Met betalingsautomatisering kunnen mensen en bedrijven geld overmaken van de ene rekening naar de andere zonder dat er fysiek geld hoeft te worden gewisseld of handmatig hoeft te worden verwerkt. Betalingsautomatiseringssystemen werken elektronisch en kunnen transacties vrijwel direct verwerken. Ze worden voor verschillende doeleinden gebruikt, zoals aankopen door klanten en betalingen van rekeningen, salarissen en facturen van leveranciers.

Volgens het McKinsey Global Payments Report 2023 is de wereldwijde betalingsomzet tussen 2018 en 2023 met 7% per jaar gestegen tot meer dan 2,4 biljoen dollar. Deze groei werd door verschillende factoren gestimuleerd, waaronder de opkomst van geautomatiseerde en digitale betaaloplossingen.

Maar net als andere bedrijfstechnologieën hebben geautomatiseerde betaalsystemen complexiteiten die zorgvuldige planning en beheer vereisen om aan te pakken. Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen, maar er zijn ook risico's en kwetsbaarheden waarmee ondernemingen rekening moeten houden. Hieronder leggen we uit hoe je een geautomatiseerd betaalsysteem voor je onderneming opzet, aan de slag gaat en best practices implementeert om het te beschermen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is geautomatiseerde betaling?
  
• Soorten geautomatiseerde betaalsystemen
  
• Belangrijke onderdelen van geautomatiseerde betaalsystemen
  
• Hoe werkt geautomatiseerde betaling?
  
• Welke technische componenten maken geautomatiseerde betalingen mogelijk?
  
• Voordelen van geautomatiseerde betalingen voor bedrijven
  
• Uitdagingen in verband met geautomatiseerde betaalsystemen
  
• Een geautomatiseerd betaalsysteem opzetten
  
• Tips voor het automatiseren van betalingen
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat is betalingsautomatisering?

Betalingsautomatisering is het gebruik van technologie om het betalingsproces te regelen. Op de achtergrond voeren computers en software betalingsopdrachten uit als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Een bedrijf kan bijvoorbeeld automatische betalingen instellen voor regelmatig terugkerende uitgaven. Het systeem stuurt dan automatisch op gezette tijden geld naar de aangewezen ontvanger.

Soorten geautomatiseerde betaalsystemen

Betaaltechnologie is divers en dynamisch, en geautomatiseerde betalingssystemen kunnen op verschillende manieren werken. Elk type geautomatiseerd systeem is geschikt voor een specifiek type transactie en de bedrijven en klanten die er gebruik van maken. Hier volgt een overzicht van enkele soorten geautomatiseerde systemen:

• Elektronische overboeking (EFT): EFT's omvatten veel soorten digitale geldtransfers, waaronder bankoverschrijvingen, automatische incasso's en elektronische cheques. Ze verplaatsen geld elektronisch van de ene rekening naar de andere, zonder dat er papiergeld aan te pas komt.

• Directe storting: Werkgevers gebruiken deze methode vaak om salarissen automatisch op de bankrekeningen van werknemers te storten. Het wordt ook gebruikt om uitkeringen zoals pensioenen en sociale zekerheid uit te betalen.

• Automatische incasso: Met automatische incasso kan een derde partij geld rechtstreeks van iemands bankrekening halen, meestal voor het betalen van rekeningen of abonnementen. De rekeninghouder geeft toestemming aan de derde partij om elke maand het benodigde bedrag af te schrijven.

• Online betaaldiensten: Met deze platforms kunnen gebruikers online geld sturen en ontvangen. Ze kunnen worden gebruikt voor persoonlijke overschrijvingen (bijvoorbeeld om geld naar vrienden of familie te sturen) of voor zakelijke transacties (bijvoorbeeld om goederen en diensten te betalen).

• Mobiele betalingssystemen: Door het grote gebruik van smartphones zijn mobiele betalingen steeds populairder geworden. Deze systemen omvatten digitale portemonnees waarmee klanten betalingen kunnen doen door op hun telefoon te tikken of deze te scannen, evenals andere apps die betalingsinformatie opslaan.

• Automated Clearing House (ACH): Het ACH-netwerk verwerkt grote transacties, zoals salarisbetalingen, leveranciersbetalingen en energierekeningen, in de Verenigde Staten. Het staat bekend om zijn lage transactiekosten, waardoor het voor veel bedrijven een favoriete methode is.

• Betaalkaarten en creditcards: Met deze kaarten kunnen klanten aankopen doen of geld opnemen tot een bepaald bedrag. Ze moeten het geleende geld terugbetalen, vaak met rente.

• POS-systemen (Point-of-sale): POS-systemen worden gebruikt door winkels om betalingen van klanten te verwerken als ze iets kopen. Moderne POS-systemen kunnen verschillende betaalmethoden aan, zoals creditcards, betaalkaarten en zelfs mobiele betalingen.

• Contactloze betalingen: Bij contactloze betalingen wordt gebruikgemaakt van radiofrequentie-identificatie (RFID) of near-field communication (NFC)-technologie om veilige betalingen te doen door een kaart of een smart device in de buurt van een lezer te houden of te zwaaien, zonder dat je een kaart hoeft in te voeren of een handtekening hoeft te zetten.

• Cryptocurrency-betalingen: Dit zijn digitale of virtuele valuta's die cryptografie gebruiken voor beveiliging. Betalingen zijn peer-to-peer-overboekingen zonder centrale verwerkingsinstantie.

Elk van deze systemen heeft zijn eigen set protocollen, beveiligingsmaatregelen en toepassingen. Ze worden voortdurend verder ontwikkeld en er worden nieuwe functies toegevoegd om aan de veranderende eisen van klanten en bedrijven te voldoen.

Belangrijke onderdelen van geautomatiseerde betaalsystemen

Ondanks de verschillen tussen geautomatiseerde betaalsystemen zijn veel van de belangrijkste componenten vergelijkbaar:

• Transactie-initiatie: Transactie-initiatie is het begin van het betalingsproces, wanneer een persoon of bedrijf besluit om geld over te maken. Dit kan een eenmalige actie zijn (bijvoorbeeld een klant die online een artikel koopt) of een terugkerende opdracht (bijvoorbeeld het instellen van een maandelijkse betaling van een rekening).

• Betaalgateways: Betaalgateways fungeren als tussenpersoon voor online transacties. Ze verzamelen betalingsgegevens van de klant en sturen deze naar de betalingsverwerker.

• Betalingsverwerkers: Betalingsverwerkers checken en verwerken transacties. Ze kijken of de betaler genoeg geld heeft, maken de transactie goed en praten met de banken van de klant en het bedrijf.

• Banknetwerken: Dit zijn de systemen die banken gebruiken om met elkaar te communiceren. Ze sturen informatie en geld tussen banken door.

• Zakelijke rekeningen: Bedrijven hebben deze speciale bankrekeningen nodig om geld te ontvangen van creditcard- en debetkaarttransacties. Geld wordt op een zakelijke rekening gestort voordat het naar de hoofdbankrekening van het bedrijf wordt overgemaakt.

• Beveiligingsprotocollen: Door beveiligingsmaatregelen te nemen, kun je transactiegegevens beschermen en voorkomen dat mensen zonder toestemming toegang krijgen. Denk aan encryptie, tokenisatie en het volgen van beveiligingsstandaarden zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Gebruikersauthenticatie: Hierbij wordt de identiteit van de persoon die de transactie heeft geïnitieerd, geverifieerd. Methoden zijn onder meer persoonlijke identificatienummers (pincodes), wachtwoorden, biometrische gegevens en meervoudige authenticatie.

• Vereffening en clearing: Hierbij worden de transactiegegevens tussen de banken van de betaler en de ontvanger vereffend, wordt het geld overgemaakt en wordt de beoogde ontvanger betaald.

• Geschillenbeslechtingssystemen: Deze systemen behandelen eventuele meningsverschillen of problemen die zich voordoen, zoals ongeautoriseerde transacties en fouten in het overgemaakte bedrag.

• Gebruikersinterface: Dit is het deel van het systeem waarmee klanten werken. Het moet simpel zijn, klanten moeten makkelijk hun betaalgegevens kunnen invoeren en de status van de transactie kunnen zien.

• Administratie: Geautomatiseerde betalingssystemen houden alle transacties bij. Dit is nodig voor de boekhouding, om aan de wet te voldoen en om zowel bedrijven als klanten een transactiegeschiedenis te geven.

Alle onderdelen moeten goed samenwerken zodat betalingen snel, nauwkeurig en veilig worden verwerkt.

Hoe werkt betalingsautomatisering?

Betalingautomatisering maakt het makkelijker om geld van de ene naar de andere partij over te maken. Het gaat om een ingewikkelde combinatie van technische en operationele componenten die samen zorgen voor soepele, veilige en snelle transacties. Zo werkt het betalingsproces:

1. Initiatie: Hier begint de transactie. Een klant besluit bijvoorbeeld om een online aankoop te doen. Hij voert zijn betalingsgegevens in op de website of app van het bedrijf, die deze informatie vervolgens naar de betaalgateway stuurt.

2. Betaalgateways: Deze fungeren als een brug tussen het bedrijf en de betalingsverwerker. Ze versleutelen de betalingsgegevens en sturen deze op een veilige manier door naar de betalingsverwerker.

3. Betalingsverwerkers: Betalingsverwerkers checken of de betalingsgegevens kloppen. Ze kijken of er genoeg geld of krediet op de rekening van de betaler staat en keuren de transactie goed of weigeren deze op basis van deze info . Ze spelen een belangrijke rol bij fraudepreventie.

4. Banknetwerken en tussenpersonen: Zodra de transactie is goedgekeurd, gaat deze door de banknetwerken. Hierbij communiceren de banken van de betaler en de ontvanger met elkaar. Tussenpersonen zijn hier netwerken zoals Visa en Mastercard voor kaarttransacties, en ACH-netwerken voor directe bankoverschrijvingen.

5. Vereffening en reconciliatie: Geld wordt overgemaakt van de bank van de betaler naar de bank van de betaler. Dit proces omvat ook het afstemmen van de transactiegegevens tussen de twee partijen en het zorgen voor een nauwkeurige administratie.

6. Beheer van klantenrekeningen: Tijdens dit hele proces beheren geautomatiseerde systemen de rekeningen van klanten, houden ze transacties en saldi bij, verwerken ze facturen en verstrekken ze digitale ontvangstbewijzen.

Welke technische onderdelen maken geautomatiseerde betalingen mogelijk?

Dit zijn de componenten die geautomatiseerde betalingen makkelijker en veiliger maken:

• Beveiligingsprotocollen: Beveiligingsmaatregelen zijn superbelangrijk om gevoelige gegevens te beschermen. Versleuteling, tokenisatie en het volgen van beveiligingsstandaarden zoals PCI DSS kunnen datalekken en fraude voorkomen.

• Integratie van applicatieprogrammeerinterfaces (API's): Geautomatiseerde betalingssystemen gebruiken vaak API's om te integreren met verschillende financiële instellingen en dienstverleners. Hierdoor kunnen verschillende systemen effectief en veilig met elkaar communiceren.

• Databeheer en analyse: Geautomatiseerde betalingssystemen slaan enorm veel transactiegegevens op. Door inzicht in deze gegevens kunnen bedrijven het gedrag van klanten analyseren en begrijpen, risico's beheren en hun dienstverlening verbeteren.

• Schaalbaarheid en betrouwbaarheid: Deze systemen kunnen grote transactievolumes betrouwbaar verwerken. Hiervoor zijn een uitgebreide serverinfrastructuur, efficiënte verwerkingsalgoritmen en noodplannen voor systeemstoringen nodig.

Deze onderdelen bepalen de klantervaring:

• Gebruikersinterface: Het klantgerichte deel van deze systemen moet intuïtief en makkelijk te gebruiken zijn. Dat betekent dat er duidelijke instructies moeten zijn, dat reactietijden sneller moeten zijn en dat het afrekenproces soepeler moet verlopen.

• Klantenservice: Het is belangrijk dat deze systemen een snelle klantenservice bieden om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en vertrouwen te behouden.

• Transparantie en communicatie: Klanten op de hoogte houden van de status van hun transacties en eventuele problemen is essentieel voor efficiënte geautomatiseerde betalingssystemen. Dit omvat realtime meldingen en gemakkelijke toegang tot transactiegeschiedenissen.

Voordelen van geautomatiseerde betalingen voor bedrijven

Met een verwachte transactiewaarde van de wereldwijde digitale betalingsmarkt van bijna 38,07 biljoen dollar in 2030, is de betalingsinfrastructuur belangrijker dan ooit. Het automatiseren van je betalingssystemen heeft veel voordelen, zolang je dit maar bewust en doordacht aanpakt. Hier zijn enkele daarvan:

• Operationele efficiëntie: Het automatiseren van het betalingsproces maakt de bedrijfsvoering makkelijker en vermindert het handmatige werk dat nodig is voor gegevensinvoer en afstemming. Door betalingssystemen te integreren met boekhoudsoftware, gebeurt financiële rapportage in realtime, waardoor je snel en goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen.

• Financiële nauwkeurigheid: Automatisering minimaliseert menselijke fouten in financiële transacties. Geavanceerde algoritmen zorgen ervoor dat betalingen voor het juiste bedrag worden verwerkt en naar de juiste ontvangers worden gestuurd. Deze precisie is vooral waardevol in omgevingen met hoge transactiebedragen.

• Kostenbesparingen: Naast besparingen op de directe kosten van materialen en transactiekosten, kunnen geautomatiseerde systemen ook de indirecte kosten verlagen die gepaard gaan met foutcorrectie, financiële vertragingen en tijd die wordt besteed aan handmatige processen. Op de lange termijn kunnen deze besparingen aanzienlijk zijn, waardoor kapitaal vrijkomt voor investeringen in andere delen van het bedrijf.

• Verbetering van de liquiditeit: Door de timing van betalingen nauwkeurig te regelen, helpen geautomatiseerde systemen bedrijven hun liquiditeit en cashflow te verbeteren. Dit verbetert het cashmanagement, omdat bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen over kortetermijninvesteringen en leningen.

• Verbeterde beveiligingsmaatregelen: Systemen voor automatisering van betalingen worden doorgaans geleverd met geavanceerde beveiligingskenmerken die beschermen tegen fraude en diefstal. Dit kan onder meer bestaan uit meervoudige authenticatie, versleuteling, tokenisatie en systemen voor het detecteren van afwijkingen die verdachte transactieactiviteiten stoppen.

• Gebruiksgemak: Met geautomatiseerde betalingen hoeven klanten geen vervaldata meer te onthouden en handmatig betalingen te doen. Dit kan de klantretentie verhogen en betalingsachterstanden minimaliseren. Voor bedrijven zijn geautomatiseerde betalingen handig voor salarisadministratie, leveranciersbetalingen en belastingafdrachten, die allemaal van tevoren kunnen worden gepland en consistent kunnen worden uitgevoerd.

• Digitale administratie en naleving: Automatische systemen maken digitale records voor elke transactie, waardoor het makkelijker wordt om te voldoen aan financiële regels en belastingwetten. Een uitgebreide digitale administratie kan audits makkelijker maken en superhandig zijn tijdens financiële controles.

• Vertrouwen en tevredenheid van de klant: Geautomatiseerde betalingsopties kunnen de ervaring van de klant verbeteren en vertrouwen scheppen door een betrouwbare, consistente verwerking van betalingen. Dit is vooral belangrijk bij modellen op basis van abonnementen, waarbij het gemak en de betrouwbaarheid van de betalingsverwerking direct verband houden met het behoud van klanten.

• Duurzame praktijken: Door papieren processen te elimineren en de noodzaak van fysiek transport te verminderen, dragen geautomatiseerde betalingssystemen bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.

• Wereldwijde schaalbaarheid: Voor bedrijven die op meerdere markten actief zijn, bieden geautomatiseerde betalingssystemen een flexibele oplossing voor het afhandelen van transacties in verschillende valuta's en in verschillende regelgevingsomgevingen. Deze wereldwijde schaalbaarheid is belangrijk voor bedrijven die hun marktbereik willen vergroten en tegelijkertijd de operationele complexiteit willen minimaliseren.

Uitdagingen in verband met geautomatiseerde betaalsystemen

Geautomatiseerde betaalsystemen komen met unieke uitdagingen. Je betaalsysteem moet voldoen aan je huidige behoeften, maar ook flexibel genoeg zijn om eventuele toekomstige veranderingen in je onderneming op te vangen. Dit begint met weten welke uitdagingen je kunt verwachten:

• Systeemintegratie: Het integreren van nieuwe betaaloplossingen met bestaande financiële systemen kan best ingewikkeld zijn. Dit proces vraagt om een zorgvuldige planning, deskundige IT-ondersteuning en mogelijk aanpassingen aan bestaande werkprocessen.

• Compliance en regelgeving: Financiële transacties zijn streng gereguleerd en geautomatiseerde systemen moeten voldoen aan een heleboel regels die per rechtsgebied verschillen. Het naleven van deze regels vereist constante waakzaamheid en kan veel administratief werk met zich meebrengen.

• Beveiligingsrisico's: Zelfs met geavanceerde beveiligingsmaatregelen bestaat er nog steeds een risico op cyberaanvallen of datalekken. Naarmate betalingssystemen geavanceerder worden, worden ook de methoden van cybercriminelen steeds geavanceerder. Organisaties moeten op de hoogte blijven van de beste praktijken om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

• Gebruikerstraining en acceptatie: Medewerkers en klanten kunnen terughoudend zijn om nieuwe systemen te gebruiken, vooral als die niet gebruiksvriendelijk zijn. Uitgebreide training en verandermanagement zijn nodig om acceptatie door gebruikers en goed beheer te garanderen.

• Transactiefouten en geschillen: Zelfs met geautomatiseerde systemen kunnen er fouten optreden. Onjuiste betalingen kunnen leiden tot geschillen en het oplossen daarvan kan tijdrovend zijn en van invloed zijn op de relatie met de klant.

• Operationele verstoringen: De overstap naar een geautomatiseerd systeem kan de normale bedrijfsvoering tijdelijk verstoren. Er is een zorgvuldige planning nodig om de downtime te minimaliseren en ervoor te zorgen dat belangrijke betalingsfuncties tijdens de overstap gewoon blijven werken.

• Kosten: De initiële kosten voor het implementeren van geautomatiseerde betalingssystemen kunnen hoog zijn. Organisaties moeten rekening houden met de initiële investering in software en hardware, naast de lopende kosten voor onderhoud, updates en beveiliging.

• Afhankelijkheid van leveranciers: Als je voor betalingsverwerking afhankelijk bent van externe leveranciers, kan dat problemen opleveren, vooral als de leverancier te maken krijgt met storingen of andere problemen. Bedrijven moeten noodplannen hebben om met dergelijke situaties om te gaan.

• Wereldwijde transactieproblemen: Voor bedrijven die internationaal actief zijn, kan het lastig zijn om met meerdere valuta's, verschillende transactiekosten en grensoverschrijdende regels om te gaan. Geautomatiseerde systemen moeten deze complexiteit aankunnen.

• Zorgen over de privacy van klanten: Met de opkomst van wetten voor gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Europa, moeten bedrijven voorzichtig zijn met hoe ze omgaan met klantgegevens. Geautomatiseerde betalingssystemen moeten aan deze wetten voldoen, wat een ingewikkelde, doorlopende taak kan zijn.

Een geautomatiseerd betaalsysteem opzetten

Wanneer je een geautomatiseerd betaalsysteem voor je onderneming opzet, moet je ervoor zorgen dat het systeem aansluit bij je operationele behoeften, je beveiligingsvereisten en alle relevante financiële regelgeving. Hier is een overzicht van het proces:

1. Beoordeel je behoeften: Begin met een grondige beoordeling van de betalingsbehoeften van je bedrijf. Houd rekening met het transactievolume, betalingstypen (bijv. leveranciersbetalingen, salarisadministratie, klanttransacties) en eventuele specifieke branchevereisten. Dit helpt je bij het bepalen van de omvang en het type systeem dat je nodig hebt.

2. Doe marktonderzoek: Doe marktonderzoek naar beschikbare betalingssystemen die bij je zakelijke behoeften passen. Kijk naar functies, kosten, gebruiksgemak, compatibiliteit met bestaande systemen en de reputatie van leveranciers. Het is ook slim om collega's of brancheorganisaties om advies te vragen.

3. Kies een leverancier op basis van je onderzoek: Kijk zowel naar het product als naar de klantenservice, ondersteuning en staat van dienst van de leverancier op het gebied van updates en het oplossen van problemen.

4. Verzeker je ervan dat de regelgeving wordt nageleefd: Controleer of het systeem dat je kiest voldoet aan alle relevante financiële regelgeving, waaronder die voor gegevensbescherming en fraudepreventie. Dit kan betekenen dat je juridische deskundigen moet raadplegen.

5. Plan de integratie: Maak een plan voor hoe je nieuwe systeem in je bestaande financiële en IT-infrastructuur past. Denk hierbij aan ERP-software, clouddiensten of POS-hardware.

6. Voer beveiligingsmaatregelen door: Werk samen met je IT-afdeling of een externe beveiligingsadviseur om de nodige beveiligingsmaatregelen door te voeren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om versleuteling, toegangscontroles en meervoudige authenticatie.

7. Test de integratie: Voordat je live gaat, moet je het systeem grondig testen met een reeks transacties om na te gaan of het correct en veilig werkt. Pak eventuele problemen aan en test indien nodig opnieuw.

8. Train je personeel: Leer je personeel hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken. De training moet gaan over hoe ze dagelijkse taken moeten uitvoeren, hoe ze op de veiligheid moeten letten en hoe ze veelvoorkomende problemen kunnen oplossen.

9. Overtuig klanten en leveranciers: Als je geautomatiseerde betalingssysteem gevolgen heeft voor klanten of leveranciers, maak dan een plan om hen aan boord te halen. Dit kan betekenen dat je instructies moet schrijven over het aanmaken van accounts, het autoriseren van betalingen en het begrijpen van nieuwe facturatiecycli.

10. Implementatie: Zodra het testen is voltooid en alle partijen zijn opgeleid, rol je het nieuwe systeem uit. Een gefaseerde aanpak, waarbij je begint bij een kleinere groep en deze vervolgens uitbreidt naar alle gebruikers, kan de impact op de bedrijfsvoering tot een minimum beperken.

11. Monitor en bied ondersteuning: Houd na de implementatie de transacties continu in de gaten op eventuele problemen en bied klanten doorlopende ondersteuning. Wees voorbereid om problemen snel aan te pakken en op te lossen.

12. Evalueer en stuur bij: Evalueer de prestaties van het systeem regelmatig. Verzamel feedback van gebruikers en stuur indien nodig aanpassingen door om de efficiëntie en klantervaring te verbeteren.

13. Zorg dat je aan de regels blijft voldoen: Houd het systeem up-to-date met de nieuwste beveiligingspatches en veranderingen in de regels. Regelmatige controles kunnen ervoor zorgen dat het systeem aan de regels blijft voldoen en veilig blijft.

Best practices voor betalingsautomatisering

Het is belangrijk om de beste praktijken voor geautomatiseerde betalingssystemen te gebruiken om een goede klantervaring te behouden en je interne processen soepel te laten verlopen, met zo min mogelijk onnodige kosten en kwetsbaarheden. Deze beste praktijken zijn onder andere:

• Werk de software regelmatig bij: Houd de software van je betaalsysteem up-to-date. Nieuwe versies bevatten vaak patches voor beveiligingsproblemen die sinds de laatste update zijn ontdekt.

• Gebruik effectieve authenticatiemethoden: Bescherm je systeem met krachtige authenticatiepraktijken. Ga verder dan basiswachtwoorden en implementeer tweefactorauthenticatie, waarbij een tweede vorm van verificatie vereist is.

• Controleer transacties nauwgezet: Volg transacties zorgvuldig om ongebruikelijke activiteiten vroegtijdig op te sporen. Geautomatiseerde systemen kunnen anomalieën signaleren, maar menselijk toezicht kan bepalen of het valse alarmen of echte problemen zijn.

• Leid je team op: Zorg ervoor dat je team weet hoe het betalingssysteem werkt en op de hoogte is van veelvoorkomende oplichting of veiligheidsrisico's. Door regelmatig trainingen te geven, blijft iedereen op de hoogte van de nieuwste beveiligingsmaatregelen.

• Zorg voor een responsplan: Als er iets misgaat, moet je snel kunnen reageren. Zorg voor een plan voor het omgaan met inbreuken op de beveiliging, inclusief wie op de hoogte moet worden gesteld en welke stappen moeten worden genomen om het probleem onder controle te krijgen.

• Maak een back-up van gegevens: Maak regelmatig een back-up van de gegevens van je betaalsysteem. Als je een systeemstoring of cyberaanval ondervindt, heb je back-ups nodig om verloren informatie te herstellen.

• Kies betrouwbare partners: Werk samen met banken en financiële instellingen die bekend staan om hun betrouwbaarheid en klantenservice. Als je tegen problemen aanloopt, wil je een partner die responsief en behulpzaam is.

• Voldoe aan de regels: Onderzoek de wettelijke vereisten die van invloed zijn op je betalingssysteem en zorg ervoor dat je hieraan voldoet. Dit kunnen financiële regelgeving, wetgeving inzake gegevensbescherming en industrienormen zijn.

• Beoordeling en audit: Controleer regelmatig je betaalprocessen om na te gaan of ze nog steeds goed werken voor je onderneming en niet verouderd zijn.

• Bied een uitstekende klantenservice: Geautomatiseerde systemen kunnen soms frustrerend zijn voor klanten om te navigeren. Zorg voor duidelijke gebruiksaanwijzingen en wees klaar om te helpen wanneer dat nodig is.

• Moedig feedback aan: Luister naar feedback van zowel klanten als medewerkers. Ze kunnen problemen of mogelijke verbeteringen identificeren die je niet hebt overwogen.

• Plan voor downtime: Soms vallen systemen uit. Zorg dat je een plan hebt voor hoe je betalingen afhandelt als je geautomatiseerde systeem tijdelijk niet beschikbaar is.

Hoe strikt of losjes je deze aanbevolen werkwijzen volgt, is van invloed op de mate waarin je onderneming profiteert van automatisering van betalingen en hoe goed je mogelijke uitdagingen kunt vermijden. Doordachte aandacht voor details bij het automatiseren van betalingen zal leiden tot een sterkere, betrouwbare onderneming.

Hoe Stripe kan helpen

Voor de meeste bedrijven hangt het succesvol implementeren en beheren van een geautomatiseerd betalingssysteem af van het hebben van de juiste betalingsproviders. De volledige reeks betalingsoplossingen van Stripe is bijvoorbeeld compatibel met geautomatiseerde betalingsstrategieën, of je strategie nu je hele betalingssysteem omvat of slechts een deel ervan. Stripe ondersteunt betalingsautomatisering voor bedrijven door middel van een uitgebreide reeks functies en producten, aangepast om de efficiëntie te maximaliseren en handmatige tussenkomst te verminderen. Dit is wat Stripe te bieden heeft:

• Uitgebreide betalingsverwerking: Stripe automatiseert het hele betalingsproces, van het accepteren van verschillende betaalmethoden—waaronder kaarten en digitale portemonnees—tot het zorgen dat het geld correct op de bankrekening van het bedrijf wordt gestort. Deze automatisering is belangrijk voor bedrijven die willen groeien en tegelijkertijd hun administratieve lasten willen minimaliseren.

• Abonnementsdiensten en facturatie: Met Stripe Billing kunnen bedrijven hun terugkerende facturatie, abonnementen en facturering automatiseren. Ze kunnen complexe facturatiescenario's instellen, zoals gedifferentieerde prijzen en facturatie naar gebruik, en Stripe beheert deze automatisch, waarbij de facturatiecycli en bedragen indien nodig worden aangepast.

• Belastingafhandeling: Stripe Tax regelt automatisch de berekening van omzetbelasting en belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor elke transactie. Dit voorkomt handmatige belastingberekeningen en zorgt ervoor dat bedrijven aan de belastingregels blijven voldoen.

• Inning van inkomsten: Stripe helpt bij het automatiseren van het aanmaningsproces en probeert mislukte betalingen terug te krijgen via Smart Retries. Het maakt het ook makkelijker voor klanten om hun betaalgegevens bij te werken.

• Financiële rapportage en naleving: Stripe automatiseert financiële rapportage en nalevingstaken zoals omzetverantwoording en rapportage. Met tools zoals Stripe Sigma kunnen bedrijven automatisch financiële rapporten maken en inzicht krijgen in hun gegevens, wat kan leiden tot beter geïnformeerde beslissingen.

• Wereldwijd bereik met lokale betalingen: Stripe helpt je om wereldwijd betalingen te verwerken door transacties in verschillende valuta's automatisch af te handelen en aan te sluiten bij lokale betaalmethoden, waardoor internationale verkopen minder ingewikkeld worden.

Lees meer over de geautomatiseerde betalingsmogelijkheden van Stripe.