Las cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés de «accounts payable») son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas cuentas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo (a menudo, el período más largo de los dos).

Las cuentas por cobrar (AR), por otro lado, son el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios entregados pero que aún no se han pagado. AR representa una línea de crédito extendida por la empresa que suele ser recuperable en un período corto, como 30, 60 o 90 días. En el balance de situación de una empresa, las cuentas por cobrar figuran como un activo corriente, lo que indica que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un año fiscal.

La fórmula del índice de rotación de cuentas por cobrar es:

Índice de rotación de cuentas por cobrar = ventas netas a crédito ÷ promedio de cuentas por cobrar

Este índice mide con qué eficiencia una empresa cobra los pagos de los clientes. Un índice alto indica que la empresa recauda efectivo rápidamente y tiene un flujo de caja saludable, mientras que un índice más bajo podría indicar cobros lentos o políticas de crédito demasiado permisivas. Lo que se considera un buen índice puede variar según el sector.

A continuación, explicaremos las diferencias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar (qué son y cómo se manejan), así como las prácticas recomendadas de contabilidad, las herramientas y los consejos que las empresas pueden usar para gestionarlas. Esto es lo que debes saber.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cuáles son las diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

Diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) son conceptos contables importantes. Es habitual que las siglas inglesas resulten un poco confusas, pero es imprescindible entender que representan partes distintas del proceso contable. Veamos cuáles son sus principales diferencias:

Qué significan las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

• Cuentas por cobrar: el dinero que los clientes deben a tu empresa por los productos o servicios que han comprado a crédito. Puedes considerarlas como una entrada de dinero.
  
• Cuentas por pagar: el dinero que tu empresa debe a proveedores o vendedores de productos o servicios comprados a crédito. Puedes considerarlas como una salida de dinero.
  

Cómo se reflejan en el balance contable

• Cuentas por cobrar: se registran como activos corrientes en tu balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año.
  
• Cuentas por pagar: se registran como pasivos corrientes en tu balance porque se trata de una deuda a corto plazo que debe liquidarse en el plazo de un año.
  

Cómo afectan las transacciones a cada importe

• Cuentas por cobrar: aumentan cuando vendes y disminuyen cuando cobras pagos en efectivo.
  
• Cuentas por pagar: aumentan cuando compras y disminuyen cuando se hacen efectivos los pagos.
  

Cómo afectan las cuentas por cobrar y por pagar al flujo de caja de la empresa

Las cuentas por cobrar y por pagar están en lados opuestos en la ecuación del flujo de caja de la empresa. Cuando los clientes tardan más tiempo en pagar sus facturas, aumentan las cuentas por cobrar, pero habrá menos flujo de caja para la empresa, lo que hará que se vuelva más difícil financiar las operaciones.

Por el contrario, las cuentas por pagar dan a la empresa un respiro: cuanto más se pospongan los pagos de los proveedores (de acuerdo con las condiciones establecidas con ellos), más dinero se retendrá a corto plazo. Si quieres que haya un buen equilibrio, debes gestionar ambas cuentas de forma eficaz: una empresa con una contabilidad sana cobra las cuentas por cobrar de manera rápida a la vez que programa estratégicamente sus pagos para hacer que su flujo de caja siga siendo el mayor posible.

Saldo contable habitual de cada cuenta

• Cuentas por cobrar: suelen presentar un saldo deudor, ya que, en el sistema de contabilidad por partida doble, los débitos incrementan las cuentas de activos. Dado que las cuentas por cobrar representan un activo (es decir, dinero que se te debe), su saldo aumenta cada vez que se registra un débito al hacer una venta a crédito.
  
• Cuentas por pagar: suelen presentar un saldo acreedor, ya que, en el sistema de contabilidad por partida doble, los créditos incrementan las cuentas de pasivos. Dado que las cuentas por pagar representan una obligación de la empresa frente a terceros (dinero que una empresa debe a otras), su saldo aumenta cada vez que se registra un crédito al realizar una compra a crédito.
  

Por ejemplo, si tu empresa es una consultora y elaboras la factura para un cliente después de completar un proyecto, esa factura no pagada se quedará registrada como cuenta por cobrar. Si tu empresa recibe una factura de un proveedor o de un contratista de software y la pagas más adelante, la factura no pagada se registrará como cuenta por pagar.

Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar

A la hora de gestionar el proceso de cuentas por pagar, las empresas pueden adoptar algunas prácticas recomendadas de contabilidad para garantizar la precisión y la eficiencia. Aquí tienes un resumen:

Automatiza y optimiza los procesos

• Invierte en un software de automatización de cuentas por pagar con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de facturas, aprobaciones mediante flujos de trabajo electrónicos y conciliación automática de tres vías (como BILL, Tipalti o Rillion). Integra la tecnología OCR para convertir distintos formatos de facturas en datos digitales.
  
• Implementa una plataforma de AP unificada donde se puedan subir, aprobar y pagar todas las facturas. Los flujos de trabajo digitales hacen llegar las facturas al equipo correcto.
  
• Implanta un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital y anima a los proveedores a enviar facturas electrónicas con un sistema de envío y seguimiento en línea.
  

Gestiona los proveedores y los pagos de forma estratégica

• Realiza evaluaciones periódicas del rendimiento con los proveedores clave. Negocia condiciones que incluyan períodos de pago ampliados, descuentos por volumen o mejores precios a cambio de pagos puntuales. También pide a los proveedores que ofrezcan descuentos por pagos anticipados.
  
• Implementa una política de descuentos dinámicos con una escala progresiva, donde el descuento aumente cuanto antes se efectúe el pago. Utiliza un software de AP para ofrecer automáticamente opciones de descuento de acuerdo con criterios previamente definidos.
  
• Trabaja con los proveedores para extender los períodos de pago a fin de mejorar el flujo de caja. Incorpora las condiciones negociadas a tu sistema de AP para el cumplimiento de la normativa y la programación automáticos.
  
• Usa tarjetas virtuales para pagos B2B, que proporcionan un número seguro de un solo uso por transacción y ofrecen recompensas como Cashback o puntos de viaje.
  

Mantén el control y el cumplimiento de la normativa

• Actualiza y prueba periódicamente los controles internos, incluida la separación de funciones. Confirma el cumplimiento de la normativa financiera global, incluidas las comprobaciones de prevención del blanqueo de capitales.
  
• Define funciones específicas dentro del departamento de AP, implementa flujos de trabajo de aprobación automatizados y forma periódicamente al personal de AP sobre el software y los procedimientos actualizados.
  
• Concilia periódicamente los registros de AP con los extractos bancarios y las entradas del libro mayor general, usando herramientas de conciliación dentro de tu software de AP para automatizar partes del proceso.
  
• Supervisa de cerca métricas como el período medio de pago (DPO), que es el tiempo que tarda una empresa en pagar a sus proveedores, el coste por factura y el porcentaje de facturas procesadas de forma electrónica para identificar tendencias y áreas de mejora.
  

Usa la tecnología y los datos

• Implementa el machine learning para analizar datos de pagos históricos, predecir tiempos de pago óptimos e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude. El fraude de AP puede ocurrir a través de facturas falsas, pagos duplicados o manipulación de proveedores.
  
• Genera informes periódicamente sobre métricas clave de AP como el período medio de pago, el tiempo promedio de procesamiento y el porcentaje de facturas procesadas sin intervención humana. Usa el análisis de tendencias para ajustar las estrategias de pago o de personal e integra los datos de AP en el sistema financiero general de la empresa.
  
• Explora opciones de financiación o factoring cuando resulte conveniente. El factoring te proporciona liquidez inmediata al vender tus cuentas por cobrar a un tercero. Sin embargo, ese tercero, conocido como «factor», cobra una comisión, por lo que recibes un importe inferior al valor total de la factura.
  
• Traslada las operaciones de AP a una plataforma basada en la nube y elige un software de automatización de AP con facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real que se integre con los sistemas financieros existentes.
  
• Mantente al día sobre tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA), para la conciliación inteligente de facturas o el blockchain para transacciones seguras. Plantéate crear programas piloto antes de dar el paso a una implantación completa.
  

Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar

Garantizar que tu proceso de cuentas por cobrar funcione de forma fluida puede ahorrar tiempo a tu negocio y evitar imprecisiones en los informes financieros. Aquí tienes un resumen sobre cómo mejorar la gestión de tus cuentas por cobrar:

Automatiza la facturación y los recordatorios de pago

• Cambia a plataformas de facturación electrónica para hacer que el envío de facturas sea más eficaz, las cuales incorporan la captura automatizada de datos y la tecnología OCR para reducir los errores. Implementa sistemas que se integren con tus plataformas de ventas y servicios para poder emitir facturas en tiempo real.
  
• Diseña facturas claras, donde se vean bien las fechas de vencimiento y las instrucciones de pago sencillas. Usa diversos canales de entrega, como por correo electrónico o desde portales de Internet, para adaptarte a las preferencias de cada cliente y garantizar que reciben sus facturas de forma inmediata.
  
• Programa recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS a medida que se aproximen las fechas de vencimiento para minimizar los pagos atrasados, analiza las respuestas de los clientes y adapta las estrategias de recordatorio según proceda.
  
• Adopta planes de pago automáticos y portales de autoservicio para que pagar sea más fácil. Explora soluciones de IA y machine learning para disfrutar de estrategias de interacción con los clientes más sofisticadas.
  

Gestiona los clientes y los créditos de forma eficaz

• Agrupa a los clientes según su historial de pagos y su solvencia, y utiliza esos datos para segmentarlos de forma precisa. Adapta tus estrategias de cobro y las condiciones de crédito que ofreces a cada segmento para reflejar su perfil de riesgo y el valor que aportan al negocio.
  
• Implementa descuentos o incentivos con una escala progresiva para los pagos anticipados y automatiza este proceso en su sistema de cuentas por cobrar.
  
• Acepta una gran variedad de opciones de pago, lo que incluye portales en línea, tarjetas de crédito, transferencias ACH y planes de cuotas, e intégralos en tu sistema de AR.
  
• Centra tus esfuerzos en las cuentas de alto valor que tengan un historial de pagos atrasados y, para ello, sírvete de análisis predictivos que te ayuden a establecer esas prioridades. Cuida los cobros al tiempo que mantienes unas buenas relaciones con tus clientes.
  

Simplifica los cobros y mantén una buena relación con tus clientes

• Comienza con recordatorios amistosos y, si es necesario, adopta medidas de cobro más firmes de forma progresiva.
  
• Interactúa de manera proactiva con los clientes, sobre todo con aquellos que se enfrentan a problemas en los pagos, para encontrar soluciones adecuadas para todas las partes. Utiliza plataformas de gestión de las relaciones con clientes (CRM) para gestionar y documentar las interacciones y llevar a cabo una estrategia informada y personalizada.
  
• Informa a los clientes sobre el estado de su cuenta y sobre cualquier medida de cobro que se haya tomado.
  
• Desarrolla programas de fidelidad u ofrece descuentos especiales por pagos puntuales y constantes, e integra estos incentivos en la estrategia de las cuentas por cobrar.
  

Usa datos y análisis

• Recopila datos de los clientes de todos los sistemas para facilitar una comunicación y un análisis eficaces, y usa soluciones en la nube para centralizar el acceso y la gestión de los datos.
  
• Supervisa las métricas como los días pendientes de pago, las tasas de éxito de cobro (para mejorar los plazos de cobro de las AR) y los porcentajes de anulación. Informa regularmente sobre estas métricas para evaluar la eficacia de las estrategias de las cuentas por cobrar y tomar decisiones basadas en datos.
  
• Usa datos para analizar las tendencias de pago y el comportamiento de los clientes. Utiliza esta información para mejorar las estrategias de cobro, las políticas de crédito y la interacción con el cliente.
  

Reconoce y registra las cuentas por cobrar con precisión

• Registra las cuentas por cobrar inmediatamente tras el envío de los bienes o la prestación de los servicios para que tu balance contable refleje los cobros pendientes reales y se reconozcan los ingresos durante el período correspondiente.
  
• Concilia los saldos de AR de manera periódica con el libro mayor y los extractos de los clientes para identificar cuanto antes las discrepancias y mantener informes financieros precisos.
  
• Mantén una programación de vencimiento en la que clasifiques las facturas pendientes por el tiempo que llevan sin pagarse para proporcionar una imagen clara del riesgo de cobro a las partes interesadas.
  
• Lleva a cabo periódicamente las bajas contables de las cuentas que verdaderamente no se pueden cobrar dentro del plazo para prevenir la exageración de los activos y documenta el proceso con minuciosidad.
  

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