Crediteuren (AP) is het bedrag dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers of crediteuren voor goederen of diensten die op krediet zijn gekocht. AP wordt op de balans van een bedrijf opgenomen onder kortlopende verplichtingen. Doorgaans zijn crediteuren kortlopende schulden die het bedrijf verwacht te betalen binnen een jaar of binnen één operationele cyclus, afhankelijk van welke van de twee het langst is.

Debiteuren (AR) daarentegen is het geld dat klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn voor goederen of diensten die zijn geleverd maar nog niet zijn betaald. AR vertegenwoordigt een kredietlijn die door het bedrijf wordt verstrekt en die meestal binnen een korte periode kan worden teruggevorderd, bijvoorbeeld 30, 60 of 90 dagen. Op de balans van een bedrijf wordt debiteuren vermeld als een vlottende activa, wat aangeeft dat het naar verwachting binnen één boekjaar in contanten zal worden omgezet.

Hieronder leggen we uit wat de verschillen zijn tussen crediteuren en debiteuren, in wat ze zijn en hoe ermee wordt omgegaan, evenals de aanbevolen werkwijzen, tools en tips die bedrijven kunnen gebruiken om ze te beheren. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de verschillen tussen debiteuren en crediteuren?
  
• Best practices voor crediteuren
  
• Best practices voor debiteuren
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat zijn de verschillen tussen debiteuren en crediteuren?

Debiteuren en crediteuren zijn belangrijke boekhoudkundige concepten die vaak door elkaar worden gehaald, maar ze vertegenwoordigen verschillende onderdelen van het boekhoudproces. Hier is een uitleg van hun belangrijkste verschillen:

Waar ze voor staan

• Debiteuren: Geld dat klanten aan je bedrijf verschuldigd zijn voor goederen of diensten die ze op krediet hebben gekocht. Je kunt het zien als geld dat binnenkomt.
  
• Crediteuren: Geld dat je bedrijf verschuldigd is aan leveranciers voor goederen of diensten die op krediet zijn gekocht. Dit is geld dat uitgaat.
  

Classificatie op de balans

• Debiteuren: Beschouwd als vlottende activa op je balans omdat deze naar verwachting binnen een jaar in contanten worden omgezet.
  
• Crediteuren: Beschouwd als een kortlopende verplichting op je balans omdat het een kortlopende schuld is die binnen een jaar moet worden afgelost.
  

Impact op transacties

• Debiteuren: Neemt toe als je omzet verkoopt en daalt als je contante betalingen int.
  
• Crediteuren: Neemt toe als je aankopen doet en daalt als je betalingen doet.
  

Normaal saldo

• Debiteuren: Heeft normaal gesproken een debetsaldo.
  
• Crediteuren: Heeft normaal gesproken een kredietsaldo.
  

Als je bedrijf bijvoorbeeld een restaurant is en een klant eten bestelt, maar niet onmiddellijk betaalt, wordt dat bedrag naar de debiteuren gebracht. Als je echter ingrediënten van een leverancier kocht en er niet meteen voor betaalde, ging dat bedrag naar crediteuren.

Best practices voor crediteuren

Als het gaat om het afhandelen van het crediteurenproces, kunnen bedrijven enkele best practices implementeren om nauwkeurigheid en efficiëntie te garanderen. Hier is een overzicht:

Verbeter het accountbeheer

• Geautomatiseerde oplossingen en digitale transformatie: Investeer in AP automatiseringssoftware die functies biedt zoals optische tekenherkenning (OCR) voor factuurverwerking, elektronische workflowgoedkeuringen en geautomatiseerde driewegmatching (factuur, inkooporder en ontvangstrapport). Implementeer machine-learningalgoritmen om historische betaalgegevens te analyseren, optimale betaaltijden te voorspellen en patronen te identificeren die kunnen duiden op fouten of fraude.

• Beheer van leveranciersrelaties: Voer periodieke prestatiebeoordelingen uit met belangrijke leveranciers om hun leveringstermijnen, de kwaliteit van goederen of diensten en de naleving van de contractvoorwaarden te beoordelen. Onderhandel over voorwaarden zoals verlengde betalingstermijnen, volumekortingen of verbeterde service of prijzen in ruil voor snelle of vooruitbetalingen.

• Dynamische kortingen: Implementeer een glijdende schaal voor dynamische kortingen, waarbij het kortingspercentage varieert op basis van hoe vroeg de betaling wordt gedaan. Gebruik AP-software om automatisch dynamische kortingsopties aan leveranciers aan te bieden op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals factuurbedrag of leverancierscategorie.

• Sterke compliance en interne controles: Werk de interne controleprocedures regelmatig bij en test ze, met inbegrip van de scheiding van taken (verschillende personen voor de goedkeuring van facturen, betalingsverwerking en reconciliatie). Bevestig de naleving van wereldwijde financiële regelgeving, zoals het bijhouden van de juiste documentatie voor audits en het implementeren van AML-controles tegen witwassen.

• Verbetering van de betaalmethoden: Analyseer de kosten-batenverhouding van verschillende betaalmethoden. Zo zijn ACH betalingen meestal goedkoper, maar langzamer, terwijl bankoverschrijvingen sneller maar duurder zijn. Overweeg zakelijke creditcards te gebruiken voor kleinere transacties om te profiteren van cashbonus- of beloningsprogramma's.

• Data-analyse en rapportage: Genereer regelmatig rapporten over belangrijke AP-statistieken, zoals het openstaande aantal dagen dat moet worden betaald (DPO), de gemiddelde verwerkingstijd per factuur en het percentage facturen dat zonder menselijke tussenkomst is verwerkt. Gebruik trendanalyses om seizoensgebonden variaties in factuurvolumes of betaalcycli te identificeren en pas de personeels- of betaalstrategieën daarop aan.

• Cashflowbeheer: Integreer crediteurengegevens in het bredere financiële systeem van het bedrijf voor een holistisch beeld, waardoor een betere cashflowprognose en werkkapitaalbeheer mogelijk zijn. Onderzoek waar nodig financierings- of factoringopties om de cashflow te verbeteren zonder negatieve gevolgen voor de relaties met leveranciers.

Stroomlijn je workflow

• Automatiseer factuurverwerking en gegevensinvoer: Integreer OCR-technologie om verschillende factuurformaten om te zetten in digitale gegevens, waardoor handmatige invoer wordt verminderd. Implementeer systemen voor het automatisch vastleggen van gegevens die belangrijke factuurgegevens kunnen extraheren, zoals leveranciersnamen, datums en bedragen, en deze kunnen invoeren in je financiële systeem.

• Centraliseer goedkeuringen en betalingen van facturen: Implementeer een uniform AP-platform waar alle facturen kunnen worden geüpload, goedgekeurd en betaald, zodat versnipperde processen worden geëlimineerd en de workflow wordt gestroomlijnd. Zet digitale workflows op voor goedkeuringshiërarchieën, waarbij facturen automatisch naar het juiste personeel worden gestuurd voor goedkeuring.

• Ga papierloos: Overgang naar een volledig digitaal factuurverwerkingssysteem, dat fysieke opslagruimte bespaart en het ophalen en controleren van facturen veel efficiënter maakt. Moedig leveranciers aan om elektronische facturen te verzenden en zet een online systeem op voor het indienen en volgen van facturen.

Verfijn je betalingen

• Implementeer kortingen voor vroegtijdige betaling: Onderhandel met leveranciers om kortingen aan te bieden voor betalingen die je doet vóór de vervaldatum. Dit kan een glijdende schaal zijn die is gebaseerd op de vroegheid van de betaling. Automatiseer de detectie van vroege betalingstermijnen in het AP-systeem om te garanderen dat deze kortingen altijd worden gehonoreerd.

• Onderhandel over verlengde betalingstermijnen: Werk samen met leveranciers om de betalingstermijn te verlengen en zo de cashflow van je bedrijf te verbeteren. Het kan hierbij gaan om langere krediettermijnen of betalingen op basis van termijnen. Neem deze onderhandelde voorwaarden op in je AP-systeem voor automatische naleving en planning.

• Gebruik virtuele kaartbetalingen: Gebruik virtuele betaalkaarten voor B2B-betalingen. Deze betaalkaarten bieden een veilig, eenmalig nummer voor elke transactie en verbetert de veiligheid. Daarbij profiteer je ook van beloningsprogramma's die verband houden met het gebruik van virtuele kaarten, zoals cashback of reispunten.

Meer nauwkeurigheid en controle

• Zorg voor duidelijke interne controles: Definieer specifieke rollen en verantwoordelijkheden binnen de AP-afdeling, inclusief scheiding van taken om fraude te voorkomen. Implementeer een geautomatiseerde goedkeuringsworkflow die deze controles afdwingt en alle factuurinteracties bijhoudt voor auditdoeleinden.

• Reconcilieer de crediteuren regelmatig: Reconcilieer crediteuren regelmatig met bankafschriften en grootboekposten om eventuele verschillen snel op te sporen en te corrigeren. Gebruik reconciliatietools in je AP-software om delen van dit proces te automatiseren.

• Bewaak belangrijke AP-statistieken: Houd indicatoren zoals DPO, kosten per factuur en het percentage elektronisch verwerkte facturen nauwlettend in de gaten. Gebruik deze statistieken om trends te identificeren, prestaties te benchmarken en gebieden aan te geven waar verdere optimalisatie mogelijk is.

• Train werknemers in de juiste AP-procedures: Train AP-medewerkers regelmatig om ervoor te zorgen dat ze bekwaam zijn in het gebruik van software en de bijgewerkte procedures en controles begrijpen. Maak een bronnenbibliotheek met trainingsmateriaal en documentatie over best practices ter referentie.

Maak gebruik van technologie

• Investeer in AP-automatiseringssoftware: Kies software die uitgebreide functies biedt, zoals elektronische facturering, geautomatiseerde workflows en realtime rapportage. Zoek naar software die met je financiële systemen kan werken om een uniforme ervaring voor financieel beheer te creëren.

• Gebruik cloudgebaseerde platforms: Verplaats je AP-activiteiten naar een cloudgebaseerd platform om te profiteren van externe toegankelijkheid, verbeterde beveiliging en automatische updates. Selecteer een cloudprovider die mogelijkheden voor gegevensback-up en noodherstel biedt.

• Denk aan opkomende technologieën: Blijf op de hoogte van nieuwe technologieën op het gebied van AP, zoals kunstmatige intelligentie (AI) voor intelligente factuurmatching of blockchain voor veilige, transparante transacties. Overweeg proefprogramma's met nieuwe technologieën om hun doeltreffendheid en impact op je AP-processen te testen voordat je ze op volledige schaal implementeert.

Aanbevolen werkwijzen voor debiteuren

Door ervoor te zorgen dat je debiteurenproces soepel verloopt, kun je je bedrijf tijd besparen en onnauwkeurige financiële rapporten voorkomen. Hier is een overzicht van hoe je debiteuren het beste kunt beheren:

Stroomlijning (facturatie)

• Maak gebruik van digitale oplossingen: Stap over op e-facturatieplatforms voor efficiëntere factuurlevering, met functies zoals geautomatiseerde gegevensvastlegging en OCR-technologie voor minder fouten. Implementeer systemen die werken met verkoop- en serviceplatforms voor realtime facturering.

• Verbeter het factuurontwerp: Ontwerp facturen voor duidelijkheid, met een duidelijke weergave van vervaldatums en duidelijke betalingsinstructies. Gebruik verschillende leveringskanalen (bijv. e-mail en online portals) om aan de voorkeuren van de klant te voldoen en onmiddellijke ontvangst te garanderen.

• Automatiseer herinneringen en meldingen: Plan geautomatiseerde herinneringen via e-mail of sms in als vervaldatums nabij om achterstallige betalingen tot een minimum te beperken. Analyseer de reacties van klanten en pas de herinneringsstrategieën dienovereenkomstig aan.

Verbeter het debiteurenbeheer

• Segmenteer klanten strategisch: Groepeer klanten op basis van betaalgeschiedenis en kredietwaardigheid, en gebruik data voor nauwkeurige segmentatie. Stem incassostrategieën en kredietvoorwaarden af op elk segment en weerspiegelen het risicoprofiel en de waarde ervan.

• Bied stimulansen voor vroege betaling: Implementeer glijdende schaalkortingen of beloningen voor vroege betaling en automatiseer dit proces in je AR-systeem.

• Implementeer flexibele betalingsopties: Accepteer verschillende betaalmethoden, waaronder online portals, creditcards, ACH overschrijvingen en termijnplannen, en integreer ze in je AR-systeem.

Meer efficiëntie bij incasso's

• Prioriteer accounts effectief: Richt de eerste incasso-inspanningen op waardevolle accounts met een geschiedenis van late betalingen. Gebruik voorspellende analyses als leidraad voor het stellen van prioriteiten. Vergeet niet om de behoefte aan incasso's in evenwicht te brengen met het onderhouden van klantrelaties.

• Gebruik een gefaseerde aanpak: Begin met vriendelijke herinneringen en escaleer indien nodig naar assertievere maatregelen, terwijl je de goodwill van de klant behoudt.

• Gebruik technologie voor automatisering: Implementeer geautomatiseerde betaalplannen en selfserviceportals voor betaalgemak. Ontdek AI- en machine learning-oplossingen voor meer geavanceerde incasso- en klantinteractiestrategieën.

Sterke klantrelaties opbouwen

• Zorg voor een open communicatie: Ga proactief in gesprek met klanten, vooral met klanten die worstelen met betaalproblemen, om oplossingen te vinden die voor beide partijen voordelig zijn. Gebruik CRM-platforms (Customer Relationship Management) om deze interacties te beheren en te documenteren, en stel een gepersonaliseerde en weloverwogen strategie op.

• Zorg voor transparante updates: Informeer klanten over hun accountstatus en over eventuele incassoacties.

• Beloon loyale klanten: Ontwikkel loyaliteitsprogramma's of speciale kortingen voor consistente en tijdige betalingen en integreer deze stimulansen in de AR-strategie.

Gegevens en analyses verfijnen

• Standaardiseer klantgegevens: Verzamel klantgegevens uit verschillende systemen om efficiënte communicatie en gegevensanalyse mogelijk te maken, en gebruik cloudgebaseerde oplossingen voor gecentraliseerd gegevensbeheer en toegankelijkheid.

• Volg belangrijke AR-statistieken: Bewaak statistieken zoals dagen uitstaande verkopen (DSO), succespercentages van incasso's en afschrijvingspercentages. Rapporteer regelmatig over deze statistieken om de effectiviteit van AR-strategieën te beoordelen en datagestuurde beslissingen te nemen.

• Analyseer klantgedrag: Gebruik data om een diepgaande analyse uit te voeren van betaaltrends en klantgedrag. Pas deze inzichten toe om je strategieën, kredietbeleid en klantbetrokkenheid te verbeteren.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Billing biedt een uitgebreid systeem voor het debiteurenbeheer door middel van eenvoudige facturatie, abonnementsbeheer en geautomatiseerde incasso's. De rapportage- en analysemogelijkheden bieden bedrijven een gedetailleerd inzicht in hun financiële activiteiten. Hoewel Stripe Billing beperkte functionaliteit heeft voor crediteuren, kan het worden geïntegreerd met boekhoudsystemen en geautomatiseerde reconciliatiefuncties om crediteurenprocessen indirect te beheren.

Hier vind je een overzicht van wat Stripe Billing bedrijven te bieden heeft:

Functies voor debiteuren

• Facturatie: Met Stripe Billing kunnen bedrijven rechtstreeks vanuit de Dashboard facturen voor eenmalige betalingen maken en beheren, en binnen enkele minuten door Stripe gehoste facturen aanpassen en versturen. De Application Programming Interface (API) van Invoicing en de bijbehorende geavanceerde functies kunnen de manier waarop je betalingen int en reconcilieert automatiseren, waardoor AR-beheer eenvoudiger wordt.

• Abonnementen beheren: Voor bedrijven met modellen voor terugkerende facturatie automatiseert en beheert Stripe Billing abonnementen en eenmalige betalingen. Denk hierbij aan tarieven per gebruiker, facturatie naar gebruik en meer. Het product ondersteunt verschillende businessmodellen.

• Automatisering van debiteuren: Stripe Billing biedt functies zoals automatische reconciliatie en incasso, die ervoor zorgen dat facturen worden betaald en dat die betalingen correct worden verantwoord in de boeken van het bedrijf.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Stripe maakt aanpassingen aan de factureerbare valuta van een klant mogelijk en ondersteunt transacties met meerdere valuta's en wereldwijde facturering, wat belangrijk is voor internationaal opererende bedrijven.

• Gegevens en rapportage: Met Stripe Billing hebben bedrijven toegang tot Software-as-a-Service (SaaS) en facturatieanalyses, waaronder ouderdomsrapportage debiteuren en SQL-rapporten (Structured Query Language). Deze gegevens helpen bij het effectief volgen en beheren van AR.

Crediteurenfuncties

• Financiële koppelingen en data-integratie: Stripe financiële connecties en integraties met boekhoudsoftware kunnen helpen bij het reconciliëren van crediteuren, zodat uitgaande betalingen nauwkeurig worden geregistreerd en beheerd.

• Automatische reconciliatie: De automatische reconciliatiefunctie kan bevestigen dat gedane betalingen overeenkomen met de geregistreerde transacties, een belangrijk aspect van AP-beheer.

• Betalingen verwerken: Bedrijven kunnen betalingen doen aan leveranciers of dienstverleners via verschillende betaalmethoden die door Stripe worden aangeboden, waaronder ACH en kaartbetalingen.