Enligt Association of Certified Fraud Examiners förlorar företag i genomsnitt 5 % av sina årliga intäkter på grund av bedrägerier varje år, och en betydande del av detta kan hänföras till oriktigheter i bokföringen. Betalningsavstämning spelar en viktig roll i att identifiera och åtgärda dessa oriktigheter genom att matcha interna bokföringsposter med kontoutdrag och transaktioner.
Förutom att skydda mot fel och bedrägerier bidrar betalningsavstämning till välgrundade och datadrivna beslut, bra relationer med kunder och partners samt efterlevnad av juridiska och finansiella standarder.
Vi kommer att gå igenom de olika aspekterna av betalningsavstämning, analysera dess mekanismer, bästa praxis och de praktiska fördelar som den erbjuder företag.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är betalningsavstämning?
- Hur fungerar betalningsavstämning?
- Typer av betalningsavstämning
- Varför betalningsavstämning är viktigt för företag
- Bästa praxis för betalningsavstämning
- Betalningsavstämning med Stripe
Vad är betalningsavstämning?
Betalningsavstämning är en finansiell process som innebär att matcha och jämföra transaktionsposter för att säkerställa att de betalningar som görs eller tas emot är korrekta och överensstämmer med vad som registreras i företagets räkenskaper eller finansiella rapporter. Denna process är viktig för att verifiera riktigheten i finansiella transaktioner, undvika fel eller avvikelser och se till att räkenskaperna är fullständiga.
Hur fungerar betalningsavstämning?
Betalningsavstämning omfattar flera steg som bidrar till att säkerställa att de betalningar som bokförs i de finansiella rapporterna överensstämmer med de betalningar som gjorts eller mottagits. Den exakta processen varierar från företag till företag, men innehåller i allmänhet följande steg:
Samla in data
Samla in alla relevanta finansiella dokument och underlag, t.ex. kontoutdrag, fakturor, kvitton och poster i bokföringssystemet. Du kommer att använda dessa uppgifter för att verifiera att betalningarna är korrekta.Matcha transaktioner
Jämför posterna på kontoutdragen med posterna i bokföringssystemet. Kontrollera att transaktionernas datum, belopp och beskrivningar stämmer överens.Identifiera avvikelser
Under matchningen kan du hitta transaktioner som inte stämmer överens. Dessa avvikelser kan bero på skillnader i tidpunkt, fel eller bedrägeri. Gör en lista över dessa avvikelser för vidare undersökning.Lös avvikelser
Utred avvikelserna för att fastställa deras orsaker. Detta kan innebära att man kontaktar den utfärdande banken, kontrollerar de ursprungliga transaktionsdokumenten eller granskar bokföringsposterna. När du har identifierat orsakerna till avvikelserna gör du nödvändiga korrigeringar eller justeringar i bokföringen.Registrera justeringar
Ibland kan du upptäcka att vissa transaktioner är felaktigt bokförda i bokföringssystemet eller saknas helt. Registrera eventuella justeringar som behövs för att stämma av kontot, t.ex. bankavgifter, intjänad ränta eller korrigeringsfel.Verifiera saldon
När du har gjort alla justeringar kontrollerar du att det justerade saldot i bokföringen stämmer överens med det utgående saldot på kontoutdraget.Dokumentera processen
Dokumentera avstämningarna, inklusive eventuella avvikelser och justeringar. Denna dokumentation är viktig för revisionsändamål och för att säkerställa ansvarsskyldighet och öppenhet.Granska och godkänn
Beroende på organisationens storlek och struktur kan en övervakare eller chef behöva granska och godkänna betalningsavstämningen för att säkerställa att den genomfördes korrekt.
Betalningsavstämning utförs vanligtvis regelbundet, till exempel månadsvis eller kvartalsvis.
Typer av betalningsavstämning
Specifika transaktioner eller poster kräver olika typer av betalningsavstämning. Här är några exempel:
Bankavstämning
Bankavstämning innebär att de transaktioner som bokförs på företagets konto för likvida medel matchas med de transaktioner som visas på kontoutdraget. Företag använder bankavstämning för att säkerställa att saldot för likvida medel i bokföringen överensstämmer med det saldo som banken rapporterar.Kreditkortsavstämning
Kreditkortsavstämning liknar bankavstämning men är särskilt avsedd för kreditkortskonton. Det handlar om att matcha de transaktioner som bokförts i bokföringssystemet mot kreditkortsutdragen för att säkerställa att transaktionerna är korrekta och för att upptäcka eventuella obehöriga eller bedrägliga transaktioner.Avstämning av kundfordringar
Avstämning av kundfordringar innebär att matcha kundbetalningar och kreditfakturor mot de utfärdade fakturorna. Det hjälper företag att säkerställa att bokförda kundbetalningar är korrekta och gör det möjligt för dem att identifiera och lösa eventuella avvikelser, såsom för små eller för stora betalningar.Avstämning av leverantörsskulder
Avstämning av leverantörsskulder är en process för att matcha leverantörsfakturor, kreditfakturor och betalningar som bokförts i leverantörsreskontran. Det hjälper företag att verifiera att beloppen de är skyldiga leverantörer är korrekta och att de betalar i tid.Koncernintern avstämning
För företag med flera dotterbolag eller divisioner innebär koncernintern avstämning att matcha och stämma av transaktioner som sker mellan olika enheter inom samma koncern. Detta säkerställer att företag registrerar koncerninterna transaktioner konsekvent i alla de olika enheterna.Löneavstämning
Löneavstämning innebär att verifiera riktigheten i lönetransaktioner, inklusive löner, avdrag och skatter, genom att jämföra bokförda löner med kontoutdrag och andra styrkande dokument. Det säkerställer att företag gör korrekta betalningar till anställda och redovisar skatter på löner och andra avdrag på rätt sätt.Huvudboksavstämning
Huvudboksavstämning är en bredare typ av avstämning som kan omfatta flera av de ovan nämnda typerna. Vid huvudboksavstämning stämmer företag av enskilda konton i huvudboken mot motsvarande reskontror eller styrkande dokument. Detta säkerställer att alla transaktioner bokförs korrekt i huvudboken.
Alla typer av betalningsavstämning har ett specifikt syfte, och alla är viktiga för att ha korrekta och fullständiga räkenskaper. Exakt vilken typ av avstämning du använder beror på olika faktorer som hänger ihop med företagets art och vilken typ av transaktioner du behandlar.
Varför betalningsavstämning är viktigt för företag
Finansiell korrekthet och ansvarsskyldighet är av största vikt för alla företag. Men den stora variation i och volym av transaktioner som företag hanterar dagligen gör det finansiella området komplext. Betalningsavstämning är ett viktigt verktyg för att hantera denna komplexitet. Den fungerar som en kompass som vägleder företag i att verifiera bokföringens riktighet, säkerställa efterlevnad och fatta välgrundade beslut. Här är några viktiga skäl till varför betalningsavstämning är så viktigt för företag:
Upptäcka fel och avvikelser
Genom betalningsavstämning kan företag lokalisera fel eller avvikelser mellan bokföringsposter och faktiska transaktioner. Fel och avvikelser kan variera från mindre datainmatningsfel till allvarligare problem som saknade transaktioner.Förhindra bedrägerier
Regelbunden kontoavstämning fungerar som en skyddsåtgärd och hjälper företag att upptäcka obehöriga transaktioner eller oriktigheter, vilket kan signalera bedrägeri. Att identifiera dessa problem tidigt är nödvändigt för skadekontroll.Förbättra hanteringen av kassaflödet
Betalningsavstämning hjälper företag att förstå sin verkliga kassaställning. Med en korrekt förståelse för sin kassabehållning kan företag fatta smarta beslut om investeringar, utgifter och skuldhantering.Säkerställa korrekt finansiell rapportering
Avstämningsprocessen säkerställer att de finansiella rapporterna speglar företagets ekonomiska ställning. Denna korrekthet är avgörande inte bara för internt beslutsfattande utan också för transparent kommunikation med investerare, kreditgivare och tillsynsorgan.Efterlevnad av lagar och förordningar
Regelbunden betalningsavstämning spelar en viktig roll för att säkerställa efterlevnad av lagstadgade och regulatoriska krav och därigenom minska risken för påföljder och juridiska utmaningar.Förbättra relationerna med intressenter
När räkenskaperna är korrekta och aktuella är det mer sannolikt att intressenter, till exempel investerare, leverantörer och kunder, litar på företaget. Detta förtroende bidrar till att bibehålla starka relationer som är fördelaktiga för båda parter.Underlätta revisioner
En organiserad och grundlig metod för betalningsavstämning underlättar revisionen. Revisorer kan granska avstämningsdokumentation och processer på ett effektivt sätt, vilket minskar sannolikheten för justeringar eller problem i revisionen.Optimering av operativ effektivitet
Betalningsavstämning hjälper företag att lyfta fram områden som behöver förbättras, t.ex. betalningsrutiner eller interna kontroller. Optimering av dessa områden kan leda till ökad effektivitet och kostnadsbesparingar.Stöd för budgetering och prognostisering
Korrekta finansiella uppgifter som erhålls genom avstämning är grundläggande för effektiv budgetering och prognostisering. Det ger företag möjlighet att göra realistiska förutsägelser och planera för framtida ekonomiska behov.
Förutom att skydda ett företag mot fel och potentiella bedrägerier bygger betalningsavstämning en grund för strategiskt, faktabaserat beslutsfattande, efterlevnad, och förtroendefulla relationer med intressenter. Betalningsavstämningars inverkan på ett företags nuvarande och framtida välmående kan inte överskattas.
Bästa praxis för betalningsavstämning
Betalningsavstämning är en grundläggande ekonomisk process i företag. För att göra det så effektivt och ändamålsenligt som möjligt bör företag anta dessa bästa metoder:
Gör regelbundna betalningsavstämningar
Företag bör göra regelbundna betalningsavstämningar, vanligtvis en gång i månaden. Regelbunden avstämning hjälper företag att upptäcka och åtgärda fel och avvikelser i tid.Åtskilj arbetsuppgifter
För att minimera risken för fel och bedrägerier bör den person som registrerar transaktioner inte vara samma person som den som stämmer av konton. Denna åtskillnad av arbetsuppgifter fungerar som företags system av kontroller och saldon.Använd programvara eller verktyg för avstämning
Företag kan använda specialiserad programvara eller verktyg för att automatisera en stor del av avstämningsprocessen. Detta ökar inte bara effektiviteten utan minimerar också manuella fel och ger bättre uppföljning och rapportering.Standardisera avstämningsprocessen
Genom att upprätta standardiserade avstämningsrutiner säkerställs konsekvens och korrekthet. Dokumentera dessa rutiner och se till att berörd personal förstår och följer dem noga.Dokumentera noggrant
Dokumentera avstämningsprocessen ingående och inkludera förklaringar till eventuella justeringar som gjorts. Denna dokumentation behövs för revisioner och för att förstå transaktionerna i sitt historiska sammanhang.Utred avvikelser snabbt
Utred avvikelser omedelbart. Att vidta snabba åtgärder är avgörande för att rätta fel, återkräva pengar vid behov och förhindra liknande problem i framtiden.Utbilda anställda
Se till att alla anställda som är involverade i avstämningsprocessen är ordentligt utbildade. De måste vara väl insatta i redovisningspraxis, regler och hur man använder tillämpliga verktyg eller programvara för avstämning.Skapa en process för granskning och godkännande
En övervakare eller chef bör granska och godkänna avstämningsrapporter. Denna ytterligare tillsyn bidrar till att säkerställa att avstämningsprocessen är korrekt och fullständig.Upprätthåll säkerhets- och åtkomstkontroller
Begränsa åtkomsten till bokföring och bokföringssystem till endast behörig personal. Implementera starka säkerhetsåtgärder för att skydda känslig ekonomisk information.Jämför utveckling och sträva efter förbättring
Utvärdera regelbundet hur effektiv din avstämningsprocess är. Jämför dina metoder med branschstandarder och leta efter sätt att förbättra ditt system.Upprätta tydliga kommunikationskanaler
Upprätthåll tydliga kommunikationskanaler med banker, leverantörer och andra parter som är involverade i finansiella transaktioner. Dessa kanaler hjälper till att lösa problem och få nödvändig information eller förtydliganden.
Genom att följa dessa bästa metoder för betalningsavstämning kan företag förbättra riktigheten och fullständigheten i sina räkenskaper, vilket bidrar till bättre ekonomisk förvaltning, välgrundat beslutsfattande och efterlevnad av lagar och förordningar.
Betalningsavstämning med Stripe
Stripes utbud av finansiella lösningar hjälper företag att förstå sina penningflöden samtidigt som en stor del av processen för betalningsavstämningar automatiseras. Denna funktion är skräddarsydd för att säkerställa att intäkter erhålls korrekt och att företagets bokföringssystem alltid är synkroniserat med de transaktioner som behandlas via Stripe, vilket inkluderar både avgifter och återbetalningar.
Så här kan Stripe effektivisera företags avstämningsprocess:
Automatisering
Stripes avstämning automatiserar den ofta mödosamma uppgiften att jämföra interna poster, som fakturor och avgifter, med externa poster som avräkningsfiler, utbetalningsfiler och kontoutdrag. Detta minskar det manuella arbetet avsevärt och minimerar antalet fel.Daglig uppföljning av likvida medel
En av fördelarna med att använda Stripe för avstämning är möjligheten att följa upp företagets likvida medel dagligen. Detta ger företag en realtidsförståelse för sin behållning av likvida medel, vilket är viktigt för effektiv ekonomisk förvaltning.Identifiera avvikelser
Med Stripe kan företag snabbt identifiera eventuella luckor i betalningsflöden eller avvikelser i data. Genom att upptäcka dessa problem tidigt kan företag lösa dem snabbare, förhindra intäktsbortfall och säkerställa korrekta räkenskaper.Synlighet under transaktionens livscykel
Med Stripes avstämning får företag insyn i alla transaktioners hela livscykel. Från tidpunkten då en transaktion initieras till tidpunkten då den regleras kan företag spåra varje steg, vilket säkerställer noggrann övervakning och kontroll.Implementering av finansiella kontroller
Stripe hjälper till att implementera kraftfulla finansiella kontroller genom att automatisera avstämning och tillhandahålla detaljerad uppföljning av transaktioner, vilket säkerställer att räkenskaperna är korrekta och företag skyddas från fel och bedrägerier.Skalbarhet
I takt med att företag växer blir deras finansiella verksamhet mer komplex. Stripes avstämningslösningar är skalbara och kan hantera de ökande transaktionsvolymer och den större komplexitet som tillväxten medför. Detta gör Stripe särskilt värdefullt för företag med höga transaktionsvolymer, flera betalningsmetoder i en enda transaktion eller vars transaktioner har långa livscykler.
Stripes avstämningsfunktion fungerar som en brygga mellan transaktioner som behandlas av Stripe, inklusive betalningar och återbetalningar, och dina interna bokföringsposter. Stripe matchar och verifierar automatiskt varje transaktion och lyfter fram eventuella avvikelser för vidare utredning. Läs mer om hur Stripe underlättar betalningsavstämning för företag här.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.