Vous connaissez peut-être déjà les paiements ACH, un type populaire de virement bancaire électronique américain utilisé pour une variété de transactions, notamment les achats de consommateurs, le paiement de factures, les chèques de paie des employés et le paiement d’impôts. Grâce à la polyvalence des paiements ACH, le réseau ACH a traité 26,8 milliards de paiements qui ont totalisé près de 62 000 milliards de dollars en 2020 seulement. Mais même si les paiements ACH font partie intégrante de vos finances personnelles et des opérations de paiement de votre entreprise, vous n’en savez peut-être pas beaucoup sur la Nacha, l’organisme qui gère le réseau ACH.

Il est utile pour les entreprises de se familiariser avec l’objectif de la Nacha ainsi qu’avec ses règles de fonctionnement élargies. Voici ce que vous devez savoir sur l’entité qui régit le réseau ACH et ce qu’il faut savoir pour respecter les règles de la Nacha, rester en conformité et bénéficier au maximum de l’utilisation des paiements ACH dans votre entreprise.

Que contient cet article?

• Que signifie Nacha?
  
• Qu’est-ce que la Nacha?
  
• Quelle est la différence entre la Nacha et l’ACH?
  
• Qu’est-ce qu’un paiement ACH?
  
• Comment fonctionnent les paiements ACH?
  
• Règles de fonctionnement de la Nacha
  
• Pourquoi la conformité à la Nacha est-elle importante?
  
• Quel est le format de fichier Nacha?
  

Que signifie Nacha?

Nacha est l’acronyme de la National Automated Clearing House Association. Auparavant, Nacha s’écrivait « NACHA ».

Qu’est-ce que la Nacha?

La Nacha est un organisme indépendant qui exploite le réseau ACH (Automated Clearing House), qui est un réseau financier américain centralisé par l’intermédiaire duquel les banques et les coopératives d’épargne et de crédit envoient et reçoivent des paiements électroniques et des transferts de sommes d’argent. La Nacha est détenue par un grand groupe de banques, de coopératives d’épargne et de crédit et d’entreprises de traitement des paiements. La Nacha permet de transférer directement des sommes d’argent entre les comptes de différentes banques, sans avoir recours à des chèques papier, des virements bancaires, des cartes de crédit ou des espèces.

Voici quelques-uns des rôles et responsabilités de la Nacha :

• Prise en compte de la législation fédérale et de toute règle exécutive ayant un impact sur les paiements ACH et leur conversion en orientations claires pour les institutions financières, les particuliers et les entreprises qui participent au réseau ACH.
  
• Application de ces règles de fonctionnement pour les banques membres et tous les autres utilisateurs du réseau ACH.
  
• Gestion de l’évolution et du développement continus du réseau ACH afin de le rendre pertinent et adapté aux besoins actuels dans le domaine des paiements.
  
• Promotion de l’adoption et de l’utilisation du réseau ACH.
  
• Fonctionnement en tant qu’organisation professionnelle en favorisant le leadership éclairé, la défense des intérêts et l’éducation.
  

Quelle est la différence entre la Nacha et l’ACH?

L’ACH est le réseau par lequel les paiements sont envoyés et reçus, et la Nacha est l’organisme qui possède et gère ce réseau et la technologie qui le fait fonctionner. La Nacha est également responsable de l’établissement et de l’application des règles et directives qui régissent le réseau ACH et les paiements ACH.

Qu’est-ce qu’un paiement ACH?

Un paiement ACH est un transfert électronique de fonds envoyé par l’entremise du réseau ACH. Les paiements ACH sont très courants. Les paiements ACH peuvent être utilisés pour diverses transactions, notamment ce qui suit :

• Paiements des employés
  
• Factures des clients
  
• Remboursements d’impôts
  
• Paiement des impôts
  
• Cotisations à un compte de retraite et à un compte de placement
  
• Achats commerciaux
  
• Dons de bienfaisance
  
• Paiement des frais de scolarité à l’université
  
• Fonds envoyés entre les membres d’une même famille ou entre amis
  

Comment fonctionnent les paiements ACH?

Voici un aperçu des mécanismes de base des paiements ACH :

• L’institution financière qui émet la demande de virement ACH est appelée l’institution financière dépositaire émettrice (ODFI).
  
• L’institution financière qui reçoit la demande de virement ACH est appelée l’institution financière dépositaire réceptrice (RDFI).
  
• Un paiement ACH commence lorsque l’ODFI envoie une demande à la RDFI pour virer des fonds d’un compte de la RDFI à un compte de l’ODFI.
  
• Étant donné que le processus de virement ACH peut se dérouler dans les deux sens, l’ODFI envoyant des fonds à la RDFI ou l’ODFI demandant à la RDFI d’envoyer des fonds, les conditions n’indiquent pas nécessairement quelle institution financière envoie ou reçoit les fonds, mais plutôt laquelle est à l’origine de la demande de virement.
  
• L’ODFI crée un fichier contenant toutes les informations clés relatives à la demande de virement, notamment ce qui suit :
  
  • Type de transaction (crédit ou débit)
    
  • Numéros d’acheminement
    
  • Numéros de compte
    
  • Montant du virement
    
• Au cours d’une période définie, l’ODFI rassemble toutes les demandes de virement ACH dans un lot et envoie le lot de fichiers à un opérateur ACH, qui envoie ensuite les fichiers à la RDFI.
  
• À ce stade, la banque d’où les fonds sont retirés libère les fonds, qui sont transmis par le réseau ACH vers le compte destinataire.
  
• Ce processus peut prendre de plusieurs heures à quelques jours.
  

Règles de fonctionnement de la Nacha

La Nacha dispose d’un vaste ensemble de règles et de règlements qui s’appliquent aux différents types de paiements ACH. Si votre entreprise souhaite accepter les paiements ACH de vos clients, vous devez respecter certaines exigences. Le non-respect de ces exigences peut entraîner une série d’avertissements, d’amendes et même la suspension de l’utilisation des paiements ACH. Certaines amendes peuvent coûter jusqu’à 500 000 $ par mois (c’est un cas extrême, mais cela peut arriver), il est donc important de vous assurer que votre entreprise respecte toutes les exigences de la Nacha.

Quelles sont ces exigences? Tout d’abord, il est important de noter que les règles de fonctionnement de la Nacha peuvent changer (et changent souvent), il est donc judicieux de consulter régulièrement le site Web de la Nacha pour vous assurer que votre entreprise est toujours conforme aux dernières règles. Voici quelques exigences clés que les entreprises doivent respecter :

• Obtenir l’autorisation des clients lorsqu’ils effectuent un paiement par débit ACH à votre entreprise.
  
• Indiquer clairement au client, au cours du processus de paiement, qu’il autorise un paiement ACH unique ou récurrent.
  
• Donner un préavis suffisant si vous modifiez la date ou le montant du débit ACH.
  
• Prévoir des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations de paiement des clients, par exemple :
  
  • Numéro de compte bancaire et numéro d’acheminement
    
  • Numéro de sécurité sociale
    
  • Numéro de permis de conduire
    
  • Adresse de facturation
    
• Le cas échéant, annulez les paiements ACH récurrents en temps opportun et cessez les débits futurs.
  

Il existe également des exigences détaillées concernant la transmission et le stockage de données sensibles, y compris le niveau de chiffrement des formulaires Web et des courriels, ainsi que des règles sur la façon de conserver des copies physiques relatives aux informations des clients.

Ce ne sont là que quelques-uns des points saillants des règles de fonctionnement de la Nacha. Si votre entreprise utilise les paiements ACH, en particulier comme moyen de paiement pour les clients, nous vous recommandons d’obtenir une copie complète des règles de la Nacha et de vérifier chaque année les mises à jour.

Pourquoi la conformité à la Nacha est-elle importante?

L’objectif de ces règles de fonctionnement est d’assurer la sécurité des données financières et personnelles des clients à tout moment, tout en veillant à ce que les paiements soient envoyés et reçus à temps et avec un minimum de problèmes.

Quel est le format de fichier Nacha?

Un fichier Nacha est le document qui contient toutes les informations essentielles et les instructions de virement liées à une demande de transaction ACH. Tout comme Nacha a des règles de fonctionnement précises pour chaque aspect de l’utilisation du réseau ACH, elle a également un protocole pour préparer ce fichier.

Bien qu’il existe certaines variables, selon le type de transfert, la plupart des spécifications restent les mêmes d’un fichier à l’autre. Voici quelques spécifications typiques :

• Chaque ligne du fichier comporte 94 caractères.
  
• Le fichier doit contenir ce qui suit :
  
  • Numéro de compte des comptes ODFI et RDFI
    
  • Numéro d’acheminement des comptes ODFI et RDFI
    
  • En-tête et fin de fichier
    
  • Enregistrement d’en-tête de lot avec code de classe de service
    
  • Fiche détaillée de l’entrée
    

En raison de la spécificité requise par le format de fichier Nacha, la plupart des institutions financières automatisent le processus de compilation de ces documents afin d’éviter les erreurs humaines.

Avec des milliards de transactions ACH chaque année, il est important de comprendre les aspects fondamentaux du fonctionnement des paiements ACH, du fonctionnement du réseau ACH et ce que les entreprises et les consommateurs doivent savoir. Pour en savoir plus sur l’acceptation des paiements par prélèvement automatique ACH avec Stripe, commencez ici.