Företag som förlitar sig på traditionella betalningsmetoder som papperscheckar eller banköverföringar drabbas ofta av förseningar, höga behandlingsavgifter och säkerhetsrisker. eCheck-betalningar ger en snabbare och mer kostnadseffektiv betalningslösning som kan bidra till att förbättra kassaflödet samtidigt som de samlar in medel från kundens bankkonto.

En elektronisk check, vanligen kallad ”eCheck”, är en digital version av en traditionell papperscheck. När du använder en eCheck överförs medlen elektroniskt från betalarens checkkonto till betalningsmottagarens konto via ACH-betalning. Detta liknar den process som sker när en papperscheck används, men det är mycket snabbare och sker inte fysiskt.

Nacha, systemet som styr ACH-betalningar, rapporterade att man hanterade 30 miljarder transaktioner till ett värde av 76,7 biljoner USD 2022. Antalet transaktioner och det totala beloppet har ökat stadigt under det senaste decenniet. För företag är det ett effektivt sätt att samla in betalningar, särskilt när det gäller stora eller återkommande betalningar som hyra och köp med högt värde.

Nedan diskuterar vi vad du behöver veta för att godta eChecks från kunder så säkert och effektivt som möjligt – oavsett vilken kanal du använder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar eChecks?
  
• Fördelar med att ta emot eChecks för företag
  
• Utmaningar med att ta emot eChecks
  
• Bästa praxis för att ta emot eChecks
  
• Hur Stripe Payments kan hjälpa till
  

Hur fungerar eChecks?

eCheck-betalningar överför medel elektroniskt från ett bankkonto till ett annat via ACH-nätverket. Eftersom en eCheck-betalning är digital påskyndas processen och är bekvämare och säkrare än betalning med papperscheckar. Här följer en översikt över hur processen fungerar:

• Auktorisering: För det första måste betalaren ge sitt uttryckliga tillstånd till att betalningen dras elektroniskt från dennes bankkonto. De kan godkänna transaktionen via ett säkert onlineformulär, ett telefonsamtal eller ett undertecknat dokument.

• Insamling av bankuppgifter: Efter att ha erhållit tillstånd samlar betalningsmottagaren in nödvändig bankinformation från betalaren. Detta inkluderar vanligtvis bankens clearingnummer och betalarens kontonummer.

• Inlämning för bearbetning: Med auktorisationen och bankuppgifterna i handen skickar betalningsmottagaren denna information via en specialiserad betalningsgateway eller annan programvara för betalning som har stöd för eCheck. Inlämningen utlöser en elektronisk process för att initiera överföringen av medel.

• Inledande av ACH-transaktionen: ACH-nätverket (Automated Clearing House) underlättar förflyttningen av pengar och information mellan de inblandade bankerna. Betalningsmottagarens bank skickar betalningsuppgifterna till ACH-nätverket, som sedan samordnar med betalarens bank för verifiering och överföring.

• Verifiering: Efter att ha mottagit begäran kontrollerar betalarens bank kontoinformationen och att tillräckliga medel finns tillgängliga. Om allt stämmer godkänner banken transaktionen för vidare behandling.

• Överföring av medel: När allt har godkänts initierar ACH överföringen av medel från betalarens bankkonto till betalningsmottagarens konto. Tidpunkten beror på olika faktorer, inklusive de berörda institutionerna och detaljerna i ACH-nätverkets bearbetningsschema. (Nätverket avräknar betalningar fyra gånger om dagen, men är offline på helger och helgdagar.)

• Bekräftelse och registerhållning: När transaktionen har slutförts får båda parter vanligtvis ett bekräftelsekvitto. Dessa elektroniska register är enklare att hantera och lagra jämfört med pappersregister, och de kan enkelt hämtas för revisionssyfte eller när transaktionshistorik behövs.

• Avräkning: Slutligen avräknar ACH alla transaktioner med bankerna.

Fördelar med att godta eChecks för företag

Värdet med att godta elektroniska checkar beror på hur väl ett företag hanterar dem inom sitt övergripande betalningsekosystem. Här är några av de potentiella fördelarna för företagen:

• Kostnadseffektivitet: eChecks har lägre behandlingsavgifter jämfört med kreditkortsbetalningar eller banköverföringar. Detta är särskilt viktigt vid stora transaktionsvolymer.

• Säkerhetsåtgärder: eChecks använder ACH-nätverket för transaktioner, vilket inkluderar många säkerhetsprotokoll som kryptering, autentisering och bedrägeribekämpning. Dessa funktioner skapar en säkrare transaktionsmiljö för både företag och kunder och skyddar känsliga uppgifter som bankkontonummer.

• Snabbare behandlingstid: Medan traditionella checkar kan ta flera dagar att klareras, klareras eChecks ofta inom en enda arbetsdag. Den snabbare handläggningstiden gör att företagen snabbare kan få tillgång till medel, vilket är särskilt fördelaktigt för företag med snäva rörelsemarginaler.

• Förbättrad hantering av likvida medel: Med snabbare behandlingstider kan företagen göra mer exakta prognoser över sina tillgängliga medel. Det gör det lättare att fatta beslut om investeringar, löner och andra utgifter som kräver likviditet på kort sikt.

• Bekvämlighet: eChecks är praktiska för både företag och kunder. Du behöver inte besöka banken för att lösa in checkar och många finanssystem kan automatiskt registrera dessa transaktioner, vilket minskar den administrativa arbetsbördan.

• Tvistreducerande: ACH-betalningar kräver vanligtvis verifiering av bankkontot, vilket kräver att kunden tillhandahåller bevis på att de har tillgång till det bankkonto som debiteras. Sådana funktioner bidrar till att minska bedrägliga transaktioner, vilket leder till färre tvister och mindre risk för förlorade intäkter.

• Miljövänligt: eChecks är en papperslös betalningsmetod som ligger i linje med de miljövärderingar som många moderna konsumenter och företag har. Genom att minska användningen av papperscheckar minskar också behovet av fysiskt lagringsutrymme.

• Ökad kundnöjdhet: Att tillhandahålla flera betalningsalternativ, inklusive eChecks, tillgodoser fler kundpreferenser, vilket gör det lättare för dem att göra affärer med dig. Den här typen av flexibilitet kan förbättra kundnöjdheten och -lojaliteten.

• Tillgång till en bredare marknad: Vissa kunder och företag undviker fortfarande att använda kreditkort på grund av olika farhågor som höga avgifter eller risken för skulduppbyggnad. Att erbjuda eChecks som ett alternativ kan göra ditt företag mer tilltalande för dessa segment, vilket potentiellt kan bredda din kundbas.

• Återkommande betalningar och abonnemang: eChecks är mycket lämpliga för strukturer med återkommande betalningar som abonnemang, tack vare dess lägre avgifter och säkerhetsfunktioner.

Utmaningar med att ta emot eChecks

Elektroniska checkbetalningar anses vara ganska säkra för företag och kunder – men det medföljer fortfarande potentiella risker och utmaningar. Företag som tar emot eCheck-betalningar måste ta hänsyn till dessa faktorer för att verksamheten ska fungera smidigt och riskerna ska minskas.

Här är vanliga utmaningar i samband med att acceptera eChecks som betalningsmetod:

• Risk för bedrägeri: Ingen betalningsmetod kan helt skydda mot bedrägeri. Tekniker som kontokapning eller användning av stulen kontoinformation kan fortfarande förekomma, så det är viktigt att anta förebyggande strategier, som vaksam transaktionsövervakning och ytterligare säkerhetslager.

• Otillräckliga medel: Precis som med traditionella checkar finns det risk för att det inte finns tillräckliga medel på betalarens konto. Det finns ingen auktorisering i realtid för att verifiera tillgängliga medel innan betalningen behandlas.

• Verksamhetsjusteringar: Företag som inte tidigare har tagit emot eChecks kan behöva ändra sina redovisnings- och bokföringsrutiner för att anpassa sig till denna nya metod. Detta kan innebära ändringar i mjukvarusystem eller ytterligare personalutbildning, vilket kräver tid och resurser.

• Upphävande av transaktioner: En eCheck-transaktion kan upphävas efter att den har satts in på mottagarens konto, vilket är en utmaning för intäktssäkringen. Sådana upphävningar av transaktioner sker oftast inom 60 dagar efter transaktionen, vilket skapar en längre period av osäkerhet.

• Begränsad internationell användning: ACH-nätverket används främst av amerikanska finansinstitut. Om en stor del av din kundbas är internationell bör du överväga att använda alternativa betalningsmetoder för globala transaktioner, till exempel banköverföringar eller kreditkortskortbetalningar.

• Inledande startavgifter och löpande kostnader: Beroende på ditt finansinstitut och företagets verksamhet kan det tillkomma startavgifter. Även om dessa kostnader i allmänhet är billigare än avgifter för transaktioner med kreditkort ska du inte förbise dem. Vissa eCheck-tjänster kan också innebära månadsavgifter, transaktions- eller betalningsspecifika avgifter som kan minska företagets kassaflöde.

• Kundernas ovilja: Trots dess fördelar är eChecks fortfarande inte lika allmänt använda eller förstådda som andra metoder som kreditkort eller till och med traditionella checkar. Att utbilda kunder om fördelarna med och säkerhetsfunktionerna hos eChecks kan kräva en investering i marknadsföring och informationsresurser.

• Regelmässig komplexitet: Som en reglerad betalningsmetod enligt reglerna för elektronisk överföring av medel har eChecks en uppsättning juridiska skyldigheter, inklusive konsumenträttigheter och åtgärder för skydd mot bedrägerier. Denna komplexitet kan vara särskilt utmanande för små företag som kanske inte har egna juridiska resurser.

• Senare transaktionsbekräftelser: Även om eChecks vanligtvis klareras snabbare än deras pappersmotsvarigheter, erbjuder de inte den omedelbara betalningsbekräftelsen som kredit- eller bankkortstransaktioner gör. Detta kan vara en nackdel i scenarier som kräver eller drar nytta av omedelbar verifiering.

• Systemkompatibilitet: Det är inte all finansprogramvara som är konfigurerad för att hantera eChecks, så företag kan behöva uppdatera sina system eller investera i ny programvara. Denna övergång kräver en monetär investering och kan innebära att personalen måste utbildas.

Bästa praxis för att godta eChecks

För att kunna avgöra vilken metod som är bäst för att godta och hantera elektroniska checkar måste du förstå dina behov, dina specifika sårbarheter och dina kunders preferenser. Även om varje företags strategi kan skilja sig åt kan användning av branschpraxis förbättra verksamheten, minska risken för bedrägerier och öka kassaflödet.

Nedan finns några allmänt accepterade bästa metoder för att godta eChecks:

• Strängare autentiseringsprocesser: När du väljer en tredjepartstjänst för konto- och identitetsverifiering bör du leta efter funktioner som validering i realtid mot live bankdata. Målet är att upptäcka inkonsekvenser innan en transaktion inträffar, vilket avsevärt minskar risken för bedrägerier. Implementera en dubbel verifieringsprocess där en kunds identitet bekräftas både när transaktionen initieras och när den avslutas. Denna dubbla valideringsmetod kan fånga upp fel eller obehörig aktivitet innan medel överförs, vilket ger ytterligare en möjlighet till bedrägeribekämpning.

• Avancerade säkerhetskonfigurationer: Implementera ett rollbaserat åtkomstkontrollsystem i din betalningsprogramvara. Genom att tillhandahålla åtkomstnivåer till anställda baserat på deras arbetsroller minskar du risken för internt bedrägeri och felhantering av data. Använd AI-algoritmer för att övervaka transaktionsbeteende över tid. Dessa algoritmer anpassar sig till normalt beteende och kan flagga genuint misstänkta aktiviteter eller potentiella bedrägerier jämfört med statiska regeluppsättningar. Kryptera alla bankkontonummer och all betalningsinformation under dataöverföring för att förhindra dataintrång.

• Transaktions- och säkerhetsrevisioner: Transaktionsloggar kan tillhandahålla data för beteendeanalys. Tillämpa AI för att analysera loggar och identifiera mönster som kan tyda på bedräglig aktivitet. Periodiska interna revisioner bör också omfatta stresstestning av dina säkerhetsåtgärder och identifiering av potentiella sårbarheter i din process som kan utnyttjas. Implementera automatiska avstämningsverktyg för att verifiera dubbla eCheck-transaktioner och se till att betalningar endast behandlas en gång.

• Kundutbildning: Ge kunderna en interaktiv digital kontrollpanel där de kan spåra sina eCheck-transaktioner i realtid. Utrusta kontrollpanelen med funktioner som push-meddelanden för viktiga milstolpar i transaktionen för att uppmuntra till aktivt engagemang. Skapa innehållsresurser som vägleder kunderna genom potentiella problemscenarier som misslyckade transaktioner och tvister. Se till att dessa guider erbjuder specifika lösningar som ger kunderna en känsla av egenmakt och minskar deras beroende av kundservice. Genom att tydligt beskriva fördelarna med eChecks och hur de skiljer sig från andra betalningsmetoder, som banköverföringar och kreditkortsbetalningar, kan man förbättra användningsimplementeringen.

• Process- och verktygsförfining: Överväg att schemalägga din eCheck-hantering baserat på statistiska data, som högtrafikstimmar och den typiska varaktigheten mellan utfärdandet av en check och klareringen. Genom att optimera detta kan du minimera belastningen på systemets resurser, minska kostnaderna och få en bättre uppfattning om när transaktionen kommer att vara klar. Välj en skalbar betalningsgateway som kan anpassas till framtida betalningsförändringar. Om du fastnar i ett stelt system kan det, med tanke på den snabba tekniska utvecklingen, resultera i framtida ineffektivitet och missade möjligheter.

Hur Stripe Payments kan hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från uppskalade startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, i fysisk miljö och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera din kassaupplevelse: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 100 betalningsmetoder, inklusive sådana som kräver ABA-clearingnummer. Integration är enkelt för allt från banköverföringar till ACH Direct Debit.
  
• Automatisk avstämning av betalningar: Gör det enklare att stämma av betalningar som använder ABA-clearingnummer med en automatisk avstämningsmotor som använder virtuella bankkonton för varje kund och verktyg för felsökning.
  
• Hantera enkelt återbetalningar: Gör återbetalningar eller returnera överskjutande medel, även för banköverföringar.
  
• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningar, tillgängliga i 195 länder och över 135 valutor.
  
• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner för att förbättra auktoriseringstider.
  
• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.
  

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina betalningar online och i fysisk miljö, eller kom igång idag.