Unternehmen, die auf traditionelle Zahlungsmethoden wie Schecks oder Banküberweisungen angewiesen sind, sehen sich häufig mit Verzögerungen, hohen Bearbeitungsgebühren und Sicherheitsrisiken konfrontiert. Zahlungen mit E-Scheck bieten eine schnellere und kostengünstigere Lösung, mit der Sie Ihren Cashflow verbessern und gleichzeitig Geld vom Bankkonto Ihrer Kundschaft einziehen können.

Ein elektronischer Scheck, der allgemein als „E-Scheck“ bezeichnet wird, ist die digitale Version eines traditionellen Papierschecks. Wenn Sie einen E-Scheck verwenden, werden die Gelder durch eine ACH-Zahlung elektronisch vom Girokonto der/des Zahlenden auf das Girokonto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers übertragen. Das ähnelt dem Prozess beim Abwickeln eines Papierschecks, geht jedoch viel schneller und ohne das physische Element.

Nacha, das System, über das ACH-Zahlungen laufen, meldete für 2022 die Abwicklung von 30 Milliarden Transaktionen mit einem Wert von 76,7 Billionen USD. Die Anzahl der Transaktionen und ihr Gesamtwert sind während der vergangenen zehn Jahre kontinuierlich gestiegen. Für Unternehmen ist die Akzeptanz von E-Schecks eine effiziente Möglichkeit, Zahlungen einzuziehen, insbesondere bei großen oder wiederkehrenden Zahlungen wie Mieten und teuren Anschaffungen.

Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um E-Schecks von Ihrer Kundschaft so zuverlässig und effizient wie möglich akzeptieren zu können – unabhängig davon, welchen Kanal Sie nutzen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktionieren E-Schecks?
  
• Vorteile des Akzeptierens von E-Schecks für Unternehmen
  
• Mit dem Akzeptieren von E-Schecks verbundene Herausforderungen
  
• Best Practices für das Akzeptieren von E-Schecks
  
• Wie Stripe Payments helfen kann
  

Wie funktionieren E-Schecks?

Die E-Scheck-Zahlungsabwicklung Überweisungen überträgt Geldbeträge elektronisch über das ACH-Netzwerk von einem Bankkonto auf ein anderes. Da E-Scheck-Zahlungen digital erfolgen, läuft der Prozess schneller ab und ist bequemer und sicherer als bei Papierschecks. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über den üblichen Prozess:

• Autorisierung: Zuerst muss die zahlende Person der elektronischen Abbuchung der Gelder von ihrem Bankkonto ausdrücklich zustimmen. Die Autorisierung der Transaktion kann über ein sicheres Online-Formular, einen Telefonanruf oder ein unterzeichnetes Dokument erfolgen.

• Erfassung der Bankdaten: Nach der Autorisierung erfasst die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger die erforderlichen Bankinformationen der zahlenden Person. Dazu gehören üblicherweise die Routingnummer der Bank und die Kontonummer der zahlenden Person.

• Einreichung zur Abwicklung: Wenn die Autorisierung und die Bankdaten vorliegen, reicht die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger diese Informationen über ein speziellesPayment Gateway oder eine andere Software, die die E-Scheck-Zahlungsabwicklung unterstützt, ein. Durch die Einreichung wird ein elektronischer Vorgang ausgelöst, um die Übertragung der Gelder zu initiieren.

• Initiierung der ACH-Transaktion: Das Netzwerk „Automated Clearing House“ (ACH) ermöglicht die Weitergabe von Geldern und Informationen zwischen den beteiligten Banken. Die Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers reicht die Zahlungsdetails beim ACH-Netzwerk ein, das dann die Koordinierung mit der Bank der zahlenden Person zur Verifizierung und Übertragung übernimmt.

• Verifizierung: Nach Eingang der Anfrage verifiziert die Bank der zahlenden Person die Kontoinformationen und die Verfügbarkeit ausreichender Gelder. Verläuft die Verifizierung positiv, gibt die Bank die Transaktion zur weiteren Abwicklung frei.

• Übertragung der Gelder: Nach der Freigabe leitet das ACH die Übertragung der Gelder vom Bankkonto der zahlenden Person auf das Bankkonto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers ein. Der Zeitpunkt hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der beteiligten Institute und der Besonderheiten der Abwicklungsplanung des ACH-Netzwerks. (Die Zahlungen werden viermal täglich abgewickelt, an Wochenenden und Feiertagen ist das System jedoch offline.)

• Bestätigung und Dokumentation: Nach dem erfolgreichen Abschluss der Transaktion erhalten üblicherweise beide Parteien Belege zur Bestätigung. Diese elektronische Dokumentation lässt sich im Vergleich zu Papierunterlagen leichter verwalten und speichern. Außerdem ist sie für Audits oder die Nachverfolgung des Transaktionsverlaufs einfach abrufbar.

• Zahlungsabwicklung: Schließlich wickelt das ACH alle Transaktionen mit den Banken ab.

Vorteile des Akzeptierens von E-Schecks für Unternehmen

Welchen Wert das Akzeptieren elektronischer Schecks für ein Unternehmen hat, hängt davon ab, wie gut es die Schecks innerhalb seines gesamten Zahlungsökosystems verwalten kann. Nachfolgend sind einige der potenziellen Vorteile für Unternehmen aufgeführt:

• Kosteneffizienz: E-Schecks haben im Vergleich zu Kreditkartenzahlungen oder Überweisungen geringere Bearbeitungsgebühren. Besonders stark wirkt sich das bei hohen Transaktionsvolumina aus.

• Sicherheitsmaßnahmen: E-Schecks nutzen für Transaktionen das ACH-Netzwerk, das über zahlreiche Sicherheitsprotokolle wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Betrugsprävention verfügt. Diese Funktionen machen das Transaktionsumfeld sowohl für Unternehmen als auch für deren Kundschaft sicherer und schützen sensible Daten wie Bankkontonummern.

• Schnellere Verarbeitungszeit: Die Verrechnung traditioneller Schecks kann mehrere Tage dauern, bei E-Schecks dagegen wird dieser Vorgang oft innerhalb eines Werktages abgeschlossen. Diese schnellere Abrechnung verbessert die Zugriffsrate von Unternehmen auf Gelder, was besonders für Unternehmen mit engen Betriebsmargen nutzbringend ist.

• Verbessertes Liquiditätsmanagement: Bei kürzeren Abwicklungszeiten können Unternehmen ihre verfügbaren Mittel genauer prognostizieren. Das verbessert die Entscheidungsfindung über Investitionen, die Lohnabrechnung und andere Betriebsausgaben, für die kurzfristige Liquidität erforderlich ist.

• Bequeme Abwicklung: E-Schecks sind sowohl für Unternehmen als auch für deren Kundinnen und Kunden bequem in der Verwendung. Es ist kein Bankbesuch nötig, um Schecks einzureichen, und viele Finanzsoftwaresysteme können diese Transaktionen automatisch protokollieren, was den administrativen Aufwand verringert.

• Streitbeilegung: ACH-Zahlungen erfordern in der Regel eine Überprüfung des Bankkontos, wobei die Kundschaft nachweisen muss, dass sie über das zu belastende Bankkonto verfügt. Solche Funktionen tragen dazu bei, betrügerische Transaktionen zu reduzieren, was zu weniger Streitfällen und potenziellen Umsatzeinbußen führt.

• Umweltfreundlich: E-Schecks sind eine papierlose Zahlungsmethode, die mit den Umweltwerten vieler moderner Verbraucher/innen und Unternehmen in Einklang steht. Wenn weniger Papierschecks verwendet werden, reduziert das außerdem den Bedarf an physischem Lagerraum.

• Höhere Kundenzufriedenheit: Wenn Sie mehrere Zahlungsoptionen einschließlich E-Schecks anbieten, decken Sie ein breiteres Spektrum an Kundenpräferenzen ab und machen es für Kundinnen und Kunden einfacher, Geschäfte mit Ihnen zu tätigen. Diese Art von Flexibilität kann die Kundenzufriedenheit und -loyalität steigern.

• Zugang zu einem breiteren Markt: Einige Verbraucher/innen und Unternehmen vermeiden aufgrund diverser Bedenken wie hoher Gebühren und potenzieller Schuldenanhäufung immer noch die Verwendung von Kreditkarten. Wenn Sie E-Schecks als Alternative anbieten, könnte das Ihr Unternehmen für diese Segmente attraktiver machen und Ihre Kundenbasis unter Umständen verbreitern.

• Wiederkehrende Zahlungen: Dank ihrer niedrigen Gebühren und ihrer Sicherheitsfunktionen eignen sich E-Schecks hervorragend für Strukturen mit wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnements.

Mit dem Akzeptieren von E-Schecks verbundene Herausforderungen

Elektronische Scheckzahlungen gelten als relativ sicher für Unternehmen und die Kundschaft. Dennoch bergen sie potenzielle Risiken und Herausforderungen. Unternehmen, die E-Scheck-Zahlungen akzeptieren, müssen diese Faktoren berücksichtigen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Risiken zu minimieren.

Nachfolgend finden Sie häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Akzeptieren von E-Schecks als Zahlungsmethode:

• Betrugsrisiken: Keine Zahlungsmethode kann vollständig vor Betrug schützen. Techniken wie das Kapern von Konten oder die Verwendung gestohlener Kontoinformationen können auch hier vorkommen und zu nicht autorisierten Transaktionen führen. Deshalb ist es wichtig, präventive Strategien wie die aufmerksame Transaktionsüberwachung und zusätzliche Sicherheitsschichten einzuführen.

• Unzureichende Mittel: Genau wie bei traditionellen Schecks besteht auch bei E-Schecks das Risiko unzureichender Deckung auf dem Konto der zahlenden Person. Es gibt keine Echtzeit-Autorisierung zur Überprüfung der verfügbaren Mittel vor der Zahlungsabwicklung.

• Operative Anpassungen: Unternehmen, die noch nie zuvor E-Schecks akzeptiert haben, müssen ihre Abrechnungs- und Buchführungspraktiken unter Umständen anpassen, um diese neue Methode aufnehmen zu können. Das könnte Veränderungen an Softwaresystemen oder Personalschulungen umfassen, wofür Zeit und Ressourcen investiert werden müssten.

• Transaktionsstornierungen: Eine E-Scheck-Transaktion kann nach der Einzahlung auf das Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers storniert werden, was eine Herausforderung für die Umsatzsicherheit darstellt. Diese Stornierungen können bis zu 60 Tage nach der Transaktion erfolgen, was den Zeitraum der Unsicherheit verlängert.

• Beschränkte internationale Nutzung: Das ACH-Netzwerk unterstützt primär US-amerikanische Finanzinstitute. Wenn Ihre Kundenbasis größtenteils international ist, müssen Sie für globale Transaktionen alternative Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen oder Kreditkartenzahlungen verwenden.

• Anfängliche Einrichtungsgebühren und laufende Kosten: Abhängig von Ihrem Finanzinstitut und den Besonderheiten Ihrer Geschäftstätigkeit können Einrichtungsgebühren anfallen. Wenngleich diese Kosten im Allgemeinen geringer sind als die Transaktionsgebühren von Kreditkarten, sollten Sie sie nicht übersehen. Einige E-Scheck-Dienste können auch monatliche Gebühren, Transaktionsgebühren oder Gebühren pro Zahlung erheben, die den Cashflow Ihres Unternehmens beeinträchtigen können.

• Zurückhaltung der Kundschaft: Trotz ihrer Vorteile sind E-Schecks immer noch weniger weit verbreitet oder bekannt als andere Methoden wie Kreditkarten oder sogar traditionelle Schecks. Um Kundinnen und Kunden über die Vorteile und die Sicherheitsfunktionen von E-Schecks aufzuklären, kann eine Investition in Marketing und Informationsressourcen erforderlich sein.

• Komplexe Regulierungsvorschriften: Als regulierte Zahlungsmethode gemäß den Vorschriften für den elektronischen Zahlungsverkehr (EFT) unterliegen E-Schecks einer Reihe gesetzlicher Verpflichtungen, darunter Verbraucherrechte und Maßnahmen zum Schutz vor Betrug. Diese Komplexität kann insbesondere für kleine Unternehmen, die möglicherweise nicht über eigene Rechtsressourcen verfügen, eine Herausforderung darstellen.

• Verzögerte Transaktionsbestätigung: E-Schecks werden zwar normalerweise schneller verrechnet als ihre Pendants aus Papier, bieten aber nicht die sofortige Zahlungsbestätigung, die Kredit- oder Debitkarten liefern. Das könnte in Szenarien ein Nachteil sein, in denen eine sofortige Verifizierung erforderlich – oder nützlich – ist.

• Systemkompatibilität: Nicht jede Finanzsoftware ist so konfiguriert, dass E-Schecks verarbeitet werden können. Deshalb müssen Unternehmen ihre Systeme unter Umständen aktualisieren oder in neue Software investieren. Für diesen Übergang ist eine finanzielle Investition nötig und eventuell muss auch das Personal geschult werden.

Best Practices für das Akzeptieren von E-Schecks

Um die beste Herangehensweise an das Akzeptieren und Verwalten von elektronischen Schecks zu ermitteln, müssen Sie sich über Ihren Bedarf, Ihre besonderen Schwachstellen und die Präferenzen Ihrer Kundschaft im Klaren sein. Auch wenn die Strategien der einzelnen Unternehmen unterschiedlich sein mögen, kann die Übernahme von Best Practices der Branche die Betriebsabläufe verbessern, das Betrugsrisiko verringern und den Cashflow steigern.

Hier sind einige allgemein anerkannte Best Practices für die Annahme von E-Schecks:

• Strengere Authentifizierungsprozesse: Wenn Sie sich nach einem Drittdienstleister für Konto- und Identitätsverifizierung umsehen, achten Sie auf Funktionen wie Echtzeitvalidierung anhand von Live-Banking-Daten. Das Ziel besteht darin, Widersprüche zu entdecken, bevor eine Transaktion abläuft, was das Betrugsrisiko erheblich verringert. Führen Sie einen Prozess mit doppelter Prüfung ein, bei dem die Identität einer Kundin oder eines Kunden sowohl bei der Initiierung der Transaktion als auch bei deren Abschluss bestätigt wird. Diese doppelte Validierungsmethode kann Fehler oder unberechtigte Aktivitäten abfangen, bevor Gelder übertragen werden, und stellt damit eine weitere Chance zur Betrugsprävention dar.

• Erweiterte Sicherheitskonfigurationen: Führen Sie innerhalb Ihrer Zahlungssoftware ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem ein. Durch abgestufte Zugriffsebenen für Mitarbeiter/innen, die auf deren jeweilige Tätigkeitsbereiche abgestimmt sind, verringern Sie das Risiko von internem Betrug oder unsachgemäßer Handhabung von Daten. Setzen Sie KI-Algorithmen ein, um das Transaktionsverhalten langfristig zu überwachen. Verschlüsseln Sie alle Bankkontonummern und Zahlungsinformationen während der Datenübertragung, um Datenmissbrauch zu verhindern.

• Transaktions- und Sicherheitsaudits: Transaktions-Logs können Daten für die Verhaltensanalyse liefern. Setzen Sie KI ein, um Logs zu analysieren und Muster zu erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen könnten. Regelmäßige interne Audits sollten auch Stresstests Ihrer Sicherheitsmaßnahmen beinhalten und potenzielle Schwachstellen in Ihrem Prozess, die ausgenutzt werden könnten, identifizieren. Implementieren Sie automatisierte Abgleichstools, um doppelte E-Scheck-Transaktionen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Zahlungen nur einmal verarbeitet werden.

• Aufklärung von Kundinnen und Kunden: Stellen Sie Kundinnen und Kunden ein interaktives digitales Dashboard bereit, auf dem sie den Status ihrer E-Scheck-Transaktionen in Echtzeit nachverfolgen können. Statten Sie dieses Dashboard mit Funktionen wie Push-Benachrichtigungen über wichtige Meilensteine von Transaktionen aus, um zu aktivem Engagement anzuregen. Erstellen Sie Inhalte, die Kundinnen und Kunden durch Problemszenarien führen, denen sie begegnen könnten, beispielsweise fehlgeschlagene Transaktionen oder angefochtene Zahlungen. Stellen Sie sicher, dass diese Leitfäden konkrete Lösungen anbieten und Ihrer Kundschaft ein Gefühl der Kompetenz vermitteln, damit sie weniger abhängig vom Kundenservice ist. Eine klare Darstellung der Vorteile von E-Schecks und ihrer Unterschiede zu anderen Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen und Kreditkartenzahlungen kann die Akzeptanz verbessern.

• Verbesserung von Prozessen und Tools: Ziehen Sie in Erwägung, die Abwicklung von E-Schecks ausgehend von statistischen Daten wie Zeiten mit hohem Aufkommen und der typischen Dauer zwischen der Ausstellung eines Schecks und seiner Verrechnung zu planen. Wenn Sie diesen Aspekt optimieren, können Sie die Belastung Ihrer Systemressourcen reduzieren und die Kosten senken und gewinnen ein besseres Gefühl dafür, wann die Transaktion abgeschlossen sein wird. Wählen Sie ein Payment Gateway, das an zukünftige Veränderungen des Zahlungsökosystems anpassbar ist. Angesichts der Geschwindigkeit der technischen Entwicklung könnte es zukünftige Ineffizienzen und verpasste Gelegenheiten zur Folge haben, wenn Sie sich selbst in ein starres System sperren.

Wie Stripe Payments helfen kann

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, persönlich und weltweit akzeptieren kann.

Stripe Payments bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Optimieren Sie Ihren Bezahlvorgang: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen und Zugang zu über 100 Zahlungsmethoden, einschließlich solcher, die ABA-Routingnummern erfordern. Von Überweisungen bis hin zu ACH-Lastschriften ist die Integration ganz einfach.
  
• Zahlungen automatisch abgleichen: Erleichtern Sie den Abgleich von Zahlungen mit ABA-Routingnummern mithilfe einer automatischen Abgleichfunktion, die virtuelle Bankkonten für jeden Kunden und Tools zur Fehlerbehebung verwendet.
  
• Einfache Verwaltung von Rückerstattungen: Führen Sie Rückerstattungen oder Rücküberweisungen von überschüssigen Geldern durch, auch bei Banküberweisungen.
  
• Erreichen Sie neue Märkte schneller: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.
  
• Verbessern Sie die Zahlungsabwicklung: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter eine No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.
  
• Kommen Sie schneller voran mit einer flexiblen, zuverlässigen Plattform für Wachstum: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.
  

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