Empresas que dependem de métodos de pagamento tradicionais, como cheques em papel ou transferências bancárias, frequentemente enfrentam atrasos, altas taxas de processamento e riscos de segurança. Os pagamentos com eCheck fornecem uma solução de pagamento mais rápida e econômica que pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa enquanto coleta fundos da conta bancária do cliente.

Um cheque eletrônico, comumente referido como “eCheck”, é uma versão digital de um cheque em papel tradicional. Quando você usa um eCheck, os fundos são transferidos eletronicamente da conta corrente do pagador para a conta do beneficiário via pagamento ACH. Isso é semelhante ao processo que ocorre com um cheque em papel, mas muito mais rápido e sem o elemento físico.

Nacha, o sistema que governa os pagamentos ACH, relatou o manuseio de 30 bilhões de transações no valor de $76,7 trilhões em 2022. O número de transações e seu valor total cresceu consistentemente na última década. Para as empresas, aceitar eChecks é uma maneira eficiente de coletar pagamentos, particularmente para pagamentos grandes ou recorrentes, como aluguel e compras de alto valor.

Abaixo, falaremos sobre o que você precisa saber para aceitar eChecks de clientes de forma confiável e eficiente, independentemente do canal que você está usando.

O que há neste artigo?

• Como funcionam os eChecks?
  
• Benefícios de aceitar eChecks para empresas
  
• Desafios de aceitar eChecks
  
• Práticas recomendadas para aceitar eChecks
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Como funcionam os eChecks?

O processamento de pagamentos eCheck transfere fundos eletronicamente de uma conta bancária para outra através da rede ACH. A natureza digital de um pagamento eCheck acelera o processo e é mais conveniente e seguro do que cheques em papel. Aqui está uma visão geral de como o processo funciona:

• Autorização: Primeiro, o pagador deve dar permissão explícita para que o valor do pagamento seja retirado eletronicamente de sua conta bancária. Ele pode autorizar a transação por meio de um formulário on-line seguro, uma ligação telefônica ou um documento assinado.

• Coleta de dados bancários: após obter a autorização, o beneficiário coleta os dados bancários necessários junto ao pagador. Geralmente, isso inclui o routing number do banco e o número da conta do pagador.

• Envio para processamento: Com a autorização e os dados bancários em mãos, o beneficiário envia essas informações por meio de um gateway de pagamento especializado ou outro software de pagamento que suporte o processamento de pagamentos eCheck. O envio aciona um processo eletrônico para iniciar a transferência de fundos.

• Início da transação ACH: a rede Automated Clearing House (ACH) viabiliza a movimentação de dinheiro e informações entre os bancos envolvidos. O banco do beneficiário envia os dados de pagamento para a rede ACH, que coordena com o banco do pagador a verificação e transferência.

• Verificação: ao receber a solicitação, o banco do pagador verifica as informações da conta e a disponibilidade de fundos suficientes. Se estiver tudo certo, o banco aprova a transação para processamento.

• Transferência de fundos: Uma vez aprovado, o ACH inicia a transferência de fundos da conta bancária do pagador para a conta bancária do beneficiário. O tempo depende de vários fatores, incluindo as instituições envolvidas e as especificidades do cronograma de processamento da rede ACH. (Ele liquida pagamentos quatro vezes ao dia, mas está off-line nos fins de semana e feriados.)

• Confirmação e manutenção de registros: Após a transação ser concluída com sucesso, ambas as partes normalmente recebem recibos de confirmação. Esses registros eletrônicos são mais fáceis de gerenciar e armazenar em comparação com registros em papel, e podem ser facilmente recuperados para auditoria ou histórico de transações.

• Liquidação: Finalmente, o ACH liquida todas as transações com os bancos.

Benefícios de aceitar eChecks para empresas

O valor de aceitar cheques eletrônicos depende de como uma empresa os gerencia dentro de seu ecossistema geral de pagamentos. Veja alguns dos possíveis benefícios para as empresas:

• Custo-benefício: Os eChecks têm taxas de processamento mais baixas em comparação com pagamentos com cartão de crédito ou transferências bancárias. Isso é especialmente impactante com altos volumes de transações.

• Medidas de segurança: Os eChecks usam a rede ACH para transações, que inclui numerosos protocolos de segurança, como criptografia, autenticação e prevenção contra fraudes. Esses recursos criam um ambiente de transação mais seguro para empresas e clientes e protegem dados confidenciais, como números de contas bancárias.

• Tempo de processamento mais rápido: Enquanto cheques tradicionais podem levar vários dias para serem compensados, os eChecks geralmente são compensados dentro de um único dia útil. Esse tempo de compensação mais rápido melhora a taxa na qual as empresas podem acessar os fundos, o que é especialmente benéfico para empresas com margens operacionais apertadas.

• Melhoria na gestão de caixa: Com tempos de processamento mais rápidos, as empresas podem prever com mais precisão seus fundos disponíveis. Isso melhora a tomada de decisões sobre investimentos, folha de pagamento e outras despesas operacionais que requerem liquidez de curto prazo.

• Conveniência: Os eChecks são convenientes tanto para empresas quanto para clientes. Não há necessidade de ir ao banco para depositar cheques, e muitos sistemas de software financeiro podem registrar automaticamente essas transações, reduzindo a carga de trabalho administrativa.

• Mitigação de disputas: Os pagamentos ACH normalmente exigem verificação da conta bancária, exigindo que o cliente forneça evidências de que tem acesso à conta bancária que está sendo debitada. Esses recursos ajudam a reduzir transações fraudulentas, levando a menos disputas e potencial perda de receita.

• Amigável ao meio ambiente: Os eChecks são um método de pagamento sem papel, alinhando-se aos valores ambientais de muitos clientes e empresas modernas. Reduzir o uso de cheques em papel também diminui a necessidade de espaço de armazenamento físico.

• Aumento da satisfação do cliente: Oferecer múltiplas opções de pagamento, incluindo eChecks, acomoda uma gama mais ampla de preferências de pagamento dos clientes, facilitando para eles fazerem negócios com você. Esse tipo de flexibilidade pode melhorar a satisfação e a lealdade do cliente.

• Acesso a um mercado mais amplo: Alguns clientes e empresas ainda evitam usar cartões de crédito devido a várias preocupações, como altas taxas ou o potencial de acumulação de dívidas. Oferecer eChecks como uma alternativa pode tornar seu negócio mais atraente para esses segmentos, ampliando potencialmente sua base de clientes.

• Pagamentos recorrentes e assinaturas: Os eChecks são altamente adequados para estruturas de pagamento recorrente como assinaturas, graças a suas taxas mais baixas e recursos de segurança.

Desafios de aceitar eChecks

Os pagamentos por cheque eletrônico são considerados bastante seguros para empresas e clientes, mas ainda apresentam riscos e desafios potenciais. As empresas que aceitam pagamentos por eCheck precisam considerar esses fatores para operações tranquilas e mitigação de riscos.

Aqui estão os desafios comuns associados à aceitação de eChecks como método de pagamento:

• Riscos de fraude: Nenhum método de pagamento pode proteger completamente contra fraude. Técnicas como sequestro de conta ou o uso de informações de conta roubadas ainda podem ocorrer e levar a transações não autorizadas. É importante adotar estratégias preventivas para reduzir riscos, como monitoramento vigilante de transações, verificação de contas e camadas adicionais de segurança.

• Fundos insuficientes: Assim como os cheques tradicionais, os eChecks estão sujeitos ao risco de fundos insuficientes na conta do pagador. Não há autorização em tempo real para verificar os fundos disponíveis antes de processar o pagamento.

• Ajustes operacionais: Empresas que não aceitaram eChecks anteriormente podem precisar modificar suas práticas contábeis e de registro para acomodar esse novo método. Isso pode envolver mudanças nos sistemas de software ou treinamento adicional de funcionários, o que requer tempo e recursos adicionais.

• Reversões de transação: Uma transação de eCheck pode ser revertida após ter sido depositada na conta do beneficiário, o que é desafiador para a garantia de receita. Essas reversões geralmente ocorrem até 60 dias após a transação, criando um período prolongado de incerteza.

• Uso internacional limitado: A rede ACH suporta principalmente instituições financeiras dos EUA. Se uma parte significativa da sua base de clientes for internacional, você deve considerar o uso de métodos de pagamento alternativos para transações globais, como transferências bancárias ou pagamentos com cartão de crédito.

• Taxas de configuração inicial e custos contínuos: Dependendo da sua instituição financeira e das especificidades das operações do seu negócio, pode haver taxas de configuração. Embora esses custos sejam geralmente mais baixos do que as taxas de transação de cartão de crédito, não os negligencie. Alguns serviços de eCheck também podem cobrar taxas mensais, taxas de transação ou taxas por pagamento que podem reduzir o fluxo de caixa da empresa.

• Relutância do cliente: Apesar de suas vantagens, os eChecks ainda não são tão amplamente utilizados ou compreendidos como outros métodos, como cartões de crédito ou mesmo cheques tradicionais. Educar os clientes sobre os benefícios e recursos de segurança dos eChecks pode exigir um investimento em marketing e recursos informativos.

• Complexidade regulatória: Como um método de pagamento regulamentado sob as regulamentações de transferência eletrônica de fundos (EFT), os eChecks vêm com um conjunto de obrigações legais, incluindo direitos do consumidor e medidas de proteção contra fraudes. Essa complexidade pode ser especialmente desafiadora para pequenas empresas que podem não ter recursos legais dedicados.

• Confirmação de transação atrasada: Embora os eChecks normalmente sejam compensados mais rapidamente do que seus equivalentes em papel, eles não oferecem a confirmação instantânea de pagamento que as transações de cartão de crédito ou débito oferecem. Isso pode ser uma desvantagem em cenários que requerem—ou se beneficiam de—verificação imediata.

• Compatibilidade do sistema: Nem todo software financeiro está configurado para lidar com eChecks, então as empresas podem precisar atualizar seus sistemas ou investir em novo software. Essa transição requer um investimento monetário e pode envolver a educação da equipe.

Práticas recomendadas para aceitar eChecks

Determinar a melhor abordagem para aceitar e gerenciar cheques eletrônicos requer entender suas necessidades, suas vulnerabilidades específicas e as preferências de seus clientes. Embora a estratégia de cada empresa possa diferir, adotar as melhores práticas do setor pode melhorar as operações, reduzir o risco de fraudes e aumentar o fluxo de caixa.

Aqui estão algumas práticas recomendadas geralmente aceitas para a aceitação de eChecks:

• Processos de autenticação mais rigorosos: Ao selecionar um serviço de terceiros para verificação de conta e identidade, procure recursos como validação em tempo real contra dados bancários ao vivo. O objetivo é identificar inconsistências antes que uma transação ocorra, o que reduz significativamente o risco de fraude. Implemente um processo de verificação dupla onde a identidade do cliente é confirmada tanto no início da transação quanto em sua conclusão. Esse método de validação dupla pode detectar erros ou atividades não autorizadas antes que os fundos sejam transferidos, proporcionando outra oportunidade para prevenção a fraudes.

• Configurações de segurança avançadas: Implemente um sistema de controle de acesso baseado em funções dentro do seu software de pagamento. Ao fornecer níveis de acesso em camadas aos funcionários com base em suas funções de trabalho, você reduz o risco de fraudes internas ou manuseio inadequado de dados. Empregue algoritmos de IA para monitorar o comportamento transacional ao longo do tempo. Esses algoritmos se adaptam ao comportamento normal e podem sinalizar atividades genuinamente suspeitas ou potenciais fraudes, em comparação com conjuntos de regras estáticas. Criptografe todos os números de contas bancárias e informações de pagamento durante a transmissão de dados, para evitar vazamentos de dados.

• Auditorias de transação e segurança: Logs transacionais podem fornecer dados para análise comportamental. Aplique IA para analisar logs e identificar padrões que podem indicar atividades fraudulentas. Auditorias internas periódicas também devem incluir testes de estresse em suas medidas de segurança e identificar vulnerabilidades potenciais em seu processo que poderiam ser exploradas. Implemente ferramentas de reconciliação automatizadas para verificar transações duplicadas de eCheck e garantir que os pagamentos sejam processados apenas uma vez.

• Educação do cliente: Forneça aos clientes um painel digital interativo onde eles possam acompanhar o status de suas transações de eCheck em tempo real. Equipe esse painel com recursos como notificações push para marcos transacionais significativos para incentivar o engajamento ativo. Crie recursos de conteúdo que orientem os clientes em cenários problemáticos que possam encontrar, como transações com falha ou disputas. Certifique-se de que esses guias ofereçam soluções específicas, dando aos clientes uma sensação de empoderamento e reduzindo sua dependência do atendimento ao cliente. Delimitar claramente os benefícios dos eChecks e como eles diferem de outros métodos de pagamento, como transferências bancárias e pagamentos com cartão de crédito, pode melhorar a adoção.

• Refinamento de processos e ferramentas: Considere agendar seu processamento de eCheck com base em dados estatísticos, como horários de pico e a duração típica entre a emissão de um cheque e sua compensação. Otimizar isso pode minimizar a pressão sobre os recursos do sistema, reduzir custos e dar uma melhor noção de quando a transação será concluída. Selecione um gateway de pagamento escalável que possa se adaptar a futuras mudanças no ecossistema de pagamentos. Dada a rápida taxa de evolução tecnológica, prender-se a um sistema rígido pode resultar em ineficiências futuras e oportunidades perdidas.

Como a Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments é uma solução de pagamentos unificada e global, projetada para permitir que qualquer tipo de negócio — desde startups em crescimento até grandes corporações — aceite pagamentos online, presencialmente e em escala internacional.

O Stripe Payments pode apoiar sua empresa da seguinte forma:

• Aprimore a experiência de checkout: Proporcione uma jornada de pagamento fluida para seus clientes e economize milhares de horas de desenvolvimento utilizando interfaces de pagamento prontas. A plataforma oferece suporte a mais de 100 métodos de pagamento, incluindo aqueles que exigem ABA routing numbers. De wire transfers a débitos diretos via ACH, a integração é direta e descomplicada.
  
• Automatize a conciliação de pagamentos: Facilite a reconciliação de pagamentos que utilizam ABA routing numbers com um motor de conciliação automática, que atribui contas bancárias virtuais a cada cliente e fornece ferramentas para solução de problemas.
  
• Gerencie reembolsos com praticidade: Realize reembolsos ou devolva valores excedentes de forma simples, inclusive em casos de transferências bancárias.
  
• Acesse novos mercados com mais agilidade: Alcance clientes ao redor do mundo e simplifique a gestão de pagamentos em múltiplas moedas, com soluções de pagamentos transfronteiriços disponíveis em 195 países e mais de 135 moedas.
  
• Melhore a eficiência dos seus pagamentos: Aumente sua receita utilizando um conjunto de ferramentas de pagamento configuráveis e fáceis de implementar, com recursos como proteção antifraude sem necessidade de código e funcionalidades avançadas para elevar as taxas de autorização.
  
• Avance com uma plataforma flexível e confiável para crescer: Construa sobre uma infraestrutura projetada para acompanhar seu crescimento, com 99,999% de disponibilidade e confiabilidade reconhecida no setor.
  

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