Selon l’Association of Certified Fraud Examiners, les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de la fraude chaque année, ce qui peut être attribué en grande partie à des irrégularités dans les registres financiers. Le rapprochement des paiements joue un rôle clé dans l’identification et le traitement de ces irrégularités en alignant les registres comptables internes sur les relevés et les transactions bancaires.

En plus de protéger contre les erreurs et la fraude, le rapprochement des paiements contribue à des décisions éclairées et fondées sur des données, à des relations positives avec les clients et les partenaires, ainsi qu’au respect des normes juridiques et financières.

Nous aborderons les différents aspects du rapprochement des paiements, en disséquant ses mécanismes, ses meilleures pratiques et les avantages pratiques qu’il offre aux entreprises.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le rapprochement des paiements?
  
• Comment fonctionne le rapprochement des paiements?
  
• Types de rapprochement des paiements
  
• Pourquoi le rapprochement des paiements est-il important pour les entreprises?
  
• Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des paiements
  
• Rapprochement des paiements avec Stripe
  

Qu’est-ce que le rapprochement des paiements?

Le rapprochement des paiements est un processus financier qui consiste à rapprocher et à comparer les enregistrements de transactions afin de s’assurer que les paiements effectués ou reçus sont exacts et cohérents avec ce qui est enregistré dans les livres comptables ou les états financiers de l’entreprise. Ce processus est essentiel pour vérifier l’exactitude des transactions financières, éviter les erreurs ou les divergences et maintenir l’intégrité des documents financiers.

Comment fonctionne le rapprochement des paiements?

Le rapprochement des paiements comporte plusieurs étapes qui permettent de s’assurer que les paiements enregistrés dans les états financiers sont cohérents avec les paiements effectués ou reçus. Le processus exact varie d’une entreprise à l’autre, mais comprend généralement les étapes suivantes :

• Recueillir des données
  Rassemblez tous les documents et enregistrements financiers pertinents, tels que les relevés bancaires, les factures, les reçus et les enregistrements dans le système comptable. Vous utiliserez ces données pour vérifier l’exactitude des paiements.

• Rapprocher les transactions
  Comparez les enregistrements des relevés bancaires avec les écritures du système comptable. Assurez-vous que les dates, les montants et les descriptions des transactions correspondent.

• Identifier les écarts
  Au cours du processus de rapprochement, il est possible que vous trouviez des transactions qui ne correspondent pas. Ces écarts peuvent provenir de différences de calendrier, d’erreurs ou de fraudes. Faites une liste de ces écarts pour une enquête plus approfondie.

• Résoudre les divergences
  Examinez les écarts pour en déterminer les causes. Pour ce faire, vous devez contacter la banque émettrice, en vérifiant les documents originaux de la transaction ou en examinant les écritures comptables. Une fois que vous avez identifié les raisons des écarts, apportez les corrections ou ajustements nécessaires dans les documents comptables.

• Ajustements d’enregistrements
  Il peut arriver que certaines transactions soient mal enregistrées dans le système comptable ou qu’elles ne soient pas du tout enregistrées. Notez tous les ajustements nécessaires pour rapprocher le compte, comme les frais bancaires, les intérêts gagnés ou la correction d’erreurs.

• Vérifier les soldes
  Une fois que vous avez effectué tous les ajustements, vérifiez que le solde ajusté dans les registres comptables correspond au solde de clôture sur le relevé bancaire.

• Documenter le processus
  Tenez un registre du processus de rapprochement, y compris les divergences et les ajustements. Cette documentation est importante à des fins d’audit et pour assurer la reddition de comptes et la transparence.

• Vérifier et approuver
  Selon la taille et la structure de votre organisation, un superviseur ou un gestionnaire peut être amené à examiner et à approuver le processus de rapprochement des paiements pour s’assurer qu’il s’est déroulé correctement.

Le rapprochement des paiements est généralement effectué sur une base régulière, mensuelle ou trimestrielle.

Types de rapprochement des paiements

Des transactions ou des enregistrements spécifiques nécessitent différents types de rapprochement des paiements. Voici quelques exemples :

• Rapprochement bancaire
  Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre les transactions enregistrées dans le compte de trésorerie de l’entreprise avec les transactions indiquées sur le relevé bancaire. Les entreprises utilisent le rapprochement bancaire pour s’assurer que le solde de trésorerie figurant dans les registres comptables est cohérent avec le solde déclaré par la banque.

• Rapprochement de carte de crédit
  Le rapprochement des cartes de crédit est similaire au rapprochement bancaire, mais il est spécifiquement conçu pour les comptes de cartes de crédit. Il s’agit de faire correspondre les transactions enregistrées dans le système comptable avec les relevés de carte de crédit afin d’en assurer l’exactitude et de détecter toute transaction non autorisée ou frauduleuse.

• Rapprochement des comptes clients
  Le rapprochement des comptes clients consiste à rapprocher les paiements et les notes de crédit des clients avec les factures émises. Il aide les entreprises à s’assurer que les enregistrements des paiements des clients sont corrects et leur permet d’identifier et de résoudre toute anomalie, comme les paiements insuffisants ou les trop-payés.

• Rapprochement des comptes fournisseurs
  Le rapprochement des comptes fournisseurs est le processus de mise en correspondance des factures fournisseurs, des notes de crédit et des paiements effectués avec les enregistrements du grand livre des comptes fournisseurs. Il aide les entreprises à vérifier que les montants qu’elles doivent à leurs fournisseurs sont exacts et qu’elles effectuent leurs paiements en temps opportun.

• Rapprochement intersociétés
  Pour les entreprises ayant plusieurs filiales ou divisions, le rapprochement intersociétés implique l’appariement et le rapprochement des transactions qui se produisent entre différentes entités au sein d’un même groupe de sociétés. Cela permet de s’assurer que les entreprises enregistrent les transactions intersociétés de manière cohérente entre les différentes entités.

• Rapprochement de la paie
  Le rapprochement de la paie consiste à vérifier l’exactitude des transactions de paie, y compris les salaires, les déductions et les impôts, en comparant les registres de paie aux relevés bancaires et autres pièces justificatives. Il permet de s’assurer que les entreprises paient correctement leurs employés et comptabilisent correctement les charges sociales et autres déductions.

• Rapprochement comptable
  Le rapprochement comptable est un type de rapprochement plus large qui peut englober plusieurs des types susmentionnés. Dans le rapprochement comptable, les entreprises rapprochent les comptes individuels au sein du grand livre avec les grands livres auxiliaires ou les pièces justificatives correspondants. Cela permet de s’assurer que toutes les transactions sont enregistrées avec précision dans le grand livre.

Chaque type de rapprochement des paiements répond à un objectif précis, et tous sont importants pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des documents financiers. Le type exact de rapprochement que vous utiliserez dépendra d’un certain nombre de facteurs liés à la nature de votre entreprise et au type de transactions que vous traitez.

Pourquoi le rapprochement des paiements est-il important pour les entreprises?

Pour toute entreprise, l’exactitude financière et la responsabilité sont primordiales. Mais la vaste gamme et le volume de transactions que les entreprises traitent quotidiennement rendent le paysage financier complexe. Le rapprochement des paiements est un outil important pour faire face à cette complexité. Il sert de boussole et guide les entreprises dans la vérification de l’exactitude des documents financiers, la garantie de la conformité et la prise de décisions éclairées. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles le rapprochement des paiements est si important pour les entreprises :

• Détecter les erreurs et les écarts
  Grâce au rapprochement des paiements, les entreprises peuvent identifier les erreurs ou les divergences entre les registres comptables et les transactions réelles. Les erreurs et les divergences peuvent aller d’erreurs mineures de saisie de données à des problèmes plus graves tels que des transactions manquantes.

• Prévention de la fraude
  Un rapprochement régulier des comptes constitue une mesure de protection en aidant les entreprises à détecter les transactions non autorisées ou les irrégularités susceptibles de signaler une fraude. L’identification précoce de ces problèmes est nécessaire pour limiter les dégâts.

• Amélioration de la gestion des flux de trésorerie
  Le rapprochement des paiements aide les entreprises à comprendre leur situation de trésorerie réelle. Avec une compréhension précise des liquidités disponibles, les entreprises peuvent prendre des décisions intelligentes en matière d’investissements, de dépenses et de gestion de la dette.

• Assurer l’exactitude des rapports financiers
  Le processus de rapprochement permet de s’assurer que les états financiers reflètent la situation financière de l’entreprise. Cette précision est essentielle non seulement pour la prise de décision interne, mais aussi pour une communication transparente avec les investisseurs, les créanciers et les organismes de réglementation.

• Respect des lois et règlements
  Le rapprochement régulier des paiements joue un rôle clé pour assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires, atténuant ainsi le risque de pénalités et de contestations judiciaires.

• Améliorer les relations avec les parties prenantes
  Lorsque les dossiers financiers sont précis et à jour, les parties prenantes, y compris les investisseurs, les fournisseurs et les clients, sont plus susceptibles de faire confiance à l’entreprise. Cette confiance contribue à maintenir des relations solides et mutuellement bénéfiques.

• Faciliter les audits
  Un processus de rapprochement des paiements organisé et rigoureux facilite le processus d’audit. Les auditeurs peuvent examiner la documentation et les processus de rapprochement de manière efficace, ce qui réduit la probabilité d’ajustements ou de préoccupations liés à l’audit.

• Optimisation de l’efficacité opérationnelle
  Le rapprochement des paiements aide les entreprises à mettre en évidence les domaines nécessitant des améliorations de processus, tels que les procédures de paiement ou les contrôles internes. L’optimisation de ces domaines peut conduire à une efficacité accrue et à une réduction des coûts.

• Soutenir la budgétisation et les prévisions
  Des données financières précises obtenues grâce au rapprochement sont essentielles à l’efficacité de la budgétisation et des prévisions. Il permet aux entreprises de faire des prévisions réalistes et de planifier leurs besoins financiers futurs.

En plus de protéger une entreprise contre les erreurs et les fraudes potentielles, le rapprochement des paiements jette les bases d’une prise de décision stratégique fondée sur des faits, d’une conformité et de relations de confiance avec les parties prenantes. On ne saurait trop insister sur les répercussions du rapprochement des paiements sur la santé actuelle et future d’une entreprise.

Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des paiements

Le rapprochement des paiements est un processus financier fondamental pour les entreprises. Pour le rendre aussi efficace et efficient que possible, les entreprises doivent adopter les meilleures pratiques suivantes :

• Effectuer régulièrement des rapprochements de paiements
  Les entreprises doivent procéder à un rapprochement des paiements régulièrement, généralement sur une base mensuelle. Un rapprochement régulier aide les entreprises à détecter et à résoudre les erreurs et les divergences en temps opportun.

• Séparer les tâches
  Afin de minimiser les risques d’erreurs et de fraude, la personne qui enregistre les transactions ne doit pas être la même que celle qui rapproche les comptes. Cette séparation des tâches sert de système de freins et contrepoids pour les entreprises.

• Utiliser des logiciels ou des outils de rapprochement
  Les entreprises peuvent utiliser des logiciels ou des outils spécialisés pour automatiser une grande partie du processus de rapprochement. Cela permet non seulement d’augmenter l’efficacité, mais aussi de minimiser les erreurs manuelles et d’améliorer le suivi et la création de rapports.

• Standardiser le processus de rapprochement
  L’établissement de procédures normalisées de rapprochement assure l’uniformité et l’exactitude. Documentez ces procédures et assurez-vous que le personnel concerné les comprend et les suit scrupuleusement.

• Documenter minutieusement
  Tenez des registres détaillés du processus de rapprochement, y compris les explications de tout ajustement apporté. Cette documentation est nécessaire pour les audits et pour comprendre le contexte historique des transactions.

• Enquêter rapidement sur les écarts
  Examinez immédiatement les écarts. Il est essentiel d’agir rapidement pour corriger les erreurs, récupérer les fonds si nécessaire et éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent à l’avenir.

• Former les employés
  S’assurer que tous les employés impliqués dans le processus de rapprochement sont correctement formés. Ils doivent bien connaître les pratiques et les réglementations comptables et savoir comment utiliser les outils ou logiciels de rapprochement applicables.

• Créer un processus de révision et d’approbation
  Un superviseur ou un gestionnaire doit examiner et approuver les rapports de rapprochement. Ce niveau supplémentaire de surveillance permet d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité du processus de rapprochement.

• Maintenir la sécurité et les contrôles d’accès
  Limitez l’accès aux dossiers et aux systèmes financiers au personnel autorisé. Mettez en œuvre des mesures de sécurité strictes pour protéger les informations financières sensibles.

• Évaluer les progrès et s’efforcer de s’améliorer
  Évaluez régulièrement l’efficience et l’efficacité de votre processus de rapprochement. Comparez vos pratiques avec les normes de l’industrie et cherchez des moyens d’améliorer votre système.

• Établissez des canaux de communication clairs
  Maintenez des lignes de communication claires avec les banques, les fournisseurs et les autres parties impliquées dans les transactions financières. Ces canaux aideront à résoudre les problèmes et à obtenir les informations ou les clarifications nécessaires.

En suivant ces pratiques exemplaires en matière de rapprochement des paiements, les entreprises peuvent améliorer l’exactitude et l’intégrité de leurs documents financiers, ce qui contribue à une meilleure gestion financière, à une prise de décision éclairée et à la conformité aux exigences légales et réglementaires.

Rapprochement des paiements avec Stripe

La suite de solutions financières de Stripe aide les entreprises à comprendre leurs mouvements de fonds tout en automatisant une grande partie du processus de rapprochement des paiements. Cette fonctionnalité est conçue pour garantir que les revenus sont saisis avec précision et que le système d’enregistrement d’une entreprise reste synchronisé avec les transactions traitées par Stripe, y compris les paiements et les remboursements.

Voici comment Stripe peut simplifier le processus de rapprochement pour les entreprises :

• Automatisation
  Le rapprochement Stripe automatise la tâche souvent ardue de comparaison des enregistrements internes, tels que les factures et les frais, avec des enregistrements externes tels que les fichiers de règlement, les fichiers de virement et les relevés bancaires. Cela réduit considérablement les efforts manuels et minimise les erreurs.

• Suivi quotidien de l’encaissement
  L’un des avantages de Stripe pour le rapprochement est la possibilité de suivre les espèces au quotidien. Cela donne aux entreprises une compréhension en temps réel de leur situation de trésorerie, ce qui est important pour une gestion financière efficace.

• Identifier les écarts
  Stripe permet aux entreprises d’identifier rapidement toute lacune dans les mouvements de fonds ou toute divergence dans les données. En détectant ces problèmes à un stade précoce, les entreprises peuvent les résoudre plus rapidement, ce qui permet d’éviter les pertes de revenus et de garantir l’exactitude des registres financiers.

• Visibilité sur le cycle de vie des transactions
  Avec le rapprochement Stripe, les entreprises bénéficient d’une visibilité sur le cycle de vie complet de chaque transaction. À partir du moment où une transaction est initiée jusqu’au moment où elle est réglée, les entreprises peuvent suivre chaque étape, assurant ainsi une surveillance et un contrôle approfondis.

• Mise en place de contrôles financiers
  Stripe contribue à la mise en place de contrôles financiers rigoureux en automatisant le rapprochement et en fournissant un suivi détaillé des transactions, ce qui garantit l’exactitude des registres financiers et la protection des entreprises contre les erreurs et la fraude.

• Évolutivité
  Au fur et à mesure que les entreprises se développent, leurs opérations financières deviennent plus complexes. Les solutions de rapprochement de Stripe sont évolutives et capables de s’adapter aux volumes de transactions croissants et aux complexités qui accompagnent la croissance. Stripe est donc particulièrement utile pour les entreprises qui ont un volume de transactions élevé, plusieurs moyens de paiement en une seule transaction ou un long cycle de vie des transactions.

La fonctionnalité de rapprochement de Stripe fait le lien entre les transactions traitées par Stripe, y compris les paiements et les remboursements, et vos registres comptables internes. Stripe compare et vérifie automatiquement chaque transaction et met en évidence toute anomalie à des fins d’enquête plus approfondie. Pour en savoir plus sur la façon dont Stripe facilite le rapprochement des paiements pour les entreprises, cliquez ici.