Las empresas que dependen de métodos de pago tradicionales como cheques en papel o transferencias bancarias a menudo se enfrentan a retrasos, altas tarifas de procesamiento y riesgos de seguridad. Los pagos con eCheks proporcionas una solución de pago más rápida y rentable que puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo mientras recolecta fondos de la cuenta bancaria de un cliente.

Un cheque electrónico, comúnmente conocido como «eCheck», es una versión digital de un cheque tradicional en papel. Cuando se utiliza un eCheck, los fondos se transfieren electrónicamente de la cuenta corriente del pagador a la cuenta del beneficiario a través de un pago ACH. Es un proceso similar al que tiene lugar con un cheque en papel, pero mucho más rápido y sin el elemento físico.

Nacha, el sistema que rige los pagos ACH, informó de la gestión de 30.000 millones de transacciones por valor de 76,7 billones de dólares en 2022. El número de transacciones y su importe total no han dejado de crecer en la última década. Para las empresas, aceptar cheques electrónicos es una forma eficaz de cobrar pagos, sobre todo en el caso de pagos cuantiosos o recurrentes, como alquileres y compras de alto valor.

A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre cómo aceptar eChecks de los clientes de la forma más segura, fiable y eficiente posible, independientemente del canal que utilices.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los eChecks?
  
• Ventajas que aporta a las empresas la aceptación de eChecks
  
• Desafíos que plantea la aceptación de eChecks
  
• Prácticas recomendadas para aceptar eChecks
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funcionan los eChecks?

El procesamiento de pagos eCheck transfiere fondos electrónicamente de una cuenta bancaria a otra a través de la red ACH. La naturaleza digital de un pago eCheck acelera el proceso y es más cómodo y seguro que los cheques en papel. A continuación te explicamos cómo funciona el proceso:

• Autorización: en primer lugar, el pagador debe dar su consentimiento explícito para que la cantidad del pago se retire electrónicamente de su cuenta bancaria. Puede autorizar la transacción mediante un formulario en línea seguro, una llamada telefónica o un documento firmado.

• Recopilación de los datos bancarios: una vez obtenida la autorización, el beneficiario recopila los datos bancarios necesarios del pagador. Normalmente, se trata del número de ruta del banco y del número de cuenta del pagador.

• Envío para su procesamiento: cuando el beneficiario tiene la autorización y los datos bancarios, envía esta información mediante una pasarela de pagos u otro software de pago que admita el procesamiento de pagos eCheck. El envío desencadena un proceso electrónico para iniciar la transferencia de fondos.

• Inicio de la transacción ACH: la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) facilita el movimiento de dinero e información entre los bancos involucrados. El banco del beneficiario envía los detalles del pago a la red ACH, que luego se coordina con el banco del pagador para la verificación y transferencia.

• Verificación: una vez recibida la solicitud, el banco del pagador verifica la información de la cuenta y la disponibilidad de fondos suficientes. Si todo sale bien, el banco aprueba la transacción para su posterior procesamiento.

• Transferencia de fondos: una vez aprobada, la ACH inicia la transferencia de fondos de la cuenta bancaria del pagador a la del beneficiario. Podría tener efecto inmediato o tardar algunos días hábiles, en función de varios factores, como las instituciones involucradas y las particularidades del calendario de procesamiento de la red ACH. (Cobra los Payments cuatro veces al día, salvo los fines de semana y los días festivos).

• Confirmación y mantenimiento de registros: una vez que la transacción se completa correctamente, ambas partes suelen obtener recibos de confirmación. Estos registros electrónicos son más fáciles de gestionar y almacenar que los registros en papel, y se pueden recuperar fácilmente para fines de auditoría o para consultar el historial de transacciones.

• Cobro: finalmente, la ACH liquida todas las transacciones con los bancos.

Ventajas que aporta a las empresas la aceptación de eChecks

El valor de aceptar cheques electrónicos depende de lo bien que los gestione una empresa dentro de su ecosistema de pagos general. Estas son algunas de las posibles ventajas para las empresas:

• Eficacia en función de los costes: Los eChecks tienen tarifas de procesamiento más bajas en comparación con pagos con tarjetas de crédito o transferencias bancarias. Esto tiene un mayor impacto con altos volúmenes de transacciones.

• Medidas de seguridad: Los eChecks utilizan la red ACH para las transacciones, que incluye numerosos protocolos de seguridad, como el cifrado, autenticación y prevención de fraude. Estas funciones crean un entorno de transacciones más seguro tanto para las empresas como para los clientes y protegen datos sensibles como los números de cuenta bancaria.

• Tiempo de tramitación más rápido: Mientras que los cheques tradicionales pueden tardar varios días en cobrarse, los eChecks suelen cobrarse en un solo día hábil. Esta liquidación más rápida mejora la velocidad a la que las empresas pueden acceder a los fondos, lo que es una ventaja importante para las empresas con márgenes operativos ajustados.

• Mejor administración de efectivo: Con tiempos de procesamiento más rápidos, las empresas pueden predecir con mayor precisión sus fondos disponibles. Esto mejora la toma de decisiones sobre inversiones, nóminas y otros gastos operativos que requieren liquidez a corto plazo.

• Conveniencia: Los eChecks son cómodos tanto para las empresas como para los clientes. No es necesario ir al banco para depositar cheques y muchos sistemas de software financiero pueden registrar automáticamente estas transacciones, lo que reduce la carga de trabajo administrativo.

• Atenuación de disputas: Los pagos de ACH suelen requerir la verificación de la cuenta bancaria, lo que exige que el cliente aporte pruebas de que tiene acceso a la cuenta bancaria en la que se realiza el cargo. Tales características ayudan a reducir las transacciones fraudulentas, lo que conduce a disputas menores y potencial de pérdida de ingresos.

• Respetuosos con el medio ambiente: Los eChecks son un método de pago sin papel, algo que está en consonancia con los valores ambientales de muchos clientes y empresas de hoy en día. Reducir el uso de los cheques impresos también disminuye la necesidad de espacio de almacenamiento físico.

• Mayor satisfacción del cliente: Ofrecer muchas opciones de pago, incluidos los eChecks, te permite adaptarte a las distintas preferencias de los clientes, para que a ellos les resulte más fácil hacer negocios contigo. Este tipo de flexibilidad puede mejorar la satisfacción y la fidelidad del cliente.

• Acceso a un mercado más amplio: Algunos clientes y empresas aún evitan usar tarjetas de crédito por diferentes motivos, como unas comisiones altas y la potencial acumulación de deuda. Ofrecer eChecks como alternativa podría hacer que tu empresa sea más atractiva para estos segmentos, lo que podría ampliar tu base de clientes.

• Pagos recurrentes y suscripciones: Los eChecks son muy adecuados para las estructuras de pagos recurrentes como las suscripciones, porque sus comisiones son más bajas y por las funciones de seguridad que ofrecen.

Desafíos que plantea la aceptación de eChecks

Los pagos con cheques electrónicos se consideran bastante seguros para las empresas y los clientes, pero siguen presentando riesgos y dificultades potenciales. Las empresas que aceptan pagos con eChecks deben tener en cuenta estos factores para operar sin problemas y mitigar los riesgos.

Aquí tienes un breve resumen de los desafíos más comunes asociados a la aceptación de eChecks como método de pago:

• Riesgos de fraude: Ningún método de pago puede proteger completamente contra el fraude. Técnicas como el secuestro de cuenta o el uso de información de cuenta robada pueden producirse y dar lugar a transacciones no autorizadas. Es importante adoptar estrategias preventivas para reducir el riesgo, como la vigilancia de las transacciones, la verificación de las cuentas y otras medidas de seguridad.

• Fondos insuficientes: Al igual que los cheques tradicionales, los eChecks están sujetos al riesgo de fondos insuficientes en la cuenta del ordenante. No hay autorización en tiempo real para verificar fondos disponibles antes de procesar el pago.

• Ajustes operacionales: Las empresas que hasta ahora no aceptaban los cheques electrónicos pueden tener que modificar sus prácticas contables y de teneduría de libros para adaptarse a este nuevo método. Esto podría implicar cambios en los sistemas informáticos o formación adicional del personal, lo que requiere tiempo y recursos adicionales.

• Anulación de transacciones: Una transacción de eCheck se puede anular después de que los fondos se hayan depositado en la cuenta del destinatario, lo que es un desafío para garantizar los ingresos. Estas anulaciones pueden ocurrir hasta 60 días después de la transacción, lo que genera un período prolongado de incertidumbre.

• Uso internacional limitado: La red ACH da soporte principalmente a las instituciones financieras de EE. UU. Si una parte importante de tu base de clientes es internacional, tendrás que utilizar métodos de pago alternativos para las transacciones globales, como transferencias bancarias o pagos con tarjeta de crédito.

• Comisiones de configuración iniciales y costes continuos: Dependiendo de la entidad financiera y de las características específicas de las operaciones de tu empresa, puede haber tasas de instalación. Aunque estos costes suelen ser más baratos que las comisiones por transacciones con tarjeta de crédito, no los ignores. Algunos servicios de eCheck también podrían cobrar comisiones mensuales, comisiones por transacción o comisiones por pago que podrían reducir el flujo de caja de la empresa.

• Renuencia del cliente: A pesar de sus ventajas, los eChecks todavía no se utilizan ni se conocen de forma tan generalizada en comparación con otros métodos, como las tarjetas de crédito o incluso los cheques tradicionales. Educar a los clientes sobre las ventajas y las funciones de seguridad de los cheques electrónicos puede requerir una inversión en recursos de marketing e información.

• Complejidad regulatoria: Como método de pago regulado bajo las regulaciones de transferencia electrónica de fondos (EFT), los eChecks entrañan una serie de obligaciones legales, incluidos los derechos del consumidor y las medidas de protección antifraude. Esta complejidad puede resultar especialmente difícil para las pequeñas empresas que no disponen de recursos jurídicos específicos.

• Confirmación de transacciones retrasadas: Aunque los eChecks suelen cobrarse más rápido que sus homólogos impresos, no ofrecen la confirmación de pago instantánea que se obtiene en las transacciones con tarjeta de crédito o débito. Esto podría ser una desventaja en escenarios que requieren, o se benefician de, la verificación inmediata.

• Compatibilidad de sistemas: No todo el software financiero está configurado para procesar eChecks, por lo que es posible que las empresas deban actualizar sus sistemas o invertir en un nuevo software. Esta transición requiere una inversión económica y puede implicar la capacitación del personal.

Mejores prácticas para aceptar eChecks

Determinar el mejor enfoque para aceptar y administrar cheques electrónicos requiere comprender tus necesidades, tus vulnerabilidades específicas y las preferencias de tus clientes.Si bien la estrategia de cada empresa puede diferir, adoptar prácticas recomendadas del sector puede mejorar las operaciones, reducir el riesgo de fraude y aumentar el flujo de efectivo.

Estas son algunas prácticas recomendadas generalmente aceptadas para aceptar eChecks:

• Procesos de autenticación más estrictos: Al seleccionar un servicio de terceros para la verificación de cuentas e identidad, busca características como la validación en tiempo real con datos bancarios en tiempo real. El objetivo es detectar inconsistencias antes de que ocurra una transacción, lo que reduce en gran medida el riesgo de fraude. Implementa un proceso de verificación dual donde se confirme la identidad de un cliente tanto al iniciar la transacción como al concluirla. Este método de validación dual puede detectar errores o actividades no autorizadas antes de que se transfieran fondos, brindando otra oportunidad para la prevención de fraude.

• Configuraciones de seguridad avanzadas: Implementa un sistema de control de acceso establecido en funciones dentro de tu software de pago. Al proporcionar niveles de acceso escalonados a los empleados en función de su puesto de trabajo, reduces el riesgo de fraude interno o mal manejo de datos. Utiliza algoritmos de IA para monitorear el comportamiento transaccional a lo largo del tiempo. Estos algoritmos se adaptan al comportamiento normal y pueden marcar actividades genuinamente sospechosas o fraude potencial, en comparación con los conjuntos de reglas estáticas. Cifra todos los números de cuenta bancaria e información de pago durante la transmisión de datos, para prevenir violaciones de datos.

• Auditorías de transacciones y seguridad: Los registros de transacciones pueden proporcionar datos para el análisis del comportamiento. Aplica la IA para analizar los registros e identificar patrones que puedan indicar actividades fraudulentas. Las auditorías internas periódicas también deben incluir pruebas de estrés de tus medidas de seguridad e identificar posibles vulnerabilidades en su proceso que podrían ser explotadas. Implementa herramientas de conciliación automatizadas para verificar las transacciones duplicadas de eChecks y garantizar que los pagos se procesen solo una vez.

• Educación del cliente: Proporciona a los clientes un Dashboard digital interactivo donde puedan hacer un seguimiento del estado de sus transacciones de eChecks en tiempo real. Equipa este Dashboard con características como notificaciones Push para hitos transaccionales significativos para fomentar la participación activa. Crea recursos de contenido que guíen a los clientes a través de situaciones problemáticas con las que puedan encontrarse, como transacciones fallidas o disputas. Asegúrate de que estas guías ofrezcan soluciones específicas, dando a los clientes una sensación de autonomía y reduciendo su dependencia del servicio de atención al cliente. Explicar claramente las ventajas de los cheques electrónicos y en qué se diferencian de otros métodos de pago, como las transferencias bancarias y los pagos con tarjeta de crédito, puede mejorar su adopción.

• Proceso y refinamiento de herramientas: Considera la posibilidad de programar el procesamiento de tus eChecks basándote en datos estadísticos, como las horas de mayor tráfico y la duración típica entre la emisión de un cheque y su compensación. Optimizar esto puede minimizar la sobrecarga de recursos del sistema, reducir costes y darle una mejor idea de cuándo se completará la transacción. Selecciona una pasarela de pagos escalable que pueda adaptarse a futuros cambios en el ecosistema de pagos. Dado el rápido ritmo de la evolución tecnológica, encerrarse en un sistema rígido podría dar lugar a futuras ineficiencias y oportunidades perdidas.

Cómo puede ayudar Stripe Payments

Stripe Payments ofrece una solución de pagos global y unificada que ayuda a cualquier empresa, desde nuevas empresas hasta empresas internacionales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar tu experiencia de proceso de compra: crea una experiencia del cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario de pago prediseñadas, acceso a más de 100 métodos de pago, incluidos aquellos que requieren números de ruta ABA. Desde transferencias electrónicas hasta adeudos directos ACH, la integración es sencilla.
  
• Conciliar pagos automáticamente: facilita la conciliación de pagos que utilizan números de ruta ABA con un motor de conciliación automática que utiliza cuentas bancarias virtuales para cada cliente y herramientas para la resolución de problemas.
  
• Gestionar reembolsos fácilmente: realiza reembolsos o devuelve el exceso de fondos, incluso para transferencias bancarias.
  
• Acceder a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y reduce la complejidad y el coste de la gestión multidivisa con opciones de pago transfronterizas, disponibles en 195 países a través de más de 135 monedas.
  
• Mejorar el rendimiento de los pagos: aumenta los ingresos con una gama de herramientas de pago personalizables y fáciles de configurar, incluyendo protección antifraude sin programación y capacidades avanzadas para mejorar las tasas de autorización.
  
• Moverte más rápido con una plataforma flexible y fiable para el crecimiento: construye sobre una plataforma diseñada para escalar contigo, con un tiempo de actividad del 99,999 % y una fiabilidad líder en el sector.
  

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