Contas a pagar (AP) é o montante de dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores ou credores por bens ou serviços adquiridos a crédito. As contas a pagar são registradas no balanço patrimonial de uma empresa no passivo circulante. Normalmente, as contas a pagar são dívidas de curto prazo que a empresa espera pagar dentro de um ano ou dentro de um ciclo operacional, o que for mais longo.

Por outro lado, contas a receber (AR) é o dinheiro devido a uma empresa por seus clientes por bens ou serviços entregues, mas ainda não pagos. As contas a receber representam uma linha de crédito estendida pela empresa que normalmente pode ser recuperada em um curto período, como 30, 60 ou 90 dias. No balanço patrimonial de uma empresa, as contas a receber são listadas como um ativo circulante, indicando que se espera que seja transformado em caixa dentro de um ano fiscal.

Abaixo, explicamos as diferenças entre contas a pagar e contas a receber – o que são e como são tratadas – e as práticas recomendadas, ferramentas e dicas que as empresas podem usar para gerenciá-las. Aqui está o que você deve saber.

Neste artigo:

• Quais são as diferenças entre contas a receber e contas a pagar?
  
• Práticas recomendadas de contas a pagar
  
• Práticas recomendadas de contas a receber
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

Quais são as diferenças entre contas a receber e contas a pagar?

Contas a receber e contas a pagar são conceitos contábeis importantes que muitas vezes se confundem, mas representam partes diferentes do processo contábil. Aqui está uma explicação de suas principais diferenças:

O que representam

• Contas a receber: Dinheiro devido à sua empresa pelos clientes por bens ou serviços que compraram a crédito. Você pode pensar nisso como dinheiro que entra.
  
• Contas a pagar: Dinheiro que sua empresa deve a fornecedores ou vendedores por bens ou serviços comprados a crédito. É dinheiro que sai.
  

Classificação do balanço patrimonial

• Contas a receber: Considerado um ativo circulante em seu balanço patrimonial porque deve ser convertido em caixa dentro de um ano.
  
• Contas a pagar: Considerado um passivo circulante em seu balanço patrimonial porque é uma dívida de curto prazo que deve ser liquidada dentro de um ano.
  

Impacto nas transações

• Contas a receber: Aumenta quando você faz vendas e diminui quando você recebe pagamentos em dinheiro.
  
• Contas a pagar: Aumenta quando você faz compras e diminui quando você faz pagamentos.
  

Saldo normal

• Contas a receber: Normalmente tem um saldo de débito.
  
• Contas a pagar: Normalmente tem um saldo de crédito.
  

Por exemplo, se sua empresa fosse um restaurante e um cliente pedisse comida, mas não pagasse imediatamente, esse valor iria para as contas a receber. No entanto, se você comprasse ingredientes de um fornecedor e não pagasse por eles imediatamente, esse valor iria para as contas a pagar.

Práticas recomendadas de contas a pagar

Quando se trata de lidar com o processo de contas a pagar, as empresas podem implementar algumas práticas recomendadas para garantir precisão e eficiência. Aqui está um resumo:

Melhorar o gerenciamento de contas

• Soluções automatizadas e transformação digital: Invista em um software de automação de contas a pagar que ofereça recursos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para processamento de faturas, aprovações eletrônicas de fluxo de trabalho e correspondência automática de (faturas em três vias, pedidos de compra e relatórios de recebimento). Implemente algoritmos de machine learning para analisar dados históricos de pagamento, prever os momentos ideais de pagamento e identificar padrões que podem indicar erros ou fraude.

• Gestão de relacionamento com fornecedores: Realize análises periódicas de desempenho com os principais fornecedores para avaliar seus prazos de entrega, qualidade de mercadorias ou serviços e conformidade com os termos do contrato. Negocie termos que podem incluir períodos de pagamento prolongados, descontos por volume ou melhoria de serviços ou preços em troca de pagamentos imediatos ou antecipados.

• Desconto dinâmico: Implemente uma escala móvel para descontos dinâmicos, em que a taxa de desconto varia de acordo com a antecedência com que o pagamento é feito. Use o software de contas a pagar para oferecer automaticamente opções de desconto dinâmico a fornecedores com base em critérios predefinidos, como valor da fatura ou categoria do fornecedor.

• Forte conformidade e controles internos: Atualize e teste regularmente procedimentos de controle interno, incluindo segregação de funções (indivíduos diferentes para aprovação de fatura, processamento de pagamentos e reconciliação). Confirme a conformidade com regulamentos financeiros globais, como manutenção de documentação apropriada para auditorias e implementação de verificações AML (contra lavagem de dinheiro).

• Melhorar as formas de pagamento: Analise o custo-benefício de diferentes formas de pagamento. Por exemplo, os pagamentos ACH tendem a ser mais baratos, mas mais lentos, enquanto wire transfers são mais rápidas, mas mais caras. Considere usar cartões de crédito corporativos para transações menores para aproveitar programas de cashback ou recompensas.

• Análise de dados e relatórios: Gere relatórios regularmente sobre métricas importantes de contas a pagar, como dias a pagar pendentes (DPO), tempo médio de processamento por fatura e porcentagem de faturas processadas sem intervenção humana. Use a análise de tendências para identificar variações sazonais em volumes de faturas ou ciclos de pagamento e ajuste a equipe ou as estratégias de pagamento adequadamente.

• Gestão do fluxo de caixa: Integre os dados de contas a pagar no sistema financeiro mais amplo da empresa para uma visão holística, permitindo uma melhor previsão de fluxo de caixa e gestão de capital de giro. Explore opções de financiamento ou factoring quando apropriado para melhorar o fluxo de caixa sem afetar negativamente o relacionamento com fornecedores.

Simplifique seu fluxo de trabalho

• Automatize o processamento de faturas e a entrada de dados: Integre a tecnologia OCR para converter diferentes formatos de fatura em dados digitais, reduzindo a entrada manual. Implante sistemas de captura automática de dados que possam extrair os principais detalhes da fatura, como nomes de fornecedores, datas e valores, e informá-los em seu sistema financeiro.

• Centralização de aprovações e pagamentos de faturas: Implemente uma plataforma de contas a pagar unificada em que todas as faturas podem ser carregadas, aprovadas e pagas, eliminando processos dispersos e simplificando o fluxo de trabalho. Configure fluxos de trabalho digitais para hierarquias de aprovação, encaminhando automaticamente as faturas para a equipe correta para aprovação.

• Elimine o uso de papel: Faça a transição para um sistema de processamento de faturas totalmente digital, que economiza espaço de armazenamento físico e torna a recuperação e a auditoria de faturas muito mais eficientes. Incentive os fornecedores a enviarem faturas eletrônicas e estabeleça um sistema online para envio e rastreamento de faturas.

Ajuste fino dos pagamentos

• Implemente descontos de pagamento antecipado: Negocie com fornecedores para oferecer descontos para pagamentos feitos antes do prazo. Esta pode ser uma escala deslizante com base na precocidade do pagamento. Automatize a detecção de termos de pagamento antecipado no sistema de contas a pagar para garantir que esses descontos sejam sempre respeitados.

• Negocie prazos de pagamento estendidos: Trabalhe com fornecedores para estender o período de pagamento e melhorar o fluxo de caixa da sua empresa. Isso pode envolver prazos de crédito mais longos ou pagamentos parcelados. Incorpore esses termos negociados em seu sistema de contas a pagar para conformidade e agendamento automáticos.

• Use pagamentos com cartão virtual: Use cartões virtuais para pagamentos business-to-business (B2B), que fornecem um número seguro e de uso único para cada transação, aumentando a segurança. Ao fazer isso, você também se beneficiará de programas de recompensas associados ao uso de cartões virtuais, como cashback ou pontos de viagem.

Aumente a precisão e o controle

• Estabeleça controles internos claros: Defina funções e responsabilidades específicas dentro do departamento de contas a pagar, incluindo a segregação de funções para evitar fraudes. Implemente um fluxo de trabalho de aprovação automatizado que imponha esses controles e acompanhe todas as interações com faturas para fins de auditoria.

• Reconcilie registros de contas a pagar regularmente: Reconcilie regularmente registros de contas a pagar com extratos bancários e entradas do livro-razão para detectar e corrigir imediatamente discrepâncias. Use ferramentas de reconciliação dentro do seu software de contas a pagar para automatizar partes desse processo.

• Monitore as principais métricas de contas a pagar: Acompanhe de perto métricas como DPO, custo por fatura e porcentagem de faturas processadas eletronicamente. Use essas métricas para identificar tendências, avaliar o desempenho e identificar áreas para otimização adicional.

• Treine os funcionários sobre os procedimentos adequados de contas a pagar: Treine regularmente os membros da equipe de contas a pagar para garantir que sejam proficientes no uso do software e entendam procedimentos e controles atualizados. Crie uma biblioteca de recursos com materiais de treinamento e documentação de práticas recomendadas para referência.

Adote a tecnologia

• Invista em software de automação de contas a pagar: Escolha um software que ofereça recursos abrangentes, como faturamento eletrônico, fluxos de trabalho automatizados e relatórios em tempo real. Procure um software que funcione com seus sistemas financeiros para criar uma experiência de gestão financeira unificada.

• Use plataformas baseadas em nuvem: Mova suas operações de contas a pagar para uma plataforma baseada em nuvem para se beneficiar da acessibilidade remota, segurança aprimorada e atualizações automáticas. Selecione um provedor de nuvem que ofereça recursos de backup de dados e recuperação de desastres.

• Considere as tecnologias emergentes: Mantenha-se informado sobre as novas tecnologias no espaço de contas a pagar, como inteligência artificial (IA) para correspondência inteligente de faturas ou blockchain para transações seguras e transparentes. Considere programas-piloto com novas tecnologias para testar sua eficácia e impacto em seus processos de contas a pagar antes da implementação em larga escala.

Práticas recomendadas de contas a receber

Assegurar o bom andamento do processo de contas a receber pode economizar tempo de sua empresa e evitar relatórios financeiros imprecisos. Aqui está uma visão geral de como gerenciar melhor as contas a receber:

Simplifique o faturamento e a cobrança

• Abrace soluções digitais: Mude para plataformas de faturamento eletrônico para entrega de faturas mais eficiente, incorporando recursos como captura automatizada de dados e tecnologia OCR para reduzir erros. Implemente sistemas que trabalhem com plataformas de vendas e serviços para faturamento em tempo real.

• Melhore o design das faturas: Crie faturas com maior clareza, com exibição destacada de datas de vencimento e instruções de pagamento simples. Use canais de entrega variados (por exemplo, e-mail e portais online) para corresponder às preferências do cliente e garantir o recebimento imediato.

• Automatize lembretes e notificações: Agende lembretes automáticos por e-mail ou SMS para datas de vencimento próximas para minimizar atrasos em pagamentos. Analise as respostas dos clientes e ajuste as estratégias de lembrete de acordo.

Melhore a gestão de recebíveis

• Segmente clientes estrategicamente: Agrupe clientes com base no histórico de pagamentos e na solvabilidade, usando dados para uma segmentação precisa. Adapte as estratégias de cobrança e condições de crédito a cada segmento, refletindo seu perfil de risco e valor.

• Ofereça incentivos de pagamento antecipado: Implemente descontos ou recompensas de escala deslizante para pagamento antecipado e automatize esse processo em seu sistema de contas a receber.

• Implemente opções de pagamento flexíveis: Aceite diversas formas de pagamento, incluindo portais online, cartões de crédito, transferências ACH e planos parcelados, integrando-os ao seu sistema de contas a receber.

Aumente a eficiência das cobranças

• Priorize as contas de forma eficaz: Concentre os esforços iniciais de cobrança em contas de alto valor com histórico de pagamentos atrasados usando análises preditivas para orientar a priorização. Lembre-se de equilibrar a necessidade de cobranças com a manutenção do relacionamento com o cliente.

• Empregue uma abordagem graduada: Comece com lembretes amigáveis, evoluindo para medidas mais assertivas conforme necessário, mantendo a boa vontade do cliente.

• Utilize tecnologia de automação: Implemente planos de pagamento automatizados e portais de autoatendimento para facilitar o pagamento. Explore soluções de IA e machine learning para obter estratégias mais sofisticadas de cobrança de dívidas e interação com o cliente.

Construa relacionamentos sólidos com os clientes

• Mantenha uma comunicação aberta: Interaja com os clientes de forma proativa, especialmente aqueles que enfrentam desafios de pagamento, para encontrar soluções mutuamente benéficas. Use plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar e documentar essas interações, elaborando uma estratégia personalizada e informada.

• Forneça atualizações transparentes: Informe os clientes sobre o status das contas e as medidas de cobrança tomadas.

• Recompense clientes fiéis: Desenvolva programas de fidelidade ou descontos especiais para pagamentos consistentes e oportunos e integre esses incentivos à estratégia de contas a receber.

Refina dados e análises

• Padronize os dados dos clientes: Reúna dados de clientes em sistemas para facilitar a comunicação e a análise de dados eficientes e use soluções baseadas em nuvem para gerenciamento centralizado de dados e acessibilidade.

• Acompanhe as principais métricas de contas a receber: Monitore métricas como dias de vendas pendentes (DSO), taxas de sucesso de cobrança e porcentagens de baixa. Relate regularmente essas métricas para avaliar a eficácia das estratégias de contas a receber e tomar decisões baseadas em dados.

• Analise o comportamento do cliente: Use os dados para realizar análises aprofundadas de tendências de pagamentos e comportamento do cliente. Aplique esses insights para aperfeiçoar estratégias de cobrança, políticas de crédito e envolvimento do cliente.

Como a Stripe pode ajudar

O Stripe Billing fornece um sistema abrangente para gerenciar contas a receber por meio de faturamento fácil, gerenciamento de assinaturas e cobranças automatizadas. Seus recursos de relatórios e análises fornecem às empresas uma compreensão detalhada de suas operações financeiras. Embora o Stripe Billing tenha funções limitadas para contas a pagar, ele se integra a sistemas de contabilidade e recursos de reconciliação automatizada para gerenciar indiretamente processos de contas a receber.

Aqui está uma visão geral do que o Stripe Billing oferece às empresas:

Recursos de contas a receber

• Faturamento: O Stripe Billing permite que as empresas criem e gerenciem faturas para pagamentos avulsos diretamente do Dashboard e personalizem e enviem faturas hospedadas na Stripe em minutos. A interface de programação de aplicativos (API) do Invoicing e seus recursos avançados podem automatizar a coleta e a reconciliação de pagamentos, simplificando o gerenciamento de contas a receber.

• Gerenciamento de assinaturas: Para empresas com modelos de cobrança recorrente, o Stripe Billing automatiza e gerencia assinaturas e pagamentos avulsos. Podem ser preços por usuário, cobrança por consumo e outros. Além disso, é compatível com vários modelos de negócios recorrentes.

• Automação de contas a receber: O Stripe Billing oferece recursos como reconciliação e cobrança automáticas, o que garante o pagamento das faturas e a contabilidade correta da empresa.

• Suporte a várias moedas: A Stripe permite ajustes na moeda de cobrança do cliente, compatível com transações em várias moedas e faturamento global, que é importante para empresas que operam internacionalmente.

• Dados e relatórios: Com o Stripe Billing, as empresas podem acessar análises de software como serviço (SaaS) e de faturamento, incluindo contas a receber atrasadas e relatórios baseados em linguagem de consulta estruturada (SQL). Esses dados ajudam no rastreamento e gerenciamento da contas a receber de forma eficaz.

Recursos de contas a pagar

• Conexões financeiras e integração de dados: As conexões financeiras e integrações da Stripe com o software de contabilidade podem ajudar a reconciliar contas a pagar, garantindo que os pagamentos de saída sejam registrados e gerenciados com precisão.

• Reconciliação automatizada: O recurso de reconciliação automática pode confirmar se os pagamentos feitos correspondem às transações registradas, um aspecto essencial do gerenciamento de contas a pagar.

• Processamento de pagamentos: As empresas podem fazer pagamentos a fornecedores ou prestadores de serviços usando diversas formas de pagamento oferecidas pela Stripe, como ACH e pagamentos por cartão.