Les entreprises qui utilisent les méthodes de paiement traditionnelles comme les chèques papier ou les virements bancaires sont souvent confrontées à des retards, à des frais de traitement élevés et à des risques de sécurité. Les paiements par chèque électronique constituent une solution de paiement plus rapide et plus rentable qui peut aider à améliorer les flux de trésorerie tout en collectant des fonds sur le compte bancaire d'un client.

Le chèque électronique, également connu sous le nom de « eCheck électronique », se veut la version numérique du chèque papier traditionnel. Lorsque vous utilisez un chèque électronique, les fonds sont électroniquement transférés du compte chèques du payeur vers celui du bénéficiaire par le biais d'un paiement ACHt. Ce processus est semblable à celui du chèque papier, sauf qu'il est beaucoup plus rapide et qu'il ne comporte pas d'élément physique.

La Nacha, le système qui régit les paiements ACH, a déclaré avoir traité 30 milliards de transactions pour une valeur de 76,7 billions de dollars en 2022. Le volume et le montant total de ces transactions n'ont cessé d'augmenter au cours de la dernière décennie. Pour les entreprises, l'acceptation des chèques électroniques est un moyen efficace d'encaisser les paiements, en particulier les paiements importants ou récurrents tels que les loyers et les achats de grande valeur.

Cet article vous présente les principaux éléments à connaître pour accepter les chèques électroniques de vos clients de façon fiable et efficace, quel que soit le canal utilisé.

Que contient cet article?

• Fonctionnement des chèques électroniques
  
• Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises
  
• Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques
  
• Bonne pratique en matière d'acceptation des chèques électroniques
  
• Comment Paiements Stripe peut vous aider
  

Fonctionnement des chèques électroniques

Le traitement des paiements par chèques électroniques permettent de transférer des fonds de façon électronique d'un compte bancaire vers un autre à travers le réseau ACH. Leur nature numérique accélère le processus et les rend plus pratiques et plus sûrs que les chèques papier. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du processus :

• Autorisation : dans un premier temps, le payeur doit donner son accord explicite pour que les paiements soient prélevés de façon électronique de son compte bancaire. Il peut autoriser la transaction au moyen d'un formulaire en ligne sécurisé, d'un appel téléphonique ou d'un document signé.

• Collecte des coordonnées bancaires : dès lors qu'il y est autorisé, le bénéficiaire recueille les coordonnées bancaires pertinentes auprès du payeur. Il s'agit généralement du numéro d'acheminement de l'institution financière et du numéro de compte du payeur.

• Transmission pour traitement : une fois l'autorisation et les coordonnées bancaires obtenues, le bénéficiaire soumet ces informations via une plateforme de paiement spécialisée ou un autre logiciel de paiement qui prend en charge le traitement des paiements par chèque électronique. La transmission de ces informations déclenche un processus électronique en vue d'effectuer le transfert des fonds.

• Réalisation de la transaction ACH : le réseau ACH (Automated Clearing House) facilite les mouvements de fonds et d'informations entre les institutions financières concernées. L'institution financière du bénéficiaire soumet les détails du paiement au réseau ACH, qui se coordonne ensuite avec l'institution financière du payeur pour vérifier la transaction et réaliser le transfert.

• Vérification : dès réception de la demande, l'institution financière du payeur vérifie les informations du compte et la disponibilité des fonds. Si tout est conforme, l'institution financière autorise la poursuite du traitement de la transaction.

• Transfert de fonds : suite à cette approbation, le réseau ACH effectue le transfert des fonds du compte bancaire du payeur vers celui du bénéficiaire. Le délai dépend de divers facteurs, notamment les institutions concernées et les spécificités du calendrier de traitement du réseau ACH. (Le réseau ACH réalise les règlements quatre fois par jour, mais il est hors ligne durant la fin de semaine et les jours fériés.)

• Confirmation et tenue de registres : une fois la transaction effectuée, les deux parties reçoivent généralement un reçu de confirmation. Ces documents électroniques sont plus faciles à gérer et à stocker que les documents papier, et ils restent facilement accessibles à des fins d'audit ou d'historique de transaction.

• Règlement : le réseau ACH règle l'ensemble des transactions avec les institutions financières.

Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises

L'intérêt d'accepter les chèques électroniques en tant qu'entreprise dépend de la manière dont ils sont gérés au sein de l'écosystème de paiement global. Nous avons regroupé ci-dessous certains des avantages potentiels :

• Rentabilité : Les frais de traitement des chèques électroniques sont inférieurs à ceux des paiements par carte de crédit ou de virements bancaires. Ceci est d'autant plus notable en présence d'importants volumes de transactions.

• Mesures de sécurité : Les transactions par chèque électronique s'appuient sur le réseau ACH, qui compte de nombreux protocoles de sécurité tels que le chiffrement, les mesures d'authentification et la prévention de la fraude. Ces caractéristiques contribuent à créer un environnement de transaction plus sûr pour les entreprises et les clients et permettent de protéger les renseignements sensibles tels que les numéros de compte.

• Délai de traitement plus rapide : Alors que les chèques traditionnels peuvent nécessiter plusieurs jours pour obtenir les fonds en contrepartie, les chèques électroniques sont souvent traités en un seul jour ouvrable. Les entreprises ont ainsi plus rapidement accès aux fonds, ce qui est particulièrement avantageux pour les structures avec des marges d'exploitation restreintes.

• _Amélioration de la gestion de la trésorerie : _ Grâce aux délais de traitement réduits, les entreprises peuvent prévoir avec plus de précision les fonds dont elles disposent. Cela améliore la prise de décision concernant les investissements, les salaires et les autres charges d’exploitation qui nécessitent des liquidités à court terme.

• Commodité : Les chèques électroniques sont pratiques à la fois pour les entreprises et pour les clients. Nul besoin de se rendre à l'institution financière pour les déposer et les nombreux logiciels financiers qui permettent d'enregistrer automatiquement ces transactions contribuent à réduire la charge administrative.

• _Atténuation des litiges : _ Les paiements ACH nécessitent généralement une vérification du compte bancaire, le client devant fournir la preuve qu'il a accès au compte bancaire débité. Ces caractéristiques contribuent à réduire les transactions frauduleuses, ce qui entraîne une diminution des litiges et des pertes potentielles de revenus.

• Respectueux de l'environnement : Les chèques électroniques sont un moyen de paiement dématérialisé qui s'aligne sur les valeurs environnementales de nombreux clients et entreprises modernes. La réduction de l'utilisation des chèques papier diminue également le besoin d'espace de stockage physique.

• Amélioration de la satisfaction client : Le fait de proposer plusieurs options de paiement, y compris les chèques électroniques, permet de répondre à un plus large éventail de préférences de paiement des clients et contribue par conséquent à faciliter les ventes. Ce type de flexibilité participe à la satisfaction et à la fidélisation des clients.

• _Accès à un marché plus vaste : _ Certains clients et entreprises évitent encore d'utiliser les cartes de crédit en raison de diverses préoccupations telles que les frais élevés ou le risque d'accumulation de dettes. La prise en charge des chèques électroniques comme autre option de paiement pourrait rendre votre entreprise plus attrayante pour ces segments et ainsi vous permettre d'élargir votre clientèle.

• Paiements et abonnements récurrents : Grâce à leurs frais réduits et à leurs fonctionnalités de sécurité, les chèques électroniques conviennent parfaitement aux structures de paiements récurrents telles que les abonnements.

Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques

Les paiements par chèque électronique sont considérés comme relativement sûrs et sécurisés pour les entreprises et les clients, mais ils présentent toujours des risques et des défis potentiels. Les entreprises qui acceptent les paiements par chèque électronique doivent tenir compte de ces facteurs pour assurer le bon déroulement des opérations et limiter les risques.

Voici des défis couramment liés à l'acceptation des chèques électroniques en tant que moyen de paiement :

• Risques de fraude : Aucun moyen de paiement ne peut être totalement protégé contre la fraude. L'utilisation de techniques telles que le piratage de compte ou l'exploitation d'informations de compte volées restent une menace bien réelle ou peuvent ouvrir la voie à des transactions non autorisées. Il est donc important d'adopter des stratégies préventives pour atténuer les risques, telles que le contrôle vigilant des transactions, la vérification du compte et des couches de sécurité supplémentaires.

• Fonds insuffisants : Tout comme les chèques traditionnels, les chèques électroniques sont soumis au risque d'insuffisance de fonds sur le compte du payeur. Aucune autorisation en temps réel ne permet de vérifier les fonds disponibles avant de traiter le paiement.

• Ajustements opérationnels : Les entreprises qui n'ont encore jamais accepté de chèque électronique devront peut-être modifier leurs pratiques comptables pour s'adapter à ce nouveau moyen de paiement. Cette adaptation peut impliquer des modifications des systèmes logiciels ou une formation supplémentaire du personnel, ce qui nécessite de dégager du temps et des ressources supplémentaires.

• Annulation de transactions : Les transactions par chèque électronique peuvent être annulées même après le versement des fonds sur le compte du bénéficiaire, ce qui représente un véritable défi en matière de sécurisation des revenus. Ces annulations surviennent généralement jusqu'à 60 jours après la transaction, soit une longue période d'incertitude.

• Utilisation limitée au niveau internationalLe réseau ACH prend principalement en charge les institutions financières américaines. En présence d'une importante clientèle étrangère, il vous faudra par conséquent utiliser d'autres moyens de paiement pour les transactions internationales, telles que les virements bancaires ou les paiements par carte de crédit.

• _Frais initiaux et coûts permanents- _ En fonction de votre établissement financier et des spécificités de votre activité, des frais de mise en place peuvent s'appliquer. Bien que ces coûts soient généralement moins élevés que les frais de transaction des cartes de crédit, ils n'en sont pas pour autant négligeables. Les frais mensuels, les frais de transaction ou les frais par paiement facturés par certains services de chèques électroniques peuvent également réduire le flux de trésorerie de l'entreprise.

• Réticence des clients : Malgré leurs avantages, les chèques électroniques ne sont pas encore aussi largement utilisés ni compris que d'autres moyens de paiement tels que les cartes de crédit ou même les chèques traditionnels. L'explication aux clients des avantages et des caractéristiques de sécurité des chèques électroniques peut nécessiter un investissement marketing et dans les ressources d'information.

• Complexité réglementaire : En tant que moyen de paiement réglementé dans le cadre de la réglementation sur les transferts électroniques de fonds (TEF), les chèques électroniques sont assortis d'un ensemble d'obligations légales, notamment en ce qui concerne les droits des consommateurs et les mesures de protection contre la fraude. Cette complexité peut s'avérer particulièrement préoccupante pour les petites entreprises qui ne disposent pas forcément de ressources juridiques dédiées.

• Confirmation tardive des transactions : Bien que les chèques électroniques soient généralement compensés plus rapidement que leurs équivalents papier, ils n'offrent pas l'instantanéité de confirmation des transactions par carte de crédit ou de débit. Cela peut constituer un inconvénient dans les scénarios qui exigent une vérification immédiate ou en bénéficient.

• Compatibilité du système : Tous les logiciels financiers ne sont pas configurés pour gérer les chèques électroniques, de sorte qu'une mise à jour des systèmes en place ou l'investissement dans de nouvelles solutions peuvent être nécessaires. Une telle transition requiert de mobiliser des fonds et peut impliquer de former le personnel.

Bonne pratique en matière d'acceptation des chèques électroniques

Pour déterminer la meilleure approche en matière d'acceptation et de gestion des chèques électroniques, il convient d'identifier au préalable vos besoins, vos vulnérabilités spécifiques ainsi que les préférences de vos clients. Bien que la stratégie de chaque entreprise puisse être différente, l'adoption des meilleures pratiques du secteur peut améliorer les opérations, réduire le risque de fraude et augmenter le flux de trésorerie.

Voici certaines bonnes pratiques communément reconnues :

• Processus d'authentification plus strictes : Au moment de choisir un service tiers pour la vérification des comptes et de l'identité, optez pour des fonctionnalités comme la validation en temps réel sur la base de données bancaires actualisées. L'objectif est de repérer les incohérences avant qu'une transaction ne soit effectuée, ce qui réduit considérablement le risque de fraude. La mise en œuvre d’un processus de double vérification dans lequel l'identité du client est confirmée à la fois au début et à la fin de la transaction. Cette méthode de double vérification peut permettre de détecter des erreurs ou des activités non autorisées avant que les fonds ne soient transférés, offrant ainsi une autre possibilité de prévention de la fraude.

• Configurations de sécurité avancées: La mise en place d’un système de contrôle d'accès basé sur les rôles dans votre logiciel de paiement. La définition de différents niveaux d'accès en fonction de la position de vos employés vous permettra de réduire le risque de fraude interne ou d'erreur de manipulation des données. L'utilisation d'algorithmes d'intelligence artificielle pour surveiller régulièrement le comportement des transactions. Ces algorithmes s'adaptent au comportement normal et peuvent signaler des activités réellement suspectes ou des fraudes potentielles, par rapport à des ensembles de règles statiques. Crypter tous les numéros de compte bancaire et les informations de paiement lors de la transmission des données, afin d'éviter les violations de données.

• Vérifications des transactions et de la sécurité: Les journaux de transactions peuvent fournir des données pour l'analyse comportementale. L'IA permet d'analyser les journaux et d'identifier les schémas susceptibles d'indiquer des activités frauduleuses. Les audits internes périodiques devraient également inclure des tests de résistance de vos mesures de sécurité et l'identification dans votre processus des vulnérabilités potentiellement exploitables à votre insu. La mise en œuvre d'outils de rapprochement automatisés pour vérifier les transactions par chèque électronique en double et s'assurer que les paiements ne sont traités qu'une seule fois.

• Éducation des clients : Fournissez à vos clients un tableau de bord numérique interactif qui leur permet de suivre en temps réel le statut de leurs transactions par chèque électronique. Intégrez-y des fonctionnalités telles que des notifications poussées pour les principales étapes de transaction de façon à promouvoir un engagement actif. Créez des ressources de contenu qui orientent les clients dans les scénarios de problèmes qu'ils peuvent rencontrer, tels que transactions échouées ou litiges. Veillez à ce que ces guides proposent des solutions spécifiques, afin de donner aux clients un sentiment d'autonomie et de réduire leur dépendance à l'égard de votre service d'assistance à la clientèle. Une présentation claire des avantages des chèques électroniques et de leur différence par rapport aux autres méthodes de paiement, telles que les virements bancaires et les paiements par carte de crédit, peut en favoriser l'adoption.

• Amélioration du processus et de l'outil: Envisagez de programmer le traitement de vos chèques électroniques en fonction de données statistiques, telles que les heures de forte affluence et le délai classique entre l'émission et l'encaissement d'un chèque. L'optimisation de ce processus permet de réduire au minimum la sollicitation des ressources du système et de réduire les coûts, et vous offre une meilleure visibilité sur la date de finalisation des transactions. Choisissez une plateforme de paiement évolutive qui peut s'adapter aux changements futurs de l'écosystème des paiements. Compte tenu de la rapidité de l'évolution technologique, s'enfermer dans un système rigide pourrait conduire à des inefficacités ultérieures et à des occasions manquées.

Comment Paiements Stripe peut vous aider

Paiements Stripe offre une solution de paiement unifiée et mondiale qui permet à toutes les entreprises, des jeunes entreprises en démarrage aux entreprises internationales, d'accepter des paiements en ligne et en personne, partout dans le monde entier.

Les paiements Stripe peuvent vous aider à :

• __ Optimisez votre expérience de paiement :__ Créez une expérience client sans friction et économisez des milliers d'heures d'ingénierie grâce à des interfaces utilisateur de paiement prédéfinies, à l'accès à plus de 100 modes de paiement, y compris celles qui nécessitent des numéros d'acheminement ABA. Des virements bancaires aux ACH Direct Debits, l'intégration est simple.
  
• Rapprochez les paiements automatiquement :__ Facilitez le rapprochement des paiements qui utilisent des numéros d'acheminement ABA grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.
  
• Gérez facilement les remboursements : __ Effectuez des remboursements ou renvoyez les fonds excédentaires, même pour les virements bancaires.
  
• _Pénétrez de nouveaux marchés plus rapidement : _ Atteignez des clients dans le monde entier et réduisez la complexité et le coût de la gestion de plusieurs devises grâce aux options de paiement transfrontalier, disponibles dans 195 pays et dans plus de 135 devises.
  
• Améliorez la performance des paiements : Augmentez vos revenus grâce à une gamme d'outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans codage et des capacités avancées pour améliorer les taux d'autorisation.
  
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