Las cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés de «accounts payable») son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas cuentas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo (a menudo, el período más largo de los dos).

Las cuentas por cobrar (AR), por otro lado, es el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios entregados pero que aún no se han pagado. Las AR representan una línea de crédito ampliada por la empresa que, por lo general, se puede recuperar en un corto período, como 30, 60 o 90 días. En el balance de una empresa, las cuentas por cobrar se enumeran como un activo circulante, lo que indica que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un año fiscal.

La fórmula de la rotación de cuentas por cobrar es:

Rotación de cuentas por cobrar = Ventas netas a crédito ÷ Promedio de cuentas por cobrar

Este ratio mide la eficacia con la que una empresa cobra los pagos de los clientes. Un ratio más alto indica que la empresa recauda efectivo rápidamente y tiene un flujo de caja saludable, mientras que un ratio más bajo podría indicar cobros lentos o políticas de crédito excesivamente indulgentes. Lo que se considera un ratio sólido puede variar según el sector.

A continuación, explicaremos las diferencias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar (en qué consisten y cómo se manejan las cuentas), así como las prácticas recomendadas, herramientas y consejos de contabilidad que las empresas pueden usar para gestionarlas. Esto es lo que debes saber.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuáles son las diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

Diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) son conceptos contables importantes. Es habitual que las siglas inglesas resulten un poco confusas, pero es imprescindible entender que representan partes distintas del proceso contable. Veamos cuáles son sus principales diferencias:

Lo que significan las cuentas por cobrar y por pagar

• Cuentas por cobrar: dinero que deben los clientes a tu empresa por bienes o servicios que han comprado a crédito. Puedes pensar que es el dinero que entra en la empresa.
  
• Cuentas por pagar: dinero que debe tu empresa a los proveedores por bienes o servicios comprados a crédito. Este es el dinero que sale de la empresa.
  

Cómo aparece cada concepto en el balance general

• Cuentas por cobrar: se consideran un activo circulante en el balance general, ya que se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año.
  
• Cuentas por pagar: se consideran un pasivo a corto plazo en el balance general, ya que es una deuda a corto plazo que debe liquidarse en el plazo de un año.
  

Cómo afectan las transacciones a cada importe

• Cuentas por cobrar: aumentan cuando realizas ventas y disminuyen cuando cobras los pagos en efectivo.
  
• Cuentas por pagar: aumentan cuando realizas compras y disminuyen cuando realizas los pagos.
  

Cómo afectan las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR) al flujo de caja de la empresa

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se sitúan en lados opuestos de la ecuación del flujo de caja de la empresa. Cuando los clientes tardan más en pagar sus facturas, las cuentas por cobrar aumentan, pero hay menos dinero en efectivo en la empresa, lo que dificulta la financiación de las operaciones.

Por otra parte, las cuentas por pagar dan a la empresa un respiro: cuanto más tarde en pagar a sus propios proveedores (en el marco de las condiciones acordadas), más efectivo retendrá la empresa a corto plazo. Una gestión eficaz de ambos es fundamental: una empresa saludable cobra rápidamente las cuentas por cobrar, al tiempo que mide estratégicamente sus cuentas por pagar para mantener el flujo de caja lo más firme posible.

Saldo contable normal de cada cuenta

• Cuentas por cobrar: por lo general tienen un saldo deudor, ya que en la contabilidad de partida doble los adeudos aumentan en las cuentas de activos. Dado que las AR son un activo (el dinero que se te debe), estas crecen con cada asiento de adeudo cuando se realiza una venta a crédito.
  
• Cuentas por pagar: por lo general tienen un saldo de abono, ya que los abonos aumentan las cuentas de pasivo. Puesto que el AP es un pasivo (el dinero que la empresa debe a terceros), este crece con cada asiento de abono cuando se realiza una compra a crédito.
  

Por ejemplo, si tu empresa es una consultoría que factura a un cliente una vez que se ha completado el proyecto, la factura pendiente se registra como una cuenta por cobrar. Si tu empresa recibe una factura de un proveedor de software o de un contratista y se paga con posterioridad, dicha factura pendiente se registra como cuenta por pagar.

Mejores prácticas para las cuentas por pagar

Cuando se trata de manejar el proceso de cuentas por pagar, las empresas pueden implementar algunas prácticas recomendadas de contabilidad para garantizar la precisión y la eficiencia. Aquí tienes un resumen:

Automatiza y optimiza los procesos

• Invierte en software de automatización de AP con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de facturas, las aprobaciones de flujo de trabajo electrónico y el cruce automatizado a tres vías (como BILL, Tipalti o Rillion). Integra la tecnología OCR para convertir los diferentes formatos de factura en datos digitales.
  
• Implementa una plataforma de AP unificada donde se puedan subir, aprobar y pagar todas las facturas. Los flujos de trabajo digitales dirigen las facturas al personal correcto.
  
• Pasa a un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital y anima a los proveedores a enviar facturas electrónicas con un sistema de envío y seguimiento en línea.
  

Gestiona estratégicamente los proveedores y los pagos

• Realiza revisiones de rendimiento periódicas con los proveedores clave. Negocia condiciones que incluyan plazos de pago ampliados, descuentos por volumen o precios mejorados a cambio de pagos puntuales. Pide también a los proveedores que ofrezcan descuentos por pagos anticipados.
  
• Implementa una escala móvil para los descuentos dinámicos en la que la tasa varíe según la antelación con la que se realice el pago. Usa un software de AP para ofrecer automáticamente opciones basadas en criterios predefinidos.
  
• Colabora con los proveedores para ampliar los plazos de pago para mejorar el flujo de caja. Incorpora condiciones negociadas en tu sistema de AP para lograr un cumplimiento de la normativa y una programación automáticos.
  
• Usa tarjetas virtuales para los pagos B2B, que proporcionan un número seguro de un solo uso por transacción y ofrecen recompensas como Cashback o puntos de viaje.
  

Mantén el control y el cumplimiento de la normativa

• Actualiza y pon a prueba periódicamente los controles internos, incluida la separación de funciones. Confirma el cumplimiento de las normativas financieras globales, incluidas las verificaciones de AML.
  
• Define funciones específicas en el departamento de AP, implementa flujos de trabajo de aprobación automatizados y capacita periódicamente al personal de AP sobre el software y los procedimientos actualizados.
  
• Concilia periódicamente los registros de AP con los extractos bancarios y las entradas del libro mayor, y usa las herramientas de conciliación dentro de tu software de AP para automatizar partes del proceso.
  
• Supervisa de cerca las métricas como el plazo medio de pago (DPO), que es el tiempo que tarda una empresa en pagar a sus proveedores, el costo por factura y el porcentaje de facturas procesadas electrónicamente para identificar tendencias y áreas de mejora.
  

Usa la tecnología y los datos

• Implementa machine learning para analizar los datos de pago históricos, predecir los plazos de pago óptimos e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude. El fraude de AP puede producirse a través de facturas falsas, pagos duplicados o manipulación de proveedores.
  
• Genera periódicamente informes sobre métricas clave de AP, como el DPO, el tiempo medio de procesamiento y el porcentaje de facturas procesadas sin intervención humana. Usa el análisis de tendencias para ajustar las estrategias de pago o contratación e integra los datos de AP en el sistema financiero más amplio de la empresa.
  
• Explora opciones de financiamiento o factoraje donde corresponda. El factoraje te proporciona dinero en efectivo inmediato porque vendes tus cuentas por cobrar a un tercero. Pero el tercero cobra una comisión, por lo que recaudarás menos del importe total de la factura.
  
• Transfiere las operaciones de AP a una plataforma en la nube y elige un software de automatización de AP con facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real que se integren con los sistemas financieros actuales.
  
• Mantente al corriente de las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA), para realizar un cruce inteligente de facturas, o de blockchain para hacer transacciones seguras. Ten en cuenta los programas piloto antes de lanzar una implementación completa.
  

Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar

Garantizar que tu proceso de cuentas por cobrar funcione sin problemas puede ahorrar tiempo a tu empresa y evitar informes financieros inexactos. Aquí tienes un resumen sobre cuál es la mejor forma de gestionar las cuentas por cobrar:

Automatiza la facturación y los recordatorios de pago

• Cámbiate a las plataformas de facturación electrónica para un envío de facturas más eficaz mediante la captura automatizada de datos y la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para reducir los errores. Implementa sistemas que se integren con las plataformas de ventas y servicios para la facturación en tiempo real.
  
• Diseña facturas claras que indiquen la fecha de vencimiento y que ofrezcan instrucciones de pago claras. Utiliza canales de envío variados, como el correo electrónico y los portales en línea, para adaptarte a las preferencias de los clientes y garantizar que reciban el recibo de inmediato.
  
• Programa recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS a medida que se acerca la fecha de vencimiento para minimizar los pagos atrasados y analiza las respuestas de los clientes para ajustar las estrategias de dichos recordatorios en consecuencia.
  
• Implementa planes de pago automatizados y portales de autoservicio para facilitar el pago. Analiza las soluciones de machine learning y la IA para crear estrategias de interacción con los clientes más sofisticadas.
  

Gestiona el crédito y los clientes con eficacia

• Agrupa a los clientes en función de su historial de pagos y de su solvencia, y utiliza los datos para lograr una segmentación precisa. Personaliza tus estrategias de cobro y condiciones de crédito de cada segmento para que reflejen el perfil de riesgo y el valor.
  
• Implementa una escala progresiva de descuentos o recompensas por pago anticipado y automatiza este proceso en tu sistema de AR.
  
• Acepta una gran variedad de opciones de pago, lo que incluye portales en línea, tarjetas de crédito, transferencias ACH y planes de cuotas, e intégralos en tu sistema de AR.
  
• Centra tus esfuerzos de cobro iniciales en las cuentas de gran valor con un historial de pagos atrasados, utilizando análisis predictivos que orienten el orden de prioridad. Logra un equilibrio entre los cobros y el mantenimiento de las relaciones con los clientes.
  

Optimiza los cobros y mantén las relaciones

• Comienza con recordatorios cordiales y pasa a medidas más firmes a medida que sea necesario.
  
• Interactúa de manera proactiva con los clientes, sobre todo con aquellos que se enfrentan a problemas de pago, para encontrar soluciones que resulten beneficiosas para ambas partes. Utiliza plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar y documentar las interacciones para crear una estrategia informada y personalizada.
  
• Informa a los clientes sobre el estatus de su cuenta y de cualquier acción de cobro que se haya llevado a cabo.
  
• Desarrolla programas de fidelización o descuentos especiales para los pagos uniformes y puntuales, e integra estos incentivos en la estrategia de AR.
  

Usar datos y análisis

• Recopila datos de clientes en todos los sistemas para facilitar la comunicación y los análisis eficaces. Utiliza soluciones basadas en la nube para una gestión y una accesibilidad centralizadas de los datos.
  
• Supervisa las métricas, como el período medio de cobro (DSO), las tasas de éxito en los cobros (con el objetivo de mejorar los tiempos de cobro de las AR) y los porcentajes de amortizaciones. Elabora informes sobre este tipo de datos para evaluar la eficacia de las estrategias de las AR y tomar decisiones que se basen en datos.
  
• Utiliza los datos para analizar las tendencias de pago y el comportamiento de los clientes. Aplica esta información para perfeccionar las estrategias de cobro, las políticas de crédito y la interacción con los clientes.
  

Reconoce y registra las cuentas por cobrar con precisión

• Registra las cuentas por cobrar en cuanto se entreguen los bienes y servicios para que tu balance general refleje las obligaciones pendientes reales y para que los ingresos se reconozcan en el período correcto.
  
• Debes conciliar regularmente los saldos de AR con el libro mayor y los extractos de los clientes para detectar las discrepancias a tiempo y mantener informes financieros precisos.
  
• Mantén una programación de vencimiento que categorice las facturas pendientes por el tiempo que han estado sin pagar para ofrecer a las partes interesadas un panorama claro del riesgo de cobro.
  
• Realiza amortizaciones periódicas de las cuentas que son genuinamente incobrables de forma oportuna para evitar sobrestimar los activos y documentar el proceso a fondo.
  

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