Les entreprises qui utilisent des méthodes de paiement traditionnelles telles que les chèques papier ou les transferts bancaires sont souvent confrontées à des retards, à des frais de traitement élevés et à des risques de sécurité. Les paiements par chèque électronique constituent une solution de paiement plus rapide et plus rentable qui peut contribuer à améliorer la trésorerie tout en collectant des fonds sur le compte bancaire d'un client.

Un chèque électronique, communément appelé "eCheck", est une version numérique d'un chèque papier traditionnel. Lorsque vous utilisez un chèque électronique, les fonds sont transférés électroniquement du compte courant du payeur au compte du bénéficiaire via un paiement ACH. Ce processus est similaire à celui d'un chèque papier, mais beaucoup plus rapide et sans l'élément physique.

Nacha, le système qui régit les paiements ACH, a déclaré avoir traité 30 milliards de transactions d'une valeur de 76,7 billions de dollars en 2022. Le nombre de transactions et leur montant total n'ont cessé d'augmenter au cours de la dernière décennie. Pour les entreprises, l'acceptation des chèques électroniques est un moyen efficace d'encaisser les paiements, en particulier les paiements importants ou récurrents tels que les loyers et les achats de grande valeur.

Nous allons voir ci-dessous ce que vous devez savoir pour accepter les chèques électroniques de vos clients de la manière la plus fiable et la plus efficace possible, quel que soit le canal que vous utilisez.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement des chèques électroniques
  
• Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises
  
• Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques
  
• Bonnes pratiques en matière d'acceptation des chèques électroniques
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Fonctionnement des chèques électroniques

Le traitement des paiements par chèque électronique transfère des fonds par voie électronique d'un compte bancaire à un autre par l'intermédiaire du réseau ACH. La nature numérique d'un paiement par chèque électronique accélère le processus et est plus pratique et plus sûre que les chèques papier. Voici un aperçu du fonctionnement du processus :

• Tout d'abord, le payeur doit donner son accord explicite pour que le montant du paiement soit prélevé électroniquement sur son compte bancaire. Il peut autoriser la transaction au moyen d'un formulaire en ligne sécurisé, d'un appel téléphonique ou d'un document signé.

• Collecte des informations bancaires : dès lors qu'il y est autorisé, le bénéficiaire recueille les informations bancaires pertinentes auprès du payeur. Il s'agit généralement du numéro de routage de la banque et du numéro de compte du payeur.

• Avec l'autorisation et les coordonnées bancaires en main, le bénéficiaire soumet ces informations via une [passerelle de paiement] spécialisée (https://stripe.com/resources/more/payment-gateways-101) ou un autre logiciel de paiement qui prend en charge le traitement des paiements par chèque électronique. La soumission déclenche un processus électronique pour initier le transfert de fonds.

• Initialisation de la transaction ACH : le réseau ACH (Automated Clearing House) facilite les mouvements de fonds et d'informations entre les banques concernées. La banque du bénéficiaire soumet les détails du paiement au réseau ACH, qui se coordonne ensuite avec la banque du payeur pour vérifier la transaction et réaliser le transfert.

• Vérification : dès réception de la demande, la banque du payeur vérifie les informations relatives au compte et la disponibilité des fonds. Si tout est conforme, la banque autorise la poursuite du traitement de la transaction.

• Une fois approuvé, l'ACH initie le transfert de fonds du compte bancaire du payeur vers le compte bancaire du bénéficiaire. Le délai dépend de plusieurs facteurs, notamment des institutions concernées et des spécificités du calendrier de traitement du réseau ACH. (Il règle les paiements quatre fois par jour, mais il est hors ligne les week-ends et les jours fériés).

• Une fois la transaction terminée, les deux parties reçoivent généralement un reçu de confirmation. Ces enregistrements électroniques sont plus faciles à gérer et à conserver que les enregistrements papier, et ils peuvent être facilement retrouvés pour l'audit ou l'historique de la transaction.

• Enfin, l'ACH règle toutes les transactions avec les banques.

Avantages de l'acceptation des chèques électroniques pour les entreprises

L'intérêt d'accepter les chèques électroniques en tant qu'entreprise dépend de la manière dont ils sont gérés au sein de l'écosystème de paiement global. Nous avons regroupé ci-dessous certains des avantages potentiels.

• Rentabilité : les frais de traitement des chèques électroniques sont moins élevés que ceux des paiements par carte de crédit ou des transferts bancaires. Ceci est particulièrement important lorsque les volumes de transactions sont élevés.

• Mesures de sécurité:__ Les chèques électroniques utilisent le réseau ACH pour les transactions, qui comprend de nombreux protocoles de sécurité tels que le cryptage, l'authentification et la prévention des fraudes. Ces caractéristiques créent un environnement de transaction plus sûr pour les entreprises et les clients et protègent les données sensibles telles que les numéros de compte bancaire.

• Temps de traitement plus rapide : alors que les chèques traditionnels peuvent prendre plusieurs jours pour être compensés, les chèques électroniques sont souvent compensés en un seul jour ouvrable. Ce délai de compensation plus rapide améliore la vitesse à laquelle les entreprises peuvent accéder aux fonds, ce qui est particulièrement avantageux pour les entreprises dont les marges d'exploitation sont étroites.

• Amélioration de la gestion de la trésorerie : grâce à des délais de traitement plus courts, les entreprises peuvent prévoir avec plus de précision les fonds dont elles disposent. Cela améliore la prise de décision concernant les investissements, les salaires et les autres dépenses d'exploitation qui nécessitent des liquidités à court terme.

• Commodité:__ Les chèques électroniques sont pratiques à la fois pour les entreprises et pour les clients. Il n'est pas nécessaire de se rendre à la banque pour déposer des chèques et de nombreux logiciels financiers peuvent enregistrer automatiquement ces transactions, ce qui réduit la charge de travail administratif.

• Les paiements ACH nécessitent généralement une vérification du compte bancaire, ce qui oblige le client à fournir la preuve qu'il a accès au compte bancaire débité. Ces caractéristiques permettent de réduire les transactions frauduleuses, d'où une diminution des litiges et des pertes potentielles de revenus.

• Respectueux de l'environnement : les chèques électroniques sont une méthode de paiement sans papier, ce qui correspond aux valeurs environnementales de nombreux clients et entreprises modernes. La réduction de l'utilisation des chèques papier diminue également le besoin d'espace de stockage physique.

• Accroissement de la satisfaction des clients : le fait de proposer des options de paiement multiples, y compris des chèques électroniques, permet de répondre à un plus large éventail de préférences de paiement des clients, ce qui leur permet de faire plus facilement des affaires avec vous. Ce type de flexibilité peut améliorer la satisfaction et la fidélité des clients.

• Accès à un marché plus large : certains clients et entreprises évitent encore d'utiliser des cartes de crédit en raison de diverses préoccupations telles que les frais élevés ou le risque d'accumulation de dettes. En proposant des chèques électroniques comme alternative, vous pourriez rendre votre entreprise plus attrayante pour ces segments, ce qui vous permettrait d'élargir votre clientèle.

• Paiements récurrents et abonnements:__ Les chèques électroniques conviennent parfaitement aux structures de paiements récurrents comme les abonnements, grâce à leurs frais réduits et à leurs caractéristiques de sécurité.

Défis liés à l'acceptation des chèques électroniques

Les paiements par chèque électronique sont considérés comme relativement sûrs et sécurisés pour les entreprises et les clients, mais ils présentent toujours des risques et des défis potentiels. Les entreprises qui acceptent les paiements par chèque électronique doivent tenir compte de ces facteurs pour assurer le bon déroulement des opérations et réduire les risques.

Voici les défis les plus courants liés à l'acceptation des chèques électroniques comme méthode de paiement :

• Risques de fraude:__ Aucune méthode de paiement ne peut être totalement protégée contre la fraude. Des techniques telles que le détournement de compte ou l'utilisation d'informations de compte volées peuvent toujours se produire et conduire à des transactions non autorisées. Il est important d'adopter des stratégies préventives pour réduire les risques, comme le contrôle vigilant des transactions, la vérification des comptes et des couches de sécurité supplémentaires.

• Tout comme les chèques traditionnels, les chèques électroniques sont soumis au risque d'insuffisance de fonds sur le compte du payeur. Il n'y a pas d'autorisation en temps réel pour vérifier les fonds disponibles avant de traiter le paiement.

• Ajustements opérationnels : les entreprises qui n'acceptaient pas les chèques électroniques auparavant devront peut-être modifier leurs pratiques comptables pour s'adapter à cette nouvelle méthode. Cela peut impliquer des changements dans les systèmes logiciels ou une formation supplémentaire du personnel, ce qui nécessite du temps et des ressources supplémentaires.

• Une transaction par chèque électronique peut être annulée après avoir été déposée sur le compte du bénéficiaire, ce qui constitue un défi pour l'assurance des recettes. Ces annulations se produisent généralement jusqu'à 60 jours après la transaction, ce qui crée une longue période d'incertitude.

• Utilisation internationale limitée:__ Le réseau ACH soutient principalement les institutions financières américaines. Si une grande partie de votre clientèle est internationale, vous devriez envisager d'utiliser d'autres méthodes de paiement pour les transactions internationales, comme les transferts ou les paiements par carte de crédit.

• En fonction de votre établissement financier et des spécificités de votre activité, il peut y avoir des frais de mise en place. Bien que ces frais soient généralement moins élevés que les frais de transaction par carte de crédit, ne les négligez pas. Certains services de chèque électronique peuvent également facturer des frais mensuels, des frais de transaction ou des frais par paiement qui peuvent réduire la trésorerie de votre entreprise.

• Malgré leurs avantages, les chèques électroniques ne sont pas encore aussi largement utilisés ou compris que d'autres méthodes telles que les cartes de crédit ou même les chèques traditionnels. Sensibiliser les clients aux avantages et aux caractéristiques de sécurité des chèques électroniques peut nécessiter un investissement en marketing et en ressources d'information.

• Complexité réglementaire : en tant que méthode de paiement réglementée dans le cadre de la réglementation sur les transferts électroniques de fonds (TEF), les chèques électroniques s'accompagnent d'un ensemble d'obligations légales, notamment en ce qui concerne les droits des consommateurs et les mesures de protection contre la fraude. Cette complexité peut être particulièrement difficile à gérer pour les petites entreprises qui n'ont pas forcément de ressources juridiques dédiées.

• Confirmation tardive de la transaction : bien que les chèques électroniques soient généralement compensés plus rapidement que leurs équivalents papier, ils n'offrent pas la confirmation instantanée du paiement comme les transactions par carte de crédit ou de débit. Cela peut constituer un inconvénient dans les scénarios qui exigent une vérification immédiate - ou qui en tirent profit.

• Compatibilité du système : tous les logiciels financiers ne sont pas configurés pour gérer les chèques électroniques, de sorte que les entreprises peuvent avoir besoin de mettre à jour leurs systèmes ou d'investir dans un nouveau logiciel. Cette transition nécessite un investissement financier et peut impliquer la formation du personnel.

Bonnes pratiques en matière d'acceptation des chèques électroniques

Pour déterminer la meilleure approche en matière d'acceptation et de gestion des chèques électroniques, il faut comprendre vos besoins, vos vulnérabilités spécifiques et les préférences de vos clients. Bien que la stratégie de chaque entreprise puisse être différente, l'adoption des meilleures pratiques du secteur peut améliorer les opérations, réduire le risque de fraude et augmenter le flux de trésorerie.

Voici quelques bonnes pratiques généralement acceptées pour l'acceptation des chèques électroniques :

• Des processus d'authentification plus stricts:__ Lorsque vous choisissez un service tiers pour la vérification des comptes et des identités, recherchez des fonctions telles que la validation en temps réel par rapport aux données bancaires réelles. L'objectif est de repérer les incohérences avant qu'une transaction ne soit effectuée, ce qui réduit considérablement le risque de fraude. Mettez en place un processus de double vérification dans lequel l'identité du client est confirmée à la fois au début et à la fin de la transaction. Cette méthode de double validation permet de détecter les erreurs ou les activités non autorisées avant que les fonds ne soient transférés, ce qui offre une autre possibilité de prévention de la fraude.

• Configurations de sécurité avancées:__ Mettez en place un système de contrôle d'accès basé sur les rôles dans votre logiciel de paiement. En fournissant des niveaux d'accès différenciés aux employés en fonction de leurs fonctions, vous réduisez le risque de fraude interne ou de mauvaise manipulation des données. Utilisez des algorithmes d'intelligence artificielle pour surveiller le comportement transactionnel au fil du temps. Ces algorithmes s'adaptent au comportement normal et peuvent signaler des activités réellement suspectes ou des fraudes potentielles, par rapport à des ensembles de règles statiques. Cryptez tous les numéros de compte bancaire et les informations de paiement lors de la transmission des données, afin d'éviter les violations de données.

• Audits de transaction et de sécurité:__ Les journaux de transaction peuvent fournir des données pour l'analyse comportementale. Appliquez l'IA pour analyser les journaux et identifier les schémas susceptibles d'indiquer des activités frauduleuses. Les audits internes périodiques devraient également inclure des tests de résistance de vos mesures de sécurité et identifier les vulnérabilités potentielles de votre processus qui pourraient être exploitées. Mettez en œuvre des outils de réconciliation automatisés pour vérifier les transactions eCheck en double et vous assurer que les paiements ne sont traités qu'une seule fois.

• Éducation des clients:__ Fournissez aux clients un tableau de bord numérique interactif où ils peuvent suivre l'état de leurs transactions eCheck en temps réel. Equipez ce tableau de bord de fonctionnalités telles que des notifications push pour les étapes importantes de la transaction afin d'encourager un engagement actif. Créez des ressources de contenu qui guident les clients dans les scénarios de problèmes qu'ils peuvent rencontrer, tels que transactions échouées ou litiges. Veillez à ce que ces guides proposent des solutions spécifiques, afin de donner aux clients un sentiment d'autonomie et de réduire leur dépendance à l'égard du service clientèle. Une présentation claire des avantages des chèques électroniques et de leurs différences par rapport aux autres modes de paiement, tels que les transferts et les paiements par carte de crédit, peut favoriser leur adoption.

• Envisagez de programmer le traitement de vos chèques électroniques sur la base de données statistiques, comme les heures de forte affluence et la durée typique entre l'émission et la compensation d'un chèque. L'optimisation de ce processus peut minimiser la sollicitation des ressources du système, réduire les coûts et vous donner une meilleure idée du moment où la transaction sera terminée. Choisissez une passerelle de paiement évolutive, capable de s'adapter aux changements futurs de l'écosystème des paiements. Compte tenu de la rapidité de l'évolution technologique, vous enfermer dans un système rigide pourrait entraîner des inefficacités futures et des opportunités manquées.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments propose une solution de paiement unifiée et globale qui permet à toutes les entreprises, des startups à celles internationales, d'accepter des paiements en ligne, en personne et dans le monde entier.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Optimiser votre expérience paiement : Créez une expérience client sans friction et économisez des milliers d’heures d’ingénierie grâce à des interfaces utilisateur de paiement prédéfinies, l’accès à plus de 100 méthodes de paiement, y compris celles qui nécessitent des numéros de routage ABA. Des virements bancaires au ACH Direct Debit, l’intégration est simple.
  
• Rapprocher les paiements de manière automatique : Facilitez le rapprochement des paiements qui utilisent des numéros de routage ABA grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.
  
• Gérer les remboursements facilement : Effectuez des remboursements ou retournez les fonds excédentaires, même pour les virements bancaires.
  202- Accéder plus rapidement à de nouveaux marchés : Atteignez des clients dans le monde entier et réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevise grâce aux options de paiement transfrontalier, disponibles dans 195 pays et dans plus de 135 devises.
  
• Améliorer vos performances en matière de paiement : Augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans code et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.
  
• Aller plus vite avec une plateforme de croissance flexible et fiable : Développez-vous sur une plateforme conçue pour évoluer avec vous, avec un temps de disponibilité de 99,999 % et une fiabilité inégalée dans le secteur.
  

En savoir plus sur la façon dont Stripe Payments peut dynamiser vos paiements en ligne et en personne, ou commencez dès aujourd’hui.