Las cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés de «accounts payable») son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas cuentas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo (a menudo, el período más largo de los dos).

Las cuentas por cobrar (AR, por las siglas en inglés de «accounts receivable»), en cambio, hacen referencia al importe que los clientes deben a una empresa por productos o servicios entregados que aún no se han pagado. Estas cuentas representan una línea de crédito concedida por la empresa que suele recuperarse en un período corto, a menudo de 30, 60 o 90 días. En el balance de una empresa, las cuentas por cobrar se registran como activos corrientes, lo que indica que se espera que se conviertan en efectivo durante el año fiscal.

En esta guía, analizaremos las diferencias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, tanto por lo que significan como por la forma en que se gestionan, y haremos un repaso a las prácticas recomendadas, las herramientas y los consejos que pueden ayudarte a gestionarlas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

Diferencias entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) son conceptos contables importantes. Es habitual que las siglas inglesas resulten un poco confusas, pero es imprescindible entender que representan partes distintas del proceso contable. Veamos cuáles son sus principales diferencias:

¿Qué son?

• Cuentas por cobrar: el dinero que los clientes deben a tu empresa por los productos o servicios que han comprado a crédito. Puedes considerarlas como una entrada de dinero.
  
• Cuentas por pagar: el dinero que tu empresa debe a proveedores o vendedores de productos o servicios comprados a crédito. Puedes considerarlas como una salida de dinero.
  

Clasificación en el balance

• Cuentas por cobrar: se registran como activos corrientes en tu balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año.
  
• Cuentas por pagar: se registran como pasivos corrientes en tu balance porque se trata de una deuda a corto plazo que debe liquidarse en el plazo de un año.
  

Impacto en las transacciones

• Cuentas por cobrar: aumentan cuando vendes y disminuyen cuando cobras pagos en efectivo.
  
• Cuentas por pagar: aumentan cuando compras y disminuyen cuando se hacen efectivos los pagos.
  

Balance normal

• Cuentas por cobrar: suelen tener un saldo deudor.
  
• Cuentas por pagar: suelen tener un saldo acreedor.
  

Por ejemplo, si tienes un restaurante y un cliente te pide comida y no la paga al instante, dicho importe se registraría en las cuentas por cobrar. En cambio, si compras la materia prima a un proveedor y no le pagas en ese momento, dicho importe se contabilizaría en las cuentas por pagar.

Mejores prácticas para las cuentas por pagar

Para lidiar con el proceso de las cuentas por pagar, las empresas pueden aplicar algunas mejores prácticas para garantizar la precisión y la eficacia. Aquí tienes un resumen:

Mejora la gestión de las cuentas

• Soluciones automatizadas y transformación digital: invierte en un software de automatización para las cuentas por pagar que ofrezca funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de las facturas, aprobaciones automáticas del flujo de trabajo y verificación triple automatizada (factura, pedido de compra e informe de recepción). Implementa algoritmos de machine learning para analizar datos de pago históricos, predecir fechas de pago óptimas e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude.

• Gestión de la relación con proveedores: haz revisiones periódicas del rendimiento de los principales proveedores para evaluar sus plazos de entrega, la calidad de los productos o servicios, y el cumplimiento de las condiciones contractuales. Negocia condiciones que puedan incluir ampliaciones de los plazos de pago, descuentos por volumen o mejoras del servicio o de los precios por pagos puntuales o anticipados.

• Descuentos dinámicos: implementa una escala variable para los descuentos dinámicos, en la que la tasa de descuento varíe en función de la antelación con la que se haga el pago. Usa un software de cuentas por pagar para ofrecer automáticamente opciones de descuentos dinámicos a los proveedores en función de criterios predefinidos, como el importe de la factura o la categoría del proveedor.

• Cumplimiento de la normativa y controles internos estrictos: actualiza y prueba regularmente los procedimientos de control interno, incluida la división de tareas (diferentes personas para la aprobación de facturas, el procesamiento de pagos y la conciliación). Verifica el cumplimiento de la normativa financiera internacional, como la conservación de la documentación apropiada para auditorías y la implementación de controles contra el blanqueo de capitales (AML).

• Mejora de los métodos de pago: analiza la relación coste-beneficio de diferentes métodos de pago. Por ejemplo, los pagos ACH suelen ser más baratos, pero más lentos, mientras que las transferencias electrónicas son más rápidas, pero más caras. Considera la posibilidad de utilizar tarjetas de crédito de empresa para las transacciones más pequeñas a fin de beneficiarse de los programas de cashback o recompensas.

• Informes y análisis dinámicos: elabora informes regularmente sobre las métricas clave de las cuentas por pagar, como los días pendientes de pago (DPO), el tiempo promedio de procesamiento por factura y el porcentaje de facturas procesadas sin ninguna intervención manual. Utiliza análisis de tendencias para identificar variaciones estacionales en los volúmenes de facturas o los ciclos de pago, y ajusta las estrategias de personal o pago según corresponda.

• Gestión del flujo de efectivo: integra los datos de las cuentas por pagar en el sistema financiero general de la empresa para obtener una visión holística, lo que te permite mejorar la previsión del flujo de efectivo y la gestión del capital circulante. Explora las opciones de financiación o factoraje cuando proceda para mejorar el flujo de efectivo sin perjudicar las relaciones con los proveedores.

Agiliza tu flujo de trabajo

• Automatiza el procesamiento de facturas y la entrada de datos: incorpora la tecnología OCR para convertir diferentes formatos de factura en datos digitales, lo que reduce las entradas manuales. Implementa sistemas automáticos de captura de datos que puedan extraer los datos principales de las facturas, como el nombre del proveedor, las fechas y los importes, e introducirlos en tu sistema financiero.

• Centraliza las aprobaciones y los pagos de las facturas: implementa una plataforma unificada para las cuentas por pagar donde se puedan cargar, aprobar y pagar todas las facturas, ya que te permitirá eliminar los procesos dispersos y agilizar el flujo de trabajo. Configura flujos de trabajo digitales para las jerarquías de aprobación, de tal forma que las facturas se remitan automáticamente al personal competente para su aprobación.

• Olvídate del papel: cámbiate a un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital, ya que ahorra espacio físico de almacenamiento y mejora la eficacia de la recuperación y auditoría de las facturas. Insta a los proveedores a enviar facturas electrónicas y establece un sistema en línea para el envío y el seguimiento de las facturas.

Optimiza tus pagos

• Aplica descuentos por pronto pago: negocia con los proveedores la aplicación de descuentos por los pagos efectuados antes de la fecha de vencimiento. Puede ser una escala que varíe en función de la prontitud con que se haga el pago. Automatiza la detección de las condiciones por pronto pago en el sistema de cuentas por pagar para garantizar que estos descuentos se respeten siempre.

• Negocia plazos de pago dilatados: habla con los proveedores para ampliar el período de pago y mejorar el flujo de caja de tu negocio. Esto podría englobar plazos de crédito más largos o pagos a plazos. Incorpora estos plazos negociados en tu sistema de cuentas por pagar para automatizar el cumplimiento de la normativa y el calendario.

• Utiliza pagos con tarjeta virtual: utiliza tarjetas virtuales para los pagos de empresa a empresa (B2B), que proporcionan un número seguro de un solo uso para cada transacción, lo que refuerza la seguridad. De esta forma, también te beneficiarás de los programas de recompensas asociados con el uso de las tarjetas virtuales, como cashback o puntos para canjear en viajes.

Refuerza la precisión y el control

• Establece controles internos claros: define roles y responsabilidades específicos dentro del departamento de cuentas por pagar, incluida la división de tareas para prevenir el fraude. Implementa un flujo de trabajo de aprobación automatizado que refuerce estos controles y haz un seguimiento de todas las interacciones con las facturas para fines de auditoría.

• Concilia los registros de cuentas por pagar con regularidad: concilia periódicamente los registros de cuentas por pagar con los extractos bancarios y los asientos contables para detectar y corregir cualquier discrepancia lo antes posible. Usa herramientas de conciliación en el software de cuentas por pagar para automatizar partes de este proceso.

• Supervisa las métricas clave de las cuentas por pagar: controla minuciosamente las métricas como los días pendientes de pago, el coste por factura y el porcentaje de facturas procesadas por vía electrónica. Usa estas métricas para identificar tendencias, comparar el rendimiento y detectar áreas que requieran más optimización.

• Capacita a los empleados sobre procedimientos apropiados para las cuentas por pagar: forma periódicamente a los empleados encargados de las cuentas por pagar para garantizar que sean competentes en el uso del software y que estén al tanto de los procedimientos y los controles actualizados. Crea una biblioteca de recursos con material formativo y documentación sobre mejores prácticas con fines de referencia.

Adopta tecnología

• Invierte en software de automatización de las cuentas por pagar: elige un software que ofrezca funciones integrales, como facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real. Busca un software compatible con tus sistemas financieros para crear una experiencia de gestión financiera unificada.

• Usa plataformas en la nube: migra tus operaciones de cuentas por pagar a una plataforma en la nube para beneficiarte de una accesibilidad remota, mayor seguridad y actualizaciones automáticas. Selecciona un proveedor de servicios en la nube que ofrezca funcionalidades de copia de seguridad de los datos y recuperación ante desastres.

• Considera la opción de adoptar tecnologías emergentes: mantente al tanto de las nuevas tecnologías en el ámbito de las cuentas por pagar, como la inteligencia artificial (IA) para el cotejo inteligente de las facturas o la cadena de bloques para unas transacciones seguras y transparentes. Ten en cuenta los programas piloto con nuevas tecnologías para probar su eficacia e impacto en tus procesos de cuentas por pagar antes de implementarlos a gran escala.

Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar

Garantizar que tu proceso de cuentas por cobrar funcione de forma fluida puede ahorrar tiempo a tu negocio y evitar imprecisiones en los informes financieros. Aquí tienes un resumen sobre cómo mejorar la gestión de tus cuentas por cobrar:

Optimiza tus procesos de facturación

• Adopta soluciones digitales: cambia a plataformas de facturación electrónica para hacer que el envío de facturas sea más eficaz. Estas herramientas te permiten incorporar funciones como la captura automatizada de datos y la tecnología OCR para reducir los errores. Implementa sistemas que sean compatibles con tus plataformas de ventas y servicios para poder emitir facturas en tiempo real.

• Mejora el diseño de las facturas: diseña facturas claras, donde se vean bien las fechas de vencimiento y que incluyan instrucciones de pago sencillas. Usa diversos canales de entrega (por ejemplo, por correo electrónico o desde portales de Internet) para adaptarte a las preferencias de cada cliente y garantizar que reciben sus facturas de forma inmediata.

• Automatiza los recordatorios y las notificaciones: programa recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS a medida que se aproximen las fechas de vencimiento para minimizar los pagos atrasados. Estudia las respuestas de los clientes y adapta las estrategias de recordatorio según proceda.

Mejora la gestión de las cuentas por cobrar

• Segmenta a los clientes de forma estratégica: agrupa a los clientes según su historial de pagos y su solvencia, y utiliza esos datos para segmentarlos de forma precisa. Adapta tus estrategias de cobro y las condiciones de crédito que ofreces a cada segmento para reflejar su perfil de riesgo y el valor que aportan al negocio.

• Ofrece incentivos por pronto pago: ofrece recompensas o descuentos de escala variable por pronto pago, y automatiza este proceso en tu sistema de cuentas por cobrar.

• Implementa opciones de pago flexibles: acepta diferentes métodos de pago, como portales en Internet, tarjetas de crédito, transferencias ACH (para clientes estadounidenses) o transferencias SEPA (para clientes europeos), e intégralos en tu sistema de cuentas por cobrar.

Aumenta la eficacia en los cobros

• Prioriza las cuentas de forma eficaz: centra tus esfuerzos en las cuentas de alto valor que tengan un historial de pagos atrasados y, para ello, sírvete de análisis predictivos que te ayuden a establecer esas prioridades. Recuerda equilibrar la necesidad de cobro con mantener buenas relaciones con tus clientes.

• Aplica un enfoque gradual: empieza con recordatorios amables y, si es necesario, prosigue con medidas más asertivas, pero siempre debes ser benevolente con el cliente.

• Recurre a la tecnología para la automatización: implementa planes de pago automatizados y portales de autoservicio para facilitar los pagos. Explora soluciones de IA y machine learning para encontrar estrategias más sofisticadas de cobro de deudas e interacción con los clientes.

Mantén buenas relaciones con los clientes

• Mantén una comunicación abierta: interactúa con los clientes de forma proactiva, sobre todo con los que plantean problemas de pago, para encontrar soluciones favorables para ambas partes. Utiliza plataformas de gestión de la relación con el cliente (CRM) para gestionar y documentar estas interacciones, y diseña una estrategia personalizada y fundamentada.

• Ofrece actualizaciones transparentes: informa a los clientes sobre el estado de sus cuentas y de cualquier medida de cobro que hayas adoptado.

• Recompensa a los clientes fieles: desarrolla programas de fidelidad u ofrece descuentos especiales por pagos puntuales y constantes, e integra estos incentivos en la estrategia de las cuentas por cobrar.

Pule los datos y análisis

• Estandariza los datos de los clientes: recopila datos de los clientes de todos los sistemas para facilitar una comunicación y un análisis de datos eficaces, y utiliza soluciones en la nube para centralizar el acceso y la gestión de los datos.

• Haz un seguimiento de las métricas clave de las cuentas por cobrar: supervisa las métricas como los días pendientes de pago, las tasas de éxito de cobro y los porcentajes de anulación. Informa regularmente sobre estas métricas para evaluar la eficacia de las estrategias de las cuentas por cobrar y tomar decisiones basadas en datos.

• Analiza el comportamiento de los clientes: usa datos para hacer análisis exhaustivos de las tendencias de pago y el comportamiento de los clientes. Utiliza esta información para mejorar las estrategias de cobro, las políticas de crédito y la interacción con el cliente.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Billing ofrece un sistema completo para gestionar las cuentas por cobrar gracias a unos sistemas de facturación sencillos, a la gestión de suscripciones y a los cobros automatizados. Sus funcionalidades de elaboración de informes y análisis ofrecen a las empresas una forma más visual e intuitiva para extraer conclusiones sobre sus operaciones financieras. Aunque la funcionalidad de Billing es limitada para las cuentas por pagar, se integra con sistemas de contabilidad y funciones de conciliación automatizadas para gestionar indirectamente los procesos de cuentas por pagar.

Aquí tienes un resumen de lo que Billing ofrece a las empresas:

Funciones para las cuentas por cobrar

• Facturación: Billing permite a las empresas crear y gestionar facturas para pagos únicos directamente desde el Dashboard, además de personalizar y enviar las facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos. La API de Invoicing y sus funciones avanzadas pueden automatizar la forma de cobrar y conciliar los pagos, lo que simplifica la gestión de las cuentas por cobrar.

• Gestión de suscripciones: para las empresas con modelos de negocio con pagos recurrentes, Billing automatiza y gestiona las suscripciones y los pagos únicos. Esto puede englobar tarifas por usuario, la facturación según uso y mucho más, y admite varios modelos de negocios con ingresos recurrentes.

• Automatización de las cuentas por cobrar: Billing ofrece funciones como el cobro y la conciliación automáticos, lo que garantiza que las facturas se paguen y que dichos pagos se contabilicen correctamente en los libros contables de la empresa.

• Aceptación de múltiples divisas: Stripe permite hacer ajustes en la divisa facturable de un cliente, ya que acepta transacciones en múltiples divisas y una facturación global, un aspecto que es importante para las empresas que operan a nivel internacional.

• Datos e informes: con Billing, las empresas pueden acceder a análisis de facturación y de software como servicio (SaaS), incluidos los informes basados en el lenguaje de consulta estructurado (SQL) y en el vencimiento de las cuentas por cobrar. Estos datos ayudan a controlar y gestionar las cuentas por cobrar de forma eficaz.

Funciones para las cuentas por pagar

• Integración de datos y conexión en el ámbito financiero: las conexión financieras y las integraciones de Stripe con el software de contabilidad pueden ayudar a conciliar las cuentas por pagar, lo que garantiza que los pagos salientes se registren y gestionen con precisión.

• Conciliación automatizada: la función de conciliación automatizada puede confirmar que los pagos efectuados coinciden con las transacciones registradas, un aspecto clave de la gestión de cuentas por pagar.

• Procesamiento de pagos: las empresas pueden hacer pagos a vendedores o proveedores de servicios con diferentes métodos de pago ofrecidos por Stripe, entre otros, ACH y pagos con tarjeta.