Erläuterungen zur Nacha: Ein Leitfaden zu ACH-Zahlungen, Nacha-Regeln und Compliance

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  1. Einführung
  2. Wofür steht „Nacha“?
  3. Was ist die Nacha?
  4. Was ist der Unterschied zwischen Nacha und ACH?
  5. Was ist eine ACH-Zahlung?
  6. Wie funktionieren ACH-Zahlungen?
  7. Nacha-Betriebsregeln
  8. Warum ist die Einhaltung der Nacha-Regeln wichtig?
  9. Was ist das Nacha-Dateiformat?

Vielleicht sind Sie bereits mit ACH-Zahlungen vertraut, einer beliebten Form der elektronischen Banküberweisung in den USA, die für eine Vielzahl von Transaktionen verwendet wird, z. B. für Privatkäufe, Rechnungszahlungen, Gehaltsabrechnungen und Steuerzahlungen. Dank der Vielseitigkeit der ACH-Zahlungen verarbeitete das ACH-Netzwerk allein im Jahr 2020 26,8 Milliarden Zahlungen mit einem Gesamtvolumen von fast 62 Billionen USD. Aber selbst wenn ACH-Zahlungen ein fester Bestandteil Ihrer persönlichen Finanzen und des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen sind, wissen Sie vielleicht nicht viel über die Nacha, die Organisation, die das ACH-Netzwerk betreibt.

Für Unternehmen ist es sinnvoll, sich mit dem Zweck der Nacha und ihren umfangreichen Betriebsregeln vertraut zu machen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über die Organisation wissen müssen, die das ACH-Netzwerk verwaltet und was Sie tun müssen, um die Nacha-Regeln zu befolgen und einzuhalten und den größtmöglichen Nutzen aus der Verwendung von ACH-Zahlungen in Ihrem Unternehmen zu ziehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Wofür steht „Nacha“?
  • Was ist die Nacha?
  • Was ist der Unterschied zwischen Nacha und ACH?
  • Was ist eine ACH-Zahlung?
  • Wie funktionieren ACH-Zahlungen?
  • Nacha-Betriebsregeln
  • Warum ist die Einhaltung der Nacha-Regeln wichtig?
  • Was ist das Nacha-Dateiformat?

Wofür steht „Nacha“?

Nacha steht für National Automated Clearing House Association. Früher wurde Nacha „NACHA“ geschrieben.

Was ist die Nacha?

Die Nacha ist eine unabhängige Organisation, die das Automated Clearing House(ACH)-Netzwerk betreibt, ein zentrales US-Finanznetzwerk, über das Banken und Kreditgenossenschaften elektronische Zahlungen und Geldüberweisungen senden und empfangen. Die Nacha ist im Besitz einer großen Gruppe von Banken, Kreditgenossenschaften und Zahlungsabwicklern. Sie bietet die Möglichkeit, Geld direkt zwischen Konten bei verschiedenen Banken zu überweisen, ohne Papierschecks, Überweisungen, Kreditkarten oder Bargeld zu verwenden.

Zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Nacha gehören:

  • Die Umsetzung von staatlichen Gesetzen und Vorschriften, die sich auf ACH-Zahlungen auswirken, in klare Anweisungen für alle Finanzinstitute, Privatpersonen und Unternehmen, die am ACH-Netzwerk teilnehmen
  • Die Durchsetzung dieser Betriebsregeln für die Mitgliedsbanken und alle anderen Nutzer/innen des ACH-Netzwerks
  • Die kontinuierliche Weiterentwicklung des ACH-Netzwerks, um es für die gegenwärtigen Anforderungen in der Welt des Zahlungsverkehrs zweckmäßig und nutzbar zu machen
  • Die Förderung der Einführung und Nutzung des ACH-Netzwerks
  • Die Ausübung der Funktion einer Handelsorganisation durch Förderung von Thought Leadership, Interessenvertretung und Bildung

Was ist der Unterschied zwischen Nacha und ACH?

ACH ist das Netzwerk, über das Zahlungen gesendet und empfangen werden und Nacha ist die Organisation, die dieses Netzwerk und die dazugehörige Technologie besitzt und verwaltet. Die Nacha ist ferner für die Festlegung und Durchsetzung der Regeln und Richtlinien für das ACH-Netzwerk und die ACH-Zahlungen zuständig.

Was ist eine ACH-Zahlung?

Eine ACH-Zahlung ist eine elektronische Geldüberweisung, die über das ACH-Netzwerk erfolgt. ACH-Zahlungen sind sehr verbreitet. und können für eine Vielzahl von Transaktionen verwendet werden, unter anderem:

  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Kundenrechnungen
  • Steuererstattungen
  • Steuerzahlungen
  • Pensions- oder Investitionskontobeiträge
  • Kommerzielle Einkäufe
  • Gemeinnützige Spenden
  • Zahlungen von Studiengebühren
  • An Freundinnen/Freunde oder Verwandte gesendete Gelder

Wie funktionieren ACH-Zahlungen?

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die grundlegenden Mechanismen von ACH-Zahlungen:

  • Das Bankinstitut, das den ACH-Überweisungsauftrag erteilt, wird als „Originating Depository Financial Institution“ (ODFI) bezeichnet.
  • Das Bankinstitut, das den ACH-Überweisungsauftrag erhält, wird als „Receiving Depository Financial Institution“ (RDFI) bezeichnet.
  • Eine ACH-Zahlung wird eingeleitet, wenn die ODFI eine Anfrage an die RDFI sendet, um Gelder von einem Konto bei der RDFI auf ein Konto bei der ODFI zu überweisen.
  • Da der Ablauf einer ACH-Überweisung in beide Richtungen erfolgen kann – die ODFI sendet Gelder an die RDFI oder die ODFI fordert Gelder von der RDFI an –, geben die Begriffe nicht unbedingt an, welches Bankinstitut die Gelder sendet oder empfängt, sondern vielmehr, welches Bankinstitut den Überweisungsauftrag initiiert.
  • Die ODFI erstellt eine Datei, die alle wichtigen Informationen zum Überweisungsauftrag enthält. Dazu gehören:
    • Art der Transaktion (Kredit oder Lastschrift)
    • Routingnummern
    • Kontonummern
    • Zu überweisender Betrag
  • Innerhalb eines bestimmten Zeitraums fasst die ODFI alle ACH-Überweisungsaufträge zu einem Stapel zusammen und sendet diesen Stapel an einen ACH-Betreiber, der die Dateien dann an die RDFI weiterleitet.
  • Daraufhin gibt die Bank, bei der die Gelder abgebucht werden sollen, diese frei und leitet sie über das ACH-Netzwerk an das Empfängerkonto weiter.
  • Dieser Prozess kann zwischen wenigen Stunden und einigen Tagen in Anspruch nehmen.

Nacha-Betriebsregeln

Die Nacha hat umfangreiche Betriebsregeln und Vorschriften für die verschiedenen Arten von ACH-Zahlungen. Wenn Ihr Unternehmen ACH-Zahlungen von Ihrer Kundschaft akzeptieren möchte, müssen Sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Bei Nichteinhaltung kann es zu verschiedenen Verwarnungen, Bußgeldern und sogar zum vollständigen Ausschluss von ACH-Zahlungen kommen. Manche Bußgelder können bis zu 500.000 USD pro Monat kosten (das ist ein Extremfall, kann aber vorkommen). Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle von der Nacha geforderten Kriterien erfüllt.

Worin genau bestehen diese Anforderungen? Zunächst ist zu beachten, dass sich die Betriebsregeln von Nacha ändern können (und dies auch oft tun). Es ist daher ratsam, dass Sie die Nacha-Website regelmäßig besuchen und sich vergewissern, dass Ihr Unternehmen die neuesten Regeln kennt und einhält. Die folgenden Anforderungen sind für Unternehmen unerlässlich:

  • Die Genehmigung der Kundinnen/Kunden einholen, wenn sie eine ACH-Lastschriftzahlung an Ihr Unternehmen vornehmen.
  • Der Kundin/dem Kunden während der Zahlungsabwicklung klar mitteilen, dass sie/er entweder eine einmalige oder eine wiederkehrende ACH-Zahlung autorisiert.
  • Die Kundinnen/Kunden rechtzeitig informieren, wenn Sie den Betrag oder das Datum der ACH-Lastschrift ändern wollen.
  • Angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Zahlungsinformationen der Kunden, z. B.:
    • Konto- und Routingnummern
    • Sozialversicherungsnummern
    • Führerscheinnummern
    • Rechnungsadressen
  • Bei Bedarf wiederkehrende ACH-Zahlungen rechtzeitig stornieren und künftige Lastschriften unterbinden.

Darüber hinaus gibt es detaillierte Vorgaben für die Übermittlung und Speicherung sensibler Daten. Dazu gehören der Grad der Verschlüsselung von Webformularen und E-Mails sowie Regeln für die Aufbewahrung physischer Unterlagen mit Kundendaten.

Das sind nur einige der wichtigsten Punkte aus den Betriebsregeln der Nacha. Wenn Ihr Unternehmen mit ACH-Zahlungen arbeitet, insbesondere als Kundenzahlungsmethode, sollten Sie sich ein vollständiges Exemplar der Nacha-Regeln besorgen und jährlich auf Aktualisierungen überprüfen.

Warum ist die Einhaltung der Nacha-Regeln wichtig?

Ziel dieser Betriebsregeln ist es, die finanziellen und persönlichen Daten der Kundinnen und Kunden jederzeit zu schützen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass die Zahlungen pünktlich und mit möglichst wenig Aufwand gesendet und empfangen werden.

Was ist das Nacha-Dateiformat?

Die Nacha-Datei ist das Dokument, das alle wichtigen Informationen und Überweisungsanweisungen zu einer angeforderten ACH-Transaktion enthält. So wie die Nacha genaue Betriebsregeln für sämtliche Aspekte der Nutzung des ACH-Netzwerks hat, gibt es auch ein Protokoll für die Zusammenstellung dieser Datei.

Zwar gibt es je nach Überweisungstyp einige Abweichungen, aber die meisten Spezifikationen gelten für alle Dateien gleichermaßen. Hier sind einige typische Spezifikationen:

  • Jede Zeile der Datei hat 94 Zeichen.
  • Die Datei muss Folgendes enthalten:
    • Kontonummern der ODFI- und RDFI-Konten
    • Routingnummern der ODFI- und RDFI-Konten
    • Datei-Header und Datei-Trailer
    • Stapel-Header-Datensatz mit Service-Class-Code
    • Datensatz zu Eingabedetails

Da das Nacha-Dateiformat sehr spezifisch ist, automatisieren die meisten Bankinstitute den Erstellungsprozess dieser Dokumente, um menschliche Fehler zu vermeiden.

Jedes Jahr werden Milliarden von ACH-Transaktionen abgewickelt. Deshalb ist es wichtig, die grundlegenden Aspekte der Funktionsweise von ACH-Zahlungen und des ACH-Netzwerks zu kennen und mit allem vertraut zu sein, was Unternehmen und Verbraucher/innen wissen müssen. Weitere Informationen dazu, wie Sie mit Stripe ACH-Lastschriften akzeptieren können, finden Sie hier.

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