Volgens de Association of Certified Fraud Examiners verliezen ondernemingen elk jaar gemiddeld 5% van hun jaaromzet door fraude. Dit kan voor een aanzienlijk deel worden toegeschreven aan onregelmatigheden in de financiële administratie. Reconciliatie van betalingen speelt een belangrijke rol bij het identificeren en aanpakken van deze onregelmatigheden door de interne boekhouding te vergelijken met bankafschriften en transacties.

Naast bescherming tegen fouten en fraude, draagt reconciliatie van betalingen bij aan weloverwogen en gegevensgestuurde beslissingen, positieve relaties met klanten en partners en naleving van wettelijke en financiële normen.

In deze whitepaper behandelen we de verschillende aspecten van reconciliatie van betalingen. Ook lees je meer over de werking ervan, best practices en de praktische voordelen voor ondernemingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is reconciliatie van betalingen?
  
• Hoe werkt reconciliatie van betalingen?
  
• Soorten reconciliaties van betalingen
  
• Belang van reconciliatie van betalingen voor ondernemingen
  
• Best practices voor reconciliatie van betalingen
  
• Reconciliatie van betalingen met Stripe
  

Wat is reconciliatie van betalingen?

Reconciliatie van betalingen is een financieel proces waarbij transactiegegevens worden vergeleken om te controleren of uitgevoerde en ontvangen betalingen nauwkeurig en consistent zijn met wat is vastgelegd in de boekhouding of financiële overzichten van de onderneming. Dit proces is essentieel voor het verifiëren van de nauwkeurigheid van financiële transacties, het voorkomen van fouten of verschillen en het behoud van de integriteit van financiële administratie.

Hoe werkt reconciliatie van betalingen?

Reconciliatie van betalingen omvat verschillende stappen om na te gaan of de betalingen in de financiële overzichten consistent zijn met de uitgevoerde of ontvangen betalingen. Het exacte proces verschilt per onderneming, maar bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

• Gegevens verzamelen
  Verzamel alle relevante financiële documenten en informatie, zoals bankafschriften, facturen, ontvangstbewijzen en gegevens uit het boekhoudsysteem. Met behulp van deze gegevens verifieer je de juistheid van de betalingen.

• Transacties afstemmen
  Vergelijk de gegevens van de bankafschriften met de boekingen in het boekhoudsysteem. Controleer of de datums, bedragen en beschrijvingen van de transacties overeenkomen.

• Verschillen opsporen
  Tijdens de afstemming kom je misschien transacties met verschillen tegen. Deze verschillen kunnen het gevolg zijn van afwijkingen in timing, fouten of fraude. Maak een lijst van deze verschillen voor verder onderzoek.

• Verschillen oplossen
  Onderzoek de verschillen en achterhaal de oorzaken. Dit kan inhouden dat je contact opneemt met de uitgevende bank, de originele transactiedocumenten controleert of de posten in de boekhouding naloopt. Zodra je de redenen voor de verschillen hebt achterhaald, breng je de nodige correcties of aanpassingen aan in de boekhouding.

• Aanpassingen vastleggen
  Soms kom je erachter dat bepaalde transacties verkeerd zijn geregistreerd in het boekhoudsysteem of zelfs volledig ontbreken. Noteer alle aanpassingen die nodig zijn om de rekening te reconciliëren, zoals bankkosten, betaalde rente of correctie van fouten.

• Saldo's verifiëren
  Nadat je alle correcties hebt doorgevoerd, controleer je of het aangepaste saldo in de boekhouding overeenkomt met het eindsaldo op het bankafschrift.

• Proces documenteren
  Houd een verslag bij van de reconciliatie, inclusief eventuele verschillen en correcties. Deze documentatie is belangrijk voor auditdoeleinden en voor het waarborgen van verantwoording en transparantie.

• Beoordelen en goedkeuren
  Afhankelijk van de grootte en structuur van je organisatie moet een supervisor of manager mogelijk het proces voor reconciliatie van betalingen controleren en goedkeuren om na te gaan of het correct is uitgevoerd.

Reconciliatie van betalingen is een proces dat meestal regelmatig wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal.

Soorten reconciliaties van betalingen

Voor specifieke transacties of records zijn verschillende soorten reconciliaties van betalingen nodig. Hieronder noemen we een paar voorbeelden:

• Bankreconciliatie
  Bankreconciliatie houdt in dat de transacties die de kasrekening van de onderneming zijn geregistreerd, worden vergeleken met de transacties op het bankafschrift. Ondernemingen gebruiken bankreconciliatie om ervoor te zorgen dat het kassaldo in de boekhouding consistent is met het saldo dat de bank rapporteert.

• Creditcardreconciliatie
  Creditcardreconciliatie is vergelijkbaar met bankreconciliatie, maar is specifiek bedoeld voor creditcardrekeningen. Hierbij worden transacties die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd, vergeleken met de creditcardafschriften om de nauwkeurigheid te garanderen en ongeautoriseerde of frauduleuze transacties op te sporen.

• Debiteurenreconciliatie
  Bij debiteurenreconciliatie worden betalingen en creditnota's van klanten vergeleken met uitgegeven facturen. Zo kunnen ondernemingen nagaan of klantbetalingen correct zijn geregistreerd en kunnen ze eventuele verschillen, zoals te weinig of te veel betaalde bedragen, opsporen en corrigeren.

• Crediteurenreconciliatie
  Crediteurenreconciliatie is het proces waarbij leveranciersfacturen, creditnota's en betalingen worden vergeleken met de records in de crediteurenboekhouding. Zo kunnen ondernemingen controleren of de bedragen die ze aan leveranciers verschuldigd zijn, kloppen en of ze op tijd betalen.

• Bedrijfsoverkoepelende reconciliatie
  Voor ondernemingen met meerdere dochterondernemingen of divisies bestaat bedrijfsoverkoepelende reconciliatie uit het vergelijken en reconciliëren van transacties tussen verschillende entiteiten binnen dezelfde bedrijfsgroep. Dit waarborgt dat bedrijfsoverkoepelende transacties consistent worden geregistreerd in de verschillende entiteiten.

• Reconciliatie van de salarisadministratie
  Bij reconciliatie van de salarisadministratie wordt geverifieerd of transacties zoals lonen, inhoudingen en belastingen nauwkeurig zijn, door gegevens in de salarisadministratie te vergelijken met bankafschriften en andere ondersteunende documenten. Dit zorgt ervoor dat ondernemingen werknemers correct betalen en op de juiste manier omgaan met loonheffingen en andere inhoudingen.

• Grootboekreconciliatie
  Grootboekreconciliatie is een breder soort reconciliatie dat verschillende van de bovengenoemde soorten kan omvatten. Bij grootboekreconciliatie reconciliëren ondernemingen afzonderlijke rekeningen in het grootboek met de bijbehorende subgrootboeken of ondersteunende documenten. Dit zorgt ervoor dat alle transacties nauwkeurig worden vastgelegd in het grootboek.

Elk soort reconciliatie van betalingen dient weer een ander doel, maar ze zijn allemaal belangrijk voor het behoud van de nauwkeurigheid en integriteit van de financiële administratie. Welk soort reconciliatie je precies gebruikt, hangt af van een aantal factoren die verband houden met de aard van je onderneming en het soort transacties dat je verwerkt.

Belang van reconciliatie van betalingen voor ondernemingen

Voor elke onderneming zijn financiële nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid van het grootste belang. Maar door het grote volume aan uiteenlopende transacties die ondernemingen dagelijks verwerken, wordt het financiële landschap complex. Reconciliatie van betalingen is een belangrijk hulpmiddel om hierin je weg te vinden. Zie het maar als een kompas dat ondernemingen begeleidt bij het verifiëren van de juistheid van financiële administratie, het waarborgen van compliance en het nemen van weloverwogen beslissingen. Hieronder vind je een paar belangrijke redenen waarom reconciliatie van betalingen zo belangrijk is voor ondernemingen:

• Fouten en verschillen opsporen
  Door middel van reconciliatie van betalingen kunnen ondernemingen fouten of verschillen tussen boekhoudgegevens en werkelijke transacties opsporen. Fouten en verschillen kunnen variëren van kleine fouten bij het invoeren van gegevens tot ernstigere problemen zoals transacties die helemaal ontbreken.

• Fraude voorkomen
  Regelmatige reconciliatie van rekeningen fungeert als beveiliging en helpt ondernemingen ongeautoriseerde transacties of onregelmatigheden op te sporen die kunnen duiden op fraude. Het vroegtijdig identificeren van deze problemen is noodzakelijk om de schade te beperken.

• Cashflowbeheer verbeteren
  Met reconciliatie van betalingen krijgen ondernemingen inzicht in hun werkelijke kaspositie. Met een nauwkeurig inzicht in het beschikbare geld kunnen ondernemingen goed onderbouwde beslissingen nemen over investeringen, uitgaven en schuldbeheer.

• Zorgen voor een nauwkeurige financiële verslaggeving
  Het reconciliatieproces zorgt ervoor dat de financiële overzichten een kloppend beeld geven van de financiële status van de onderneming. Deze nauwkeurigheid is niet alleen essentieel voor de interne besluitvorming, maar ook voor transparante communicatie met investeerders, schuldeisers en toezichthouders.

• Compliance met wet- en regelgeving
  Regelmatige reconciliatie van betalingen speelt een belangrijke rol bij het waarborgen van de compliance met wet- en regelgeving, waardoor het risico op boetes en juridische uitdagingen afneemt.

• Relaties met belanghebbenden verbeteren
  Wanneer de financiële administratie nauwkeurig en up-to-date is, neemt de kans toe dat belanghebbenden, zoals investeerders, leveranciers en klanten, vertrouwen hebben in de onderneming. Dit vertrouwen helpt bij het onderhouden van sterke relaties met wederzijds voordeel.

• Audits mogelijk maken
  Een gestructureerd, grondig proces voor reconciliatie van betalingen maakt het auditproces eenvoudiger. Auditors kunnen reconciliatiedocumentatie en -processen op een efficiënte manier beoordelen, waardoor de kans op correcties of aandachtspunten als gevolg van een audit kleiner wordt.

• Operationele efficiëntie optimaliseren
  Met reconciliatie van betalingen kunnen ondernemingen verbeterpunten aanwijzen, zoals betalingsprocedures of interne controles. Het optimaliseren van deze punten kan leiden tot meer efficiëntie en lagere kosten.

• Budgettering en prognoses ondersteunen
  Nauwkeurige financiële gegevens die worden verkregen door middel van reconciliatie, zijn van fundamenteel belang voor effectieve budgettering en prognoses. Het stelt ondernemingen in staat om realistische voorspellingen en plannen te maken voor toekomstige financiële behoeften.

Naast de bescherming tegen fouten en mogelijke fraude vormt de reconciliatie van betalingen een grondslag voor strategische, door feiten gestuurde besluitvorming, compliance en op vertrouwen gebaseerde relaties met belanghebbenden. De impact van reconciliatie van betalingen op de huidige en toekomstige gezondheid van een onderneming kan niet genoeg worden benadrukt.

Best practices voor reconciliatie van betalingen

Reconciliatie van betalingen is een fundamenteel financieel proces voor ondernemingen. Met de volgende best practices kun je dit proces zo effectief en efficiënt mogelijk toepassen:

• Voer reconciliatie van betalingen regelmatig uit
  Het is raadzaam om betalingen regelmatig te reconciliëren, meestal maandelijks. Regelmatige reconciliatie helpt ondernemingen om fouten en verschillen tijdig op te sporen en op te lossen.

• Zorg voor functiescheiding
  Om het risico op fouten en fraude tot een minimum te beperken, mag de persoon die transacties registreert niet dezelfde persoon zijn die rekeningen reconcilieert. Deze functiescheiding fungeert feitelijk als extra controle.

• Gebruik software of tools voor reconciliatie
  Met behulp van gespecialiseerde software of tools kunnen ondernemingen een groot deel van het reconciliatieproces automatiseren. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar minimaliseert ook handmatige fouten en leidt tot betere tracking en rapportage.

• Standaardiseer het reconciliatieproces
  Stel gestandaardiseerde procedures voor reconciliatie op om consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen. Documenteer deze procedures en zorg ervoor dat het relevante personeel ze begrijpt en nauwgezet volgt.

• Documenteer grondig
  Houd een gedetailleerd verslag bij van het reconciliatieproces, inclusief uitleg over eventuele aangebrachte aanpassingen. Deze documentatie is nodig voor audits en voor inzicht in de historische context van transacties.

• Doe meteen onderzoek naar verschillen
  Onderzoek verschillen onmiddellijk. Snel handelen is essentieel, want zo kun je fouten rechtzetten, indien nodig geld terugvorderen en soortgelijke problemen in de toekomst voorkomen.

• Train medewerkers
  Zorg ervoor dat alle medewerkers die betrokken zijn bij het reconciliatieproces goed zijn getraind. Medewerkers moeten goed thuis zijn in boekhoudpraktijken, regelgeving en in het gebruik van toepasselijke reconciliatietools of -software.

• Zet een beoordelings- en goedkeuringsproces op
  Een supervisor of manager moet reconciliatierapporten beoordelen en goedkeuren. Deze extra toezichtslaag helpt om de nauwkeurigheid en volledigheid van het reconciliatieproces te waarborgen.

• Werk met beveiligings- en toegangscontroles
  Geef alleen geautoriseerd personeel toegang tot de financiële administratie en systemen. Implementeer krachtige beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële informatie te beschermen.

• Doe een benchmark naar de voortgang en streef naar verbetering
  Evalueer regelmatig de efficiëntie en effectiviteit van je reconciliatieproces. Vergelijk je werkwijzen met de standaarden in de branche en zoek naar manieren om je systeem te verbeteren.

• Zet duidelijke communicatiekanalen op
  Hanteer duidelijke communicatielijnen met banken, leveranciers en andere partijen die betrokken zijn bij financiële transacties. Via deze kanalen kun je hulp krijgen bij het oplossen van problemen en vragen om de benodigde informatie of toelichtingen.

Door deze best practices voor reconciliatie van betalingen aan te houden kunnen ondernemingen de nauwkeurigheid en integriteit van hun financiële administratie verbeteren. En dat draagt weer bij aan beter financieel beheer, goed onderbouwde besluiten en compliance met wet- en regelgeving.

Reconciliatie van betalingen met Stripe

Stripe biedt een pakket financiële oplossingen waarmee ondernemingen inzicht krijgen in hun geldbewegingen en waarmee een groot deel van het proces voor reconciliatie van betalingen wordt geautomatiseerd. Met deze functie op maat worden inkomsten nauwkeurig vastgelegd en blijft het boekhoudsysteem van een onderneming in de pas lopen met de transacties die via Stripe worden verwerkt, zowel betalingen als terugbetalingen.

Lees hieronder hoe Stripe het reconciliatieproces voor ondernemingen stroomlijnt:

• Automatisering
  De reconciliatie van Stripe neemt je lastige taken uit handen: interne gegevens, zoals facturen en kosten, worden automatisch vergeleken met externe gegevens zoals vereffeningsbestanden, uitbetalingsbestanden en bankafschriften. Dit scheelt veel handmatig werk en maakt de kans op fouten kleiner.

• Dagelijkse tracking van contant geld
  Een van de voordelen van het gebruik van Stripe voor reconciliatie is de mogelijkheid om contant geld dagelijks te volgen. Zo hebben ondernemingen in real-time inzicht in hun kaspositie, wat belangrijk is voor effectief financieel beheer.

• Verschillen identificeren
  Stripe stelt ondernemingen in staat om hiaten in geldstromen of verschillen in de gegevens snel op te sporen. Door deze problemen vroegtijdig op te sporen, kunnen ze sneller worden opgelost. Zo worden omzetlekken voorkomen en wort een nauwkeurige financiële administratie gegarandeerd.

• Inzicht in de levenscyclus van transacties
  Stripe-reconciliatie biedt inzicht in de volledige levenscyclus van elke transactie. Vanaf het moment dat een transactie in gang wordt gezet tot aan de afwikkeling ervan, kunnen ondernemingen elke fase volgen. Dat maakt grondige monitoring en controle mogelijk.

• Financiële controles implementeren
  Stripe helpt bij het implementeren van krachtige financiële controles: reconciliatie wordt geautomatiseerd en transacties kunnen gedetailleerd worden gevolgd, zodat de financiële administratie nauwkeurig is en ondernemingen worden beschermd tegen fouten en fraude.

• Schaalbaarheid
  Naarmate ondernemingen groeien, worden de financiële processen complexer. De reconciliatieoplossingen van Stripe zijn schaalbaar en kunnen zich aanpassen aan de toenemende transactievolumes en complexiteit die groei met zich meebrengt. Dat maakt Stripe vooral waardevol voor ondernemingen met een hoog volume aan transacties, meerdere betaalmethoden in één transactie of een lange levenscyclus van transacties.

De reconciliatiefunctie van Stripe slaat een brug tussen de transacties die door Stripe zijn verwerkt, waaronder betalingen en terugbetalingen, en je interne boekhouding. Stripe vergelijkt en verifieert elke transactie automatisch en markeert eventuele verschillen zodat deze nader kunnen worden onderzocht. Lees hier hoe Stripe de reconciliatie van betalingen voor ondernemingen vergemakkelijkt.