Deze handleiding gaat over de basis van terugkerende facturatie. Je leest hier onder andere hoe je abonnementen beheert, hoe een oplossing voor facturatie werkt, hoe je tijd bespaart en meer omzet kunt behalen.

1. Inleiding
   
2. Basis van terugkerende inkomsten
   
3. Hoe een oplossing voor facturatie werkt
   
4. Hoe Stripe kan helpen
   

Terugkerende inkomsten zorgen voor groei en betrokkenheid, verbeteren de cashflow, verlagen de kosten voor klantenwerving en stroomlijnen bedrijfsprocessen. Ieder jaar zijn er meer internetbedrijven die een model voor terugkerende inkomsten aannemen. Alleen al in het afgelopen jaar hebben tienduizenden bedrijven zich bij Stripe aangemeld om hun terugkerende online inkomsten te beheren.

Bedrijven moeten een facturatiesysteem ontwikkelen of integreren om terugkerende betalingen te beheren. Het facturatiesysteem fungeert als operationele infrastructuur voor terugkerende relaties met de klant. Als het systeem goed wordt opgezet, kan het bovendien een fundamenteel onderdeel van je bedrijfsvoering worden en zo de loyaliteit van klanten stimuleren en meer inkomsten genereren.

Het zelf ontwikkelen van een facturatiesysteem is onnodig complex en duur. Je moet bijvoorbeeld zeker weten dat je de juiste factuur naar de juiste klant stuurt, afhankelijk van het prijsmodel dat je hanteert (bijvoorbeeld vaste prijs of staffel), de facturatie en evenredige verdeling beheren zolang de klant staat ingeschreven (zoals bij upgrades en verlengingen), werving en verlengingen stimuleren met gratis proefperiodes en kortingen, en de betaalmethoden ondersteunen die je klanten willen gebruiken.

In deze handleiding leer je de basis van terugkerende facturatie. We bespreken hoe je abonnementen beheert, hoe een oplossing voor facturatie werkt en hoe Stripe kan helpen. Je leert ook hoe bedrijven als Postmates, Noom, Deliveroo en eero met terugkerende facturatie omgaan om tijd te besparen en meer omzet te behalen.

Wat is de basis van terugkerende inkomsten?

Als je je voordeel wilt doen met terugkerende inkomsten, heb je een systeem nodig om abonnementen te maken en die te beheren zolang je relatie met de klant duurt. Je moet dus informatie verzamelen om klanten op het juiste moment en voor het juiste bedrag een factuur te sturen.

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je gedurende de hele abonnementsduur de prijzen en voorwaarden kunt aanpassen als klanten hun abonnement upgraden, downgraden, tijdelijk stopzetten, verlengen of opzeggen. Ook moet het facturatiesysteem klanten de mogelijkheid bieden om hun abonnement te wijzigen wanneer ze dat willen. Als iemand halverwege de maand naar een goedkoper abonnement wil overstappen, moet je de kosten van beide abonnementen evenredig verdelen en ervoor zorgen dat het juiste bedrag bij de klant in rekening wordt gebracht.

Een facturatiesysteem verwerkt niet alleen de eerste betaling van de klant, maar slaat ook de betaalgegevens van de klant in een beveiligde omgeving op. Ze kunnen dan steeds worden gebruikt als er een factuur moeten worden verstuurd. Door betaalgegevens van klanten opnieuw te gebruiken, kun je betalingen plannen volgens een schema op maat, zonder dat je klanten iets hoeven te doen. Betaalkaarten, wallets en bankafschrijvingen kunnen allemaal opnieuw worden gebruikt. Klanten hoeven hun kaartnummer of bankrekeninggegevens maar één keer op te geven.

Als je betaalgegevens opnieuw wilt gebruiken voor terugkerende transacties, moet je vooraf toestemming krijgen van klanten. Terugkerende facturatiesystemen zorgen ervoor dat klanten zonder problemen akkoord kunnen gaan met (ten minste) de volgende voorwaarden:

• Toestemming voor het initiëren van een reeks betalingen namens de klant

• De betalingsfrequentie

• Details over de totstandkoming van het bedrag van betaling

Ook zijn er wetten en bepalingen over welke informatie ondernemingen moeten opvragen bij klanten wanneer zij zich voor het eerst aanmelden om terugkerende betalingen te kunnen verwerken. Sterke cliëntauthenticatie (SCA) vereist bijvoorbeeld dat bedrijven tweefactorauthenticatie zoals 3D Secure gebruiken voor de meeste online aankopen in Europa.

Goede facturatiesystemen zijn flexibel genoeg om te voldoen aan de alsmaar veranderende behoeften van je groeiende bedrijf. Bedrijven passen regelmatig hun verpakking en prijzen aan om continu originele inhoud te leveren. Zo blijven ze concurreren, reageren ze op veranderingen in de bereidheid van klanten om te betalen en investeren ze in hun productaanbod. Facturatiesystemen moeten bedrijven de mogelijkheid bieden om zulke wijzigingen door te voeren, zodat ze abonnees van oude abonnementen naar nieuwe kunnen migreren.

Hoe werkt een oplossing voor facturatie?

Een terugkerend facturatiesysteem helpt bij het automatiseren van terugkerende klantrelaties, van het regelmatig in rekening brengen van kosten tot de klant op het juiste moment herinneren aan late betalingen.

Veel bedrijven proberen zelf software voor abonnement- en facturatiebeheer te ontwikkelen, maar onderschatten de verregaande complexiteit en de kosten. Een zelfgebouwde oplossing moet voortdurend worden onderhouden om ondersteuning te blijven bieden voor nieuwe productlanceringen, businessmodellen, prijsexperimenten, uitbreiding over de grens, veranderingen in wettelijke vereisten en een groot aantal andere uitdagingen waar bedrijven tegenaan lopen naarmate ze groeien.

Met een kant-en-klare oplossing voor facturatie kun je meteen aan de slag. Ook beschik je over de flexibiliteit en functies voor ondersteuning op jouw schaal.

Een goede oplossing voor facturatie is aanpasbaar en biedt de mogelijkheid om de volgende zes basistaken uit te voeren.

1. Bestellingen accepteren

De oplossing moet kunnen worden geïntegreerd met het inkoopproces, zodat je offertes of facturen kunt maken en online, persoonlijk of op een mobiel apparaat bestellingen kunt accepteren. Als nieuwe klanten zich inschrijven bij het afrekenen via het web of mobiel, kan via een API verbinding worden gemaakt met het facturatiesysteem om automatisch een abonnement te maken. Als je echter handmatig een abonnement moet maken, moet het facturatiesysteem gekoppeld zijn aan een dashboard, zodat je de gegevens rechtstreeks kunt invoeren.

Het systeem moet ook je huidige verkoopproces en eventuele toekomstige businessmodellen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld eens aan je huidige verkoopstrategie. Beheert een verkoopteam het contact met nieuwe gebruikers en de verlengingen, of is je product of dienst online te koop via een zelfbedieningsmodel? Heb je een beperkte set standaardproducten of zijn de meeste van je bestellingen op maat gemaakt? Je oplossing voor facturatie moet niet alleen nu maar ook als je bedrijf groeit aan deze situaties kunnen voldoen.

2. Flexibele facturatiestructuur instellen

Abonnementslogica bestaat uit regels op basis van tijd en prijs die samen volgens een vooraf bepaald rooster exact het juiste bedrag bij je klanten in rekening brengen. Als je maar één product hebt met een vaste prijs, zoals € 25 per maand voor een softwareabonnement, is het niet ingewikkeld om deze structuur in je facturatiesysteem in te stellen, omdat het bedrag iedere maand hetzelfde is.

Internetbedrijven zijn echter bijna nooit eenvoudig of statisch. Facturatiesystemen moeten dynamisch genoeg zijn om het onvermijdelijke aan te kunnen en ook de soms plotselinge veranderingen die bedrijven doormaken. De ideale oplossing voor facturatie biedt de flexibiliteit om te experimenteren met verschillende prijsmodellen, zoals prijzen op basis van gebruik, waarbij de facturatie verandert op basis van de opslaghoeveelheid in gigabytes die klanten gebruiken of hoeveel gebruikers er elke maand actief zijn. Je kunt ook gelaagde prijzen proberen en verschillende prijzen in rekening brengen afhankelijk van het pakket met functies dat klanten kiezen.

Je moet met het facturatiesysteem ook kortingen kunnen testen of een gratis proefversie kunnen introduceren om adequaat te reageren op nieuwe ontwikkelingen van de concurrentie of op eisen van de klant. Je kunt ook een abonnementsschema instellen, waarbij je klanten een introductietarief in rekening brengt en vervolgens de prijs automatisch wijzigt na een bepaald aantal facturatiecycli. Bedrijfsmatige of economische omstandigheden kunnen onverwacht veranderen. Het is daarom belangrijk dat je abonnementen tijdelijk kunt stopzetten als een klant een pauze moet inlassen of als diensten niet kunnen worden geleverd.

Flexibele facturatiestructuur instellen

Na verloop van tijd kun je misschien wel een nieuwe staffel voor je product of dienst introduceren om een extra inkomstenstroom te creëren. Dat is precies wat de on-demand maaltijdbezorgdienst Deliveroo heeft gedaan. Met de hulp van Stripe heeft het bedrijf Deliveroo Plus gelanceerd, een maandabonnement met gratis bezorging. Deliveroo Plus heeft gezorgd voor meer terugkerende inkomsten, maar ook voor een hoger behoud onder gebruikers van de nieuwe service.

3. Betalingen ontvangen

Klanten verwachten een relevante, vertrouwde betaalervaring. Hoe eenvoudiger je het betalingsproces maakt, hoe groter de kans dat je omzet genereert. Voor businessmodellen op basis van abonnementen verzamelen bedrijven vaak creditcardgegevens tijdens het afrekenen. Vervolgens brengen ze elke maand op de achtergrond het bedrag in rekening op de creditcard. Je moet er echter ook voor zorgen dat je oplossing voor facturatie verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals ACH-overschrijvingen, ACH-afschrijvingen, cheques, digitale wallets en bankoverschrijvingen.

Het is belangrijk om betaalmethoden af te stemmen op de voorkeuren van de klant. Overweeg bijvoorbeeld om bankoverschrijvingen te ondersteunen, zodat klanten gemakkelijk en veilig grote betalingen kunnen doen. Als je internationaal wilt uitbreiden, kun je lokale valuta en betaalmethoden aanbieden, zoals Noom heeft gedaan. Het digitale gezondheidsplatform kwam erachter dat automatische incasso in Duitsland een hogere prioriteit had voor klanten dan creditcards. Met Stripe kon Noom deze populaire betaalmethode gemakkelijk accepteren, verschillende lokale betaalmethoden testen en meer betaalflexibiliteit bieden aan klanten over de hele wereld.

4. Omzet verhogen

De meeste SaaS- en abonnementsbedrijven worden geconfronteerd met het probleem van onvrijwillig klantverloop. Dit houdt in dat een klant van plan is om voor een product te betalen, maar de betaling mislukt doordat de kaart is verlopen, er onvoldoende saldo is of de kaartgegevens zijn verouderd. Onvrijwillig klantverloop kan goed zijn voor wel 25% van het klantverloop.

Met een oplossing voor facturatie kun je automatiseringen ontwikkelen en zo het percentage onvrijwillig klantverloop verlagen. Je kunt automatisch een e-mail versturen als een kaart verloopt of wanneer een betaling wordt geweigerd. Facturatiesystemen kunnen ook verlopen kaarten bijwerken en mislukte transacties automatisch opnieuw proberen uit te voeren volgens een aangepast schema, bijvoorbeeld elke zeven dagen, om de kans op een succesvolle betaling te vergroten.

Postmates, een online marktplaats voor bezorging, heeft meer dan $ 63 miljoen aan inkomsten gegenereerd door onvrijwillig klantverloop in samenwerking met Stripe te verminderen. Met automatische updates van kaartgegevens door Stripe werden voor Postmates meer dan twee miljoen verlopen of vervangen betaalkaarten van klanten automatisch bijgewerkt, wat $ 60 miljoen aan inkomsten heeft opgeleverd. Met Smart Retries van Stripe Billing zijn meer dan 200.000 mislukte betalingen bij een nieuwe poging alsnog geïnd, waardoor $ 3 miljoen aan extra omzet is gegenereerd.

Het facturatiesysteem speelt ook een belangrijke rol bij het beperken van vrijwillig klantverloop. Gebruikers moeten via een portaal of dashboard gemakkelijk hun betaalmethode kunnen wijzigen, hun facturatiegeschiedenis kunnen bekijken of hun abonnement kunnen beëindigen. Als je meer klanten wilt behouden, kun je via hetzelfde portaal klanten op dynamische wijze alternatieven bieden op basis van hun redenen om het abonnement op te zeggen. Als een klant bijvoorbeeld vindt dat jij te duur bent, kun je aanraden om te downgraden naar een goedkoper abonnement of om het abonnement tijdelijk stop te zetten in plaats van het op te zeggen.

5. Integreren met interne systemen

Je oplossing voor facturatie moet een officieel overzicht bieden van de tijd dat de klant staat ingeschreven, zodat je cruciale zakelijke beslissingen kunt nemen op basis van de activiteit van de klant. Je kunt bijvoorbeeld andere interne systemen automatisch op de hoogte stellen wanneer nieuwe abonnementen, betalingen of opzeggingen plaatsvinden, facturering evenredig verdelen op basis van abonnementswijzigingen en regels instellen om de abonnementen van klanten automatisch of handmatig te verlengen.

Je facturatiesysteem moet worden geïntegreerd met andere bestaande workflows om de volledige tijd dat de klant staat ingeschreven, te beslaan. Denk met name aan boekhoudsystemen en ERP-oplossingen zoals Xero, QuickBooks en meer.

eero, een bedrijf voor wifi-hardware en -software heeft Stripe Billing geïntegreerd met NetSuite. Zo maakt eero hun financiële boeken in minder dan de helft van de tijd sluitend aan het einde van de maand. Het bedrijf gebruikt de vooraf gebouwde integratie van Stripe met NetSuite, die Stripe-gegevens automatisch synchroniseert met het grootboek van NetSuite, voor eenvoudige en snelle reconciliatie.

6. Belangrijke bedrijfsstatistieken bewaken

Aangezien je facturatiesoftware gebruikt om klantrelaties te beheren, is deze een cruciale bron om inzicht te krijgen in je klanten en je bedrijf. Een facturatiesysteem moet volledig inzicht bieden in abonnementsgegevens om te voldoen aan de behoeften van je bedrijf wat betreft rapportage en compliance. Het moet geautomatiseerde rapporten en dashboards bieden, zodat er een enkele bron van gegevens over inkomsten is. Hiermee kun je frictie in de bedrijfsvoering voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen inzichten en trends kan identificeren.

In principe wil je met de rapportage van je facturatiesysteem de volgende belangrijke statistieken kunnen bijhouden:

• SaaS-statistieken zoals maandelijks terugkerende inkomsten (MTI), klantverloop en lifetime value (LTV)

• Abonnementsanalyses zoals netto nieuwe klanten, uitbreidingen, proefversies en cohortanalyses

• Analyse van omzetinning en verloop, zoals geïnde inkomsten

De voordelen van Stripe

Stripe Billing is de meest flexibele manier om abonnementen te beheren. Je kunt meteen beginnen met het innen van eenmalige of terugkerende betalingen, en wijzigingen testen en uitrollen via onze API of rechtstreeks in het dashboard.

• Ga snel aan de slag: Al binnen enkele minuten kun je terugkerende betalingen accepteren. Gebruik Stripe Invoicing om online facturen te maken en verzenden. In betalingen van bestaande klanten of deel een betaallink om een abonnement te verkopen, zonder iets te programmeren. Gebruik kant-en-klare, door Stripe gehoste pagina's waarop klanten zich snel en gemakkelijk kunnen abonneren en hun abonnementen en facturatiegegevens kunnen beheren.

• Ondersteuning voor alle facturatiemodellen: Stripe Billing biedt voor elke situatie een flexibele facturatiestructuur, van prijzen per gebruiker tot facturatie naar gebruik. Bovendien is ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, evenredige verdeling, add-ons en surplusbedragen ingebouwd.

• In meer inkomsten: Stripe gebruikt miljoenen gegevenssignalen uit het hele Stripe-netwerk om mislukte betalingen opnieuw uit te voeren wanneer ze de meeste kans van slagen hebben. Stripe maakt ook gebruik van zijn directe relatie met kaartnetwerken om betaalgegevens bij te werken met nieuwe kaartnummers of vervaldatums. In 2019 hebben bedrijven met Stripe Billing gemiddeld 41% van de mislukte facturen alsnog geïnd.

• Optimaliseer bedrijfsprocessen: Krijg met automatisch gegenereerde rapporten inzicht in je groei-, klantverloop- en klantbehoudpercentages. Synchroniseer gegevens over facturatie en betalingen eenvoudig met de rest van je workflows.

Lees onze documentatie voor meer informatie over Stripe Billing. Registreer je voor een account om direct klanten te factureren en betalingen te accepteren.