应付账款 (AP) 是企业因赊购商品或服务而欠其供应商或债权人的金额。应付账款记录在企业资产负债表的流动负债项下。通常，应付账款是企业预计在一年内或一个运营周期内（以较长者为准）支付的短期债务。
另一方面，应收账款 (AR) 是客户因已交付但尚未支付的商品或服务 而欠企业的钱。应收账款代表企业提供的信用额度，通常可在短时间内收回，例如 30、60 或 90 天。在企业的资产负债表上，应收账款被列为流动资产，表明它预计将在一个财政年度内转化为现金。
下面，我们将解读应付账款和应收账款之间的区别 — 它们是什么以及如何处理它们 — 以及企业可以用来管理它们的最佳实践、工具和技巧。以下是您应该知道的信息。
目录
- 应收账款和应付账款有什么区别？
- 应付账款最佳实践
- 应收账款最佳实践
- Stripe 能提供什么帮助
应收账款和应付账款有什么区别？
应收账款和应付账款是经常混淆的重要会计概念，但它们代表了会计流程的不同部分。以下是对它们主要区别的解读：
它们代表什么
- 应收账款：客户因赊购商品或服务而欠您商家的款项。您可以把它看作是进账。
- 应付账款：您的企业因赊购商品或服务而欠提供商或供应商的钱。这是出账。
资产负债表分类
- 应收账款：被视为资产负债表上的流动资产，因为它预计将在一年内转换为现金。
- 应付账款：被视为资产负债表上的流动负债，因为它是必须在一年内结清的短期债务。
对交易的影响
- 应收账款：达成销售时增加，现金收款时减少。
- 应付账款：购买时增加，付款时减少。
正常余额
- 应收账款：通常有借方余额。
- 应付账款：通常有贷方余额。
例如，如果您的企业是一家餐馆，顾客点了菜但没有立即付款，这笔钱就会记入应收账款。但是，如果您从供应商处购买了原料并且没有立即付款，则该金额将计入应付账款。
应付账款最佳实践
在处理应付账款流程时，企业可以实施一些最佳实践来确保准确性和效率。以下是概述：
改善账户管理
自动化解决方案和数字化转型：投资 AP 自动化软件，该软件提供用于发票处理的光学字符识别 (OCR)、电子工作流程审批和自动三方匹配（发票、采购订单和接收报告）等功能。实施机器学习算法来分析历史支付数据，预测最佳支付时间，并识别可能表明错误或欺诈 的模式。
供应商关系管理：与主要供应商进行定期绩效评估，以评估其交付时间表、商品或服务质量以及合同条款的遵守情况。协商条款，可能包括延长付款期、批量折扣或改进服务或定价，以换取及时或预付款。
动态折扣：为动态折扣实施浮动比例，其中折扣率根据付款的提前程度而变化。使用 AP 软件根据预定义的标准（如发票 金额或供应商类别）自动向供应商提供动态折扣选项。
强大的合规性和内部控制：定期更新和测试内部控制程序，包括职责分离（发票 审批、付款处理 和对账 的不同个人）。确认遵守全球金融法规，例如维护适当的审计文件和实施反洗钱 (AML) 检查。
改进支付方式：分析不同支付方式 的成本效益。例如，ACH 支付 往往更便宜但更慢，而电汇 更快但成本更高。考虑使用公司信用卡 进行小额交易，以利用现金返还或奖励计划。
数据分析和报告：定期生成有关关键应付账款指标的报告，例如应付账款周转天数 (DPO)、每张发票的平均处理时间以及无需人工干预即可处理的发票百分比。使用趋势分析来识别发票数量或付款周期的季节性变化，并相应地调整人员配备或付款策略。
现金流管理：将应付账款数据集成到企业更广泛的财务系统中，以获得整体视图，从而实现更好的现金流预测和营运资金管理。在适当的情况下探索融资或保理方案，以改善现金流，而不会对供应商关系产生负面影响。
简化您的工作流程
自动化发票处理和数据输入：集成 OCR 技术，将不同的发票格式转换为数字数据，减少人工录入。部署自动数据采集系统，该系统可以提取关键发票详细信息，例如供应商名称、日期和金额，并将其输入到财务系统中。
集中发票审批和付款：实施统一的应付账款平台，所有发票都可以上传、审批和支付，从而消除分散的流程并简化工作流程。为审批层次结构设置数字工作流程，自动将发票发送给正确的人员进行审批。
实现无纸化：过渡到完全数字化的发票处理系统，节省了物理存储空间，使发票的检索和审计更加高效。鼓励供应商发送电子发票，并建立在线发票提交和跟踪系统。
微调付款
实施提前付款折扣：与供应商协商，为您在到期日之前支付的款项提供折扣。这可以是基于付款提前期的浮动比例。在 AP 系统中自动检测提前付款条款，以确保始终兑现这些折扣。
协商延长付款期限：与供应商合作延长付款期限，以改善您企业的现金流。这可能涉及更长的信用期限或分期付款。将这些协商的条款合并到您的 AP 系统中，以实现自动合规性和调度。
使用虚拟卡支付：使用虚拟卡进行企业对企业 (B2B) 支付，为每笔交易提供一个安全的一次性号码，从而提高安全性。在此过程中，您还将受益于与虚拟卡使用相关的奖励计划，例如现金返还或旅行积分。
提高准确性和控制力
建立明确的内部控制：定义 AP 部门内的具体角色和职责，包括分离职责以防止欺诈。实施自动化审批工作流，以实施这些控制并跟踪所有发票交互以进行审计。
定期核对应付账款记录：定期核对 应付账款记录与银行对账单和总分类账分录，以便及时发现和纠正任何差异。使用 AP 软件中的对账工具自动执行此流程的某些部分。
监控关键 AP 指标：密切关注 DPO、每张发票的成本以及以电子方式处理的发票百分比等指标。使用这些指标来识别趋势、基准性能并确定需要进一步优化的领域。
对员工进行适当的 AP 程序培训：定期培训 AP 员工，以确保他们熟练使用软件并了解更新的程序和控制措施。创建一个资源库，其中包含培训材料和最佳实践文档以供参考。
采用技术
投资 AP 自动化软件：选择提供全面功能（如电子发票、自动化工作流程和实时报告）的软件。寻找可以与您的财务系统配合使用的软件，以创造统一的财务管理体验。
使用基于云的平台：将 AP 操作转移到基于云的平台，以受益于远程访问、改进的安全性和自动更新。选择提供数据备份和灾难恢复功能的云提供商。
考虑新兴技术：随时了解 AP 领域的新技术，例如用于智能发票匹配的人工智能 (AI) 或用于安全、透明交易的区块链。在全面实施之前，考虑采用新技术的试点计划，以测试其有效性和对 AP 流程的影响。
应收账款最佳实践
确保您的应收账款流程顺利运行可以节省您的业务时间并避免不准确的财务报告。下面概述了如何更好地管理应收账款：
简化开票和计费流程
采用数字解决方案：转向电子发票平台以实现更高效的发票交付，并结合自动数据捕获和 OCR 技术等功能来减少错误。实施与销售和服务平台配合使用的系统，以实现实时开票。
改进发票设计：设计清晰明了的发票，突出显示到期日和简单的付款说明。使用不同的交付渠道（例如，电子邮件和在线门户）来匹配客户的偏好并保证立即收到。
自动提醒和通知：将通过电子邮件或短信自动提醒安排在到期日临近时，以尽量减少逾期付款。分析客户响应并相应地调整提醒策略。
改善应收账款管理
战略性地细分客户：根据付款记录和信誉度对客户进行分组，使用数据进行精确细分。为每个细分市场量身定制催收策略和信贷条款，反映其风险状况和价值。
提供提前付款奖励：对提前付款实施浮动折扣或奖励，并在您的 AR 系统中自动执行此过程。
实施灵活的支付方式：接受多种支付方式，包括在线门户、信用卡、ACH 转账 和分期付款计划，并将它们集成到您的 AR 系统中。
提高收款效率
有效地确定账户的优先级：将初始收款工作重点放在有逾期付款历史的高价值账户上，使用预测分析来指导优先级排序。请记住在收款需求与维护客户关系之间取得平衡。
采用渐进式方法：从友好的提醒开始，根据需要升级到更果断的措施，同时保持客户的好感。
使用自动化技术：实施自动付款计划和自助服务门户，以便于付款。探索 AI 和机器学习解决方案，以实现更复杂的债务催收和客户互动策略。
建立牢固的客户关系
保持开放的沟通：主动与客户互动，尤其是那些面临支付挑战的客户，以找到互惠互利的解决方案。使用客户关系管理 (CRM) 平台来管理和记录这些互动，制定个性化和明智的策略。
提供透明的更新：告知客户他们的账户状态和采取的任何收款措施。
奖励忠实客户：制定忠诚度计划或特别折扣，以实现一致和及时的付款，并将这些激励措施整合到 AR 战略中。
优化数据和分析
标准化客户数据：跨系统收集客户数据，以促进高效的通信和数据分析，并使用基于云的解决方案进行集中式数据管理和可访问性。
跟踪关键 AR 指标：监控应收账款天数 (DSO)、收款成功率和核销百分比等指标。定期报告这些指标，以评估 AR 策略的有效性并做出数据驱动的决策。
分析客户行为：使用数据对支付趋势和客户行为进行深入分析。应用这些见解来优化收款策略、信贷政策和客户参与度。
Stripe 能提供什么帮助
Stripe Billing 通过简易开票、订阅管理 和自动收款，提供用于管理应收账款的综合系统。其报告和分析功能使企业能够详细了解其财务运营。虽然 Stripe Billing 的应付账款功能有限，但它集成了会计系统 和自动对账功能，以间接管理 AP 流程。
下面概述了 Stripe Billing 为企业提供的好处：
应收账款特征
开票：Stripe Billing 让企业可以直接从管理平台创建和管理一次性付款的发票，并在几分钟内自定义和发送 Stripe 托管的账单。Invoicing 应用程序编程接口 (API) 及其高级功能可以自动收取和对账付款，从而简化应收账款管理。
订阅管理：对于采用定期计费 模式的企业，Stripe Billing 可以自动管理订阅和一次性付款。这可以包括按席位定价、计量开单 等，并且支持各种经常性业务模式。
应收账款自动化：Stripe Billing 提供自动对账和收款等功能，可确保发票得到支付，并确保这些付款在企业账簿中得到妥善核算。
多币种支持：Stripe 允许调整客户的计费货币，支持多币种交易和全球发票，这对于国际运营的企业非常重要。
数据和报告：借助 Stripe Billing，企业可以访问软件即服务 (SaaS) 和计费分析，包括应收账款账龄和基于结构化查询语言 (SQL) 的报告。这些数据有助于有效地跟踪和管理 AR。
应付账款功能
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。