I debiti verso fornitori sono le somme di denaro che un'attività deve ai fornitori, o creditori, per beni o servizi acquistati a credito. I debiti sono registrati nel bilancio dell'attività tra le passività correnti. In genere, si tratta di debiti a breve termine che l'attività prevede di pagare entro un anno o entro un ciclo operativo, se più lungo.

I crediti verso clienti, invece, sono il denaro che i clienti devono a un'attività per i beni o i servizi forniti, ma non ancora pagati. Si tratta di una linea di credito concessa dall'attività, che in genere può essere recuperata entro un breve periodo, ad esempio 30, 60 o 90 giorni. Nel bilancio di un'attività, i crediti sono elencati come asset corrente perché si prevede di convertirli in denaro contante entro un anno fiscale.

In questo articolo spiegheremo che cosa sono, come vengono gestiti e quali sono le differenze tra debiti verso fornitori e crediti verso clienti, oltre alle best practice, agli strumenti e ai suggerimenti per le attività. Ecco cosa devi sapere.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono le differenze tra debiti verso fornitori e crediti verso clienti?
  
• Best practice per i debiti verso fornitori
  
• Best practice per i crediti verso clienti
  
• I vantaggi di Stripe
  

Quali sono le differenze tra debiti verso fornitori e crediti verso clienti?

I crediti verso clienti e i debiti verso fornitori sono concetti importanti nella contabilità, che spesso vengono confusi, ma che rappresentano parti diverse del processo contabile. Ecco una spiegazione delle differenze principali:

Che cosa sono

• Crediti verso clienti: denaro che i clienti devono all'attività per i beni o i servizi acquistati a credito. Puoi considerarli come denaro in entrata.
  
• Debiti verso fornitori: denaro che l'attività deve ai fornitori per beni o servizi acquistati a credito. Si tratta di denaro in uscita.
  

Classificazione di bilancio

• Crediti verso clienti: sono considerati un asset corrente nel bilancio perché si prevede che vengano convertiti in denaro contante entro un anno.
  
• Debiti verso fornitori: sono considerati passività correnti nel bilancio perché si tratta di debiti a breve termine da pagare entro un anno.
  

Impatto sulle transazioni

• Crediti verso clienti: aumentano quando si effettuano vendite e diminuiscono quando si riscuotono i pagamenti in contanti.
  
• Debiti verso fornitori: aumentano quando si effettuano acquisti e diminuiscono quando si eseguono i pagamenti.
  

Saldo normale

• Crediti verso clienti: in genere hanno un saldo passivo.
  
• Debiti verso fornitori: in genere hanno un saldo attivo.
  

Ad esempio, se hai un ristorante e un cliente ordina del cibo, ma non paga subito, l'importo va a finire nei crediti. Se invece acquisti ingredienti da un fornitore e non li paghi subito, l'importo va a finire nei debiti.

Best practice per i debiti verso fornitori

Quando si tratta di gestire i debiti verso fornitori, le attività possono implementare alcune best practice che assicurano accuratezza ed efficienza. Ecco una panoramica:

Migliora la gestione dei conti

• Soluzioni automatizzate e trasformazione digitale: investi in un software di automazione dei debiti che offra funzionalità quali il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per l'elaborazione delle fatture, le approvazioni elettroniche dei flussi di lavoro e la corrispondenza trilaterale automatizzata (fattura, ordine di acquisto e report di controllo al ricevimento della merce). Implementa algoritmi di machine learning per analizzare i dati storici dei pagamenti, prevedere i tempi di pagamento ottimali e identificare modelli che potrebbero indicare errori o frodi.

• Gestione delle relazioni con i fornitori: esamina periodicamente le prestazioni dei fornitori chiave per valutare i tempi di consegna, la qualità dei beni o dei servizi e la conformità ai termini contrattuali. Negozia termini che potrebbero includere periodi di pagamento più lunghi, sconti sui volumi o un miglioramento del servizio o dei prezzi in cambio di pagamenti rapidi o anticipati.

• Scontistica dinamica: implementa una scala mobile per gli sconti dinamici, in cui il tasso di sconto varia in base all'anticipo con cui viene effettuato il pagamento. Utilizza il software per la contabilità fornitori per offrire automaticamente opzioni di sconto dinamico in base a criteri predefiniti, come l'importo della fattura o la categoria del fornitore.

• Rigorosi controlli interni e della conformità: aggiorna e testa regolarmente le procedure di controllo interno, inclusa la separazione dei compiti (persone diverse per l'approvazione delle fatture, l'elaborazione dei pagamenti e la riconciliazione). Conferma la conformità alle normative finanziarie globali, ad esempio tenendo una documentazione adeguata per le verifiche e implementando controlli antiriciclaggio (AML).

• Miglioramento dei metodi di pagamento: analizza il rapporto costi-benefici dei diversi metodi di pagamento. Ad esempio, i pagamenti ACH in genere sono più economici ma più lenti, mentre i bonifici bancari sono più veloci ma più costosi. Valuta l'opportunità di utilizzare le carte di credito aziendali per le transazioni più piccole, per approfittare dei programmi cashback o fedeltà.

• Analisi dei dati e reportistica: genera regolarmente report sulle principali metriche dei debiti verso fornitori, come i giorni di pagamento in sospeso, il tempo medio di elaborazione per fattura e la percentuale di fatture elaborate senza intervento umano. Usa l'analisi delle tendenze per identificare le variazioni stagionali nei volumi delle fatture o nei cicli di pagamento e adattare di conseguenza la gestione del personale o le strategie di pagamento.

• Gestione del flusso di cassa: integra i dati dei debiti nel più ampio sistema finanziario dell'attività per ottenere una visione olistica e poter prevedere meglio i flussi di cassa e gestire in modo più efficiente il capitale circolante. Esplora le opzioni di finanziamento o di factoring, ove opportuno, per migliorare il flusso di cassa senza compromettere le relazioni con i fornitori.

Semplifica il flusso di lavoro

• Automatizza l'elaborazione delle fatture e l'inserimento dei dati: integra la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri per convertire diversi formati di fattura in dati digitali, riducendo l'attività di inserimento manuale. Implementa sistemi di acquisizione automatica dei dati in grado di estrarre i dettagli chiave delle fatture, come i nomi dei fornitori, le date e gli importi, e di inserirli nel tuo sistema finanziario.

• Centralizza le approvazioni e i pagamenti delle fatture: implementa una piattaforma unificata per la contabilità fornitori dove tutte le fatture possono essere caricate, approvate e pagate, eliminando i processi frammentati e snellendo il flusso di lavoro. Configura flussi di lavoro digitali per le gerarchie di approvazione, inoltrando automaticamente le fatture al personale corretto per l'approvazione.

• Elimina la carta: passa a un sistema di elaborazione delle fatture completamente digitale, che consenta di ridurre lo spazio fisico per la conservazione e di recuperare e verificare le fatture in modo molto più efficiente. Incoraggia i fornitori a inviare fatture elettroniche e crea un sistema online per la presentazione e il tracciamento delle fatture.

Ottimizza i pagamenti

• Implementa sconti per pagamenti anticipati: accordati con i fornitori per ricevere sconti per i pagamenti che effettui prima della scadenza, ad esempio una scala mobile basata sulla rapidità del pagamento. Automatizza il rilevamento dei termini di pagamento anticipato nel sistema di contabilità fornitori per assicurarti che questi sconti siano sempre applicati.

• Negozia termini di pagamento estesi: accordati con i fornitori per estendere il periodo di pagamento e migliorare il flusso di cassa dell'attività, ad esempio attraverso termini di credito più lunghi o pagamenti rateali. Incorpora i termini negoziati nel sistema di contabilità fornitori per automatizzare la conformità e la frequenza.

• Utilizza i pagamenti con carta virtuale: per i pagamenti business-to-business (B2B) utilizza le carte virtuali, che forniscono un numero sicuro una tantum per ogni transazione, per una maggiore sicurezza. In questo modo, potrai anche beneficiare dei programmi fedeltà associati all'utilizzo delle carte virtuali, come il cashback o i punti viaggio.

Aumenta l'accuratezza e il controllo

• Stabilisci controlli interni chiari: definisci ruoli e responsabilità specifici all'interno del dipartimento della contabilità fornitori, inclusa la separazione dei compiti, per prevenire le frodi. Implementa un flusso di lavoro automatizzato per l'approvazione, che faccia rispettare questi controlli e che tenga traccia di tutte le interazioni con le fatture ai fini della revisione finanziaria.

• Riconcilia regolarmente i registri della contabilità fornitori: riconcilia regolarmente i registri della contabilità fornitori con gli estratti conto bancari e le voci della contabilità generale per individuare e correggere tempestivamente eventuali discrepanze. Utilizza gli strumenti di riconciliazione del software per la contabilità fornitori per automatizzare alcune parti di questo processo.

• Monitora le principali metriche dei debiti verso fornitori:osserva attentamente metriche come i giorni di pagamento in sospeso, il costo per fattura e la percentuale di fatture elaborate elettronicamente. Utilizza queste metriche per identificare le tendenze, valutare le prestazioni e individuare le aree da ottimizzare ulteriormente.

• Istruisci i dipendenti sulle corrette procedure della contabilità fornitori: istruisci regolarmente i membri del personale della contabilità fornitori in modo che siano in grado di utilizzare il software e che conoscano le procedure e i controlli aggiornati. Crea una libreria di risorse da consultare, con materiali di formazione e documentazione sulle best practice.

Adotta una tecnologia

• Investi in un software di automazione della contabilità fornitori: scegli un software che offra funzionalità complete come la fatturazione elettronica, i flussi di lavoro automatizzati e la reportistica in tempo reale. Cerca un software che possa essere integrato con i tuoi sistemi finanziari per creare un'esperienza di gestione finanziaria unificata.

• Utilizza piattaforme basate sul cloud: trasferisci le operazioni della contabilità fornitori su una piattaforma basata sul cloud per beneficiare dell'accessibilità da remoto, di una maggiore sicurezza e di aggiornamenti automatici. Scegli un provider di servizi cloud che offra funzionalità di backup dei dati e di ripristino di emergenza.

• Considera le tecnologie emergenti: rimani la corrente delle nuove tecnologie nell'ambito della contabilità fornitori, come l'intelligenza artificiale (IA) per la corrispondenza intelligente delle fatture o la blockchain per transazioni sicure e trasparenti. Considera i programmi pilota con nuove tecnologie per testarne l'efficacia e l'impatto sui processi della contabilità fornitori prima di implementarle su larga scala.

Best practice per i crediti verso clienti

Assicurarsi che il processo di gestione dei crediti si svolga senza intoppi può far risparmiare tempo all'attività ed evitare report finanziari imprecisi. Ecco una panoramica su come gestire al meglio i crediti verso clienti:

Snellisci fatturazione e addebito

• Adotta soluzioni digitali: passa a piattaforme di fatturazione elettronica per una consegna più efficiente delle fatture, incorporando funzionalità come l'acquisizione automatizzata dei dati e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri per ridurre gli errori. Implementa sistemi integrabili con le piattaforme di vendita e di assistenza per la fatturazione in tempo reale.

• Migliora il design delle fatture: le fatture devono essere chiare, le date di scadenza ben visibili e le istruzioni di pagamento semplici. Utilizza diversi canali di consegna (ad esempio, email e portali online) per rispondere alle preferenze dei clienti e garantire una ricezione immediata.

• Automatizza promemoria e notifiche: programma promemoria automatizzati via email o SMS all'avvicinarsi delle scadenze per ridurre al minimo i ritardi nei pagamenti. Analizza le risposte dei clienti e modifica di conseguenza le strategie di sollecito.

Migliora la gestione dei crediti

• Segmenta i clienti in modo strategico: raggruppa i clienti in base allo storico dei pagamenti e all'affidabilità creditizia, utilizzando i dati per una segmentazione precisa. Definisci strategie di riscossione e termini di credito in base a ciascun segmento, in modo da rispecchiarne il profilo di rischio e il valore.

• Offri incentivi per pagamenti anticipati: implementa sconti o premi a scalare per i pagamenti anticipati e automatizza questo processo nel sistema della contabilità clienti.

• Implementa opzioni di pagamento flessibili: accetta diversi metodi di pagamento, inclusi portali online, carte di credito, trasferimenti ACH e piani di rateizzazione, integrandoli nel sistema della contabilità clienti.

Migliora l'efficienza delle riscossioni

• Stabilisci la priorità dei clienti con efficienza: concentra le attività iniziali di riscossione sui clienti di alto valore con una storia di ritardi nei pagamenti, utilizzando l'analisi predittiva per definire le priorità. Ricorda di trovare un equilibrio tra la necessità di riscuotere e quella di mantenere le relazioni con i clienti.

• Adotta un approccio graduale: inizia con promemoria cordiali, passando a misure più assertive se necessario, senza perdere il favore del cliente.

• Utilizza la tecnologia per l'automazione: implementa piani di pagamento automatizzati e portali self-service per facilitare i pagamenti. Prendi in esame le soluzioni basate su IA e machine learning per strategie più sofisticate di riscossione dei debiti e di interazione con il cliente.

Crea relazioni solide con i clienti

• Mantieni aperte le comunicazioni: impegnati in modo proattivo con i clienti, soprattutto con quelli che sono in difficoltà con i pagamenti, per trovare soluzioni reciprocamente vantaggiose. Utilizza le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per gestire e documentare queste interazioni, creando una strategia personalizzata e informata.

• Fornisci aggiornamenti trasparenti: informa i clienti sullo stato dei loro conti e sulle eventuali azioni di riscossione intraprese.

• Premia i clienti fedeli: definisci programmi fedeltà o sconti speciali per pagamenti costanti e puntuali e integra questi incentivi nella strategia di recupero crediti.

Affina i dati e l'analisi

• Standardizza i dati dei clienti: raccogli i dati dei clienti dai vari sistemi per facilitare la comunicazione e l'analisi dei dati e utilizza soluzioni basate sul cloud per la gestione e l'accessibilità centralizzate dei dati.

• Tieni traccia delle metriche dei crediti verso clienti: monitora metriche come il tempo medio di incasso (DSO), i tassi di successo delle riscossioni e le percentuali di storno. Fornisci resoconti regolari su queste metriche per valutare l'efficacia delle strategie di recupero crediti e prendere decisioni basate sui dati.

• Analizza il comportamento dei clienti: utilizza i dati per condurre un'analisi approfondita delle tendenze dei pagamenti e del comportamento dei clienti. Applica queste conoscenze per perfezionare le strategie di riscossione, le politiche di credito e il coinvolgimento dei clienti.

I vantaggi di Stripe

Stripe Billing offre un sistema completo per la gestione dei crediti verso clienti, che comprende una facile procedura di fatturazione, la gestione degli abbonamenti e le riscossioni automatizzate. Le funzionalità di reportistica e di analisi consentono alle attività di comprendere nel dettaglio le loro operazioni finanziarie. Sebbene Billing abbia funzionalità limitate per la contabilità fornitori, si integra con i sistemi di contabilità e con le funzionalità automatizzate di riconciliazione per gestire indirettamente le procedure della contabilità fornitori.

Ecco una panoramica dei vantaggi di Billing per le attività:

Funzionalità per la contabilità clienti

• Fatturazione: Billing consente alle attività di creare e gestire le fatture per pagamenti una tantum direttamente dalla Dashboard e di personalizzare e inviare le fatture in hosting su Stripe in pochi minuti. L'API (Application Programming Interface) di Invoicing, con le sue funzionalità avanzate, consente di automatizzare la riscossione e la riconciliazione dei pagamenti, semplificando la gestione della contabilità clienti.

• Gestione degli abbonamenti: per le attività con modelli di addebito ricorrente, Billing automatizza e gestisce gli abbonamenti e i pagamenti una tantum. Può includere la tariffazione per utenza, l'addebito a consumo e altro ancora e supporta diversi modelli di business ricorrenti.

• Automazione della contabilità clienti: Billing offre funzionalità come la riconciliazione e la riscossione automatiche, che garantiscono che le fatture vengano pagate e che tali pagamenti vengano contabilizzati correttamente nei registri dell'attività.

• Supporto per più valute: Stripe consente di modificare la valuta di addebito del cliente, accettando transazioni in più valute e la fatturazione globale, due aspetti importanti per le attività che operano a livello internazionale.

• Dati e reportistica: con Billing, le attività possono accedere al Software as a Service (SaaS) e alle analisi di addebito, tra cui lo scadenzario dei crediti e la reportistica basata su SQL (Structured Query Language). Questi dati aiutano a tracciare e gestire efficacemente i crediti verso clienti.

Funzionalità per la contabilità fornitori

• Connessioni finanziarie e integrazione dei dati: le connessioni finanziarie e le integrazioni di Stripe con i software di contabilità consentono di riconciliare i debiti verso fornitori, assicurando che i pagamenti in uscita siano accuratamente registrati e gestiti.

• Riconciliazione automatizzata: la funzionalità di riconciliazione automatizzata può confermare la corrispondenza tra i pagamenti effettuati e le transazioni registrate, un aspetto fondamentale della gestione dei debiti verso fornitori.

• Elaborazione dei pagamenti: le attività possono effettuare i pagamenti ai fornitori di beni o servizi con i diversi metodi di pagamento offerti da Stripe, inclusi i pagamenti ACH e con carta.