Les comptes fournisseurs sont le montant d’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs ou à ses créanciers pour des biens ou des services achetés à crédit. Les comptes clients sont comptabilisés au bilan d’une entreprise au passif à court terme. En règle générale, les comptes fournisseurs sont des dettes à court terme que l’entreprise s’attend à payer dans un délai d’un an ou d’un cycle d’exploitation, selon la période la plus longue.

Les comptes clients, quant à eux, sont les sommes dues à une entreprise par ses clients pour des biens ou services livrés, mais non encore payés. Les comptes clients représentent une marge de crédit accordée par l’entreprise qui est généralement recouvrable dans un court laps de temps, par exemple 30, 60 ou 90 jours. Dans le bilan d’une entreprise, les comptes clients sont répertoriés comme un actif à court terme, ce qui indique qu’ils devraient être transformés en espèces au cours d’un exercice financier.

Ci-dessous, nous vous expliquerons les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes clients, en ce qui concerne leur nature et la manière dont ils sont traités, ainsi que les pratiques exemplaires, outils et conseils que les entreprises peuvent utiliser pour les gérer. Voici ce que vous devez savoir.

Que contient cet article?

• Quelles sont les différences entre les comptes clients et les comptes fournisseurs?
  
• Pratiques exemplaires en matière de comptabilité des comptes fournisseurs
  
• Pratiques exemplaires en matière de comptes clients
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Quelles sont les différences entre les comptes clients et les comptes fournisseurs?

Les comptes clients et les comptes fournisseurs sont des concepts comptables importants qui sont souvent confondus, mais ils représentent des parties différentes du processus comptable. Voici une explication de leurs principales différences :

Ce qu’ils représentent

• Comptes clients : Les sommes dues à votre entreprise par les clients pour des biens ou services qu’ils ont achetés à crédit. Vous pouvez considérer cela comme de l’argent qui rentre.
  
• Comptes fournisseurs : Sommes d’argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou services achetés à crédit. C’est de l’argent qui sort.
  

Classement des bilans

• Comptes clients : Considéré comme un actif à court terme de votre bilan, car il devrait être converti en espèces dans un délai d’un an.
  
• Comptes fournisseurs : Considéré comme un passif à court terme dans votre bilan, car il s’agit d’une dette à court terme qui doit être réglée dans un délai d’un an.
  

Incidence sur les transactions

• Comptes clients : Augmente lorsque vous réalisez des ventes et diminue lorsque vous encaissez un paiement en espèces.
  
• Comptes fournisseurs : Augmente lorsque vous effectuez des achats et diminue lorsque vous effectuez des paiements.
  

Équilibre normal

• Comptes clients : Dispose normalement d’un solde débiteur.
  
• Comptes fournisseurs : Dispose normalement d’un solde créditeur.
  

Par exemple, si votre entreprise est un restaurant et qu’un client commande de la nourriture, mais ne paie pas immédiatement, ce montant sera crédité sur les comptes clients. Cependant, si vous achetiez des ingrédients auprès d’un fournisseur et que vous ne les payiez pas tout de suite, ce montant serait versé dans les comptes fournisseurs.

Pratiques exemplaires en matière de comptes fournisseurs

Lorsqu’il s’agit de gérer le processus de comptabilité des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent mettre en œuvre certaines bonnes pratiques pour garantir l’exactitude et l’efficacité. En voici un récapitulatif :

Améliorer la gestion des comptes

• Solutions automatisées et transformation digitale : Investissez dans un logiciel d’automatisation qui offre des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour le traitement des factures, l’approbation électronique des flux de travail et l’appariement automatisé à trois voies des (factures, des bons de commande et des rapports de réception). Implémentez des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser l’historique des données de paiement, prédire les délais de paiement optimaux et identifier les tendances susceptibles d’indiquer des erreurs ou une fraude.

• Gestion de la relation fournisseur : Effectuez des examens périodiques du rendement avec les principaux fournisseurs afin d’évaluer leurs délais de livraison, la qualité des biens ou des services et le respect des conditions contractuelles. Négociez des conditions qui peuvent inclure des délais de paiement prolongés, des remises sur volume ou un service ou des prix améliorés en échange de paiements rapides ou initiaux.

• Remises dynamiques : Mettez en place une échelle mobile pour les remises dynamiques, dans laquelle le taux d’actualisation varie en fonction de la rapidité du paiement. Utilisez le logiciel de comptabilité des fournisseurs pour proposer automatiquement des options de remise dynamique aux fournisseurs en fonction de critères prédéfinis tels que le montant de la facture ou la catégorie du fournisseur.

• Conformité et contrôles internes rigoureux : Mettez à jour et testez régulièrement les procédures de contrôle interne, y compris la séparation des tâches (différentes personnes pour l’approbation de facture, le traitement des paiements et le rapprochement). Confirmez la conformité aux réglementations financières mondiales, telles que la tenue d’une documentation appropriée pour les audits et la mise en œuvre de contrôles de lutte contre le blanchiment de capitaux.

• Amélioration des moyens de paiement : Analyser le rapport coût-bénéfice des différents moyens de paiement. Par exemple, les paiements ACH sont généralement moins chers, mais prennent davantage de temps, tandis que les virements bancaires sont plus rapides, mais plus chers. Envisagez d’utiliser des cartes de crédit d’entreprise pour les petites transactions afin de profiter de programmes de remise en argent ou de récompenses.

• Analyse des données et rapports : Générez régulièrement des rapports sur les indicateurs clés des comptes fournisseurs, tels que le nombre de jours payables (DPO), le délai de traitement moyen par facture et le pourcentage de factures traitées sans intervention humaine. Utilisez l’analyse des tendances pour identifier les variations saisonnières des volumes de factures ou des cycles de paiement, et ajustez les stratégies de dotation en personnel ou de paiement en conséquence.

• Gestion des flux de trésorerie : Intégrez les données de comptabilité fournisseurs dans le système financier plus large de l’entreprise pour obtenir une vue globale, ce qui permet une meilleure prévision des flux de trésorerie et une meilleure gestion du fonds de roulement. Explorez les options de financement ou d’affacturage, le cas échéant, afin d’améliorer les flux de trésorerie sans nuire aux relations avec les fournisseurs.

Simplifiez votre flux de travail

• Automatisez le traitement des factures et la saisie des données : Intégrez la technologie OCR pour convertir différents formats de facture en données numériques, réduisant ainsi la saisie manuelle. Déployez des systèmes de capture automatique des données capables d’extraire les détails clés des factures, tels que les noms, les dates et les montants des fournisseurs, et de les saisir dans votre système financier.

• Centralisez l’approbation et le paiement des factures : Mettez en œuvre une plateforme de comptabilité fournisseurs unifiée où toutes les factures peuvent être téléversées, approuvées et payées, ce qui élimine les processus dispersés et rationalise le flux de travail. Mettez en place des flux de travail numériques pour les hiérarchies d’approbation, en acheminant automatiquement les factures au personnel approprié pour approbation.

• Passez au numérique : Passez à un système de traitement des factures entièrement numérique, ce qui permet d’économiser de l’espace de stockage physique et de rendre la récupération et l’audit des factures beaucoup plus efficaces. Encouragez les fournisseurs à envoyer des factures électroniques et mettez en place un système en ligne pour la soumission et le suivi des factures.

Optimisez vos paiements

• Mettez en place des remises pour paiement anticipé : Négociez avec les fournisseurs pour offrir des remises pour les paiements que vous effectuez avant la date d’échéance. Il peut s’agir d’un barème dégressif en fonction de la précocité du paiement. Automatisez la détection des conditions de paiement anticipé dans le système des comptes fournisseurs pour garantir que ces remises sont toujours honorées.

• Négociez des délais de paiement prolongés : Collaborez avec vos fournisseurs pour prolonger le délai de paiement afin d’améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise. Cela peut impliquer des durées de crédit plus longues ou des paiements échelonnés. Intégrez ces conditions négociées dans votre système de comptabilité fournisseurs pour une conformité et une planification automatiques.

• Utilisez les paiements par carte virtuelle : Utilisez des cartes virtuelles pour les paiements interentreprises (B2B), qui fournissent un numéro sécurisé à usage unique pour chaque transaction, renforçant ainsi la sécurité. Ce faisant, vous bénéficierez également de programmes de récompenses associés à l’utilisation de cartes virtuelles, tels que des remises en argent ou des points de récompenses voyage.

Améliorez la précision et le contrôle

• Mettez en place des contrôles internes clairs : Définissez les rôles et responsabilités spécifiques au sein du service des comptes fournisseurs, y compris la séparation des tâches pour prévenir la fraude. Mettez en place un flux de travail d’approbation automatisé qui applique ces contrôles et suit toutes les interactions avec les factures à des fins d’audit.

• Rapprochez régulièrement les registres des comptes fournisseurs : Rapprochez régulièrement les enregistrements des comptes fournisseurs avec les relevés bancaires et les écritures comptables afin de détecter et de corriger rapidement toute anomalie. Utilisez les outils de rapprochement de votre logiciel de comptabilité des fournisseurs pour automatiser certaines parties de ce processus.

• Surveillez les indicateurs clés des comptes fournisseurs : Surveillez de près des indicateurs tels que le DPO, le coût par facture et le pourcentage de factures traitées électroniquement. Utilisez ces indicateurs pour identifier les tendances, évaluer les performances et identifier les domaines à optimiser.

• Formez les employés sur les procédures relatives aux comptes fournisseurs appropriées : Formez régulièrement les membres du personnel de la comptabilité des fournisseurs pour s’assurer qu’ils maîtrisent l’utilisation des logiciels et comprennent les procédures et les contrôles mis à jour. Créez une bibliothèque de ressources contenant des supports de formation et de la documentation sur les pratiques exemplaires à titre de référence.

Adoptez la technologie

• Investissez dans un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs : Choisissez un logiciel qui offre des fonctionnalités complètes telles que la facturation électronique, les flux de travail automatisés et les rapports en temps réel. Recherchez un logiciel capable de fonctionner avec vos systèmes financiers pour créer une expérience de gestion financière unifiée.

• Utilisez des plateformes basées sur le nuage : Déplacez vos opérations de point d’accès vers une plateforme basée sur le nuage pour bénéficier d’une accessibilité à distance, d’une sécurité améliorée et de mises à jour automatiques. Sélectionnez un fournisseur infonuagique qui offre des fonctionnalités de sauvegarde des données et de reprise après sinistre.

• Tenez compte des technologies émergentes : Restez informé des nouvelles technologies dans le domaine des comptes fournisseurs, telles que l’intelligence artificielle (IA) pour un rapprochement intelligent des factures ou la chaîne de blocs pour des transactions sécurisées et transparentes. Envisagez des programmes pilotes avec de nouvelles technologies pour tester leur efficacité et leur impact sur vos processus de comptabilité fournisseurs avant une mise en œuvre à grande échelle.

Pratiques exemplaires en matière de comptes clients

S’assurer que votre processus de gestion des comptes clients se déroule sans complications peut faire gagner du temps à votre entreprise et éviter des rapports financiers inexacts. Voici un aperçu de la meilleure façon de gérer les comptes clients :

Simplifier la facturation

• Adoptez des solutions numériques : Passez à des plateformes de facturation électronique pour une livraison plus efficace des factures, intégrant des fonctionnalités telles que la capture automatisée des données et la technologie OCR pour réduire les erreurs. Mettez en œuvre des systèmes qui fonctionnent avec les plateformes de vente et de service pour une facturation en temps réel.

• Améliorez la conception des factures : Concevez des factures pour plus de clarté, avec un affichage bien visible des dates d’échéance et des instructions de paiement simples. Utilisez des canaux de livraison variés (par exemple, le courrier électronique et les portails en ligne) pour correspondre aux préférences des clients et garantir une réception immédiate.

• Automatisez les rappels et les notifications : Programmez des rappels automatisés par courriel ou message textes à l’approche des dates d’échéance pour minimiser les retards de paiement. Analysez les réponses des clients et ajustez les stratégies de rappel en conséquence.

Améliorer la gestion des créances

• Segmentez les clients de manière stratégique : Regroupez les clients en fonction de leur historique de paiement et de leur solvabilité, en utilisant les données pour une segmentation précise. Adaptez les stratégies de recouvrement et les conditions de crédit à chaque segment, en fonction de leur profil de risque et de leur valeur.

• Offrez des incitatifs au paiement anticipé : Mettez en place des remises ou des récompenses dégressives en cas de paiement anticipé, et automatisez ce processus dans votre système de réalité augmentée.

• Mettez en place des options de paiement flexibles : Acceptez une variété de moyens de paiement, y compris les portails en ligne, les cartes de crédit, les transferts ACH et les plans de versements, en les intégrant à votre système de comptes clients.

Améliorer l’efficacité des recouvrements

• Hiérarchisez efficacement les comptes : Concentrez vos efforts de recouvrement initial sur les comptes de grande valeur ayant un historique de retards de paiement, en utilisant l’analyse prédictive pour déterminer les priorités. N’oubliez pas de trouver un équilibre entre le besoin de recouvrement et le maintien des relations avec les clients.

• Adoptez une approche graduelle : Commencez par des rappels amicaux, puis passez à des mesures plus sévères si nécessaire, tout en préservant la bonne volonté des clients.

• Utilisez la technologie pour l’automatisation : Mettez en place des plans de paiement automatisés et des portails en libre-service pour faciliter les paiements. Explorez les solutions d’IA et d’apprentissage automatique pour des stratégies de recouvrement de créances et d’interaction client plus sophistiquées.

Établir des relations solides avec les clients

• Maintenez une communication ouverte : Engagez le dialogue avec les clients de manière proactive, en particulier ceux qui sont confrontés à des problèmes de paiement, afin de trouver des solutions mutuellement avantageuses. Utilisez des plateformes de gestion de la relation client (GRC) pour gérer et documenter ces interactions, en élaborant une stratégie personnalisée et éclairée.

• Fournissez des mises à jour transparentes : Informez les clients de l’état de leur compte et de toute mesure de recouvrement effectuée.

• Récompensez les clients fidèles : Élaborez des programmes de fidélisation ou des remises spéciales pour des paiements réguliers et ponctuels, et intégrez ces incitations dans la stratégie de comptes clients.

Optimiser les données et les analyses

• Standardisez les données clients : Collectez les données des clients sur tous les systèmes pour faciliter une communication et une analyse efficaces des données, et utilisez des solutions basées sur le nuage pour une gestion et une accessibilité centralisées des données.

• Suivez les indicateurs clés des comptes fournisseurs : Surveillez des indicateurs tels que le nombre de jours d’encours des ventes (DSO), les taux de réussite des recouvrements et les pourcentages de radiation. Générez régulièrement des rapports sur ces indicateurs afin d’évaluer l’efficacité des stratégies de comptes fournisseurs et de prendre des décisions fondées sur des données.

• Analysez le comportement des clients : Utilisez les données pour effectuer une analyse approfondie des tendances en matière de paiement et du comportement des clients. Appliquez ces informations pour optimiser les stratégies de recouvrement, les politiques de crédit et l’engagement des clients.

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Billing fournit un système complet de gestion des comptes clients par le biais d’une facturation simplifiée, de la gestion des abonnements et de recouvrements automatisés. Ses capacités de rapports et d’analyse permettent aux entreprises de mieux comprendre leurs opérations financières. Bien que Stripe Billing dispose de fonctionnalités limitées pour les comptes fournisseurs, il s’intègre aux systèmes comptables et aux fonctionnalités de rapprochement automatisé pour gérer indirectement les processus de comptabilité fournisseurs.

Voici un aperçu de ce que Stripe Billing offre aux entreprises :

Fonctionnalités des comptes clients

• Facturation : Stripe Billing permet aux entreprises de créer et de gérer des factures pour des paiements ponctuels directement à partir du tableau de bord, ainsi que de personnaliser et d’envoyer des factures hébergées par Stripe en quelques minutes. L’interface de programmation d’application (API) de facturation et ses fonctionnalités avancées permettent d’automatiser l’encaissement et le rapprochement des paiements, simplifiant ainsi la gestion des comptes clients.

• Gestion des abonnements : Pour les entreprises ayant des modèles de facturation récurrente, Stripe Billing automatise et gère les abonnements et les paiements ponctuels. Il peut s’agir de la tarification par utilisateur, de la facturation à la consommation, etc., et il prend en charge divers modèles économiques récurrents.

• Automatisation des comptes clients : Stripe Billing offre des fonctionnalités telles que le rapprochement et l’encaissement automatiques, qui garantissent que les factures sont payées et que ces paiements sont correctement comptabilisés dans les livres de l’entreprise.

• Prise en charge de plusieurs devises : Stripe permet d’ajuster la devise facturable d’un client, prenant ainsi en charge les transactions multidevises et la facturation internationale, ce qui est important pour les entreprises opérant à l’international.

• Données et rapports : Avec Stripe Billing, les entreprises peuvent accéder à des logiciels-services (SaaS) et à des analyses de facturation, y compris l’âge des comptes clients et les rapports basés sur le langage SQL (Structured Query Language). Ces données permettent de suivre et de gérer efficacement la réalité augmentée.

Fonctionnalités des comptes fournisseurs

• Connexions financières et intégration de données : Les connexions financières et les intégrations de Stripe avec les logiciels de comptabilité peuvent aider à rapprocher les comptes fournisseurs, en veillant à ce que les paiements sortants soient enregistrés et gérés avec précision.

• Rapprochement automatisé : La fonction de rapprochement automatisé peut confirmer que les paiements effectués correspondent aux transactions enregistrées, un aspect clé de la gestion des comptes fournisseurs.

• Traitement des paiements : Les entreprises peuvent effectuer des paiements à des fournisseurs ou prestataires de services à l’aide de différents moyens de paiement proposés par Stripe, notamment ACH et les paiements par carte.