidad de programar el procesamiento de tu cheque electrónico en función de datos estadísticos, como las horas de mucho tráfico y la duración típica entre la emisión de un cheque y su cobro. Si optimizas este aspecto, podrás minimizar la sobrecarga de recursos del sistema, reducir los costos y tener una idea más clara de cuándo se completará la transacción.

Selecciona una pasarela de pagos que pueda adaptarse a futuros cambios en el ecosistema de pagos. Dada la rápida evolución tecnológica, ceñirse a un sistema rígido podría dar lugar a futuras deficiencias y a la pérdida de oportunidades.

¿Qué productos de Stripe admiten pagos con cheques electrónicos?

Todo el paquete de soluciones de pagos de Stripe está diseñado para permitir que las empresas puedan aceptar cheques electrónicos de diversas maneras, según cómo y dónde acepten los pagos de los clientes. A continuación, encontrarás una lista resumida de los productos para procesar pagos de Stripe que facilitan la aceptación de cheques electrónicos:

• Stripe Checkout: Checkout es una página de pago alojada que te permite integrar un proceso de compra prediseñado en tu sitio web. Para aceptar cheques electrónicos aquí, especifica «Débito ACH» como método de pago aceptado cuando configures tu sesión de Checkout. De esta forma, tus clientes podrán ingresar su información bancaria de manera sencilla.

• Elements: si prefieres usar un formulario personalizable en tu empresa, Elements ofrece componentes de la interfaz de usuario (IU) para crear un formulario de pago que cumpla con las normativas. Con Elements, puedes agregar fácilmente un formulario de «Débito ACH» a tu proceso de confirmación de compra. Elements se encarga de los aspectos más delicados de la recopilación de datos y del cumplimiento de las medidas de seguridad, para que no tengas que hacerle frente a esta complejidad.

• Invoicing: Stripe Invoicing te permite enviar facturas digitales que los clientes pueden pagar con varios métodos, como los cheques electrónicos. Cuando configures una factura, elige «Débito ACH» como uno de los métodos de pago. Una vez que se envía la factura, los clientes pueden ingresar su información bancaria directamente en la interfaz de facturación segura de Stripe.

• Payment Links: si buscas una solución rápida que no requiera un sitio web, Stripe Payment Links puede ayudarte. Puedes crear un enlace de pago que acepte pagos con débito ACH y compartirlo con tus clientes. Se les redirigirá a una página de pago alojada en Stripe donde podrán completar la transacción.

• Suscripciones: en el caso de los pagos recurrentes, el servicio de suscripciones de Stripe puede agilizar el proceso. EN la configuración de la suscripción, especifica que aceptas el débito ACH para permitir los pagos con cheque electrónico en tus servicios de suscripción.

Cómo aceptar cheques electrónicos con Stripe

Estos son los pasos habituales para aceptar cheques electrónicos con Stripe como procesador de pagos:

• Configuración de la cuenta: ingresa en el sitio web de Stripe y sigue el proceso de registro de la cuenta, que incluye la verificación por correo electrónico y el envío de información de la empresa. Una vez hecho esto, obtendrás acceso a tu Dashboard de Stripe.

• Activación del débito directo ACH: Stripe admite las transacciones con débito directo ACH para aceptar cheques electrónicos. Si quieres habilitar esta opción, ingresa en tu Dashboard de Stripe, localiza la sección «Configuración» y busca «ACH». Actívala y tu cuenta podrá gestionar los pagos con cheques electrónicos. Stripe suele exigir verificación en este caso, una acreditación de la identidad de la empresa, así que ten a mano la información necesaria para cargarla.

• Elegir un producto de Stripe: tienes que conocer tu flujo de pagos para decidir qué productos de Stripe debes integrar. ¿Tus clientes prefieren pagos únicos u ofreces servicios de suscripción? En el caso de los pagos recurrentes, las suscripciones serán la mejor opción. Si necesitas una solución personalizable, te conviene usar Stripe Elements. Para hacer configuraciones rápidas, Stripe Checkout o Payment Links podrían ser las opciones más apropiadas.

• Implementación: si quieres saber cómo implementar la solución de Stripe con la que estás trabajando, ingresa aquí para obtener instrucciones sobre cómo integrar los formularios de pago, las páginas del proceso de compra, la facturación recurrente y los pagos directos.

• Pruebas: Stripe ofrece cuentas bancarias de prueba para simular transacciones con débito ACH. Úsalas para asegurarte de que tu sistema de pago funciona correctamente.

• Cumplimiento de la normativa: asegúrate de cumplir con todos los requisitos normativos relativos a las transacciones con débito ACH. Stripe te ayuda con muchas de estas cuestiones, pero tú eres responsable de que tu empresa cumpla la normativa.

• Paso a modo activo: después de la prueba, puedes cambiar de «Ver datos de prueba» a «Ver datos activos» en tu Dashboard de Stripe para empezar a aceptar pagos con cheques electrónicos reales.

• Revisar y monitorear: usa los amplios análisis exhaustivos del Dashboard de Stripe para monitorear los pagos, detectar actividades inusuales y obtener información detallada sobre tus ingresos.

Para obtener más información sobre la aceptación de cheques electrónicos con Stripe, ingresa aquí.