Nacha : règles, conformité et guide sur les paiements ACH

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  1. Introduction
  2. Signification de Nacha
  3. Définition de la Nacha
  4. Différence entre la Nacha et le système ACH
  5. Définition dun paiement ACH
  6. Fonctionnement des paiements ACH
  7. Règles de fonctionnement de la Nacha
  8. Importance de la conformité avec la Nacha
  9. Définition du format de fichier Nacha

Vous connaissez peut-être déjà les paiements ACH : il s'agit d'un type de virement bancaire électronique utilisé pour de nombreuses transactions, notamment les achats client, les paiements de factures, le versement des salaires et le règlement des taxes. Grâce à sa polyvalence, le réseau ACH a permis de traiter 26,8 milliards de paiements pour un montant total de près de 62 billions de dollars, et ce, pour la seule année 2020. Même si les paiements ACH font partie intégrante de vos finances personnelles et des opérations de paiement de votre entreprise, l'organisation Nacha, qui exploite le réseau ACH, vous est peut-être moins familière.

Il est pourtant utile de connaître sa mission ainsi que ses règles de fonctionnement très nombreuses. Ce guide présente tout ce que vous devez savoir à propos de l'entité qui gère le réseau ACH ainsi que les étapes à suivre pour respecter les règles de la Nacha, garantir votre conformité et tirer le meilleur parti de l'utilisation des paiements ACH avec votre entreprise.

Sommaire

  • Signification de Nacha
  • Définition de la Nacha
  • Différence entre la Nacha et le système ACH
  • Définition d'un paiement ACH
  • Fonctionnement des paiements ACH
  • Règles de fonctionnement de la Nacha
  • Importance de la conformité avec la Nacha
  • Définition du format de fichier Nacha

Signification de Nacha

Nacha signifie National Automated Clearing House Association. L'acronyme portait auparavant la graphie « NACHA ».

Définition de la Nacha

La Nacha est une organisation indépendante qui gère le réseau Automated Clearing House (ACH). Il s'agit d'un réseau financier centralisé aux États-Unis par le biais duquel les banques et les coopératives de crédit envoient et reçoivent des paiements électroniques ainsi que des transferts d'argent. La Nacha est détenue par un groupe important de banques, de coopératives de crédit et d'entreprises de services de paiement. Elle permet de transférer directement des fonds entre des comptes au sein de différentes banques, sans avoir à recourir aux chèques en papier, aux virements bancaires, aux cartes bancaires ou aux espèces.

Sa mission inclut les rôles et responsabilités suivants :

  • Traduire les lois fédérales et toutes les règles exécutives qui régissent les paiements ACH en consignes claires pour les établissements financiers, les particuliers et les entreprises qui utilisent le réseau ACH.
  • Mettre en application ces règles de fonctionnement pour les banques ainsi que tous les autres utilisateurs du réseau ACH.
  • Gérer l'évolution et le développement continus du réseau ACH pour en faire un outil pertinent et exploitable dans le domaine des paiements.
  • Promouvoir l'adoption et l'utilisation du réseau ACH.
  • Agir en tant qu'organisation commerciale par le biais du leadership éclairé, de la sensibilisation et de l'éducation.

Différence entre la Nacha et le système ACH

ACH est le réseau par lequel les paiements sont envoyés et reçus, tandis que la Nacha est l'organisation qui détient et gère ce réseau ainsi que la technologie associée. La Nacha a également pour responsabilité d'établir et d'appliquer les règles et les consignes qui régissent le réseau et les paiements ACH.

Définition d'un paiement ACH

Un paiement ACH est un transfert électronique de fonds réalisé par le biais du réseau ACH. Il s'agit d'un type de paiement très courant qui peut être notamment utilisé pour les transactions suivantes :

  • versement des salaires ;
  • factures client ;
  • remboursement de taxes ;
  • paiement de taxes ;
  • cotisations d'épargne retraite et sur les placements ;
  • achats commerciaux ;
  • dons caritatifs ;
  • paiement des frais de scolarité ;
  • transfert de fonds entre proches.

Fonctionnement des paiements ACH

Voici un aperçu des mécanismes de base des paiements ACH :

  • L'établissement bancaire qui émet la demande de transfert ACH est l'Originating Depository Financial Institution (ODFI).
  • L'établissement bancaire qui reçoit la demande de transfert ACH est la Receiving Depository Financial Institution (RDFI).
  • Un paiement ACH est initié lorsque l'ODFI envoie à la RDFI une demande de transfert de fonds depuis un compte de la RDFI vers un compte de l'ODFI.
  • Dans la mesure où un transfert peut se faire dans l'une ou l'autre direction (de l'ODFI vers la RDFI ou l'inverse), l'opération précise quel établissement bancaire initie la demande de transfert, mais pas nécessairement qui envoie ou reçoit les fonds.
  • L'ODFI crée un fichier contenant toutes les informations clés à propos de la demande de transfert, notamment :
    • le type de transaction (crédit ou débit) ;
    • les numéros de routage ;
    • les numéros de compte ;
    • le montant à transférer.
  • Au cours d'une période définie, l'ODFI rassemble toutes les demandes de transfert ACH au sein de fichiers et les envoie à un opérateur ACH, qui les envoie à son tour à la RDFI.
  • À ce stade, la banque à partir de laquelle est effectué le débit libère les fonds, qui sont transférés via le réseau ACH vers le compte de destination.
  • Ce processus peut prendre entre quelques heures et quelques jours.

Règles de fonctionnement de la Nacha

La Nacha possède de nombreuses règles en matière de fonctionnement qui s'appliquent à différents types de paiements ACH. Si votre entreprise souhaite accepter les paiements ACH de ses clients, certaines exigences doivent être respectées. À défaut, elle s'expose à des avertissements, des amendes, voire une interdiction d'utiliser les paiements ACH. Dans la mesure où le montant de certaines amendes peut s'élever à 500 000 $ par mois (dans un cas extrême, mais possible), il est important de veiller à ce que votre entreprise répondre à toutes les exigences imposées par la Nacha.

Quelles sont ces exigences ? Tout d'abord, il est à noter que les règles de fonctionnement de la Nacha évoluent fréquemment. Il est donc judicieux de consulter régulièrement son site Web afin de garantir la conformité constante de votre entreprise avec ces règles. Pour respecter ces exigences clés, vous devez par exemple :

  • obtenir l'autorisation auprès des clients lorsqu'ils effectuent un paiement par prélèvement ACH en faveur de votre entreprise ;
  • communiquer clairement au client lors du processus de paiement qu'il s'apprête à autoriser un paiement ACH ponctuel ou récurrent ;
  • prévenir dans un délai raisonnable de toute modification du montant ou de la date du prélèvement ACH ;
  • proposer des mesures de sécurité adaptées pour protéger les informations de paiement des clients, notamment :
    • les numéros de compte et de routage,
    • le numéro de sécurité sociale,
    • le numéro de permis de conduire,
    • l'adresse de facturation,
  • annuler tout paiement ACH récurrent au moment opportun et cesser tout nouveau prélèvement, le cas échéant.

Il existe également des exigences concernant la transmission et le stockage de données sensibles, y compris le niveau de chiffrement des formulaires Web et des e-mails, ainsi que des règles sur la manière de stocker des copies physiques des informations liées aux clients.

Ces règles de fonctionnement ne sont pas exhaustives. Si votre entreprise utilise les paiements ACH, notamment comme moyen de paiement pour les clients, il est utile de consulter la liste complète des règles de la Nacha et d'en vérifier les mises à jour une fois par an.

Importance de la conformité avec la Nacha

L'objectif de ces règles de fonctionnement est de protéger les données financières et personnelles des clients à tout prix, et de veiller à ce que l'envoi et la réception des paiements soient réalisés en temps opportun et de manière simplifiée.

Définition du format de fichier Nacha

Un fichier Nacha est un document contenant toutes les informations cruciales ainsi que les instructions de transfert relatives à une demande de transaction ACH. Outre les règles de fonctionnement liées à chaque aspect de l'utilisation du réseau ACH, la Nacha a également mis en place un protocole pour créer ce fichier.

Si certains éléments peuvent varier en fonction du type de transfert, la plupart des spécifications sont identiques pour tous les fichiers. Quelques exemples figurent ci-dessous.

  • Chaque ligne du fichier contient 94 caractères.
  • Le fichier doit contenir :
    • les numéros des comptes pour l'ODFI et la RDFI ;
    • les numéros de routage pour l'ODFI et la RDFI ;
    • l'en-tête et le bas de page du fichier ;
    • l'enregistrement d'en-tête groupé avec le code de classe de service ;
    • l'enregistrement détaillé des entrées.

En raison de la spécificité du format de fichier Nacha, la plupart des établissements bancaires automatisent la compilation de ces documents afin d'éviter les erreurs humaines.

Étant donné que des milliards de transactions ACH sont réalisées chaque année, il est essentiel pour les entreprises et les clients de comprendre les bases du fonctionnement des paiements et du réseau ACH, et de connaître les éléments importants liés à ces processus. Pour savoir comment accepter des paiements par prélèvement automatique ACH avec Stripe, consultez cette page.

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