Recurring revenue unlocks growth and engagement, improves cash flow, lowers customer acquisition costs, and streamlines operations. Each year, more online companies adopt recurring revenue models—in fact, tens of thousands of businesses joined Stripe to manage their online recurring revenue in the past year.

To manage recurring payments, companies must build or integrate a billing system. While a billing system acts as the infrastructure that operationalizes a recurring customer relationship, when done correctly, it can also be a fundamental part of your business—instrumental in building customer loyalty and increasing revenue.

Building your own billing system is unnecessarily complex and expensive. For example, you need to make sure you can correctly bill the customer based on the pricing model (flat-rate billing or tiered pricing, for example), manage billing and prorations across a customer’s lifecycle (upgrades and renewals, for example), drive acquisition and renewals with free trials and discounts, and support whichever payment methods customers prefer to use.

In this guide, you’ll learn the basics of recurring billing. We’ll cover how to manage subscriptions, how a billing solution works, and how Stripe can help. You’ll also learn how companies like Postmates, Noom, Deliveroo, and eero manage recurring billing to save time and recover more revenue.

Basics of recurring revenue

To take advantage of the benefits of recurring revenue, you need a way to create subscription plans and manage them over the course of a customer relationship. That means collecting information to accurately bill customers at the correct time and at the correct price.

It also means accommodating the entire subscription lifecycle, adjusting pricing and plan terms if customers upgrade, downgrade, pause, renew, or cancel. Your billing system should also account for customers changing plans at any time. If someone wants to switch to a cheaper plan mid-month, you have to prorate the costs of both plans and ensure that the customer will be charged for the right amount going forward.

Any billing system will not only process customers’ initial payments, but it will also securely and safely store their payment details on file and reuse them each time a bill is due. The ability to reuse a customer’s payment credentials allows you to initiate payments on a custom schedule, without requiring any action by your customers. Cards, wallet, and bank debit payments are all reusable—customers only need to provide their card number or bank account details once.

In order to reuse payment details for recurring transactions, it’s crucial that you get customers’ permission up front. Billing systems will make it seamless for customers to agree to terms that include the following (at a minimum):

• Permission to initiate a series of payments on their behalf

• Frequency of payments

• Details on how the payment amount will be determined

There are also laws and regulations governing what information businesses need to collect from subscribers when they first sign up in order to process recurring charges. For example, Strong Customer Authentic (SCA) requires that businesses use two-factor authentication, like 3D Secure, to verify many online purchases in Europe.

Great billing systems are also flexible enough to meet the evolving needs of your business as you scale. To produce more and more original content, recurring businesses regularly evolve their packaging and pricing in response to competition, changes in customers’ willingness to pay, and investments in their product offerings. To enable those changes, businesses look to their billing systems to migrate subscribers from old plans to new ones.

How a billing solution works

Many businesses try to build a billing solution themselves, but underestimate the long-term complexity and costs. A homegrown solution needs to be continuously maintained to support new product launches, business models, pricing experiments, global expansion, changes in regulatory requirements, and a host of other challenges as businesses grow.

A prebuilt billing solution allows you to get started immediately and also offers the flexibility and features to support you at scale.

While any billing solution should be customizable, it should also handle the following six basic tasks.

1. Accept orders

Your billing solution should integrate with your purchase flow, allowing you to issue quotes or invoices, and accept orders online, in person, or on a mobile device. If new customers subscribe through a web or mobile checkout, your billing system can connect via an API to automatically generate a subscription. If, however, you need to create a subscription manually, your billing system should connect to a dashboard so you can input the details directly.

It should also support your current sales motion and any potential business models in the future. For example, consider your current sales strategy. Does a sales team manage new user outreach and renewals, or is your product or service sold online via a self-serve model? Do you have a finite set of standard products or are most of your orders customized? Your billing solution should be able to accommodate these considerations now and as you scale your business.

2. Set flexible billing logic

Subscription logic is made up of time-based and price-based rules that, together, accurately charge your customers on a predetermined cadence. When you only have one product and flat-rate pricing, like $25 per month for a software subscription, setting up this logic in your billing system is easy because the dollar amount doesn‘t change from month to month.

However, online businesses are rarely simple or static. Billing systems need to be dynamic enough to handle the inevitable, and sometimes sudden, changes that businesses undergo. An ideal billing solution should give you the flexibility to experiment with different pricing models like usage-based pricing, where billing changes based on how many gigabytes of storage customers use or how many users are active each month. You could also try tiered pricing and charge different prices depending on which package of features customers choose.

To respond to new competitive threats or customer demands, your billing system should allow you to test promotional discounts or introduce a free trial. You might also want to set a subscription schedule, where you charge customers an introductory rate and then automatically change the price after a set number of billing cycles. Business or economic conditions might also change unexpectedly, so it’s important to be able to pause subscriptions if a customer needs to take a break or services cannot be rendered.

Set flexible billing logic

À terme, vous pourriez même proposer un nouveau niveau de votre produit ou service pour créer une source de revenus supplémentaire. C'est la solution pour laquelle a opté le service de livraison de produits alimentaires à la demande Deliveroo. Avec l'aide de Stripe, la société a lancé le service Plus de Deliveroo, qui propose une livraison gratuite moyennant un abonnement mensuel. En plus d'augmenter les revenus récurrents, Deliveroo Plus a également augmenté le taux de rétention des utilisateurs qui ont adopté le nouveau service.

3. Encaisser les paiements

Les clients s'attendent à une expérience de paiement pertinente et familière, et plus vous simplifiez le processus de paiement, plus vous avez de chances de générer des ventes. Pour les modèles économiques basés sur des abonnements, les entreprises collectent souvent des informations de carte de crédit lors du paiement et débitent ensuite ces cartes chaque mois. Toutefois, vous devez également vous assurer que votre solution de facturation prend en charge divers moyens de paiement, comme les dépôts et les retraits ACH, les chèques, les portefeuilles numériques et les virements bancaires.

Il est important de personnaliser les moyens de paiement en fonction des préférences des clients. Vous pouvez, par exemple, envisager de prendre en charge les virements bancaires afin de permettre à vos clients d'effectuer des paiements importants facilement et en toute sécurité. Pour vous internationaliser, vous pouvez également proposer des devises et des moyens de paiement locaux, comme l'a fait Noom. En Allemagne, cette plateforme de santé a découvert que les clients privilégiaient les prélèvements automatiques aux cartes de crédit. Grâce à Stripe, Noom a facilement pu accepter ce moyen de paiement populaire, tester différents moyens de paiement locaux et offrir davantage de flexibilité de paiement à ses clients internationaux.

4. Générer plus de revenus

La plupart des entreprises de logiciels-services et d'abonnement sont confrontées à des résiliations involontaires, lorsque des clients ayant l'intention d'acheter un produit essuient un refus de paiement en raison d'une carte expirée, de fonds insuffisants ou d'informations de carte obsolètes. En effet, le taux de résiliations involontaires représente jusqu'à 25 % du taux de perte des clients.

Avec une solution de facturation, vous pouvez créer des automatisations pour réduire ce taux de perte de clientèle. Vous pouvez envoyer des courriels automatisés dès qu'une carte expire ou qu'un paiement est refusé. Les systèmes de facturation peuvent également mettre à jour les cartes de crédit expirées et relancer automatiquement les transactions ayant échoué selon un calendrier personnalisé (par exemple, tous les sept jours) pour augmenter les chances de réussite du paiement.

Postmates, un marché de distribution en ligne, a généré plus de 63 millions de dollars de revenus avec l'aide de Stripe pour réduire la perte de clientèle involontaire. Avec le programme d'émission de carte (CAU) de Stripe, plus de deux millions de cartes client expirées ou remplacées ont été automatiquement mises à jour sur Postmates, ce qui s'est traduit par un chiffre d'affaires de 60 millions de dollars. La fonction de relance intelligente Smart Retries de Stripe Billing a également recouvré plus de 200 000 paiements, se traduisant par 3 millions de dollars de revenus supplémentaires.

Votre système de facturation joue également un rôle déterminant dans la réduction du taux de perte de clientèle volontaire. Si un utilisateur souhaite modifier son moyen de paiement, consulter son historique de facturation ou même mettre fin à son abonnement, un portail ou un tableau de bord dédié devrait lui faciliter la tâche. Pour augmenter le taux de rétention, ce même portail peut proposer dynamiquement aux clients d'autres solutions en fonction de leur motif d'annulation. Si un client trouve votre prix trop élevé, vous pouvez par exemple l'encourager à passer à un forfait moins cher ou à interrompre temporairement son abonnement.

5. S'intégrer aux systèmes internes

Votre solution de facturation doit servir de compte rendu officiel du cycle de vie du client et vous permettre de prendre des décisions commerciales critiques en fonction de l'activité des abonnés. Par exemple, vous pouvez notifier automatiquement d'autres systèmes internes lorsque de nouveaux abonnements, paiements ou annulations se produisent, répartir la facturation au prorata en fonction des modifications de plan et configurer des règles pour renouveler automatiquement ou manuellement les abonnements des clients.

Pour couvrir le cycle de vie complet du client, votre système de facturation devra s'intégrer à d'autres flux de travail existants, en particulier les systèmes comptables et les solutions ERP telles que Xero, QuickBooks et bien d'autres.

eero, une société de matériel et de logiciels Wi-Fi, a intégré Stripe Billing à NetSuite, économisant ainsi plus de 50 % du temps qu'elle passait auparavant à clôturer ses livres comptables à la fin du mois. Elle a utilisé l'intégration préconfigurée de Stripe avec NetSuite, qui synchronise automatiquement les données Stripe avec le grand livre comptable NetSuite pour un rapprochement facile et rapide.

6. Surveiller les indicateurs commerciaux clés

Votre logiciel de facturation gère vos relations clients, il s'agit donc d'une source essentielle d'informations sur vos clients et votre entreprise. Pour répondre aux besoins de votre entreprise en matière de déclaration et de conformité, tout système de facturation doit fournir une visibilité complète sur les données d'abonnement. Il doit proposer des rapports et des tableaux de bord automatisés et constituer une source de référence en matière de revenus, en supprimant toute complexité opérationnelle et en permettant à tous d'identifier les données essentielles et les tendances.

Un système de facturation doit surtout vous permettre de surveiller les indicateurs clés suivants :

- Les indicateurs de logiciel-service comme le revenu récurrent mensuel (RRM), le taux de perte de clientèle/de désabonnement et la valeur à vie (LTV)

- Les analyses d'abonnement comme les nouveaux clients nets, les extensions, les essais et les analyses de cohortes

- Les analyses de recouvrement et de perte de clientèle telles que les revenus recouvrés

En quoi Stripe peut vous être utile

Stripe Billing est un moyen flexible de gérer les abonnements. Vous pouvez accepter instantanément des paiements ponctuels ou récurrents, et effectuer des tests et déployer des mises à jour avec notre API ou directement dans le Dashboard.

• Démarrez rapidement : Commencez à accepter des paiements récurrents en quelques minutes. Utilisez Stripe Invoicing pour percevoir les paiements de clients existants ou partager un lien de paiement pour vendre un abonnement, et ce, sans aucun code requis. Utilisez des pages préconfigurées hébergées par Stripe pour permettre à vos clients de s'abonner et de gérer leurs abonnements et leurs informations de facturation aussi facilement que rapidement.

• Prenez en charge différents modèles de facturation : Stripe Billing propose dès le départ une logique de facturation flexible et complète, de la tarification par utilisateur à la facturation à la consommation. De plus, elle intègre la prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des prorata, des modules complémentaires et des dépassements.

• Percevez davantage de revenus : Stripe utilise des millions de signaux de données provenant de l'ensemble de son réseau pour tenter de remédier aux échecs de paiements lorsqu'ils ont des chances d'aboutir. "Stripe tire également parti de sa relation directe avec les réseaux de cartes bancaires pour mettre à jour les informations de paiement lorsque le numéro de carte ou la date d'expiration changent. En 2019, Stripe Billing a permis aux entreprises de recouvrir en moyenne 41 % des factures en échec.

• Optimisez vos opérations : Comprenez vos taux de croissance, d'attrition et de rétention avec des rapports générés automatiquement.

Synchronisez facilement les données de facturation et de paiement avec le reste de vos flux. Pour en savoir plus sur Stripe Billing, consultez notre documentation. Pour commencer à facturer les clients et à accepter les paiements immédiatement, créez un compte.