Guide sur les chèques électroniques : caractéristiques et acceptation de ce moyen de paiement

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En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Fonctionnement des chèques électroniques
  3. Avantages de l’acceptation des chèques électroniques pour les entreprises
  4. Défis liés à l’acceptation des chèques électroniques
  5. Bonnes pratiques en matière d’acceptation des chèques électroniques
    1. Plus grande rigueur des processus d’authentification
    2. Configurations de sécurité avancées
    3. Audits des transactions et de la sécurité
    4. Éducation de la clientèle
    5. Consolidation des processus et des outils
  6. Produits Stripe compatibles avec les paiements par chèque électronique
  7. Acceptation des chèques électroniques à l’aide de Stripe

Le chèque électronique, communément appelé « e-chèque » et également connu sous le nom de « prélèvement automatique ACH », se veut la version numérique du chèque papier traditionnel. Lorsqu'il est utilisé, les fonds sont électroniquement transférés du compte chèque du payeur vers celui du bénéficiaire par le biais d'un paiement ACH. Ce processus est semblable à celui du chèque papier, sauf qu'il est beaucoup plus rapide et qu'il ne comporte pas d'élément physique.

Nacha, le système qui régit les paiements ACH, a déclaré avoir traité 30 milliards de transactions pour une valeur de 76,7 billions de dollars en 2022. Le volume et le montant total de ces transactions n'ont cessé d'augmenter au cours de la dernière décennie.

Cet article vous présente les principaux éléments à connaître pour accepter les chèques électroniques de vos clients de façon sécurisée, fiable et efficace, quel que soit le canal utilisé.

Sommaire

  • Fonctionnement des chèques électroniques
  • Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises
  • Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques
  • Bonnes pratiques en matière d'acceptation des chèques électroniques
  • Produits Stripe compatibles avec les paiements par chèque électronique
  • Acceptation des chèques électroniques à l'aide de Stripe

Fonctionnement des chèques électroniques

Les chèques électroniques permettent de transférer des fonds d'un compte bancaire vers un autre. Leur nature numérique accélère le processus et les rend plus pratiques et plus sûrs que les chèques papier. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du processus classique.

  • Autorisation : dans un premier temps, le payeur doit donner son accord explicite pour que les fonds soient prélevés de son compte bancaire. Il peut autoriser la transaction au moyen d'un formulaire en ligne sécurisé, d'un appel téléphonique ou d'un document signé.

  • Collecte des informations bancaires : dès lors qu'il y est autorisé, le bénéficiaire recueille les informations bancaires pertinentes auprès du payeur. Il s'agit généralement du numéro de routage de la banque et du numéro de compte du payeur.

  • Transmission pour traitement : une fois l'autorisation et les coordonnées bancaires obtenues, le bénéficiaire soumet ces informations via une plateforme de paiement spécialisée ou un autre logiciel. La transmission de ces informations déclenche un processus électronique en vue d'initier le transfert des fonds.

  • Initialisation de la transaction ACH : le réseau ACH (Automated Clearing House) facilite les mouvements de fonds et d'informations entre les banques concernées. La banque du bénéficiaire soumet les détails du paiement au réseau ACH, qui se coordonne ensuite avec la banque du payeur pour vérifier la transaction et réaliser le transfert.

  • Vérification : dès réception de la demande, la banque du payeur vérifie les informations relatives au compte et la disponibilité des fonds. Si tout est conforme, la banque autorise la poursuite du traitement de la transaction.

  • Transfert des fonds : suite à cette approbation, le réseau ACH initie le transfert des fonds du compte bancaire du payeur vers celui du bénéficiaire. En fonction de divers facteurs, notamment les établissements concernés et les spécificités du calendrier de traitement du réseau ACH, ce transfert peut survenir quasiment immédiatement ou prendre quelques jours ouvrables (à savoir que le réseau ACH crédite des paiements quatre fois par jour, mais qu'il est hors ligne durant le week-end et les jours fériés).

  • Confirmation et archivage : une fois la transaction effectuée, les deux parties reçoivent généralement un reçu de confirmation. Ces documents électroniques sont plus faciles à gérer et à stocker que les documents papier, et ils restent facilement accessibles à des fins d'audit ou d'historique de transaction.

  • Virement des fonds : le réseau ACH règle l'ensemble des transactions avec les banques de façon à clôturer l'ensemble du processus.

Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises

L'intérêt d'accepter les chèques électroniques en tant qu'entreprise dépend de la manière dont ils sont gérés au sein de l'écosystème de paiement global. Nous avons regroupé ci-dessous certains des avantages potentiels.

  • Économies
    Les coûts de transaction des chèques électroniques sont inférieurs à ceux des paiements par carte bancaire. Ceci est d'autant plus notable en présence d'importants volumes de transactions.

  • Mesures de sécurité
    Les transactions par chèque électronique s'appuient sur le réseau ACH, qui compte de nombreux protocoles de sécurité tels que le chiffrement et des mesures d'authentification. Ces caractéristiques contribuent à créer un environnement de transaction plus sûr pour les entreprises et les clients.

  • Traitement accéléré
    Alors que les chèques traditionnels peuvent nécessiter plusieurs jours pour obtenir les fonds en contrepartie, les chèques électroniques sont souvent traités en un seul jour ouvrable. Les entreprises ont ainsi plus rapidement accès aux fonds, ce qui est particulièrement avantageux pour les structures avec des marges d'exploitation restreintes.

  • Amélioration de la gestion de la trésorerie
    Grâce aux délais de traitement réduits, les entreprises peuvent prévoir avec plus de précision les fonds dont elles disposent. Cela améliore la prise de décision concernant les investissements, les salaires et les autres dépenses qui nécessitent des liquidités à court terme.

  • Commodité
    Les chèques électroniques sont pratiques à la fois pour les entreprises et pour les clients. Nul besoin de se rendre à la banque pour les déposer et les nombreux logiciels financiers qui permettent d'enregistrer automatiquement ces transactions contribuent à réduire la charge administrative.

  • Diminution du volume de contestations de paiement
    Les fonctionnalités du réseau ACH font qu'il est plus difficile pour les clients de formuler des contestations de paiement que dans le cadre des transactions facilitées par les réseaux de cartes bancaires. Moins de contestations de paiement signifie aussi moins de complexités administratives et moins de pertes potentielles de revenus.

  • Respect de l'environnement
    Les chèques électroniques sont un moyen de paiement dématérialisé qui s'aligne sur les valeurs environnementales de nombreux consommateurs et entreprises modernes. La réduction de l'utilisation des chèques papier diminue également le besoin d'espace de stockage physique.

  • Amélioration de la satisfaction client
    Le fait de proposer plusieurs options de paiement, y compris les chèques électroniques, permet de répondre à un plus large éventail de préférences client et contribue par conséquent à faciliter les ventes. Ce type de flexibilité participe à la satisfaction et à la fidélité de la clientèle.

  • Accès à un plus vaste marché
    Certains consommateurs et entreprises évitent encore d'utiliser les cartes bancaires en raison de diverses préoccupations telles que les frais élevés ou le risque d'accumulation de dettes. La prise en charge des chèques électroniques comme autre option de paiement pourrait rendre votre entreprise plus attrayante pour ces segments et ainsi vous permettre d'élargir votre clientèle.

  • Mise en conformité réglementaire
    L'utilisation des chèques électroniques est régie par la législation américaine, qui offre une procédure structurée de résolution des litiges et prévoit des protections contre les activités frauduleuses.

  • Paiements récurrents
    Grâce à leurs frais réduits et à leurs fonctionnalités de sécurité, les chèques électroniques conviennent parfaitement aux structures de paiements récurrents telles que les abonnements.

Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques

Si les chèques électroniques sont considérés comme relativement sûrs et sécurisés pour les entreprises et les clients, ils présentent tout de même des risques potentiels. Voici un rapide aperçu des défis couramment liés à l'acceptation des chèques électroniques en tant que moyen de paiement.

  • Risques de fraude
    Même si les chèques électroniques sont généralement sécurisés, aucun moyen de paiement ne peut être totalement protégé contre la fraude. L'utilisation par des acteurs malveillants de techniques telles que le détournement ou l'exploitation d'informations de compte volées restent une menace bien réelle. Il est donc important d'adopter des stratégies préventives, telles que le contrôle vigilant des transactions et des couches de sécurité supplémentaires.

  • Fonds insuffisants
    Tout comme les chèques traditionnels, les chèques électroniques sont soumis au risque d'insuffisance de fonds sur le compte du payeur.

  • Réajustements opérationnels
    Les entreprises qui n'ont encore jamais accepté de chèque électronique devront peut-être modifier leurs pratiques comptables pour s'adapter à ce nouveau moyen de paiement. Cette adaptation peut impliquer des modifications des systèmes logiciels ou une formation supplémentaire du personnel, ce qui nécessite de dégager du temps et des ressources.

  • Annulations de transaction
    Les transactions par chèque électronique peuvent être annulées même après le versement des fonds sur le compte du bénéficiaire, ce qui représente un véritable défi en matière de sécurisation des revenus. Ces annulations peuvent survenir jusqu'à 60 jours après la transaction, soit une longue période d'incertitude.

  • Utilisation limitée au niveau international
    Le réseau ACH prend principalement en charge les établissements financiers américains. En présence d'une importante clientèle étrangère, il vous faudra par conséquent utiliser d'autres moyens de paiement pour les transactions internationales.

  • Frais d'installation et coûts permanents
    En fonction de votre établissement financier et des spécificités de votre entreprise, des frais peuvent survenir dans le cadre de la prise en charge des chèques électroniques. Bien que ces coûts soient généralement moins élevés que les frais de transaction des cartes bancaires, ils n'en sont pas pour autant négligeables.

  • Réticence des clients
    Malgré leurs avantages, les chèques électroniques ne sont pas encore aussi largement utilisés ni compris que d'autres moyens de paiement tels que les cartes bancaires ou même les chèques traditionnels. L'explication aux clients des avantages et des caractéristiques de sécurité des chèques électroniques peut nécessiter un investissement marketing et dans les ressources d'information.

  • Complexité réglementaire
    En tant que moyen de paiement réglementé, les chèques électroniques sont assortis d'un ensemble d'obligations légales, notamment en ce qui concerne les droits des consommateurs et les mesures de protection contre la fraude. Cette complexité peut s'avérer particulièrement préoccupante pour les petites entreprises qui ne disposent pas forcément de ressources juridiques dédiées.

  • Confirmation tardive des transactions
    Bien que les chèques électroniques soient généralement compensés plus rapidement que leurs équivalents papier, ils n'offrent pas l'instantanéité de confirmation des transactions par carte de crédit ou de débit. Cela peut constituer un inconvénient dans les scénarios qui exigent une vérification immédiate ou en bénéficient.

  • Compatibilité des systèmes
    Tous les logiciels financiers ne sont pas configurés pour gérer les chèques électroniques, de sorte qu'une mise à jour des systèmes en place ou l'investissement dans de nouvelles solutions peuvent être nécessaires. Une telle transition requiert de mobiliser des fonds et peut impliquer de former le personnel.

Bonnes pratiques en matière d'acceptation des chèques électroniques

Pour déterminer la meilleure approche en matière d'acceptation et de gestion des chèques électroniques, il convient d'identifier au préalable vos besoins, vos vulnérabilités spécifiques ainsi que les préférences de vos clients. Si la stratégie adoptée sera probablement différente de celle d'entreprises comparables à la vôtre, il existe toutefois un certain nombre de bonnes pratiques communément reconnues.

Plus grande rigueur des processus d'authentification

Au moment de choisir un service tiers pour la vérification des comptes et de l'identité, optez pour des fonctionnalités comme la validation en temps réel sur la base de données bancaires actualisées. L'objectif est de repérer les incohérences avant qu'une transaction ne soit effectuée, ce qui réduit considérablement le risque de fraude.

Mettez en place un processus de double vérification dans lequel l'identité du client est confirmée au moment d'initier la transaction, mais aussi lors de sa finalisation. Cette méthode de double validation permet de détecter les erreurs ou les activités non autorisées avant que les fonds ne soient transférés et constitue une occasion supplémentaire de prévenir la fraude.

Configurations de sécurité avancées

Mettez en place dans votre logiciel de paiement un système de contrôle d'accès basé sur les rôles. La définition de différents niveaux d'accès en fonction de la position de vos employés vous permettra de réduire le risque de fraude interne ou d'erreur de manipulation des données.

Utilisez des algorithmes de machine learning pour surveiller les comportements transactionnels dans le temps. Ces algorithmes s'adaptent aux comportements normaux et sont capables d'identifier les activités réellement suspectes en s'appuyant sur des ensembles de règles statiques.

Audits des transactions et de la sécurité

Les logs transactionnels peuvent fournir des données utiles à l'analyse comportementale. Appuyez-vous sur le machine learning pour les analyser et identifier les mécanismes susceptibles d'indiquer des activités frauduleuses.

Les audits internes périodiques devraient également inclure des tests de résistance de vos mesures de sécurité et l'identification dans votre processus des vulnérabilités potentiellement exploitables à votre insu.

Éducation de la clientèle

Fournissez à vos clients un tableau de bord numérique interactif qui leur permet de suivre en temps réel le statut de leurs transactions par chèque électronique. Intégrez-y des fonctionnalités telles que des notifications push pour les principales étapes de transaction de façon à promouvoir un engagement actif.

Créez du contenu de référence pour guider les clients dans la résolution des problèmes qu'ils sont susceptibles de rencontrer, comme l'échec d'une transaction ou la survenue d'un litige. Veillez à ce que ces guides proposent des solutions spécifiques, afin de donner aux clients un sentiment d'autonomie et de réduire leur dépendance à l'égard de votre service clientèle.

Consolidation des processus et des outils

Envisagez de programmer le traitement de vos chèques électroniques en fonction de données statistiques, telles que les heures de forte affluence et le délai classique entre l'émission et l'encaissement d'un chèque. L'optimisation de ce processus permet de minimiser la sollicitation des ressources du système et de réduire les coûts, et vous offre une meilleure visibilité sur la date de finalisation des transactions.

Optez pour une plateforme de paiement capable de s'adapter aux futurs changements de l'écosystème des paiements. Compte tenu de la rapidité de l'évolution technologique, s'enfermer dans un système rigide pourrait conduire à des inefficacités ultérieures et à des occasions manquées.

Produits Stripe compatibles avec les paiements par chèque électronique

La suite complète de solutions de paiement de Stripe est conçue pour permettre aux entreprises d'accepter les chèques électroniques selon différentes approches, en fonction des régions et de la manière dont elles acceptent les paiements. La liste succincte ci-dessous rassemble les produits Stripe qui permettent d'accepter des chèques électroniques.

  • Stripe Checkout : Checkout est une page de paiement hébergée qui vous permet d'intégrer une expérience de paiement préconfigurée à votre site Web. Pour accepter les chèques électroniques, sélectionnez l'option « Prélèvement ACH » lors de la configuration des moyens de paiement de votre session Checkout. Vos clients disposeront ainsi d'un moyen simple de saisir leurs informations bancaires.

  • Elements : si vous préférez utiliser une solution personnalisable, Elements fournit des modules d'interface utilisateur qui permettent de créer un formulaire de paiement adaptable aux besoins de votre entreprise. Elements permet d'ajouter facilement un formulaire de prélèvement ACH à votre processus de paiement. Par ailleurs, cette solution prend en charge les aspects les plus sensibles de la collecte de données et du respect des exigences de sécurité pour que vous n'ayez pas à gérer ces complexités.

  • Invoicing : Stripe Invoicing vous permet d'envoyer des factures numériques à vos clients, qu'ils peuvent notamment régler par chèque électronique. Pour ce faire, il vous suffit de configurer les prélèvements ACH en tant que moyen de paiement lorsque vous établissez vos factures. Les clients n'auront quant à eux plus qu'à saisir leurs informations bancaires directement dans l'interface de facturation sécurisée de Stripe.

  • Payment Links : si vous recherchez une solution rapide qui ne nécessite pas de site Web, Stripe Payment Links est une option pertinente. Créez ainsi un lien de paiement compatible avec les prélèvements ACH à partager avec vos clients. Ces derniers seront redirigés vers une page de paiement hébergée par Stripe où ils pourront effectuer leur transaction.

  • Subscriptions : si vous avez recours aux paiements récurrents, la solution de gestion des abonnements de Stripe peut vous aider à rationaliser votre processus. Lorsque vous configurez vos abonnements, indiquez simplement que vous acceptez les prélèvements ACH pour offrir à vos clients la possibilité de payer vos services par chèque électronique.

Acceptation des chèques électroniques à l'aide de Stripe

Voici la procédure à suivre pour accepter les chèques électroniques avec Stripe comme prestataire de services de paiement.

  • Création d'un compte : rendez-vous sur le site Web de Stripe et suivez le processus d'inscription, y compris les étapes de vérification de votre adresse e-mail et de fourniture des informations de votre entreprise. Vous aurez ensuite accès à votre Dashboard Stripe.

  • Activation des prélèvements automatiques ACH : Stripe passe par la prise en charge des transactions par prélèvement automatique ACH pour accepter les chèques électroniques. Pour activer ce moyen de paiement, accédez à votre Dashboard Stripe et recherchez la mention ACH dans la section « Paramètres ». Une fois cette option sélectionnée, votre compte pourra traiter les paiements par chèque électronique. Stripe procède généralement à une vérification, en vous demandant par exemple une preuve de l'existence de votre entreprise. Préparez-vous donc à télécharger les documents nécessaires.

  • Choix d'un produit Stripe : étudiez soigneusement votre tunnel de paiement de façon à choisir les solutions Stripe les plus pertinentes. Vos clients préfèrent-ils les paiements ponctuels ou proposez-vous des services d'abonnement ? Si vos activités s'appuient sur des paiements récurrents, Subscriptions est la meilleure option. Stripe Elements sera le choix le plus pertinent si vous avez besoin d'une solution personnalisable. Et si vous recherchez plutôt la rapidité de configuration, Stripe Checkout ou Payment Links seront davantage appropriés.

  • Mise en œuvre : pour vous familiariser avec la solution Stripe avec laquelle vous travaillez, cliquez ici de façon à obtenir des instructions concernant l'intégration de formulaires et de pages de paiement, la facturation récurrente et les paiements directs.

  • Testing : Stripe fournit des comptes bancaires de test qui permettent de réaliser des transactions par prélèvement ACH fictives. Utilisez-les pour vérifier que votre système de paiement fonctionne correctement.

  • Mise en conformité : veillez à respecter toutes les exigences réglementaires concernant les transactions par prélèvement ACH. Si Stripe vous accompagne dans ce domaine, vous restez néanmoins responsable de la conformité de votre entreprise.

  • Mise en production : une fois vos tests réalisés, basculez sur l'affichage des données du mode production dans votre Dashboard Stripe pour commencer à accepter de véritables paiements par chèque électronique.

  • Vérification et suivi : utilisez le Dashboard analytique de Stripe pour surveiller les paiements, identifier les activités inhabituelles et obtenir des renseignements détaillés sur vos revenus.

Pour en savoir plus sur l'acceptation des chèques électroniques avec Stripe, cliquez ici.

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